Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0024/WP17 öffentlich 27.08.2015 Zwischenbericht zum 30.06.2015 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 24.09.2015 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entfällt. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. Juni 2015 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0024/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Wir gehen davon aus, dass diese jedoch aufgrund von Optimierungsmaßnahmen auch in diesem Jahr etwas über dem geplanten Ansatz liegen werden. Vorlage E 42/0024/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 2/5 Zu 2.: Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt. KursAktiv wurde nicht verlängert. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Durch Verrechnung mit bewilligten Maßnahmen und Projekten aus Drittmitteln wird in diese Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Es stehen noch Erträge wie die Einnahmen aus Werbung im Programmheft aus. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch nicht verlängerte Befristungen im Projektbereich greifen sowie die Herausnahme von Personalkosten für Projekte, die keine Bewilligung bekommen haben. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Für die zweite Jahreshälfte werden noch Instandhaltungsarbeiten geplant. Zu 4.: Der Aufwand für Energie hat sich durch den milden Winter reduziert. Vorlage E 42/0024/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 3/5 zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Das Projekt „EMMi plus“ und die dafür vorgesehenen weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner werden voraussichtlich nur noch bis Mitte Oktober laufen. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2. Zu 10.: Es wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Durch Nichtverlängerung des Projektes KursAktiv kann die Prognose nach unten korrigiert werden. Zu 12.: In dieser Position sind u. a. Portokosten, Bürobedarf und Computerbedarf enthalten, auch für das weggefallene Projekt KursAktiv, deshalb wird die Prognose angepasst. Zu 13.: Es fanden bisher weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt, einige Abrechnungen stehen noch aus. Zu 14.: Hierzu gehören auch die Kosten für Zertifizierungen, die nicht voll ausgeschöpft wurden. Zu 16.: Es fanden bisher keine nennenswerten Umzüge statt. Vorgesehen ist jedoch eine neue Büroraumverteilung für die Peterstraße in der zweiten Jahreshälfte. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht voll ausgeschöpft. Zu 23.: In dieser Position wurde der Restaufwand gebucht, der noch für die vorherige alte Leuchtreklame am Eingang des Gebäudes Peterstraße als Anlagevermögen abgeschrieben wurde. Inzwischen wurde die Leuchtreklame mit dem neuen Corporate Design angebracht. Vorlage E 42/0024/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 4/5 Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden folgende Projekte erfolgreich akquiriert und umgesetzt: „HIT“ (Hautschulabschluss im Tandem), „Come together“ (Projekt für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge) während der Osterferien sowie in den Sommerferien „Soul of the Suburbs“, ebenfalls überwiegend für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Das Risikoportal für 2015 in Höhe von 500 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Des Weiteren wird das Risiko u. a. vor allem durch Einsparungen im Personalbereich (ausscheidendes Personal) vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2015 geschlossen werden kann. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten fünf Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen ersten und zweiten Semester der letzten fünf Jahre gesondert dargestellt. Es ist nur der Zeitraum von fünf Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um die Darstellung aktueller zu halten. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.06.2015 (mit Vorjahreswerten zum 30.06.2014) Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0024/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2015 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2015- Zwischenbericht zum 30.06.2015 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 2. Quartal: TEUR Ansatz 6/12 Ist Abweichung TEUR 30.06.2015 TEUR absolut 793 45 653 1380 30 2900 865 28 640 1085 36 2655 72 -17 -13 -295 6 -245 Plan 2. Quartal: TEUR Ansatz 6/12 Ist Abweichung TEUR 30.06.2015 TEUR absolut 3047 818 15 87 88 27 47 360 171 31 33 20 87 6 12 88 0,5 8 1 69 239 12 18 0,05 5282 2573 621 7 73 91 27 43 355 194 18 25 19 72 3 10 81 0,03 10 0,3 69 239 12 19 2 4370 -474 -197 -8 -14 3 -4 -5 23 -13 -8 -1 -15 -3 -2 -7 -0,4 2 -0,7 1 2 -912 Abweichung Wirtschaftsplan 15: % 9,12 -36,67 -1,92 -21,36 19,23 -8,47 Jahresprognose Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2015 absolut 1585 89 1305 2761 61 5801 1605 89 1305 2398 61 5458 20 -363 -343 Jahresprognose Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 15: TEUR Ansatz TEUR TEUR % 31.12.2015 absolut -15,54 -24,01 -55,61 -16,51 2,89 0,20 -8,19 -1,31 13,54 -42,72 -22,44 -4,62 -16,72 -51,56 -13,29 -7,84 -93,70 25,16 -67,30 0,00 0,00 0,03 8,62 4244,00 -17,27 5710 1636 30 174 176 53 93 720 342 61 66 41 173 12 24 176 1 17 2 138 477 23 35 0,1 9838 5430 1594 30 164 176 53 93 720 342 61 63 38 168 12 24 176 1 17 1 138 477 23 35 0,1 9495 -280 -42 -10 -3 -3 -5 -1 -343 4037 -4037 - Abweichung in % 1,25 0,00 0,00 -15,14 0,00 -6,29 Abweichung in % -5,16 -2,64 0,00 -6,04 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -3,96 -7,94 -2,98 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -33,42 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -3,61 0,00 Wirtschaftsplan 2015 - Zwischenbericht zum 30.06.2015 - Vorjahreswerte 30.06.2014 Wirtschaftsplan 14: Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz Ansatz6/12 30.06.2014 absolut % 1596 115 1372 2888 61 6032 798 57 686 1444 30 3016 949 78 671 1217 14 2930 151 21 -15 -227 -16 -86 Wirtschaftsplan 14: Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz 6/12 30.06.2014 absolut % -285 -169 -7 -3 -4 -3 -7 94 107 15 -5 -3 -36 -3 Ansatz Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen 5914 1673 30 168 182 59 96 520 161 88 69 45 220 31 25 164 1 18 3 146 477 23 38 100,0 3047 836 15 84 91 30 48 260 80 44 35 23 110 15 12 82 1 9 1.400,0 73 239 12 19 0,05 2762 668 8 81 87 26 41 354 188 59 29 19 74 12 12 82 9989 5084 4668 0,50 1 0,80 0,10 10 0,3 73 239 11 19 0,03 - 0,02 -416 18,89 36,24 -2,18 -15,70 -52,23 -2,85 -9,34 -20,19 -48,45 -3,58 -4,05 -10,94 -15,53 36,30 133,31 34,90 -15,77 -14,36 -32,91 -19,90 -2,76 0,42 -100,00 15,87 -79,71 0,00 0,00 -0,87 1,70 -43,00 -8,19 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters I/2015 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzten 5 Jahre Stand: 31.7.2015 20000 18000 16000 I/2015 14000 12000 10000 Mittelwert aller Semester ab 2010 8000 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2010 6000 Mittelwert der Herbstsemester ab 2010 4000 2000 0