Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0023/WP17 öffentlich 27.08.2015 Entwurf Wirtschaftsplan 2016 der Volkshochschule Aachen einschließlich mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 24.09.2015 01.12.2015 09.12.2015 BSTVH FA Rat Anhörung/Empfehlung Kenntnisnahme Entscheidung Finanzielle Auswirkungen Entfällt. Beschlussvorschlag: 1. Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt gemäß §§ 11 Abs. 4 und 17 Abs. 2 der Satzung für die Volkshochschule Aachen entsprechend der Verwaltungsvorlage den Entwurf des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2016 zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die Feststellung. Gleichzeitig nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule die mittelfristige Ergebnisund Finanzplanung 2016 bis 2020 zur Kenntnis. 2. Der Finanzausschuss nimmt die Verwaltungsvorlage des Entwurfs des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2016 zur Kenntnis 3. Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule stellt der Rat der Stadt Aachen gem. § 17 Abs. 2 der Satzung für die Volkshochschule Aachen den Wirtschaftsplan der Volkshochschule 2016 fest. Gleichzeitig nimmt der Rat der Stadt Aachen die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 zur Kenntnis. Philipp Vorlage E 42/0023/WP17 der Stadt Aachen Grehling Ausdruck vom: 31.08.2015 Schwier Seite: 1/5 Erläuterungen: Allgemeines Der Entwurf zum Wirtschaftsplan 2016 umfasst - den Erfolgsplan - den Vermögensplan - die Stellenübersicht. Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 – 2020 ist beigefügt. Im Wirtschaftsjahr 2016 weist der Entwurf des Wirtschaftsplanes keinen Fehlbetrag auf. Der Jahresabschluss 2014 schließt voraussichtlich mit einer Unterdeckung in Höhe von 250.978 EUR Euro ab. Es ist keine Rücklage mehr vorhanden. Ein Ausgleich des Verlustes in Höhe von 150.000 Euro für 2014 wurde seitens der Kämmerei bereits zugesagt. Da sich das Defizit aber vergrößert, ist eine Zustimmung der Kämmerei erforderlich. Diese steht zur Zeit noch aus. Die Volkshochschule hat in 2014 einen Reorganisationsprozess eingeleitet mit dem Ziel, eine strukturelle und finanzielle Basis für die Sicherstellung der Zukunft zu schaffen. Die „Kommission Volkshochschule“, bestehend aus den kultur- und finanzpolitischen Sprecher/-innen der Fraktionen im Rat, der Dezernentin für Bildung und Kultur, Schule, Jugend und Sport, der Kämmerin und der Betriebsleitung der Volkshochschule hat diesen Prozess in 2014 vorbereitet und eine entsprechende Empfehlung zur Umstrukturierung an den Betriebsaussschuss Theater und Volkshochschule ausgesprochen. Dieser sieht vor, die Struktur in der pädagogischen Abteilung so zu ändern, dass zunächst ein Wissenstransfer der ausscheidenden Mitarbeitenden an verbleibende Mitarbeitende stattfinden kann, um dann anschließend die Leitungsebene der Programmbereichsleitungen (durch Verrentung bzw. Pensionierung) mittelfristig zu reduzieren. Eine Reorganisation der Verwaltung ist für bis Mitte 2016 vorgesehen. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung des Wirtschafsplanes sind die verlässlichen Vereinbarungen mit der Politik zur Reorganisation und zur Höhe des städtischen Zuschusses um damit die Möglichkeit zu erhalten die Volkshochschule zu konsolidieren und finanziell abzusichern. Die Volkshochschule wird sowohl durch Akquisition neuer Projekte und vorsichtigen Umgang mit Aufwendungen auf der einen Seite als auch durch den Umstrukturierungsprozess unter Berücksichtigung des demografischen Wandels auf der anderen Seite ihr Ziel verfolgen, mittelfristig das strukturelle Defizit bzw. das Risikoportal zu schließen und wieder Rücklagen zu bilden. Der Wirtschaftsplan 2016 enthält ein Risikoportal in Höhe von ca. 400 TEUR. Tarifliche Erhöhungen in Höhe von 1 % bei den Personalaufwendungen sind einkalkuliert, darüber hinaus gehende Abschlüsse würden ebenso wie steigende Kosten im Sachhaushalt durch Preisanstiege und das Risikoportal entsprechend vergrößern. Die Volkshochschule ist weiterhin intensiv aktiv bei der Akquisition von Drittmitteln in diversen Förderprogrammen des Landes, des Bundes und der EU, z. B. Maßnahmen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Vorlage E 42/0023/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 2/5 Die Programmbereiche werden ihr Angebot weiter optimieren und verstärkt zusätzliche Maßnahmen planen, um das Defizit aufzufangen. Die Planung von Mehrerträgen durch eine Erweiterung des Programmangebotes zur Gewinnung neuer Teilnehmendenkreise und durch abgestimmte Maßnahmen in den Programmbereichen ist mit Risiken verbunden, die in enger Abstimmung mit den Programmbereichsleitenden im Laufe des Jahres 2016 fortlaufend analysiert und bewertet werden, damit nachgesteuert werden kann. Ausgewiesen sind im Risikomanagement kalkulierte Teilnehmendenbeträge für Kurszusatzangebote, Firmenkurse und Projektmittel in den verschiedenen Programmbereichen. Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 spiegelt ein abgestimmtes fünfjähriges modulares Konzept wieder, das zum Ziel hat, das Risikoportal schrittweise zu schließen. Zur Erreichung dieses Ziels wird davon ausgegangen, dass der Personalaufwand für die unbefristet Beschäftigten mittelfristig abgesenkt wird in den Folgejahren die Erträge und Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Hier ist anzumerken, dass die Finanzierung über Drittmittel (Projektmarkt) unsicher ist; der Plan ist daher in diesem Punkt mit Risiken behaftet. Es gibt keine Rücklagen mehr, die eine negative Entwicklung auffangen könnten. Die neue Struktur soll zu einem ausgeglichenen Haushalt und mittelfristig zum Aufbau von Rücklagen sorgen. Voraussetzung für den Erfolg dieses Konzepts ist, dass sich die derzeitigen Rahmenbedingungen nicht negativ verändern und weitere tarifliche Erhöhungen von mehr als 1% ab dem Jahr 2016 nicht durch die Volkshochschule finanziert werden müssen. Die Erläuterungen im Einzelnen zum Erfolgsplan Erträge Zu 1) bis 3) Diesen Positionen liegt eine vorsichtige Kalkulation zu Grunde, die sich seit Jahren bewährt hat. Die Teilnehmendenerträge werden im Hinblick auf die derzeitige Entwicklung nach oben prognostiziert. Die Landeszuweisungen werden sich geringfügig erhöhen, weil die wegfallenden ESF-Drittmittel (Europäischer Sozialfonds) durch die Mittel der Weiterbildung (WbG-Mittel) kompensiert werden können. Zu 4) Die Drittmittelfinanzierung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) wird in 2016 weiter rückläufig sein, und die Volkshochschule wird nur durch zusätzliche Projektakquisition den geplanten Ansatz erreichen. Die Bundesmittel für die Aktivierungsmaßnahme „KursAktiv“ sowie für „EMMi plus“ (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) sind nicht mehr enthalten. Beide Projekte laufen in 2015 aus. Zurzeit werden intensive Gespräche mit dem Jobcenter der Städteregion Aachen über die Fortführung von „EMMi plus“ geführt. In allen Programmbereichen der Volkshochschule werden zusätzliche Maßnahmen bzw. Projekte geplant mit dem Ziel, Mehrerträge zu erwirtschaften. Vorlage E 42/0023/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 3/5 Im Rahmen des Risikomanagements werden die damit verbundenen Risiken definiert, klassifiziert, bewertet, überprüft und über ein engmaschiges Controlling zwischen den Programmbereichsleitenden und der Leitung gesteuert. Zu 5) Bei den sonstigen Erträgen rechnet die Volkshochschule mit weiteren Einbrüchen bei den Werbeeinnahmen. Zudem wurden weniger Kooperationsveranstaltungen geplant, die in dieser Position gebucht werden. Aufwendungen Zu 1) Der Ansatz beim Personalaufwand beinhaltet, neben Versorgungs- und Versicherungsaufwendungen, im Wesentlichen die Personalkosten. Hierzu gehören auch die Personalkosten, die durch Drittmittel finanziert sind und deren befristete Aufstockung für zusätzliche Projekte notwendig ist. Der Einstellstopp in der Volkshochschule liefert einen weiteren Beitrag zur Absenkung der Aufwandsseite. Zu 4) Die Heizungskosten wurden, wegen des milden Winters, nach unten korrigiert. Jedoch ist in den Gebäuden der Volkshochschule (Peterstraße und Sandkaulbach) der Energieverbrauch hoch, weil die energetische Substanz sehr gering ist. Zu 5) Der Gebäudereinigungsdienst hat angekündigt, dass seine Personalkosten wegen eines Tarifabschlusses erhöht werden. Zu 8) In dieser Position sind auch weiterzuleitende Drittmittel an Kooperationspartner enthalten, die separat ausgewiesen sind. Zu 9) Die Aufwendungen stehen im direkten Zusammenhang mit der Position 2 bei den Erträgen. Zu 15) Hier sind die u.a. die Räume in der Theaterstraße enthalten, die für Volkshochschule vor allem für Integrationskurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) unverzichtbar sind. Städtischer Zuschuss Der geplante Bedarf an städtischem Zuschuss in Höhe von 4.057.900 € für 2016 beinhaltet die Verrechnungen des VKB (Verwaltungskostenbeitrags), der Pensionsrückstellungen, der (nicht) disponiblen Personalkosten aber keine tariflichen Erhöhungen für den Personalaufwand. Der Personalaufwand enthält aber wieder Mittel in Höhe der Bezüge der ausgeschiedenen Beamten. Vorlage E 42/0023/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 4/5 Somit steht der städtische Zuschuss bei 41,0 % des Gesamtumsatzes (im Jahr 2000 betrug er noch 53,3 %). Vermögensplan Dem Bedarf an neuem Unterrichtsmobiliar, auch wegen zwei neu in Planung genommenen Unterrichtsräumen (Projektbüros wurden aufgelöst) im Gebäude Peterstraße, wird Rechnung getragen durch Investitionen in Höhe von 32.000 €. Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 ist unter folgenden Rahmenbedingungen aufgestellt worden: - Die Erträge aus dem Erfolgsplan sind rückläufig, obwohl die Erträge der Teilnehmendenentgelte für 2016 angehoben werden. Dafür sind die Drittmittel deutlich rückläufig (Projektmarkt). Die Akquisition von Drittmittel wird weiter vorangetrieben. Es ist jedoch nicht kalkulierbar, wie die Fördertöpfe von Land, Bund und EU in Zukunft ausgestattet werden (z. B. ESF – Europäischer Sozialfonds). - Die Reduzierung beim Personalaufwand durch den Umstrukturierungsprozess unter Berücksichtigung des demografischen Wandels mit entsprechender Personalentwicklung soll das Risikoportal schließen. Der Personalaufwand wird aber auch durch Projekte mit befristeten Arbeitsverträgen bestimmt. Tarifliche Erhöhungen von jeweils 1% sind ab 2016 einkalkuliert. - Anzumerken ist, dass das Risikoportal sukzessive abgesenkt wird und bis 2020 geschlossen werden soll. - Es wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge (u.a. durch vermehrtes Einwerben von Projekten) und die Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen werden. Auf das Fehlen von Rücklagen wird hingewiesen. - Die Entwicklung des Teilnehmendenverhaltens, nämlich die Bereitschaft, in Weiterbildung zu investieren, ist weiterhin vor allem im Kontext der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation schwer einzuschätzen. Ein negativer Faktor ist die räumliche Situation des Bushofs, den Teilnehmende vor allem nach Einbruch der Dunkelheit nur ungern aufsuchen. Stellenübersicht Auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Die Stellen sind nach Vollzeitäquivalent ausgewiesen. Anlage/n: Wirtschaftsplan 2016 - Erfolgsplan 2016 - Vermögensplan 2016 - Anlage zum Vermögensplan 2016 - Stellenübersicht - Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 Vorlage E 42/0023/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 5/5 Stellenübersicht gem. §17 EigVO NRW zum Wirtschaftsplan 2016 Einsatzbereich Entgeltgruppe Plan 2015 Ist 2015 davon befristet zum 30.06. Betriebsleitung 15Ü 1 1 6 1 1 Pädagogische Abteilung 15 1 1 14 4,4 4,4 13 0 0 12 1,7 1,7 11 27,5 3,3 25,2 10 7,5 7,3 3 9 S15 1,9 1,9 S11 8,6 3,4 5,3 S8 1,8 1,3 2 S4 0,8 0,8 0 S3 0,5 0,5 0 Verwaltungsabteilung 14 1 1 13 0 0 12 1 1 11 0,5 0,5 10 1,8 2 9 3,4 3,4 8 3 3 7 0 0 6 6,5 0,7 7,6 5 7,9 1,7 8,1 4 4,7 0,1 4,7 3 0,6 0,6 0 Auszubildende Verwaltung 1 1 Summe 89,1 19,7 78,8 Nachrichtlich: zum 30.06.2015 sind in der pädagogischen Abteilung ein und in der Verwaltungsabteilung vier Beamte beschäftigt Plan 2016 davon befristet davon befristet 1 1 1,9 3 2 1,5 1 6,2 0 1,7 23,7 2,3 0,5 0 4,8 0,5 0 0 2,6 2,3 0,6 0,6 2,4 0,1 1 0 0 0,5 1,8 2,9 3 0 8,3 7,1 4,9 1,3 0,7 0,3 11,5 1 73,2 7,8 Volkshochschule Aachen Finanzplanung f. d. Planungszeitraum 2016 bis 2020 Jahr 2016 TEUR 2017 TEUR 2018 TEUR 2019 TEUR 2020 TEUR 4.634 * 4.520 * 4.403 * 4.370 * 4.375 * Personalaufwand Sachaufwand AfA bew. Vermögen 5.044 3.615 32 4.917 3.640 32 4.840 3.614 30 4.869 3.552 30 4.892 3.534 30 Insgesamt 8.691 8.589 8.484 8.451 8.456 Erträge insgesamt Aufwendungen insgesamt 4.634 * 8.691 4.520 * 8.589 4.403 * 8.484 4.370 * 8.451 4.375 * 8.456 Verlust 4.057 4.069 4.081 4.081 4.081 Verlust aus Erfolgsplan (liquide Mittel) Veränderungen des Anlagevermögens lt. Übersicht 4.025 4.037 4.051 4.051 4.051 32 32 30 30 30 Insgesamt 4.057 4.069 4.081 4.081 4.081 4.057 4.069 4.081 4.081 4.081 A. Erfolgsplan 1. Erträge 2. Aufwendungen B. Vermögensplan 1. 2. Ausgaben Deckungsmittel städt. Zuschuss * Entnahme aus der Allgemeinen Rücklage 0 0 0 Risikofaktoren wie - aufgebrauchte Rücklagen - Projektakquisition - Tariferhöhungen - Teilnehmerverhalten - weggefallende städt. Nutzfläche werden in den Erläuterungen näher beschrieben. 0 0