Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage E 42/0073/WP16 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: 25.02.2014 Zwischenbericht zum 31.12.2013 Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 20.03.2014 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen: entfällt Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. Dezember 2013 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0073/WP16 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 26.02.2014 Seite: 1/4 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben des Fachbereiches Finanzsteuerung vom 22.02.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht soll in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen, aufzeigen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 4.: Der Ansatz konnte trotz der Akquise neuer Projekte nicht erreicht werden. Der Grund liegt in der immer schwieriger werdenden Akquise von Drittmitteln; hier besteht leider keine Planungssicherheit. Fördermittel wurden heruntergefahren und Verteilungsschlüssel wurden verändert, beispielsweise bei den ESF-Mitteln. Für die Volkshochschule Aachen bedeutete dies im Jahr 2013: Von 24 geplanten und beantragten Projekten wurden 13 nicht bewilligt. Auch für das Projekte KursAktiv wurden nur 70% der 195 geplanten Teilnehmenden (138 ) zugewiesen. Den nicht verbuchten Einnahmen stehen einkalkulierte Aufwendungen gegenüber, die selbstverständlich ebenfalls nicht getätigt wurden. Zu 5.: Hier führen u. a. vermehrte Einnahmen durch Spenden und Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung zu einem positiven Ergebnis. Aufwendungen: Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind weniger Kosten für Unterhaltungsarbeiten angefallen als geplant. Einige notwendige Renovierungsarbeiten in Unterrichtsräumen in der Peterstraße wurden durch das eigene Personal (Hausmeister) vorgenommen. Ansonsten wurde hier ein strikter Sparkurs eingehalten. Vorlage E 42/0073/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.02.2014 Seite: 2/4 Zu 4.: Durch Preissteigerungen werden die Aufwendungen für Energiekosten steigen. Zusätzlich sind durch Anmietung externer Räume für das Projekt EMMi mehr Kosten entstanden, die durch Drittmittel gedeckt waren. Zu 7.: Es wurde auch hier sehr auf eine maßvolle Bewirtschaftung geachtet. Zu 8.: Die Aufwendungen in dieser Position beinhalten die weiterzuleitenden, bewilligten Fördermittel an Dritte (z.B. Kooperationspartner) und Bewirtungskosten der Teilnehmenden, letztere sind in Projekten wie KursAktiv und EMMi enthalten und durch Drittmittel gedeckt. Bei der Planung des Ansatzes für den WP 2013 waren diese Aufwendungen noch nicht in Gänze vorhersehbar. Zu 10.: Im Berichtzeitraum wurden nur die dringlichsten Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten ausgeführt. Es wird auf eine sehr sparsame Bewirtschaftung z.B. bei der Position GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) geachtet. zu 11.: Es stehen noch einige Rechnungen aus. Durch die Umstellung, kurzfristige Nachrichten für Teilnehmende per sms statt telefonisch zu übermitteln, konnten hier Kosten eingespart werden. Zu 14.: Im Ansatz enthalten waren u. a. noch die Nebenkosten, die jedoch der Position „Mieten“ zugeordnet wurden. Zu 15.: In dieser Position wurden nachträglich die Nebenkosten der gemieteten Gebäude zugeordnet. Außerdem ist hier auch die Miete der Räume im Gebäude Tempelhofer Straße 8, der Drittmittel gegenüber stehen, enthalten. Zu 16.: Die notwendigen Umzüge wurden kostengünstig durch die eigenen Hausdienste durchgeführt. Zu 17.: Es stehen noch Rechnungen aus dem 4. Quartal aus. Zu 18.: Es standen keine weiteren Reparaturen für das VHS-eigene Fahrzeug an. Vorlage E 42/0073/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.02.2014 Seite: 3/4 Zu 22.: Hier wurden für das Projekt EMMi Unterrichtsmöbel angeschafft. Dieser Mehraufwand ist durch Drittmittel gedeckt. Zu 23.: In dieser Position ist eine Nachforderung einer Betriebskrankenkasse aus den Jahren 2009 und 2010 für eine Mitarbeiterin enthalten. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans In diesem Berichtszeitraum erfolgte die Zusage der Weiterführung für das Projekt EMMI (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) ab dem 15.10.2013. Nachfolge ist EMMi+ . Dieses Projekt konnte in städtische Räume (Malmedyerstraße 61-63) verlegt werden, sodass die externe Anmietung von Räumen in der Tempelhoferstraße 8 aufgegeben werden konnte und somit ab dem 1.10.2013 geringere Mietkosten anfielen. 13 von 24 eingeplanten Projekten wurden nicht bewilligt (wie bereits unter Erträge Punkt 4 erläutert). Diese gehören in das Risikoportal für das Jahr 2013, dass in einer Höhe von 500.000 € ausgewiesen ist. Die Volkshochschule hat versucht, durch diverse Maßnahmen das Risikoportal zu minimieren. Zum Beispiel: - Ausgabensperre ab August, - kurzfristige Beantragung weiterer Projekte (keine Bewilligung erhalten), - interner Stellenbesetzungen - Abbau von Mehrarbeitsstunden der Mitarbeitenden Im vorliegenden vorläufigen Jahresabschluss ist im Erfolgsplan ein Defizit in Höhe von gerundet 247.000 € vorhanden. Die Mittel der Rücklage sind nur noch in einer Höhe von 14.119,05 € vorhanden, sodass das Jahr 2013 mit einem Verlust abschließt. Einige Abrechnungen, wie z.B. Dozentenhonorare und nicht-disponible Personalkosten, stehen noch aus, sodass sich das Ergebnis noch geringfügig verändern kann. Da das Stammkapital mit 51.129,19 € sehr gering ist, ist der Jahresverlust laut § 10 Abs.6 EigVO NRW seitens der Trägerin Stadt Aachen auszugleichen. Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt. Im Übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.12.2013 mit den Vorjahreswerten Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0073/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.02.2014 Seite: 4/4 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters II/2013 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen 5 vorangegangenen Jahre Stand: 24.2.2014 20000 18000 16000 14000 12000 Mittelwert aller Semester ab 2008 10000 8000 6000 4000 2000 0 Mittelwert der Frühjahrs-semester ab 2008 Mittelwert der Herbstsemester ab 2008 II/2013 Wirtschaftsplan 2013 - Zwischenbericht zum 31.12.2013 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Außerordentliche Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 4. Quartal TEUR Ansatz 12/12 tatsächl. Ist TEUR 31.12.2013 Abweichung TEUR absolut Abweichung Wirtschaftsplan 12: TEURO Ansatz Wirtschaftsplan 12: TEURO 31.12.2012 1536 111 1342 3540 30 6559 1590 116 1348 2838 34 5925 53 6 6 -703 4 -633 1534 291 1555 3304 109 6793 1513 212 1376 2897 50 6048 Plan 4. Quartal TEUR tatsächl. Ist TEUR Abweichung TEUR Abweichung Wirtschaftsplan 12: TEURO Wirtschaftsplan 12: TEURO Abweichung Ansatz 12/12 31.12.2013 absolut in % Ansatz 31.12.2012 in % 6094 1649 43 146 182 59 102 844 79 75 48 178 18 49 222 4 18 2 146 477 23 29 0,1 5665 1520 28 171 167 56 78 1017 87 49 42 170 19 27 306 0,3 11 1 146 477 23 36 2 10485 10099 -428 -129 -15 25 -15 -3 -24 173 8 -26 -6 -7 1 -21 84 -4 -6 -1 6 2 -386 -7,03 -7,83 -34,00 16,87 -8,14 -4,29 -23,75 20,55 9,68 -34,36 -12,71 -4,09 5,32 -44,00 37,55 -91,57 -35,39 -47,26 0,00 0,00 -0,76 21,81 2316,40 -3,68 5846 1709 40 147 187 58 102 1140 250 67 41 181 22 49 179 1 17 2 145 477 25 25 1900 5694 1457 47 167 173 55 121 855 181 58 38 190 21 64 146 10 16 3 205 477 25 25 2421,66 10711 10029 3927 4104 178 4,52 in % 3,47 5,41 0,46 -19,85 13,72 -9,65 Abweichung in % -1,40 -26,89 -11,50 -12,31 -54,31 -10,96 -2,60 -14,71 16,84 13,86 -7,57 -5,30 18,06 -25,03 -27,77 -13,09 -7,47 5,14 -2,64 30,32 -18,39 864,21 -4,78 35,92 41,24 0,00 0,00 0,12 27,46 -6,37