Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Gebäudemanagement Beteiligte Dienststelle/n: E 26/0017/WP17 öffentlich 11.11.2014 E 26/00 Jahresabschluss und Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2013 dazu Vortrag des Wirtschaftsprüfers Fundus Revision Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 02.12.2014 10.12.2014 BAGbM Rat Anhörung/Empfehlung Entscheidung Beschlussvorschlag für den Betriebsausschuss Gebäudemanagement: Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresabschluss sowie den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2013 mit einer Bilanzsumme von 601.604.499,19 Euro und einem Jahresverlust von 12.040.115,52 Euro festzustellen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresverlust aus 2013 auf neue Rechnung vorzutragen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt, gemäß § 10 EigVO NRW einen Ausgleich der seit 2008 vorgetragenen Jahresverluste aus der Gewinn- und Kapitalrücklage der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ab dem Jahresabschluss 2014 zu beschließen. Der Betriebsausschuss beschließt die Entlastung der Betriebsleitung gemäß § 5 Absatz 5 EigVO NRW. Jahresabschluss und Lagebericht 2013 sind Bestandteil dieses Beschlusses und der Originalniederschrift beigefügt. Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt: Der Rat der Stadt beschließt auf Empfehlung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement, den Jahresabschluss sowie den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2013 mit einer Bilanzsumme von 601.604.499,19 Euro und einem Jahresverlust von 12.040.115,52 Euro festzustellen. Vorlage E 26/0017/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.11.2014 Seite: 1/4 Der Rat der Stadt beschließt, den Jahresverlust 2013 auf neue Rechnung vorzutragen. Der Rat der Stadt beschließt, gemäß § 10 EigVO NRW einen Ausgleich der seit 2008 vorgetragenen Jahresverluste mit der Gewinnrücklage und der Allgemeinen Rücklage der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ab dem Jahresabschluss 2014 vorzunehmen. Er beschließt weiterhin die Entlastung des Betriebsausschusses gemäß § 4 c) der EigVO NRW. Jahresabschluss und Lagebericht 2013 sind Bestandteil dieses Beschlusses und der Originalniederschrift beigefügt. Vorlage E 26/0017/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.11.2014 Seite: 2/4 Erläuterungen: Gemäß § 5 der Betriebssatzung und § 26 der EigVO NRW sind der von der Betriebsleitung zu erstellende Jahresabschluss und der Lagebericht dem Betriebsausschuss vorzulegen, damit dieser die Feststellung nach § 9 der Betriebssatzung durch den Rat vorbereiten kann. Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang sowie Lagebericht. Der Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2013 weist zum 31.12.2013 eine Bilanzsumme von 601.604.499,19 Euro und einen Jahresverlust von 12.040.115,52 Euro aus. Der Betrieb schließt auch in 2013 mit einem Verlust ab. Ursächlich für diesen Verlust sind die dem Betrieb seit 2008 nicht mehr erstatteten gebäudebezogenen Abschreibungen im Zusammenhang mit der Umstellung des städtischen Haushalts auf die Vorschriften des NKF-Gesetzes. Aus diesem Grund war für 2013 ein planmäßiger Verlust in Höhe von 12,68 Mio. Euro zu erwarten; dieser konnte letztlich um rd. 0,64 Mio. Euro verringert werden. Laut § 10 der EiGVO NRW ist ein Jahresverlust, soweit er nicht aus Haushaltsmitteln der Gemeinde ausgeglichen wird, auf neue Rechnung vorzutragen, wenn hierdurch die erforderliche Eigenkapitalausstattung des Betriebes nicht gefährdet wird. Da diese aufgrund der Eigenkapitalquote des Betriebes nicht gefährdet wird - sie beträgt noch 34,4 % (zum Vergleich Vorjahr: 35,8 %) unter Berücksichtigung des Jahresfehlbetrages aus 2013 - schlägt die Betriebsleitung in Abstimmung mit der Finanzverwaltung vor, den Jahresverlust 2013 in Höhe von 12,04 Mio. Euro auf neue Rechnung vorzutragen. Der Verlustvortrag der Jahre 2008 bis einschließlich 2013 erhöht sich somit auf 68.663.416,23 Euro zum 31.12.2013. Nach EigVO § 10 kann ein nach Ablauf von 5 Jahren nicht getilgter Verlustvortrag durch Abbuchung von den Rücklagen ausgeglichen werden, wenn dies die Eigenkapitalausstattung der Einrichtung zulässt. Im Rahmen der Beschlussfassung zum Jahresabschluss 2013 wird in Abstimmung mit der Finanzverwaltung vorgeschlagen, einen Ausgleich der seit 2008 vorgetragenen Jahresverluste mit der Gewinnrücklage und der Kapitalrücklage der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung erstmalig ab dem Jahresabschluss 2014 vorzunehmen. Mit Beschlussfassung des Betriebsausschusses vom 23.04.2013 und Zustimmung der Gemeindeprüfungsanstalt vom 16.01.2014 wurde die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Fundus Revision GmbH, Binger Straße 22 in 55122 Mainz mit der Prüfung des Jahresabschlusses 2013 betraut. Die Fundus Revision GmbH hat den Abschluss zum 31.12.2013 geprüft und mit Datum vom 17. Juli 2014 einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt. Der Abschlussbericht wurde der Gemeindeprüfungsanstalt zur Erteilung des Prüfvermerks übersandt. Diese teilte mit Schreiben vom 03.09.2014 mit, dass sie den erteilten Bestätigungsvermerk des Wirtschaftsprüfers wie folgt ergänzen wird: Vorlage E 26/0017/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.11.2014 Seite: 3/4 „Das Gebäudemanagement der Stadt Aachen hat das Wirtschaftsjahr 2013 mit einem Jahresfehlbetrag von 12.040.115,52 Euro abgeschlossen. Nach § 9 Absatz 1 EigVO ist auf die Erhaltung des Sondervermögens Bedacht zu nehmen. Dies schließt grundsätzlich planmäßige Verluste und einen damit einhergehenden zielgerichteten Eigenkapitalverzehr aus. Zudem sind sämtliche Leistungsbeziehungen zwischen Betrieb und Stadt nach § 10 Abs. 2 EigVO angemessen zu vergüten. Als angemessene Vergütung kann eine Abrechnung zu marktüblichen Preisen oder zu Selbstkosten (d.h. kostendeckend) angesehen werden.“ Hinweis Wegen des beträchtlichen Umfanges des Prüfungsberichtes wurde dieser aus Kostengründen in gedruckter Form lediglich den Mitgliedern des Betriebsausschusses, der Finanzverwaltung und dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder des Rates werden gebeten, bei Bedarf über das Ratsinformationssystem „Allris“ im Intranet Einsicht in den Prüfungsbericht zu nehmen. Anlage/n: Anlage 1: Bericht Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.Dezember 2013 und des Lageberichts für das Wirtschaftsjahr 2013 Anlage 2: Erläuterungen zu den Posten des Jahresabschlusses zum 31.Dezember 2013 Vorlage E 26/0017/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.11.2014 Seite: 4/4 Bericht Prüfung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2013 und des Lageberichts für das Wirtschaftsjahr 2013 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Aachen INHALTSVERZEICHNIS Seite A. Prüfungsauftrag 1 B. Grundsätzliche Feststellungen 3 I. Stellungnahme zur Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung 3 II. Entwicklungsbeeinträchtigende Tatsachen 5 C. D. Durchführung der Prüfung 7 I. Gegenstand der Prüfung 7 II. Art und Umfang der Prüfung 9 Feststellungen zur Rechnungslegung 12 I. Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung 12 1. Buchführung und weitere geprüfte Unterlagen 12 2. Jahresabschluss 12 3. Lagebericht 12 II. E. Gesamtaussage des Jahresabschlusses 13 Rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse 14 I. Rechtliche Grundlagen 14 II. Wirtschaftliche Grundlagen 14 III. Wirtschaftsplan 16 IV. Ertragslage 18 V. Vermögenslage 24 VI. Finanzlage 27 F. Feststellungen gemäß § 53 HGrG 29 G. Wiedergabe des Bestätigungsvermerks 31 H. Schlussbemerkung 32 ANLAGENVERZEICHNIS Anlage Bilanz zum 31. Dezember 2013 I Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 01. Januar 2013 bis 31. Dezember 2013 II Anhang für das Wirtschaftsjahr 2013 III/1-12 Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2013 IV/1-20 Rechtliche Grundlagen der Einrichtung V/1-3 Wirtschaftliche Grundlagen der Einrichtung VI/1-5 Feststellungen gemäß § 53 HGrG (Fragenkatalog IDW PS 720) VII/1-13 Allgemeine Auftragsbedingungen Aus technischen Gründen können in den Tabellen geringfügige Rundungsdifferenzen auftreten. Seite 1 A. Prüfungsauftrag Gemäß Beschluss des Betriebsausschusses vom 30. April 2013 sind wir zum Abschlussprüfer für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen Aachen – im Folgenden auch kurz Gebäudemanagement oder Einrichtung genannt – für das Wirtschaftsjahr 2013 gewählt worden. Die Betriebsleitung hat uns demzufolge mit Vertrag vom 05./18. Februar 2014 den Auftrag zur Prüfung des Jahresabschlusses unter Einbeziehung der Buchführung und des Lageberichts zum 31. Dezember 2013 erteilt. Der Prüfungsauftrag ist mit Zustimmung der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA) gemäß Schreiben vom 16. Januar 2014 abgeschlossen worden. Die Prüfungshinweise der GPA haben wir beachtet. Der Auftrag beinhaltet darüber hinaus die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Tätigkeit der Betriebsleitung und der wirtschaftlichen Verhältnisse gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz. Das Gebäudemanagement wird als Sondervermögen der Stadt Aachen mit Sonderrechnung geführt. Grundlage für die Prüfung bildet § 106 Abs. 1 und 3 GemO iVm der Landesverordnung über die Durchführung der Jahresabschlussprüfung bei Eigenbetrieben und prüfungspflichtigen Einrichtungen und § 19 der Betriebssatzung. Bei der Erstellung des Prüfungsberichts sind die Bestimmungen des § 321 HGB sowie der IDW Prüfungsstandard: Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlussprüfungen (IDW PS 450) und der IDW Prüfungshinweis: Berichterstattung über die Prüfung öffentlicher Unternehmen (IDW PH 9.450.1) beachtet worden. Art und Umfang sowie die Ergebnisse unserer Prüfung sind in den nachstehenden Abschnitten des Prüfungsberichts dargelegt. Der geprüfte Jahresabschluss ist in den Anlagen I bis III (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang), der geprüfte Lagebericht in der Anlage IV dem Prüfungsbericht beigefügt. Auftragsgemäß haben wir zusätzlich einen Erläuterungsbericht erstellt. Dieser enthält gesetzlich nicht vorgeschriebene Aufgliederungen und Hinweise zu den einzelnen Posten des Jahresabschlusses 2013 unter Angabe der Vorjahreszahlen. Seite 2 Wir bestätigen analog § 321 Abs. 4a HGB, dass wir bei unserer Abschlussprüfung die anwendbaren Vorschriften zur Unabhängigkeit beachtet haben. Für die Durchführung des Auftrags und unsere Verantwortlichkeit sind – auch im Verhältnis zu Dritten – die diesem Bericht als Anlage beigefügten Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 01. Januar 2002 maßgebend. Seite 3 B. Grundsätzliche Feststellungen I. Stellungnahme zur Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung Die Betriebsleitung macht im Jahresabschluss und vor allem im Lagebericht die folgenden wesentlichen Angaben zur Lage der Einrichtung: Das Gebäudemanagement ist unverändert mit der zentralen Bewirtschaftung von bebauten städtischen Liegenschaften befasst. Der Betriebsgegenstand umfasst in diesem Zusammenhang die Bereiche: Neu-, Um- und Erweiterungsbau, Instandhaltung sowie An- und Vermietung sowie infrastrukturelle Dienste. Funktional ist das Gebäudemanagement in die Fachabteilungen: Kaufmännisches sowie hochbautechnisches, infrastrukturelles und technisches Gebäudemanagement gegliedert. Im Bereich Forschung und Entwicklung wird von der Betriebsleitung die Zusammenarbeit mit der Regio IT GmbH zwecks Weiterentwicklung des Energie Monitoring-Systems betrieben. Betriebsinterne Kapazitäten für Forschung und Entwicklung werden generell nicht vorgehalten. Im Hinblick auf die gesamtwirtschaftlichen und branchenbezogenen Rahmenbedingungen werden von der Betriebsleitung vor allem die angespannte Haushaltslage einerseits bei gleichzeitigem Anstieg des Komplexitätsgrads von Bauvorhaben und des permanenten Anstiegs der gesetzlichen Vorschriften und Auflagen andererseits genannt. Der Geschäftsverlauf ist im Berichtsjahr im Hinblick auf die wirtschaftliche Situation der Einrichtung weitgehend planmäßig und stabil verlaufen. Das Investitionsvolumen umfasst im Berichtsjahr T€ 18.554. Budgetüberschreitungen konnten innerhalb des Wirtschaftsplans ausgeglichen werden. Die Instandhaltungen sind weiter ausgedehnt worden; die diesbezüglichen Aufwendungen betragen im Berichtsjahr T€ 8.194. Die Beschäftigtenzahl einschl. Betriebsleitung ist mit 191 Personen im Jahresdurchschnitt gegenüber dem Vorjahr leicht rückläufig gewesen. Die Ertragslage hat sich im Berichtsjahr erneut – durchaus planmäßig – ungünstig gestaltet. Das Gebäudemanagement weist in 2013 infolge nicht durch den Einrichtungsträger ausgeglichener Abschreibungen auf das Anlagevermögen einen Jahresverlust in Höhe von –T€ 12.040 aus. Das veranschlagte negative Ergebnis des Erfolgsplans von –T€ 12.684 ist leicht unterschritten worden. Das operative Ergebnis hat sich gegenüber dem Vorjahr deutlich verbessert und weist nunmehr mit T€ 819 einen positiven Wert auf. Die Ertragslage wird unverändert in hohem Maß von dem sehr hohen negativen Finanzergebnis im Umfang von –T€ 11.097 beeinflusst. Seite 4 Die Vermögens- und Kapitalstrukturen des Gebäudemanagements sind geordnet, werden jedoch auch in 2013 aufgrund der nicht vollständigen Erstattung der Abschreibungen durch den Einrichtungsträger, verbunden mit dem wiederum hohen Jahresverlust ungünstig beeinflusst. Die Bilanzsumme zum 31. Dezember 2013 beträgt T€ 601.604. Auf der Aktivseite dominiert weiterhin unverändert das Anlagevermögen mit einem Volumen von T€ 579.136. Innerhalb des Anlagevermögens bilden die Grundstücke und Gebäude mit T€ 552.073 den überragenden Posten. Die Betriebsleitung macht in diesem Zusammenhang darauf aufmerksam, dass das hohe Anlagevermögen zu einer entsprechend hohen Fixkostenbelastung sowie einer hohen Kapitalbindung führt. Die Abschreibungen laut GuV-Rechnung liegen leicht über den Anlagezugängen, sodass in 2013 der Werteverzehr des Anlagevermögens nahezu vollständig durch Investitionen ausgeglichen werden konnte. Das Umlaufvermögen beläuft sich auf nur T€ 22.429. Auf der Passivseite umfasst das Eigenkapital zum 31. Dezember 2013 insgesamt T€ 207.057 bei einer Eigenkapitalquote von 34,4 %. Das Eigenkapital und die Eigenkapitalquote sind – wie bereits in den Vorjahren – weiter gesunken. Der eigenkapitalähnliche Sonderposten für Investitionszuschüsse hat infolge weiterer Zuführungen auf T€ 96.817 zugenommen. Das Fremdkapital (Rückstellungen und Verbindlichkeiten) beträgt insgesamt T€ 295.780 und entfällt mit T€ 255.221 weit überwiegend auf Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger. Das Fremdkapital ist gegenüber dem Vorjahr geringfügig um T€ 1.513 gestiegen. Das Gebäudemanagement weist am 31. Dezember 2013 einen negativen Finanzmittelfonds in Höhe von –T€ 172 auf. Den positiven Mittelzuflüssen aus der laufenden Geschäftstätigkeit und aus der Finanzierungstätigkeit steht der Mittelabfluss aus der Investitionstätigkeit entgegen. Im Lagebericht werden die von der Einrichtung zur Steuerung und Analyse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage herangezogenen finanziellen Leistungsindikatoren benannt. Bei den nichtfinanziellen Leistungsindikatoren werden Organisationsvorteile, Mitarbeiterbelange, Umwelt- und Klimaaspekte sowie Nachhaltigkeitskriterien angegeben. Als wichtiges Ereignis nach Ablauf des Berichtsjahrs wird das von der Betriebsleitung erstellte und dem Betriebsausschuss im Mai 2014 vorgelegte sog. Positionspapier benannt. Das Positionspapier enthält vor allem Aussagen zu den seit der Betriebsgründung in 2004 veränderten Rahmenbedingungen und den daraus resultierenden erforderlichen Anpassungen. Die Betriebsleitung betont im Lagebericht, dass auch zukünftig weitere organisatorische Neuausrichtungen und personelle Anpassungen notwendig sind, um die Einrichtung zukunftsfällig zu erhalten. Hinsichtlich des Jahresergebnisses 2014 bewegt man sich auf dem erwarteten Niveau lt. Wirtschaftsplan. Seite 5 Die Betriebsleitung sieht die wesentlichen generellen Risiken in Preiserhöhungen bzw. Tarifsteigerungen, in Folgekosten von Neubauvorhaben und Nutzungsintensivierungen, im Instandhaltungsstau, in der existenzbeeinträchtigenden Aufzehrung des Eigenkapitals infolge abschreibungsbedingter Jahresverluste sowie im Personalbereich. Die übrigen Risiken sind im Einzelnen detailliert benannt. Im Rahmen der Risikobetrachtung werden seitens der Betriebsleitung diverse vorgenommene Maßnahmen zur Minimierung der Risiken angeführt. Eine besondere Bedeutung wird dabei dem sich in 2013 weiter fortentwickelten Risikomanagement beigemessen. In diesem Zusammenhang werden von der Betriebsleitung im Lagebericht auch Empfehlungen an die Entscheidungsgremien ausgesprochen. Chancen werden in der Fortführung von diversen Optimierungsmaßnahmen gesehen. Die Bereiche, auf die sich die Optimierungsmaßnahmen beziehen, werden im Einzelnen im Lagebericht benannt. Hinsichtlich der Verwendung von Finanzinstrumenten sind für die Betriebsleitung keine besonderen Risiken erkennbar. Zweigniederlassungen bestehen nicht. Abschließend wird im Lagebericht darauf hingewiesen, dass die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung im Rahmen der Abschlussprüfung 2012 zu keinen Beanstandungen geführt hat. Zusammenfassend stellen wir fest, dass die Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung angemessen und zutreffend ist. Das zukünftige Chancen- und Risikoprofil ist plausibel und folgerichtig abgeleitet. II. Entwicklungsbeeinträchtigende Tatsachen Die Stadt Aachen hatte im Zusammenhang mit der Umstellung des städtischen Haushaltes auf die Vorschriften des NKF-Gesetzes am 03. Januar 2008 beschlossen, für die Gebäudenutzung dem Gebäudemanagement nicht mehr den vollen Gebäudeaufwand zu erstatten. Der Saldo in Höhe von T€ 15.989 aus den Abschreibungen (T€ 19.106) einerseits abzüglich der Erträge aus der Auflösung des Sonderpostens aus Investitionszuschüssen (T€ 3.117) andererseits ist demgemäß im Berichtsjahr nicht vollständig, sondern lediglich mit einem vergleichsweise sehr geringen Betrag von T€ 1.500 vergütet worden. Der nicht vergütete Anteil von T€ 14.489 hat im Wesentlichen zu dem Jahresverlust 2013 von –T€ 12.040 geführt. Seite 6 Mittel- und langfristig führt dieses Vorgehen zu einer deutlichen Reduzierung des Eigenkapitals der Einrichtung und zu einer Beeinträchtigung der Entwicklung des Gebäudemanagements. Die in § 109 GO NW geforderte nachhaltige Erfüllung des öffentlichen Zwecks, für den die Einrichtung gegründet wurde, ist unter Beibehaltung der dargestellten Vorgehensweise insofern beeinträchtigt. Seite 7 C. Durchführung der Prüfung I. Gegenstand der Prüfung Gegenstand unserer Prüfung bildet die Einhaltung der Bestimmungen des HGB und Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (EigVO NRW), der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie der satzungsmäßigen Vorschriften zum Jahresabschluss per 31. Dezember 2013 und zum Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2013. Den Lagebericht haben wir auch daraufhin geprüft, ob er mit den von uns bei der Prüfung des Jahresabschlusses erlangten Erkenntnissen in Einklang steht und damit ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt; dabei ist auch geprüft worden, ob die gesetzlichen Anforderungen zu: · den Grundlagen der Gesellschaft, · dem Wirtschaftsbericht, · dem Nachtragsbericht, · dem Prognosebericht, · dem Chancen- und Risikobericht, · der Risikoberichterstattung über die Verwendung von Finanzinstrumenten, · dem Bericht über Zweigniederlassungen – soweit relevant – erfüllt sind. Darüber hinaus haben wir auftragsgemäß die Ordnungsmäßigkeit der Tätigkeit der Betriebsleitung und die wirtschaftlichen Verhältnisse entsprechend § 53 HGrG geprüft. Verantwortlich für die Rechnungslegung und die uns gegenüber gemachten Angaben ist die Betriebsleitung des Gebäudemanagements Aachen. Bei der Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts sind die Vorschriften der §§ 317 ff. HGB unter Berücksichtigung der IDW Prüfungsstandards beachtet worden. Bei der Prüfung nach § 53 HGrG haben wir die Vorschriften des Haushaltsgrundsätzegesetzes sowie die vom IDW vorgegebenen Bestimmungen beachtet. Eine spezielle und gezielte Ausrichtung auf eine Unterschlagungsprüfung oder auf die Prüfung der Einhaltung von Vorschriften, die keine wesentlichen Rückwirkungen auf den Jahresabschluss und den Lagebericht haben, ist nicht erfolgt. Die Prüfung der Vollständigkeit und der Angemessenheit des Versicherungsschutzes ist ebenfalls nicht Gegenstand des Prüfungsauftrags. Die Jahresabschlussprüfung und auch die Prüfung nach § 53 HGrG sind nicht auf die Beurteilung der Zweckmäßigkeit und Angemessenheit der im Rechnungswesen erfassten Geschäftsvorfälle ausgerichtet. Seite 8 Seite 9 II. Art und Umfang der Prüfung Ausgangspunkt der zu prüfenden Rechnungslegung und damit unserer Prüfungshandlungen bildet der mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehene und vom Rat der Stadt Aachen festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2012. Anhand von System- und Funktionstests, analytischen Prüfungshandlungen sowie Einzelfallprüfungen haben wir relevante Kenntnisse zur Ordnungsmäßigkeit der im Wirtschaftsjahr 2013 angewandten Bilanzierungs-, Bewertungs- und Gliederungsvorschriften erlangt. Als Bestandsnachweise für die Vermögens- und Schuldposten sind u. a.: · Bankauszüge, · Saldenbestätigungen, · Ein- und Ausgangsrechnungen, · Darlehensverträge sowie zugehörige Zins- und Tilgungspläne, · sonstige Verträge, · Bewilligungsbescheide für Fördermittel, · sonstige relevante Originalbelege, · Schriftverkehr mit der Stadt Aachen, · Anlageverzeichnis, · Saldenlisten und Offene Posten-Listen für Debitoren und Kreditoren, · Saldenbestätigungen ausgewählter Debitoren und Kreditoren, · interne Bestandsaufnahmen, · sonstige einrichtungsinterne Aufstellungen und Berechnungen herangezogen worden. Eine Begehung diverser Grundstücke und Bauten haben wir im Rahmen unserer Prüfung zusammen mit dem Abteilungsleiter Hochbau und weiteren Mitarbeitern des Gebäudemanagements vorgenommen. Saldenbestätigungen sind in ausgewählten Stichproben für die Debitoren und Kreditoren angefordert und ausgewertet worden. Ein Abstimmungsnachweis für das Verrechnungskonto mit der Stadt Aachen ist von der Stadtkasse eingeholt worden. Weitere Abstimmungsnachweise von verbundenen Unternehmen und Beteiligungsunternehmen der Stadt Aachen haben nicht vorgelegen; wir haben uns jedoch anhand von Originalbelegen von der Ordnungsmäßigkeit der ausgewiesenen Bestände überzeugt. Seite 10 Auskünfte über Rechtsangelegenheiten haben wir vom Fachbereich Recht und Versicherung der Stadt Aachen erlangt. Auskünfte über steuerliche Verhältnisse haben wir vom Fachbereich Finanzsteuerung der Stadt Aachen erlangt. Auf der Grundlage des Risikoprofils für die einzelnen Prüffelder sowie der betriebsspezifischen Gegebenheiten im Berichtsjahr andererseits haben wir die Prüfung geplant und dabei schwerpunktmäßig: · die in den Sachanlagen ausgewiesenen Zu- und Abgänge sowie ausgewählte Abschreibungssätze, · ausgewählte Posten der sonstigen Rückstellungen, · ausgewählte Posten der sonstigen betrieblichen Erträge geprüft. Im Rahmen unseres risiko- und problemorientierten Prüfungsansatzes ist eine generelle Erfassung des internen Kontrollsystems erfolgt im Hinblick auf: · das unternehmensinterne Kontrollumfeld, · die Risikobeurteilung der Betriebsleitung, · die unternehmensinternen Kontrollaktivitäten, · die innerbetriebliche Information und Kommunikation, · die Überwachung des internen Kontrollsystems durch die Betriebsleitung und die übrigen Mitarbeiter mit Leitungsfunktion. Darüber hinaus haben wir spezifisch eine Analyse der Abgrenzung von Erhaltungsaufwand einerseits und Herstellungsaufwand andererseits durchgeführt. Weiterhin hinaus haben wir uns intensiv mit dem Fortgang des sich im Aufbau befindlichen Risikomanagementsystems befasst. Beim Lagebericht ist unter Berücksichtigung des Unternehmensumfelds, der einrichtungsinternen Erfolgsfaktoren und der internen Organisation die Zuverlässigkeit der Datenerfassung und -aufbereitung für die Berichterstattung durch die Betriebsleitung sowie die Richtigkeit konkreter und die Plausibilität wertender Angaben einer kritischen Würdigung unterzogen worden. Bei der Prüfung nach § 53 HGrG ist vor allem der vom Berufsstand vorgegebene Fragenkatalog (IDW PS 720) bearbeitet worden. Die Prüfungshandlungen haben wir im Juli 2014 in den Geschäftsräumen des Gebäudemanagements vorgenommen. Seite 11 Die erbetenen Nachweise und Auskünfte sind uns von der Betriebsleitung und den weiteren benannten Auskunftspersonen bereitwillig erteilt worden. Die von der Betriebsleitung unterzeichnete Vollständigkeitserklärung in der bei Abschlussprüfungen berufsüblichen Form haben wir zu unseren Arbeitspapieren genommen. Seite 12 D. Feststellungen zur Rechnungslegung I. Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung 1. Buchführung und weitere geprüfte Unterlagen Die Bilanzposten des Vorjahrs sind ordnungsgemäß im Berichtsjahr als Eröffnungsbuchwerte übernommen worden. Das Belegwesen der Einrichtung ist ordnungsgemäß geführt. Die Organisation der Buchhaltung sowie das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem ermöglichen eine vollständige, übersichtliche, periodengerechte und richtige Behandlung der Geschäftsvorfälle. Die Buchführung und die weiteren geprüften Unterlagen entsprechen somit den gesetzlichen Vorschriften und den GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Wir haben im Verlauf der Prüfung keine Erkenntnisse erlangt, die darauf hindeuten, dass die verfahrensübergreifende Organisation der IT im Rechnungswesen nicht den gesetzlichen Vorschriften und anerkannten Regeln entspricht. Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften werden beachtet. 2. Jahresabschluss Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung zum 31. Dezember 2013 sind ordnungsgemäß aus der Buchführung und den weiteren notwendigen Unterlagen entwickelt worden. Die für die Einrichtung geltenden handelsrechtlichen Ansatz-, Ausweis- und Bewertungsvorschriften werden unter Zugrundelegung des Stetigkeitsgrundsatzes beachtet. Der Anhang enthält sämtliche gesetzliche Pflichtangaben. Er enthält darüber hinaus alle wesentlichen Aufgliederungen und Erläuterungen der Posten des Jahresabschlusses, so dass in diesem Prüfungsbericht keine weiteren – zusätzlichen – Aufgliederungen und Erläuterungen notwendig sind. 3. Lagebericht Der Lagebericht der Betriebsleitung entspricht den gesetzlichen Vorschriften und steht in Einklang mit dem Jahresabschluss und den in der Abschlussprüfung gewonnenen Erkenntnissen. Der Lagebericht vermittelt insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Einrichtung. Seite 13 Das Chancen-/Risikospektrum der künftigen Entwicklung ist zutreffend dargestellt. Die übrigen in § 289 HGB verlangten Angaben sind gemacht worden. Uns sind keine weiteren als die im Lagebericht erwähnten nach Schluss des Berichtsjahrs erfolgten Vorgänge von besonderer Bedeutung bekannt geworden, über die zu berichten wäre. II. Gesamtaussage des Jahresabschlusses Der Jahresabschluss vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Einrichtung. Die den gesetzlichen Vorschriften und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Bilanzierung entsprechenden Bewertungsgrundlagen und -maßstäbe haben sich gegenüber dem Vorjahr nicht verändert. Insbesondere ist die bisherige Ausübung von Bilanzierungs- und Bewertungswahlrechten beibehalten worden. Änderungen von Bewertungsmaßnahmen bei mit Ermessensspielräumen behafteten Sachverhalten liegen nicht vor. Wesentliche einmalig durchgeführte Sachverhalte oder Gestaltungen, deren Abbildung im Rechenwerk des Gebäudemanagements nicht den wirtschaftlichen Gehalt der zugrunde liegenden Transaktionen widerspiegelt, sind nicht vorhanden. Seite 14 E. Rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse I. Rechtliche Grundlagen Die generellen rechtlichen Grundlagen haben wir in der Anlage V dargestellt. Hinsichtlich der spezifischen Vorgänge und Veränderungen der rechtlichen Gegebenheiten im Berichtsjahr und bis zum Prüfungszeitpunkt ist im Einzelnen zu bemerken: Der Betriebsausschuss hat sich im Berichtsjahr in vier und der Stadtrat der Stadt Aachen hat sich in zehn Sitzungen mit Anliegen des Gebäudemanagements beschäftigt. Bis zum Prüfungszeitpunkt in 2014 haben eine Sitzung des Betriebsausschusses und sieben Sitzungen des Stadtrats stattgefunden, in denen wiederum Belange des Gebäudemanagements behandelt worden sind. In der Stadtratssitzung der Stadt Aachen am 11. Dezember 2013 ist der von uns geprüfte und am 02. August 2013 mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehene Jahresabschluss zum 31. Dezember 2012 festgestellt worden, und es ist beschlossen worden, den Jahresverlust 2012 in Höhe von € 11.857.845,16 auf neue Rechnung vorzutragen. Der Betriebsleitung ist vom Betriebsausschuss in der Sitzung am 10. Dezember 2013 Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2012 erteilt worden. Dem Betriebsausschuss wiederum ist vom Stadtrat der Stadt Aachen in der Sitzung am 11. Dezember 2013 Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2012 erteilt worden. II. Wirtschaftliche Grundlagen Die wirtschaftlichen Grundlagen der Einrichtung sind in der Anlage VI/1-2 im Rahmen einer 5Jahres-Übersicht dargestellt. Im Einzelnen handelt es sich um: · Umsatzerlöse – gegliedert nach Segmenten, · Budgetansatz des Einrichtungsträgers, · Aufwendungen für Objektbewirtschaftung – gegliedert nach Kostenarten, · Investitionen und Abschreibungen, · Beschäftigte/Beamte im Jahresdurchschnitt und Personalaufwand, · bewirtschaftete Bruttogesamtfläche der Einrichtung, · Anzahl der zu betreuenden Objekte lt. Anlagenbuchhaltung. Darüber hinaus werden in der Anlage VI/3 für die Beurteilung des Gebäudemanagements betriebswirtschaftlich relevante Kennzahlen zusammenfassend dargestellt. Seite 15 In der Anlage VI/4-5 sind ausgewählte Definitionen von Kennziffern zur Ertragslage sowie zur Vermögens- und Finanzlage wiedergegeben. Die spezifischen Vorgänge und Veränderungen der wirtschaftlichen Gegebenheiten im Berichtsjahr sind in den nachfolgenden Erläuterungen zur Ertragslage und zur Vermögens- und Finanzlage des Eigenbetriebs (vgl. die Ausführungen auf Seite 17 ff.) enthalten. Seite 16 III. Wirtschaftsplan Rechtsgrundlage für die Erstellung des Wirtschaftsplans bildet § 15 der Betriebssatzung iVm § 15 der EigVO NRW. Der in der Stadtratssitzung am 14. November 2012 beschlossene Wirtschaftsplan 2013 besteht aus dem Erfolgsplan, dem Vermögensplan, und der Stellenübersicht. Zum Erfolgsplan 2013 ist im Einzelnen zu bemerken: Planansatz 2013 T€ Erträge Einmalzahlung der Stadt Zinsen für das städtische Darlehen Externe Leistungen Interne Leistungen StädteRegion Aachen Direkte Verrechnung mit dem Haushalt Auflösung von Sonderposten Verwaltungskostenbeitrag Erstattung der Gebäudeabschreibungen Konsumtive Schul- und Bildungspauschale Aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge Periodenfremde Erträge Aufwendungen Aufwendungen für Objektbewirtschaftung Abschreibungen Bauunterhaltung Zinsen für das städtische Darlehen Zinsen Richteriches Modell Personalaufwand Serviceleistungen für die Stadt Verwaltungskostenbeitrag übrige betriebliche Aufwendungen Periodenfremde Aufwendungen Jahresverlust – Ist 2013 lt. Finanzbuchhaltung T€ Abweichungen T€ 30.765 11.088 3.564 6.787 4.685 1.759 2.600 975 1.500 0 600 0 0 64.323 24.817 10.622 3.752 6.594 4.727 2.024 3.117 975 1.500 3.141 873 924 651 63.717 – – + – + + + 21.448 16.800 10.711 11.088 567 9.495 4.680 975 1.243 0 77.007 20.538 19.106 9.142 10.622 462 9.377 4.561 975 876 98 75.757 – + – – – – – – + – 910 2.306 1.569 466 105 118 119 0 367 98 1.250 12.040 + 644 12.684 – + + + + – 5.948 466 188 193 42 265 517 0 0 3.141 273 924 651 606 Der Jahresverlust beläuft sich auf –T€ 12.040 und liegt damit unter dem Planansatz. Die vorstehenden Abweichungen werden vom Gebäudemanagement, soweit wesentlich, im Lagebericht (Anlage IV) erläutert. Zu den im Vermögensplan 2013 enthaltenen Investitionen ist zu bemerken: Seite 17 Planansatz 2013 T€ Grundstücke mit Gebäuden (einschl. Anlagen im Bau) bewegliche Anlagegüter Ist 2013 T€ 24.256 18 24.274 18.531 23 18.554 Abweichungen T€ – + – 5.725 5 5.720 Die Abweichungen resultieren im Wesentlichen aus zeitlichen Verschiebungen von einzelnen Maßnahmen in das Folgejahr. Die Stellenübersicht stellt sich wie folgt dar: Beschäftigte Soll 135,0 Beamte Soll Ist 133,0 Ist 16,5 16,5 3,0 3,0 davon Teilzeitstellen: 35,0 40,0 Der Wirtschaftsplan 2014 enthält – Stand zum Prüfungszeitpunkt – folgende Eckdaten: 2014 T€ Erfolgsplan Erträge Aufwendungen Jahresergebnis 63.316 76.106 – 12.790 2014 T€ Vermögensplan Investitionen Grundstücke mit Gebäuden (einschl. Anlagen im Bau) bewegliche Anlagegüter 28.501 78 28.579 Die Vorgaben für die Beschäftigten in der Stellenübersicht 2014 umfassen 137 Stellen (davon 40 Teilzeitstellen) und für die Beamten 17,5 Stellen (davon 3,0 Teilzeitstellen). Seite 18 IV. Ertragslage In der nachfolgenden Übersicht sind die einzelnen Posten der Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen einer Ergebnisstrukturanalyse nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten umgegliedert und zusammengefasst, wobei u. a. die periodenfremden Erfolgskomponenten gesondert ausgewiesen werden. 2013 T€ 2012 T€ % Veränderungen T€ % % Umsatzerlöse Andere aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge Betriebsleistung 54.607 873 7.337 62.817 86,9 1,4 11,7 100,0 56.005 1.000 3.149 60.154 93,1 1,7 5,2 100,0 – – + + 1.398 127 4.188 2.663 Aufwendungen für Objektbewirtschaftung umlagefähige Betriebskosten Instandhaltung Personalaufwand planmäßige Abschreibungen Sonstige betriebliche Aufwendungen Betriebsaufwendungen 26.074 8.195 9.377 16.557 1.810 41,5 13,0 14,9 26,4 2,9 25.655 7.900 9.206 16.406 2.285 42,7 13,1 15,3 27,3 3,8 + + + + – 62.013 98,7 61.452 102,2 419 295 171 151 475 + 561 804 1,3 – 1.298 – 2,2 operatives Ergebnis periodenfremdes Ergebnis2 ) – 1.746 + 536 ebit – – 762 Finanzergebnis – 11.097 – 11.095 1 1 – 12.040 – 11.858 Steuern Jahresergebnis 942 + 2.102 – 2,5 – 12,7 + 133,0 + 4,4 + + + + – 1,6 3,7 1,9 0,9 20,8 + 0,9 –1 ) Die Einrichtung weist in 2013 einen Jahresverlust von –T€ 12.040 aus. Die Eigenkapital- und die Umsatzrentabilität sind demgemäß negativ. Das Jahresergebnis 2013 wird im Vergleich zum Vorjahr im Wesentlichen durch folgende – z. T. gegenläufige – Faktoren beeinflusst: · Rückgang der Umsatzerlöse, · Zunahme der sonstigen betrieblichen Erträge, · Erhöhung der Aufwendungen für Objektbewirtschaftung, · Verschlechterung des periodenfremden Ergebnisses. Zu den einzelnen Erfolgskomponenten ist zu bemerken: 1) Prozentangabe ohne Aussagekraft 2) Ohne periodenfremde Zinsen und periodenfremde Steuern Seite 19 Seite 20 Die Betriebsleistung hat sich im Berichtsjahr um T€ 2.663 (+ 4,4 %) auf T€ 62.817 erhöht, dabei stehen dem Rückgang der Umsatzerlöse und den aktivierten Eigenleistungen die Zunahme der sonstigen betrieblichen Erträge entgegen. Die Entwicklung der Umsatzerlöse in den letzten fünf Jahren ist in der nachstehenden Grafik dargestellt: T€ 70.000 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 60.241 57.199 57.450 56.005 54.607 2009 2010 2011 2012 2013 Die Umsatzerlöse setzen sich zusammen: 2013 T€ Budgetansatz des Einrichtungsträgers Stadt/Eigenbetriebe 2012 T€ % Veränderungen T€ % % – 37.914 8.386 69,4 15,4 39.564 7.770 70,6 13,9 StädteRegion Aachen 4.727 8,7 4.807 8,6 Mieten und Pachten Dritte übrige 3.335 245 6,1 0,4 3.577 287 6,4 0,5 – 54.607 100,0 56.005 100,0 – 1.650 + 616 – 80 242 – 42 1.398 – + 4,2 7,9 – 1,7 – – 6,8 14,6 – 2,5 Der Rückgang der Umsatzerlöse ist vor allem auf die gesunkenen Erstattungen des Einrichtungsträgers für gebäudebezogene Aufwendungen zurückzuführen. Die deutliche Zunahme der sonstigen betrieblichen Erträge um T€ 4.188 (+ 133,0 %) ist vor allem durch die konsumtive Schul- und Bildungspauschale sowie durch erhöhte Kostenerstattungen für Instandhaltungen bedingt. Die Betriebsaufwendungen haben sich infolge der erhöhten Betriebsleistung ebenfalls um T€ 561 (+ 0,9 %) auf T€ 62.013 erhöht, im Wesentlichen bedingt durch die gestiegenen Aufwendungen für Objektbewirtschaftung. Die Aufwendungen für Objektbewirtschaftung als bedeutendster Aufwandsposten sind insgesamt um T€ 714 (+ 2,1 %) gestiegen. Die Aufwendungen für Objektbewirtschaftungen stellen sich im Vergleich zum Vorjahr dar: Seite 21 Seite 22 2013 T€ umlagefähige Betriebskosten Instandhaltung 26.074 8.195 34.269 2012 T€ % 76,1 23,9 100,0 25.655 7.900 33.555 Veränderungen T€ % % 76,5 23,5 100,0 + + + 419 295 714 + + + 1,6 3,6 2,1 Die Zunahme der Aufwendungen für Objektbewirtschaftung ist vor allem auf die erhöhten umlagefähigen Betriebskosten zurückzuführen. Der Anstieg der umlagefähigen Betriebskosten wiederum ist primär auf erhöhte Energie- und Wasserkosten zurückzuführen. Der Personalaufwand hat im Berichtsjahr um T€ 171 (+ 1,9 %) zugenommen. Ursächlich für den Anstieg sind Entgelterhöhungen um jeweils 1,4 % ab 01. Januar 2013 und 01. August 2013 für die tariflichen Angestellten sowie eine durchschnittliche Erhöhung der Beamtenbezüge ab dem 01. Januar 2013 um 1,8 %. Die Beschäftigtenzahl ist gegenüber dem Vorjahr nahezu konstant geblieben. Die Einrichtung hat im Jahresdurchschnitt – neben der Betriebsleitung – insgesamt 20 Beamte sowie 172 Angestellte beschäftigt. Die Rückstellungen für Personalverpflichtungen sind leicht rückläufig gewesen. Die Personalaufwandsquote beträgt 14,9 % gegenüber 15,3 % im Vorjahr. Die planmäßigen Abschreibungen haben aufgrund der unveränderten Investitionstätigkeit um T€ 151 (+ 0,9 %) leicht zugenommen. Die Abschreibungsquote beträgt 26,4 % (Vorjahr 27,3 %). Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen haben um T€ 475 (– 20,8 %) abgenommen, vor allem bedingt durch geringere Aufwendungen für Rechtsstreitigkeiten sowie niedrigere Zuführungen zu den Wertberichtigungen auf Forderungen. Infolge der Zunahme der Betriebsleistung (+ 4,4 %) bei gleichzeitig unterproportionalem Anstieg der Betriebsaufwendungen (+ 0,9 %) ist das operative Ergebnis massiv um T€ 2.102 auf T€ 804 gestiegen. Die Entwicklung des operativen Ergebnisses in den letzten fünf Jahren stellt sich dar: T€ 1.500 1.000 500 0 -500 -1.000 -1.500 1.256 1.161 804 -704 -1.298 2009 2010 2011 2012 2013 Seite 23 Das periodenfremde Ergebnis setzt sich zusammen: 2013 T€ periodenfremde Erträge Auflösung von Rückstellungen Buchgewinne aus Anlageabgängen übrige periodenfremde Aufwendungen außerplanmäßige Abschreibungen auf Sachanlagen Buchverluste aus Anlageabgängen übrige – 2012 T€ 249 1 651 901 345 0 576 921 2.549 21 77 2.647 1.746 58 119 208 385 536 + Die übrigen periodenfremden Erträge und Aufwendungen beinhalten im Wesentlichen Betriebsund Nebenkostenerstattungen bzw. diesbezügliche Nachzahlungen für Vorjahre. Das ebit als Ergebnis vor Zinsen und Steuern beträgt –T€ 942 (Vorjahr –T€ 762). Das Finanzergebnis setzt sich zusammen: 2013 T€ Zinserträge Zinsaufwendungen Darlehenszinsen von der Stadt Aachen Darlehenszinsen von anderen Kreditgebern übrige 2012 T€ 0 0 10.622 10.572 462 13 11.097 – 11.097 502 21 11.095 – 11.095 Die Steuern beinhalten ausschließlich Kfz-Steuer. Nach Berücksichtigung sämtlicher Erfolgskomponenten 2013 ergibt sich ein Jahresverlust von –T€ 12.040 (Vorjahr –T€ 11.858). Seite 24 V. Vermögenslage In der nachfolgenden Übersicht sind die einzelnen Posten der Bilanz im Rahmen einer Vermögens- und Kapitalstrukturanalyse nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten umgegliedert und zusammengefasst. AKTIVA Anlagevermögen Sachanlagen Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebsund anderen Bauten Andere Anlagen und Betriebsund Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen/Anlagen im Bau Umlaufvermögen Vorräte Liefer- und Leistungsforderungen Forderungen gegen verbundene Unternehmen Forderungen an den Einrichtungsträger Sonstige Vermögensgegenstände Rechnungsabgrenzungsposten Bilanzsumme PASSIVA Eigenkapital Stammkapital Kapitalrücklage Gewinnrücklagen Verlustvortrag Jahresverlust Sonderposten für Investitionszuschüsse mittel- und langfristiges Fremdkapital Sonstige Rückstellungen Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger Sonstige Verbindlichkeiten kurzfristiges Fremdkapital Sonstige Rückstellungen Liefer- und Leistungsschulden Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligungsunternehmen Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger Sonstige Verbindlichkeiten Rechnungsabgrenzungsposten Bilanzsumme 31.12.2013 T€ 31.12.2012 T€ % Veränderungen T€ % 552.073 91,8 561.232 92,1 – 9.159 400 26.663 579.136 0,1 4,4 96,3 414 19.870 581.516 0,0 3,3 95,4 – + – 14 6.793 2.380 67 844 46 21.458 14 22.429 0,0 0,1 0,0 3,6 0,0 3,7 93 1.224 17 26.690 26 28.050 0,0 0,2 0,0 4,4 0,0 4,6 – – + – – – 26 380 29 5.232 12 5.621 39 0,0 48 0,0 – 9 601.604 100,0 609.614 100,0 – 8.010 31.12.2013 T€ 31.12.2012 T€ % Veränderungen T€ % 1.000 273.097 1.623 – 56.623 – 12.040 207.057 0,2 45,4 0,2 – 9,4 – 2,0 34,4 1.000 272.083 1.623 – 44.765 – 11.858 218.083 0,2 44,6 0,3 – 7,3 – 2,0 35,8 – – – 0 1.014 0 11.858 182 11.026 96.817 16,1 95.191 15,6 + 1.626 386 0,1 502 0,0 – 116 252.191 7.189 259.766 41,9 1,2 43,2 247.817 7.698 256.017 40,7 1,3 42,0 + – + 4.374 509 3.749 4.235 2.141 0,7 0,4 5.721 2.188 0,9 0,4 – – 1.486 47 283 0,0 879 0,1 – 596 81 0,0 79 0,0 + 2 3.030 26.244 36.014 0,5 4,4 6,0 3.948 25.435 38.250 0,7 4,2 6,3 – + – 918 809 2.236 1.950 0,3 2.073 0,3 – 123 601.604 100,0 609.614 100,0 – 8.010 + Seite 25 Die Bilanzsumme zum 31. Dezember 2013 beträgt T€ 601.604 (Vorjahr T€ 609.614). Die Aktivseite wird durch das Anlagevermögen mit einem Anteil an der Bilanzsumme von 96,3 % (Vorjahr 95,4 %) geprägt. Auf der Passivseite stellt das mittel- und langfristige Fremdkapital mit einem Anteil von 43,2 % (Vorjahr 42,0 %) den größten Posten dar. Das Anlagevermögen hat sich um T€ 2.380 auf T€ 579.136 verringert. Den Anlagezugängen von T€ 18.554 stehen Abschreibungen von T€ 19.106 und Abgänge in Höhe von T€ 1.828 entgegen. Die Investitionstätigkeit der Einrichtung hat sich in den letzten fünf Jahren entwickelt: T€ 50.000 40.000 30.000 29.518 20.000 10.000 19.693 20.289 2009 2010 26.374 18.554 0 2011 2012 2013 Die Investitionen im Berichtsjahr betreffen im Einzelnen: T€ Sachanlagen Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau 7.873 23 10.658 18.554 Die Investitionen konnten nur zum Teil durch den cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit finanziert werden. Die Anlagenintensität ist im Berichtsjahr leicht auf 96,3 % (Vorjahr 95,4 %) gestiegen. Der Abnutzungsgrad des Anlagevermögens weist mit 20,0 % (Vorjahr 18,3 %) einen betriebswirtschaftlich günstigen Wert auf. Das Anlagevermögen zu Buchwerten wird zu 35,8 % (Vorjahr 37,5 %) durch Eigenkapital (Anlagendeckung I) und zu 97,3 % (Vorjahr 97,9 %) durch mittel- und langfristiges Kapital (Anlagendeckung II) gedeckt. Die Langfristdeckung I – basierend auf den Bruttoanschaffungs-/Herstellungskosten lt. Anlagennachweis – beträgt 28,5 % (Vorjahr 30,7 %) und die Langfristdeckung II 77,5 % (Vorjahr 80,0 %). Seite 26 Das Umlaufvermögen hat sich deutlich um T€ 5.621 auf T€ 22.429 verringert. Ursächlich dafür sind im Wesentlichen die stark gesunkenen Forderungen an den Einrichtungsträger, vor allem bedingt durch das gesunkene Forderungen aus Zuwendungen sowie durch den Rückgang der Forderungen aus Gesellschafterdarlehen gegen den Fachbereich Finanzsteuerung. Das working capital weist am Bilanzstichtag 2013 einen weiterhin deutlich negativen Wert von –T€ 13.585 (Vorjahr –T€ 10.200) auf. Das Eigenkapital hat sich infolge des Jahresverlusts 2013 um T€ 11.026 auf T€ 207.057 vermindert. Das Eigenkapital und die Eigenkapitalquote haben sich – bei divergierenden Bilanzsummen – wie folgt entwickelt: Eigenkapital T€ 2009 2010 2011 2012 2013 249.336 239.765 229.941 218.083 207.057 Eigenkapitalquote % 43,1 39,8 37,5 35,8 34,4 Der eigenkapitalähnliche Sonderposten für Investitionszuschüsse hat sich am Bilanzstichtag 2013 um T€ 1.626 auf T€ 96.817 erhöht. Den Einstellungen von T€ 4.760 stehen Abgänge in Höhe von T€ 17 sowie Auflösungen von T€ 3.117 entgegen. Das Eigenkapital und die eigenkapitalähnlichen Mittel in Form des Sonderpostens für Investitionszuschüsse sind im Berichtsjahr zusammen um T€ 9.400 auf T€ 303.874 zurückgegangen. Ihr Anteil an der Bilanzsumme beträgt insgesamt 50,5 % (Vorjahr 51,4 %). Das mittel- und langfristige Fremdkapital ist um T€ 3.749 auf T€ 259.766 gestiegen, vor allem bedingt durch die Erhöhung der Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger und dabei vor allem induziert durch die erhöhten Verbindlichkeiten aus dem Gesellschafterdarlehen. Das kurzfristige Fremdkapital hat sich gegenüber dem Vorjahr um T€ 2.276 auf T€ 36.014 verringert, vor allem bedingt durch die Rückgang der Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger, während die sonstigen Verbindlichkeiten eine Erhöhung erfahren haben. Die Verschuldungsquote ist im Berichtsjahr leicht gestiegen und beträgt 49,2 % (Vorjahr 48,3 %). Seite 27 VI. Finanzlage Im Rahmen der nachfolgenden Kapitalflussrechnung werden zusätzlich zu den Informationen des Jahresabschlusses ergänzende Angaben über die finanzielle Entwicklung der Einrichtung gemacht. Die Kapitalflussrechnung bildet die Zahlungsströme des jeweiligen Wirtschaftsjahrs ab und gibt demgemäß Auskunft darüber, auf welche Weise das Gebäudemanagement finanzielle Mittel erwirtschaftet hat und welche Investitions- und Finanzierungsmaßnahmen vorgenommen worden sind. 2013 T€ +/– +/– +/– +/– –/+ – – – –/+ +/– (1) – + – Jahresergebnis Anlageabschreibungen/Anlagezuschreibungen Zunahme/Abnahme der mittel- und langfristigen Rückstellungen Zunahme/Abnahme latenter Steuern Zunahme/Abnahme der kurzfristigen Rückstellungen Buchgewinne/Buchverluste aus Anlageabgängen (saldiert) Zuschreibungen auf das Sachanlagevermögen Auflösungen des Sonderposten aus Investitionszuschüssen Umgliederung des Sonderposten aus Investitionszuschüssen Zunahme/Abnahme der übrigen Aktiva (saldiert) Zunahme/Abnahme der übrigen Passiva (saldiert) cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit + + + – (3) + – + + – – 1 18.554 18.553 + + + – + 4.760 1.014 7.421 1.983 11.212 + – + 14.281 0 3.894 1.946 16.229 – 181 – 8.613 + – 9 172 + 8.622 9 – Einzahlungen von Sonderposten aus Investitionszuschüssen Dotierung der Kapitalrücklage Einzahlungen aus der Aufnahme von (Finanz-) Krediten Auszahlungen für die Tilgung von (Finanz-) Krediten cash flow aus der Finanzierungstätigkeit Zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelbestands (Summe der Zeilen 1 bis 3) + Finanzmittelfonds am 01. Januar Finanzmittelfonds am 31. Dezember – + – 12.040 19.106 116 0 1.486 20 0 3.117 0 5.630 837 7.160 – + + Einzahlungen aus Anlageabgängen – Auszahlungen für Investitionen in das Anlagevermögen (2) cash flow aus der Investitionstätigkeit 2012 T€ – + + 11.858 16.406 25 0 1.715 118 0 2.892 0 13.792 15.263 1.505 – – 0 26.347 26.347 – + – + Der Finanzmittelfonds beinhaltet ausschließlich den Bestand des Sonderkontos bei der Stadt Aachen. Der Finanzmittelfonds hat sich im Berichtsjahr entwickelt: T€ 5.000 0 -5.000 -10.000 -15.000 -20.000 -25.000 -30.000 -35.000 01 02 03 04 Stand am Monatsende 05 06 07 08 09 10 11 12 Seite 28 Die hohen negativen Finanzmittelbestände bis einschl. November 2013 resultieren überwiegend aus der erst im Dezember 2013 erfolgten Zahlung einer zweiten Tranche an Mitteln durch die Stadt Aachen. Der cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit beträgt im Berichtsjahr T€ 7.160 und hat insofern einen positiven Beitrag zur Ausstattung des Finanzmittelfonds geleistet. Er hat sich in den letzten fünf Jahren entwickelt: T€ 15.000 12.979 10.000 7.160 5.000 1.505 0 -2.164 -2.762 -5.000 2009 2010 2011 2012 2013 Der free cash flow errechnet sich wie folgt: 2013 T€ cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit abzüglich Investitionen 2012 T€ 1.505 7.160 – – 18.554 11.394 – – 26.374 24.869 Seite 29 F. Feststellungen gemäß § 53 HGrG Unsere Prüfung umfasst auftragsgemäß auch die: · Ordnungsmäßigkeit der Tätigkeit der Betriebsleitung. · wirtschaftlichen Verhältnisse der Einrichtung. Die Ergebnisse unserer Prüfungshandlungen sind im Einzelnen detailliert in der Anlage VII enthalten. Die Hinweise der GPA zur Prüfung nach § 53 HGrG haben wir beachtet. Sie sind im Detail ebenfalls aus der Anlage VII zu entnehmen. Zusammenfassend ist zu bemerken: Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung: Regelungen für die Betriebsleitung sind in der Dienstanweisungen und dem Geschäftsverteilungsplan der Einrichtungen enthalten; sie entsprechen den Bedürfnissen des Eigenbetriebs. Die Betriebsleitung ist ordnungsgemäß besetzt gewesen. Die Korruptionsprävention erfolgt über die Handlungsrichtlinie der Stadt Aachen hinaus durch eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen. Zudem gibt es einen städtischen Korruptionsbeauftragten. Das Planungswesen ist angemessen ausgestaltet und entspricht voll umfänglich den gesetzlichen Vorgaben. Das betriebliche Rechnungswesen ist sachgerecht eingerichtet und entspricht insofern in angemessener Weise nach Art und Umfang den Aufgabenstellungen der Einrichtung. Das Planungswesen ist den Zielsetzungen des Gebäudemanagements entsprechend aussagekräftig und zeitnah gestaltet. Das betriebliche Rechnungswesen ist sachgerecht eingerichtet und entspricht insofern in angemessener Weise nach Art und Umfang den Aufgabenstellungen der Einrichtung. Ein Risikofrüherkennungssystem ist zum Prüfungszeitpunkt nahezu vollständig eingerichtet. Im Berichtsjahr ist durch einen hohen Einsatz von Personalressourcen der Risikokatalog aufgebaut und das System softwaretechnisch installiert worden. Der Aufbau des Risikofrüherkennungssystems soll in 2014 endgültig abgeschlossen werden. Die zentrale Finanzsteuerung erfolgt durch die Stadt Aachen. Der Eigenbetrieb hat im Berichtsjahr demgemäß keine Finanzinstrumente in Form von Derivaten u. Ä. eingesetzt. Die Einrichtung verfügt betriebsgrößenbedingt über keine eigene interne Revision. Deren Aufgaben werden vom Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen wahrgenommen. Die durchgeführten Geschäfte und Maßnahmen stimmen nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften mit den gesetzlichen Vorschriften, den Bestimmungen der Betriebssatzung und den Beschlüssen der Überwachungsorgane überein. Die Betriebsleitung hat zu allen Seite 30 zustimmungsbedürftigen Rechtsgeschäften oder Maßnahmen die Zustimmung der Überwachungsorgane eingeholt. Die im Berichtsjahr durchgeführten Investitionen sind auskunftsgemäß auf der Grundlage des Wirtschaftsplans und des Investitionsprogramms berechnet und umgesetzt worden. Bei den im Wirtschaftsjahr abgeschlossenen Investitionen haben sich keine wesentlichen Überschreitungen ergeben. Die Auftragsvergabe erfolgt nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften gemäß den geltenden Vergaberegelungen. Der Betriebsausschuss und der Rat der Stadt Aachen werden lt. den uns vorliegenden Protokollen in ihren regelmäßig stattfindenden Sitzungen über den laufenden Geschäftsgang zeitnah und angemessen informiert. Der Betriebsausschuss wird darüber hinaus auskunftsgemäß durch regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen und Sofortmeldungen unterrichtet. Wirtschaftliche Verhältnisse: Die wirtschaftlichen Verhältnisse der Gebäudemanagement in 2013 sind geordnet. Über die gemachten Angaben auf Seite 15 ff. des Prüfungsberichts zur Ertragslage und zur Vermögens- und Finanzlage hinaus besteht im Berichtsjahr kein Anlass zu weiteren Bemerkungen. Schlussbemerkung: Wir haben bei unserer Prüfung auftragsgemäß die Vorschriften des § 89 Abs. 1 GemO beachtet. Dementsprechend haben wir auch geprüft, ob die Geschäfte ordnungsgemäß, d. h. mit der erforderlichen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, den Bestimmungen der Betriebssatzung sowie den Richtlinien für die Betriebsleitung geführt worden sind. Über die in dem vorliegenden Bericht gemachten Feststellungen hinaus hat unsere Prüfung keine Besonderheiten ergeben, die nach unserer Auffassung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Tätigkeit der Betriebsleitung von Bedeutung sind. Seite 31 G. Wiedergabe des Bestätigungsvermerks Nach dem abschließenden Ergebnis unserer Prüfung haben wir dem Jahresabschluss zum 31. Dezember 2013 und dem Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2013 (Stand 17. Juli 2014) in der diesem Bericht als Anlage I bis IV beigefügten Fassung mit Datum vom 17. Juli 2014 den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt: „Wir haben den Jahresabschluss – bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang – unter Einbeziehung der Buchführung und den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr vom 01. Januar 2013 bis 31. Dezember 2013 geprüft. Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften liegen in der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter der Einrichtung. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben. Wir haben unsere Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung vorgenommen. Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen werden die Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der Einrichtung sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt. Im Rahmen der Prüfung werden die Wirksamkeit des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems sowie Nachweise für die Angaben in Buchführung, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung umfasst die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen der gesetzlichen Vertreter sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet. Unsere Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt. Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse entspricht der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Einrichtung. Der Lagebericht steht in Einklang mit dem Seite 32 Jahresabschluss, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Einrichtung und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar.“ H. Schlussbemerkung Den vorstehenden Bericht erstatten wir in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und dem IDW Prüfungsstandard: Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlussprüfungen (IDW PS 450). Der von uns mit Datum vom 17. Juli 2014 erteilte uneingeschränkte Bestätigungsvermerk ist auf Seite 28 wiedergegeben. Mainz 17. Juli 2014 Fundus Revision GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Dr. Klaus Höflich Wirtschaftsprüfer I Gebäudemanagement der Stadt Aachen Bilanz zum 31. Dezember 2013 AKTIVA A. ANLAGEVERMÖGEN I. Sachanlagen 1. Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten 2. 3. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau B. UMLAUFVERMÖGEN I. Vorräte 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen 3. Forderungen gegen den Einrichtungsträger 4. Sonstige Vermögensgegenstände 31.12.2013 € 31.12.2012 € 579.135.861,87 581.515.904,33 579.135.861,87 581.515.904,33 I. Stammkapital 552.072.607,23 400.108,82 26.663.145,82 561.232.094,81 414.298,82 19.869.510,70 ll. Kapitalrücklage 22.429.295,92 28.049.948,61 67.161,03 67.161,03 93.049,22 93.049,22 22.362.134,89 844.117,19 46.056,39 21.458.046,69 13.914,62 27.956.899,39 1.224.222,18 16.903,14 26.689.795,80 25.978,27 PASSIVA 31.12.2013 € 31.12.2012 € 207.056.739,30 218.082.989,05 1.000.000,00 1.000.000,00 273.096.604,04 272.082.738,27 1.623.551,49 1.623.551,49 IV. Verlustvortrag -56.623.300,71 -44.765.455,55 V. -12.040.115,52 -11.857.845,16 96.817.143,04 95.191.149,70 4.622.234,15 6.222.834,48 4.622.234,15 6.222.834,48 291.158.507,03 288.043.991,54 2.141.408,38 2.187.927,02 283.132,57 879.404,67 80.629,44 255.220.998,90 33.432.337,74 79.443,76 251.764.561,13 33.132.654,96 1.949.875,67 2.072.838,17 601.604.499,19 609.613.802,94 A. EIGENKAPITAL III. Gewinnrücklagen Jahresverlust B. SONDERPOSTEN AUS INVESTITIONSZUSCHÜSSEN ZUM ANLAGEVERMÖGEN C. RÜCKSTELLUNGEN 1. C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 39.341,40 Sonstige Rückstellungen 47.950,00 D. VERBINDLICHKEITEN 1. 2. 3. 4. 5. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger Sonstige Verbindlichkeiten E. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 601.604.499,19 609.613.802,94 II Gebäudemanagement der Stadt Aachen Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 01. Januar 2013 bis 31. Dezember 2013 1. Umsatzerlöse 2. Andere aktivierte Eigenleistungen 3. Sonstige betriebliche Erträge 4. Aufwendungen für Objektbewirtschaftung 5. Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung davon für Altersversorgung € 863.684,67 (Vorjahr € 809.537,10) 6. Abschreibungen auf Sachanlagen 7. Sonstige betriebliche Aufwendungen 8. Zinsen und ähnliche Aufwendungen davon an den Einrichtungsträger € 10.622.198,99 (Vorjahr € 10.572.012,66) davon aus Aufzinsung € 12.449,19 (Vorjahr € 20.345,02) 9. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 10. Sonstige Steuern 11. Jahresverlust 2013 € 2012 € 54.606.580,98 56.004.616,77 872.693,65 1.000.279,46 8.237.859,05 4.070.366,18 34.268.466,57 33.673.996,04 9.376.661,47 7.194.655,79 2.182.005,68 9.206.315,96 7.021.876,46 2.184.439,50 19.105.973,54 16.406.244,62 1.908.277,55 2.550.612,14 11.096.613,10 11.094.681,84 -12.038.858,55 -11.856.588,19 1.256,97 1.256,97 -12.040.115,52 -11.857.845,16 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Anhang für das Wirtschaftsjahr 2013 III Gebäudemanagement der Stadt Aachen III INHALTSVERZEICHNIS Seite Allgemeines 1 Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze 1 Anwendung bei Gründung der Einrichtung 1 Anwendung im Wirtschaftsjahr 2013 2 Erläuterungen zur Bilanz 2 Bearbeitungsstand der Reparaturprogramme 2 Anlagevermögen 2 Abschreibungen 3 Gebäudebestand 3 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 4 Verbindlichkeiten 7 Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung 8 Erträge 8 Aufwendungen 9 Jahresergebnis 2013 10 Ergänzende Angaben 10 Stellenübersicht 10 Betriebsausschuss 11 Gesamthonorar für Abschlussprüfer 11 Sonstige finanzielle Verpflichtungen 11 Verlustvortrag 12 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/1 Allgemeines Der Jahresabschluss zum 31.12.2013 der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen - im folgenden Einrichtung genannt - wurde nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches, der für das Berichtsjahr geltenden Eigenbetriebsverordnung NordrheinWestfalen und den Satzungsbestimmungen der Einrichtung aufgestellt. Für die Gliederung des Jahresabschlusses fand das 3. Buch Handelsgesetzbuch (HGB) über große Kapitalgesellschaften Anwendung. Um die Übersichtlichkeit der Darstellung zu verbessern, wurde die Bilanz um die Positionen Forderungen / Verbindlichkeiten gegen den Einrichtungsträger erweitert. Von der Möglichkeit, Angaben statt in der Bilanz im Anhang zu zeigen, wurde weitgehend Gebrauch gemacht. Die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sind gegenüber dem Vorjahr unverändert. Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze Anwendung bei Gründung der Einrichtung Die Bewertung der auf die Einrichtung übertragenen Grundstücke und Gebäude einschließlich der Außenanlagen erfolgte zum Stichtag 31.12.2003. Bei der Bewertung wurden die Grundsätze der Wertermittlungsverordnung, Regelungen zum Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) unter Einbezug der Normalherstellungskosten 2000 (NHK 2000, Bundesbauministerium) berücksichtigt. Es fand i.W. sowohl das Sachwertverfahren als auch in Einzelfällen das Ertragswertverfahren unter Maßgabe der Nutzungsfortsetzung Anwendung. In der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2004 wurden die unterlassenen Instandhaltungen und Modernisierungsmaßnahmen wertmindernd berücksichtigt. Für 253 Liegenschaften mit 718 Gebäuden ergab sich zum 01.01.2004 ein Gesamtwert von 670.310 T€. In den Folgejahren wurden bzw. werden die Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen, soweit sie Herstellungskosten darstellen, nach Durchführung werterhöhend verbucht. Die sonstigen zum 01.01.2004 eingebrachten Gegenstände des Anlagevermögens wurden mit dem jeweiligen Zeitwert bewertet. Für Vermögensgegenstände ohne wesentliche Bestandsveränderungen wurde das Festwertverfahren angewandt. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/2 Anwendung im Wirtschaftsjahr 2013 Im Wirtschaftsjahr 2013 wurden die Zugänge zum Anlagevermögen mit den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bewertet. In die Herstellungskosten wurden - wie in Vorjahren - keine Fremdkapitalzinsen einbezogen. Es wurden Folge-/Neubewertungen von Gebäuden vorgenommen. Die planmäßigen Abschreibungen wurden nach der linearen Methode auf der Basis der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer ermittelt. Die Zugänge zum Sachanlagevermögen wurden pro rata temporis abgeschrieben. Geringwertige Anlagegüter mit einem Anschaffungspreis bis zu 410 € wurden im Jahr des Zugangs in voller Höhe abgeschrieben. Erläuterungen zur Bilanz Bearbeitungsstand der Reparaturprogramme In der Eröffnungsbilanz waren unterlassene Instandhaltungen in Höhe von 69 Mio. € für das Schulreparaturprogramm, Reparaturprogramm an nicht-schulischen Gebäuden und für Brandschutzmaßnahmen enthalten. Auf der Grundlage von Objektbegehungen wurden im Jahr 2007 Neubewertungen bzw. Wertüberprüfungen durchgeführt und die Abzüge für Reparaturen und Instandhaltungsstau auf 120 Mio. € erhöht. Bis zum 31.12.2013 wurden aus Reparaturprogrammen bereits 41,174 Mio. € (davon in 2013: 3,612 Mio. €) aufgearbeitet, überwiegend in Schulgebäuden. Für die nicht-schulischen Gebäude standen erstmalig in 2010 Mittel zur Aufarbeitung zur Verfügung. Anlagevermögen Die Entwicklung des Anlagevermögens ist aus dem beigefügten Anlagennachweis ersichtlich. Aus durchgeführten Neubewertungen bzw. Wertüberprüfungen ergaben sich zwei außerplanmäßige Abschreibungen in Höhe von 2,55 Mio. € und zwar bei dem Spielcasino Monheimsallee und der Schwimmhalle Abteigarten. Veränderungen im Grundstücks- und Gebäudebestand ergeben sich aus Anlagenabgängen, z. B. aus dem Verkauf des Verwaltungsgebäudes und des Bunkers Hackländerstraße, dem Verkauf des Übergangswohnheims Süsterfeldstr. 99 und dem Verkauf des ehemaligen Hausmeisterwohnhauses Gerlachstraße. Dagegen standen als Zugänge die Übertragung des Jugendfreizeitheims Schulberg 18 und des Freigeländes Süsterfeldstr. 99. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/3 Zum Bilanzstichtag 2013 befanden sich für 26,66 Mio. € Anlagen im Bau, davon insbesondere Investitionen an Schulgebäuden und im Zusammenhang mit der Umsetzung baulicher Maßnahmen im erweiterten Ganztagsbetrieb. Weiterhin wurden erhebliche Investitionen innerhalb der Maßnahmen Route Charlemagne, Grundschule Kornelimünster, Kreativfabrik Talstraße und diversen Kindertagesstätten aus dem U3-Programm vorgenommen. Abschreibungen Mit Beschluss des Finanzausschusses der Stadt vom 26.02.2008 wurde die Erstattung der Abschreibungen durch die Stadt Aachen für das Jahr 2008 vollständig ausgesetzt und für die Zukunft beschlossen, die Erstattung der Abschreibungen jährlich schrittweise zu steigern. So ist in 2009 eine Erstattung von 500 T€ bei Abschreibungen in Höhe von rd. 18,7 Mio. € erfolgt, in 2010 eine Erstattung 1,00 Mio. € bei Abschreibungen von 16,66 Mio. €, in 2011 eine Erstattung i.H. von 1,50 Mio. € bei Abschreibungen von 16,92 Mio. €, in 2012 eine Erstattung i.H. von 1,50 Mio. € bei Abschreibungen von 16,41 Mio. € und in 2013 eine Erstattung i.H. von 1,50 Mio. € bei Abschreibungen von 19,11 Mio. €. Ab 2012 bis 2017 wurde die Erstattung der Abschreibungen jährlich auf 1,50 Mio. € festgelegt. Seit 2008 treten dadurch jährlich erhebliche Verluste auf, die zu einer Verringerung des Eigenkapitals führen werden. Laut Beschluss des Finanzausschusses soll das Eigenkapital der Einrichtung in Höhe von 15 % der Bilanzsumme nicht unterschritten werden. Gebäudebestand Die im Sondervermögen geführten Gebäude verteilen sich wie folgt auf Baujahre: Altersstruktur nach Anzahl Bauabschnitte 8% 11% 14% <1900 1900-1939 1940-1959 46% 1960-1980 21% >1980 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/4 Tausend m² BGF Altersstuktur gewichtet mit BGF 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 8% 18% 12% 49% 13% <1900 1900-1939 1940-1959 1960-1980 >1980 0 Nennenswerte Leerstände lagen zum Bilanzstichtag 2013 nicht vor bzw. bestehen lediglich in zum Verkauf oder Abriss vorgesehenen Objekten. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände Die Forderungen und die Sonstigen Vermögensgegenstände sind grundsätzlich mit dem Nominalwert bilanziert. Die Forderungen gegenüber der Stadt Aachen zum Bilanzstichtag 2013 in Höhe von 21,46 Mio. € setzen sich wie folgt zusammen: Stand 31.12.2013 in T€ Gegenüber eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen 1.232 Gegenüber anderen städtischen Dienststellen 20.226 Summe 21.458 Die Forderungen haben insgesamt eine Restlaufzeit bis zu einem Jahr. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/5 Das Eigenkapital zeigt folgende Zusammensetzung und Entwicklung: Stand in T€ 01.01.2013 Stammkapital Entnahme Stand Einstellung 31.12.2013 1.000 0 0 1.000 272.083 0 1.014 273.097 1.623 0 0 1.623 Verlustvortrag -44.765 0 -11.858 -56.623 Jahresüberschuss/fehlbetrag Summe -11.858 11.858 -12.040 -12.040 218.083 11.858 -22.884 207.057 Kapitalrücklage Andere Gewinnrücklagen Das Stammkapital wurde gemäß Beschluss des Rates der Stadt Aachen zum 01.01.2005 auf 1 Mio. € festgesetzt. Die Zuführung bei der Kapitalrücklage beinhaltet Zuwendungen für werterhöhende Maßnahmen beim Anlagevermögen, denen kein Gesellschafterdarlehen gegenübersteht. Der Verlustvortrag hat sich um den Jahresverlust 2012 erhöht. Sonderposten für Investitionszuschüsse zum Anlagevermögen Der Posten hat sich entwickelt: in T€ Fertige Anlagen Unfertige Anlagen Summe Stand Zu- Umbu- Ab- Auflö- Stand 01.01.2013 gänge chungen gänge sungen 31.12.2013 92.815 3.113 893 17 3.117 93.687 2.376 1.647 -893 0 0 3.130 95.191 4.760 ±893 17 3.117 96.817 Gemäß Vereinbarung vom 29.03.2005 mit der städtischen Finanzsteuerung werden die Verpflichtungen für Pensionen und Beihilfen für Pensionäre vom Einrichtungsträger getragen. Es sind daher in der Bilanz des Gebäudemanagements keine Rückstellungen für Pensionen und Beihilfen zu bilden. Durch den Fachbereich Personal wird dem Gebäudemanagement der in Relation der beschäftigten Beamten entsprechende Kostenanteil in Rechnung gestellt. Zwischenzeitlich wurde eine Rückstellung für Pensionen in der Eröffnungsbilanz der Stadt Aachen gebildet. Die Bildung dieser Rückstellung zum 01.01.2008 wird mit Schreiben des Bereichs Personal und Organisation vom 08.03.2010 bescheinigt. Die Erstausstellung erfolgte nicht produktbezogen. Die Zuführungen zum 31.12. der Folgejahre werden in den Teilergebnisplänen ausgewiesen. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/6 Die sonstigen Rückstellungen sind in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages gebildet und zeigen folgende Zusammensetzung und Entwicklung: in T€ Stand Ver- Auflö- Zufüh- 01.01.2013 brauch sung rung Unterlassene Instandhaltung (laufend) Unterlassene Instandhaltung (Altfälle) Rechtsstreite Aufzinzinsung Stand 31.12.2013 1.581 1.008 21 0 0 552 815 311 184 0 0 320 894 0 30 4 0 868 Personalbereich übrige 717 566 11 504 7 651 2.216 1.221 3 1.234 5 2.231 Summe 6.223 3.106 249 1.742 12 4.622 Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr werden nach § 253 Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit § 253 Abs. 2 Sätze 4 und 5 HGB unter Zugrundelegung des von der Deutschen Bundesbank restlaufzeitspezifischen Durchschnittszinssatzes abgezinst. Aufzinsungen in Höhe von T€ 12 flossen zum 31.12.2013 aufwandwirksam in das Zinsergebnis ein. Die nach TVöD beschäftigten Mitarbeiter der Stadt Aachen sind bei der Rheinischen Zusatzversorgungskasse (RZVK) pflichtversichert. Die Mitgliedschaft in dieser Kasse erfolgt bei der Anlage der Stammdaten im Personalkostenabrechnungsprogramm automatisiert durch Weiterleitung der Daten an die RZVK. Derzeit erfolgt die Finanzierung gemäß Auskunft des Fachbereichs Personal und Organisation durch eine Umlage von 4,25 % der Lohnsumme, die an die RZVK weitergeleitet wird. Seit 7 Jahren erhebt die RZVK eine Sanierungsleistung, die von der Stadt Aachen als Arbeitgeber getragen wird. Ab 01.01.2010 erfolgte eine Erhöhung der Leistung von 2,5 % auf 3,5 %, die zusätzlich von der Lohnsumme gezahlt wurde. Die Zahlungen sind Bestandteile des Personalaufwandes. Eine Rückstellung für künftige Sanierungsleistungen wegen der bestehenden Deckungslücke konnte wegen fehlender Information nicht gebildet werden. Für die von der Einrichtung übernommenen Beschäftigten, welche die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Altersteilzeit erfüllt haben, übernimmt die Stadt die so genannten Aufstockungsbeträge zur Altersvorsorge, so dass nur der Erfüllungsrückstand zum jeweiligen Bilanzstichtag zu bilanzieren ist. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/7 Verbindlichkeiten Die Verbindlichkeiten sind mit dem Erfüllungsbetrag bewertet. Die Fristen und die Zusammensetzung sind aus dem folgenden Verbindlichkeitenspiegel ersichtlich. Die Verbindlichkeiten betragen am 31.12.2013: Laufzeit in Jahren in T€ unter 1 1 bis 5 Über 5 Summe Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (im Kontokorrent) Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligungsunternehmen 2.141 0 0 2.141 283 0 0 283 81 0 0 81 Verbindlichkeiten gg. Einrichtungsträger 3.030 252.191 0 252.221 - davon aus Gesellschafterdarlehen (1.500) (252.191) (0) (253.691) - davon aus Lieferungen und Leistungen (1.530) (0) (0) (1.530) Sonstige Verbindlichkeiten 26.244 2.415 4.774 33.433 Gesamtsumme 31.779 254.606 4.774 291.159 Es erfolgte keine Sicherung durch Pfandrechte oder ähnliche Rechte. Gemäß Vereinbarung mit dem Einrichtungsträger sind in 2013 die neu aufgenommenen EinzelGesellschafterdarlehen 2009 – 2013 in das Gründungsdarlehen eingeflossen. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gegenüber der Stadt Aachen in Höhe von 1,53 Mio. € setzen sich zum Bilanzstichtag wie folgt zusammen: in T€ Gegenüber Stadt Gegenüber anderen eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen Summe Stand 31.12.2013 Erläuterung 1.378 Verwaltungskostenbeitrag, Erstattung von Personalkosten für Beamte und Sonderkasse 152 Aachener Stadtbetrieb, Kulturbetrieb 1.530 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/8 Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung Erträge Die Erträge setzen sich wie folgt zusammen: in T€ Umsatzerlöse 2013 Vorjahr 54.607 56.005 Die Umsatzerlöse setzen sich aus Zahlungen der Stadt Aachen an die Einrichtung, aus Vermietungen an die Städteregion und an andere eigenbetriebsähnliche Einrichtungen sowie in geringerem Umfang aus Einnahmen von externen Dritten, davon überwiegend Einnahmen aus Vermietungen, zusammen. in T€ Aktivierte Eigenleistungen 2013 Vorjahr 873 1.000 Hierbei handelt es sich um aus Planungs-, Steuerungs- und Bauherrenaufgaben bei Investitionsmaßnahmen resultierende Eigenleistungen durch Personal der Einrichtung. in T€ 2013 Vorjahr Sonstige betriebliche Erträge 8.238 4.070 - davon Auflösung Investitionszuschüsse - davon konsumtive Schulpauschale 3.117 2.892 3.141 0 In den sonstigen betrieblichen Erträgen 2013 sind erstmalig Erstattungen aus der konsumtiven Schul- und Bildungspauschale in Höhe von 3,141 Mio. € enthalten. Die Erstattung wurde seitens des Einrichtungsträgers weitergeleitet und entsprechend in gleicher Höhe bei der saldierten Kostenerstattung haushaltsneutral reduziert. Rückstellungen wurden in Höhe von 249 T€ aufgelöst. Gründe für Auflösungen sind beispielsweise abgeschlossene juristische Auseinandersetzungen und andere rückstellungsbegründenden Maßnahmen. Darüber hinaus sind weitere periodenfremde Erträge in Höhe von 651 T€ enthalten. Darin sind Betriebskostenerstattungen des Vorjahres bzw. nachträgliche Änderungen der Grundbesitzabgabenbescheide enthalten, die auf Korrekturen aus Vorjahren zurückzuführen sind. Weiterhin sind Erstattungen von Personalkosten durch die Städteregion im Bereich der Eigenreinigungskräfte aus dem Vorjahr enthalten. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/9 Aufwendungen Die Aufwendungen setzen sich wie folgt zusammen: in T€ Aufwand für Objektbewirtschaftung 2013 Vorjahr 34.269 33.674 Im Aufwand 2013 sind die Bewirtschaftungs- und Instandhaltungskosten, die sonstigen Aufwendungen für die Stadt in Form von Anmietungen, Versicherungen ohne Gebäudebezug (Haftpflicht, Vermögenseigenschadenversicherung, Rechtschutz) und sonstige Dienstleistungen für die Stadt enthalten. in T€ 2013 Vorjahr Personalaufwand 9.377 9.206 davon Beschäftigtenvergütung 7.195 7.022 davon Soziale Abgaben und Aufwendun- 2.182 2.184 gen für Altersversorgung und für Unterstützung Durch die in 2013 umgesetzten Tariferhöhungen ist der Personalaufwand leicht angestiegen. in T€ Abschreibungen auf Sachanlagen 2013 Vorjahr 19.106 16.406 Die Abschreibungen resultieren weitgehend aus dem regulären Werteverzehr an Gebäuden. Aufgrund von Wertüberprüfungen gemäß § 253 HGB mussten zwei außerplanmäßige Abschreibungen bei den Objekten Spielcasino Monheimsallee (2.333 T€) und Schwimmhalle Abteigarten (216 T€) vorgenommen werden in T€ 2013 Vorjahr Sonstige betriebliche Aufwendungen 1.908 2.551 Enthalten sind der Verwaltungskostenbeitrag mit 975 T€, EDV-Budget, Beratungskosten, Büromaterial sowie periodenfremder Aufwand in Höhe von 98 T€. Darin sind im Wesentlichen Rückerstattungen aus Nebenkostenabrechnungen des Vorjahres enthalten. Im Vergleich zum Vorjahr wurden sachgerechte Umgliederungen zu den sonstigen Bewirtschaftsaufwendungen vorgenommen. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/10 in T€ Zinsen und ähnliche Aufwendungen 2013 Vorjahr 11.097 11.095 Die Zinsen und ähnlichen Aufwendungen enthalten weitestgehend Darlehenszinsen in Höhe von T€ 10.622 für das Gründungsdarlehen aus der Eröffnungsbilanz und die weiteren für die Investitionen der Jahre 2004 – 2012 aufgenommenen Gesellschafterdarlehen. Sie werden an den Einrichtungsträger gezahlt. Die Tilgung der Darlehen erfolgte vereinbarungsgemäß in der Höhe der von der Stadt Aachen anteilig erstatteten Abschreibungen (1,5 Mio. €) bei insgesamt 19,1 Mio. € Abschreibungen. Perspektivisch gesehen bedeutet diese Vorgehensweise, dass die Einrichtung mit steigenden Zinslasten belastet wird, weil die Darlehen nicht mehr – wie in der Vergangenheit – ausreichend getilgt werden. Da die Zinsen ein Bestandteil der Kostenmieten sind, bedeuten steigende Zinsen langfristig auch steigende Mieten. Jahresergebnis 2013 in T€ Jahresverlust 2013 Vorjahr -12.040 -11.858 Wie bereits oben dargestellt resultiert der Jahresverlust in Höhe von 12.040 Mio. € aus der Nichterstattung von Abschreibungen. Ergebnis: in T€ 2013 Vorjahr Planmäßiger Verlust -12.684 -12.450 Tatsächlicher Verlust -12.040 -11.858 +644 +592 Ergebnisverbesserung Der Verlust in Höhe von 12.040 Mio. € liegt aufgrund von Verbesserungen im operativen Geschäft um 0,644 Mio. € unter dem planmäßigen Verlust. Die Ergebnisverbesserung resultiert im Wesentlichen aus einem geringeren Bewirtschaftsaufwand als ursprünglich bei Aufstellung des Wirtschaftsplans 2013 angenommen. Nicht planbare Faktoren (z. B. Klimafaktoren, nicht in Gänze auftretende Preissteigerungen) sind hierfür ursächlich. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/11 Ergänzende Angaben Stellenübersicht Unter Berücksichtigung von 8 in 2013 zeitlich befristeten Vollzeit-Beschäftigten zur Abdeckung des auf nach wie vor hohem Niveau befindlichen Bauvolumens (u. a. aufgrund von U3-Ausbau, Mensenprogramm, Maßnahmen der Route Charlemagne, 4. Gesamtschule) und 5 in geringfügigem Stundenumfang Beschäftigten (4 Werkstudenten und eine Schreibkraft für die Personalvertretung) beträgt die durchschnittliche Zahl des während des Geschäftsjahr beschäftigten Mitarbeiter (§ 285 HGB Nr.7) 191. Getrennt nach Gruppen: 170 Beschäftigte, 21 Beamte. Leistungen an die Betriebsleitung und an sonstige in leitender Funktion tätige Personen (4 Abteilungsleiter): im Jahr 2013 ca. 393 T€ Bruttobezüge (ohne Arbeitgeberanteile), davon kaufmännische Betriebsleitung Frau Bortz 81.809 € und technische Betriebsleitung Herr Schavan 74.178 €. Betriebsausschuss Der Betriebsausschuss besteht aus acht stimmberechtigten Mitgliedern zuzüglich eines beratenden Mitglieds. Mitglieder des Betriebsausschuss sind mit Stand vom 31.12.2013: Ratsfrau Martina Hörmann, Architektin (Vorsitzende), Ratsfrau Eleonore Keller, Beamtin, Ratsherr Manfred Kuckelkorn, Fachlehrer, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, Dipl.-Ingenieur, Ratsherr Jürgen Römer, Kaufmann, Sachkundiger Bürger Herr Ulrich Gaube, Architekt, Sachkundiger Bürger Herr Paul Rütgers, Rentner, Sachkundiger Bürger Herr Dr. Klaus Vossen, Geschäftsf. Immobilienverwaltungsges. und Jurist, als beratendes Mitglied ohne Stimmrecht: Sachkundiger Bürger für Die Linke Herr Jens Wegener, Student. Die Mitglieder des Betriebsausschusses erhielten von der Stadt Aachen die bei der Stadt Aachen üblichen Aufwandsentschädigungen für ihre Arbeit in politischen Gremien insgesamt. Gesamthonorar für Abschlussprüfer Die Höhe des Honorars an den Abschlussprüfer für Abschlussprüfungsleistungen gemäß § 285 Nr. 17 HGB Buchstabe a) beträgt im Jahr 2013 netto 25.000,00 €. Weitere Leistungen sind nicht erbracht worden. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/12 Sonstige finanzielle Verpflichtungen Haftungsverhältnisse gemäß § 251 HGB bestanden zum Bilanzstichtag 2013 nicht. Die Verpflichtungen aus dem Bestellobligo zum 31.12.2013 betrugen 16,9 Mio. € aus Bauvorhaben. Weitere Sonstige finanzielle Verpflichtungen ergeben sich aus der Zugehörigkeit zur RZVK (siehe Erläuterung zu Rückstellungen). Verlustvortrag Der Verlustvortrag enthält die aufgelaufenen Verluste der Jahre 2008 bis 2012. Durch die Nichterstattung der betrieblichen Abschreibungen werden sich auch in den kommenden Jahren Verluste ergeben. Die Erstattung der Abschreibungen durch den Haushalt soll jedoch über einen längeren Zeitraum schrittweise erhöht werden. Ergebnisverwendung Die Betriebsleitung schlägt vor, den Jahresverlust aus 2013 in Höhe von 12,040 Mio. € nach 2014 vorzutragen. Aachen, 17. Juli 2014 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Vera Bortz Klaus Schavan Kfm. Betriebsleiterin Tech. Betriebsleiter III Anlage 1 zum Anhang Gebäudemanagement Aachen – Eigenbetrieb Entwicklung des Anlagevermögens (Anlagennachweis) Anschaffungs- und Herstellungskosten Abschreibungen Restbuchwert Kennzahlen 01.01.2013 Zugänge Umbuchungen Abgänge 31.12.2013 01.01.2013 Abschreibungen Abgänge 31.12.2013 01.01.2013 31.12.2013 € € € € € € € € € € € Durchschnittlicher Abschreibungssatz % Durchschnittlicher Restbuchwert % I. Sachanlagen 1. Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten 690.990.595,65 7.873.101,90 3.842.771,76 3.042.852,50 699.663.616,81 129.758.500,84 19.068.174,74 1.235.666,00 147.591.009,58 561.232.094,81 552.072.607,23 2,73 78,91 1.985.357,00 128.244,30 0,00 18.958,50 2.094.642,80 0,00 0,00 0,00 0,00 1.985.357,00 2.094.642,80 0,00 100,00 Bebaute Grundstücke 123.225.217,50 90.289,38 0,00 481.193,00 122.834.313,88 0,00 0,00 0,00 0,00 123.225.217,50 122.834.313,88 0,00 100,00 Gebäude und Aufbauten 565.742.008,15 7.654.568,22 3.842.771,76 2.542.701,00 574.696.647,13 129.727.140,84 19.064.372,74 1.235.666,00 147.555.847,58 436.014.867,31 427.140.799,55 3,32 74,32 38.013,00 0,00 0,00 0,00 38.013,00 31.360,00 3.802,00 0,00 35.162,00 6.653,00 2.851,00 10,00 7,50 644.474,63 23.608,80 0,00 3.870,37 664.213,06 230.175,81 37.798,80 3.870,37 264.104,24 414.298,82 400.108,82 5,69 60,24 635.580,36 21.315,56 0,00 0,00 656.895,92 221.281,54 35.505,56 0,00 256.787,10 414.298,82 400.108,82 5,41 60,91 8.894,27 2.293,24 0,00 3.870,37 7.317,14 8.894,27 2.293,24 3.870,37 7.317,14 0,00 0,00 31,34 0,00 19.869.510,70 10.657.741,97 -3.842.771,76 21.335,09 26.663.145,82 0,00 0,00 0,00 0,00 19.869.510,70 26.663.145,82 0,00 100,00 19.869.510,70 10.657.741,97 -3.842.771,76 21.335,09 26.663.145,82 0,00 0,00 0,00 0,00 19.869.510,70 26.663.145,82 0,00 100,00 711.504.580,98 18.554.452,67 ±3.842.771,76 3.068.057,96 726.990.975,69 129.988.676,65 19.105.973,54 1.239.536,37 147.855.113,82 581.515.904,33 579.135.861,87 2,63 79,99 Unbebaute Grundstücke Außenanlagen 2. Andere Anlagen/Betriebs- und Geschäftsausstattung Betriebsausstattung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) 3. Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Anlagen im Bau Summe Sachanlagen III Anlage 2 zum Anhang Gebäudemanagement der Stadt Aachen Sonderpostenspiegel Zuführungen 1. Fertige Anlagen 2. Unfertige Anlagen Summe 01.01.2013 Zugänge € € Umbuchungen € Auflösungen Abgänge 31.12.2013 € € 01.01.2013 € Restbuchwerte Zugänge Abgänge € € 106.827.881,17 3.113.720,04 893.223,60 32.594,00 110.802.230,81 2.376.395,78 1.646.765,93 -893.223,60 0,00 3.129.938,11 0,00 0,00 109.204.276,95 4.760.485,97 ± 893.223,60 32.594,00 113.932.168,92 14.013.127,25 3.117.194,67 31.12.2013 € 14.013.127,25 3.117.194,67 15.296,04 31.12.2013 € 31.12.2012 € 17.115.025,88 93.687.204,93 92.814.753,92 0,00 0,00 3.129.938,11 2.376.395,78 15.296,04 17.115.025,88 96.817.143,04 95.191.149,70 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2013 IV Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV Inhalt Seite 1. Vorbemerkung 1 2. Grundlagen der Einrichtung 1 2.1 Geschäftsmodell der Einrichtung 1 2.2 Organisation und rechtliche Beziehungen 1 2.3 Rahmenvereinbarung zwischen Einrichtung und Oberbürgermeister 3 2.4 Forschung und Entwicklung 3 3. Wirtschaftsbericht 4 3.1 Gesamtwirtschaftliche und branchenbezogene Rahmenbedingungen 4 3.2 Geschäftsverlauf 4 3.3 Lage der Einrichtung im Wirtschaftsjahr 2013 5 3.3.1 Ertragslage 6 3.3.2 Vermögenslage 7 3.3.3 Finanzlage 9 3.4 Finanzielle Leistungsindikatoren 10 3.5 Nicht-finanzielle Leistungsindikatoren 10 4. Nachtragsbericht 10 5. Prognosebericht 10 6. Chancen- und Risikobericht 11 6.1 Risikobericht 11 6.2 Chancenbericht 17 7. Risikoberichterstattung über die Verwendung von Finanzinstrumenten 19 8. Bericht über Zweigniederlassungen 20 9. Angaben gemäß § 25 Abs. 2 EigVO NW 20 Gebäudemanagement der Stadt Aachen 1. IV/1 Vorbemerkung Mit dem Lagebericht sollen zum einen der Geschäftsverlauf und die Lage, zum anderen die Chancen und die Risiken der künftigen Entwicklung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen - nachfolgend Einrichtung genannt - dargestellt werden. Ziel ist es, den Entscheidungsgremien ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild zu vermitteln. Über die wirtschaftliche Entwicklung im Wirtschaftsjahr 2013 geben weiterhin die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und der Anhang detailliert Auskunft. Das Wirtschaftsjahr der Einrichtung ist gemäß § 12 der Betriebssatzung das jeweilige Kalenderjahr. 2. Grundlagen der Einrichtung 2.1 Geschäftsmodell der Einrichtung Gemäß § 2 der Betriebssatzung ist Gegenstand und Zweck der Einrichtung die zentrale Bewirtschaftung von bebauten städtischen Liegenschaften. Der Betriebszweck umfasst weiterhin Neu-, Um- und Erweiterungsbau, An- und Vermietung, Sicherstellung der Infrastrukturellen Dienste und alle sonstigen den Betriebszweck fördernden Geschäfte. Mit der Gründung wurde die zentrale Bewirtschaftung aller städtischen Gebäude - mit Ausnahme der allein zu Wohnzwecken genutzten Gebäude - auf die Einrichtung übertragen. Der überwiegende Teil der bewirtschafteten bebauten Grundstücke wurde der Einrichtung als Sondervermögen übertragen. Die Einrichtung nimmt die Eigentümerfunktion für die gewidmeten Gebäude wahr. Nicht gewidmet wurden einige denkmalgeschützte Sonderbauten (z.B. Rathaus, Ponttor, Marschiertor), die städtischen Güter und Sondereinrichtungen wie z.B. Brunnen und Aufbauten in Grün- und Parkanlagen. Hier nimmt die Einrichtung die Bewirtschaftung im Auftrag für die Stadt wahr. 2.2 Organisation und rechtliche Beziehungen Aufgrund der Größenordnung und des Aufgabenbereichs der Einrichtung besteht die Betriebsleitung gemäß § 4 der Betriebssatzung aus einem kaufmännischen und einem technischen Betriebsleiter. Der Betriebsleitung wurde durch den Oberbürgermeister Personal- und Organisationshoheit übertragen. Die Betriebsleitung entscheidet somit im Rahmen des Wirtschaftsplans, der Satzung und der Dienstanweisungen eigenständig in allen Angelegenheiten der laufenden Betriebsführung. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/2 Die Betriebssatzung für die Einrichtung orientiert sich an der EigVO NRW und wurde zuletzt mit zweitem Nachtrag vom 07.09.2005 geändert. Geschäftsverteilung, Vertretungsbefugnisse, die sonstigen Verpflichtungen der Betriebsleitung und die Beziehungen zur Verwaltung sind durch Dienstanweisungen mit Zustimmung durch den Betriebsausschuss geregelt. Die Einrichtung wurde durch den Oberbürgermeister zur Dienststelle nach dem Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) erklärt. Somit vertritt ein Dienststellenpersonalrat als direkter Ansprechpartner der Betriebsleitung die Interessen der Beschäftigten. Die Einrichtung ist wie ein Facility Management Unternehmen in die vier Fachabteilungen Kaufmännisches, Infrastrukturelles, Hochbautechnisches und Technisches Gebäudemanagement klassisch gegliedert. Der Organisationsaufbau des Gebäudemanagements Ende 2013 ergibt sich aus dem Organigramm der Einrichtung. Die Aufwendungen der Einrichtung setzen sich im Wesentlichen aus Bewirtschaftungskosten für städtische Immobilien, Werteverzehr aus Abschreibungen, Zinsen für gewährte Gesellschafterdarlehen, Dienstleistungen für die Stadt, Personalkosten und Verwaltungsaufwand der Einrichtung zusammen. Die Erlöse der Einrichtung setzen sich im Wesentlichen aus einer jährlicher Einmalzahlung (Kostenerstattung) aus dem städtischen Haushalt, Erlösen von Externen (insbesondere Mieteinnahmen), Kostenerstattung aus Dienstleistungen für die Stadt (z.B. Anmietungen für die Stadt und Abschluss von Versicherungen) und Erlösen durch direkte Verrechnung (z.B. mit eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, kostenrechnenden Einrichtungen) zusammen. Die jährliche Kostenerstattung ergibt sich, indem vom Gesamtaufwand die direkt zuzuordnenden Erträge (z.B. Mieteinnahmen, Erstattungen von Dienstleistungen) abgezogen werden. Sie stellt somit die noch nicht nach Nutzern aufgeteilten Aufwendungen in einer Summe dar (Mieten, Nebenkosten, Dienstleistungen). Seit 2008 werden dem Betrieb die Abschreibungen nur noch zu einem geringen Anteil erstattet. Daraus erklärt sich der vergleichsweise hohe jährliche Verlust der Einrichtung. Die jährliche Kostenerstattung soll in den Folgejahren schrittweise umgestellt werden auf eine Abrechnung mit den Nutzern im Sinne des Vermieter-Mieter-Modells. Die jährliche Kostenerstattung wird in den Wirtschaftsplänen – gemäß Rahmenvereinbarung zwischen Einrichtung und Oberbürgermeister – um nicht durch die Einrichtung zu beeinflussende Faktoren angepasst: Gebäudemanagement der Stadt Aachen · Tarif- und Preisänderungen, · Zu- oder Abnahme von Dienstleistungsaufgaben, · Zu- oder Abnahme von bewirtschafteten Flächen. 2.3 Rahmenvereinbarung zwischen Einrichtung und Oberbürgermeister IV/3 Zur Haushaltskonsolidierung und zur Vereinbarung gemeinsamer qualitativer Ziele wurde bei Betriebsgründung eine vom Rat beschlossene Rahmenvereinbarung zwischen dem Oberbürgermeister und der Einrichtung abgeschlossen. Aus der Vereinbarung gehen Sachziele (z.B. Durchführung der Vermögensbewertung, Abbau der unterlassenen Instandhaltung, Erhöhung der Mittel für Instandhaltung aus Kosteneinsparungen, Vorbereitung des Vermieter-Mieter-Modells, Vergleich mit anderen Anbietern) und monetäre Ziele (z.B. Personalabbau um insgesamt 30 %, Absenkung der Sachausgaben in der Zeit von 2004 bis 2006 um insgesamt 890 T€ und weitere 500 T€ Senkung im Bereich der Reinigungskosten) hervor. Durch die weitere Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells werden weitere Einsparungen durch ein gesteigertes Kostenbewusstsein (u.a. auch durch Flächenreduzierung) der Nutzer erwartet. Die vereinbarten Ziele finden ihren Niederschlag in den jeweiligen Wirtschaftsplänen der Einrichtung. Im Rahmen der Berichterstattung wird regelmäßig über den Stand der Zielerreichung informiert. Die monetären Konsolidierungsziele der Rahmenvereinbarung wurden letztmalig in den Wirtschaftsplan 2008 eingearbeitet und galten Ende 2008 als erfüllt und somit abgeschlossen. 2.4 Forschung und Entwicklung Aufgabenbedingt wird betriebsintern keine Forschung und Entwicklung betrieben. Gemeinsam mit dem DV-Dienstleister der Stadt Aachen, der Regio IT mbH, wird jedoch aktuell ein von der Einrichtung konzipiertes Energie-Monitoring-System zu einer Branchenlösung – e2watch – entwickelt. Die Branchenlösung wird von der Regio IT vermarktet. Erster Pilotanwender ist derzeit die Städteregion Aachen. Verschiedene andere Kommunen, Universitäten und Stadtwerke haben bereits ihr Interesse an einem Einsatz bekundet. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/4 3. Wirtschaftsbericht 3.1 Gesamtwirtschaftliche und branchenbezogene Rahmenbedingungen Die Haushaltssituation der Kommunen in Nordrhein-Westfalen ist weiterhin angespannt, so auch die Situation der Stadt Aachen. Dies wirkt sich seit 2008 unmittelbar auch auf die Leistungsbeziehungen und Vergütungen zwischen Träger und Einrichtung aus. Das Zinsniveau befindet sich weiterhin auf einem Tiefstand und findet Berücksichtigung bei den städtischen Gesellschafterdarlehen. Der Preisanstieg ist für den Berichtszeitraum 2013 als moderat zu bezeichnen. Die Komplexität von Bauvorhaben nimmt insgesamt zu, so dass eine professionelle Steuerung von Bauvorhaben unter Integration der unterschiedlichen Fachdisziplinen zunehmend an Bedeutung gewinnt. Auch die Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften und Auflagen und somit die zu beachtende Regelungsdichte bei der Bewirtschaftung von Immobilien nimmt kontinuierlich zu. 3.2 Geschäftsverlauf Die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Einrichtung war auch in 2013 stabil. Die Ansätze in den jeweiligen Wirtschaftsplänen wurden seit Betriebsgründung im Ergebnis deutlich unterschritten. Die daraus resultierenden Jahresgewinne in den Jahren 2004 bis 2007 kamen im Wesentlichen dem städtischen Haushalt durch Ausschüttungen zugute, insgesamt 8,84 Mio. €. Ab dem Jahr 2008 konnten keine weiteren Ausschüttungen oder Zuführungen zu den Rücklagen vorgenommen werden, da der Einrichtung die Abschreibungen nicht bzw. nur in sehr geringer Höhe erstattet werden und somit planmäßig Verluste entstehen. Diese Verluste werden auf neue Rechnung vorgetragen. Diese Handhabung geht auf einen Beschluss des Finanzausschusses vom 26.02.2008 zurück. Eine Erhöhung des Rücklagekapitals ergab sich durch nicht über Gesellschafterdarlehen zu finanzierende Zugänge beim Anlagevermögen im Bereich der Kitas. Auch in 2013 konnte eine Entlastung des Haushalts erreicht werden: So wurde der planmäßige Verlust aus nicht erstatteten Abschreibungen im Ergebnis um 644 T€ unterschritten. Der vom Rat der Stadt beschlossene Personalabbau im Bereich der Eigenreinigungskräfte wurde auch in 2013 sozialverträglich fortgeführt. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/5 Die vereinbarten qualitativen Ziele wurden erreicht oder sind in der Umsetzung. Bislang lediglich in Pilotbereichen umgesetzt wurde das Vermieter-Mieter-Modell. Der Investitionsbereich konnte in 2013 ohne nennenswerte Probleme im Hinblick auf die zur Verfügung stehenden Mittel umgesetzt. Budgetüberschreitungen bei einzelnen Maßnahmen konnten innerhalb des Wirtschaftsplans aufgefangen werden, auf die unterjährige Berichterstattung im Rahmen der Quartalsberichte wird verwiesen. Hinsichtlich der Umsetzungsgeschwindigkeit der Maßnahmen ergaben sich Engpässe aufgrund von anhaltend hohem Investitionsvolumen bei gleichzeitig fehlenden personellen Kapazitäten. Die Mittel für die Instandhaltung der Gebäude konnten in den ersten Jahren seit Betriebsgründung aufgrund von Einsparungen in anderen Bereichen des Wirtschaftsplans erheblich erhöht werden. In den letzten Jahren waren dem Betrieb jedoch keine wiederkehrenden Einsparungen und somit Umschichtungen zugunsten der Instandhaltung möglich, so dass – mit Ausnahme des jährlichen Inflationsausgleichs – keine Aufstockung mehr erfolgen konnte. Die zur Verfügung stehenden Mittel liegen rd. 5 Mio. Euro p.a. unter dem empfohlenen Richtwert der KGSt (1,2 % der Wiederherstellkosten), so dass für Folgejahre ein weiterer Instandhaltungsstau absehbar ist. Zum Abbau des objektbezogen ermittelten Instandhaltungsstaus wurden dem Betrieb auch in 2013 neben den Mitteln der laufenden Instandhaltung Sondermittel (sog. Reparatur- und Brandschutzprogramme) im Rahmen des Investitionsprogramms der Stadt zur Verfügung gestellt. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für die kontinuierliche Aufarbeitung des in Vorjahren dokumentierten Instandhaltungsstaus bei städtischen Objekten. Die Überprüfung des Immobilienbestandes ergab bei zwei Objekten neuere Erkenntnisse hinsichtlich einer dauerhaften erheblichen Wertminderung, so dass eine außerplanmäßige Abschreibung gemäß § 253 Abs.3 HGB vorzunehmen war. Das Anlagevermögen hat sich im Vergleich zum Vorjahr leicht verringert. Neben den Abschreibungen sind hierfür u.a. Anlagenabgänge durch Verkauf ursächlich. 3.3 Lage im Wirtschaftsjahr 2013 3.3.1 Wirtschaftsplan Die Berichterstattung über die Lage der Einrichtung zum Ende des Wirtschaftsjahres erfolgt getrennt nach der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Der vom Rat der Stadt am 14.11.2012 beschlossene Wirtschaftsplan für 2013 der Einrichtung umfasste: Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/6 Im Erfolgsplan In Mio. € Plan 2013 Plan Vorjahr Differenz Aufwendungen im Erfolgsplan 48,1 47,5 + 0,6 Abschreibungen und Zinsen (an die Stadt) 27,9 27,0 + 0,9 1,0 1,0 0 77,0 75,5 + 1,5 Verwaltungskostenbeitrag Gesamtvolumen im Erfolgsplan Im Vermögensplan Zum Zeitpunkt der Aufstellung des Wirtschaftsplanes 2013 im 4. Quartal 2012 und somit auf der Basis des vorläufigen Haushaltsplanentwurfes waren Investitionen in Höhe von ca. 21,41 Mio. € vorgesehen. Die Investitionen im Wirtschaftsplan wurden nach endgültiger Beschlussfassung zum Haushaltsplan an diesen angepasst. Das auf dieser Basis angepasste Investitionsvolumen betrug insgesamt ca. 24,27 Mio. €. Dazu kamen rund 2,3 Mio. €, die der Einrichtung für die Maßnahmen im Rahmen der Route Charlemagne zur Verfügung gestellt wurden. Bereits in Vorjahren begonnene Maßnahmen konnten nahtlos weitergeführt und fertig gestellt, neue Maßnahmen erst nach Inkrafttreten des städtischen Haushalts begonnen werden. 3.3.2 Ertragslage Die Darstellung der Ertragslage soll darüber informieren, wie das Jahresergebnis durch einzelne Erfolgskomponenten zu einer Veränderung des Eigenkapitals geführt hat. Die zentralen Instrumente zur Darstellung der Ertragslage ist die zeitraumbezogene Gewinn- und Verlustrechnung des Jahres. Die Erträge der Einrichtung setzen sich wie folgt zusammen: In T€ Umsatzerlöse Aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge Zinserträge Summe der Erträge 2013 Vorjahr 54.607 873 8.238 0 63.718 Differenz 56.005 1.000 4.070 0 61.075 Einzelheiten zu den Erträgen ergeben sich aus dem Anhang. Die Aufwendungen der Einrichtung setzen sich wie folgt zusammen: - 1.398 -127 +4.168 0 + 2.643 Gebäudemanagement der Stadt Aachen In T€ IV/7 2013 Objektbewirtschaftung Personalkosten Abschreibungen Zinsen Übrige Summe der Aufwendungen Vorjahr 34.269 9.377 19.106 11.097 1.909 33.674 9.206 16.406 11.095 2.552 75.758 72.933 Differenz +595 +171 +2.700 +2 -643 +2.825 Einzelheiten zu den Aufwendungen ergeben sich aus dem Anhang. Vergleich der Erträge und Aufwendungen 2013 zum Vorjahr: In T€ Erträge Aufwendungen Ergebnis 2013 gerundet Vorjahr 63.718 75.758 -12.040 Differenz 61.075 72.933 -11.858 +2.643 -2.825 -182 Die betrieblichen Erträge sind im Vergleich zum Vorjahr gestiegen, ebenso der Aufwand in ähnlicher Größenordnung. Der steigende Aufwand liegt unter anderem in den jährlichen Preissteigerungen, z.B. im Bereich der Energieaufwendungen, begründet. Zudem mussten im Wirtschaftsjahr 2013 Sonderabschreibungen vorgenommen werden. Der Jahresverlust beträgt -12.040 T€. Geplant war ein Jahresverlust aus nicht erstatteter Abschreibung in Höhe von 12.684 T€, so dass eine Verlustreduzierung von 644 T€ erreicht werden konnte. Ursächlich hierfür waren insbesondere Unterschreitungen der Planansätze bei diversen Aufwandspositionen. 3.3.3 Vermögenslage Die Darstellung der Vermögenslage soll vor allem über das Verhältnis zwischen Vermögen und Verbindlichkeiten informieren. Die zentralen Instrumente zur Darstellung der Vermögenslage sind die stichtagsbezogene Bilanz bzw. die Veränderungsrechnung zum Vorjahr. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/8 Bilanzvergleich In T€ 2013 Vorjahr Differenz Aktiva Sachanlagen davon: Grundstücke und grundstückgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Andere Anlagen, Betriebs- u. Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Vorräte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Forderungen gg. verbundene Unternehmen Forderungen an den Einrichtungsträger Sonstige Vermögensgegenstände Rechnungsabgrenzungsposten Summe Aktiva Passiva Eigenkapital davon: Stammkapital Kapitalrücklage Gewinnrücklagen Verlustvortrag Jahresfehlbetrag Sonderposten aus Investitionszuschüssen Rückstellungen Verbindlichkeiten aus Lieferungen u. Leistungen Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligungsunternehmen Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger einschl. Gesellschafterdarlehen Sonstige Verbindlichkeiten und erhaltene Anzahlungen Rechnungsabgrenzungsposten Summe Passiva 579.136 581.516 -2.380 552.073 400 26.663 67 844 46 21.458 14 39 601.604 561.232 414 19.870 93 1.224 17 26.690 26 48 609.614 -9.159 -14 +6.793 -26 -380 +29 -5.232 -12 -9 -8.010 207.057 218.083 -11.026 1.000 273.097 1.623 -56.623 -12.040 96.817 4.622 2.141 1.000 272.083 1.623 -44.765 -11.858 95.191 6.223 2.188 0 +1.014 0 -11.858 -182 +1.626 -1.601 -47 283 879 -596 81 79 +2 255.221 251.765 +3.456 33.432 1.950 601.604 33.133 2.073 609.614 +299 -123 -8.010 Das Vermögen der Einrichtung ist fast gänzlich im Anlagevermögen gebunden. Das Verhältnis von Anlagevermögen zum Gesamtvermögen wird als Anlageintensität bezeichnet. Zum 31.12.2013 beträgt die Anlageintensität ca. 96,3 %. Je höher die Anlageintensität ist, desto höher sind tendenziell die fixen Kosten in Form von Abschreibungen und umso länger hält die Kapitalbindung an. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/9 Die wichtigsten Größen auf der Passivseite der Bilanz sind das Eigenkapital bzw. die Eigenkapitalquote (Eigenkapital in % zur Bilanzsumme). Beim Eigenkapital ergeben sich Veränderungen vor allem durch den Jahresverlust 2013 in Höhe von 12.040 Mio €. Die Eigenkapitalquote ohne Sonderposten aus Investitionszuschüssen sinkt von 35,8 % auf nunmehr 34,4 %. Die Eigenkapitalquote einschließlich Sonderposten aus Investitionszuschüssen sinkt von 51,4 % auf nunmehr 50,5 %. Die Struktur der Verbindlichkeiten ist durch die Verbindlichkeiten aus den Gesellschafterdarlehen gekennzeichnet. Die im Wirtschaftsplan 2013 planmäßig vorgesehene Investitionssumme und die Verpflichtungsermächtigungen wurden durch die tatsächlichen Investitionen und die eingegangen Verpflichtungen für Investitionen (Bestellobligo) insgesamt nicht überschritten. 3.3.3 Finanzlage Die Darstellung der Finanzlage sagt u. a. aus, wie liquide das Unternehmen ist und ob bzw. in welchem Maße es seinen Verpflichtungen in naher Zukunft nachkommen kann. Sie gibt insbesondere über die Herkunft und die Verwendung der im Unternehmen eingesetzten Mittel Auskunft. Durch die gewählte Form der Sonderkasse beim Einrichtungsträger und die Regelungen zum Gesellschafterdarlehen verfügt die Einrichtung nicht über eigene Liquidität. Die Liquidität der Einrichtung ist jedoch jederzeit durch die Stadtkasse gewährleistet. Zur Unterstützung der Liquiditätsplanung des Einrichtungsträgers wurde der unterjährige Abruf von Gesellschafterdarlehen vereinbart, verbunden mit unterjährigen Mitteilungen, welche Investitionsmittel ggf. nicht benötigt werden. Diese Mitteilungen erfolgten vereinbarungsgemäß im Rahmen der Berichterstattung. Zur Bestimmung der Herkunft und Verwendung der Mittel wird mit Hilfe der Kapitalflussrechnung die wirtschaftliche Betätigung der laufenden Geschäftstätigkeit dargestellt. Der Mittelzu- und -abfluss ergibt sich wie folgt: in T€ 2013 Vorjahr Differenz - aus der laufenden Geschäftstätigkeit +7.160 +1.505 +5.655 - aus der Investitionstätigkeit -18.553 -26.347 +.7.794 - aus der Finanzierungstätigkeit = zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelbestandes +11.212 +16.229 -5.017 -181 -8.613 -8.432 Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/10 Der Mittelzufluss aus der Finanzierungstätigkeit reichte nicht aus, den Mittelabfluss aus der laufenden Geschäftstätigkeit und aus der Investitionstätigkeit zu decken. Die darüber hinaus benötigten Finanzmittel wurden dem Finanzmittelbestand (Stadtkassenkonto) entnommen. 3.4 Finanzielle Leistungsindikatoren Als finanzielle Leistungsindikatoren werden von der Einrichtung Kennzahlen für das operative Ergebnis, das Finanzergebnis, die Anlagendeckung, das Eigenkapital und die Eigenkapitalquote sowie der Cash-Flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit herangezogen. Die vorstehenden Kennzahlen lassen sich aus dem Jahresabschluss 2013 ableiten. 3.5 Nicht-finanzielle Leistungsindikatoren Neben finanziellen Steuerungsgrößen sind für die Einrichtung auch nicht-finanzielle Leistungsindikatoren von Bedeutung. Dabei handelt es sich um besondere Stärken und Fähigkeiten, deren Relevanz sich aus den Tätigkeitsfeldern der Einrichtung ableitet. Die Einrichtung konzentriert sich hierbei insbesondere auf die Themen: · Organisationsvorteile (attestiert beispielsweise im interkommunalen Vergleich u.a. laut GPABericht aus 2008), · Mitarbeiterpotenzial und Qualifikation (umfangreiche Aktivitäten i.S. Wissensmanagement, Fortbildung, Betriebsklima, Fehlzeitenmanagement), · Umwelt- und Klimaaspekte, Nachhaltigkeit (u.a. professionelles Energiemanagement, Monitoring-Systeme, Richtlinie und Standards für Bauvorhaben „Aachener Planungsbausteine“). 4. Nachtragsbericht In 2014 wurde in der Sitzung des Betriebsausschusses am 13. Mai 2014 von der Betriebsleitung im Rahmen des sog. „Positionspapiers“ umfassend über die seit Betriebsgründung veränderten Rahmenbedingungen und zu den erforderlichen Anpassungen berichtet, um die Einrichtung auch weiterhin zukunftsfähig auszurichten und auf dem bisherigen Leistungsniveau zu erhalten. Zu den Details wird auf die Ausführungen unter 6. verwiesen. 5. Prognosebericht Die Rahmenbedingungen haben sich seit Gründung der Einrichtung in 2004 wesentlich verändert. So hat sich das durch die Einrichtung umzusetzende Volumen sowohl im Bereich des Neu-, Umund Erweiterungsbaus als auch im Bereich der Instandhaltung erheblich vergrößert und bleibt auch in der mittelfristigen Haushaltsplanung auf hohem Niveau. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/11 Auch in anderen Bereichen sind die Anforderungen sowohl im Hinblick auf Quantität als auch Qualität gestiegen. Die zu betreuende Fläche hat – trotz Flächenabgängen durch Verkauf – insgesamt seit Betriebsgründung zugenommen. Die Zahl der Anmietungen steigt, aktuell aufgrund der steigenden Anzahl von Asylanten. Verbunden mit höherer Komplexität, steigenden Gesetzesvorgaben und Regelungsdichte sowie einer gestiegenen Erwartungshaltung von Politik, Vorstand und Gebäudenutzern macht dies organisatorische Neuausrichtungen und personellen Anpassungen der Einrichtung erforderlich, um den Betrieb weiterhin zukunftsfähig zu erhalten. Die Erfordernisse aus diesen veränderten Rahmenbedingungen ergeben sich detailliert aus dem sog. Positionspapier der Betriebsleitung. Das erwartete Jahresergebnis 2014 liegt auf dem Niveau des Planergebnisses im Wirtschaftsplan. 6. Chancen- und Risikobericht 6.1 Risikobericht Nachfolgend soll dargestellt werden, welche: · Risikomanagementziele die Einrichtung verfolgt, · Methoden zur Risikobegrenzung/-ausschluss angewendet werden und · Risiken für den Betrieb tatsächlich gegeben sind. Risikomanagementziele Ziel des betrieblichen Risikomanagements ist ein planvoller Umgang mit Risiken. Risiken sollen frühzeitig und systematisch erkannt, in Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen bewertet und durch entsprechende Gegenmaßnahmen nach Möglichkeit ausgeschlossen oder – sofern dies nicht möglich ist – zumindest in ihren möglichen negativen Auswirkungen begrenzt werden. Risiken und Methoden zur Begrenzung / Ausschluss Vor dem Hintergrund der Rahmenvereinbarung mit dem Oberbürgermeister und dem Rat der Stadt werden einige der nachfolgend genannten Risiken – i.W. die durch den Betrieb nicht beeinflussbaren Faktoren – vom Einrichtungsträger übernommen, siehe dazu die Hinweise auf die Rahmenvereinbarung bei den nachfolgend dargestellten Risiken. Die Ausgestaltung der Beziehungen zu dem Einrichtungsträger als sog. nahe stehende Person wurde bereits unter 2.2 und 2.3 erläutert. Festzuhalten ist, dass die Vereinbarungen von beiden Seiten bislang eingehalten wurden und die Zusammenarbeit in diesen Fragen, u.a. mit der städtischen Finanzsteuerung, gut funktioniert. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/12 Die maßgeblichen möglichen Risiken für die Einrichtung stellen sich wie folgt dar: Preiserhöhungen bzw. Tarifsteigerungen Erhöhungen, insbesondere im Energiebereich, treten regelmäßig jährlich ein. Vereinbarungsgemäß werden Mehrausgaben aufgrund von Preiserhöhungen der Einrichtung zusätzlich zur Verfügung gestellt. Nichts desto trotz gewinnt ein professionelles Energiemanagement immer mehr an Bedeutung, siehe dazu auch die Empfehlungen und eingeleitete Maßnahmen (Personalaufstockung) im Positionspapier der Betriebsleitung. Die tariflich bedingten Steigerungen im Bereich der Personalkosten werden ebenfalls vereinbarungsgemäß der Einrichtung zur Verfügung gestellt. Im Bereich der Kosten für Baumaßnahmen (Instandhaltung sowie Neu-, Um- und Erweiterungsbau) ist seit 2010 ein deutlicher Preisanstieg zur verzeichnen gewesen. Im Investitionsbereich (Neu-, Um- und Erweiterungsbau) wurden in Vorjahren im städtischen Haushalt keine Preissteigerungen berücksichtigt. Dies wurde erstmalig für den Haushalt bzw. Wirtschaftsplan 2014 anders gehandhabt: bei größeren Maßnahmen wurden Preissteigerungen eingeplant, weiterhin auch die absehbaren Mehrausgaben aufgrund der neuen HAOI. Im Bereich der Instandhaltungsaufwendungen wird der Inflationsausgleich dem Betrieb im Rahmen der Wirtschaftspläne zur Verfügung gestellt. Folgekosten von Neubauvorhaben und Nutzungsintensivierungen Neu-, und Erweiterungsbau und Nutzungsintensivierungen, z.B. im Rahmen von Mensenausbau und Ganztagsbeschulung, ziehen höhere Betriebskosten nach sich. Bis zur Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells und Ausweis in den Nutzerbudgets werden diese vereinbarungsgemäß der Einrichtung zusätzlich zur Verfügung gestellt. Durch Folgekostenberechnungen im Rahmen der Baubeschluss-Vorlagen werden Folgekosten transparent ausgewiesen. Seit 2010 wird durch politisch beschlossene Planungsanweisungen sichergestellt, dass bauliche Maßnahmen zur Folgekostensenkung im Rahmen von Bauprojekten konsequent umgesetzt werden. Unterlassene Instandhaltung Der Instandhaltungsstau an Gebäuden wurde durch die Einrichtung in Vorjahren erfasst und bewertet und über Wertkorrekturen beim Anlagevermögen berücksichtigt. Er wird über Programme verwaltungsintern systematisch und schrittweise behoben. Daneben wurden seit der Gründung der Einrichtung die Mittel für die Bauunterhaltung aus Einsparungen deutlich erhöht. Dennoch entsprechen die Mittel für die laufende Instandhaltung nicht dem anerkannten Richtwert der KGSt von 1,2 % der Wiederherstellkosten, so dass mit weiterem Instandhaltungsstau in Folgejahren zu rechnen ist. Alle Gebäude werden mindestens einmal jährlich begutachtet und auf einen etwaigen Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/13 neuen Instandhaltungsstau überprüft. Vermögensverzehr Die Anlagen im Bau betragen zum Bilanzstichtag 2013 26,66 Mio. € (u. A. Route Carlemagne). Nach deren Fertigstellung fallen zukünftig hohe Abschreibungen an, die den entsprechenden Werteverzehr widerspiegeln. Rücklagenverzehr Das Synergie- und Rationalisierungspotential ist ausgeschöpft; die Bildung von angemessenen Rücklagen und Erzielung einer marktüblichen Verzinsung des Eigenkapitals gemäß § 10 Absatz 3 und 5 EigVO NRW nicht mehr möglich. Die Eigenkapitalausstattung der Einrichtung schmilzt durch die Nicht-Erstattung der Abschreibungen kontinuierlich. So ergeben sich in den Jahren 2008 bis 2013 insgesamt Verluste in Höhe von 68,703 Mio. €. Langfristig kann diese Entwicklung die angemessene Kapitalausstattung des Betriebes gefährden. Zudem erhöhen sich durch die unterlassene Tilgung der Trägerdarlehen die Zinsaufwendungen bei gleichzeitiger Neuaufnahme von Darlehen. Diese werden jedoch als Kostenbestandteile dem Eigenbetrieb vollständig erstattet. Anlagenintensität Der hohe Anteil von bebauten Grundstücken am Gesamtvermögen, die sog. Anlageintensität, führt zu einer hohen Fixkostenbelastung in Form von Abschreibungen und einer hohen mittel- bis langfristigen Kapitalbindung. Die hohe Fixkostenbelastung wirkt sich besonders negativ bei rückläufiger Beschäftigung (= Umsätze, wie z. B. Haushaltskürzungen), aus. Deshalb ist eine mittel- bis langfristige Unternehmenspolitik erforderlich. Grundlage für die Unternehmenspolitik sollte die langfristige Planung gewünschter Entwicklungen der städtischen Gebäude in Form von Gebäudebedarfsplänen sein. Diese sind durch die Bedarfsträger nach fachlichen Prioritäten und unter Berücksichtigung des demographischen Wandels zu erstellen (z.B. Schulentwicklungsplan). Investitionen an Gebäuden werden vor ihrer Durchführung zur Vermeidung von Fehlallokation mit Blick auf eine mittel- bis langfristig gewährleistete Nutzung mit den Bedarfsträgern abgestimmt. Politik und Verwaltung beschäftigen sich zunehmend mit der Frage nach dem Erhalt bzw. der Aufgabe von nicht mehr benötigten Standorten. Sach- oder Personenschäden Auf der Grundlage der Vermögensbewertung wurden bei Gründung die Versicherungswerte der Gebäudeversicherungen überprüft. Risiken aus dem Gebäudebetrieb oder durch Fehlverhalten der Mitarbeiter/innen sind teilweise über Haftpflicht- bzw. Vermögenseigenschadenversicherungen abgedeckt. Risiken aus Sturmschäden wurden auf der Basis einer Risikoabschätzung nur in ausgewählten Objekten versichert. Hier deutet sich u.U. eine Zunahme von Sturmereignissen an; ein Abschluss von Sturmversicherungen für den gesamten Gebäudebestand ist jedoch weiterhin nicht Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/14 wirtschaftlich. Sach- und Personenschäden sollen vermieden werden durch jährliche Begehungen und Instandhaltungsstrategien, die die Gebäudesicherheit und den Substanzerhalt im Fokus halten. Zu geringe Personalausstattung Die Haushaltskonsolidierung machte in Vorjahren einen erheblichen Personalabbau erforderlich. Der Personalabbau wurde in der Rahmenvereinbarung geregelt: insgesamt 30 % aller Stellen sollten sozialverträglich abgebaut werden. Dieser Abbau wäre möglich gewesen, ohne die Aufgabenerfüllung zu gefährden, allerdings nur bei gleichbleibendem Aufgabenumfang. Die in 2007 stattgefundene überörtliche Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt hatte ergeben, dass die Einrichtung sich im interkommunalen Vergleich auf einem der Spitzenplätze befindet. Im Bereich Energiemanagement und bei den Bewirtschaftungsausgaben stellte sie den Benchmark, ebenso wird im Bereich Organisation und Steuerung einer der beiden Spitzenwerte (Erfüllungsrad > 80 %) erreicht. Die Kennzahl im Bereich Personal zeigte, dass die Einrichtung im Vergleich mit Abstand die niedrigsten Personalkosten in der Bewirtschaftung aufweist. Die Personalkennzahl bestätigt aus Sicht der Betriebsleitung die vor dem Hintergrund von gestiegenem Arbeitsvolumen zwischenzeitlich zu geringe Personalausstattung. Der Aufgabenumfang der Einrichtung hat seit Gründung in 2004 erheblich zugenommen. Seit 2009 bewegt sich das umzusetzende Investitionsvolumen auf einem deutlich erhöhten Niveau im Vergleich zum Volumen bei Betriebsgründung. Weiterhin werden Planung und Durchführung von Baumaßnahmen insgesamt durch höhere Technisierung, zunehmende Vorschriften- und Verfahrensdichte, energetische Anforderungen und anspruchsvolle Abstimmungsprozesse komplexer. Auch eine gestiegene Erwartungshaltung und Anforderungen von internen und externen Partnern, städtische Verwaltung und Politik ist zu verzeichnen, unter anderem auch hinsichtlich Beratung, Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen und Erstellung von Berichten und Auswertungen. Ein Betrieb in der Größenordnung benötigt der Einrichtung ein institutionalisiertes Controlling. Dies ist bereits aus Gründen des zwischenzeitlich vorgeschriebenen Risikomanagements auch aus Sicht der Betriebsleitung unerlässlich, eine Stelle wurde im August 2013 eingerichtet. Das CAFMSystem (i.W. SAP) macht ebenfalls eine personelle Betreuung erforderlich. Die Personalressourcen – Stellen – sind jedoch nicht mitgewachsen. Das Instrument der temporären Personalgewinnung wird zwar seit 2009 intensiv genutzt, erweist sich aber vor dem Hintergrund des anhaltend hohen Arbeitsvolumens und der Tatsache, dass beispielsweise Fachingenieure kaum auf dem Markt verfügbar sind und bei Befristung von Stellen eine Besetzung nahezu unmöglich ist, auf Dauer als nicht sinnvoll. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/15 Es wird auch weiterhin unabdingbar sein, Kapazitätsschwankungen und außergewöhnliche Belastungen durch den Einsatz von befristetem Personal und/oder Personaldienstleistern auffangen zu können. Der zunehmende Arbeitsaufwand und das anhaltend hohe Umsetzungsvolumen der letzten Jahre zeigen jedoch, dass das Stellenkontingent der Einrichtung angehoben und an den aktuellen Aufgabenumfang angepasst werden muss. Aus diesem Grund wurde am 13.05.2014 dem Betriebsausschuss ein Positionspapier der Betriebsleitung vorgestellt, das mindestens 16 zusätzliche Vollzeit-Stellen vorsieht und in den Wirtschaftsplanberatungen für das Jahr 2015 Berücksichtigung finden soll. Fachkräftemangel Im TVöD wurde insgesamt das Gehaltsniveau bei den Einstiegsgehältern nach unten abgesenkt. Vor dem Hintergrund sich abzeichnender altersbedingter Fluktuation und des sich abzeichnenden Fachkräftemangels, z.B. im Ingenieur- und im kaufmännischen Bereich, ergeben sich in der Praxis Probleme bei der Gewinnung von qualifiziertem Personal. Verschärft wird das Problem durch die zeitlichen Befristungen, die aufgrund fehlender Stellenkapazitäten jedoch derzeit angewendet werden müssen. Risiken aus dem Aufgabenspektrum bzw. Gebäudebetrieb Aus dem Unternehmenszweck der Gebäudewirtschaft erwachsen neben den oben genannten Risiken zahlreiche weitere Risiken. Die Betriebsleitung trägt eine hohe Verantwortung für die Organisation der Einrichtung. Beispielhaft aufgeführt seien: · Ausschluss bzw. Minimierung von Betreiberrisiken, · die Gewährleistung schneller Reaktionszeiten bei Gefahr in Verzug, · ausreichende Fachlichkeit des Personals, · frühzeitige Gefahrerkennung und -vermeidung. Dazu sind unter anderem erforderlich: · eindeutige Regelungen über Zuständigkeiten, Befugnisse, Abläufe, Informationsflüsse, · Frühwarnsysteme/ -mechanismen, · ausreichende DV-Unterstützung, · Maßnahmen zur Korruptionsprävention, · ausreichende Personalausstattung, · Qualifikation des Personals. Folgende Maßnahmen wurden i.S. eines systematischen Risikomanagements und Optimierung des Internen Kontrollsystems (§ 10 EigVO NRW) umgesetzt: Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/16 Eindeutige Regelungen über Zuständigkeiten, Befugnisse, Abläufe, Informationsflüsse Neben den klassischen und bereits im Einsatz befindlichen Instrumenten (u.a. Berichtswesen, Abteilungsleiter- und Betriebsleiterbesprechungen, monatliche Budgetkontrolle, eindeutige Budgetund Projektverantwortlichkeiten, Benchmarking, Zentrale Störannahme, 24-Stunden- Rufbereitschaft) werden bestehende Regelungen (Dienst- und Handlungsanweisungen etc.) systematisch zusammengeführt, auf Aktualität überprüft und etwaige Regelungslücken geschlossen. Die bereits bestehenden Anweisungen werden aufgrund ihrer Fülle und Komplexität regelmäßig in den Teambesprechungen thematisiert und erläutert. Wichtig hierbei ist es, eine angemessene Relation von Regularien und Sicherungssystemen einerseits und Handlungsfähigkeit und Flexibilität der Einrichtung andererseits zu erhalten. Frühwarnsysteme / -mechanismen Das bestehende Risikomanagement wurde im März 2012 durch einen Workshop auf Führungsebene überprüft. Im August 2012 wurde eine neue Stelle aus dem Stellenbestand erstmalig gebildet und personell besetzt, die sich u.a. mit dem Thema Risikomanagement beschäftigt und den weiteren Ausbau und DV-Einsatz forciert. Zwischenzeitlich konnten im Rahmen des Projektes eine Softwarelösung eingeführt, unter Einbezug der Fachabteilungen ein umfassender Risikokatalog erarbeitet und eine Probebewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen) durchgeführt werden. Bis Ende 2014 wird die Echtbewertung einschließlich systematischer Darstellung der Gegenmaßnahmen abgeschlossen sein. Im Ergebnis wird somit ab 2015 ein flächendeckendes und unterjähriges Risikomanagement incl. Risikomanagementbericht umgesetzt sein. DV-Unterstützung Zahlreiche im Einsatz befindliche DV-Lösungen unterstützen die Aufgaben der Objektbewirtschaftung, Instandhaltung incl. Wartungen/Prüfungen und Projektsteuerung, u.a. durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten sowie die Abrufmöglichkeit aktueller Statusinformationen. Korruptionsprävention Der Korruptionsprävention dienen zahlreiche und umfassende organisatorische, personelle und DV-technische Maßnahmen. Beispielhaft genannt seien das konsequent umgesetzte Vier-AugenPrinzip, das Prinzip der Funktionstrennung, Regelung von Unterschriftsbefugnissen und Abläufen, Streuung bei der Auftragsvergabe im Bereich der Kleinaufträge und regelmäßige Auswertung/Überwachung der Streuung, konsequente Anwendung von VOL/VOB/VOF sowie Inanspruchnahme von Seminaren und Publikationen zur Korruptionsprävention. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/17 Personalausstattung Zur Erhöhung der Personalausstattung auf ein den Aufgaben angemessenes Niveau wurde durch die Betriebsleitung den Entscheidungsträgern in 2014 ein sog. Positionspapier vorgelegt, das sich in der Beratung befindet. Der Qualifikation der Mitarbeiter/innen wird durch regelmäßige und an den Aufgaben ausgerichtete Fortbildung zu allen für sie relevanten Sach- und Führungsthemen Rechnung getragen. Empfehlungen der Betriebsleitung an die Entscheidungsgremien zur Risikobegrenzung: · Anpassung des bestehenden Stellenplans der Einrichtung an das erhebliche gestiegene Aufgabenvolumen, siehe Positionspapier. · Erhöhung der für Instandhaltung zur Verfügung stehenden Mittel, da der Wert 1,2 % der Wiederherstellkosten deutlich unterschritten wird und sich somit weiterer Instandhaltungsstau abzeichnet; zusätzlich: · Aufgabe von nicht mehr benötigten Liegenschaften bzw. Gebäuden zur Reduzierung von gebäudewirtschaftlichen Aufwendungen und Konzentration der verfügbaren Mittel. · Überführung aller Gebäude – auch der denkmalgeschützten Sonderbauten – in das Sondervermögen der Einrichtung zur Bündelung aller damit verbundenen Aufgaben in einer Hand. · Beibehaltung der Reparaturprogramme für schulische und nicht-schulische Gebäude und des Brandschutz-Programms; Aufstockung der jährlich zur Verfügung stehenden Mittel, um den Instandhaltungsstau zügiger abzubauen. · Angemessene Erhöhung der Einnahmen von externen Mietern/Nutzern; dies setzt u.a. die Intensivierung der Raumnutzung (z.B. durch Untervermietung), Anreizsysteme im Rahmen Vermieter-Mieter-Modell und politische Beschlussfassungen in den Bereichen Entgeltordnungen voraus. · Abrechnung zukünftiger Gebäudenutzungen auf Basis einer Vollkostenrechnung (Erstattung auch der Abschreibungen in voller Höhe). 6.2 Chancenbericht Die ersten Wirtschaftsjahre der Einrichtung haben vorrangig dazu gedient, die Gebäudewirtschaft zu optimieren und die vereinbarten Einsparungen zu realisieren. Auch die künftigen Wirtschaftsjahre sollen zur Fortführung der Optimierung der Einrichtung im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses dienen: weitere Optimierung der Abläufe und Informationsflüsse, Einbezug der Mitarbeiter/innen in Entscheidungsprozesse, Berücksichti- Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/18 gung von Anregungen und Verbesserungsvorschlägen und letztlich ein konstruktiv-partnerschaftlicher Dialog werden bewusst gepflegt und auf allen Hierarchieebenen eingefordert. Der Bereich Energiemanagement wurde in Vorjahren aus dem Stellenbestand personell aufgestockt, um der wachsenden wirtschaftlichen und ökologischen Bedeutung dieses Bereiches Rechnung zu tragen und die Spitzenstellung im interkommunalen Vergleich weiter auszubauen. Dieser strategisch wichtige Bereich wird aus Sicht der Betriebsleitung jedoch noch weiter personell auszubauen sein. Bei positiven Entscheidungen zum Positionspapier kann dies erfolgen. Die Betriebsleitung erwartet Einsparungen im Bereich der Energiekosten, durch die letztlich keine Mehrbelastung entsteht. Seit 2011 steht die durch die Einrichtung entwickelte Software EView im Internet/Intranet zur Verfügung: Gebäudenutzer können sich – zur Vorbereitung auf das Vermieter-Modell und die damit verbundene Ressourcenverantwortung – jederzeit zeitnah über die Verbrauchsentwicklung ihrer Gebäude informieren. Aktuell wird EView gemeinsam mit der Regio IT in die Branchenlösung e2watch überführt. Pilotbereich ist derzeit die Städteregion, in weiteren Ausbauschritten soll e2watch auch Interessenten auf Landes- oder kommunaler Ebene angeboten werden. Diese Entwicklung gilt es personell zu unterstützen, ohne dass die übrigen Themen des Energiemanagements leiden. Die allgemeine Arbeitszufriedenheit ist aus Sicht der Betriebsleitung auch weiterhin gut. Nicht zuletzt die gute Zusammenarbeit mit dem Dienststellenpersonalrat ermöglicht es, Konfliktpotential frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden. Die anhaltend positive Entwicklung des Betriebes – trotz verschlechterter Rahmenbedingungen – ist insbesondere der guten und engagierten Arbeit der Abteilungsleiter/innen und der Mitarbeiter/innen der Einrichtung zu verdanken. Die Betriebsleitung erhofft sich weiterhin, künftig die Einrichtung noch eindeutiger im Sinne eines Dienstleisters positionieren zu können. Der in den ersten Betriebsjahren aus Gründen der Haushaltsentlastung verfolgte und mit Vorstand und Politik vereinbarte Konsolidierungskurs hat teilweise zu nicht unerheblichen Konflikten zwischen der Einrichtung als „Dienstleister“ und den Wünschen der Kunden bzw. Gebäudenutzern geführt. Zur Steigerung der Kundenzufriedenheit, aber auch zur Sicherung der Qualität der Fremdreinigung wurden in Vorjahren zwei Stellen für Reinigungskontrolleure durch Umwandlung frei werdender Stellen im Bereich der Eigenreinigung gebildet. Diese kümmern sich mit stichprobenartigen Kontrollen um die Reinigungsqualität vor Ort. Die Erfahrungen mit dem Einsatz von Reinigungskontrolleuren sind ausgesprochen positiv. Die in Vorjahren realisierten Kosteneinsparungen dürfen nicht zu einer Unterschreitung der ausgeschriebenen Qualität führen. Chancen für die Zukunft werden auch weiterhin in der Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells gesehen, um bei den Gebäudenutzern Einflussmöglichkeiten, Partizipation und Kostenbewusstsein zu stärken und mittel- bis langfristig weitere Einsparungen, u.a. durch intensivere Flächennut- Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/19 zung, Entwicklung von Raumbedarfsplänen und ggfls. Flächenreduzierung, zu erreichen. Zur Umsetzung des Modells besteht noch erheblicher Klärungsbedarf mit der städtischen Finanzsteuerung, u.a. aufgrund der Nicht-Erstattung von Abschreibungen, die jedoch wesentlicher Bestandteil einer Kostenmietberechnung sind, aber auch hinsichtlich der für eine Mietkalkulation anzusetzenden Bodenwertverzinsung. Der Verkauf nicht betriebsnotwendiger Flächen kann erheblich zur Haushaltskonsolidierung beitragen. Die bereits in Vorjahren begonnene Veräußerung von nicht mehr benötigten Gebäuden wird weiter verfolgt. So sind auch in Folgejahren weitere Verkäufe vorgesehen, insbesondere im Bereich von nicht mehr für schulische Zwecke benötigten Liegenschaften und Gebäuden. Positiv im Sinne eines aktiven Portfoliomanagements ist die Entwicklung, dass nicht mehr benötigte oder untergenutzte Objekte aufgegeben werden und somit die Anstrengungen zum Erhalt der Vermögenssubstanz der Gebäude, die mittel- bis langfristig im Bestand erhalten bleiben sollen, verstärkt werden können. Diese Entwicklung wird jedoch durch zusätzlichen Flächenbedarf (Flächenzugänge durch Neu- und Erweiterungsbau und Anmietungen) kompensiert. So ist seit Betriebsgründung insgesamt ein Flächenzuwachs zu verzeichnen. Die überörtliche vergleichende Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt hatte in Vorjahren ergeben, dass die Einrichtung im Vergleich der 23 Kommunen einen Spitzenplatz in der Gesamtbewertung einnimmt. Explizit erwähnt wurden durch die GPA die professionelle Organisation und Steuerung, die hervorragende Datenbasis, ein vorbildliches Berichtwesen und Energiemanagement und die im Vergleich geringsten Bewirtschaftungsausgaben. Der interkommunale Vergleich wurde auf freiwilliger Basis fortgesetzt: so beteiligt sich die Einrichtung seit 2007 an dem IKON-Vergleichsring der KGSt für den Bereich von Schul-, Verwaltungsgebäuden und Kindertagesstätten und seit 2010 auch zum Thema Gebäudereinigung. Ab 2013 nimmt der Betrieb außerdem an drei verschiedenen Vergleichsringen zur Personalbemessung teil: IKON-Vergleichsring, Arbeitskreis Deutscher Städtetag NRW für Gebäudewirtschaft und Arbeitskreis des Verbandes Kommunaler Immobilienbewirtschaftender Gesellschafen (VKIG). Aus den Vergleichsringen und dem interkommunalen Erfahrungsaustausch erwachsen Anregungen für weitere Optimierungen, und teilweise ergibt sich neuer Handlungsbedarf. Der Erfahrungsaustausch dient darüber hinaus auch einer regelmäßigen Kontrolle und Sicherung des bereits erreichten Standards im interkommunalen Vergleich. 7. Risikoberichterstattung über die Verwendung von Finanzinstrumenten Die Finanzierungsmaßnahmen umfassten lediglich die im üblichen Wirtschaftsverkehr vorherrschenden Aktivitäten, wie Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie aus dem Verrechnungsverkehr mit dem Einrichtungsträger zu marktüblichen Bedingungen. Derivative Finanzinstrumente werden nicht eingesetzt. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/20 Wesentliche Risiken hinsichtlich der Finanzinstrumente sind für die Betriebsleitung nicht ersichtlich. Forderungen der Einrichtung betreffen in erster Linie die Stadt Aachen. Forderungsausfälle sind in diesem Bereich nicht zu erwarten. Verbindlichkeiten werden innerhalb der Zahlungsfristen bezahlt. Der laufende Zahlungsverkehr wird im Übrigen über ein bei der Stadt verwaltetes Bankkonto abgewickelt. Die Finanzierungsmaßnahmen werden kontinuierlich anhand der Daten aus dem Rechnungswesen kontrolliert. Durch die gewählte Form der Sonderkasse beim Einrichtungsträger und die Regelungen zum Gesellschafterdarlehen verfügt die Einrichtung bewusst nicht über eigene Liquidität. Die Liquidität der Einrichtung ist allerdings jederzeit durch die Stadtkasse gewährleistet. Zur Unterstützung der Liquiditätsplanung des Einrichtungsträgers wurde der unterjährige Abruf von Gesellschafterdarlehen vereinbart, verbunden mit unterjährigen Mitteilungen, welche Investitionsmittel ggf. nicht benötigt werden. Diese Mitteilungen erfolgten vereinbarungsgemäß im Rahmen der Berichterstattung. 8. Bericht über Zweigniederlassungen Die Einrichtung verfügt über keine Zweigniederlassungen. 9. Angaben gemäß § 25 Abs. 2 EigVO NW Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung im Rahmen der Prüfung des Vorjahres – Jahresabschluss zum 31.12.2012 – führte zu keinen Beanstandungen. Aachen, 17. Juli 2014 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Vera Bortz Klaus Schavan Kfm. Betriebsleiterin Tech. Betriebsleiter V/1 Rechtliche Grundlagen der Einrichtung – Stand 31. Dezember 2013 Betriebssatzung: Grundlage des Gebäudemanagements ist die von der Stadt Aachen beschlossene Betriebssatzung vom 16. Dezember 2003 in der zuletzt geänderten Fassung vom 07. September 2005. Bezeichnung, Rechtsform und Sitz: Die Einrichtung führt die Bezeichnung Gebäudemanagement der Stadt Aachen. Sie wird als eigenbetriebsähnliche Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit (Sondervermögen mit Sonderrechnung) in entsprechender Anwendung der Vorschriften der Gemeindeordnung, der Eigenbetriebsverordnung und der Betriebssatzung geführt. Der Sitz des Gebäudemanagements ist in Aachen. Wirtschaftsjahr: Das Wirtschaftsjahr der Einrichtung ist das Kalenderjahr. Träger der Einrichtung: Träger der Einrichtung ist die Stadt Aachen. Gegenstand der Einrichtung: Gegenstand des Gebäudemanagements ist – kurzgefasst – vornehmlich: Die zentrale Bewirtschaftung von Verwaltungsgebäuden, Schulen, Kindertagesstätten und sonstigen Gebäuden, die der Stadt Aachen zur Erfüllung ihrer Aufgaben dienen. Der Betriebszweck umfasst auch die Bewirtschaftung von Nebenflächen und Nebennutzungen und alle den Betriebszweck fördernden Geschäfte. Rechnungswesen: Zum Rechnungswesen gehören lt. Organisationsplan: · kaufmännische Buchführung, · Anlagenbuchführung, · Kostenrechnung, · Auswertung und Statistiken, · Berichtswesen und Controlling, · Wirtschaftsplan, Jahresabschluss, · Abrechnung Dienstleistungen, · Betriebskosten für Mietverhältnisse. Die kaufmännische Buchführung ist gemäß § 19 EigVO NRW iVm § 13 der Betriebssatzung nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung der Betriebssatzung zu führen. Der Wirtschaftsplan umfasst gemäß §§ 14 ff. EigVO NRW iVm § 15 der Betriebssatzung den Erfolgsplan, den Vermögensplan sowie die Stellenübersicht. Der Wirtschaftsplan ist gemäß § 18 EigVO NRW iVm § 16 der Betriebssatzung um einen fünfjährigen Finanzplan zu ergänzen. Für den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht) sind gemäß §§ 21 ff. EigVO NRW iVm § 19 der Betriebssatzung die Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs für große Kapitalgesellschaften anzuwenden. Die zusätzlichen Erfordernisse der Eigenbetriebsverordnung für den Anhang und den Lagebericht sind zu beachten. Kassenführung: Für die Kassenführung ist eine Sonderkasse bei der Stadtverwaltung Aachen eingerichtet. V/2 Kapitalverhältnisse: Das Stammkapital beträgt T€ 1.000. Darüber hinaus verfügt die Einrichtung über eine Kapitalrücklage in Höhe von T€ 273.097. Betriebsleitung: Betriebsausschuss: Die Betriebsleitung obliegt: · Frau Vera Bortz (kfm. Betriebsleiterin), · Herrn Klaus Schavon (techn. Betriebsleiter). Der Betriebsausschuss besteht aus acht Mitgliedern. Darüber hinaus gibt es ein beratendes Mitglied ohne Stimmrecht. Die Zusammensetzung des Betriebsausschusses ist detailliert im Anhang dargestellt. Die Aufgaben des Betriebsausschusses sind in § 5 der Betriebssatzung geregelt. Betriebsräume: Das Gebäudemanagement übt seine Verwaltungstätigkeiten in dem in seinem Eigentum befindlichen Gebäude in der Lagerhausstraße 20 in Aachen aus. Steuerliche Verhältnisse: Mit der Bewirtschaftung von städtischen Gebäuden und ihrer Nebenflächen übt die Einrichtung keine einen Betrieb gewerblicher Art begründende Tätigkeit aus. Sie ist insoweit mit dieser Tätigkeit weder körperschafts- noch gewerbe- oder umsatzsteuerpflichtig. Es bestehen allerdings darüber hinaus diverse Betriebe gewerblicher Art, die generell eine Steuerpflicht begründen. Aufgrund ihres Dauerverlustcharakters fallen gleichwohl keine Ertragsteuern an. Das Gebäudemanagement macht hinsichtlich der Umsatzsteuerpflicht von der Option gemäß § 9 UStG Gebrauch und berechnet für seine Leistungen Umsatzsteuer. Das Gebäudemanagement verwaltet und bewirtschaftet zudem in sehr geringem Umfang Wohnungseigentum. Dies ist als Vermögensverwaltung iSd § 14 Satz 3 AO zu qualifizieren. Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuerpflicht besteht nicht, da die Tätigkeit der Einrichtung den Rahmen einer Vermögensverwaltung nicht übersteigt. Für den Grundbesitz wird in Ausnahmefällen Grundsteuer entrichtet. Kommunale Nutzungen sind ansonsten generell grundsteuerbefreit. Für die genutzten Pkw fällt Kfz-Steuer an. Wichtige Verträge/Vereinbarungen: Mit der Stadt Aachen bestehen folgende Vereinbarungen: · Gründungsdarlehen vom 29. März 2005, · lfd. Gesellschafterdarlehen jährlich, · Rahmenvereinbarung vom Januar 2004, · Dienstanweisung für die Werkleitung vom April 2004, · Dienstanweisung zur Regelung der Zeichenbefugnisse für den Eigenbetrieb vom Juli 2004, · Dienstanweisung zur Regelung der Geschäftsverteilung vom 01. Juli 2004, · jährlicher Wirtschaftsplan Gebäudemanagement, V/3 · Verkauf von Immobilien aus dem Besitz des E26 vom 03. Februar 2006, · Freistellung der Bilanzierung von Pensionsrückstellungen vom 08. März 2010, · Regelung der Vertretung bei gleichzeitiger Abwesenheit beider Geschäftsführer vom 14. September 2010. Mit der StädteRegion Aachen besteht eine Leistungsvereinbarung über die Vermögensübertragung und zur Regelung der Finanzbeziehungen vom 17. Dezember 2007. Es liegen diverse weitere Verträge u. a. über Energielieferungen, Hardund Software, Telekommunikation, Wartungen, Reinigungsleistungen, Versicherungen, An- und Vermietungen sowie Architekten- und Ingenieurleistungen vor. VI/1 Wirtschaftliche Grundlagen der Einrichtung Umsatzerlöse – gegliedert nach Segmenten: Budgetansatz des Einrichtungsträgers T€ % Gesamt T€ % 2009 2010 2011 2012 2013 60.241 57.199 57.450 56.005 54.607 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 43.547 42.090 41.701 39.564 37.914 72,3 73,6 72,6 70,6 69,4 Stadt/Eigenbetriebe T€ % 7.092 7.363 7.450 7.770 8.386 Mieten und Pachten Dritte T€ % StädteRegion Aachen T€ % 11,8 12,9 13,0 13,9 15,4 6.355 4.415 4.825 4.807 4.727 10,5 7,7 8,4 8,6 8,7 2.648 2.892 2.889 3.577 3.335 4,4 5,0 5,0 6,4 6,1 übrige T€ % 599 439 585 287 245 Budgetansatz des Einrichtungsträgers: gebäudebezogene Umsatzerlöse T€ % Gesamt T€ % 2009 2010 2011 2012 2013 43.547 42.090 41.701 39.564 37.914 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 28.804 28.762 29.132 26.567 24.817 Erstattung von Abschreibungen T€ % Darlehenszinsen T€ % 66,1 68,3 69,9 67,1 65,4 13.192 11.247 10.094 10.522 10.622 30,3 26,7 24,2 26,6 28,0 500 1.000 1.500 1.500 1.500 1,2 2,4 3,6 3,8 4,0 Aufwendungen für Objektbewirtschaftung – gegliedert nach Kostenarten: Gesamt T€ % 2009 2010 2011 2012 2013 37.171 37.452 36.790 33.674 34.269 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 umlagefähige Betriebskosten T€ % Instandhaltung/Reparaturen T€ % 24.149 24.235 24.690 25.655 26.074 10.510 8.304 9.355 8.019 8.195 Investitionen und Abschreibungen: Investi) tionen1 2009 2010 2011 2012 2013 1) 19.693 20.289 29.518 26.374 18.554 Zugänge an Sachanlagen Abschreibungen lt. GuVRechnung T€ 18.738 16.662 16.925 16.406 19.106 65,0 64,7 67,1 76,2 76,1 übrige T€ 28,3 22,2 25,4 23,8 23,9 2.512 4.913 2.745 0 0 % 6,7 13,1 7,5 0,0 0,0 Verwaltungskostenbeitrag T€ % 1.051 1.081 975 975 975 2,4 2,6 2,3 2,5 2,6 1,0 0,8 1,0 0,5 0,4 VI/2 Beschäftigte/Beamte im Jahresdurchschnitt und Personalaufwand: Betriebsleitung 2009 2010 2011 2012 2013 2 2 2 2 2 Bereich Infrastruktur Bereich Technik Bereich Hochbau 97 91 87 81 78 43 45 47 50 54 28 32 35 35 34 Bereich kfm. Abteilung Personalaufwand lt. GuVRechnung T€ 25 22 21 26 25 8.819 8.966 8.949 9.206 9.377 Bewirtschaftung – Bruttogesamtfläche der Einrichtung: Gesamt qm ) 20092 2) 2010 2011 2012 2013 Schulen qm – – 1.193.557 1.196.109 1.182.493 – – 525.352 526.712 528.787 Verwaltungsgebäude qm – – 162.822 161.498 154.712 Lagergebäude Produktionsund Werkstätten qm Wohnbauten qm – – 112.119 116.296 87.488 – – 88.898 91.174 87.096 übrige qm – – 304.366 300.429 324.410 Anzahl der zu betreuenden Objekte lt. Anlagenbuchhaltung: Gesamt 2009 2010 2011 2012 2013 2) Schulen 653 633 625 621 625 151 131 130 130 130 Lager/Werkstätten 126 127 125 125 124 Gesundheits- und Sportanlagen Kinder- und Jugendeinrichtungen 104 104 104 104 104 Für die Jahre 2009 und 2010 liegt kein entsprechend aufbereitetes Datenmaterial vor 73 84 83 83 85 übrige 199 187 183 179 182 VI/3 Betriebswirtschaftliche Kennziffern: Ertragslage 2009 2010 – 2011 2012 2013 – 9.824 – 11.858 – 12.040 – – Jahresergebnis T€ – 11.844 ebit T€ 1.078 1.981 1.013 Betriebsleistung T€ 66.132 65.079 64.310 60.154 62.817 Betriebsaufwendungen T€ 66.836 63.823 63.149 61.452 62.013 operatives Ergebnis T€ – 704 1.256 1.161 1.298 804 Finanzergebnis T€ – 12.922 – 10.703 – 10.837 – 11.095 – 11.097 Eigenkapitalrentabilität % – 4,8 – 4,1 – 4,3 – 5,4 – 5,8 Umsatzrentabilität % – 19,7 – 17,0 – 17,1 – 21,2 – 22,0 Aufwandsquote für Objektbewirtschaftung % Personalaufwandsquote Abschreibungsquote 9.722 – 762 942 56,2 57,5 57,2 55,8 54,5 % 13,3 13,8 13,9 15,3 14,9 % 28,3 23,8 24,4 27,3 26,4 Vermögens- und Finanzlage 2009 2010 2011 2012 2013 Bilanzsumme T€ 579.094 559.650 613.994 609.614 601.604 Anlagenintensität % 96,5 92,9 93,2 95,4 96,3 Eigenkapital T€ 249.336 239.765 229.941 218.083 207.057 Eigenkapital und eigenkapitalähnliche Mittel T€ 311.965 309.786 313.877 313.274 303.874 Eigenkapitalquote % 43,1 39,8 37,5 35,8 34,4 Quote des Eigenkapitals und der eigenkapitalähnlichen Mittel % 53,9 51,4 51,2 51,4 50,5 Verschuldungsquote % 46,1 48,6 48,8 48,3 49,2 Anlagendeckung I % 44,6 42,8 40,2 37,5 35,8 Anlagendeckung II % 99,4 99,7 99,7 97,9 97,3 Langfristdeckung I % 38,9 36,5 33,5 30,7 28,5 Langfristdeckung II % 86,7 84,9 83,0 80,0 77,5 working capital T€ – 3.607 cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit T€ – 2.762 free cash flow T€ – 22.455 Finanzmittelfonds T€ 4.315 – – 1.591 – 1.920 – 10.200 – 13.585 12.979 – 2.164 + + 1.505 7.310 – 12.982 – 24.869 13.624 8.622 9 7.160 – 11.394 – 172 VI/4 Betriebswirtschaftliche Kennziffern zur Ertragslage sowie zur Vermögens- und Finanzlage: Die in die nachfolgenden Kennziffern einfließenden Beträge sind – soweit notwendig – um periodenfremde und außerordentliche Komponenten bereinigt. ebit Ergebnis vor Zinsen und Steuern operatives Ergebnis Betriebsleistung – Betriebsaufwendungen Eigenkapitalrentabilität Jahresergebnis Eigenkapital x 100 Umsatzrentabilität Jahresergebnis Umsatzerlöse x 100 Aufwandsquote für Objektbewirtschaftung Aufwendungen für Objektbewirtschaftung Betriebsleistung Personalaufwandsquote Personalaufwand Betriebsleistung Abschreibungsquote planmäßige Abschreibungen Betriebsleistung Anlagenintensität Anlagevermögen Bilanzsumme Eigenkapitalquote Eigenkapital Bilanzsumme Quote des Eigenkapitals und der eigenkapitalähnlichen Mittel Eigenkapital + Sonderposten für Investitionszuschüsse Bilanzsumme Verschuldungsquote Fremdkapital Bilanzsumme Anlagendeckung I Eigenkapital Anlagevermögen netto Anlagendeckung II Eigenkapital + Sonderposten für Investitionszuschüsse + mittel- und langfristiges Fremdkapital Anlagevermögen netto x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 Langfristdeckung I Eigenkapital Anlagevermögen brutto Langfristdeckung II Eigenkapital + Sonderposten für Investitionszuschüsse + mittel- und langfristiges Fremdkapital Anlagevermögen brutto x 100 x 100 x 100 working capital Umlaufvermögen – kurzfristiges Fremdkapital cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit Jahresergebnis +/– Anlageabschreibungen/Anlagezuschreibungen +/– Zunahme/Abnahme der langfristigen Rückstellungen +/– Zunahme/Abnahme latenter Steuern +/– Zunahme/Abnahme der kurzfristigen Rückstellungen –/+ Buchgewinne/Buchverluste aus Anlageabgängen –/+ sonstige zahlungsunwirksame Erträge und Aufwendungen –/+ Zunahme/Abnahme der übrigen Aktiva (saldiert) +/– Zunahme/Abnahme der übrigen Passiva (saldiert) VI/5 ) free cash flow cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit – Investitionen3 Finanzmittelfonds Flüssige Mittel – Kontokorrentverbindlichkeiten ± Cash Pool Stadt Aachen 3) Investitionen in immaterrielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen abzüglich erhaltener Investitionszuschüsse VII/1 Feststellungen gemäß § 53 HGrG (Fragenkatalog IDW PS 720) Fragenkreis 1: Tätigkeit von Überwachungsorganen und Geschäftsleitung sowie individualisierte Offenlegung der Organbezüge a) Gibt es Geschäftsordnungen für die Organe und einen Geschäftsverteilungsplan für die Geschäftsleitung sowie ggf. für die Konzernleitung? Gibt es darüber hinaus schriftliche Weisungen des Überwachungsorgans zur Organisation für die Geschäftssowie ggf. für die Konzernleitung (Geschäftsanweisung)? Entsprechen diese Regelungen den Bedürfnissen des Unternehmens bzw. des Konzerns? Die Einrichtung verfügt über einen Geschäftsverteilungplan für die Betriebsleitung. Ebenso besteht eine Dienstanweisung des Oberbürgermeisters für die Betriebsleitung. Der Oberbürgermeister der Stadt Aachen ist Dienstvorgesetzter der Dienstkräfte der Einrichtung. Die Organisation der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und der Einrichtung ist neben der Betriebssatzung und den gesetzlichen Bestimmungen mittels Dienstanweisungen geregelt. Der Betriebsausschuss entscheidet in allen gemäß § 5 der Betriebsatzung von der Stadt Aachen ihm übertragenen Zuständigkeiten. Der Rat der Stadt Aachen entscheidet in allen anderen Angelegenheiten des Gebäudemanagements, die ihm gemäß GO NRW, der EigVO NRW und der Betriebsatzung vorbehalten sind. Die Regelungen entsprechen den Anforderungen des Gebäudemanagements. b) Wie viele Sitzungen der Organe und ihrer Ausschüs- Der Betriebsausschuss ist im Jahr 2013 zu insgesamt vier se haben stattgefunden und wurden Niederschriften Sitzungen zusammengetreten. Der Rat der Stadt hat sich in hierüber erstellt? zehn Sitzungen mit Angelegenheiten der Einrichtung befasst. Über die Sitzungen des Betriebsausschusses und des Rats der Stadt liegen Protokolle vor. c) In welchen Aufsichtsräten und anderen Kontrollgre- Die Mitglieder der Betriebsleitung, Frau Vera Bortz und mien iSd § 125 Abs. 1 Satz 3 des Aktiengesetzes Herr Klaus Schavan, sind auskunftsgemäß in keinen Konsind die einzelnen Mitglieder der Geschäftsleitung tä- trollgremien iSd § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG tätig. tig? d) Wird die Vergütung der Organmitglieder (Geschäftsleitung, Überwachungsorgan) individualisiert im Anhang des Jahresabschlusses/Konzernabschlusses aufgeteilt nach Fixum, erfolgsbezogenen Komponenten und Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung ausgewiesen? Falls nein, wie wird dies begründet? Fragenkreis 2: Aufbauund Grundlagen Entfällt mangels Kapitalmarktorientierung. Im Übrigen hat die Einrichtung die individualisierte Vergütung der Betriebsleitung entsprechend § 24 Abs. 1 EigVO NRW iVm § 285 Nr. 9a HGB im Anhang kenntlich gemacht. ablauforganisatorische a) Gibt es einen den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechenden Organisationsplan, aus dem Organisationsaufbau, Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten/Weisungsbefugnisse ersichtlich sind? Erfolgt dessen regelmäßige Überprüfung? Es liegt ein aktualisierter Organisationsplan mit Datum vom 01. Juli 2013 für die Einrichtung vor. Aus diesem gehen der Organisationsaufbau, die Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten sowie die Weisungsbefugnisse hervor. Die Überprüfung erfolgt auskunftsgemäß regelmäßig durch die VII/2 Leitung der Einrichtung. Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften liegen keine Hinweise vor, dass nicht entsprech-end dem Organisationsplan verfahren wird. Die adminis-trativen Aufgaben, mit Ausnahme der Auszahlung von Gehältern und Beamtenbezügen (Dezernat Personal und Organisation), werden sämtlich durch das Gebäudemanagement selbst durchgeführt. b) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass nicht nach Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliedem Organisationsplan verfahren wird? genden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht ergeben. c) Hat die Geschäftsleitung Vorkehrungen zur Korruptionsprävention ergriffen und dokumentiert? Es gelten folgende Bestimmungen: · Handlungsrichtlinie der Stadt Aachen zur Umsetzung des Gesetzes der Korruptionsbekämpfung und zur Errichtung und Führung eines Vergaberegisters in Nordrhein-Westfalen mit dem Stand vom 08. November 2008, · Richlinie über die Annahme von Belohnungen und Geschenken durch Angehörige des öffentlichen Dienstes bei der Stadt Aachen vom 06. September 2005. Die Stelle eines Anti-Korruptionsbeauftragten ist von der Stadt Aachen eingerichtet. Sämtlichen Mitarbeitern der Einrichtung sind die vorstehenden Richtlinien auskunftsgemäß gegen Unterschrift ausgehändigt worden. d) Gibt es geeignete Richtlinien bzw. Arbeitsanweisungen für wesentliche Entscheidungsprozesse (insbesondere Auftragsvergabe und Auftragsabwicklung, Personalwesen, Kreditaufnahme und -gewährung)? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass diese nicht eingehalten werden? Es gelten die Dienstanweisungen und Richtlinien der Stadt Aachen. Darüber hinaus gelten insbesondere die Bestimmungen der GO NRW, der EigVO NRW und der Betriebssatzung. Der vom Rat der Stadt zu beschließende Wirtschaftplan bildet den Entscheidungsrahmen für die Betriebsleitung. Die Ausschreibungen werden auskunftsgemäß nach die-sen Vorgaben vorbereitet und unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften durchgeführt. Die Finanzierung erfolgt, mit Ausnahme des sogenannten Richterlichen-Modells für diverse Kindertagesstätten, ausschließlich über Darlehen der Stadt Aachen sowie verschiedene Zuschussprogramme. Es haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften keine Anhaltspunkte für eine Nichtbeachtung der Anweisungen ergeben. e) Besteht eine ordnungsgemäße Dokumentation von Es besteht eine ordnungsgemäße Dokumentation von Verträgen (z. B. Grundstücksverwaltung, EDV)? Verträgen in Form der Aktenverwaltung. Die Bauakten sind bei den entsprechenden Projektverantwortlichen abgelegt. VII/3 Fragenkreis 3: Planungswesen, Rechnungswesen, Informationssystem und Controlling a) Entspricht das Planungswesen – auch im Hinblick auf Das Gebäudemanagement erstellt regelmäßig einen WirtPlanungshorizont und Fortschreibung der Daten so- schaftsplan. Der Wirtschaftsplan 2013 besteht aus folgenwie auf sachliche und zeitliche Zusammenhänge von den Planungselementen: Projekten – den Bedürfnissen des Unternehmens? · detaillierter Erfolgsplan für 2013 und mittelfristige Ergebnisplanung für die Wirtschaftsjahre 2014 bis 2017, · Investitionsprogramm 2013 bis 2017, · Stellenübersicht, · Finanzplanung (Vermögensplan) für die Wirtschaftsjahre 2013 bis 2017. Der jährlich gemäß §§ 14-17 der EigVO NRW aufzustellende Wirtschaftsplan bietet einen ausreichenden Planungshorizont und entspricht den Bedürfnissen der Einrichtung. Innerhalb des Jahres werden ggf. noch Nachtragswirtschaftspläne bei sich ergebenden Veränderungen erstellt. Das Planungswesen entspricht nach unseren Erkenntnissen im Hinblick auf Planungshorizont und Fortschreibung der Daten den Bedürfnissen des Gebäudemanagements. b) Werden Planabweichungen systematisch untersucht? Planabweichungen werden auskunftsgemäß regelmäßig und kontinuierlich untersucht. Erläuterungen zu Planüberoder -unterschreitungen sind Gegenstand der regelmäßigen Berichterstattung an den Betriebsausschuss im Rahmen der Quartalsberichterstattung. c) Entspricht das Rechnungswesen einschließlich der Kostenrechnung der Größe und den besonderen Anforderungen des Unternehmens? Das Rechnungswesen entspricht nach unseren Erkenntnissen im Hinblick auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit den Anforderungen der Einrichtung. Eine detailliert ausgebaute Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung liegt nicht voll umfänglich vor. Auskunftsgemäß wird an der Einrichtung einer Kostenrechnung mittels SAP weiter gearbeitet. d) Besteht ein funktionierendes Finanzmanagement, welches u.a. eine laufende Liquiditätskontrolle und eine Kreditüberwachung gewährleistet? Der Zahlungsverkehr der Einrichtung erfolgt über ein Sparkassenkonto der Stadt Aachen (SAP 113100). Dieses wird täglich überwacht und ausgeglichen. Die Salden werden täglich auf ein Sonderkassenkonto (SAP 113200) gebucht. Die Finanzierung der laufenden Betriebsausga-ben sowie der Investitionen erfolgt ausschließlich über die Stadt Aachen. Dazu werden die erforderlichen Finanzmittel zeitnah der Finanzkasse der Stadt Aachen gemeldet. e) Gehört zu dem Finanzmanagement auch ein zentrales Cash-Management und haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die hierfür geltenden Regelungen nicht eingehalten worden sind? Das Cash-Management, vor allem im Hinblick auf die rechtzeitige Anmeldung von Finanzmitteln, obliegt auskunftsgemäß der Betriebsleitung im Zusammenwirken mit der Finanzsteuerung der Stadt Aachen. Auf die Ausfüh- VII/4 rungen zu Gliederungspunkt 3.d) wird verwiesen. Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften sind keine Hinweise aufgetreten, dass die geltenden Regelungen nicht eingehalten worden sind. f) Ist sichergestellt, dass Entgelte vollständig und zeitnah in Rechnung gestellt werden? Ist durch das bestehende Mahnwesen gewährleistet, dass ausstehende Forderungen zeitnah und effektiv eingezogen werden? Die Einrichtung erhält im Wesentlichen ihre Entgelte über zwei jährliche Anforderungen gegenüber der Stadt Aachen auf Auszahlung der im Wirtschaftsplan vorgesehenen Mittel zur Deckung der laufenden Aufwendungen. Darüber hinaus werden die Zahlungsflüsse aus Miet- und Pachtverträgen und die Ausgangsrechnungen für erbrachte Dienstleistungen gegenüber Einrichtungen der Stadt Aachen oder fremden Dritten nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften zeitnah entsprechend der vertraglichen Bedingungen erstellt. Das Mahnwesen für Mieten und Pachten wird seitens der zuständigen Fachabteilung und für die Geschäftsbeziehungen gegenüber der Städteregion Aachen durch das Team Rechnungs-wesen organisiert. Es sind keine Hinweise aufgetreten, dass Entgelte nicht vollständig oder zeitnah in Rechnung gestellt oder eingeholt werden. g) Entspricht das Controlling den Anforderungen des Zum 01. August 2013 ist planmäßig eine Stabsstelle bei der Unternehmens/Konzerns und umfasst es alle wesent- Betriebleitung des Gebäudemanagements eingerichtet lichen Unternehmens-/Konzernbereiche? worden, die unter anderem auch für Controllingaufgaben zuständig ist. Wesentliche Controllingunterlagen des Rechnungswesens haben im Berichtsjahr als Entscheidungsgrundlage für Führungskräfte und Kontrollgremien zur Verfügung gestanden. h) Ermöglichen das Rechnungs- und Berichtswesen Das Gebäudemanagement verfügt über keine Tochteruneine Steuerung und/oder Überwachung der Tochter- ternehmen bzw. Unternehmen, an denen eine wesentliche unternehmen und der Unternehmen, an denen eine Beteiligung besteht. wesentliche Beteiligung besteht? Fragenkreis 4: Risikofrüherkennungssystem a) Hat die Geschäfts-/Konzernleitung nach Art und Umfang Frühwarnsysteme definiert und Maßnahmen ergriffen, mit deren Hilfe bestandsgefährdende Risiken rechtzeitig erkannt werden können? Ein umfassendes, in sich geschlossenes und systematisches Risikofrüherkennungssystem ist im Berichtsjahr weiter aufgebaut worden. Die vollständige, rechnergestützte Implementierung des Systems soll bis Ende 2014 abgeschlossen werden. Die Stelle eines Risikomanagers nebst Projektteam ist geschaffen worden. Deren Aufgabengebiete und Verantwortlichkeiten sind im Einzelnen in den Projektunterlagen benannt. Im Rahmen des Projekts sind über 200 Risiken identifiziert und benannt worden. Diese sind auf ca. 70 Einzelrisiken zusammengefasst worden. Die wesentlichen Risiken hat VII/5 die Betriebsleitung im Lagebericht benannt. Diese lassen sich im Wesentlichen folgenden Risikofeldern zuordnen: Liquidität, Gebäudesubstanz, Personalressourcen und Kosten. Im Berichtsjahr und bis zum Prüfungszeitpunkt sind folgende wesentliche Schwerpunkte abgearbeitet worden: · 01/2013 bis 05/2013 Befragung Führungskräfte und Ausbau Risikokatalog. · 01/2013 bis 02/2014 Implementierung RM-Software r2c (risk to chance, Schleupen AG), (erhebliche Verzögerungen bei Bereitstellung der erforderlichen ServerStruktur durch IT-Dienstleister regioit). · 03/2014 Schulung aller Führungskräfte (Betriebs-/Abteilungs-/ Teamleitungen) in Softwareanwendung und Einführung eines Handbuches zur Risikobewertungsmethodik. · 03/2014 bis 04/2014 Testbewertung des vollständigen Risikokataloges in r2c durch alle Führungskräfte. · 05/2014 bis 06/2014 Auswertung der Testbewertung und Gruppenrücksprachen mit Bewertern/innen. Im Weiteren sollen in 2014 noch folgende Schwerpunkte umgesetzt werden: · Echtbewertung des Risikokatalogs, · Ausbau des Gegenmaßnahmenkataloges und Implementierung in r2c, · Erstellung eines Abschlussberichtes für die Wirtschaftsprüfung 2014. Die letztendliche Zielsetzung besteht weiterhin in der Erstellung eines jährlichen umfassenden und eigenständigen Risikoberichts. b) Reichen diese Maßnahmen aus und sind sie geeignet, ihren Zweck zu erfüllen? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Maßnahmen nicht durchgeführt werden? Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften liegen keine Hinweise vor, dass diese für die Zukunft geplanten Maßnahmen nicht sachgerecht sind. c) Sind diese Maßnahmen ausreichend dokumentiert? Die Handlungsanweisungen für die in Gliederungspunkt a) erwähnten Einzelmaßnahmen sind in umfangreichen Arbeitsmaterialien, wie einem Risikokatalog festgelegt. Alle Führungskräfte können in Echtzeit rechnergestützt auf alle Ergebnisse im System zugreifen. d) Werden die Frühwarnsignale und Maßnahmen kontinuierlich und systematisch mit dem aktuellen Geschäftsfeld sowie mit den Geschäftsprozessen und Funktionen abgestimmt und angepasst? Durch die Betriebsleitung und in ihrem Auftrag durch den Risikomanager werden auskunftsgemäß schon derzeit ständig die Risiken kontrolliert. Auf die Ausführungen zu den vorstehenden Gliederungspunkten wird verwiesen. Mit dem eingeführten rechnergestützten Risikomanagementsystem werden die entsprechenden Prozesse künftig automatisiert aus der IT mit Daten untersetzt werden. VII/6 Fragenkreis 5: Finanzinstrumente, andere Termingeschäfte, Optionen und Derivate a) Hat die Geschäfts-/Konzernleitung den Geschäftsumfang zum Einsatz von Finanzinstrumenten sowie von anderen Termingeschäften, Optionen und Derivaten schriftlich festgelegt? Dazu gehört: · Welche Produkte/Instrumente dürfen eingesetzt werden? · Mit welchen Partnern dürfen die Produkte/Instrumente bis zu welchen Beträgen eingesetzt werden? Bei der Einrichtung werden lediglich die dem normalen Geschäftsgang entsprechenden Finanzierungsmaßnahmen vollzogen. Derivatpapiere u. Ä. werden nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht gehalten. Schriftliche Festlegungen liegen nicht vor. · Wie werden die Bewertungseinheiten definiert und dokumentiert und in welchem Umfang dürfen offene Posten entstehen? · Sind die Hedge-Strategien beschrieben, z. B. ob bestimmte Strategien ausschließlich zulässig sind bzw. bestimmte Strategien nicht durchgeführt werden dürfen (z. B. antizipatives Hedging)? b) Werden Derivate zu anderen Zwecken eingesetzt als Entfällt; auf die vorstehenden Anmerkungen wird verzur Optimierung von Kreditkonditionen und zur Risi- wiesen. kobegrenzung? c) Hat die Geschäfts-/Konzernleitung ein dem Geschäftsumfang entsprechendes Instrumentarium zur Verfügung gestellt insbesondere in Bezug auf: Nein; aufgrund der fehlenden Inanspruchnahme von Sicherungs-, Optimierungs- und ähnlichen Geschäften ist dies bisher auch nicht notwendig gewesen. · Erfassung der Geschäfte, · Beurteilung der Geschäfte zum Zweck der Risikoanalyse, · Bewertung der Geschäfte zum Zweck der Rechnungslegung, · Kontrolle der Geschäfte? d) Gibt es eine Erfolgskontrolle für nicht der Risikoabsicherung (Hedging) dienende Derivatgeschäfte und werden Konsequenzen aufgrund der Risikoentwicklung gezogen? Auf die Anmerkungen zu den Gliederungspunkten 5 a) und c) wird verwiesen. e) Hat die Geschäfts-/Konzernleitung angemessene Arbeitsanweisungen erlassen? Auf die Anmerkungen zu den Gliederungspunkten 5 a) und c) wird verwiesen. f) Ist die unterjährige Unterrichtung der Geschäfts-/ Auf die Anmerkungen zu den Gliederungspunkten 5 a) und Konzernleitung im Hinblick auf die offenen Positionen, c) wird verwiesen. die Risikolage und die ggf. zu bildenden Vorsorgen geregelt? VII/7 Fragenkreis 6: Interne Revision a) Gibt es eine den Bedürfnissen des Unternehmens/Konzerns entsprechende interne Revision/Konzernrevision? Besteht diese als eigenständige Stelle oder wird diese Funktion durch eine andere Stelle (ggf. welche?) wahrgenommen? Eine eigene interne Revision existiert nicht. Die Ein-richtung unterliegt der Prüfung durch den Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen. Es gilt die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen vom 01. April 2009. b) Wie ist die Anbindung der internen Revision/Konzernrevision im Unternehmen/Konzern? Besteht bei ihrer Tätigkeit die Gefahr von Interessenkonflikten? Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist gegenüber dem Gebäudemanagement autonom. c) Welches waren die wesentlichen Tätigkeitsschwerpunkte der internen Revision/Konzernrevision im Geschäftsjahr? Wurde auch geprüft, ob wesentlich miteinander unvereinbare Funktionen (z. B. Trennung von Anweisung und Vollzug) organisatorisch getrennt sind? Wann hat die interne Revision das letzte Mal über Korruptionsprävention berichtet? Liegen hierfür schriftliche Revisionsberichte vor? Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat im Berichtsjahr unter Einbeziehung des Gebäudemanagements turnusgemäß folgende Bereiche bei der Stadt Aachen geprüft: Interessenkonflikte sind auskunftsgemäß weder personell noch sachlich gegeben. · Vergabeprüfungen nach VOL und VOB, · Personalwirtschaft. Da keine weiteren Prüfungen erfolgt sind, ist auch zum Thema Korruptionprävention im Berichtsjahr nicht berichtet worden. Schriftliche Berichte liegen vor. Im Rahmen der Prüfungshandlungen ist der Verantwortliche des Fachbereichs Rechnungsprüfung zu gesonderten Erkenntnissen zur Einrichtung explizit befragt worden. Besondere Erkenntnisse haben auskunftsgemäß nicht vorgelegen. d) Hat die interne Revision ihre Prüfungsschwerpunkte mit dem Abschlussprüfer abgestimmt? Mit dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind keine Prüfungsschwerpunkte abgestimmt worden. Der Abschlussprüfer hat jedoch im Rahmen seiner Prüfunghandlungen die Verantwortlichen des Fachbereichs Rechnungsprüfung kontaktiert und befragt. e) Hat die interne Revision/Konzernrevision bemerkenswerte Mängel aufgedeckt und um welche handelt es sich? Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat nach den uns erteilten Auskünften keine bemerkenswerten Mängel hinsichtlich der Einrichtung festgestellt. f) Welche Konsequenzen werden aus den Feststellungen und Empfehlungen der internen Revision/Konzernrevision gezogen und wie kontrolliert die interne Revision/Konzernrevision die Umsetzung ihrer Empfehlungen? Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften sind durch die Betriebsleitung angemessene Konsequenzen hinsichtlich der Feststellung des Fachbereichs Rechnungsprüfung aus Vorjahren gezogen worden. VII/8 Fragenkreis 7: Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Geschäftsanweisung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans a) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die vorherige Zustimmung des Überwachungsorgans zu zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften und Maßnahmen nicht eingeholt worden ist? Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften haben sich keine derartigen Anhaltspunkte ergeben. b) Wurde vor der Kreditgewährung an Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans die Zustimmung des Überwachungsorgans eingeholt? Derartige Kredite sind im Berichtsjahr nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht vergeben worden. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass anstelle Diesbezügliche Maßnahmen sind nach den uns vorliegenzustimmungsbedürftiger Maßnahmen ähnliche, aber den Unterlagen und erteilten Auskünften nicht bekannt. nicht als zustimmungsbedürftig behandelte Maßnahmen vorgenommen worden sind (z. B. Zerlegung in Teilmaßnahmen)? d) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Geschäfte und Maßnahmen nicht mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Geschäftsanweisung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans übereinstimmen? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht erge-ben. Fragenkreis 8: Durchführung von Investitionen a) Werden Investitionen (in Sachanlagen, Beteiligungen, sonstige Finanzanlagen, immaterielle Anlagewerte und Vorräte) angemessen geplant und vor Realisierung auf Rentabilität/Wirtschaftlichkeit, Finanzierbarkeit und Risiken geprüft? Die im Berichtsjahr durchgeführten Investitionen sind auskunftsgemäß im Rahmen des Wirtschaftsplans (Investitionsprogramm) durch die zuständigen Fachbereiche der Stadt Aachen angemessen geplant und werden danach umgesetzt. Auf der Grundlage des vorgegebenen städtischen Budgets für die einzelnen Maßnahmen erfolgt bei der Einrichtung die Planung und die Durchführung der jeweigen Maßnahme nach wirtschaftlichen Grundsätzen. Grundsätzlich ist damit gemäß der Auskünfte der Betriebsleitung davon auszugehen, dass die wirtschaftliche Notwendigkeit von investiven Projekten bereits mit der Beauftragung des Gebäudemanagements zur Umsetzung von Projekten begründet worden ist. Bei allen größeren Projekten werden im Zusammenhang mit Förderanträgen auskunftsgemäß Folgekostenberechnungen erstellt, welche die finanziellen Auswirkungen der Maßnahmen in der Zukunft abbilden. VII/9 b) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Unterlagen/Erhebungen zur Preisermittlung nicht ausreichend waren, um ein Urteil über die Angemessenheit des Preises zu ermöglichen (z. B. bei Erwerb bzw. Veräußerung von Grundstücken oder Beteiligungen)? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht ergeben. Der jeweiligen Auftragsvergabe im Bereich Bauund Bauinstandhaltung liegen Ausschreibungen zugrunde. Bei Investitionen in Betriebs- und Geschäftsausstattung werden Vergleichsangebote eingeholt. Die Veräußerung von Grundstücken erfolgt über den Fachbereich Liegenschaften der Stadt Aachen. Die Übertragungen erfolgen dabei generell zum Buchwert. c) Werden Durchführung, Budgetierung und Veränderungen von Investitionen laufend überwacht und Abweichungen untersucht? Bei den baulichen Investitionsmaßnahmen erfolgt ein laufendes Projektcontrolling durch die jeweiligen Sachbearbeiter. Durch die Betriebsleitung werden auskunftsgemäß die jeweiligen Budgets regelmäßig auf deren Einhaltung und den Umsetzungsgrad hin überprüft. Sind aufgrund nicht abwendbarer Einflüsse Budgeterhöhungen zwingend notwendig, werden diese im Regelfall über entsprechende mit der Stadt Aachen abgestimmte Korrekturen der Planwerte eingepreist. d) Haben sich bei abgeschlossenen Investitionen we- Bei den im Wirtschaftsjahr abgeschlossenen Investitionen sentliche Überschreitungen ergeben? Wenn ja, in ergeben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und welcher Höhe und aus welchen Gründen? erteilten Auskünften unter Bezugnahme der Ausführungen zur Frage 8 d) keine Budgetberschreitungen bei Projekten größer T€ 100. e) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass Leasingoder vergleichbare Verträge nach Ausschöpfung der Kreditlinien abgeschlossen wurden? Nein; nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften ist dies nicht der Fall. Fragenkreis 9: Vergaberegelungen a) Haben sich Anhaltspunkte für eindeutige Verstöße gegen Vergaberegelungen (z. B. VOB, VOL, VOF, EU-Regelungen) ergeben? Alle diesbezüglichen Regelungen sind den Mitarbeitern über den RVI-Ordner im Intranet zugänglich. Anhaltspunkte für Verstöße haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht ergeben. b) Werden für Geschäfte, die nicht den Vergaberege- Ja; anderweitige Erkenntnisse haben wir nach den uns lungen unterliegen, Konkurrenzangebote (z. B. auch vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht für Kapitalaufnahmen und Geldanlagen) eingeholt? erlangt. Fragenkreis 10: Berichterstattung chungsorgan an das Überwa- a) Wird dem Überwachungsorgan regelmäßig Bericht erstattet? Die Einrichtung erstellt einen regelmäßigen Quartalsbericht für den Betriebsausschuss. Zudem erfolgen in den Sitzungen des Betriebsausschusses regelmäßige Berichterstattungen. VII/10 b) Vermitteln die Berichte einen zutreffenden Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens/Konzerns und in die wichtigsten Unternehmens-/Konzernbereiche? Laut der vorliegenden Protokolle und der erteilten Auskünfte hat die Betriebsleitung den Betriebsausschuss in seinen Sitzungen regelmäßig informiert. Zudem sind zu diesen Sitzungen die Quartalsberichte mit wesentlichen betriebswirtschaftlichen Kenndaten, Soll-Ist-Darstellungen zum Wirtschaftsplan und Informationen zu den laufenden Projekten ausgereicht worden. c) Wurde das Überwachungsorgan über wesentliche Vorgänge angemessen und zeitnah unterrichtet? Liegen insbesondere ungewöhnlich, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen oder wesentliche Unterlassungen vor und wurde hierüber berichtet? Ja; die Unterrichtung von: Betriebsausschuss, Oberbürgermeister und zuständiger Dezernentin ist lt. vorliegenden Protokollen ordnungsgemäß erfolgt. d) Zu welchen Themen hat die Geschäfts-/Konzernleitung dem Überwachungsorgan auf dessen besonderen Wunsch berichtet (§ 90 Abs. 3 AktG)? Im Übrigen liegen ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen oder wesentliche Unterlassungen nach den von uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht vor. Laut der vorliegenden Protokolle und der erteilten Auskünfte hat die Betriebsleitung im Berichtsjahr keine besonderen Vorlagen erstellt. Ausweislich der vorliegenden Protokolle sind keine besonderen Wünsche geäußert worden. Beherrschende Themen in den Sitzungen der Überwachungsorgane ist neben der generellen wirtschaftlichen Entwicklung gemäß Wirtschaftsplan der Stand der Projektabwicklung, insbesondere zum Projekt Katschhof und die Umsetzung des VermieterMieter-Modells. e) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Berichterstattung (z. B. nach § 90 AktG oder unternehmensinternen Vorschriften) nicht in allen Fällen ausreichend war? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Protokollen und erteilten Auskünften nicht ergeben. f) Gibt es eine D&O-Versicherung? Wurde ein angemessener Selbstbehalt vereinbart? Wurden Inhalt und Konditionen der D&O-Versicherung mit dem Überwachungsorgan erörtert? Eine D&O Versicherung besteht auskunftsgemäß explizit nicht. Sämtliche Mitarbeiter sind jedoch in die städtische Haftpflicht- und Eigenschadenversicherung eingebunden. g) Sofern Interessenkonflikte der Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans gemeldet wurden, ist dies unverzüglich dem Überwachungsorgan offengelegt worden? Derartige Interessenskonflikte sind nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht offenkundig geworden. Fragenkreis 11: Ungewöhnliche Bilanzposten und stille Reserven a) Besteht in wesentlichem Umfang offenkundig nicht betriebsnotwendiges Vermögen? Nein; gemäß der sich aus der Betriebssatzung für die Einrichtung ergebenen Aufgabenstellungen werden die ihr übertragenen Liegenschaften weitestgehend genutzt. Auskunftsgemäß besteht nur ein geringer Leerstand. Freiwerdende Gebäude werden über die Stadt Aachen anderen VII/11 Nutzung zugeführt. Über die mögliche Nutzung leerstehender Objekte werden auskunftsgemäß regelmäßig Auswertungen getätigt. Die Ergebnisse werden in einer entsprechende Checkliste gezeigt. b) Sind Bestände auffallend hoch oder niedrig? Nein; Art und Umfang der Bestände entsprechen der Aufgabenstellung des Gebäudemanagements. Die Veränderungen sind durch die laufende Geschäfts- und Investitionstätigkeit begründet. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Vermögenslage durch im Vergleich zu den bilanziellen Werten erheblich höhere oder niedrigere Verkehrswerte der Vermögensgegenstände wesentlich beeinflusst wird? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Protokollen nicht ergeben. Fragenkreis 12: Finanzierung a) Wie setzt sich die Kapitalstruktur nach internen und externen Finanzierungsquellen zusammen? Wie sollen die am Abschlussstichtag bestehenden wesentlichen Investitionsverpflichtungen finanziert werden? Die Eigenkapitalquote beträgt 34,4 % der Bilanzsumme. Unter Berücksichtigung des eigenkapitalähnlichen Sonderpostenes für Investitionszuschüsse beträgt die Quote 50,5 %. Die Einrichtung verfügt über mittel- und langfristiges Fremdkapital von 43,2 %, das kurzfristige Fremdkapital beträgt 6,0 %. Die für das Jahr 2014 geplanten Investitionen sollen durch Gesellschafterdarlehen der Stadt Aachen und Fördermittels der öffentlichen Hände finanziert werden. b) Wie ist die Finanzlage des Konzerns zu beurteilen, insbesondere hinsichtlich der Kreditaufnahmen wesentlicher Konzerngesellschaften? Die Haushaltslage des Konzerns Stadt Aachen stellt sich auskunftsgemäß schwierig dar. c) In welchem Umfang hat das Unternehmen Finanz/Fördermittel einschließlich Garantien der öffentlichen Hand erhalten? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die damit verbundenen Verpflichtungen und Auflagen des Mittelgebers nicht beachtet wurden? Die Einrichtung hat zum Bilanzstichtag 2013 folgende Zuschüsse erhalten: · Investitionszuschüsse in Höhe von T€ 4.760. · Zuschüsse für Instandhaltungsmaßnahmen (sonstige Verbindlichkeiten) in Höhe von T€ 3.624, · Ertragszuschüsse (sonstige betriebliche Erträge) als konsumtive Schul- und Bildungspauschale in Höhe von T€ 3.141 und andere in Höhe von T€ 39. Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften haben sich keine Hinweise ergeben, dass die damit verbundenen Verpflichtungen und Auflagen der Mittelgeber nicht beachtet worden sind. VII/12 Fragenkreis 13: Eigenkapitalausstattung und Gewinnverwendung a) Bestehen Finanzierungsprobleme aufgrund einer evtl. zu niedrigen Eigenkapitalausstattung? Die Eigenkapitalquote beträgt – wie bereits erwähnt – 34,4 % und die Quote des Eigenkapitals zzgl. des eigenkapitalähnlichen Sonderpostens für Investitionszuschüsse beträgt 50,5 %. In Anbetracht der im Wirtschaftplan ausgewiesenen nicht vollständigen Deckung der Abschreibungen durch die Stadt Aachen werden sich die Quoten in den zukünftigen Jahren verringern. Derzeit sind jedoch noch keine Finanzierungsprobleme zu erkennen. b) Ist der Gewinnverwendungsvorschlag (Ausschüttungspolitik, Rücklagenbildung) mit der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens vereinbar? Die Betriebsleitung schlägt vor, den Jahresverlust 2013 in Höhe von –T€ 12.040 auf neue Rechnung vorzutragen. Weitere Leistungen durch die Stadt Aachen zum Ausgleich des Jahresverlusts sind nicht vorgesehen. Fragenkreis 14: Rentabilität/Wirtschaftlichkeit a) Wie setzt sich das Betriebsergebnis der Unternehmens/Konzerns nach Segmenten/Konzernunternehmen zusammen? Auf die Ausführungen zur Ertragslage im Prüfungsbericht wird verwiesen. b) Ist das Jahresergebnis entscheidend von einmaligen Die Einrichtung weist in 2013 einen Jahresverlust in Höhe Vorgängen geprägt? von –T€ 12.040 aus. Auch für das Jahr 2013 wird – entsprechend dem Wirtschaftsplan – für die Erstattung der Abschreibungen nach Abzug der Erträge aus Sonderposten für Investitionszuschüssen nur ein Betrag von lediglich T€ 1.500 erstattet. Damit ergibt sich für das Berichtsjahr eine finanzielle Lücke bei den städtischen Erstattungen in Höhe von T€ 14.489. Ohne diesen Sachverhalt hätte das Gebäudemanagement einen Jahresgewinn ausgewiesen. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass wesentliche Kredit- oder andere Leistungsbeziehungen zwischen Konzerngesellschaften bzw. mit den Gesellschaftern eindeutig zu unangemessenen Konditionen vorgenommen werden? Ja; durch die nicht vollständige Deckung der entstehenden Aufwendungen in Form von Abschreibungen (vgl. vorstehende Ausführungen) durch die Stadt Aachen werden die Leistungen betriebswirtschaftlich nicht angemessen vergütet. Die daraus resultierenden jährlichen Jahresverluste schmälern in entsprechender Höhe zwangsläufig das Eigenkapital der Einrichtung. Fragenkreis 15: Verlustbringende Geschäfte und ihre Ursachen a) Gab es verlustbringende Geschäfte, die für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren, und was waren die Ursachen der Verluste? Solche Geschäfte haben – mit Ausnahme der bereits in den vorstehenden Fragenkreisen genannten Unterdeck-ung der Erstattung von Abschreibungen – nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften im Berichtsjahr nicht vorgelegen. VII/13 b) Wurden Maßnahmen zeitnah ergriffen, um die Ver- Da der Jahresverlust sich im Wesentlichen aus der nicht luste zu begrenzen, und um welche Maßnahmen vollständigen Erstattung der Abschreibungen ergibt, liegt handelt es sich? darin auch der wesentliche Schlüssel, um die Verluste zu begrenzen. Fragenkreis 16: Ursachen des Jahresfehlbetrags und Maßnahmen zur Verbesserung der Ertragslage a) Was sind die Ursachen des Jahresfehlbetrags? Der Jahresverlust resultiert – wie bereits erwähnt – im Wesentlichen aus der nicht vollständigen Erstattung von Abschreibungen. b) Welche Maßnahmen wurden eingeleitet bzw. sind Neben dem weiter notwendigen stringenten Kostenmanabeabsichtigt, um die Ertragslage des Unternehmens gement und der weiteren, vollständigen Umsetzung des zu verbessern? Vermieter-Mieter-Konzepts ist es notwendig, die vollständige Erstattung (Budgetierung) der betriebsnotwendigen Aufwendungen anzustreben. Da auskunftsgemäß gegenüber fremden Dritten bereits weitgehend alle Möglichkeiten für Mieterhöhungen genutzt worden sind, sind derzeit keine weiteren Maßnahmen zur Verbesserung der Ertragslage erkennbar. Erläuterungen zu den Posten des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2013 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Aachen Seite 1 Die nachstehenden Ausführungen enthalten die Erläuterungen zu den einzelnen Posten der Bilanz per 31. Dezember 2013 (Anlage I des Prüfungsberichts) und der Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 01. Januar 2013 bis 31. Dezember 2013 (Anlage II des Prüfungsberichts) sowie zu den Vergleichszahlen des Vorjahrs. Die Prüfung der Abschlussposten ist im Monat Juli 2014 erfolgt. DIE BILANZ AKTIVA A. Anlagevermögen Die von den ursprünglichen Anschaffungs-/Herstellungskosten ausgehende Entwicklung des Anlagevermögens wird von der Einrichtung als Anlagespiegel im Anhang offengelegt (vgl. Anlage III des Prüfungsberichts). Die Zugänge an Wirtschaftsgütern mit Anschaffungs-/Herstellungskosten größer € 60,00 bis € 410,00 werden im Jahr der Anschaffung sofort abgeschrieben und im Folgejahr im Anlagespiegel als Abgang gezeigt. I. € 579.135.861,87 (Vorjahr € 581.515.904,33) Sachanlagen Der Posten hat sich entwickelt: 2013 € Stand am Jahresanfang 2012 € 581.515.904,33 Zugänge + 18.554.452,67 Umbuchungen ± 3.842.771,76 Abgänge – 1.828.521,59 Abschreibungen Stand am Jahresende – 19.105.973,54 579.135.861,87 572.103.671,07 + 26.374.249,10 ± 15.303.222,31 – 555.771,22 – 16.406.244,62 581.515.904,33 Die Entwicklung der Sachanlagen – gegliedert nach Bilanzposten – stellt sich im Berichtsjahr dar: Stand am 01.01.2013 € Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten unbebaute Grundstücke 1.985.357,00 Zugänge € 128.244,30 Umbuchungen € 0,00 Abgänge € 18.958,50 Abschreibungen € 0,00 Stand am 31.12.2013 € 2.094.642,80 Seite 2 Übertrag 1.985.357,00 128.244,30 0,00 18.958,50 0,00 2.094.642,80 Seite 3 Stand am 01.01.2013 € Übertrag bebaute Grundstücke Gebäude und Aufbauten Außenanlagen Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Betriebsausstattung geringwertige Wirtschaftsgüter Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Zugänge € Umbuchungen € Abschreibungen € Abgänge € Stand am 31.12.2013 € 1.985.357,00 128.244,30 0,00 18.958,50 0,00 2.094.642,80 123.225.217,50 436.014.867,31 6.653,00 90.289,38 7.654.568,22 0,00 0,00 3.842.771,76 0,00 481.193,00 1.307.035,00 0,00 0,00 19.064.372,74 3.802,00 122.834.313,88 427.140.799,55 2.851,00 414.298,82 21.315,56 0,00 0,00 35.505,56 400.108,82 0,00 2.293,24 0,00 0,00 2.293,24 0,00 19.869.510,70 581.515.904,33 10.657.741,97 18.554.452,67 – 3.842.771,76 ± 3.842.771,76 21.335,09 1.828.521,59 0,00 19.105.973,54 26.663.145,82 579.135.861,87 Die Gegenstände des Sachanlagevermögens sind durch ein Anlageverzeichnis nachgewiesen. Im Rahmen der Prüfungshandlungen haben wir eine Inaugenscheinnahme vorhandener Anlagegüter aus Vorjahren vorgenommen. Die Zugänge 2013 betreffen: € Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten unbebaute Grundstücke Süsterfeldstr. 99 - Erschließungsfläche + Freigelände Gebäude und Aufbauten Malmedyer Str. 61-63 - Mensa Einhard-Gymnasium Laurentiusstr. 90 - Familienzentrum und KITA Jesuitenstr. 9-11 - Städt. Gymnasium Mensa Reichsweg 19-42 HII Reumontstr. 52 - Städt. Kath./Montessori GS Schule Lütticher Str. 111a - Städt. Gymnasium Couvenstr. 15-19 - Bibliothek Lütticher Str. 111a - Mensa Philipp-Neri-Weg 4-6 - Kita übrige Bebaute Grundstücke Schulberg 18 - Jugendfreizeitheim Andere Anlagen/Betriebs- und Geschäftsausstattung Betriebsausstattung geringwertige Wirtschaftsgüter Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Anlagen im Bau Katschhof-Verwaltungsgeb., DIN4 Katschhof-Verwaltungsgeb., DIN3 Abteigarten-Erweiterung GS DIN3 Im Gillesbachtal 35 - Schule, Mensa, DIN3 Talstr. 2.-2.BA Kreativfabrik, DIN7 Abteigarten-Erweiterung GS DIN4 Neubau 4.-Gesamtschule Sandkaul, DIN7 Archäologische Vitrine-DIN 3 Kalverbenden 2.-Neubau, DIN 7 übrige € 128.244,30 958.325,01 744.959,30 452.382,01 419.013,27 398.378,82 363.368,07 342.658,67 292.130,16 260.283,24 3.423.069,67 7.654.568,22 90.289,38 21.315,56 2.293,24 2.248.082,42 1.651.848,67 1.047.016,19 550.288,58 450.404,06 419.875,63 341.430,77 334.342,62 253.283,32 3.361.169,71 23.608,80 10.657.741,97 18.554.452,67 Seite 4 Die durch Eingangsrechnungen und unternehmensinterne Aufzeichnungen nachgewiesenen Zugänge sind zu Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bewertet. Sie beinhalten mit T€ 873 aktivierte Eigenleistungen. Im Rahmen der Prüfungshandlungen habe ich ausgewählte Anlagezugänge 2013 in Augenschein genommen. Die Umbuchungen innerhalb des Anlagevermögens betreffen nach Beendigung diverser Projekte: € von geleisteten Anzahlungen und Anlagen im Bau auf Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Hackländerstr. 1 - Verwaltungsgebäude Laurentiusstr. 90 - Familienzentrum und Kita Albert-Einstein-Str. 20 - Jugendbetreuungszentrum Theaterplatz 19 - Stadttheater Monheimsallee 40 - Spielcasino+Lenné-Pavillon Malmedyer Str. 61-63 - Mensa Einhard-Gymnasium Bergische Gasse 18 - Städt. GS Gesamtschule übrige 1.963.987,56 978.799,28 324.703,60 189.988,67 154.689,34 152.125,48 51.670,67 26.807,16 3.842.771,76 Bei den Abgängen 2013 haben sich die nachstehenden Buchgewinne und Buchverluste ergeben: Erlöse € Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebsund anderen Bauten unbebaute Grundstücke bebaute Grundstücke Gebäude und Aufbauten Andere Anlagen/Betriebs- und Geschäftsausstattung geringwertige Wirtschaftsgüter Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Rückübertragungen € Restbuchwerte € Buchgewinne € Buchverluste € 0,00 0,00 0,00 18.958,50 481.193,00 1.307.035,00 18.958,50 481.193,00 1.307.035,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 689,84 0,00 0,00 689,84 0,00 0,00 689,84 0,00 1.807.186,50 21.335,09 1.828.521,59 0,00 689,84 21.335,09 21.335,09 Die Rückübertragungen an die Stadt Aachen betreffen Objekte, die erfolgsneutral zu Restbuchwerten zurückgegeben worden sind. Mit der Stadt Aachen ist vereinbart, dass Veräußerungen von Liegenschaften weiterhin im städtischen Haushalt (Fachbereich Liegenschaften) erfolgen sollen. Diese Vorgehensweise ist mit dem Fachbereich Finanzsteuerung abgestimmt und in der Sitzung des Betriebsausschusses vom 28. März 2006 gebilligt worden. Die Restbuchwerte aus den Anlagenabgängen (T€ 1.807) sind mit dem Gründungsdarlehen der Stadt Aachen verrechnet Seite 5 worden. Auf die Erläuterungen zu den Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger wird verwiesen. Die Erlöse aus dem Abgang von geringwertigen Wirtschaftsgütern sind durch Kaufverträge nachgewiesen. Die Anlagenabgänge bei den Anlagen im Bau betreffen Ausbuchungen von bereits erfolgten Aktivitäten für das Objekt Lindenstraße, das zwischenzeitlich der Städteregion zugeordnet worden ist. Die Abschreibungen betreffen im Vergleich zum Vorjahr: 2013 € planmäßige Normalabschreibungen Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter außerplanmäßige Abschreibungen 2012 € 16.554.812,50 16.343.659,99 2.293,24 2.548.867,80 19.105.973,54 3.870,37 58.714,26 16.406.244,62 Die planmäßigen Normalabschreibungen werden linear entsprechend der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer berechnet. Die Abschreibungen betragen für Gebäude 1,25 % bis 10,0 % und für Außenanlagen 6,8 %. Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs-/Herstellungskosten größer € 60,00 bis € 410,00 sind im Zugangsjahr 2013 sofort abgeschrieben worden. Die außerplanmäßigen Abschreibungen betreffen die Gebäude Turn- und Schwimmhalle-Abteigarten 11 (T€ 217) sowie das Spielcasino und den Lenné-Pavillon - Monheimsallee 40 (T€ 2.332). B. Umlaufvermögen I. Vorräte 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe € 67.161,03 (Vorjahr € 93.049,22) Der Posten setzt sich am Bilanzstichtag zusammen: 2013 € Heizöl übrige 63.040,00 4.121,03 2012 € 81.032,00 12.017,22 Seite 6 67.161,03 93.049,22 Die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sind zum 31. Dezember 2013 körperlich aufgenommen worden. Die Heizölvorräte beinhalten den Bestand verschiedener Objekte der Einrichtung. Zum Bilanzstichtag 2013 sind laut Inventur 80.820 Liter Heizöl in den Tanks gelagert. Die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sind zu Anschaffungskosten bewertet. II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen € 844.117,19 (Vorjahr € 1.224.222,18) Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen entfallen am 31. Dezember 2013 auf: € StädteRegion Aachen Amos Comenius Schule Aachen GmbH, Aachen Feinkostküche Schweilbach, Aachen Parapluie-Rommel, Aachen Elisenbrunnen GmbH & Co. KG, Aachen übrige abzüglich Einzelwertberichtigungen Pauschalwertberichtigung 666.952,03 37.334,80 35.018,19 33.306,28 28.116,90 156.472,88 957.201,08 – – 95.883,89 17.200,00 844.117,19 Die ausschließlich in € valutierenden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind einzeln in einer Offenen Posten-Liste in Übereinstimmung mit dem Sachkontoausweis nachgewiesen. Es sind keine Saldenbestätigungen eingeholt worden. Wir haben uns jedoch in Stichproben anhand der Originalbelege von der Ordnungsmäßigkeit des ausgewiesenen Bestands überzeugt. Die Forderungen gegen die StädteRegion Aachen resultieren aus weiterberechneten Kosten für die Bewirtschaftung und Instandhaltung von Grundstücken und Gebäuden gemäß der Leistungsvereinbarung vom 17. Dezember 2007. Die übrigen Forderungen betreffen die Vermietung und Verpachtung von Schulräumen, Sportstätten, Vereinsräumen, Ladenlokalen und Bürogebäuden, öffentlichen Einrichtungen an Gewerbetreibende, Privatpersonen sowie an Sportvereine. Die Einzelwertberichtigungen haben sich im Berichtsjahr entwickelt: Seite 7 € Stand am 01.01.2013 Zahlungseingänge Ausbuchungen Zugänge Stand am 31.12.2013 € 87.216,50 0,00 16.985,73 – 16.985,73 25.653,12 95.883,89 Die Einzelwertberichtigungen betreffen am Bilanzstichtag folgende Debitoren: Seite 8 Rechnungsbetrag € Feinkostküche Schweilbach Frank Schneider Bremen Steinmann Walther Heinz übrige 35.018,19 20.530,84 16.018,04 11.754,69 8.174,22 4.387,91 Einzelwertberichtigung € % 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 35.018,19 20.530,84 16.018,04 11.754,69 8.174,22 4.387,91 95.883,89 Die Pauschalwertberichtigung 2013 errechnet sich: € Forderungen aus Lieferungen und Leistungen abzüglich einzelwertberichtigte Forderungen davon 2 % (rd.) 957.201,08 – 95.883,89 861.317,19 17.200,00 (Vorjahr 25.000,00) Zudem sind im Berichtsjahr uneinbringliche Forderungen aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von T€ 27 ausgebucht worden. Zum Prüfungszeitpunkt sind von den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen noch T€ 217 offen. 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen € 46.056,39 (Vorjahr € 16.903,14) Die durch gleichlautende Saldenbestätigungen nachgewiesenen Forderungen am Bilanzstichtag 2013 bestehen nahezu ausschließlich gegen die Aachener Parkhaus GmbH sowie die IT Regio GmbH und betreffen die Pachtabrechnungen für das Parkhaus am Hauptbahnhof und das Projekt E-View. Zum Prüfungszeitpunkt sind von den Forderungen noch T€ 24 offen. 3. Forderungen an den Einrichtungsträger Der mit dem Einrichtungsträger abgestimmte Posten gliedert sich auf: € 21.458.046,69 (Vorjahr € 26.689.795,80) Seite 9 31.12.2013 € Forderungen gegen die Stadt Aachen Forderungen gegen Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen der Stadt Aachen Transferkonto/Sonderkasse übrige 31.12.2012 € 20.219.693,35 26.501.883,44 1.232.025,68 0,00 6.327,66 21.458.046,69 178.561,71 9.267,51 83,14 26.689.795,80 Zu den einzelnen Posten liegen Einzelabstimmungen vor. Die Forderungen gegen die Stadt Aachen setzen sich zusammen: 31.12.2013 € Fachbereich Finanzsteuerung Fachbereich Kinder, Jugend und Schule Fachbereich Wirtschaftsförderung Fachbereich Immobilienmanagement übrige 20.027.880,65 111.833,02 28.574,18 24.191,84 27.213,66 20.219.693,35 31.12.2012 € 26.144.761,77 258.117,38 29.036,11 30,00 69.938,18 26.501.883,44 Die Forderungen gegen den Fachbereich Finanzsteuerung resultieren aus: 31.12.2013 € Forderungen aus zugesagten aber noch nicht erhaltenen Gesellschafterdarlehen 2009 bis 2013 Forderungen aus Zuwendungen Zuwendungen Schulsanierungsprogramm 2010-2013 OGS 2011 Schulsanierungsprogramm 2009 Kostenerstattungen Forderungen aus der Baumaßnahme Freunder Weg Umsatzsteuerforderungen übrige 31.12.2012 € 6.862.005,36 9.952.894,35 4.760.485,97 4.257.948,47 3.003.745,80 599.798,99 12.621.979,23 12.536.994,73 0,00 3.003.745,80 0,00 15.540.740,53 500.000,00 41.643,49 2.252,57 20.027.880,65 500.000,00 150.148,88 978,01 26.144.761,77 Die Forderungen gegen Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen betreffen: 31.12.2013 € Stadttheater und Musikdirektion Kulturbetrieb der Stadt Aachen Volkshochschule Aachen Aachener Stadtbetrieb Eurogress Aachen 1.143.603,56 63.028,70 18.015,24 6.210,40 1.167,78 1.232.025,68 31.12.2012 € 0,00 98.974,94 34.608,21 22.811,52 22.167,04 178.561,71 Seite 10 Die Forderungen gegen das Stadttheater und die Musikdirektion betreffen im Berichtsjahr die Mietabrechnung 2013. Der eigentliche Zahlungsverkehr des Gebäudemanagements wird über das bei der Sparkasse Aachen für die Stadt Aachen, Fachbereich 26 - Gebäudemanagement, geführte Konto abgewickelt. Das Sparkassenkonto wird täglich auf null gestellt. Die entsprechenden Salden werden in das Sonderkassenkonto (Transferkonto) eingestellt, das regelmäßig mit dem Fachbereich Finanzsteuerung der Stadt Aachen abgestimmt wird. Eine Verzinsung von Guthaben erfolgt nicht. Das Transferkonto hat im Berichtsjahr einen Schuldsaldo. Auf die Ausführungen zum Posten Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger wird verwiesen. Zum Prüfungszeitpunkt stehen die Forderungen an den Einrichtungsträger noch überwiegend offen. 4. Sonstige Vermögensgegenstände € 13.914,62 (Vorjahr € 25.978,27) Der Posten besteht am Bilanzstichtag 2013 ausschließlich aus Sollsalden der Kreditoren. Diese sind einzeln anhand einer Offenen Posten-Liste nachgewiesen. Zum Prüfungszeitpunkt stehen von den sonstigen Vermögensgegenständen noch T€ 4 offen. C. Rechnungsabgrenzungsposten € 39.341,40 (Vorjahr € 47.950,00) Der durch Rechnung nachgewiesene Posten enthält ausschließlich Vorauszahlungen für ITDienstleistungen für das erste Quartal 2014. Die Auflösung des vorjährigen Rechnungsabgrenzungspostens ist ordnungsgemäß in den Aufwendungen 2013 erfasst worden. Seite 11 PASSIVA A. Eigenkapital I. € 1.000.000,00 (Vorjahr € 1.000.000,00) Stammkapital Das Stammkapital (§ 3 der Satzung) besteht unverändert zum Vorjahr und ist in voller Höhe erbracht. Auf die Ausführungen in der Anlage V des Prüfungsberichts wird verwiesen. II. € 273.096.604,04 (Vorjahr € 272.082.738,27) Kapitalrücklage Der ausgewiesene Betrag ist eine rechnerische Größe, die sich aus dem der Einrichtung in den Vorjahren gewidmeten Anlagevermögen abzüglich der übernommenen Verbindlichkeiten, dem Sonderposten aus Investitionszuschüssen sowie des in der Satzung festgesetzten Stammkapitals ermittelt. Der Posten hat sich entwickelt: € Stand am 01.01.2013 Zuführungen U3 Stand am 31.12.2013 272.082.738,27 1.013.865,77 273.096.604,04 Die Zuführungen U3 beinhalten über andere Fachbereiche zugeführte eigene Mittel der Stadt Aachen für investive Maßnahmen im Bereich U3 (Kitas). Die Maßnahmen sind nicht Gegenstand des Wirtschaftsplans der Einrichtung und werden demgemäß auch nicht über Gesellschafterdarlehen oder Investitionszuschüsse finanziert. III. Gewinnrücklagen € 1.623.551,49 (Vorjahr € 1.623.551,49) Die Gewinnrücklagen werden in unveränderter Höhe ausgewiesen. Die Gewinnrücklagen setzen sich aus den Jahresgewinnen der Geschäftsjahre 2004 bis 2007 abzüglich zwischenzeitlich vorgenommener Ausschüttungen an den Haushalt der Stadt Aachen sowie Anpassungen im Rahmen der Einführung des BilMoG im Jahr 2010 zusammen. Seite 12 –€ 56.623.300,71 (Vorjahr –€ 44.765.455,55) IV. Verlustvortrag Der Posten setzt sich zusammen: € – 44.765.455,55 – 11.857.845,16 – 56.623.300,71 Stand am 01.01.2013 Verlust 2012 Stand am 31.12.2013 Gemäß Beschluss des Rats der Stadt Aachen vom 11.November 2013 ist der Jahresverlust 2012 in Höhe von € 11.857.845,16 auf neue Rechnung vorgetragen worden. € 12.040.115,52 (Vorjahr € 11.857.845,16) V. Jahresverlust Die Betriebsleitung schlägt dem Rat der Stadt Aachen vor, den Jahresverlust 2013 in Höhe von € 12.040.115,52 auf neue Rechnung vorzutragen. Zum Prüfungszeitpunkt hat noch kein Ergebnisverwendungsbeschluss vorgelegen. B. Sonderposten für Investitionszuschüsse zum Anlagevermögen € 96.817.143,04 (Vorjahr € 95.191.149,70) Der Posten hat sich entwickelt: Fertige Anlagen Unfertige Anlagen Stand am 01.01.2013 € Zugänge € Umbuchungen € Abgänge € Auflösungen € Stand am 31.12.2013 € 92.814.753,92 2.376.395,78 95.191.149,70 3.113.720,04 1.646.765,93 4.760.485,97 893.223,60 –893.223,60 ±893.223,60 17.297,96 0,00 17.297,96 3.117.194,67 0,00 3.117.194,67 93.687.204,93 3.129.938,11 96.817.143,04 Die Zugänge betreffen: € Erweiterung GS Kornelimünster Neubau Sandhäuschen Reumontstr. 52 Lütticher Str. 111a Hander Weg 89 1.384.587,93 717.588,00 398.378,82 362.667,96 360.988,70 3.224.211,41 Übertrag 3.224.211,41 Seite 13 € Übertrag 3.224.211,41 Ahornstr. 60 Neubau 4. Gesamtschule Erweiterung St. Leonhard Schwalbenweg 4+6 Gerlachstr. 7 Umbau Seminargebäude Einhard Barbarastr. 3 übrige 175.419,18 167.056,00 159.246,00 148.916,31 125.830,33 105.243,00 103.053,57 551.510,17 4.760.485,97 Die Zugänge sind durch Zuwendungsbescheide nachgewiesen. Die Umbuchungen betreffen: € Neubau Sandhäuschen Umbau Seminargebäude Einhard Mensa Einhard-Gymnasium 762.173,00 2.615,00 128.435,60 893.223,60 Die Umbuchungen betreffen Zuschüsse auf im Berichtsjahr fertiggestellte Baumaßnahmen. Die Abgänge resultieren aus der Rückübertragung des Objektes Süsterfeldstraße an die Stadt Aachen. Die Auflösungen des Sonderpostens erfolgen entsprechend der Restnutzungsdauer der bezuschussten Anlagegüter. C. Rückstellungen 1. € 4.622.234,15 (Vorjahr € 6.222.834,48) Sonstige Rückstellungen Die sonstigen Rückstellungen haben sich im Berichtsjahr entwickelt: Personalverpflichtungen Resturlaub/Arbeitszeitkonten Altersteilzeit Leistungsentgelte Jubiläumsrückstellungen Übertrag Stand am 01.01.2013 Inanspruchnahmen Auflösungen Aufzinsungen Zuführungen Stand am 31.12.2013 € € € € € € 317.100,00 253.279,00 125.000,00 21.300,00 716.679,00 317.100,00 131.467,00 113.651,39 3.300,00 565.518,39 0,00 0,00 11.348,61 0,00 11.348,61 0,00 5.603,00 0,00 2.029,50 7.632,50 336.000,00 1.362,00 165.000,00 1.370,50 503.732,50 336.000,00 128.777,00 165.000,00 21.400,00 651.177,00 716.679,00 565.518,39 11.348,61 7.632,50 503.732,50 651.177,00 Seite 14 Übertrag Instandhaltungsverpflichtungen Verpflichtungen gegen den Einrichtungsträger unterlassene Instandhaltung (Altfälle) unterlassene Instandhaltung ausstehende Rechnungen Rechtsstreite Aufgabe BGA Elisenbrunnen Rückforderungen von Fördermitteln Aufbewahrungsverpflichtungen Grundbesitzabgaben Dienstwohnungen Abschluss- und Prüfungskonten städtischer Gesamtabschluss Stand am 01.01.2013 Inanspruchnahmen Auflösungen Aufzinsungen Zuführungen Stand am 31.12.2013 € € € € € € 716.679,00 565.518,39 11.348,61 7.632,50 503.732,50 651.177,00 1.424.304,06 814.917,65 156.681,95 2.395.903,66 866.659,13 310.591,17 141.597,44 1.318.847,74 5.805,61 184.171,91 15.084,51 205.062,03 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 551.839,32 320.154,57 0,00 871.993,89 1.168.000,00 894.645,50 307.000,00 299.705,50 227.756,82 100.000,00 50.000,00 41.000,00 22.144,00 1.086.877,55 0,00 0,00 0,00 25.575,11 70.018,01 0,00 39.698,38 0,00 1.122,45 30.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.301,62 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4.816,69 0,00 0,00 0,00 0,00 1.095.000,00 4.000,00 0,00 0,00 28.569,86 70.018,01 0,00 41.000,00 0,00 1.175.000,00 868.645,50 307.000,00 299.705,50 235.568,26 100.000,00 50.000,00 41.000,00 22.144,00 6.222.834,48 3.106.535,18 248.834,71 12.449,19 1.742.320,37 4.622.234,15 Die Rückstellungen für Resturlaub und Arbeitszeitguthaben sind in Einzelaufstellungen des Personalbereichs nachgewiesen. Sie betreffen 145 Mitarbeiter und entfallen im Einzelnen auf: Anzahl der Tage Beschäftigte Beamte Rückstellungen T€ 1.463 400 260 76 336 Die Rückstellungen für ausstehende Leistungsentgelte beinhalten noch nicht gewährte Entgelte gemäß TVöD für das Jahr 2013. Die Rückstellungen sind durch eine Einzelaufstellung des Personalbereichs nachgewiesen. Die Rückstellungen für Altersteilzeit beinhalten die anteiligen Vergütungen für die Freistellungsphase von drei (Vorjahr fünf) Mitarbeitern, die gemäß § 3 Abs. 1 Altersteilzeitgesetz in ein Altersteilzeitverhältnis gewechselt sind. Die Altersteilzeitverhältnisse sind nach Maßgabe des sogenannten Blockmodells ausgestaltet, in dem der jeweilige Mitarbeiter in der Beschäftigungsphase die volle Arbeitsleistung erbringt und in der zweiten Phase vollständig von der Arbeit freigestellt wird. Demgemäß enthalten die Rückstellungen auch die anteiligen Vergütungen für die Freistellungsphase. Die Altersteilzeitverpflichtungen sind mit 3,60 % p. a. abgezinst worden. Die im Rahmen der Altersteilzeit anfallenden Aufstockungsbeträge werden auskunftsgemäß über den Haushalt der Stadt Aachen bilanziert. Die Jubiläumsrückstellungen beruhen auf den Bestimmungen des TVöD. Danach erhalten Mitarbeiter eine Vergütung in Höhe von € 350,00 bzw. € 500,00 für eine Betriebszugehörigkeit von Seite 15 25 bzw. 40 Jahren. Der Posten ist durch einrichtungsinterne Einzelaufstellungen nachgewiesen. Der Posten ist getrennt nach Laufzeiten mit 4,54 % p. a. bzw. 4,88 % p. a. abgezinst worden. Die vorstehenden Rückstellungen für Personalverpflichtungen enthalten auch – soweit relevant – die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und zur Zusatzversorgungskasse. Die Rückstellungen aus Verpflichtungen gegenüber dem Einrichtungsträger beinhalten Auflagen städtischer Fachbereiche zur Durchführung gesetzlich verpflichtender Maßnahmen. Sie setzen sich im Einzelnen zusammen: T€ Brandschutz Freibad Beckenwasser Entnahme von Quellwasser übrige 229 103 74 146 552 Die Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung für Altfälle betreffen die bereits vor der Einführung der geänderten Ansatz- und Bewertungsvorschriften im Rahmen des BilMoG gebildeten Aufwandsrückstellungen. Unter Ausnutzung des Wahlrechts gemäß Art. 67 Abs. 3 Satz 1 EGHGB werden diese weiterhin beibehalten. Der Posten ist durch eine Einzelaufstellung der Einrichtung nachgewiesen. Im Berichtsjahr ist der Posten mit T€ 311 in Anspruch genommen worden. Nicht mehr benötigte Rückstellungsbeträge in Höhe von T€ 184 sind erfolgswirksam aufgelöst worden. Die Rückstellungen des Vorjahrs für unterlassene Instandhaltung umfassen unterlassene Instandhaltungen aus 2012, die bis zum 31. März 2013 nachgeholt worden sind. Nicht mehr benötigte Rückstellungsbeträge in Höhe T€ 15 sind erfolgswirksam aufgelöst worden. Die Rückstellungen für ausstehende Rechnungen beinhalten von Auftragnehmern erbrachte Leistungen, deren Abrechnung zum Bilanzstichtag 2013 noch ausgestanden hat. Der Posten setzt sich zusammen: T€ Stawag, Ablesung von Nebenkosten Regio-IT, Nachforderung für PC-Arbeitsplätze übrige 1.025 80 70 1.175 Die Rückstellungen für Rechtsstreite beziehen sich auf fünf Fälle im Zusammenhang mit der Durchführung von Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen. Sie sind durch Schreiben des Fachbereichs Recht und Versicherung der Stadt Aachen und interne Aufstellungen nachgewiesen. Seite 16 Den Rückstellungen zur Aufgabe des Elisenbrunnen liegen voraussichtliche Weiterbelastungen des Fachbereichs Finanzsteuerung im Rahmen der Beendigung des Betriebes gewerblicher Art und der deswegen entstehenden Steuerbelastungen zugrunde. Der Posten ist durch interne Aufstellungen nachgewiesen und besteht zum Vorjahr in unveränderter Höhe. Die Rückstellungen für Rückforderungen von Fördermitteln betreffen mögliche Rückforderungen aus dem Konjunkturprogramm ll, nachdem die Richtlinien und Bestimmungen erst im Rahmen der Förderabwicklung hinreichend konkretisiert worden sind. Die Rückstellungen sind durch interne Aufstellungen der Einrichtung belegt. Die Rückstellungen für Aufbewahrungsverpflichtungen resultieren aus der gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung von diversen Geschäftsunterlagen. Sie sind auf der Grundlage der Raumkosten der dafür genutzten Räumlichkeiten berechnet und infolge ihrer langjährigen Laufzeit mit einem Zinssatz von 3,93 % p. a. abgezinst worden. Die Rückstellungen für Grundbesitzabgaben sind nach § 8 der Kommunalabgabenordnung für ausstehende Abrechnungen für Erschließungsbeiträge gebildet worden. Die Rückstellungen für Dienstwohnungen resultieren aus den Ergebnissen einer durchgeführten Lohnsteueraußenprüfung und betreffen die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die Jahre 2010 und 2011. Der Posten ist durch interne Aufstellungen nachgewiesen und besteht zum Vorjahr in unveränderter Höhe. Die Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten betreffen die Prüfungskosten für den Jahresabschluss 2013. Sie sind durch ein entsprechendes Angebotsschreiben nachgewiesen. Sie beinhalten auch in unveränderter Höhe von T€ 41 die Rückstellungen für interne Abschlusskosten; diese sind durch eine interne Aufstellung nachgewiesen. Die Rückstellungen für den städtischen Gesamtabschluss beinhalten den auf das Gebäudemanagement entfallenden Anteil für Softwarekosten im Rahmen der Erstellung eines Gesamtabschlusses für die Stadt Aachen. Der Posten ist durch interne Aufstellungen nachgewiesen und besteht zum Vorjahr in unveränderter Höhe. Die Beträge aus der Aufzinsung von zuvor abgezinsten Rückstellungen in Höhe von T€ 12 sind ordnungsgemäß in den Zinsen und ähnlichen Aufwendungen erfasst worden. D. Verbindlichkeiten Die Verbindlichkeiten gliedern sich nach Bilanzposten und Restlaufzeiten auf: Seite 17 Stand am 31.12.2013 € Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger Sonstige Verbindlichkeiten Restlaufzeiten < 1 Jahr € 1-5 Jahre € > 5 Jahre € 2.141.408,38 2.141.408,38 0,00 0,00 283.132,57 283.132,57 0,00 0,00 80.629,44 80.629,44 0,00 0,00 255.220.998,90 33.432.337,74 291.158.507,03 3.029.841,19 26.243.620,69 31.778.632,27 252.191.157,71 2.415.000,00 254.606.157,71 0,00 4.773.717,05 4.773.717,05 Das Gebäudemanagement selbst hat keine Sicherheiten iSd § 285 Nr. 1b HGB gestellt. Zu den einzelnen Posten ist zu bemerken: 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Vorjahr € 2.141.408,38 € 2.187.927,02) Die Verbindlichkeiten bestehen am 31. Dezember 2013 gegenüber: € Kluge Sanierung GmbH, Duisburg Vogt GmbH, Stolberg Prange GmbH, Brilon F.J. Peterhoff GmbH, Merzenich WBC Warner-Baucontrolling, Aachen Jaeger Ausbau GmbH & Co KG, Würselen Götz-Gebäudemanagement Nordwest GmbH & Co. KG, Düsseldorf G+G Dienstleistungen, Würselen Städte Region der Stadt Aachen Ingenieurbüro für Baustatik, Mentenich Alf Gündel, Köln Gebr. Reuber GmbH & Co. KG, Alsdorf Siemens AG, Düsseldorf 26 Kreditoren mit Salden zwischen T€ 10 und T€ 30 übrige 208.268,90 138.204,47 98.613,78 67.960,23 59.500,00 50.673,91 48.624,58 48.199,45 44.838,20 40.475,89 33.308,95 32.811,81 30.888,41 465.386,10 773.653,70 2.141.408,38 Die ausschließlich in € valutierenden Liefer- und Leistungsschulden sind einzeln in einer Offenen Posten-Liste in Übereinstimmung mit dem Sachkontoausweis nachgewiesen. Die Einrichtung hat zum 31. Dezember 2013 für ausgewählte Lieferanten Saldenbestätigungen eingeholt. Aufgetretene Differenzen konnten zufriedenstellend geklärt werden. Von den Verbindlichkeiten entfällt ein Betrag in Höhe von T€ 338 auf Verbindlichkeiten aus Sicherheitseinbehalten. Seite 18 Zum Prüfungszeitpunkt sind die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nahezu vollständig beglichen. 2. € 283.132,57 (Vorjahr € 879.404,67) Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Die durch gleichlautende Saldenbestätigungen nachgewiesenen Verbindlichkeiten setzen sich zusammen: 31.12.2013 € Stadtwerke Aachen AG Regio IT GmbH übrige 240.028,46 34.678,01 8.426,10 283.132,57 31.12.2012 € 841.417,20 37.359,34 628,13 879.404,67 Die Verbindlichkeiten gegenüber der Stadtwerke Aachen AG resultieren im Wesentlichen aus Energie- und Wasserlieferungen. Die Verbindlichkeiten gegenüber der Regio IT GmbH betreffen Kosten für die von der Einrichtung eingesetzte IT. Zum Prüfungszeitpunkt sind die Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen vollständig beglichen. 3. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht € 80.629,44 (Vorjahr € 79.443,76) Die Verbindlichkeiten bestehen gegenüber der Net Aachen GmbH und der Aachener Gesellschaft für Innovation und Technologietransfer AGIT mbH. Sie sind nahezu vollständig durch Saldenbestätigungen nachgewiesen und betreffen nahezu ausschließlich Gebühren für die Nutzung von Telefon- und Internetanschlüssen. Zum Prüfungszeitpunkt sind die Verbindlichkeiten vollständig beglichen. 4. Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger € 255.220.998,90 (Vorjahr € 251.764.561,13) Der Posten setzt sich zusammen: 31.12.2013 € Gesellschafterdarlehen lfd. Verrechnung mit der Stadt Aachen 253.691.157,71 1.378.035,78 31.12.2012 € 249.316.976,05 2.306.629,08 Seite 19 Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen 151.805,41 255.220.998,90 140.956,00 251.764.561,13 Für den Posten liegen Abstimmungsunterlagen vor. Die Darlehen gegenüber der Stadt Aachen setzen sich am Bilanzstichtag 2013 zusammen: 31.12.2013 € Gründungsdarlehen jährliches Darlehen 2009 2010 2011 2012 31.12.2012 € 253.691.157,71 224.181.681,57 0,00 0,00 0,00 0,00 253.691.157,71 4.839.859,27 6.110.230,00 10.290.764,21 3.894.441,00 249.316.976,05 Das Gründungsdarlehen hat sich im Berichtsjahr entwickelt: € Stand am Jahresanfang Zugänge Darlehen 2009-2012 Darlehen 2013 Abgänge Tilgung Anlagenveränderungen 2013 Stand am Jahresende 224.181.681,57 25.135.294,48 7.421.043,83 – – 1.500.000,00 1.546.862,17 253.691.157,71 Die jährlichen Gesellschafterdarlehen der Jahre 2009 bis 2012 sind nach Ende der Zinsbindungsfrist zum 31. Dezember 2013 planmäßig dem Gründungsdarlehen zugeordnet worden. Sie sind seitens der Stadt Aachen für Investitionsmaßnahmen abzüglich der städtischen Zuschüsse gewährt worden. Das Gesellschafterdarlehen für das Jahr 2013 ist gemäß dem Gründungsdarlehensvertrag sofort dem Gründungsdarlehen zugeordnet worden. Des Gründungsdarlehensvertrag ist auskunftsgemäß mit den zuständigen Fachbereichen des Einrichtungsträgers abgestimmt worden. Die fehlende Schriftform soll zeitnah nachgeholt werden. Das Gründungsdarlehen wird ab 01. Januar 2014 mit 3,27 % p. a. verzinst, wobei der Zinssatz bis zum 31. Dezember 2018 festgeschrieben ist. Das Darlehen wird halbjährlich mit T€ 750 getilgt. Die Anlagenveränderung ermittelt sich aus Zu- und Abgängen von Objekten des Sachanlagevermögens, welche über die Stadt Aachen abgewickelt werden; beim Gebäudemanagement werden keine Buchgewinne bzw. Buchverluste abgebildet. Das Darlehen ist zum 31. Dezember 2018 fällig. Seite 20 Im Berichtsjahr sind die Darlehen ordnungsgemäß verzinst worden. Das Gründungsdarlehen ist zu dem auch planmäßig in Höhe T€ 1.500 getilgt worden. Die Verbindlichkeiten aus lfd. Verrechnung mit der Stadt Aachen betreffen im Einzelnen: 31.12.2013 € Finanzsteuerung Transferkonto/Sonderkasse Fachbereich Personal und Organisation übrige 31.12.2012 € 1.029.140,02 172.298,91 1.033.998,68 0,00 90.964,61 85.632,24 1.378.035,78 1.192.285,95 80.344,45 2.306.629,08 Das Transferkonto/Sonderkasse weist zum Bilanzstichtag des Vorjahrs einen Sollsaldo aus und ist demgemäß in den Forderungen gegen Einrichtungsträger gezeigt worden. Die Verbindlichkeiten gegenüber Eigenbetrieben und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt Aachen betreffen den Kulturbetrieb (T€ 141) und den Stadtbetrieb (T€ 11). Die Verbindlichkeiten sind durch Darlehensverträge und interne Aufstellungen nachgewiesen. Zum Prüfungszeitpunkt sind die Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger noch nahezu vollständig offen. 5. € 33.432.337,74 (Vorjahr € 33.132.654,96) Sonstige Verbindlichkeiten Der Posten setzt sich zusammen aus: 31.12.2013 € erhaltene Anzahlungen für Instandhaltungsmaßnahmen Verbindlichkeiten gegenüber anderen Kreditgebern erhaltene Anzahlungen zur Einführung eines CAFM-Systems Habenposten der Debitoren Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern übrige 31.12.2012 € 25.219.167,13 24.432.081,55 7.672.004,72 8.155.004,23 498.608,34 38.502,09 536.611,00 4.298,50 2.936,86 1.118,60 33.432.337,74 4.659,68 0,00 33.132.654,96 Die erhaltenen Anzahlungen für Instandhaltungsmaßnahmen gliedern sich auf: 31.12.2013 € Projekt Route Charlemagne Katschhof Grashaus 12.102.286,14 2.044.000,00 31.12.2012 € 12.102.286,14 2.044.000,00 Seite 21 Zeitungsmuseum Vitrine Elisengarten Archälologische Vitrine Haus Löwenstein Übertrag 1.918.272,56 861.500,00 175.000,00 37.276,17 17.138.334,87 1.918.272,56 861.500,00 0,00 37.276,17 16.963.334,87 17.138.334,87 16.963.334,87 31.12.2013 € 31.12.2012 € Übertrag 17.138.334,87 16.963.334,87 Hochbau diverser Gebäude Sanierung Katschhof Mängelbeseitigung Blücherplatz Sanierung Hochgrundhaus Dachsanierung Schwalbenweg Sanierung Marienturm Umbau Kindertagesstätten U3 Sanierung Kita Franz-Wallraff-Straße übrige 2.000.000,00 1.500.000,00 905.390,20 500.000,00 500.000,00 300.000,00 295.732,41 207.685,54 1.872.024,11 25.219.167,13 0,00 1.500.000,00 700.000,00 500.000,00 500.000,00 300.000,00 2.012.344,02 500.000,00 1.456.402,66 24.432.081,55 Sie betreffen Zuwendungen des Einrichtungsträgers für am Bilanzstichtag 2013 noch nicht abgeschlossene Projekte und Maßnahmen. Diese werden voraussichtlich im Folgejahr abgeschlossen. Der Posten hat sich im Berichtsjahr wie folgt entwickelt: € Stand am Jahresanfang Zugänge Abgänge Stand am Jahresende + – 24.432.081,55 3.624.233,02 2.837.147,44 25.219.167,13 Die Verbindlichkeiten gegenüber anderen Kreditgebern resultieren aus dem Aus- und Umbau diverser Kindertagesstätten in Aachen. Sie bestehen gegenüber der Gewoge Aachen AG (T€ 3.760), der Aachener Wohnungsgenossenschaft e.G. (T€ 3.190) sowie der Aymen GmbH (T€ 722). Sie haben sich im Berichtsjahr entwickelt: € Stand am Jahresanfang Zugänge Tilgungen Stand am Jahresende – 8.155.004,23 0,00 482.999,51 7.672.004,72 Der Zuschuss der Stadt Aachen zur Einführung des CAFM-Systems ist in Höhe der im Berichtsjahr angefallenen Aufwendungen in Höhe von T€ 38 ertragswirksam aufgelöst worden. Seite 22 Die Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern resultieren ausschließlich aus noch nicht ausgezahlten Reisekostenabrechnungen. Zum Prüfungszeitpunkt stehen die sonstigen Verbindlichkeiten noch nahezu vollständig offen. Seite 23 € 1.949.875,67 (Vorjahr € 2.072.838,17) E. Passiver Rechnungsabgrenzungsposten Der Posten setzt sich zusammen: 31.12.2013 € Mietvorauszahlungen für den Elisenbrunnen übrige Mietvorauszahlungen 1.920.692,80 29.182,87 1.949.875,67 31.12.2012 € 2.048.739,00 24.099,17 2.072.838,17 Die Mietvorauszahlungen für den Elisenbrunnen resultieren aus vom Pächter finanzierten Investitionsmaßnahmen, die auf die Miete angerechnet werden. Diese werden analog der Laufzeit des Pachtvertrages aufgelöst. Die Auflösung des Rechnungsabgrenzungspostens des Vorjahrs ist ordnungsgemäß in den Erträgen 2013 erfasst worden. Seite 24 DIE GEWINN- UND VERLUSTRECHNUNG 1. € 54.606.580,98 (Vorjahr € 56.004.616,77) Umsatzerlöse Die Umsatzerlöse resultieren aus: 2013 € Budgetansatz des Einrichtungsträgers für gebäudebezogene Aufwendungen Mieterlöse Stadt Aachen und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen der Stadt Aachen StädteRegion Aachen Miet- und Pachterlöse fremde Dritte Parkraumbewirtschaftung übrige 2012 € 37.914.223,46 39.563.643,83 8.386.333,66 4.727.379,62 3.335.037,69 64.956,63 178.649,92 54.606.580,98 7.769.868,87 4.806.793,26 3.576.937,18 66.553,31 220.820,32 56.004.616,77 Der Budgetansatz des Einrichtungsträgers für gebäudebezogene Aufwendungen entfällt auf: 2013 € gebäudebezogene Umsatzerlöse Zinsen auf Gesellschafterdarlehen Erstattung von Abschreibungen Verwaltungskostenbeitrag 2012 € 24.816.824,47 10.622.198,99 1.500.000,00 975.200,00 37.914.223,46 26.566.343,83 10.522.100,00 1.500.000,00 975.200,00 39.563.643,83 Der Rückgang der gebäudebezogenen Umsatzerlöse resultiert im Wesentlichen aus dem Wegfall der Erlöse im Rahmen des Konjunkturpakets II. Die Mieterlöse mit der Stadt Aachen und den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt Aachen betreffen: 2013 € Kulturbetrieb der Stadt Aachen Kinder, Jugend und Schule Theater und Musikdirektion Volkshochschule Feuerwehr Wirtschaftsförderung Verbraucherschutz übrige 4.070.745,42 2.563.516,80 1.143.603,16 534.529,60 7.388,61 3.150,87 0,00 63.399,20 8.386.333,66 2012 € 3.610.259,62 1.639.897,80 1.223.603,56 669.110,40 17.334,52 187.067,17 360.788,40 61.807,40 7.769.868,87 Der Wegfall der Mieterlöse für Verbraucherschutz ist durch eine im Berichtsjahr vorgenommene Umstrukturierung der bisherigen städtischen Einrichtung für Verbraucherschutz in eine AdÖR Seite 25 bedingt. Insofern werden Mieterlöse nunmehr unter Miet- und Pachterlösen von fremden Dritten ausgewiesen. Die Umsatzerlöse mit der StädteRegion Aachen entfallen auf: 2013 € Erstattung von Bewirtschaftungsaufwendungen Erstattung von Instandhaltungsaufwendungen Mieterlöse und Betriebskostenabrechnungen Managementgebühr 2. 2012 € 2.173.744,32 1.136.235,26 892.302,04 525.098,00 4.727.379,62 1.805.596,23 1.583.796,99 892.302,04 525.098,00 4.806.793,26 € 872.693,65 (Vorjahr € 1.000.279,46) Andere aktivierte Eigenleistungen Der Posten beinhaltet aktivierte Aufwendungen für vom Personal des Gebäudemanagements durchgeführte Projektsteuerungen und Bauleitungen. 3. € 8.237.859,05 (Vorjahr € 4.070.366,18) Sonstige betriebliche Erträge Die sonstigen betrieblichen Erträge setzen sich im Einzelnen zusammen: 2013 € Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen Buchgewinne aus Anlageabgängen übrige periodenfremde Erträge Erträge aus der Auflösung des Sonderpostens aus Investitionszuschüssen konsumtive Schul- und Bildungspauschale Schaden- und Versicherungsersatzleistungen Kostenerstattungen Instandhaltung Kostenerstattung Einführung CAFM übrige Erträge und Kostenerstattungen 2012 € 248.834,71 689,84 651.218,82 900.743,37 344.897,12 223,93 576.213,90 921.334,95 3.117.194,67 3.141.081,21 199.756,69 674.460,27 38.002,66 166.620,18 7.337.115,68 8.237.859,05 2.891.961,77 0,00 115.412,67 0,00 14.940,45 126.716,34 3.149.031,23 4.070.366,18 Die übrigen periodenfremden Erträge beinhalten vor allem Betriebs- und Nebenkostenerstattungen aus Vorjahren. Die konsumtive Schul- und Bildungspauschale ist seitens der Stadt Aachen im Berichtsjahr erstmalig gewährt worden. Seite 26 Die Kostenerstattungen für Instandhaltung betreffen im Berichtsjahr abgerechnete Instandhaltungsmaßnahmen. 4. € 34.268.466,57 (Vorjahr € 33.673.996,04) Aufwendungen für Objektbewirtschaftung Die Aufwendungen für Objektbewirtschaftung setzen sich zusammen: 2013 € umlagefähige Betriebskosten Instandhaltungsaufwendungen 26.073.974,24 8.194.492,33 34.268.466,57 2012 € 25.654.907,23 8.019.088,81 33.673.996,04 Die umlagefähigen Betriebskosten setzen sich zusammen: 2013 € Energie und Wasser Glas- und Gebäudereinigung Grundbesitzabgaben Mieten Telekommunikation Porto Sonstige Versicherungen Gebäudebezogene Versicherungen Wartungen übrige 10.820.616,92 4.934.328,63 3.202.562,14 1.710.290,25 1.120.795,97 787.681,95 690.180,15 257.779,19 135.297,49 2.414.441,55 26.073.974,24 2012 € 10.008.553,01 5.015.713,15 3.068.900,08 1.759.981,45 1.105.445,62 727.775,87 677.990,11 251.550,41 50.737,30 2.988.260,23 25.654.907,23 Der Anstieg der Energie- und Wasserkosten ist auf gestiegene Bezugspreise sowie witterungsbedingte Einflüsse zurückzuführen. Die erhöhten Grundbesitzabgaben beinhalten im Wesentlichen verbrauchsbedingte Abwassergebühren. Die Instandhaltungsaufwendungen betreffen laufende Kosten für die Instandhaltung und Reparaturen der bewirtschafteten Objekte. 5. Personalaufwand a) Löhne und Gehälter Der Posten setzt sich zusammen: € 7.194.655,79 (Vorjahr € 7.021.876,46) Seite 27 Vergütung der Beschäftigten Beamtenbezüge Aushilfen u. Ä. Aufwendungen für Altersteilzeit 2013 € 2012 € 6.388.774,94 877.491,13 32.473,72 – 104.084,00 7.194.655,79 6.247.475,42 817.790,14 29.208,15 – 72.597,25 7.021.876,46 Dem Gebäudemanagement sind im Berichtsjahr durchschnittlich 169,9 (Vorjahr 174,7) Beschäftigte und 21,3 (Vorjahr 20,8) Beamte zugeordnet. b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung € 2.182.005,68 (Vorjahr € 2.184.439,50) – davon für Altersversorgung € 863.684,67 (Vorjahr € 809.537,10) – Der Posten setzt sich zusammen: 2013 € Soziale Abgaben Aufwendungen für Altersteilzeit Aufwendungen für Altersversorgung Zusatzversorgungskasse Umlage für Beamtenpension Aufwendungen für Unterstützung Beihilfen Unfallfürsorge 6. – 2012 € 1.270.607,44 26.021,00 – 1.282.095,16 18.149,31 520.131,67 343.553,00 508.176,10 301.361,00 25.567,06 48.167,51 2.182.005,68 67.641,47 43.315,08 2.184.439,50 € 19.105.973,54 (Vorjahr € 16.406.244,62) Abschreibungen und Sachanlagen Die Abschreibungen entfallen auf: 2013 € planmäßige Abschreibungen Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Betriebs- und Geschäftsausstattung außerplanmäßige Abschreibungen Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter 2012 € 16.519.306,94 35.505,56 2.548.867,80 16.303.960,79 39.699,20 58.714,26 2.293,24 19.105.973,54 3.870,37 16.406.244,62 Hinsichtlich der außerplanmäßigen Abschreibungen 2013 wird auf die Ausführungen zum entsprechenden Bilanzposten verwiesen. Seite 28 7. € 1.908.277,55 (Vorjahr € 2.550.612,14) Sonstige betriebliche Aufwendungen Die Posten setzen sich zusammen: 2013 € periodenfremde Aufwendungen Verwaltungskostenbeiträge an diverse Ämter der Stadt Aachen IT-Betreuungs-, Schulungs- und Wartungskosten Fortbildungsmaßnahmen Unterhaltung Kraftfahrzeuge und sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung Prüfung- und Beratungsaufwendungen Bürobedarf, Zeitschriften, Bücher Zuführungen zu den Wertberichtigungen auf Forderungen Rechtsstreitigkeiten übrige 2012 € 98.428,44 208.038,99 975.200,00 474.069,50 118.900,90 975.200,00 479.090,92 70.762,65 42.944,91 34.648,64 30.597,25 45.033,36 42.324,60 27.022,16 26.924,44 4.000,00 102.563,47 1.809.849,11 1.908.277,55 112.216,50 520.000,00 70.922,96 2.342.573,15 2.550.612,14 Die periodenfremden Aufwendungen beinhalten vor allem Betriebs- und Nebenkostenrückerstattungen für Vorjahre. Die Verwaltungskostenbeiträge an diverse Ämter der Stadt bestehen unverändert zum Vorjahr und setzen sich zusammen: T€ verschiedene politische Gremien der Stadt Aachen (Gleichstellungsbeauftragte u. a.) Fachbereich Finanzsteuerung Fachbereich Rechnungsprüfung Fachbereich Personal und Organisation übrige 558 200 149 13 55 975 Zu den Aufwendungen für Rechtsstreitigkeiten wird auf die Erläuterungen zu dem Posten sonstige Rückstellungen verwiesen. Die Zunahme der Kosten für Fortbildungsmaßnahmen resultiert überwiegend aus im Berichtsjahr vorgenommenen Schulungen für neue Software (Risikomanagementsystem und technische Software). Bezüglich der Wertberichtigungen auf Forderungen wird auf die Erläuterungen zu den entsprechenden Bilanzposten verwiesen. Seite 29 8. € 11.096.613,10 (Vorjahr € 11.094.681,84) Zinsen und ähnliche Aufwendungen – davon an den Einrichtungsträger € 10.622.198,99 (Vorjahr 10.572.012,66) – – davon aus Aufzinsung € 12.449,19 (Vorjahr € 20.345,02) – Die Zinsaufwendungen setzen sich zusammen: 2013 € Aufzinsung mittel- und langfristiger Rückstellungen Zinsen für Gesellschafterdarlehen Zinsen für Darlehen anderer Kreditgeber 2012 € 12.449,19 20.345,02 10.622.198,99 461.964,92 11.096.613,10 10.572.012,66 502.324,16 11.094.681,84 Die Zinsaufwendungen für Gesellschafterdarlehen resultieren aus der Verzinsung des Gründungsdarlehens sowie der jährlichen städtischen Darlehen. Die Zinsen für Darlehen anderer Kreditgeber betreffen das sogenannte Richterische Modell. Auf die Ausführungen zu dem Posten Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger wird verwiesen. 10. Sonstige Steuern Der Posten enthält ausschließlich Kfz-Steuer für die genutzten PKW. € 1.256,97 (Vorjahr € 1.256,97)