Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0016/WP17 öffentlich 29.05.2015 Zwischenbericht zum 31.03.2015 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 25.06.2015 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. März 2015 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0016/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 08.06.2015 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt. In der Jahresprognose sind zum jetzigen Zeitpunkt nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegen gewirkt werden. Eine Auflistung erfolgt am Ende der Vorlage. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Die Anmeldungen sind im Vergleich zum Vorjahr angestiegen, deshalb wird die Jahresprognose leicht nach oben korrigiert. Zu 2.: Die verminderten Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den niedrigeren Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Vorlage E 42/0016/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.06.2015 Seite: 2/5 Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Die Mittelabrechnungen für die Bildungsberatung werden erst im 2. Quartal erfolgen. Das Herabsetzen von Drittmitteln ist auf die Beendung des Projektes KursAktiv und eine entsprechende Neubewertung des Risikoportals zurückzuführen. Die Jahresprognose wird nach unten korrigiert, weil bisher kein Nachfolgeprojekt für KursAktiv akquiriert werden konnte. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Es stehen noch Erträge wie die Einnahmen aus Werbung im Programmheft aus. Aufwendungen: Zu 1.: Eine Reduzierung in der Jahresprognose wird vorgenommen, weil im Projektbereich die kalkulierten Personalkosten für KursAktiv wegfallen. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. Auch hier fallen kalkulierte Honorare für KursAktiv in der Jahresprognose weg. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Zu 4.: Es lagen noch nicht alle Abrechnungen vor. Zu 7.: Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen. zu 8: Bei Erstellung des Wirtschaftsplanentwurfs 2014 wurde von einer Weiterführung von KursAktiv ausgegangen. Das Projekt wird nicht weitergeführt, und damit fallen die kalkulierten Aufwendungen in dieser Position in der Jahresprognose weg. Die Weiterleitungen aus anderen Projekten sind im 1. Quartal noch nicht vollständig erfolgt. Vorlage E 42/0016/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.06.2015 Seite: 3/5 Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen. Zu 10.: Diese Position beinhaltet ebenfalls die Aufwendungen für die geringfügigen Wirtschaftsgüter (GWG), die im Berichtszeitraum im Wesentlichen noch nicht angefallen sind. Zu 12.: Diese Position enthält auch die Servicekosten der regio IT aus dem 1. Quartal, deren Rechnung bis zum Ende des Berichtszeitraumes noch nicht eingegangen ist. Zu 13.: Im Rahmen einer sparsamen Mittelbewirtschaftung finden weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt. Zu 15.: Es lagen noch nicht alle Abrechnungen aus dem 1. Quartal vor. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie andere Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht wurde. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Erläuterungen zur Jahresprognose Ein Risikoportal des Wirtschaftsplanes in 2015 in Höhe von 500 T €, entstanden durch  Tariferhöhungen bei den Personalkosten,  Preissteigerungen im Sachhaushalt,  geleistete Konsolidierungsbeiträge für den städtischen Haushalt soll durch Akquisition weiterer Drittmittel sowie durch Optimierung des Programmangebotes und durch Einsparungen aufgrund einer neuen, effizienteren Struktur der Volkshochschule geschlossen werden. Vorlage E 42/0016/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.06.2015 Seite: 4/5 Die Volkshochschule wurde im Januar erfolgreich von ZertPunkt als Trägerin für AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) Maßnahmen rezertifiziert. Seit Ende Februar findet wieder eine Maßnahme nach AZAV „Fachkraft für Gesundheitsmanagement und Medizintechnik“ (FaGeMed) statt. Die Sichtung von Förderprogrammen und damit die Akquisition von Projekten wird weiter vorangetrieben. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten 5 Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen 1. und 2. Semester der letzten 5 Jahre gesondert dargestellt. Es ist nur der Zeitraum von 5 Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um damit die Darstellung aktueller zu halten. Im Übrigen wird –wie bereits eingangs erwähnt- in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.03.2015 (mit Vorjahreswerten zum 31.03.2014) Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0016/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.06.2015 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2015- Zwischenbericht zum 31.03.2015 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 1. Quartal: TEUR Ansatz 3/12 Ist Abweichung TEUR 31.03.2015 TEUR absolut 396 22 326 690 15 1450 627 13 319 548 10 1516 230 -9 -7 -142 -5 66 Plan 1. Quartal: TEUR Ansatz 3/12 Ist Abweichung TEUR 31.03.2015 TEUR absolut 1428 409 8 43 44 13 23 180 85 15 16 10 43 3 6 44 0,3 4 0,5 35 119 6 9 0,03 2545 1330 229 4 36 45 14 28 174 74 9 13 10 36 1 6 39 13 0,1 35 119 5 10 0,01 2229 -98 -180 -4 -7 1 0,4 5 -6 -12 -6 -3 -7 -2 -5 9 0,4 -1 1 -0,02 -316 Abweichung Wirtschaftsplan 15: % 58,15 -41,89 -2,29 -20,63 -34,75 4,55 Jahresprognose Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2015 absolut 1585 89 1305 2761 61 5801 1605 89 1305 2540 61 5600 20 -221 -201 Jahresprognose Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 15: TEUR Ansatz TEUR TEUR % 31.12.2015 absolut -6,85 -43,88 -43,00 -16,94 1,33 3,55 22,89 -3,17 -13,85 -44,28 -22,74 -5,02 -17,56 -62,75 3,44 -12,14 -100,00 206,25 -78,53 0,00 0,00 -6,09 12,15 -60,00 -12,42 5710 1636 30 174 176 53 93 720 342 61 66 41 173 12 24 176 1 17 2 138 477 23 35 0,1 9838 5580 1609 30 174 176 53 93 680 342 61 66 38 173 12 24 176 1 17 1 138 477 23 35 0,1 9638 -130 -27 - 4037 -4037 Abweichung in % 1,25 0,00 0,00 -8,69 0,00 -3,58 Abweichung in % -2,33 -1,68 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -40 -5,88 - 0,00 -3 -7,94 0,00 0,00 0,00 0,00 - 0,00 -1 - -33,42 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -201 - 0,00 -2,08 0,00 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters I/2015 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzten 5 Jahre Stand: 23.04.2015 20000 18000 16000 I/2015 14000 12000 10000 Mittelwert aller Semester ab 2010 8000 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2010 6000 Mittelwert der Herbstsemester ab 2010 4000 2000 0 Wirtschaftsplan 2015 - Zwischenbericht zum 31.03.2015 - Vorjahreswerte 31.03.2014 Wirtschaftsplan 14: Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Plan 1. Quartal: Ist Ansatz Ansatz 3/12 31.03.2014 absolut 1596 115 1372 2888 61 6032 399 29 343 722 15 1508 662 16 336 562 1 1576 262 -13 -161 -14 68 Wirtschaftsplan 14: Plan 1. Quartal: Ist Ansatz 3/12 31.03.2014 absolut 5914 1673 30 168 182 59 96 520 161 88 69 45 220 31 25 164 1 18 3 146 477 23 38 100,0 1479 418 8 42 45 15 24 130 40 22 17 11 55 8 6 41 250 4 700,0 36 119 6 9 25,00 1339 248 3 40 39 14 30 216 118 10 14 9 38 2 6 39 -139 -170 -4 -2 -6 -1 6 86 10 411,8 36 119 6 9 28,0 9989 2497 2229 Ansatz Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen Abweichung Abweichung % 65,76 -44,18 -2,19 -22,23 -92,98 4,48 Abweichung Abweichung -12 -3 -2 -17 -6 - -2 5 -268 % -9,41 -40,66 -55,49 -5,69 -13,58 -7,53 24,45 66,42 193,26 -54,40 -18,83 -18,90 -30,80 -75,89 0,89 -4,32 -100,00 117,04 -41,18 0,00 0,00 -0,87 0,13 12,00 -10,73