Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage E 42/0072/WP16 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: 25.11.2013 Zwischenbericht zum 30.09.2013 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 17.12.2013 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. September 2013 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Prof. Dr. Sicking Vorlage E 42/0072/WP16 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 28.11.2013 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben des Fachbereiches Finanzsteuerung vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen, auf. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Eine Prognosespalte ist, wie von dem Fachbereich Finanzsteuerung gewünscht, eingefügt und enthält nur die bereits absehbaren Veränderungen der Ansätze. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich ebenfalls aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmerentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. In der Prognose geht die Volkshochschule davon aus, dass der Planwert erreicht werden wird, weil ein Teil der Kurse erst nach den Herbstferien, also im November, startet. Zu 4.: Die Volkshochschule hat bereits in der Vergangenheit mehrfach darauf hingewiesen, dass die Planung bei den Drittmitteln leider keine Planungssicherheit bedeutet. Die Fördermittel in diversen Bereichen wurden weiter heruntergefahren bzw. Verteilungsschlüssel, wie bei den ESF-Mitteln, wurden verändert. Von 24 geplanten Projekten wurden 11 bewilligt und 13 wurden nicht bewilligt. Auch blieb die Auslastung des Projektes KursAktiv bei 70% (138 Teilnehmende) und nicht in der geplanten Höhe von 100% (also 195 Teilnehmende). Außerdem bekam ein im Sommer beim BAMF beantragtes Projekt mit einem erheblichen Auftragsvolumen keine Bewilligung. Die Jahresprognose zeigt auf, dass der Ansatz nicht erreicht werden wird. Die dazugehörigen einkalkulierten Aufwendungen werden ebenfalls in der Prognoseberechnung reduziert. Vorlage E 42/0072/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.11.2013 Seite: 2/5 Zu 5.: Hier führen u. a. vermehrte Einnahmen durch Spenden und Einnahmen aus Vermietung und Pacht in dieser Position zu einem positiveren Ergebnis. Aufwendungen: Zu 1.: Für die nicht bewilligten Projekte sind auch die dafür geplanten Personalkosten nicht angefallen. Außerdem wurden durch eine zeitweise Nicht-Besetzung von Stellen Personalkosten eingespart. In der Prognose findet sich die Reduzierung der eingeplanten Personalkosten wieder. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier eine über das ganze Jahr verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten. Die geringer anfallenden Honorarkosten für Projekte, die keine Bewilligung erhalten haben, wurden ebenfalls in der Jahresprognose berücksichtigt. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind weniger Kosten für Unterhaltungsarbeiten angefallen als geplant. Einige notwendige Renovierungsarbeiten in Unterrichtsräumen in der Peterstraße wurden durch das eigene Personal (Hausmeister) vorgenommen. Deshalb werden die Aufwendungen in der Prognose nach unten korrigiert. Zu 4.: Durch Preissteigerungen werden die Aufwendungen für Energiekosten steigen. Zusätzlich sind durch Anmietung externer Räume für das Projekt EMMi (01.10.2012 bis 30.09.2013 Tempelhofer Straße, ab dem 01.10.2013 städtisches Gebäude an der Malmedyerstraße) mehr Kosten entstanden, die durch Drittmittel abgedeckt sind. Dem wird in der Jahresprognose Rechnung getragen. Zu 7.: Es stehen noch Rechnungen aus. Es wird aber auch hier sehr darauf geachtet, die Kosten möglichst gering zu halten, so dass auch die Mittel in der Prognose nach unten korrigiert werden. Zu 9: Hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung der Studienreisen anfallen. Zu 10.: Im Berichtzeitraum sind noch keine größeren Reparatur- und Instandhaltungskosten angefallen, aber es steht noch die Neumöblierung eines Unterrichtsraumes aus. Insgesamt wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung der geringfügigen Wirtschaftsgüter (GWGs) geachtet. Vorlage E 42/0072/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.11.2013 Seite: 3/5 Zu 11.: Es stehen noch einige Rechnungen für das 3. Quartal aus. Zu 14.: Im Ansatz enthalten waren u. a. noch die Nebenkosten, die jedoch zu der Position „Mieten“ verlagert wurden. Zu 15.: Zu dieser Position wurden nachträglich die Nebenkosten der gemieteten Gebäude verlagert. Außerdem enthält sie auch die Miete der Tempelhofer Straße, der Drittmittel gegenüber stehen. Der Mehraufwand wird in der Jahresprognose berücksichtigt. Zu 16.: Der Umzug der Mitarbeitenden im Projekt EMMi von der Tempelhofer Straße in die Malmedyerstraße wurde durch hauseigenes Personal durchgeführt, um Kosten zu sparen. Zu 17.: In dieser Position sind noch nicht alle Zahlungen z.B. für Urheberrechtsansprüche erfolgt. Die Prognose sieht hier ein geringfügig günstiges Ergebnis vor. Zu 18.: Es sind bisher keine weiteren Reparaturkosten angefallen. Zu 22.: Hier wurden für das Projekt EMMi Unterrichtsmöbel angeschafft. Dieser Mehraufwand ist durch Drittmittel gedeckt. Zu 23.: In dieser Position ist eine Nachforderung einer Betriebskrankenkasse aus den Jahren 2009 und 2010 für eine Mitarbeiterin enthalten. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Auch in diesem Berichtszeitraum sind bis 30.09.2013 eine Reihe neuer Projekte entwickelt und beantragt worden, deren Bewilligung noch aussteht, z. B. Kultur macht stark „Chance Tanz“. 13 von 24 eingeplanten Projekten bekamen keine Bewilligung (wie bereits unter Erträge Punkt 3 erläutert). Diese gehören in das Risikoportal für das Jahr 2013, dass in einer Höhe von 500 TEUR ausgewiesen ist. Die Volkshochschule hat versucht, durch diverse Maßnahmen wie - Ausgabensperre ab August, - kurzfristige Beantragung weiterer Projekte (keine Bewilligung erhalten), - interner Stellenbesetzungen - Abbau von Mehrarbeitsstunden der Mitarbeitenden Vorlage E 42/0072/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.11.2013 Seite: 4/5 das Defizit zu schließen, was voraussichtlich nicht ganz gelingen wird. Das zur Zeit prognostizierte Jahresdefizit im Verlust- und Erfolgsplan liegt bei -253 TEUR. Die Mittel der Rücklage sind nur noch in einer Höhe von 14 TEUR vorhanden, sodass ein Verlust beim Jahresabschluss 2013 zu erwarten ist. Da die Eigenkapitalausstattung mit 51 TEUR sehr gering ist, muss der Jahresverlust laut EigVO NRW § 10, Absatz 6 seitens der Trägerin Stadt Aachen ausgeglichen werden. Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt. Im Übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.09.2013 Vorjahreswerte zum Zwischenbericht 30.09.2013 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0072/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.11.2013 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2013 - Zwischenbericht zum 30.09.2013 Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 3. Quartal: TEUR Ansatz 9/12 Ist Abweichung TEUR 30.09.2013 TEUR absolut 1152 83 1007 2655 22 4919 1194 86 1000 2071 27 4378 42 3 -6 -584 5 -541 Plan 3. Quartal: TEUR Ansatz 9/12 Ist Abweichung TEUR 30.09.2013 TEUR absolut 4570 1237 32 110 136 44 76 633 59 56 36 133 14 37 167 3 13 2 109 358 17 22 75 7864 4012 1002 18 122 125 43 67 678 69 31 31 126 14 22 260 1 11 1 109 358 17 27 2 7145 -559 -235 -15 12 -11 -9 45 10 -25 -5 -8 -14 93 -2 -2 -1 5 2 -719 Abweichung Wirtschaftsplan 13: % 3,63 3,40 -0,62 -22,01 23,61 -10,99 -12,22 -19,01 -45,10 11,29 -7,97 -2,67 -11,69 7,10 16,60 -44,45 -14,91 -5,66 2,29 -39,18 55,93 -74,72 -16,86 -54,37 0,00 0,00 -0,81 20,78 3121,87 -9,14 Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2013 absolut 1536 111 1342 3540 30 6559 1536 111 1351 2730 36 5764 9 -810 6 -795 Jahresprognose Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 13: % Jahresprognose TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2013 absolut 10485 5750 1478 25 164 155 58 83 850 78 44 41 172 18 30 299 1 17 1 146 477 23 35 2 9947 -344 -171 -18 18 -27 -1 -19 6 -1 -31 -7 -6 -19 77 -3 -1 -1 6 2 -540 3927 3931 4 6094 1649 43 146 182 59 102 844 79 75 48 178 18 49 222 4 18 2 146 477 23 29 0,1 - Abweichung in % 0,00 0,00 0,67 -29,68 17,78 -13,79 Abweichung in % -5,97 -11,56 -72,00 10,86 -17,23 -1,21 -22,65 0,71 -1,28 -71,37 -18,47 -3,26 0,00 -62,33 25,62 -300,00 -2,94 -142,11 0,00 0,00 0,00 15,95 100,00 -5,47 0,10 Wirtschaftsplan 2013 - Zwischenbericht zum 30.09.2013 - Vorjahreswerte 30.09.2012 Wirtschaftsplan 12: Wirtschaftsplan 12: TEUR TEUR Ansatz Ansatz 9/12 Wirtschaftsplan 12: Abweichung TEUR 30.09.2012 in % Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge 1534 291 1555 3304 109 6793 1151 218 1166 2478 82 5095 1270 181 1063 1691 36 4241 Wirtschaftsplan 12: Wirtschaftsplan 12: TEUR TEUR 10,39 -17,02 -8,86 -31,74 -55,98 -16,75 Wirtschaftsplan 12: Abweichung TEUR Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2012 5846 1709 40 147 187 58 102 1140 250 67 41 181 22 49 179 1 17 2 145 477 25 25 2 4385 1281 30 110 140 44 77 855 188 50 30 136 16 37 134 1 13 2 109 358 19 19 1 3964 977 34 117 125 42 97 427 155 32 28 125 12 39 70 10 11 3 109 358 19 17 1 10711 8033 in % Aufwendungen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Personalaufwand Personalaufwand Dozenten Gebäudeunterhaltung Energiekosten Gebäudereinigung Versicherungen und sonstige Abgaben Werbung Unterrichts- und Veranstaltungskosten Studienreisen Betriebs- und Geschäftsausstattung Telefon Bürobedarf Reisekosten und Fortbildung Fremdleistungskosten Mieten Umzugskosten Beiträge und Gebühren KFZ Verwaltungskostenbeitrag Kalkulatorische Mieten Prüfungskosten Abschreibung auf Anlagevermögen Sonstige Aufwendungen Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen - 6769 -9,59 -23,72 14,93 5,78 -10,71 -4,50 26,73 -50,08 -17,55 -36,40 -9,44 -7,88 -28,37 5,58 -47,84 1169,09 -17,73 53,13 0,00 0,00 0,01 -8,30 -29,65 -15,74 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters II/2013 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen 5 vorangegangenen Jahre Stand: 16.10.2013 20000 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Mittelwert aller Semester ab 2008 Mittelwert der Frühjahrs-semester ab 2008 Mittelwert der Herbstsemester ab 2008 II/2013