Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0031/WP17 öffentlich 18.11.2015 Zwischenbericht zum 30.09.2015 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 10.12.2015 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. September 2015 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0031/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 19.11.2015 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegen gewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 2.: Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Zu 3.: Die Abrechnung der WbG-Mittel kann in der Jahresprognose nach oben korrigiert werden, ein entsprechender Bescheid der Bezirksregierung liegt vor. Vorlage E 42/0031/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 19.11.2015 Seite: 2/5 Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte bekamen keine Bewilligung, KursAktiv und EMMi plus waren in der Ansatzplanung vorhanden, wurden aber nicht verlängert und deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden ebenfalls nicht getätigt. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Durch Verrechnung mit inzwischen neu bewilligten Drittmitteln wird in diese Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch nicht verlängerte Befristungen im Projektbereich greifen sowie die Herausnahme von Personalkosten für Projekte, die keine Bewilligung bekommen haben. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Für die zweite Jahreshälfte sind noch Instandhaltungsarbeiten geplant. Zu 4.: Der Aufwand für Energie hat sich durch den milden Winter reduziert, sodass die Prognose nach unten korrigiert wird. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Das Projekt „EMMi plus“ und die dafür vorgesehenen weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner werden voraussichtlich nur noch bis Mitte Oktober laufen. Die Jahresprognose kann somit nach unten geändert werden. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2. Vorlage E 42/0031/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 19.11.2015 Seite: 3/5 Zu 10.: Es wir auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Durch Wegfall des Projektes KursAktiv kann die Prognose nach unten korrigiert werden. Zu 12.: In dieser Position sind u. a. Portokosten, Bürobedarf und Computerbedarf enthalten, auch für das weggefallenen Projekte KursAktiv und EMMI plus, deshalb wird die Prognose angepasst. Zu 13.: Es fanden bisher weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt, einige Abrechnungen stehen noch aus. Zu 14.: Hierzu gehören auch die Kosten für Zertifizierungen, die nicht voll ausgeschöpft wurden. Zu 16.: Es fanden bisher keine nennenswerten Umzüge durch Fremdfirmen statt. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht voll ausgeschöpft. Zu 23.: In dieser Position wurde der Restaufwand gebucht, der noch für die vorherige alte Leuchtreklame am Eingang des Gebäudes Peterstraße als Anlagevermögen abgeschrieben wurde. Eine neue Leuchtreklame mit dem aktuellen corporate design wurde angebracht. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden weitere Projekte beantragt, die jedoch noch keine Zusage erhalten haben. Von fünf gestellten Projektanträgen wurden drei bewilligt: „Perspektiven für Flüchtlinge“ (PerF), „Basissprachkurse für Flüchtlinge“ und „Inklusion durch Streetart“. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Das Risikoportal für 2015 in Höhe von 500 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Des Weiteren wird das Risiko u. a. vor allem durch Einsparungen im Personalbereich (ausscheidendes Personal) vor dem Hintergrund der Vorlage E 42/0031/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 19.11.2015 Seite: 4/5 Reorganisation reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2015 geschlossen werden kann. Zur Darstellung des Geschäftsverlaufs wurden bisher die Anmeldezahlen des aktuellen Semesters mit den Durchschnittswerten der letzten fünf Jahre dargestellt. Zukünftig werden die Verläufe der einzelnen Stichtage im Vergleich mit den jeweiligen Semestern der beiden Vorjahre dargestellt, um so die kontinuierliche Entwicklung darzustellen. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.06.2015 und Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0031/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 19.11.2015 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2015- Zwischenbericht zum 30.09.2015 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 3. Quartal: TEUR Ansatz 9/12 Ist Abweichung TEUR 30.09.2015 TEUR absolut 1189 67 979 2070 45 4351 1279 45 971 1557 45 3897 90 -22 -8 -513 -453 Plan 3. Quartal: TEUR Ansatz 9/12 Ist Abweichung TEUR 30.09.2015 TEUR absolut 4283 1227 23 130 132 40 70 540 256 46 49 31 130 9 18 132 0,8 12 2 104 358 17 26 0,08 7379 3812 982 11 119 140 39 70 486 264 32 37 30 109 5 14 123 0,2 11 0,5 104 358 17 28 2 6351 -471 -245 -12 -11 8 -1 -55 8 -14 -12 -1 -21 -4 -4 -9 0,6 -1 -1,5 2 2,0 -1028 Abweichung Wirtschaftsplan 15: % 7,54 -32,29 -0,83 -24,78 -0,10 -10,41 Jahresprognose Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2015 absolut 1585 89 1305 2761 61 5801 1585 69 1346 2290 61 5351 -20 41 -471 -450 Jahresprognose Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 15: TEUR Ansatz TEUR TEUR % 31.12.2015 absolut -10,99 -19,98 -49,77 -8,79 6,07 -2,00 -0,07 -10,13 3,12 -30,49 -24,22 -0,98 -15,83 -39,25 -18,55 -6,71 -68,91 -13,54 -64,93 0,00 0,00 -2,01 6,77 2891,20 -11,49 5710 1636 30 174 176 53 93 720 342 61 66 41 173 12 24 176 1 17 2 138 477 23 35 0,1 9838 5389 1573 30 164 176 53 93 695 342 41 63 38 168 12 24 176 1 17 1 138 477 23 35 0,1 9388 -321 -63 -10 -25 -20 -3 -3 -5 -1 -450 4037 -4037 - Abweichung in % 0,00 -28,86 3,08 -20,58 0,00 -8,40 Abweichung in % -5,96 -4,01 0,00 -6,04 0,00 0,00 0,00 -3,60 0,00 -48,43 -3,96 -7,94 -2,98 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -33,42 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -4,79 0,00 Wirtschaftsplan 2015 - Zwischenbericht zum 30.09.2015 - Vorjahreswerte 30.09.2014 Wirtschaftsplan 14: Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2014 absolut % 1596 115 1372 2888 61 6032 1197 86 1029 2166 46 4524 1348 105 1007 1980 80 4520 151 21 -15 -227 -16 -86 Wirtschaftsplan 14: Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2014 absolut % 5914 1673 30 168 182 59 96 520 161 88 69 45 220 31 25 164 1 18 3 146 477 23 38 0,1 4436 1255 23 126 136 44 72 390 121 66 52 34 165 23 19 123 0,8 13 2 109 358 17 28 0,08 4151 1053 9 122 134 39 68 634 336 76 42 30 107 7 17 124 11 0,9 104 358 17 29 0,02 9989 7491 7132 -285 -202 -14 -4 -2 -5 -4 244 215 10 -10 -4 -58 -16 -2 1 -2 -1 -5 0,1 1 -0,06 -359 - 12,59 22,59 -2,18 -8,60 74,77 -0,10 -6,41 -16,11 -58,59 -2,80 -1,56 -11,99 -6,37 62,51 178,35 14,90 -19,21 -11,89 -34,86 -68,65 -10,39 1,03 -100,00 -18,83 -59,03 -5,08 0,00 -0,87 2,76 119,12 -4,79 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Anmeldezahlen des Semesters II/2015 im Vergleich zu den Herbstsemestern der beiden Vorjahre Stand: 9.11.2015 12000 10000 II/2013 8000 II/2014 6000 4000 2000 0 II/2015