Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Soziales und Integration Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0119/WP17 öffentlich FB 11/510 22.02.2016 Frau Winkler Steigende Flüchtlingszahlen 1.) Einrichtung von Stellen im Umfang von 12,0 VZÄ diverser Professionen im Zuge der strukturellen Änderung in der Abteilung FB 50/300 Übergangsheime durch Bildung von Teams für den Sozial- bzw. Hausmeisterdienst sowie für die Verwaltung Übergangsheime 2.) Einrichtung von Stellen im Umfang von 4,0 VZÄ für die Sachbearbeitung in der Abteilung FB 50/200 "Hilfen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) - FB 50/240" Beratungsfolge: TOP: 6 Datum Gremium Kompetenz 25.02.2016 17.03.2016 SGA PVA Kenntnisnahme Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters nimmt der Ausschuss für Soziales, Integration und Demographie im Zuge der Änderung der organisatorischen Struktur im Fachbereich Soziales und Integration, Abteilung Übergangsheime durch Bildung von Teams für den Sozialdienst, den Hausmeisterdienst und die Verwaltung in Übergangsheimen die Einrichtung von zusätzlichen Stellen im Umfang von: 1a) 3 VZÄ für die Teamleitungen „Sozialdienst“, auszuweisen nach S 15 TVöD SuE, b) 1 VZÄ für die Teamleitung „Verwaltung Übergangsheime“ auszuweisen nach Besoldungsgruppe A 12 ÜBesG, EG 11 TVöD (Verg.Gr. IVa Fg. 1b BAT), c) 1 VZÄ für den Sachbearbeitungsbereich „Objektakquise/-betreuung“, auszuweisen nach Besoldungsgruppe A 11 ÜBesG, EG 10 TVöD (Verg.Gr. IVa Fg. 1a BAT), d) 5 VZÄ für den Sachbearbeitungsbereich „Verwaltung Übergangsheime“, bewertet nach Besoldungsgruppe A 8 ÜBesG, EG 8 TVöD (Verg.Gr. V c Fg. 1a BAT) und e) 2 VZÄ für die Teamleitungen „Hausmeister“, auszuweisen nach Besoldungsgruppe A 11 ÜBesG, EG 10 TVöD (Verg.Gr. IVa Fg. 1a BAT) zur Kenntnis. 2.) Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters nimmt der Ausschuss für Soziales, Integration und Demographie die Einrichtung von Stellen im Fachbereich Soziales und Integration, Abteilung „Hilfen bei Einkommensdefiziten“, im Umfang von 4,0 VZÄ, bewertet nach A 10 ÜBesG, EG 9 TVöD (Verg.Gr. Vb Fg. 1a BAT) zur Kenntnis. Vorlage FB 11/0119/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 1/7 Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt im Zuge der Änderung der organisatorischen Struktur im Fachbereich Soziales und Integration, Abteilung Übergangsheime durch Bildung von Teams für den Sozialdienst, den Hausmeisterdienst und die Verwaltung in Übergangsheimen die Einrichtung von zusätzlichen Stellen im Umfang von: 1a) 3 VZÄ für die Teamleitungen „Sozialdienst“, auszuweisen nach S 15 TVöD SuE, b) 1 VZÄ für die Teamleitung „Verwaltung Übergangsheime“ auszuweisen nach Besoldungsgruppe A 12 ÜBesG, EG 11 TVöD (Verg.Gr. IVa Fg. 1b BAT), c) 1 VZÄ für den Sachbearbeitungsbereich „Objektakquise/-betreuung“, auszuweisen nach Besoldungsgruppe A 11 ÜBesG, EG 10 TVöD (Verg.Gr. IVa Fg. 1a BAT), d) 5 VZÄ für den Sachbearbeitungsbereich „Verwaltung Übergangsheime“, bewertet nach Besoldungsgruppe A 8 ÜBesG, EG 8 TVöD (Verg.Gr. V c Fg. 1a BAT) und e) 2 VZÄ für die Teamleitungen „Hausmeister“, auszuweisen nach Besoldungsgruppe A 11 ÜBesG, EG 10 TVöD (Verg.Gr. IVa Fg. 1a BAT). 2.) Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt die Einrichtung von Stellen im Fachbereich Soziales und Integration, Abteilung „Hilfen bei Einkommensdefiziten“, im Umfang von 4,0 VZÄ, bewertet nach A 10 ÜBesG, EG 9 TVöD (Verg.Gr. Vb Fg. 1a BAT). Philipp Oberbürgermeister Vorlage FB 11/0119/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 2/7 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Ansatz Auswirkungen 2016 Fortgeschriebener Ansatz Ansatz 2017 ff. 2016 Fortgeschriebener Ansatz Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 2017 ff. Ertrag 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Personalaufwand 0,00 € 883.900,00 € 0,00 € 2.651.700,00 € 0,00 € 0,00 € Abschreibungen 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Ergebnis 0,00 € 883.900,00 € 0,00 € 2.651.700,00 € 0,00 € 0,00 € + Verbesserung / - Verschlechterung -883.900,00 € -2.651.700,00 € Die Deckung erfolgt im Rahmen der Erstattungen des Landes.* Berechnung des Personalmehraufwandes jährlich: Funktion ausgewiesen/ Personalkosten Anzahl Stellen bewertet nach jährlich nach KGSt (VZÄ) gesamt jährlich 2015/2016 Teamleitung S 15 TVöD SuE 70.500,00 € 3 211.500,00 € A 11 ÜBesG 82.800,00 € 2 165.600,00 € EG 8 TVöD 51.500,00 € 4 206.000,00 € A 10 ÜBesG 75.200,00 € 4 300.800,00 € Sozialdienst Teamleitung Hausmeister Sachbearbeitung Verwaltung Sachbearbeitung AsylbLG gesamt 883.900,00 € Kostenneutrale Einrichtung der Stellen: - Teamleitung Verwaltung Übergangsheime (1 VZÄ) - Sachbearbeitung Objektakquise/-betreuung (1 VZÄ) - Sachbearbeitung Verwaltung (1 VZÄ) *Die Deckung des Personalmehraufwandes, der sich unterjährig aufbauen und dadurch anteilig anfallen wird, erfolgt durch Erstattungen des Landes Nordrhein-Westfalen, die über die im Haushaltsplan 2016 bereits vorgesehenen Erträge hinausgehen. Nach Mitteilung des Deutschen Städtetages war der für die Bemessung der Erstattung zugrunde gelegte Schlüssel anzupassen, so dass voraussichtlich weitere, bisher nicht eingeplante Erstattungen zufließen. Auch nach Mitteilung des Innenministeriums ist die Erwartung zusätzlicher Erträgnisse haushalterisch statthaft. Vorlage FB 11/0119/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 3/7 Erläuterungen: Der drastische Anstieg an Zuweisungen der Flüchtlinge seit zwei Jahren, insbesondere erneut seit Oktober 2015 führte in der Abteilung FB 50/300 zu enormen Personalbedarfen bei der Betreuung der Flüchtlinge in Übergangs-heimen. Während regelmäßig darauf geschaut wurde, ausreichendes Personal vor Ort in den Übergangsheimen vorzuhalten, wurde auf Abteilungsleitungsebene bzw. im Bereich „Verwaltung Übergangsheime“ versucht, mit den vorhandenen Ressourcen die Mehrarbeit aufzufangen. Das ist unter den gegebenen Umständen nicht mehr möglich. Vor allem ist eine ordnungsgemäße Führung nicht mehr zu gewährleisten wegen der enorm hohen Unterstellungsverhältnisse, weder auf Abteilungsleitungsebene noch auf Teamleitungsebene. 1) Strukturelle Änderung der Abteilung FB 50/300 Übergangsheime: Allgemeines: Die bisherige Struktur der Abteilung FB 50/300 sieht eine Unterteilung in zwei Teams „FB 50/310 Sozialdienst“ und „FB 50/320 Verwaltung Übergangsheime“ vor. Der Sozialdienst mit zwischenzeitlich 26 MitarbeiterInnen in Teil- und Vollzeit und weiteren Einstellungen zum 01.02.2016 bzw. im Laufe des Jahres und einer absehbaren Größe von 36 MitarbeiterInnen ist der Abteilungs-leitung direkt unterstellt. Die Leitungsspanne führt dazu, dass der Abteilungsleiterin in Personalunion mit der Teamleitungsfunktion die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes und eine adäquate Personalführung kaum noch möglich ist, zumal sie seit über 2 Jahren überwiegend mit der Akquise von Unterbringungsmöglichkeiten u.a. vorrangigen Aufgaben beschäftigt ist. Aus diesem Grunde wurde aus den Reihen der SozialarbeiterInnen bereits eine Unterstützung der Teamleitung, ausgestattet mit Führungskompetenzen in einem zeitlichen Rahmen von 50% der Arbeitszeit installiert, aber eine spürbare Entlastung konnte hierdurch nicht gewonnen werden. Auch der Bereich der Verwaltung/ Hausmeister in Übergangsheimen hat drastisch zugenommen, so dass dem Teamleiter zzt. 50 Personen unterstellt sind. Diese Leitungsspanne, die sich im Laufe des Jahres erweitern wird und in Kürze bereits mit einem Personalzuwachs von 15 Hausmeistern zu rechnen ist, ist nicht mehr zu verantworten. Vorlage FB 11/0119/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 4/7 Neue Organisationsstruktur: Gemeinsam mit FB 50 wurde eine Organisationsstruktur erarbeitet, die es ermöglicht, langfristig auf Fall-schwankungen einzugehen und flexibel zu reagieren. a) Sozialdienst: Mit den weiteren vorgenommenen und vorzunehmenden Einstellungen ab dem 01.02.2016 wird die bisherige Leitungsspanne auf 36 - 37 Unterstellungsverhältnisse anwachsen. Unter Berücksichtigung der kontinuierlich steigenden Leitungsspanne sollen drei Teams „Sozialdienst“ gebildet werden. Da bisher keine Teamleitung installiert war, sondern der Sozialdienst der Abteilungsleitung unmittelbar unterstellt ist, wird es erforderlich, mit der Bildung von Teams auch Teamleitungsstellen einzurichten. Durch die Schaffung der separaten Teamleitungen für den Sozialdienst wird eine einheitliche Qualität in der sozialen Beratung gesichert und der soziale Frieden nicht nur in den Übergangsheimen selbst, sondern auch im unmittelbaren Umfeld unterstützt. Die Bildung von eigenständigen Teams führt auch zu einem engeren vernetzten Handeln mit anderen Fachbereichen und den freien Trägern sozialer Arbeit, zu verbesserten Kommunikations-wegen im Rahmen der Arbeit im Gemeinwesen und hierdurch zu einer schnelleren Integration der Flüchtlinge und Resozialisierung der Wohnungslosen. Durch die drei zusätzlichen Teamleitungen in Vollzeit für den Sozialdienst entstehen Personalmehrkosten in Höhe von derzeit 211.500,00 EUR jährlich. Organisatorisch soll der Sozialdienst zukünftig mit den Organisationsziffern FB 50/350, FB 50/360 und FB 50/370 in der Abteilungsstruktur geführt werden. b) Verwaltung Übergangsheime: Die Herauslösung aus dem bisherigen Team FB 50/320 ist insofern dringend geboten, als eine gemeinsame Leitung des Verwaltungsbereichs mit zzt. 5 MitarbeiterInnen und der Hausmeister mit einem Personaltableau von zzt. 45 Mitarbeitern, in Kürze von 60 Hausmeistern vor Ort nicht mehr leistbar ist. Mit der Trennung von Verwaltungsaufgaben und Hausmeisterdienst durch Bildung eines separaten Verwaltungs-teams wird die Einrichtung einer Teamleitung, ausgewiesen nach A 12 ÜBesG/ EG 11 TVöD im Umfang von 1,0 VZÄ, erforderlich, welche kostenneutral besetzt wird. Mit den steten Anforderungen, neue Unterbringungsmöglichkeiten für Flüchtlinge zu finden, wächst auch das Erfordernis, die Aufgabe „Controlling der Objektakquise/-betreuung“ dauerhaft zu installieren. Daher ist die Einrichtung einer Sachbearbeiterstelle, ausgewiesen nach A 11 ÜBesG/EG 10 TVöD im Umfang von 1,0 VZÄ geboten und dem Bereich „Verwaltung Übergangsheime“ zuzuordnen. Die Besetzung der Stelle erfolgt kostenneutral. Aufgrund kontinuierlicher Fallzunahmen sind zudem weitere Kapazitäten für den Sachbearbeitungsbereich „Verwaltung Übergangsheime“ erforderlich, da das Arbeitsvolumen von dem vorhandenen Personal nicht mehr bewältigt werden kann. Insbesondere leidet derzeit die Aufgabe der Realisierung von Nutzungsgebühren, was zu verzögerten Einnahmen führt. Vorlage FB 11/0119/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 5/7 Es sind insgesamt Sachbearbeiterstellen im Umfang von 5,0 VZÄ einzurichten, bewertet nach A 8 ÜBesG/ EG 8 TVöD. Hiervon wird eine Stelle kostenneutral durch eine bereits überplanmäßig vorhandene Kraft besetzt. Die vier weiteren Stellen sind losgelöst von der Besetzungssperre aufgrund des unabweisbaren sofortigen Bedarfs im Wege eines verwaltungsinternen Auswahlverfahrens zu besetzen. Die Einrichtung der vier Sachbearbeiterstellen im Verwaltungsbereich Übergangsheime führt zu einem zusätzlichen Aufwand in Höhe von 206.000,00 EUR jährlich. Organisatorisch wird das Team „Verwaltung Übergangsheime“ zukünftig unter der Organisationsziffer FB 50/310 geführt. c) Hausmeister in Übergangsheimen: Nach der Herauslösung des Verwaltungsbereiches Übergangsheime obliegt der aktuellen Teamleitung die Führung von derzeit 45 Mitarbeitern (Hausmeistern) mit wachsender Tendenz (voraussichtlich 60 Mitarbeiter bis Quartalsende). Erkennbar ist die Leitungsspanne zu groß für eine verantwortungsvolle Aufgabenwahrnehmung. Es ist daher angezeigt, den Bereich Hausmeister in Übergangsheimen in drei Teams aufzuteilen. Insofern ist es auch für diesen Bereich erforderlich, zwei weitere Stellen für die Teamleitungen im Umfang von 2,0 VZÄ einzurichten und nach A 11 ÜBesG bzw. EG 10 TVöD auszuweisen. Diese Stelleneinrichtungen führen zu weiteren Personalmehrkosten in Höhe von 165.600,00 EUR jährlich. Durch die Bildung von drei Hausmeister-Teams ist es möglich, sowohl objekt- als auch aufgabenbezogen schnell auf Bedarfslagen reagieren zu können. Die Hausmeisterteams sollen mit den Organisationsziffern FB 50/320, FB 50/330 und FB 50/340 in der Abteilung FB 50/300 geführt werden. Aufgabenkritik: Am 11.02.2016 hat zwischen FB 50 und FB 11 ein Gespräch zur Klärung und Abstimmung der für FB 50/300 geltend gemachten Stellen und Personalbedarfe stattgefunden. Der Fachbereich hält zum gegenwärtigen Zeitpunkt ein Hinterfragen der Bemessungsschlüssel für HausmeisterInnen und SozialarbeiterInnen für nicht angebracht. Es wird konzediert, die Frage zur Mitte des Jahres erneut zu stellen. Z.B. werden ab dem 01.03.2016 Erfahrungen mit größeren Einrichtungen (500-550 Personen) gesammelt. Der Fachbereich hält die jetzigen Standards in der heutigen Situation einer hohen Fluktuation der Ankommenden (insbesondere Neuzugänge) für ausgereizt, was die Belastungssituationen der MitarbeiterInnen betrifft. Es könne sich in der Hauptsache nur um die Lebensnotwendigkeiten gekümmert werden und es werde so für Ruhe und Sicherheit auch im Umfeld der Einrichtungen Sorge getragen. 2) Stelleneinrichtungen im Umfang von 4,0 VZÄ für die „Hilfen nach AsylbLG“: Völlig überrascht wurde die Verwaltung von den enormen Zugängen schutzsuchender Menschen insbesondere im Dezember 2015. Alleine in diesem Monat wurden 667 zugewiesene Flüchtlinge in Aachen untergebracht. Nicht jede ankommende Person erhält Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG), jedoch sind durchschnittlich 2/3 aller ankommenden Vorlage FB 11/0119/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 6/7 Flüchtlinge von den Hilfen nach dem AsylbLG abhängig. Der Umstand enormer Fallsteigerungen war bei der Installierung eines eigenständigen Teams „Hilfen nach dem AsylbLG“ und der Einrichtung zusätzlicher Stellen im Umfang von 3,0 VZÄ auf Basis der Fallzahlen per 30.11.2015 nicht ab-sehbar (siehe Vorlage FB 11/0107/WP17 vom 21.01.2016). Durch Fallsteigerungen in der Sachbearbeitung AsylbLG im Umfang von ca. 600 Fällen im Zeitraum Dezember 2015 bis Januar 2016 und einem in diesem Aufgabenbereich zugrunde zu legenden Betreuungsschlüssel von 1:140 ist es erforderlich, durch die o.a. Stelleneinrichtungen nachzusteuern, um Stabilität in den Leistungsbereich zu bringen. Künftige Struktur FB 50/300: Unter Berücksichtigung der unter 1) und 2) beabsichtigten strukturellen Anpassungen und Stelleneinrichtungen stellt sich die Organisation der Abteilung FB 50/300 wie im beigefügten Organigramm dar. Anlagen: 1) organisatorische Struktur des FB 50/300 (Organigramm) 2) Fallzahlenentwicklung Flüchtlinge im Bereich FB 50 Januar 2016 Vorlage FB 11/0119/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 7/7 Organigramm Fachbereich Soziales und Integration (FB 50) Fachbereich „Soziales und Integration“ (FB 50) Abteilung FB 50/100 Abteilung FB 50/200 Abteilung FB 50/300 Verwaltung Hilfen bei Einkommensdefiziten Übergangsheime FB 50/101 Haushalt IT-Koordination FB 50/201 Grundsatz, Widersprüche AsylbLG Fachberatung FB 50/310 FB 50/110 Verwaltungsstelle Bildung und Teilhabe Wohnungssicherungshilfe Hilfe bei Bestattungskosten FB 50/220 Hilfen nach dem SGB XII (Hilfe zum Lebensunterhalt Grundsicherung) A - Kr FB 50/230 FB 50/120 Leitstellen „Älter werden in Aachen“ „Menschen mit Behinderung“ Hilfen nach dem SGB XII (Hilfe zum Lebensunterhalt Grundsicherung) Ks - Z FB 50/240 Behindertenbeauftragte/r Hilfen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) Integrationsbeauftragte Verwaltung Übergangsheime FB 50/410 FB 50/320 FB 50/210 Abteilung FB 50/400 Kommunales Integrationszentrum, Nadelfabrik und Sozialplanung Team „Hausmeister“ Kommunales Integrationszentrum FB 50/330 Team „Hausmeister“ FB 50/340 Team „Hausmeister“ FB 50/420 Nadelfabrik FB 50/350 Sozialdienst FB 50/360 Sozialdienst FB 50/370 Sozialdienst FB 50/430 Sozialplanung Fallzahlenentwicklung Flüchtlinge im Bereich FB 50 Endbestand Zeitverlauf (per 30. d.M.) Anfangs- Flüchtbestand linge Dez 14 #BEZUG! Jan 15 1247 Feb 15 1340 Mrz 15 1356 Apr 15 1354 Mai 15 1355 Jun 15 1383 Jul 15 1416 Aug 15 1491 Sep 15 1.528 Okt 15 1.527 Nov 15 1.940 Dez 15 2.316 Jan 16 2.983 875 962 962 953 964 979 1010 1078 1101 1112 1525 1885 2556 2877 davon Wohnungs- davon allein Kosovo lose -stehend 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 372 378 394 401 391 404 406 413 427 415 415 431 427 436 244 246 248 247 236 245 243 243 237 257 257 270 270 277 davon im Zugang/ Familien- Abgang verbund Flüchtlinge 128 132 146 154 155 159 163 170 190 158 158 161 157 159 #BEZUG! 87 0 -9 2 26 31 68 23 11 413 360 671 321 Stand 31.12.2015 Zugang/ Abgang Wohnungs- Zugang Gesamtlose gesamt fallzahl #BEZUG! 6 16 7 -3 3 2 7 14 -12 0 16 -4 9 ####### 93 16 -2 1 28 33 75 37 -1 413 376 667 330 1247 1340 1356 1354 1355 1383 1416 1491 1528 1527 1940 2316 2983 3313 Zuwachs, Prognose FB 11 *) #BEZUG! 1261 1361 1461 1561 1661 1761 1861 1961 2061 2161 2261 2361 2361 Fallzahlenentwicklung im Flüchtlingsbereich FB 50 3450 3313 3300 3150 3000 2983 2850 2700 Fallzahl 2550 2400 2316 2250 2100 1950 1940 1800 1650 1500 1491 1350 1200 1340 1356 1354 1355 1383 1528 1527 1416 1247 Dez 14 Jan 15 Feb 15 Mrz 15 Apr 15 Mai 15 Jun 15 Jul 15 Aug 15 Sep 15 Okt 15 Zeitschiene Prognose Fallzahlen Stand 31.12.2015 Nov 15 Dez 15 Jan 16 Berechnung Personalbedarf Sozialarbeit Formel: Fallzahl Flüchtlinge : 100 Formel: Alleinstehende Wohnungslose : 50 Whg.lose im Familienverband : 70 Bedarf gesamt: bereits festgestellter Bedarf: zusätzl. Bedarf: Berechnung Personalbedarf Hausmeister Formel [Fallzahl gesamt - 70 (Sonderbetreuung)]:60 +7 bereits festgestellter Bedarf: zusätzl. Bedarf: Jun 15 Jul 15 Aug 15 Sep 15 Okt 15 Nov 15 Dez 15 Jan 16 10,1 10,78 11,01 11,12 15,25 18,85 25,56 28,77 8,26 3,47 21,83 21,52 0,31 8,54 3,39 22,71 21,83 0,87 8,54 3,39 22,94 22,71 0,23 5,14 2,26 18,52 22,94 -4,42 5,4 2,26 22,91 22,94 -0,03 5,40 2,3 26,55 22,94 3,61 5,4 2,24 33,2 26,55 6,65 5,54 2,27 36,58 33,2 3,38 32,58 32,58 0 34,85 32,58 2,27 34,80 34,85 -0,05 31,28 34,8 -3,52 38,17 34,8 3,37 44,43 38,17 6,26 55,55 44,43 11,12 74 55,55 18,45 Ab Januar erneut 3 Turnhallen mit 24/7-Betreuung für derzeit 212 Personen. Je 24/7-Betreuung sind 5,5 VZÄ Hausmeister erforderlich. Berechnung des Personalbedarfs: Fallzahl gesamt - 282 (24/7-Betreuung) : 60 + 23,5 Stand 31.12.2015