Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Kulturservice Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 49.5/0108/WP16 öffentlich 09.01.2014 Irit Tirtey 3. Quartalsbericht 2013 gem. § 7 der Satzung für den Eigenbetrieb Kultur in Verbindung mit Risikomanagement Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 30.01.2014 BaKu Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss nimmt den 3. Quartalsbericht des Kulturbetriebs der Stadt Aachen für das Jahr 2013 inklusive Risikomanagement gem. § 7 der Betriebssatzung zur Kenntnis. Vorlage E 49.5/0108/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.01.2014 Seite: 1/5 Erläuterungen: I. Erträge Umsatzerlöse: Konto 800: Eintrittsgelder Ausstellungen Die Eintrittsgelder liegen hinter den Planzahlen. Die Besucherzahlen liegen hinter den Erwartungen zurück. Des Weiteren wurde die Eröffnung des Centre Charlemagne verschoben und hier somit keine Eintrittsgelder erzielt. Konto 801: Eintrittsgelder Veranstaltungen Die Eintrittsgelder liegen über den Erwartungen. Dies liegt unter anderem an den gut besuchten Veranstaltungen des Schrittmacher Festivals. Konto 802: Teilnehmerentgelte / Kursgebühren Die Prognose der Teilnehmerentgelte konnte erhöht werden, da mehr Führungen in den Museen als geplant durchgeführt wurden. Des Weiteren wurde das Angebot für die Museumspädagogik gut angenommen. Konto 803: Verkaufserlöse Die Verkaufserlöse liegen über den Planzahlen, dies liegt an der Aufwertung des Angebots der Museumsshops und die daraus resultierende Annahme der Produkte. Konto 804: Verwaltungsgebühren Mit Eröffnung des Stadtarchivs am 12.04.2013 in der Nadelfabrik geht eine Steigerung der Erträge einher. Konto 806: Schulgelder Musikschule Durch das vielfältige Angebot der Musikschule konnten die Einnahmen der Schulgelder erhöht werden. Konto 807: Benutzungsgebühr Stadtbibliothek Das Angebot der Ausleihe in der Stadtbibliothek wurde verstärkt angenommen. Konto 808: Säumnisgebühren Stadtbibliothek Die Planwerte konnten angepasst werden. Konto 809: Sonstige Umsatzerlöse Auf Grund von Sponsorenverträgen für diverse Ausstellungen und Veranstaltungen, liegen die Istwerte deutlich über den Planwerten. Sonstige Erträge Konto 820: Raumvermietungen Ein leichter Rückgang der Raumvermietungen ist festzuhalten. Konto 823: Spenden zweckgebunden Leichte Verringerung der Prognose. Konto 829: Sonstige betriebliche Erträge Erhöhung der Prognose auf Grund zusätzlich verbuchter Erträge, größtenteils in Form von Kostenbeteiligungen und der Sonderposten des Anlagevermögens. Zuschüsse Konto 850: Zuschüsse Bund / Land / Euregio / EG Erhöhung der Prognose auf Grund zusätzlich generierter Zuschüsse. Vorlage E 49.5/0108/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.01.2014 Seite: 2/5 II. Aufwendungen Personalaufwand Personalkontengruppe 40 Hier greift zum einen die Erhöhung der Entgelte für die tariflich Beschäftigten als auch eine Anpassung der Kalkulation (.z.B. Musikschule auf Grund des Übergangs von Honorarkräften zu Festangestellten). Auch die derzeit noch bestehende hohe Anzahl von geleisteten Überstunden der verschiedenen Geschäftsbereiche macht sich hier als notwendige Rückstellung bemerkbar. Selbstständige / Gäste Konto 420: Honorare / Gagen + Hon. NK (Reisekosten z.B.) + Führ.honor.MuPä Die Planwerte mussten auf Grund des erhöhten Personalbedarfs in der Musikschule angepasst werden. Der Ausgleich erfolgt über die Mehreinnahmen bei Konto 806 Schulgelder Musikschule. Konto 421: Künstlersozialversicherung Leichte Erhöhung der Prognose. Konto 429: Sonstiger Aufwand externes Personal Hier erfolgte eine leichte Erhöhung der Prognose zu den Planwerten. Unterhaltung d. Betriebseinrichtung Konto 500: Gebäude und Räume Die Prognose musste leicht angepasst werden, dies ist auf die Betriebskostenvorauszahlung 2013 zurückzuführen. Konto 501: Technische Anlagen Da kaum Anschaffungen erfolgten, konnten die Planwerte reduziert werden. Konto 502: Bewegliche Einrichtungen Hier konnte die Prognose reduziert werden, da keine Anschaffungen in erwarteter Höhe getätigt wurden. Konto 503: Unterhalt der Sammlung, Musikgeräte, Buchbestände Die Prognose musste leicht erhöht werden. Konto 505: Versicherung Betriebseinrichtung, Sammlung, Leihgaben Da mehr Dauerleihgaben und Kunstgegenstände versichert werden mussten, ist die Prognose erhöht worden. Konto 508: Betriebskosten Bücherbus Auf Grund angefallener Reparaturarbeiten, liegen die Istwerte über den Planwerten. Konto 509: Sonstige Aufwendungen Betriebseinrichtung Die Prognose musste erhöht werden. Kosten für Werbung und Information Konto 520: Kommunikation u. Inform. Durch die Verschiebung der Eröffnung des Centre Charlemagne und der damit verbundenen Werbung, konnten die Planwerte reduziert werden. Konto 526: Repräsentationskosten Die Prognose musste leicht angepasst werden. Sachaufwendungen Kulturbetrieb Konto 540: Ausstellungen Die Prognose konnte stark reduziert werden. Dies ist auf die Verschiebung der Eröffnung des Centre Charlemagne zurückzuführen. Konto 542: Pädagogik Vorlage E 49.5/0108/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.01.2014 Seite: 3/5 Hier erfolgte eine Erhöhung der Prognose, dies ist auf die erhöhte Nachfrage des museumspädagogischen Programms und die Führungen zurückzuführen. Ein Ausgleich der Mehrkosten ist über die Mehreinnahmen auf Konto 802 gedeckt. Konto 543: Servicedienste allgemein (Bewachung und weiterer Service) Auf Grund des erhöhten Bedarfs an zusätzlichen Aufsichts- und Kassenkräften, liegen die Istwerte deutlich über den Planwerten. Konto 544: Museumsshops Die Prognose musste leicht nach oben angepasst werden. Konto 545: Transportkosten Die Erhöhung der Prognose ist auf die Neueröffnung des Stadtarchivs und der Entrümpelung des Grashauses zurückzuführen. Konto 546: Beschaffung von Medien Auf Grund der stark erhöhten Anschaffung von Medien in der Stadtbibliothek, musste die Prognose deutlich zu den Planwerten angepasst werden. Dies konnte aber teilweise durch die Kostenbeteiligungen der Verbundbibliotheken im Sachkonto 829 ausgeglichen werden. Konto 547: Sachaufwand Bibliothek Durch erhöhten Bedarf an Lizenzen für die Arbeitsplätze der Stadtbibliothek, liegt die Prognose über den Planwerten. Verwaltungsaufwand Konto 561: Bürobedarf Durch erhöhte Materialbeschaffung liegen die Werte über den geplanten Werten für 2013. Konto 562: Fachmedien Hier konnte die Prognose leicht nach unten angepasst werden. Konto 563: Portokosten Auf Grund von erhöhtem Werbeaufkommen für Ausstellungen und Veranstaltungen und dem damit verbundenem Postversand, liegen die Istwerte deutlich über den Planwerten. Konto 564: Fernsprechgebühren Die Kosten für Festnetz- und Handyanschlüsse konnten stark reduziert werden. Konto 565: Reisekosten + Fortbildungskosten Die Prognose konnte reduziert werden. Konto 566: IT-Kosten Durch die Umstellung auf Office 2010 und Windows 7, fielen deutlich mehr Kosten als geplant an. Dies ist unter anderem auf die Anschaffung neuer, erforderlicher Lizenzen und Geräte zurückzuführen. Konto 569: Sonstiger Aufwand allgem. Verwaltung Die Prognose konnten reduziert werden. Veranstaltungen Konto 570: ext. kultur. Dienstleist./Veranst. Leichte Erhöhung der Prognose auf Grund höher generierter Ausgaben. Vorlage E 49.5/0108/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.01.2014 Seite: 4/5 Betriebsfonds Konto 590: Abschreibungen Durch die erhöhte Beschaffung von investiven Gütern, sind die Aufwendungen für Abschreibungen höher angefallen. Konto 594: Zinsaufwendungen Gesellschafterdarlehen Da eine Tilgung und Vertragsunterzeichnung bisher nicht erfolgte, konnten die Planwerte in Gänze reduziert werden. FAZIT: Der Kulturbetrieb geht für das Jahr 2013 insgesamt von einem positiven Jahresergebnis aus. Der Jahresabschluss erfolgt gem. Satzung des E 49 fristgerecht. III. Risikomanagement / Sonstiges Die Stadt Aachen stellt derzeit auf Windows 7 und Office 2010 um. Seitens E 49 wurden hierfür Kosten i.H.v. 60.000,00 € für Software und Schulungen kalkuliert. Weiterhin wäre nach Meinung des E 49 eine Erhöhung des Zuschusses an den Kulturbetrieb für die durch die Umstellung vom Buchungsverfahren KIRP auf SAP ab dem Jahr 2011 verursachten Mehraufwendungen (28.659,67 € jährlich) erforderlich. Die Umstellung erfolgte für den Kulturbetrieb zwingend seitens der Gesamtverwaltung. Ggfs ist eine Rückzahlung eines Zuschusses für das Stadtarchiv zu erwarten (100.000,-€). Es wird auf die Anlagen zum Risikomanagement verwiesen (Anlage A 1) Anlagen: Erfolgsplan 2013 Finanzen 1 Finanzen 1, Anlage A1 Finanzen 2 Finanzen 2, Anlage B2 Jahresumsatz Gebäude / Räume 2013 Personal 1 Personal 2 Vorlage E 49.5/0108/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.01.2014 Seite: 5/5 Öffentlich Finanzen 1 4. Quartal 2013 (09.01.2014) Finanzen 1 Prioriät I.1 Strategische Ziele Der Kulturbetrieb stellt sicher, dass die notwendigen Ressourcen finanzieller Art seitens der Stadt zur Verfügung gestellt werden, damit die Aufgabenstellung erfolgreich sein kann. Beschreibung des strategischen Ziels Zusätzliche Projekte sind zu beziffern und Risiken sind frühzeitig dem Werksausschuss mitzuteilen, damit gegengesteuert werden kann. Herangezogene SWOT · Ergebnisse Stärken · Planungssicherheit in Bezug auf den Wirtschaftsplan · Wirtschaftliche Selbständigkeit des Betriebs Schwächen · Politische und gesamtstädt. Vorgaben · Eingriffsmöglichkeiten durch die Kämmerei Chancen · Frühzeitige Implementierung Risiken · Auswirkungen beschlossener Projekte auf den Kulturbetrieb · Poltische sowie gesamtstädt. Vorgaben Zielwert Istwert Beschlüsse aus Ausschüssen Frühindikatoren 0 1 s. BaKu 10.09.2013 Anzahl geplanter Gespräche mit VV, Finanzdezernat,OB 6 0 Verbesserung Abstimmung FB 20 Verausgabung von Mitteln, die nicht im Wirtschaftsplan enthalten sind (monetär) 0 45 Anzahl signifikante Überschreitungen der Mittel / Anzahl Berichterstattung an den Betriebsausschuss (evtl. auch an Vertreter der Stadt gem. § 15 Satzung des Betriebs > 20.000,-€ bzw. 10 % Überschreitung mind.100.000,-€) 1 0 Quote intern abgelehnter Anträge auf zusätzliche Mittel, die noch nicht im Wirtschaftsplan enthalten sind. 0 45 100% 55% Verantwortlich Termin (bis wann) Erwirtschafteter Konsolidierungsbeitrag Maßnahme Intervall Handlungsbedarf s. Anlage A1 s. Persononalkosten Tariferhöhungen für 2010 s. Anlage A1 nicht erbracht von E 49/1, E 49/2, E 49/5, E 49/6 Intervall erledigt · Regelmäßige Berichterstattung an Werksausschuss gemäß EigVO und Satzung. kaufmännische Leitung quartalsweise sowie elektronische Berichterstattung ab 01.01.2011 (SAP) quartalsweise 10.06.2010 30.09.2010 08.02.2011 05.07.2011 15.09.2011 26.04.2012 28.06.2012 25.10.2012 18.06.2013 10.09.2013 30.01.2014 · Informationen aus dem VV und anderen Dezernaten frühzeitig erhalten. BL /KL monatlich monatlich laufend · Informationen aus anderen Ausschüssen als dem Baku erhalten. BL/KL monatlich monatlich laufend · Risiko für den Betrieb frühzeitig erkennen und darauf hinweisen. BL/KL monatlich monatlich laufend · Beitrag zur Konsolidierung sicherstellen. alle GBLeiter monatlich monatlich laufend · Entwicklung eines standardisierten (elektronischen) Berichtes an Betriebsausschuss und Stadt bei Überschreitungen des Wirtschaftsplans. KL mittelfristig · Sensibilisierung der Politik, dass beim Beschluss neuer Aufgaben gleichzeitig ein Beschluss über die Finanzierung getroffen werden muss. BL/KL monatlich monatlich Koalitionspapier der Fraktionen CDU/Grüne 2009 · Kommunikation des Themas in den Quartalsgesprächen KL quartalsweise quartalsweise 30.01.2014 · Erlangung von frühzeitigen Informationenim Hinblick auf Konsolidierungsmaßnahmen (Haushalstsicherungskonzept) KL/BL monatlich monatlich laufend Seite 1 von 1 SAP zum 01.01.2011 Risikomanagement Finanzen 1 GB Maßnahme 2010 2011 2012 2013 konsumtiv investiv Vermerk Erledigt X aus Mitteln der Route Charlemagne (Wirtschaftsplan) x 5.400,00 € x durch Wirtschaftsplan 2011 aufgefangen x Mehrkosten / Mindereinnahmen Ausstellung Joos van Cleve 77.500,00 € x durch Wirtschaftsplan 2011 aufgefangen x Mehrkosten / Mindereinnahmen Ausstellung Sabine Weiß 10.000,00 € x durch Wirtschaftsplan 2011 aufgefangen x 143.000,00 € x durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x 43.000,00 € X durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x x Umzugskosten Mehrkosten / Mindereinnahmen Hans von Aachen E 49/1 SLM Stand 09.01.2014 Anlage A1 30.000,00 € Mehrkosten / Mindereinnahmen Ausstellung Cornelius Bega Mehrkosten / Mindereinnahmen Ausstellung Rembrandt gespiegelt Mehrkosten / Mindereinnahmen Made in Utrecht 55.000,00 € x durch Wirtschaftsplan 2013 aufgefangen Blockhütte "Cady Noland" Prof. Schürmann 33.670,00 € X in Prüfung bei FB 30 Seite 1 von 4 Risikomanagement Finanzen 1 GB Maßnahme Vertrag mit der Peter und Irene Ludwig Stiftung vom Juni 2000 (Erhöhung von Versicherungswerten) ; vorsorgliche Anmeldung Schadenfall 25 AT 2011: Rotor zur Ausstellung Westarch 2010 25.000,00 € 2011 2012 2013 konsumtiv investiv 25.000,00 € 25.000,00 € 25.000,00 € X 40.000,00 € 40.000,00 € 40.000,00 € X Mehrkosten / Mindereinnahmen Ausstellung Avantgarde Mehrkosten / Mindereinnahmen Ausstellung Susan Philipsz Stand 09.01.2014 Anlage A1 98.000,00 € 14.000,00 € Vermerk Erledigt noch in Verhandlung mit der Peter und Irene Ludwig Stiftung X durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x X durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x Mehrkosten / Mindereinnahmen Kunstpreis Barlow 58.000,00 € x durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x Etna Carrara 16.000,00 € x durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x Mietausfall LUFO Pacht (für Zeitraum 01.01. - 30.09.2012) 27.500,00 € x durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x s.Sondersitzung BaKu v. 26.05.2011 x x erl. ab 01.03.2012 x 5.500,00 € x durch Wirtschaftsplan 2013 aufgefangen x 17.000,00 € x durch Wirtschaftsplan 2013 aufgefangen x 1.600,00 € x durch Wirtschaftsplan 2013 aufgefangen x 67.500,00 € x s. BaKu-Beschluss v. 16.05.2013 aus Rücklagen E 49 BaKu 15.10.2013 x E 49/2 Klimaanlage LUFO 100.000,00 € 0,00 € Arbeitsgerichtsprozess 30.000,00 € 0,00 € Mehrkosten / Mindereinnahmen "Die Stadt, die es nicht gibt" Mehrkosten / Mindereinnahmen Michael E. Smith Mehrkosten / Mindereinnahmen "Bea Otto / Ilka Helmig" Mehrkosten / Mindereinnahmen "Nandy Graves" Umgestaltung Eingangsbereich x 300.000,00 € Seite 2 von 4 x Risikomanagement Finanzen 1 GB Maßnahme Stand 09.01.2014 Anlage A1 2010 Stadtgeschichte (Publikation) 30.000,00 € Versicherungskosten gem. Beschluss VV (unabhängig vom Umzug des Stadtarchivs) 25.000,00 € Personalkosten 2011 2012 2013 25.000,00 € 25.000,00 € 40.000,00 € 0,00 € 25.000,00 € konsumtiv investiv 100.000,00 € 0,00 € Einrichtungskosten 162.000,00 € 0,00 € across the boarders 2011 Beschluss BaKu v. 16.09.2008 (s. Rücklagen aus 2009) x Beschluss des VV v. 18.02.2009 x s. VN aus 2011 x x aus Rücklagen, s. TOP 4 der Sitzung v. 30.09.2010, TOP 8 der Sitzung v. 11.11.2010, sowie VN 2011. Für 2013: voraussichtlche Rückforderung LVR: 100.000 € (zuzüglich Zinsen in noch nicht bekannter Höhe). x x aus Rücklagen, s. TOP 4 der Sitzung v. 30.09.2010, TOP 8 der Sitzung v. 11.11.2010, sowie VN 2011 x x durch Wirtschaftsplan 2011 aufgefangen x x durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen x Wirtschaftsplan x 100.000,00 € 48.300,00 € Erledigt x E 49/3 Umzug Stadtarchiv Vermerk x E 49/4 across the boarders 2012 E 49/5 20.000,00 € Umzug in die Eintrachtstr. Einrichtung von 13 Räumen 13.000,00 € Ggfs. zu erweitern durch Umbaukosten (E 26) Schätzung der Kosten für Brandschutzgutachten in 2009 10.000,00 € E 49/7 IZM Henry Cartier-Bresson "Russia" E 49/8 Kulturelle Bildung Projektmittel für die Koordination im Bereich Kulturelle Bildung (Gesamtkonzept) 40.000,00 € x 0,00 € 40.000,00 € Seite 3 von 4 0,00 € x 1.800,00 € x 40.000,00 € 40.000,00 € x x durch Wirtschaftsplan 2012 aufgefangen Neukonzeption Barockfabrik Workshop am 28.09.2012 Sitzung BaKu am 10.09.2013 x Risikomanagement Finanzen 1 GB Maßnahme Betriebskosten Mozartstraße Vorbereitung SAP-Umstellung Top Cash Kassensystem ca. 2010 2011 ? 25.000,00 € 7.000,00 € 2012 2013 konsumtiv investiv 0,00 € 0,00 € 0,00 € x 25.000,00 € 28.000,00 € 28.000,00 € x 0,00 € 0,00 € x 32.000,00 € x Ausfall Mieteinnahmen Altes Kurhaus (aufgrund von Brand-schutzmaßnahmen und Elektroarbeiten in der Zeit vom 1.7. - 31.10.2012) E 49/S Stand 09.01.2014 Anlage A1 Mietausfall Burg Frankenberg (jährlich) 4.500,00 € 4.500,00 € x Mietausfall Tanzwerkstatt (Barockfabrik) (jährlich) 2.300,00 € 2.300,00 € x Mietausfall Kulturwirtschaftliches Gründerzentrum (LUFO) (jährlich) 5.000,00 € 5.000,00 € x 12.700,00 € 12.700,00 € x Mietausfall LUFO Raumdispo Personalkosten städtische Servicedienste x Karlsjahr 2014 E 49 150.000,00 € 0,00 € Umstellung Windows Einführung Office 2010 Summe 205.000,00 € 892.200,00 € Seite 4 von 4 x 60.000,00 € x 60.000,00 € 60.000,00 € x 681.800,00 € 882.770,00 € Vermerk Erledigt ab 2012 altes Kassensystem nicht SAP fähig, lfd. Kosten amortisieren sich, aber Kosten Regio IT u. Anpassung erl., s. W-Plan noch nicht beziffert s. Beschluss des BaKu v. 26.04.2012 s. VN aus 2011, s. Sitzung BaKu 05.07.2011 und Sitzung Rat v. 06.07.2011 Schreiben an FB 20 v. 04.07.2013 x x Öffentlich Finanzen 2 4. Quartal 2013 (06.012014) Finanzen 2 Prioriät I.2 Strategische Ziele Der Kulturbetrieb leistet seinen Beitrag zur Konsolidierung der Stadt. Beschreibung des strategischen Ziels Der Kulturbetrieb erhält einen jährlichen Zuschuss seitens des Rechtsträgers (der Stadt Aachen). Dieser Zuschuss ist einzuhalten. Herangezogene SWOT · Ergebnisse Stärken · Planungssicherheit · Wirtschaftliche Selbständigkeit des Betriebs Schwächen · Möglichkeit des Eingriffs durch die Kämmerei Risiken Chancen · Vertrauensbildung innerhalb der polit.Gremien und beim Verwaltungsvorstand · Poltische sowie gesamtstädt. Vorgaben · Auswirkungen der Finanzkrise · Auswirkungen zusätzlicher Projekte · Verringerung des Zuschusses an den Kulturbetrieb Frühindikatoren Zielwert Veränderung von Ertragsgrößen in % >=0 Aufwendungen (Veränderungen in %) <=0 Einhaltung der Budgets bei Großprojekten 100% Intervall Handlungsbedarf s. Quartalsbericht Vorlage BaKu 30.01.2014 >=0 s. Quartalsbericht Vorlage BaKu 30.01.2014 100% s. Anlage B1 100% 100% s. Quartalsbericht Vorlage BaKu 30.01.2014 6 0 Verantwortlich Termin (bis wann) Konsolidierung durch locations in % Anzahl geplanter Gespräche mit Vertretern der Stadt Maßnahme Istwert Verbesserung Abstimmung FB 20 Intervall erledigt BL/KL quartalsweise sowie elektronische Berichterstattung ab 01.01.2011 (SAP) quartalsweise 15.09.2011 26.04.2012 28.06.2012 25.10.2012 18.06.2013 10.09.2013 30.01.2014 · Großprojekte (wöchentlich) > 20.000,-€ Kulturservice wöchentlich wöchentlich s. Anlage B1, laufend · Locations (monatlich) Kulturservice monatlich monatlich s. Anlage B2, laufend · Ertragsbewegungen (monatlich) Kulturservice monatlich monatlich laufend · Aufwendungen (monatlich) Kulturservice monatlich monatlich laufend · Beobachtung der Entwicklung der finanziellen Situation der Stadt Aachen um evtl. Kürzungen der Zuweisungen rechtzeitig antizipieren zu können. BL/KL monatlich monatlich laufend · Etablierung von quartalsweisen (geplanten) Gesprächen mit Vertretern der Stadt um Informationen für die zukünftige Entwicklung der finanziellen Situation der Stadt und evtl. Kürzungen des Budgets zu erhalten. BL/KL quartalsweise quartalsweise laufend · Regelmäßige Berichterstattung an Werksausschuss gemäß EigVO und Satzung. · Ausbau des Controlling in Bezug auf: Seite 1 von 1 Risikomanagement Finanzen 2 Anlage B2 4. Quartal 2013 Jahresumsatz Gebäude/ Räume 2013 Altes Kurhaus Umsatz Räume gewerbl. Umsatz Dienstl. Gewerb. Umsatz gesamt gewerbl. Ludwig Forum 2013 7.685,05 € Umsatz Räume gewerbl. 4.166,41 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 11.851,46 € Umsatz gesamt gewerbl. Umsatz Räume privat Umsatz Dienstl. privat Umsatz gesamt privat 30.359,20 € Umsatz Räume privat 22.613,97 € Umsatz Dienstl. privat 52.973,17 € Umsatz gesamt privat Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis 12.138,22 € 13.905,05 € 750,00 € 270,00 € 27.063,27 € Summe 91.887,90 € Summe Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis Altes Kurhaus Stand 31.12.2013 Suermondt-Ludwig Museum Couven Museum 2013 2013 1.250,00 € Umsatz Räume gewerbl. 250,00 € Umsatz Räume gewerbl. 1.655,05 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 155,00 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 2.905,05 € Umsatz gesamt gewerbl. 405,00 € Umsatz gesamt gewerbl. 2.924,32 € Umsatz Räume privat 2.405,01 € Umsatz Dienstl. privat 5.329,33 € Umsatz gesamt privat 6.433,13 € 7.077,28 € 0,00 € 0,00 € 13.510,41 € 21.744,79 € Summe Ludwig Forum 2013 2013 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop. Veranstaltungstage basis 28 68 8 104 Summe 208 Summe Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop. Veranstaltungstage basis 3 23 5 138 3.500,00 € Umsatz Räume privat 2.728,35 € Umsatz Dienstl. privat 6.228,35 € Umsatz gesamt privat 2.120,00 € 1.846,46 € 3.966,46 € 1.155,00 € 916,50 € 0,00 € 0,00 € 2.071,50 € 973,68 € 1.201,64 € 0,00 € 0,00 € 2.175,32 € Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis 8.704,85 € Summe Suermondt-Ludwig Museum 2013 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop. Veranstaltungstage basis 168 Summe 2013 250,00 € 360,79 € 610,79 € 6.752,57 € Couven Museum 2013 1 21 1 58 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop. Veranstaltungstage basis 81 Summe 2 9 3 22 36 Risikomanagement Finanzen 2 Anlage B2 4. Quartal 2013 Burg Frankenberg Kulturhaus Barockfabrik 2013 Zollmuseum Friedrichs 2013 Umsatz Räume gewerbl. Umsatz Dienstl. Gewerb. Umsatz gesamt gewerbl. 0,00 € Umsatz Räume gewerbl. 0,00 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 0,00 € Umsatz gesamt gewerbl. Umsatz Räume privat Umsatz Dienstl. privat Umsatz gesamt privat 0,00 € Umsatz Räume privat 0,00 € Umsatz Dienstl. privat 0,00 € Umsatz gesamt privat Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Summe 0,00 € Summe Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis Burg Frankenberg 2013 0,00 € Umsatz Räume gewerbl. 0,00 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 0,00 € Umsatz gesamt gewerbl. 1.269,73 € Umsatz Räume privat 16,67 € Umsatz Dienstl. privat 1.286,40 € Umsatz gesamt privat 40,00 € 160,00 € 0,00 € 0,00 € 200,00 € Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis 1.486,40 € Summe Kulturhaus Barockfabrik 2013 0 0 0 0 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop Veranstaltungstage basis Summe 0 Summe 425,00 € 375,52 € 800,52 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 605,00 € 250,00 € 0,00 € 0,00 € 855,00 € Zollmuseum Friedrichs 2013 0 1 0 1 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop Veranstaltungstage basis 2 Summe 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Umsatz Räume privat 0,00 € Umsatz Dienstl. privat 0,00 € Umsatz gesamt privat Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis 0,00 Summe 2013 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop Veranstaltungstage basis Internationales Zeitungsmuseum 2013 0,00 € Umsatz Räume gewerbl. 0,00 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 0,00 € Umsatz gesamt gewerbl. 0 0 0 0 Internationales Zeitungsmuseum 2013 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop Veranstaltungstage basis 0 Summe 1655,52 0 2 2 69 73 Risikomanagement Finanzen 2 Anlage B2 4. Quartal 2013 Musikschule Umsatz Räume gewerbl. Umsatz Dienstl. Gewerb. Umsatz gesamt gewerbl. 2013 0,00 € Umsatz Räume gewerbl. 0,00 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 0,00 € Umsatz gesamt gewerbl. Umsatz Räume privat Umsatz Dienstl. privat Umsatz gesamt privat 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Summe 111,16 Summe Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis Musikschule 10.272,04 € 6.143,51 € 16.415,55 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 9.699,64 € 7.420,36 € 0,00 € 0,00 € 17.120,00 € Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis 2013 0 1 0 0 Summe 1 Summe Gesamt Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop Veranstaltungstage basis Umsatz Räume Umsatz Dienstleistungen Summe 177.923,74 € 2013 0 0 0 0 Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop Veranstaltungstage basis 0 Summe gem. Wirschaftsplan für 2013 2013 101.429,85 € 76.493,89 € Raumvermietungen manuelle Buchungen 45.580,55 € Aula Carolina Öffentliche Bibliothek Veranstaltungstage gewerbl. Veranstaltungstage privat Veranstaltungstage Koop Veranstaltungstage basis 2013 9.279,84 € 2.765,16 € 12.045,00 € 0,00 € Umsatz Räume privat 0,00 € Umsatz Dienstl. privat 0,00 € Umsatz gesamt privat 0,00 Summe 2013 Gesamtsumme 0,00 € Umsatz Räume gewerbl. 0,00 € Umsatz Dienstl. Gewerb. 0,00 € Umsatz gesamt gewerbl. 50,00 € Umsatz Räume privat 61,16 € Umsatz Dienstl. privat 111,16 € Umsatz gesamt privat Umsatz Räume basis Umsatz Dienstl. Basis Umsatz Kooperation Räume Umsatz Kooperation Dienstl. Umsatz gesamt basis Gastronomie manuelle Buchungen Aula Carolina Öffentliche Bibliothek 2013 31.12.2013 8 22 6 63 99 Abweichung 181.000,00 € 177.923,74 € 3.076,26 € 25.000,00 € 15.688,36 € 9.311,64 € 6.000,00 € 2.905,99 € 3.094,01 € 212.000,00 € 196.518,09 € 15.481,91 € Risikomanagement Finanzen 2 Anlage B2 4. Quartal 2013 Personal 1 4. Quartal 2013 Öffentlich Personal 1 Strategische Ziele Sicherstellung einer angemessenen Personalausstattung des Kulturbetriebs zur Vermeidung von Überbelastungen. Beschreibung des strategischen Ziels Der Kulturbetrieb ist als serviceorientierter und fachlich hoch qualifizierter Betrieb auf die hohe Mitwirkungsbereitschaft und Identifikation seiner Mitarbeiter für den Betrieb und seine Produkte angewiesen. Die hohe Taktung führt oftmals zu Überbelastungen, die vermieden werden sollten. Herangezogene SWOT · Ergebnisse Schwächen Stärken · Know-How · Kommunikation · Flexibilität · Überlastung · Motivation · Altersstruktur · Arbeitsklima Risiken Chancen · Serviceorientierung · Wegfallende finanzielle Möglichkeiten · Qualität der Produkte · Neu hinzukommende Aufgaben · Priorisierung von Maßnahmen durch Politik und Verwaltungsspitze Frühindikatoren Zielwert Istwert 0 4.825 100% 100% 0 0 Überstunden Vertretungsfähigkeit Quote unbesetzter Stellen Handlungsbedarf Reduzierung von Überstunden Flexible Personalgestellung (Anzahl Anforderungen / Bewilligungen) Beamte: 6,92 % Beschäftigte: 6,74 % Krankenstand (eher Spätindikator). Mitarbeitermotivation 100% Messgröße klären Mitarbeiterzufriedenheit 100% Messgröße klären Fluktuationsquote 0 0 Ø unbesetzte Stellen gegenüber dem Stellenplan 0 0 0 14 Verantwortlich bis wann Neu übertragene Aufgaben an den Kulturbetrieb / neu geschaffene Stellen für die Aufgaben (beides in Stellen ausgedrückt) Maßnahme Festlegung von Projektverantwortlichen Frau Tirtey / GB-Leiter laufend Wer macht was? GB-Leiter laufend Frühzeitige Planung von Projekten GB-Leiter in Abstimmung mit E 49/S laufend Mitarbeitersitzungen GB-Leiter 2-monatlich Personalkennzahlen im Controlling integrieren (Überstunden, Krankenstand etc.) E 49/S monatlich Fortbildungen im Bereich Zeitmanagement anbieten FB 11 laufend Abgleich der Stellenbeschreibungen mit den tatsächlich übernommenen Aufgaben und Bewertung, ob dies Aufgaben weiterhin von einer Person geleistet werden können GB-Leiter laufend Pflege einer offenen Gesprächskultur bzgl. Überbelastungen der Mitarbeiter. Evtl. gezielte Ansprache der Auslastung in Mitarbeitergesprächen GB-Leiter laufend Flächendeckende Einführung von Mitarbeitergesprächen GB-Leiter laufend Aufnahme und Analyse der Prozesse, in denen es wiederholt zu einer Überbelastung kommt. (sinnvoll aber sehr aufwendig) Anmerkung: Neu: - Karlsjahr 2014 - Servicedienste/Bewachung erledigt Personal 2 4. Quartal 2013 Öffentlich Personal 2 Strategische Ziele Sicherstellung einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit u.a. durch Qualifikation und Weiterbildung zur Festigung des bereits hohen Niveaus. Beschreibung des strategischen Ziels Der Kulturbetrieb · als sehr heterogener Betrieb · verfügt über die unterschiedlichsten Fachkräfte, die sich ständig weiterbilden müssen, um sich den verändernden Bedingungen anzupassen und den Markt und somit das Kundenpotential einschätzen zu können. Der Kulturbetrieb fördert seine Mitarbeiter in der Erlangung weiterer Kompetenzen. Herangezogene SWOT · Ergebnisse Schwächen Stärken · Know How der Mitarbeiter · Kommunikation auf allen Ebenen · Flexibiltät der Mitarbeiter · Überlastung · Motivation · Altersstruktur · Arbeitsklima Risiken Chancen · Serviceorientierung · Finanzkrise · Qualität der Produkte · Kürzung des Zuschusses Frühindikatoren Zielwert Istwert 0% 8,73 % / 8,04 % 0,01% 0,03% im Reisenkostenbudget enthalten 1 jährlich 1 jährlich (E 49/S) erledigt (August 2013) 100% 100% Krankenstand (Beamte / Beschäftigte) Anteil des Fortbildungsbudgets am Gesamtbudget Anzahl der Ziel· und Entwicklungsgespräche Fortbildungsbereitschaft Fortbildungstage je Mitarbeiter je Jahr wird ermittelt Fortbildungskosten je Mitarbeiter je Jahr Auslastungsgrad der Mitarbeiter (gemessen bspw. über die Überstunden je Mitarbeiter) Maßnahme Handlungsbedarf 31,27 € 100% 101,30% Verantwortlich bis wann erledigt · Ziel· und Entwicklungsgespräche auf allen Ebenen. GB-Leiter laufend · Ermöglichung von Fortbildungen / Aufbau eines Fortbildungskonzeptes. GB-Leiter laufend erledigt · Überprüfung von Leistungsanreizen auf gesamtstädtischer Ebene. GB-Leiter laufend FB 11 · Einführung von Mitarbeiterbefragungen. GB-Leiter laufend FB 11 Abfrage des Weiterbildungsbedarfs. GB-Leiter laufend bei Ziel- und Entwicklungsgespräch Festlegen eines Weiterbildungsetats. GB-Leiter jährlich GB-Leiter laufend Gezielte Ansprache des Fortbildungskonzeptes in Mitarbeitergesprächen. erledigt (E 49/S)