Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Gebäudemanagement Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 26/0016/WP17 öffentlich 11.11.2014 E 26/00 Bericht des Gebäudemanagements zum Ergebnis der überörtlichen Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt zum Thema Portfoliomanagement und Lebenszykluskosten Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 02.12.2014 10.12.2014 BAGbM Rat Kenntnisnahme Kenntnisnahme Beschlussvorschläge: 1. Der Betriebsausschuss nimmt den Bericht des Gebäudemanagements zum Ergebnis der überörtlichen Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt zum Thema „Portfoliomanagement und Lebenszykluskosten“ zur Kenntnis. 2. Nach Kenntnisnahme durch den Betriebsausschuss des Gebäudemanagements nimmt der Rat der Stadt Aachen den Bericht des Gebäudemanagements zum Ergebnis der überörtlichen Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt zum Thema „Portfoliomanagement und Lebenszykluskosten“ zur Kenntnis. Vorlage E 26/0016/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.11.2014 Seite: 1/3 Erläuterungen: Durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA NRW) wurde einen Fragebogen mit insgesamt 40 Detailfragen zu dem Themenkomplex „Portfoliomanagement und Lebenszykluskosten“ konzipiert. Gegenstand der Prüfung sind die kommunalen Gebäude, die sie bewirtschaftenden Einheiten und die gesamtstädtischen Rahmenbedingungen, die für immobilienwirtschaftliche Steuerung in einer Kommune bestehen. Die 23 kreisfreien Städte in NRW werden zu diesem Themenkreis befragt und im Anschluss erfolgt eine Bewertung, in welchem Maße die an ein professionelles Portfolio-Management zu stellenden Anforderungen bereits erfüllt werden. Dies vor dem Hintergrund, dass kommunale Immobilien ein erhebliches Finanzvolumen binden und hohe Folgekosten (Lebenszykluskosten) verursachen und somit professionell und zielgerichtet gesteuert werden müssen. Die Prüfung erfolgte in Aachen durch die Gemeindeprüfungsanstalt begleitend zur Prüfung der schulisch genutzten Objekte. Aus dem nunmehr vorliegenden Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt geht hervor, dass der Erfüllungsgrad der Kriterien bezogen auf die Gebäudewirtschaft der Stadt Aachen insgesamt bei 84% liegt, d.h. die Anforderungen sind laut Gemeindeprüfungsanstalt bereits zu großen Teilen erfüllt. Die organisatorische Ausgestaltung der gebäudewirtschaftlichen Aufgaben an zentraler Stelle im Gebäudemanagement der Stadt Aachen wird positiv hervorgehoben. Die entscheidungsrelevanten Daten für eine immobilienwirtschaftliche Steuerung liegen laut Gemeindeprüfungsanstalt in Aachen in transparenter Form vor. Die Gemeindeprüfungsanstalt trifft in ihrem Bericht folgende Feststellung: „ Die GPA NRW beurteilt die organisatorische Ausgestaltung der gebäudewirtschaftlichen Aufgaben sowie die vorhandene Datenqualität und -transparenz in Aachen als vorbildlich“. Und weiterhin: „Möglichkeiten zur weiteren Optimierung sieht die GPA NRW nur in geringem Umfang“. Nachfolgend sind die Erfüllungsgrade laut GPA NRW bezogen auf die unterschiedlichen Themenbereiche dargestellt:  IT-Systeme und Datengrundlage: 97 %  Lebenszykluskosten (Einzelgebäude) 85 %  Lebenszykluskosten (Portfolio der Gebäude), Standortentscheidungen 64 %  Lebenszykluskostenmanagement (Einzelgebäude) 82 %  Organisation des Portfoliomanagements 83 %  Kennzahlensystem 77 % Vorlage E 26/0016/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.11.2014 Seite: 2/3 Handlungs- bzw. weiteren Optimierungsbedarf sieht die Gemeindeprüfungsanstalt in der:  Verbindlichen Regelung des Verfahren zur Portfoliosteuerung unter stärkerem Einbezug der Gebäude der städtischen Beteiligungen  Definition konkreter Flächenziele zu allen Gebäudegruppen  Erweiterung des bestehenden Ziel- und Kennzahlensystems sowie des Controllings und Berichtswesens um Kennzahlen zu den Lebenszykluskosten. Die Verwaltung wird sich mit diesen Empfehlungen der GPA NRW auseinander setzen und unter anderem zum Verfahren zur Portfoliosteuerung Vorschläge entwickeln. Konkrete Flächenziele zu allen Gebäudegruppen sollen in Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern, Vorstand und Politik definiert werden. Zur Erweiterung des bestehenden Ziel- und Kennzahlensystems sollen - nach Möglichkeit im Verbund mit anderen Kommunen - effiziente und dv-gestützte Lösungen zur Optimierung des bereits bestehenden Controlling-Systems und Berichtswesens entwickelt werden. Ziel ist es, den Entscheidungsträgern in Verwaltung, Vorstand und Politik Daten nicht nur im Einzelfall, sondern turnusmäßig aufbereitete entscheidungsrelevante Daten zur Verfügung stellen zu können. Dies muss jedoch mit vertretbarem Aufwand erfolgen. Anlage/n: Auszug aus dem Prüfungsbericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW Vorlage E 26/0016/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.11.2014 Seite: 3/3 Anlage 1 Anlage 1: Erfüllungsgrad „Portfoliomanagement und Lebenszykluskosten“ (Auszug aus dem vorläufigen Bericht der GPA NRW zur überörtlichen Prüfung Schulen und Sport der Stadt Aachen im Jahr 2014) Fragen Erfüllungsgrad Bewertung / Skalierung Gewichtung erreichte Punkte Optimalwert Organisation des Portfoliomanagements Bestehen klare und nachhaltige Zielvorgaben des VV/ der Politik zur Optimierung des Immobilienbestandes? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Wird die Zielerreichung bzw. die Einhaltung der strategischen und operativen Vorgaben kontinuierlich überprüft und gemessen? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Besteht eine zentrale Stelle innerhalb der Verwaltung, die federführend für die strategische Immobilienportfoliosteuerung und Vorbereitung entsprechender Entscheidungen in VV und Politik zuständig ist? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Gibt es ein festes Regelwerk, das ein verbindliches Verfahren zur Portfoliosteuerung vorgibt? überwiegend erfüllt 1 2 2 6 Wird der vorhandene Gebäudebestand im Sinne einer systematischen Portfolioanalyse kontinuierlich auf seine Notwendigkeit für die kommunale Aufgabenerfüllung kritisch hinterfragt/überprüft? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Werden in das zentrale Portfoliomanagement auch die Immobilien der städtischen Beteiligungen (Konzernsteuerung "Immobilien") einbezogen? ansatzweise erfüllt 1 2 2 6 Punktzahl Organisation des Portfoliomanagements 40 48 Erfüllungsgrad Organisation des Portfoliomanagements 83 IT-Systeme und Datengrundlagen Ist eine Gebäudeübersicht vorhanden? Können Bruttogrundflächen, Nutzflächen, die Gebäudeanzahl ohne Rechercheaufwand angegeben werden? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Sind die Gebäudedaten strukturiert, z.B. in einem CAFM-System erfasst und wird das System permanent gepflegt? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Sind die Gebäudekosten strukturiert, z.B. in einem kaufmännischen System erfasst und wird das System permanent gepflegt? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Werden zyklisch Berichte aus den Systemen erstellt und den Entscheidungsträgern zur Steuerung des Portfolios weitergeleitet? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Gibt es für alle Gebäude ein Instandhaltungs- und Sanierungskataster? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Ist der Sanierungs- und Instandhaltungsstau ermittelt? vollständig erfüllt 3 2 6 6 überwiegend erfüllt 2 2 4 6 vollständig erfüllt 3 2 6 6 Werden das Instandhaltungs- und Sanierungskataster jährlich aktualisiert? Verfügen Sie über ein Vertragskataster für externe Services und Dienstleistungen? Fragen Wird das Vertragskataster zyklisch aktualisiert, erfolgen zyklische Neuausschreibungen? Gewichtung erreichte Punkte Optimalwert 2 6 6 Punktzahl IT-Systeme und Datengrundlagen 64 66 Erfüllungsgrad vollständig erfüllt Bewertung / Skalierung 3 Erfüllungsgrad IT-Systeme 97 Lebenszykluskostenmanagement (Einzelgebäude) Haben Sie für Ihre Gebäude jeweils ein Betriebskonzept in dem die wichtigsten Fakten/Vorgaben zum Betrieb des Gebäudes erfasst sind? überwiegend erfüllt 2 2 4 6 Berücksichtigen Sie zukünftige Nutzungsänderungen und die erforderlichen Anpassungen bereits in Ihren Planungen? überwiegend erfüllt 2 1 2 3 Haben Sie einen Instandhaltungskatalog je Gebäude? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Kennen Sie die notwendigen Instandhaltungsraten je Gewerk oder Anlage? ansatzweise erfüllt 1 2 2 6 Haben Sie einen Sanierungskatalog je Gebäude? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Kennen Sie die technischen Nutzungsdauern Ihrer Gebäude, Gewerke und Anlagen? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Punktzahl Lebenszykluskostenmanagement (Einzelgebäude) 32 39 Erfüllungsgrad Lebenszykluskostenmanagement (Einzelgebäude) 82 Lebenszykluskosten (Portfolio der Gebäude), Standortentscheidungen Werden die Gebäude- und Nutzungskosten im Rahmen einer Lebenszykluskostenbetrachtung zusammengeführt und ausgewertet? ansatzweise erfüllt 1 1 1 3 Erfolgt eine standortübergreifende Betrachtung der Lebenszykluskosten? ansatzweise erfüllt 1 2 2 6 Erfolgt eine langfristige Untersuchung der Wirtschaftlichkeit von Einzelgebäuden in Form von detaillierten Wirtschaftlichkeitsberechnungen? ansatzweise erfüllt 1 3 3 9 Werden bei Standortentscheidungen Szenarienberechnungen beispielweise Neubau vs. Sanierung erstellt? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Beträgt der Betrachtungszeitraum der Berechnungen mindestens 20-30 Jahre? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Punktzahl Lebenszykluskosten (Portfolio der Gebäude), Standortentscheidungen 21 33 Erfüllungsgrad Lebenszykluskosten (Portfolio der Gebäude), Standortentscheidungen 64 Lebenszykluskosten (Einzelgebäude) Definieren Sie bei Neubauten oder umfangreichen Sanierungen Zielwerte die seitens der Planungsbeteiligten erreicht werden müssen? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Führen Sie LZK-Berechnungen in sehr frühen Planungsphasen, Bsp. Wettbewerb oder VOFVerfahren durch (gegebenenfalls durch Dritte, z.B. Architekten oder Fachplaner) ? vollständig erfüllt 3 3 9 9 Sind die Lebenszykluskosten - nicht nur die Energiekosten - ein Entscheidungsmerkmal für die Auswahl des Entwurfs? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Fragen Erfüllungsgrad Bewertung / Skalierung Gewichtung erreichte Punkte Optimalwert Werden die Berechnungen detailliert und nicht über Kennzahlen (Mittelwerte o.ä.) erstellt? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Werden die LZK-Berechnungen in den wesentlichen HOAI-Phasen (2,3,5) aktualisiert? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Werden alle Nutzungskostenarten der DIN 18960 in den LZK-Berechnungen berücksichtigt? vollständig erfüllt 3 1 3 3 Werden die zu erwartenden Preissteigerungsraten je Kostenart in den Berechnungen berücksichtigt? vollständig erfüllt 3 1 3 3 Erfolgen die LZK-Berechnungen dynamisch in einem VoFi-Modell? nicht erfüllt 0 3 0 9 Betrachten Sie bei den Maßnahmen zur Optimierung der Energiekosten auch die zukünftigen Instandhaltungs- und Sanierungskosten? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Geben Sie Standards bezüglich des Energieverbrauchs Ihrer Gebäude (Plusenergie, Passivhaus, etc.) vor? vollständig erfüllt 3 1 3 3 Punktzahl Lebenszykluskosten (Einzelgebäude) 51 60 Erfüllungsgrad Lebenszykluskosten (Einzelgebäude) 85 Kennzahlensystem Ist ein Kennzahlensystem zur Erfassung und Auswertung der Lebenszykluskosten im Einsatz? überwiegend erfüllt 2 3 6 9 Werden die Kennzahlen Lebenszykluskosten zyklisch ausgewertet? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Sind detaillierte Kennzahlen zu Errichtungskosten vorhanden? vollständig erfüllt 3 1 3 3 Sind detaillierte Kennzahlen zu Nutzungskosten vorhanden? vollständig erfüllt 3 2 6 6 Werden Maßnahmen ergriffen, wenn aus dem Kennzahlensystem deutliche Abweichungen erkennbar sind? vollständig erfüllt 3 2 6 6 ansatzweise erfüllt 1 3 3 9 Punktzahl Kennzahlensystem 30 39 Gibt es Szenarienberechnungen für unwirtschaftliche Gebäude? Erfüllungsgrad Kennzahlensystem 77 Gesamtauswertung Punktzahl gesamt Erfüllungsgrad gesamt 238 285 84