Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Kulturbetrieb Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 49/0021/WP17 öffentlich 03.02.2016 Dr. Rohrkamp Restaurierung der Standesamtsurkunden und zum Antrag zur Errichtung einer Stelle Antrag der Fraktion GRÜNE vom 26.01.2016 Beratungsfolge: TOP:_9_ Datum Gremium Kompetenz 25.02.2016 BaKu Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Kultur nimmt den Sachstandsbericht des Stadtarchivs zur Kenntnis. Der Betriebsausschuss Kultur befürwortet den Antrag des Stadtarchivs auf Errichtung einer Projektstelle für eine Papierrestauratorin im Stadtarchiv gem. des für den Haushalt 2016 eingereichten Antrags. Vorlage E 49/0021/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 11.02.2016 Seite: 1/3 Erläuterungen: 1. Begründung des Antrags Das Personenstandsgesetz vom 19.2.2007 (PStG) sieht in §5, Abs. 5 vor, dass die Urkundenregister von den Standesämtern nur innerhalb bestimmter Fristen fortgeführt werden müssen. Die Regelungen für die unterschiedlichen Register sind wie folgt: 1. Urkundenregister zu Geburten: 110 Jahre, 2. Urkundenregister zu Eheschließungen und Lebenspartnerschaften: 80 Jahre und 3. Urkundenregister zu Sterbefällen: 30 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen kommen die Urkundenregister ins Stadtarchiv (§7, Abs 3 PStG). Ab diesem Zeitpunkt sind sie Archivgut, und das Stadtarchiv wird für die Erteilung von Nachweisen für die Bürger zuständig (§55, Abs. 3 PStG). Für die Benutzung der Urkundenregister gelten ab dem Zeitpunkt der Übernahme ins Archiv die archivrechtlichen Vorschriften. Für das Stadtarchiv ist das Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz NRW mit Stand vom 10.1.2015) maßgeblich. Dort werden in §2, Abs. 7, unsere Aufgaben als Archiv definiert. Hier werden die Verwahrung, Sicherung, Erhaltung und Instandsetzung noch vor der Erschließung, Erforschung und Bereitstellung der Unterlagen genannt. Der Antrag des Stadtarchivs auf Errichtung einer Stelle stützt sich vor allem auf diesen Teil des Archivgesetzes NRW. Da der schlechte Zustand der Unterlagen die selbstständige Recherche der Bürger in den Urkundenregistern nicht zulässt (s. Anlage), werden die Auskünfte durch eine Mitarbeiterin erteilt. Aufgrund des Zustands der Urkundenregister ist die Bearbeitung sehr aufwändig, gleichzeitig können die Urkundenregister im jetzigen Zustand nicht digitalisiert werden. Bleiben die Urkundenregister in diesem Zustand, ist die Beantwortung der Bürgeranfragen und damit die Erledigung dieser gesetzlichen Pflichtaufgabe mittelfristig nicht in allen Fällen sichergestellt. 2. Aktuelle Situation Derzeit findet die Restaurierung der Urkundenregister in dem Umfang statt, der mit den vorhandenen Mitteln geleistet werden kann. In der Regel schafft es die städtische Papierrestauratorin, je nach Umfang und Schadensbild, ca. 30 Urkundenregisterbände jährlich zu restaurieren. Die Buchbindearbeiten müssen wegen der Zeit, die sie beanspruchen, nach außen vergeben werden. Zugleich werden immer zum Jahresbeginn die durch die rollenden Fristen für das Stadtarchiv frei gewordenen Urkundenregister vom Standesamt übernommen. Das sind jährlich ca. 20 bis 30 Bände. Von diesen kommt mehr als die Hälfte mit Beschädigungen unterschiedlicher Schadensklassen ins Haus. Entsprechend gering sind daher die Fortschritte. Gehen wir beispielhaft davon aus, dass wir immer zehn Urkundenregister mehr restaurieren als beschädigt reinkommen, dann wären wir bei momentan noch zu restaurierenden über 800 Urkundenregistern im Jahr 2096 fertig! Das kann aus unserer Perspektive nicht für den Bürger gewollt sein. Die Nachfrage nach den Urkundenregistern ist hoch, auch erreichen uns immer wieder Nachfragen, warum diese Bestände nicht digitalisiert sind, wie das bereits in vielen anderen Städten wie Köln, Düsseldorf oder Mönchengladbach der Fall ist. Eine Digitalisierung kann aber nur nach einer Restaurierung stattfinden, da die papierne Urkunde nach aktueller Rechtslage das Original ist und nur hierauf bezieht sich das Archivgesetz NRW. Die Digitalisierung, die wünschenswert ist, weil sie den Service für den Bürger verbessert und unsere Arbeitsaufwände reduziert, zieht aber, das sollte bedacht werden, auch Kosten in erheblichem Umfang nach sich (Digitalisierung, Datenspeicherung, elektronische Archivierung, Sicherstellung der Abrufbarkeit, zukünftige Umformatierungen und Dateiüberführungen). Vorlage E 49/0021/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 11.02.2016 Seite: 2/3 Das bedeutet gleichzeitig aber auch, dass keine anderen planvollen und strategischen Restaurierungsmaßnahmen im Stadtarchiv durchgeführt werden können, solange wir die Urkundenregister in der bisherigen Art und Weise weiter bearbeiten. Die Arbeiten an den Urkundenregistern absorbieren die Kapazitäten der städtischen Papierrestauratorin, die zeitreduziert arbeitet (24,5 h/Woche). Ihre Arbeitskapazität ist durch die Urkundenregister so gebunden, dass sie neben den Urkundenregistern nur Notfälle parallel bearbeiten kann. Beratungs- und Verwaltungsaufgaben binden sie zusätzlich. 3. Weiteres Vorgehen Wünschenswert wäre, für dreieinhalb Jahre eine Projektstelle für eine Papierrestauratorin im Stadtarchiv einzurichten. Mit dieser Stelle könnte der Restaurierungsstau bei den Urkundenregistern in drei Jahren aufgelöst werden. Ohne die befristete zusätzliche Stelle wird die Bewältigung dieses konservatorischen Problems zu einer generationenübergreifenden Aufgabe. Gleichzeitig ist die physische Existenz vieler Urkundenregister, zu deren Erhalt die Stadt Aachen gesetzlich verpflichtet ist, hochgradig gefährdet. Vor diesem Hintergrund muss das Stadtarchiv aus fachlichen Gründen seine Haltung, nur Auskunft aus den Urkundenregistern zu erteilen, um die Originale zu schonen und zu sichern, bis auf weiteres aufrechterhalten. Momentan bleibt uns keine andere Wahl, als unsere kleinschrittige Erhaltungsstrategie weiter zu verfolgen und die geschilderten, daraus entstehenden Nachteile in Kauf zu nehmen. Alle bisherigen Bemühungen, das Problem auf andere Weise zu lösen, sind leider fehlgeschlagen. Die Errichtung einer Projektstelle wäre eine preiswerte und schnelle Lösung. Anlage/n: Antrag der Fraktion GRÜNE vom 26.01.2016 Vorlage E 49/0021/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 11.02.2016 Seite: 3/3