Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Gebäudemanagement Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 26/0032/WP17 öffentlich 04.08.2015 E 26/00 Organisatorische Veränderungen im Gebäudemanagement der Stadt Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 25.08.2015 BAGbM Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss nimmt den Bericht zu den organisatorischen Veränderungen im Gebäudemanagement der Stadt Aachen zur Kenntnis. Vorlage E 26/0032/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 12.08.2015 Seite: 1/3 Erläuterungen: Bis zum 01.03.2014 waren die Aufgaben innerhalb der Abteilung Technik (E 26/30) und Hochbau (E 26/40) so organisiert, dass die dort eingesetzten Mitarbeiter/innen sowohl Instandhaltungsaufgaben als auch Projekte im Rahmen von Neu-, Um- und Erweiterungsbauvorhaben betreuten. Darüber hinaus sah die Organisation innerhalb des E 26/40 vor, dass ein Team sich mit dem Objektmanagement der Schulgebäude und ein weiteres Team sich mit dem der nichtschulischen Gebäude befasste. Zum 01.03.2014 wurden in einem ersten Schritt die bisherigen Teams E 26/41 (Objektmanagement Schulen) und E 26/42 (Objektmanagement nicht schulische Gebäude und Zentrale Störannahme) zu einem Team zusammengeführt. Durch diese Maßnahme wurden u.a. das Kerngeschäft der Instandhaltung und des Objektmanagements gestärkt und die Aufgaben und fachlichen Kompetenzen gebündelt. Ebenfalls werden in diesem neuen Team die Entwicklung, Abwicklung und Steuerung von Reparaturprogrammen in den Bestandsgebäuden wahrgenommen. Durch diese Zusammenführung kann noch besser gewährleistet werden, dass eine permanente gezielte bautechnische Fort- und Weiterbildung und ein stetiger fachlicher Austausch sichergestellt und der Gesamtüberblick über die Bestandsgebäude vereinfacht und verbessert werden. Zu diesem Zeitpunkt existierte bereits eine Organisationseinheit, die größere Neu,- Um- und Erweiterungsbaumaßnahmen fachlich begleitete. Durch die Herauslösung weiterer Stellenanteile aus den bisherigen Teams und Zuweisung zu dieser Einheit wurde sichergestellt, dass ab 01.03.2014 alle Bauherrenaufgaben der Projektleitung und Projektsteuerung gebündelt in dem Team E 26/44 Projektmanagement - wahrgenommen werden. Zur Entlastung der Abteilungsleitung, der seinerzeit alle Mitarbeiter/innen des E 26/44 direkt unterstellt waren, wurde auch in dieser Organisationseinheit eine Teamleitung mit Vorbereitungs-, Bündelungs-, Koordinations- und Gesamtsteuerungsaufgaben installiert. Mit diesen organisatorischen Veränderungen verfolgte die Betriebsleitung folgende Ziele:  Verbesserung der Wahrnehmung von Bauherrnaufgaben  effizientere Vorbereitung und Umsetzung komplexer Neu-, Um- und Erweiterungsbauvorhaben (NUE-Bauten)  Optimierung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit bei Projekten  klare Abgrenzung der Kernaufgaben Instandhaltung und Projektdurchführung  weniger Aufgabenüberschneidungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit eine klarere Orientierung in der Aufgabenwahrnehmung für jeden Einzelnen. Vorlage E 26/0032/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 12.08.2015 Seite: 2/3 Ziel war es bereits zum damaligen Zeitpunkt, auch die Aufgabenverteilung innerhalb der Abteilung Technisches Gebäudemanagement (E 26/30) in gleicher Form vorzunehmen. Die damalige Situation ließ es aufgrund fehlender personeller Ressourcen aber nicht zu, eine Aufteilung nach Instandhaltungs- und Projektaufgaben vorzunehmen. Mit Genehmigung zusätzlicher Stellen durch den Betriebsausschuss und Rat der Stadt auf der Basis des Positionspapiers der Betriebsleitung konnte die Basis geschaffen werden, auch in dieser Abteilung zum 01.02.2015 ein neues Team „Projekte TGA“ zu bilden. Die bisher in den Teams E 26/31 – TGA Haustechnik und E 26/32 - TGA Elektrotechnik wahrgenommenen Aufgaben im Rahmen des Neu-, Um- und Erweiterungsbaus wurden in das neue Team verlagert. Durch diese Konzentration soll u. a. die Qualitätssicherung bei Projekten noch konsequenter als bisher sichergestellt werden. Zum gleichen Zeitpunkt wurde in der Abteilung E 26/40 ein neues Team E 26/45 „Zentrale Fachaufgaben“ gebildet. In diesem Team werden nun Aufgaben der Bedarfsanalyse und Bedarfsplanung, Vertrags- und Vergabemanagement, Wettbewerbe, Vorplanungen und Machbarkeitsstudien, Inklusion sowie Öffentlichkeitsarbeit und Sonderaufgaben gebündelt. Hierzu sind im Positionspapier der Betriebsleitung unter der Gliederungsziffer 11. „Zentralisierung projekt-/ objektübergreifender Fachaufgaben (HOAI, TVgG, Weiterentwicklung baulicher Standards, Gremienarbeit u.ä.)“ Ausführungen erfolgt, die auch zu einer Stellenbildung für diese Aufgaben geführt haben. Anlage/n: Anlage 1 Organigramm vorher Anlage 2 Organigramm nachher Vorlage E 26/0032/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 12.08.2015 Seite: 3/3 GEBÄUDEMANAGEMENT DER STADT AACHEN ORGANISATION: ABTEILUNGEN UND TEAMS 09.10.2012 Kaufmännische Geschäftsführung Technische Geschäftsführung Abteilungsleitung Abteilungsleitung Abteilungsleitung Abteilungsleitung 26/10 Kaufmännisches Gebäudemanagement 26/20 Infrastrukturelles Gebäudemanagement 26/30 Technisches Gebäudemanagement 26/40 Hochbautechnisches Gebäudemanagement 26/11 Rechnungswesen 26/21 Geschäftsstelle 26/31 Objektmanagement Haustechnik 26/41 Objektmanagement Team 1: Schulen 26/13 Betriebskosten 26/22 Beschaffungs- und Reinigungsmanagement 26/32 Objektmanagement Elektrotechnik/ Telekommunikation 26/14 Mieten und Pachten Raumplanung 26/23 Versicherungen 26/24 Hausdienste 26/25 Risikomanagement, Personal und Organisation 26/27 Daten und DV – Organisation 26/42 Objektmanagement Team 2: nicht schulische Gebäude Zentrale Störannahme 26/33 Werkstatt 26/34 Energiemanagement Gebäudeautomaion 26/44 Projektsteuerung / Projektmanagement 26/45 Wettbewerbe u. Vorplanungen 26/46 Brandschutzmaßnahmen c Copyright 2012 by Gebäudemanagement Stadt Aachen c GEBÄUDEMANAGEMENT DER STADT AACHEN - E 26 Copyright 2015 by Gebäudemanagement Stadt Aachen ORGANISATION: ABTEILUNGEN UND TEAMS 01.04.2015 26/01 Stabsstelle der Betriebsleitung Kaufmännische Geschäftsführung Technische Geschäftsführung Abteilungsleitung Abteilungsleitung Abteilungsleitung 26/10 Kaufmännisches Gebäudemanagement 26/20 Infrastrukturelles Gebäudemanagement 26/30 Technisches Gebäudemanagement 26/40 Hochbautechnisches Gebäudemanagement 26/11 Rechnungswesen 26/21 Geschäftsstelle 26/31 Objekte 26/41 Objektmanagement Zentrale Störannahme 26/13 Betriebskosten 26/22 Beschaffungs- und Reinigungsmanagement Elektrotechnik 26/14 Mieten und Pachten Raumplanung 26/23 Versicherungen 26/33 Werkstatt 26/45 Zentrale Fachaufgaben 26/24 Hausdienste 26/34 Energiemanagement Gebäudeautomation 26/46 Brandschutzmaßnahmen 26/25 Risikomanagement, Personal und Organisation 26/27 Daten und DV – Organisation Heizung / Lüftung / Sanitär 26/32 Objekte 26/44 Projektmanagement 26/35 Projekte Technische Gebäudeausrüstung c