Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 42/0001/WP17 öffentlich 05.09.2014 Zwischenbericht der Volkshochschule Aachen zum 30.06.2014 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 25.09.2014 BSTVH Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. Juni 2014 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Finanzielle Auswirkungen: keine Vorlage E 42/0001/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.04.2015 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegen gewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Wir gehen davon aus, dass diese jedoch aufgrund von Optimierungsmaßnahmen auch in diesem Jahr etwas über dem geplanten Ansatz liegen werden. Zu 2.: Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Vorlage E 42/0001/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.04.2015 Seite: 2/5 Zu 3.: Es wird davon ausgegangen, dass die Landesmittel für Bildungsberatung in diesem Jahr nicht in der geplanten Höhe fließen werden. Ebenfalls wird eine Angebotsreduzierung (Einsparung) im Bereich der Schulabschlüsse zu Mindereinahmen in dieser Position führen. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte bekamen keine Bewilligung, und deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden ebenfalls nicht getätigt. Das Herabsetzen von Drittmitteln ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Durch Verrechnung mit inzwischen neu bewilligten Drittmitteln wird in dieser Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Es stehen noch Erträge wie die Einnahmen aus Werbung im Programmheft aus. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch nicht verlängerte Befristungen im Schulabschlussbereich greifen und ausscheidendes Personal nur zum Teil nicht wieder ersetzt wird. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass in einigen Produktbereichen das Kursangebot reduziert wurde und Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht abgeschlossen werden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Außerdem wurde der Ansatz um 10 TEUR wegen der Einsparmaßnahmen reduziert, deshalb können nur noch unbedingt notwendige Ersatzleistungen vorgenommen werden, siehe Prognosespalte. Zu 5.: Hier wird eine Leistungskürzung vorgenommen. Vorlage E 42/0001/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.04.2015 Seite: 3/5 zu 6.: Die Jahresbeiträge z. B. von Versicherungen werden überwiegend in der ersten Jahreshälfte gezahlt. Durch einen günstigeren Abschluss der Gebäudeversicherung für die Peterstraße können hier Mittel eingespart werden. Zu 7.: Auch hier wird auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Die Weiterführung von „EMMi“ als „EMMi plus“ war bei Erstellung des Wirtschaftsplanentwurfs 2014 noch nicht bewilligt. So waren auch die bei „EMMi plus“ an Kooperationspartner weiterzuleitenden Kosten nicht enthalten. Die Jahresprognose wird daher angepasst. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen. Zu 10.: Es wir auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Zu 11.: Es stehen noch einige Rechnungen für das zweite Quartal aus. Zu 12.: In dieser Position sind u. a. Portokosten, Bürobedarf und Computerbedarf enthalten, wobei ebenfalls auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet wird und die Prognose die Einsparmaßnahmen beinhaltet. Zu 13.: Es fanden weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt. Zu 16.: Es fanden bisher keine Umzüge statt. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Vorlage E 42/0001/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.04.2015 Seite: 4/5 Zu 18.: Das Fahrzeug der Volkshochschule wurde inzwischen verkauft, weil es nicht mehr ohne großen Aufwand den TÜV bestanden hätte. Um aber weiter Transporte für die Volkshochschule durchführen zu können, wurde (gemäß dem Rahmenvertrag der Stadt) ein Vertrag mit Cambio-Carsharing abgeschlossen. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden fünf weitere Lehrgänge mit Finanzierung durch den ESF (Europäischer Sozialfond) für den Schulabschluss bewilligt. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Das Risikoportal für 2014 in Höhe von 700 T € beinhaltete ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand sowohl in der Prognose berücksichtigt, als auch in Verhandlungen mit der Kämmerei besprochen wurde. Neben der inzwischen verfügten Ausgabensperre seitens der Betriebsleiterin sind weitere Maßnahmen, sowohl zu Einsparungen als auch mit dem Ziel der Mehreinnahmen, in den Positionen des Wirtschaftsplanes 2014 vorgesehen. Für 2014 werden 147.725 € eingespart bzw. durch Mehreinnahmen gegenfinanziert, wie aus der Spalte Jahresprognose zu ersehen ist. Des Weiteren wird das Risiko durch Einsparungen im Personalbereich (ausscheidendes Personal) reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2014 zum einen durch die ausgewiesenen Einsparungen und zum anderen durch Korrektur des Betriebskostenzuschusses (Beamtenbezüge) geschlossen werden kann. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten fünf Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen ersten und zweiten Semester der letzten fünf Jahre gesondert dargestellt. Es ist nur der Zeitraum von fünf Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um damit die Darstellung aktueller zu halten. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.06.2014 mit den Vorjahreswerten Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0001/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.04.2015 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2014- Zwischenbericht zum 30.06.2014 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Wirtschaftsplan 2014 TEUR Ansatz 6/12 Ist Abweichung TEUR 30.06.2014 TEUR absolut 798 57 686 1444 30 3016 949 78 671 1217 14 2930 151 21 -15 -227 -16 -86 Wirtschaftsplan 2014 TEUR Ansatz 6/12 Ist Abweichung TEUR 30.06.2014 TEUR absolut 3047 836 15 84 91 30 48 260 44 35 23 110 15 12 82 0,5 9 1 73 239 12 19 0,05 2762 668 8 81 87 26 41 354 59 29 19 74 12 12 82 10 0,3 73 239 11 19 0,03 5084 4668 -285 -169 -7 -3 -4 -3 -7 94 15 -5 -3 -36 -3 0,5 1 0,80 0,10 -0,02 -416 Abweichung Wirtschaftsplan 14: % 18,89 36,24 -2,18 -15,70 -52,23 -2,85 Jahresprognose Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2014 absolut 1596 115 1372 2888 61 6032 1609 115 1337 2538 61 5659 13 -35 -350 -372 Jahresprognose Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 14: Abweichung in % 0,81 0,00 -2,55 -12,13 0,00 -6,17 Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR % 31.12.2014 absolut -9,34 -20,19 -48,45 -3,58 -4,05 -10,94 -15,53 36,30 34,90 -15,77 -14,36 -32,91 -19,90 -2,76 0,42 -100,00 15,87 -79,71 0,00 0,00 -0,87 1,70 -43,00 5914 1673 30 168 182 59 96 520 88 69 45 220 31 25 164 1 18 3 146 477 23 38 0,1 5736 1637 20 168 172 55 94 613 88 65 43 167 27 20 164 1 17 2 138 477 23 39 0,1 -178 -36 -10 -10 -4 -3 93 -4 -2 -53 -4 -5 -1 -1 -7 1 - -8,19 9989 9763 -225 -2,25 3957 -4104 -148 -3,74 in % -3,02 -2,16 -33,33 0,00 -5,34 -6,77 -2,70 17,84 0,00 -6,07 -4,42 -24,21 -13,07 -20,24 0,00 0,00 -3,95 -28,57 -5,09 0,00 0,00 2,53 0,00 Wirtschaftsplan 2014 - Zwischenbericht zum 30.06.2014 - Vorjahreswerte 30.06.2013 Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Wirtschaftsplan 13: TEUR Ansatz Wirtschaftsplan 13: TEUR Ansatz 6/12 1536 111 1342 3540 30 6559 Wirtschaftsplan 13: TEUR Ansatz Ist Abweichung Abweichung TEUR 30.06.2013 absolut 768 55 671 1770 15 3279 885 72 665 1343 25 2989 117 16 -427 10 -290 Wirtschaftsplan 13: TEUR Ansatz 6/12 Ist % 15,18 29,51 -0,94 -24,11 66,27 -8,86 Abweichung Abweichung TEUR 30.06.2013 absolut -12,86 -22,69 -46,16 10,77 -7,44 -1,38 -21,53 9,28 42,68 -41,15 -15,68 -1,00 -7,91 -27,87 53,74 -100,00 18,01 -49,84 0,00 0,00 -0,77 18,98 4872,80 -9,66 6094 1649 43 146 182 59 102 844 79 75 48 178 18 49 222 4 18 2 146 477 23 29 0,10 3047 825 22 73 91 29 51 422 40 37 24 89 9 24 111 2 9 1 73 239 12 15 0,05 2655 638 12 81 84 29 40 461 56 22 20 88 8 18 171 10 1 73 239 11 17 2 -392 -187 -10 8 -7 -11 39 17 -15 -4 -1 -1 -7 60 -2 2 -1 3 - 10485 5243 4778 -465 % Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters I/2014 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen 5 vorangegangenen Jahre Stand: 29.8.2014 20000 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Mittelwert aller Semester ab 2009 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2009 Mittelwert der Herbstsemester ab 2009 I/2014