Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Gebäudemanagement Beteiligte Dienststelle/n: E 26/0145/WP16 öffentlich 13.11.2013 E 26/00 Jahresabschluss und Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2012 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 10.12.2013 11.12.2013 BAGbM Rat Anhörung/Empfehlung Entscheidung 1. Beschlussvorschlag für den Betriebsausschuss Gebäudemanagement Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresabschluss sowie den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2012 mit folgenden Beträgen festzustellen: Bilanzsumme 609.613.802,94 Euro Jahresverlust 11.857.845,16 Euro Verlustvortrag 11.857.845,16 Euro Der Betriebsausschuss beschließt die Entlastung der Betriebsleitung gemäß § 5 Absatz 5 EigVO NRW. Jahresabschluss und Lagebericht 2012 sind Bestandteil dieses Beschlusses und der Originalniederschrift beigefügt. 2. Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt Der Rat der Stadt beschließt auf Empfehlung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement, den Jahresabschluss sowie den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2012 mit folgenden Beträgen festzustellen: Bilanzsumme 609.613.802,94 Euro Jahresverlust 11.857.845,16 Euro Verlustvortrag 11.857.845,16 Euro Er beschließt weiterhin die Entlastung des Betriebsausschusses gemäß § 4 c) der EigVO NRW. Jahresabschluss und Lagebericht 2012 sind Bestandteil dieses Beschlusses und der Originalniederschrift beigefügt. Philipp Oberbürgermeister Vorlage E 26/0145/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 25.11.2013 Seite: 1/2 Erläuterungen: Gemäß § 5 der Betriebssatzung und § 26 der EigVO NRW sind der von der Betriebsleitung zu erstellende Jahresabschluss und der Lagebericht dem Betriebsausschuss vorzulegen, damit dieser die Feststellung nach § 9 der Betriebssatzung durch den Rat vorbereiten kann. Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang sowie Lagebericht. Der Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2012 weist zum 31.12.2012 aus: Bilanzsumme 609.613.802,94 Euro Jahresverlust 11.857.845,16 Euro Der Betrieb schließt auch in 2012 mit einem Verlust ab; ursächlich für diesen Verlust sind die dem Betrieb seit 2008 nicht mehr erstatteten gebäudebezogenen Abschreibungen im Zusammenhang mit der Umstellung des städtischen Haushalts auf die Vorschriften des NKF-Gesetzes. Aus diesem Grund war für 2012 ein planmäßiger Verlust in Höhe von 12,45 Mio. Euro zu erwarten; dieser konnte letztlich um rd. 590.000 Euro verringert werden. Laut § 10 der EigVO NRW ist ein Jahresverlust, soweit er nicht aus Haushaltsmitteln der Gemeinde ausgeglichen wird, auf neue Rechnung vorzutragen, wenn hierdurch die erforderliche Eigenkapitalausstattung des Betriebes nicht gefährdet wird. Da diese aufgrund der Eigenkapitalquote des Betriebes nicht gefährdet wird - sie beträgt noch 35,8 % unter Berücksichtigung des Jahresfehlbetrages 2012 - schlägt die Betriebsleitung in Abstimmung mit der Finanzverwaltung vor, den Jahresverlust 2012 in Höhe von 11.857.845,16 Euro auf neue Rechnung vorzutragen. Der Verlustvortrag der Jahre 2008 bis einschließlich 2011 in Höhe von 44.765.455,55 Euro erhöht sich somit auf 56.623.300,71 zum 31.12.2012. Mit Zustimmung der Gemeindeprüfungsanstalt vom 06.05.2013 und Beschlussfassung des Betriebsausschusses vom 23.04.2013 wurde die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Fundus Revision GmbH, Binger Straße 22 in 55122 Mainz mit der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 betraut. Die Fundus Revision GmbH hat den Abschluss zum 31.12.2012 geprüft und einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt. Der Abschlussbericht wurde der Gemeindeprüfungsanstalt zur Erteilung des Prüfvermerks übersandt. Diese teilte mit Schreiben vom 04.11.2013 mit, dass sie den erteilten Bestätigungsvermerk des Wirtschaftsprüfers nicht ergänzen wird. Hinweis Wegen des beträchtlichen Umfanges des Prüfungsberichtes wurde dieser aus Kostengründen in gedruckter Form lediglich den Mitgliedern des Betriebsausschusses, der Finanzverwaltung und dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder des Rates werden gebeten, bei Bedarf über das Ratsinformationssystem „Allris“ im Intranet Einsicht in den Prüfungsbericht zu nehmen. Anlage/n: Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses 2012 Vorlage E 26/0145/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 25.11.2013 Seite: 2/2 Bericht Prüfung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2012 und des Lageberichts für das Wirtschaftsjahr 2012 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Aachen INHALTSVERZEICHNIS Seite A. Prüfungsauftrag 1 B. Grundsätzliche Feststellungen 3 I. Stellungnahme zur Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung 3 II. Entwicklungsbeeinträchtigende Tatsachen 5 C. D. Durchführung der Prüfung 6 I. Gegenstand der Prüfung 6 II. Art und Umfang der Prüfung 7 Feststellungen zur Rechnungslegung 10 I. Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung 10 1. Buchführung und weitere geprüfte Unterlagen 10 2. Jahresabschluss 10 3. Lagebericht 10 II. E. Gesamtaussage des Jahresabschlusses 11 Rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse 12 I. Rechtliche Grundlagen 12 II. Wirtschaftliche Grundlagen 12 III. Wirtschaftsplan 14 IV. Ertragslage 16 V. Vermögenslage 20 VI. Finanzlage 23 F. Feststellungen gemäß § 53 HGrG 25 G. Wiedergabe des Bestätigungsvermerks 27 H. Schlussbemerkung 28 ANLAGENVERZEICHNIS Anlage Bilanz zum 31. Dezember 2012 I Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 01. Januar 2012 bis 31. Dezember 2012 II Anhang für das Wirtschaftsjahr 2012 III/1-12 Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2012 IV/1-22 Rechtliche Grundlagen der Einrichtung V/1-3 Wirtschaftliche Grundlagen der Einrichtung VI/1-5 Feststellungen gemäß § 53 HGrG (Fragenkatalog IDW PS 720) VII/1-12 Allgemeine Auftragsbedingungen Aus technischen Gründen können in den Tabellen geringfügige Rundungsdifferenzen auftreten. Seite 1 A. Prüfungsauftrag Gemäß Beschluss des Betriebsausschusses vom 30. April 2013 sind wir zum Abschlussprüfer für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen Aachen – im Folgenden auch kurz Gebäudemanagement oder Einrichtung genannt – für das Wirtschaftsjahr 2012 gewählt worden. Die Betriebsleitung hat uns demzufolge mit Vertrag vom 10./21. Mai 2013 den Auftrag zur Prüfung des Jahresabschlusses unter Einbeziehung der Buchführung und des Lageberichts zum 31. Dezember 2012 erteilt. Der Prüfungsauftrag ist mit Zustimmung der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA) gemäß Schreiben vom 06. Mai 2013 abgeschlossen worden. Die Prüfungshinweise der GPA haben wir beachtet. Der Auftrag beinhaltet darüber hinaus die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung und der wirtschaftlichen Verhältnisse gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz. Das Gebäudemanagement wird als Sondervermögen der Stadt Aachen mit Sonderrechnung geführt. Grundlage für die Prüfung bildet § 106 Abs. 1 und 3 GemO iVm der Landesverordnung über die Durchführung der Jahresabschlussprüfung bei Eigenbetrieben und prüfungspflichtigen Einrichtungen und § 19 der Betriebssatzung. Bei der Erstellung des Prüfungsberichts sind die Bestimmungen des § 321 HGB sowie der IDW Prüfungsstandard: Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlussprüfungen (IDW PS 450) und der IDW Prüfungshinweis: Berichterstattung über die Prüfung öffentlicher Unternehmen (IDW PH 9.450.1) beachtet worden. Art und Umfang sowie die Ergebnisse unserer Prüfung sind in den nachstehenden Abschnitten des Prüfungsberichts dargelegt. Der geprüfte Jahresabschluss ist in den Anlagen I bis III (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang), der geprüfte Lagebericht in der Anlage IV dem Prüfungsbericht beigefügt. Auftragsgemäß haben wir zusätzlich einen Erläuterungsbericht erstellt. Dieser enthält gesetzlich nicht vorgeschriebene Aufgliederungen und Hinweise zu den einzelnen Posten des Jahresabschlusses 2012 unter Angabe der Vorjahreszahlen. Seite 2 Wir bestätigen analog § 321 Abs. 4a HGB, dass wir bei unserer Abschlussprüfung die anwendbaren Vorschriften zur Unabhängigkeit beachtet haben. Für die Durchführung des Auftrags und unsere Verantwortlichkeit sind – auch im Verhältnis zu Dritten – die diesem Bericht als Anlage beigefügten Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 01. Januar 2002 maßgebend. Seite 3 B. Grundsätzliche Feststellungen I. Stellungnahme zur Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung Die Betriebsleitung macht im Jahresabschluss und vor allem im Lagebericht die folgenden wesentlichen Angaben zur Lage der Einrichtung: Das Gebäudemanagement ist unverändert mit der zentralen Bewirtschaftung von bebauten städtischen Liegenschaften befasst. Der Betriebsgegenstand umfasst in diesem Zusammenhang die Bereiche: Neu-, Um- und Erweiterungsbau, Instandhaltung sowie An- und Vermietung sowie infrastrukturelle Dienste. Funktional ist die Gebäudemanagement in die Fachabteilungen: Kaufmännisches, hochbautechnisches, infrastrukturelles und technisches Gebäudemanagement gegliedert. Im Berichtsjahr ist ein Wechsel innerhalb der Betriebsleitung vollzogen worden. Für seinen altersbedingt ausgeschiedenen Vorgänger ist nunmehr ab 01. November 2012 Herr Klaus Schavan als technischer Betriebsleiter tätig. Als kaufmännische Betriebsleiterin fungiert unverändert Frau Vera Bortz. Die Einrichtung ist derzeit damit befasst, das Vermieter-Mieter-Modell zwecks Erzielung weiterer Einsparungen umzusetzen. Ein umfassendes Risikomanagementsystem befindet sich im Aufbau; bis zum Prüfungszeitpunkt ist der bereits vorhandene Risikokatalog neu strukturiert und ergänzt worden; darüber hinaus ist mit der Einführung neuer IT-Strukturen begonnen worden. Im August 2012 ist eine neue Stelle aus dem vorhandenen Stellenbestand geschaffen worden, die sich u. a. explizit mit dem Risikomanagement befasst. Die Anlagenzugänge 2012 belaufen sich auf T€ 26.374 und beinhalten vor allem investive Maßnahmen bei Gebäuden; die Anlagen im Bau sollen weitgehend termingerecht fertiggestellt werden. Die Instandhaltungsaufwendungen 2012 belaufen sich T€ 8.019 und liegen damit deutlich unter dem Vorjahreswert von T€ 9.355. Die Mitarbeiterzahl ist mit 195 (Vorjahr 194) Personen im Jahresdurchschnitt nahezu konstant geblieben. Die Vermögens- und Kapitalstrukturen des Gebäudemanagements sind geordnet, werden jedoch auch in 2012 aufgrund der nicht vollständigen Erstattung der Abschreibungen durch die Stadt Aachen, verbunden mit einem wiederum hohen Jahresverlust ungünstig beeinflusst. Die Bilanzsumme zum 31. Dezember 2012 beträgt T€ 609.614. Auf der Aktivseite dominiert weiterhin unverändert das Anlagevermögen mit einem Volumen von T€ 581.516. Innerhalb des Anlagevermögens Seite 4 bilden die Grundstücke und Gebäude mit T€ 561.232 den überragenden Posten. Die Betriebsleitung macht in diesem Zusammenhang darauf aufmerksam, dass das hohe Anlagevermögen zu einer entsprechend hohen Fixkostenbelastung sowie einer hohen Kapitalbindung führt. Die Abschreibungen laut GuV-Rechnung von insgesamt T€ 16.406 liegen deutlich um T€ 9.968 unter den Anlagezugängen, so dass in 2012 der Werteverzehr des Anlagevermögens voll umfänglich durch Investitionen ausgeglichen werden konnte. Das Umlaufvermögen beläuft sich auf nur T€ 28.050. Auf der Passivseite umfasst das Eigenkapital zum 31. Dezember 2012 insgesamt T€ 218.083 bei einer Eigenkapitalquote von 35,8 %. Das Eigenkapital und die Eigenkapitalquote sind – wie bereits in den Vorjahren – aufgrund des abschreibungsbedingten Jahresverlusts weiter gesunken. Der eigenkapitalähnliche Sonderposten für Investitionszuschüsse hat infolge weiterer Zuführungen auf T€ 95.191 zugenommen. Das Fremdkapital (Rückstellungen und Verbindlichkeiten) beträgt insgesamt T€ 294.267 und entfällt mit T€ 251.765 weist überwiegend auf Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger. Das Fremdkapital konnte um T€ 5.827 abgebaut werden. Das Gebäudemanagement weist am 31. Dezember 2012 einen sehr geringen Finanzmittelfonds in Höhe von T€ 9 auf, der damit deutlich unter dem Vorjahreswert liegt. Den positiven Mittelzuflüssen aus der laufenden Geschäftstätigkeit und aus der Finanzierungstätigkeit steht der Mittelabfluss aus der Investitionstätigkeit entgegen. Die Ertragslage hat sich im Berichtsjahr erneut – durchaus planmäßig – ungünstig gestaltet. Das Gebäudemanagement weist in 2012 abschreibungsbedingt einen Jahresverlust in Höhe von –T€ 11.858 aus. Das veranschlagte negative Ergebnis des Erfolgsplans von –T€ 12.450 ist damit unterschritten worden. Das operative Ergebnis hat sich gegenüber dem Vorjahr ungünstiger gestaltet und weist mit –T€ 1.298 einen deutlich negativen Wert auf. Die Ertragslage wird zudem unverändert in hohem Maß von dem hohen negativen Finanzergebnis beeinflusst. An besonderen Vorgängen nach Schluss des Berichtsjahrs werden diverse Sachverhalte benannt, die im Einzelnen ausführlich im Lagebericht erläutert werden. Der Lagebericht enthält einen sog. Risikobericht, der grundsätzlich eingeht auf:  die Risikomanagementziele,  die Risikofrüherkennung,  das tatsächlich vorhandene Risikospektrum,  die Methoden zur Risikoerkennung, zur Risikobegrenzung und zum Risikoausschluss der Einrichtung. Seite 5 Die vorstehenden Sachverhalte und Maßnahmen befinden sich derzeit noch im Aufbau. Daneben geht der Risikobericht detailliert auf diverse konkrete Risiken ein. Zudem enthält er Empfehlungen der Betriebsleitung an die Entscheidungsgremien zum Risikomanagement. Die im Lagebericht enthaltenen Prognosen für die Folgejahre beziehen sich vor allem auf die zukünftigen Chancen und Risiken der Einrichtung. Die wesentlichen Risiken fokussieren sich zumeist in der derzeit zu geringen Personalausstattung. Chancen werden vor allem in der zukünftigen Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells gesehen. Abschließend wird im Lagebericht darauf hingewiesen, dass die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung im Rahmen der Abschlussprüfung 2011 zu keinen Beanstandungen geführt hat. Zusammenfassend stellen wir fest, dass die Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung angemessen und zutreffend ist. Das zukünftige Chancen- und Risikoprofil ist plausibel und folgerichtig abgeleitet. II. Entwicklungsbeeinträchtigende Tatsachen Die Stadt Aachen hatte im Zusammenhang mit der Umstellung des städtischen Haushaltes auf die Vorschriften des NKF-Gesetzes am 03. Januar 2008 beschlossen, für die Gebäudenutzung dem Gebäudemanagement nicht mehr den vollen Gebäudeaufwand zu erstatten. Der Saldo in Höhe von T€ 13.514 aus den Abschreibungen (T€ 16.406) einerseits abzüglich der Erträge aus der Auflösung des Sonderpostens aus Investitionszuschüssen (T€ 2.892) andererseits ist demgemäß im Berichtsjahr nicht vollständig, sondern lediglich mit einem vergleichsweise sehr geringen Betrag von T€ 1.500 vergütet worden. Der nicht vergütete Anteil von T€ 12.014 hat im Wesentlichen zu dem Jahresverlust 2012 von –T€ 11.858 geführt. Mittelfristig führt dieses Vorgehen zu einer deutlichen Reduzierung des Eigenkapitals der Einrichtung und zu einer Beeinträchtigung der Entwicklung des Gebäudemanagements. Die in § 109 GO NW geforderte nachhaltige Erfüllung des öffentlichen Zwecks, für den die Einrichtung gegründet wurde, wäre unter Beibehaltung der dargestellten Vorgehensweise gefährdet. Seite 6 C. Durchführung der Prüfung I. Gegenstand der Prüfung Gegenstand unserer Prüfung bildet die Einhaltung der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (EigVO NRW), der Bestimmungen des HGB, der satzungsmäßigen Vorschriften zum Jahresabschluss per 31. Dezember 2012 sowie zum Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2012 und der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Den Lagebericht haben wir auch daraufhin geprüft, ob er mit den von uns bei der Prüfung des Jahresabschlusses erlangten Erkenntnissen in Einklang steht und damit ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt; dabei ist auch geprüft worden, ob die gesetzlichen Anforderungen zu:  der Darstellung des Geschäftsverlaufs und der Lage der Einrichtung,  der Analyse bedeutsamer finanzieller und nichtfinanzieller Leistungsindikatoren,  den Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung,  den Vorgängen von besonderer Bedeutung nach Ablauf des Berichtsjahrs,  den Risikomanagementzielen und -methoden der Einrichtung,  dem Einsatz von Finanzinstrumenten,  den Angaben zur Forschung und Entwicklung,  den ergänzenden Angaben lt. EigVO NRW – soweit relevant – erfüllt sind. Bei der Prüfung sind die relevanten gesetzlichen Vorschriften unter Berücksichtigung der IDW Prüfungsstandards beachtet worden. Wir haben unsere Prüfungshandlungen derart angelegt, dass wesentliche Unrichtigkeiten und Verstöße, die zu falschen Angaben im Jahresabschluss und Lagebericht führen, mit hinreichender Sicherheit hätten erkannt werden können. Eine spezielle und gezielte Ausrichtung auf eine Unterschlagungsprüfung oder auf die Prüfung der Einhaltung von Vorschriften, die keine wesentlichen Rückwirkungen auf den Jahresabschluss und den Lagebericht haben, ist nicht erfolgt. Die Prüfung der Vollständigkeit und der Angemessenheit des Versicherungsschutzes ist ebenfalls nicht Gegenstand des Prüfungsauftrags. Darüber hinaus haben wir auftragsgemäß die Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung und die wirtschaftlichen Verhältnisse entsprechend § 53 HGrG geprüft. Dabei haben wir die Vorschriften des Haushaltsgrundsätzegesetzes sowie die vom IDW vorgegebenen Bestimmungen beachtet. Seite 7 II. Art und Umfang der Prüfung Ausgangspunkt der zu prüfenden Rechnungslegung und damit unserer Prüfungshandlungen bildet der mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehene und vom Rat der Stadt Aachen festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2011. Anhand von System- und Funktionstests, analytischen Prüfungshandlungen sowie Einzelfallprüfungen haben wir relevante Kenntnisse zur Ordnungsmäßigkeit der im Wirtschaftsjahr 2012 angewandten Bilanzierungs-, Bewertungs- und Gliederungsvorschriften erlangt. Als Bestandsnachweise für die Vermögens- und Schuldposten sind u. a.:  Bankauszüge,  Saldenbestätigungen,  Ein- und Ausgangsrechnungen,  Darlehensverträge sowie zugehörige Zins- und Tilgungspläne,  sonstige Verträge,  Bewilligungsbescheide für Fördermittel,  sonstige relevante Originalbelege,  Schriftverkehr mit der Stadt Aachen,  Anlageverzeichnis,  Saldenlisten und Offene Posten-Listen für Debitoren und Kreditoren,  Saldenbestätigungen ausgewählter Debitoren und Kreditoren,  interne Bestandsaufnahmen,  sonstige einrichtungsinterne Aufstellungen und Berechnungen herangezogen worden. Eine Begehung diverser Grundstücke und Bauten haben wir im Rahmen unserer Prüfung zusammen mit der kaufmännischen Betriebsleitung und weiteren Mitarbeitern des Gebäudemanagements vorgenommen. Saldenbestätigungen sind in ausgewählten Stichproben für die Debitoren und Kreditoren angefordert und ausgewertet worden. Ein Abstimmungsnachweis für das Verrechnungskonto mit der Stadt Aachen ist von der Stadtkasse eingeholt worden. Weitere Abstimmungsnachweise von verbundenen Unternehmen und Beteiligungsunternehmen der Stadt Aachen haben nicht vorgelegen; wir haben uns jedoch anhand von Originalbelegen von der Ordnungsmäßigkeit der ausgewiesenen Bestände überzeugt. Seite 8 Auskünfte über Rechtsangelegenheiten haben wir vom Fachbereich Recht und Versicherung der Stadt Aachen erlangt. Auskünfte über steuerliche Verhältnisse haben wir vom Fachbereich Finanzsteuerung der Stadt Aachen erlangt. Auf der Grundlage des Risikoprofils für die einzelnen Prüffelder sowie der betriebsspezifischen Gegebenheiten im Berichtsjahr andererseits haben wir die Prüfung geplant und dabei schwerpunktmäßig:  die in den Sachanlagen ausgewiesenen Zu- und Abgänge sowie ausgewählte Abschreibungssätze,  die Entwicklung und Zusammensetzung des Eigenkapitals,  die Erfassung der Umsatzerlöse geprüft. Im Rahmen unseres risiko- und problemorientierten Prüfungsansatzes ist eine generelle Erfassung des internen Kontrollsystems erfolgt im Hinblick auf:  das unternehmensinterne Kontrollumfeld,  die Risikobeurteilung der Betriebsleitung,  die unternehmensinternen Kontrollaktivitäten,  die innerbetriebliche Information und Kommunikation,  die Überwachung des internen Kontrollsystems durch die Betriebsleitung und die übrigen Mitarbeiter mit Leitungsfunktion. Darüber hinaus haben wir spezifisch eine Analyse des rechnungslegungsbezogenen Vorgehens bei der Aktivierung von Eigenleistungen durchgeführt. Beim Lagebericht ist unter Berücksichtigung des Unternehmensumfelds, der einrichtungsinternen Erfolgsfaktoren und der internen Organisation die Zuverlässigkeit der Datenerfassung und -aufbereitung für die Berichterstattung durch die Betriebsleitung sowie die Richtigkeit konkreter und die Plausibilität wertender Angaben einer kritischen Würdigung unterzogen worden. Bei der Prüfung nach § 53 HGrG ist vor allem der vom Berufsstand vorgegebene Fragenkatalog (IDW PS 720) bearbeitet worden. Die Prüfungshandlungen haben wir in den Monaten Juli und August 2013 in den Geschäftsräumen des Gebäudemanagements vorgenommen. Seite 9 Die erbetenen Nachweise und Auskünfte sind uns von der Betriebsleitung und den weiteren benannten Auskunftspersonen bereitwillig erteilt worden. Die von der Betriebsleitung unterzeichnete Vollständigkeitserklärung in der bei Abschlussprüfungen berufsüblichen Form haben wir zu unseren Arbeitspapieren genommen. Seite 10 D. Feststellungen zur Rechnungslegung I. Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung 1. Buchführung und weitere geprüfte Unterlagen Die Bilanzposten des Vorjahrs sind ordnungsgemäß im Berichtsjahr als Eröffnungsbuchwerte übernommen worden. Das Belegwesen der Einrichtung ist ordnungsgemäß geführt. Die Organisation der Buchhaltung sowie das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem ermöglichen eine vollständige, übersichtliche, periodengerechte und richtige Behandlung der Geschäftsvorfälle. Die Buchführung und die weiteren geprüften Unterlagen entsprechen somit den gesetzlichen Vorschriften und den GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Wir haben im Verlauf der Prüfung keine Erkenntnisse erlangt, die darauf hindeuten, dass die verfahrensübergreifende Organisation der IT im Rechnungswesen nicht den gesetzlichen Vorschriften und anerkannten Regeln entspricht. Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften werden beachtet. 2. Jahresabschluss Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung zum 31. Dezember 2012 sind ordnungsgemäß aus der Buchführung und den weiteren notwendigen Unterlagen entwickelt worden. Die für die Einrichtung geltenden handelsrechtlichen Ansatz-, Ausweis- und Bewertungsvorschriften werden unter Zugrundelegung des Stetigkeitsgrundsatzes beachtet. Der Anhang enthält sämtliche gesetzliche Pflichtangaben. Er enthält darüber hinaus alle wesentlichen Aufgliederungen und Erläuterungen der Posten des Jahresabschlusses, so dass in diesem Prüfungsbericht keine weiteren – zusätzlichen – Aufgliederungen und Erläuterungen notwendig sind. 3. Lagebericht Der Lagebericht der Betriebsleitung entspricht den gesetzlichen Vorschriften und steht in Einklang mit dem Jahresabschluss und den in der Abschlussprüfung gewonnenen Erkenntnissen. Der Lagebericht vermittelt insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Einrichtung. Seite 11 Das Chancen-/Risikospektrum der künftigen Entwicklung ist zutreffend dargestellt. Die übrigen in § 289 HGB verlangten Angaben sind gemacht worden. Uns sind keine weiteren als die im Lagebericht erwähnten nach Schluss des Berichtsjahrs erfolgten Vorgänge von besonderer Bedeutung bekannt geworden, über die zu berichten wäre. II. Gesamtaussage des Jahresabschlusses Der Jahresabschluss vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Einrichtung. Die den gesetzlichen Vorschriften und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Bilanzierung entsprechenden Bewertungsgrundlagen und -maßstäbe haben sich gegenüber dem Vorjahr nicht verändert. Insbesondere ist die bisherige Ausübung von Bilanzierungs- und Bewertungswahlrechten beibehalten worden. Änderungen von Bewertungsmaßnahmen bei mit Ermessensspielräumen behafteten Sachverhalten liegen nicht vor. Wesentliche einmalig durchgeführte Sachverhalte oder Gestaltungen, deren Abbildung im Rechenwerk des Gebäudemanagements nicht den wirtschaftlichen Gehalt der zugrunde liegenden Transaktionen widerspiegelt, sind nicht vorhanden. Seite 12 E. Rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse I. Rechtliche Grundlagen Die generellen rechtlichen Grundlagen haben wir in der Anlage V dargestellt. Hinsichtlich der spezifischen Vorgänge und Veränderungen der rechtlichen Gegebenheiten im Berichtsjahr und bis zum Prüfungszeitpunkt ist im Einzelnen zu bemerken: Der Betriebsausschuss hat sich im Berichtsjahr in drei und der Stadtrat der Stadt Aachen hat sich in elf Sitzungen mit Anliegen des Gebäudemanagements beschäftigt. Bis zum Prüfungszeitpunkt in 2013 haben eine Sitzung des Betriebsausschusses und sechs Sitzungen des Stadtrats stattgefunden. In der Stadtratssitzung der Stadt Aachen am 21. November 2012 ist der von der Mittelrheinischen Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft geprüfte und am 30. August 2012 mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehene Jahresabschluss zum 31. Dezember 2011 festgestellt worden, und es ist beschlossen worden, den Jahresverlust 2011 in Höhe von € 9.824.475,46 auf neue Rechnung vorzutragen. Der Betriebsleitung ist vom Betriebsausschuss in der Sitzung am 14. November 2012 Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2011 erteilt worden. Dem Betriebsausschuss wiederum ist vom Stadtrat der Stadt Aachen in der Sitzung am 21. November 2012 Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2011 erteilt worden. II. Wirtschaftliche Grundlagen Die wirtschaftlichen Grundlagen der Einrichtung sind in der Anlage VI/1-2 im Rahmen einer 5Jahres-Übersicht dargestellt. Im Einzelnen handelt es sich um:        Umsatzerlöse – gegliedert nach Segmenten, Budgetansatz des Einrichtungsträgers, Aufwendungen für Objektbewirtschaftung – gegliedert nach Kostenarten, Investitionen und Abschreibungen, Beschäftigte/Beamte im Jahresdurchschnitt und Personalaufwand, bewirtschaftete Bruttogesamtfläche der Einrichtung, Anzahl der zu betreuenden Objekte lt. Anlagenbuchhaltung. Darüber hinaus werden in der Anlage VI/3 für die Beurteilung des Gebäudemanagements betriebswirtschaftlich relevante Kennzahlen zusammenfassend dargestellt. Seite 13 In der Anlage VI/4 sind ausgewählte Definitionen von Kennziffern zur Ertragslage sowie zur Vermögens- und Finanzlage wiedergegeben. Die spezifischen Vorgänge und Veränderungen der wirtschaftlichen Gegebenheiten im Berichtsjahr sind in den nachfolgenden Erläuterungen zur Ertragslage und zur Vermögens- und Finanzlage des Eigenbetriebs (vgl. die Ausführungen auf Seite 16 ff.) enthalten. Seite 14 III. Wirtschaftsplan Rechtsgrundlage für die Erstellung des Wirtschaftsplans bildet § 15 der Betriebssatzung iVm § 15 der EigVO NRW. Der in der Stadtratssitzung am 21. März 2012 fortgeschriebene Wirtschaftsplan 2012 besteht aus dem Erfolgsplan, dem Vermögensplan, und der Stellenübersicht. Zum Erfolgsplan 2012 ist im Einzelnen zu bemerken: Planansatz 2012 T€ Erträge Einmalzahlung der Stadt Zinsen für das städtische Darlehen Externe Leistungen Interne Leistungen StädteRegion Aachen Direkte Verrechnung mit dem Haushalt Auflösung von Sonderposten Verwaltungskostenbeitrag Erstattung der Gebäudeabschreibungen Sonstige betriebliche Erträge Periodenfremde Erträge Aktivierte Eigenleistungen Aufwendungen Aufwendungen für Objektbewirtschaftung Abschreibungen Bauunterhaltung Zinsen für das städtische Darlehen Zinsen Richteriches Modell Personalaufwand Serviceleistungen für die Stadt Verwaltungskostenbeitrag Sonstige betriebliche Aufwendungen Periodenfremde Aufwendungen Jahresverlust – Ist 2012 T€ Abweichungen T€ 30.728 10.522 3.366 6.254 4.614 1.976 2.539 975 1.500 0 0 600 63.074 26.566 10.522 3.531 6.291 4.807 2.070 2.892 975 1.500 345 576 1.000 61.075 21.390 16.489 10.513 10.522 0 9.224 4.968 975 1.443 0 75.524 20.090 16.406 8.985 10.572 502 9.206 4.599 975 1.390 208 72.933 – – – + + – – – + – 1.300 83 1.528 50 502 18 369 0 53 208 2.591 11.858 + 592 12.450 – – + + + + + + + + – 4.162 0 165 37 193 94 353 0 0 345 576 400 1.999 Der Jahresverlust beläuft sich auf –T€ 11.858 und liegt damit unter dem Planansatz. Die vorstehenden Abweichungen werden vom Gebäudemanagement, soweit wesentlich, im Lagebericht (Anlage IV) erläutert. Zu den im Vermögensplan 2012 enthaltenen Investitionen ist zu bemerken: Planansatz 2012 T€ Grundstücke mit Gebäuden (einschl. Anlagen im Bau) bewegliche Anlagegüter 19.928 18 19.946 Ist 2012 26.368 6 26.374 Abweichungen + – + 6.440 12 6.428 Seite 15 Die Stellenübersicht – Stand 30. Juni 2012 – stellt sich wie folgt dar: Beschäftigte Soll 138,0 Beamte Soll Ist 132,0 Ist 16,5 15,0 3,0 2,0 davon Teilzeitstellen: 44,0 35,0 Der Wirtschaftsplan 2013 enthält – Stand zum Prüfungszeitpunkt – folgende Eckdaten: 2013 T€ Erfolgsplan Erträge Aufwendungen Jahresergebnis – 64.324 77.008 12.684 2013 T€ Vermögensplan Investitionen Grundstücke mit Gebäuden (einschl. Anlagen im Bau) bewegliche Anlagegüter 24.256 18 24.274 Die Stellenübersicht für 2013 der Einrichtung liegt vor. Die Vorgaben für die Beschäftigten umfassen 135 Stellen (davon 35 Teilzeitstellen) und für die Beamten 16,5 Stellen (davon 3,5 Teilzeitstellen). Seite 16 IV. Ertragslage In der nachfolgenden Übersicht sind die einzelnen Posten der Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen einer Ergebnisstrukturanalyse nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten umgegliedert und zusammengefasst, wobei u. a. die periodenfremden Erfolgskomponenten gesondert ausgewiesen werden. 2012 T€ % 2011 T€ Veränderungen T€ % % Umsatzerlöse Andere aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge Betriebsleistung 56.005 1.000 3.149 60.154 93,1 1,7 5,2 100,0 57.450 1.139 5.721 64.310 89,3 1,8 8,9 100,0 – – – – 1.445 139 2.572 4.156 – – – – Aufwendungen für Objektbewirtschaftung umlagefähige Betriebskosten Instandhaltung Sanierung Konjunkturpaket II Personalaufwand planmäßige Abschreibungen Sonstige betriebliche Aufwendungen Betriebsaufwendungen 25.655 7.900 0 9.206 16.406 2.285 61.452 42,7 13,1 0,0 15,3 27,3 3,8 102,2 24.690 9.355 2.745 8.949 15.673 1.737 63.149 38,4 14,5 4,3 13,9 24,4 2,7 98,2 + – – + + + – 965 1.455 2.745 257 733 548 1.697 + 3,9 – 15,6 – 100,0 + 2,9 + 4,7 + 31,5 – 2,7 – 1.298 – 2,2 + 1.161 1,8 – 2.459 – 211,8 operatives Ergebnis ) periodenfremdes Ergebnis1 + 536 – 148 ebit – 762 + 1.013 Finanzergebnis – 11.095 – 10.837 1 0 Steuern Jahresergebnis – 11.858 – 2,5 12,2 45,0 6,5 9.824 Die Einrichtung weist in 2012 einen Jahresverlust von –T€ 11.858 aus. Die Eigenkapital- und die Umsatzrentabilität sind demgemäß negativ. Das Jahresergebnis 2012 wird im Vergleich zum Vorjahr im Wesentlichen durch folgende – z. T. gegenläufige – Faktoren beeinflusst:  Rückgang der Umsatzerlöse,  Abnahme der sonstigen betrieblichen Erträge,  Rückgang der Aufwendungen für Objektbewirtschaftung,  deutliche Verbesserung des periodenfremden Ergebnisses. Zu den einzelnen Erfolgskomponenten ist zu bemerken: 1) Ohne periodenfremde Zinsen und periodenfremde Steuern Seite 17 Die Betriebsleistung hat sich im Berichtsjahr um T€ 4.156 (– 6,5 %) auf T€ 60.154 verringert, im Wesentlichen bedingt durch den Rückgang der Umsatzerlöse und die Abnahme der sonstigen Erträge. Die Entwicklung der Umsatzerlöse in den letzten fünf Jahren ist in der nachstehenden Grafik dargestellt: T€ 70.000 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 56.294 60.241 57.199 57.450 56.005 2008 2009 2010 2011 2012 Die Umsatzerlöse setzen sich zusammen: 2012 T€ Budgetansatz des Einrichtungsträgers Stadt/Eigenbetriebe StädteRegion Aachen Mieten und Pachten Dritte übrige 39.564 7.770 4.807 3.577 287 56.005 % 70,6 13,9 8,6 6,4 0,5 100,0 2011 T€ 41.701 7.450 4.825 2.889 585 57.450 % 72,6 13,0 8,4 5,0 1,0 100,0 Veränderungen T€ % – + – + – – 2.137 320 18 688 298 1.445 – + – + – – 5,1 4,3 0,4 23,8 50,9 2,5 Der Rückgang der Umsatzerlöse ist vor allem auf die gesunkenen Erstattungen des Einrichtungsträgers für gebäudebezogenen Aufwendungen zurückzuführen. Der Rückgang der sonstigen betrieblichen Erträge ist vor allem durch den Wegfall der Zuschüsse im Rahmen des Konjunkturprogramms II bedingt, da diese zeitlich befristet waren. Die Betriebsaufwendungen haben sich ebenfalls infolge der gesunkenen Betriebsleistung um T€ 1.697 (– 2,7 %) auf T€ 61.452 vermindert. Dieser Rückgang ist auf die deutlich gesunkenen Aufwendungen für nicht umlagefähige Betriebskosten und laufende Unterhaltung zurückzuführen. Der Aufwand für Objektbewirtschaftung als bedeutendster Aufwandsposten ist insgesamt um T€ 3.235 (– 8,8 %) gesunken. Die Aufwendungen für Objektbewirtschaftungen stellen sich im Vergleich zum Vorjahr dar: Seite 18 2012 T€ umlagefähige Betriebskosten Instandhaltung Sanierung Konjunkturpaket II 25.655 7.900 0 33.555 2011 T€ % 76,5 23,5 0,0 100,0 24.690 9.355 2.745 36.790 Veränderungen T€ % % 67,1 25,4 7,5 100,0 + 965 – 1.455 – 2.745 – 3.255 + 3,9 – 15,6 – 100,0 – 8,8 Der Rückgang der Aufwendungen für Objektbewirtschaftung ist im Wesentlichen auf den Wegfall der Aufwendungen für Sanierungen im Rahmen des Konjunkturpakets II zurückzuführen. Der Personalaufwand hat im Berichtsjahr um T€ 257 (+ 2,9 %) zugenommen. Ursächlich für den Anstieg ist eine Entgelterhöhung um 3,5 % ab 01. März 2012 für die tariflichen Angestellten sowie eine durchschnittliche Erhöhung der Beamtenbezüge ab dem 01. Januar 2012 um 1,8 %. Darüber hinaus haben die Rückstellungen für Personalverpflichtungen zugenommen. Die Einrichtung hat im Jahresdurchschnitt – neben der Werkleitung – insgesamt 15 Beamte sowie 132 Angestellte beschäftigt. Die Personalaufwandsquote beträgt 15,3 % gegenüber 13,9 % im Vorjahr. Die planmäßigen Abschreibungen haben aufgrund der regen Investitionstätigkeit um T€ 733 (+ 4,7 %) zugenommen. Die Abschreibungsquote beträgt 27,3 % (Vorjahr 24,4 %). Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen haben um T€ 548 (+ 31,5 %) zugenommen, vor allem bedingt durch die im Berichtsjahr gebildete Rückstellung für Prozesskosten sowie durch die Erhöhung der Wertberichtigungen auf Forderungen. Infolge der Abnahme der Betriebsleistung (– 6,5 %) bei gleichzeitig unterproportionalem Rückgang der Betriebsaufwendungen (– 2,7 %) ist das operative Ergebnis massiv um T€ 2.459 auf –T€ 1.298 gesunken. Die Entwicklung des operativen Ergebnisses in den letzten fünf Jahren stellt sich dar: T€ 1.500 1.000 500 0 -500 -1.000 -1.500 1.256 -1.132 2008 1.161 -704 -1.298 2009 2010 2011 2012 Seite 19 Das periodenfremde Ergebnis setzt sich zusammen: 2012 T€ periodenfremde Erträge Auflösung von Rückstellungen Zuschreibungen zum Anlagevermögen Buchgewinne aus Anlageabgängen übrige periodenfremde Aufwendungen Instandhaltungsaufwendungen außerplanmäßige Abschreibungen übrige + 2011 T€ 345 0 0 576 921 845 173 0 377 1.395 119 58 208 385 536 0 1.252 291 1.543 148 – Die übrigen periodenfremden Erträge und Aufwendungen beinhalten im Wesentlichen Betriebsund Nebenkostenerstattungen bzw. Nachzahlungen für Vorjahre. Das ebit als Ergebnis vor Zinsen und Steuern beträgt –T€ 762 (Vorjahr T€ 1.013). Das Finanzergebnis setzt sich zusammen: 2012 T€ Zinserträge Zinsaufwendungen Darlehenszinsen von der Stadt Aachen Darlehenszinsen von anderen Kreditgebern übrige 2011 T€ 0 1 10.572 10.286 502 21 11.095 – 11.095 537 15 10.838 – 10.837 Die Steuern beinhalten ausschließlich Kfz-Steuer. Nach Berücksichtigung sämtlicher Erfolgskomponenten 2012 ergibt sich ein Jahresverlust von T€ 11.858. Seite 20 V. Vermögenslage In der nachfolgenden Übersicht sind die einzelnen Posten der Bilanz im Rahmen einer Vermögens- und Kapitalstrukturanalyse nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten umgegliedert und zusammengefasst. AKTIVA Anlagevermögen Sachanlagen Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Andere Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen/Anlagen im Bau Umlaufvermögen Vorräte Liefer- und Leistungsforderungen Forderungen gegen verbundene Unternehmen Forderungen an den Einrichtungsträger Sonstige Vermögensgegenstände Rechnungsabgrenzungsposten Bilanzsumme PASSIVA Eigenkapital Stammkapital Kapitalrücklage Gewinnrücklagen Verlustvortrag Jahresverlust Sonderposten für Investitionszuschüsse mittel- und langfristiges Fremdkapital Sonstige Rückstellungen Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger Sonstige Verbindlichkeiten kurzfristiges Fremdkapital Sonstige Rückstellungen Liefer- und Leistungsschulden Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligungsunternehmen Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger Sonstige Verbindlichkeiten Rechnungsabgrenzungsposten Bilanzsumme 31.12.2012 T€ 31.12.2011 T€ % Veränderungen T€ % 561.232 92,1 546.840 89,1 + 14.392 414 19.870 581.516 0,0 3,3 95,4 452 24.812 572.104 0,0 4,1 93,2 – – + 38 4.942 9.412 93 1.224 17 26.690 26 28.050 0,0 0,2 0,0 4,4 0,0 4,6 45 1.139 9 40.690 0 41.883 0,0 0,0 0,0 6,6 0,0 6,8 + + + – + – 48 85 8 14.000 26 13.833 48 0,0 7 0,0 + 41 609.614 100,0 613.994 100,0 – 4.380 31.12.2012 T€ 31.12.2011 T€ % Veränderungen T€ % 1.000 272.083 1.623 – 44.765 – 11.858 218.083 0,2 44,6 0,3 – 7,3 – 2,0 35,8 1.000 272.083 1.623 – 34.941 – 9.824 229.941 0,2 44,3 0,3 – 5,7 – 1,6 37,5 – – – 0 0 0 9.824 2.034 11.858 95.191 15,6 83.936 13,7 + 11.255 502 0,0 527 0,0 – 25 247.817 7.698 256.017 40,7 1,3 42,0 247.163 8.601 256.291 40,3 1,4 41,7 + – – 654 903 274 5.721 2.188 0,9 0,4 7.436 2.961 1,2 0,5 – – 1.715 773 879 0,1 1.178 0,2 – 299 79 0,0 80 0,0 – 1 3.948 25.435 38.250 0,7 4,2 6,3 14.253 17.895 43.803 2,3 2,9 7,1 – + – 10.305 7.540 5.553 2.073 0,3 23 0,0 + 2.050 609.614 100,0 613.994 100,0 – 4.380 Seite 21 Die Bilanzsumme zum 31. Dezember 2012 beträgt T€ 609.614 (Vorjahr T€ 613.994). Die Aktivseite wird durch das Anlagevermögen mit einem Anteil an der Bilanzsumme von 95,4 % (Vorjahr 93,2 %) geprägt. Auf der Passivseite stellen das Eigenkapital mit einem Anteil von 35,8 % (Vorjahr 37,5 %) und das mittel- und langfristige Fremdkapital mit einem Anteil von 42,0 % (Vorjahr 41,7 %) die größten Posten dar. Das Anlagevermögen hat sich um T€ 9.412 auf T€ 581.516 erhöht. Den Anlagezugängen von T€ 26.374 stehen Abschreibungen von T€ 16.406 und Abgänge in Höhe von T€ 556 entgegen. Die Investitionstätigkeit der Einrichtung hat sich in den letzten fünf Jahren entwickelt: T€ 50.000 40.000 30.000 34.773 20.000 10.000 29.518 19.693 20.289 2009 2010 26.374 0 2008 2011 2012 Die Investitionen im Berichtsjahr betreffen im Einzelnen: T€ Sachanlagen Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau 15.888 6 10.480 26.374 Die Anlagenintensität ist im Berichtsjahr leicht auf 95,4 % (Vorjahr 93,2 %) gestiegen. Der Abnutzungsgrad des Anlagevermögens weist mit 18,3 % (Vorjahr 16,7 %) einen betriebswirtschaftlich günstigen Wert auf. Das Anlagevermögen zu Buchwerten wird zu 37,5 % (Vorjahr 40,2 %) durch Eigenkapital (Anlagendeckung I) und zu 97,9 % (Vorjahr 99,7 %) durch mittel- und langfristiges Kapital (Anlagendeckung II) gedeckt. Die Langfristdeckung I – basierend auf den Bruttoanschaffungs-/Herstellungskosten lt. Anlagennachweis – beträgt 30,7 % (Vorjahr 33,5 %) und die Langfristdeckung II 80,0 % (Vorjahr 83,0 %). Das Umlaufvermögen hat sich deutlich um T€ 13.833 auf T€ 28.050 verringert. Ursächlich dafür sind im Wesentlichen die stark gesunkenen Forderungen an den Einrichtungsträger, vor allem Seite 22 bedingt durch das gesunkene Guthaben des Sonderkontos sowie durch den Rückgang der Forderungen gegen den Fachbereich Finanzsteuerung. Das working capital weist am Bilanzstichtag 2012 einen stark verschlechterten Wert von –T€ 10.200 (Vorjahr –T€ 1.920) auf. Das Eigenkapital hat sich infolge des Jahresverlusts 2012 um T€ 11.858 auf T€ 218.083 vermindert. Das Eigenkapital und die Eigenkapitalquote haben sich – bei divergierenden Bilanzsummen – wie folgt entwickelt: Eigenkapital T€ 2008 2009 2010 2011 2012 260.811 249.336 239.765 229.941 218.083 Eigenkapitalquote % 39,4 43,1 39,8 37,5 35,8 Der eigenkapitalähnliche Sonderposten für Investitionszuschüsse hat sich am Bilanzstichtag 2012 um T€ 11.255 auf T€ 95.191 erhöht. Den Einstellungen von T€ 14.281 stehen Abgänge in Höhe von T€ 134 sowie Auflösungen von T€ 2.892 entgegen. Das Eigenkapitals und die eigenkapitalähnlichen Mittel in Form des Sonderpostens für Investitionszuschüsse sind im Berichtsjahr um T€ 603 auf zusammen T€ 313.274 zurückgegangen. Ihr Anteil an der Bilanzsumme beträgt 51,4 % (Vorjahr 51,2 %). Das mittel- und langfristige Fremdkapital ist leicht um T€ 274 auf T€ 256.017 gesunken, vor allem bedingt durch den Rückgang der sonstigen Verbindlichkeiten und dabei induziert durch die planmäßige Tilgung der Verbindlichkeiten gegenüber anderen Kreditgebern. Das kurzfristige Fremdkapital hat sich gegenüber dem Vorjahr um T€ 5.553 auf T€ 38.250 verringert, vor allem bedingt durch die Rückgang der Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger. Innerhalb dieses Postens sind im Wesentlichen die Verbindlichkeiten gegenüber Eigenbetrieben und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen rückläufig gewesen. Die Verschuldungsquote ist im Berichtsjahr leicht gesunken und beträgt 48,3 % (Vorjahr 48,8 %). Seite 23 VI. Finanzlage Im Rahmen der nachfolgenden Kapitalflussrechnung werden zusätzlich zu den Informationen des Jahresabschlusses ergänzende Angaben über die finanzielle Entwicklung der Einrichtung gemacht. Die Kapitalflussrechnung bildet die Zahlungsströme des jeweiligen Wirtschaftsjahrs ab und gibt demgemäß Auskunft darüber, auf welche Weise das Gebäudemanagement finanzielle Mittel erwirtschaftet hat und welche Investitions- und Finanzierungsmaßnahmen vorgenommen worden sind. 2012 T€ – + + 11.858 16.406 25 0 1.715 118 0 2.892 0 13.792 15.263 1.505 – 9.824 + 16.925 – 1.332 0 0 + 312 – 173 – 2.651 – 2.134 – 4.102 + 815 – 2.164 + Einzahlungen aus Anlageabgängen – Auszahlungen für Investitionen in das Anlagevermögen (2) cash flow aus der Investitionstätigkeit – – 0 26.347 26.347 0 – 29.581 – 29.581 + Einzahlungen von Sonderposten aus Investitionszuschüssen + Einzahlungen aus der Aufnahme von (Finanz-) Krediten – Auszahlungen für die Tilgung von (Finanz-) Krediten (3) cash flow aus der Finanzierungstätigkeit + + – + 14.281 3.894 1.946 16.229 + 18.700 + 10.290 – 2.247 + 26.743 – 8.613 – + 8.622 9 + 13.624 8.622 +/– +/– +/– +/– –/+ – – – –/+ +/– (1) Jahresergebnis Anlageabschreibungen/Anlagezuschreibungen Zunahme/Abnahme der mittel- und langfristigen Rückstellungen Zunahme/Abnahme latenter Steuern Zunahme/Abnahme der kurzfristigen Rückstellungen Buchgewinne/Buchverluste aus Anlageabgängen (saldiert) Zuschreibungen auf das Sachanlagevermögen Auflösungen des Sonderposten aus Investitionszuschüssen Umgliederung des Sonderposten aus Investitionszuschüssen Zunahme/Abnahme der übrigen Aktiva (saldiert) Zunahme/Abnahme der übrigen Passiva (saldiert) cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit – + – 2011 T€ – + – Zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelbestands (Summe der Zeilen 1 bis 3) + Finanzmittelfonds am 01. Januar Finanzmittelfonds am 31. Dezember 5.002 Der Finanzmittelfonds beinhaltet ausschließlich das Guthaben des Sonderkontos bei der Stadt Aachen. Der Finanzmittelfonds hat sich im Berichtsjahr entwickelt: T€ 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 -10.000 -20.000 -30.000 -40.000 -50.000 01 02 03 04 Stand am Monatsende 05 06 07 08 09 10 11 12 Seite 24 Die Liquidität der Einrichtung zeigt unterjährig im Berichtsjahr 2012 unterschiedliche Entwicklungen. Sie ist jedoch während des gesamten Berichtsjahrs durch den Einrichtungsträger gesichert gewesen. Der cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit beträgt im Berichtsjahr T€ 1.505 und hat insofern einen positiven Beitrag zur Ausstattung des Finanzmittelfonds geleistet. Er hat sich in den letzten fünf Jahren entwickelt: T€ 15.000 12.979 10.000 5.000 7.061 0 -2.762 -2.164 1.505 2011 2012 -5.000 2008 2009 2010 Der free cash flow errechnet sich wie folgt: 2012 T€ cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit abzüglich Investitionen (abzüglich erhaltene Investitionszuschüsse) – – 2011 T€ 1.505 – 2.164 12.066 10.561 – – 10.818 12.982 Seite 25 F. Feststellungen gemäß § 53 HGrG Unsere Prüfung umfasst auftragsgemäß auch die:  Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung.  wirtschaftlichen Verhältnisse des Eigenbetriebs. Die Ergebnisse unserer Prüfungshandlungen sind im Einzelnen detailliert in der Anlage VII enthalten. Die Hinweise der GPA zur Prüfung nach § 53 HGrG haben wir beachtet. Zusammenfassend ist zu bemerken: Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung: Regelungen für die Betriebsleitung sind in der Dienstanweisungen und dem Geschäftsverteilungsplan der Einrichtungen enthalten; sie entsprechen den Bedürfnissen des Eigenbetriebs. Die Betriebsleitung ist ordnungsgemäß besetzt gewesen. Die Korruptionsprävention erfolgt über die Handlungsrichtlinie der Stadt Aachen hinaus durch eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen. Zudem gibt es einen städtischen Korruptionsbeauftragten. Das Planungswesen ist angemessen ausgestaltet und entspricht voll umfänglich den gesetzlichen Vorgaben. Das betriebliche Rechnungswesen ist sachgerecht eingerichtet und entspricht insofern in angemessener Weise nach Art und Umfang den Aufgabenstellungen der Einrichtung. Das Planungswesen ist den Zielsetzungen des Gebäudemanagements entsprechend aussagekräftig und zeitnah gestaltet. Das betriebliche Rechnungswesen ist sachgerecht eingerichtet und entspricht insofern in angemessener Weise nach Art und Umfang den Aufgabenstellungen der Einrichtung. Ein Risikofrüherkennungssystem ist derzeit noch nicht abschließend eingerichtet. Im Berichtsjahr ist das Projekt Risikomanagement installiert worden, dessen geplante Umsetzung in 2013 erfolgen soll. Die zentrale Finanzsteuerung erfolgt durch die Stadt Aachen. Der Eigenbetrieb hat im Berichtsjahr demgemäß auch keine Finanzinstrumente in Form von Derivaten u. Ä. eingesetzt. Die Einrichtung verfügt betriebsgrößenbedingt über keine eigene interne Revision. Deren Aufgaben werden vom Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen wahrgenommen. Die durchgeführten Geschäfte und Maßnahmen stimmen nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften mit den gesetzlichen Vorschriften, den Bestimmungen der Betriebssatzung und den Beschlüssen der Überwachungsorgane überein. Die Betriebsleitung hat zu allen zustimmungsbedürftigen Rechtsgeschäften oder Maßnahmen die Zustimmung der Überwachungsorgane eingeholt. Seite 26 Die im Berichtsjahr durchgeführten Investitionen sind auskunftsgemäß auf der Grundlage des Wirtschaftsplans und des Investitionsprogramms berechnet und umgesetzt worden. Bei den im Wirtschaftsjahr abgeschlossenen Investitionen haben sich keine wesentlichen Überschreitungen ergeben. Die Auftragsvergabe erfolgt nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften gemäß den geltenden Vergaberegelungen. Der Betriebsausschuss und der Rat der Stadt Aachen werden lt. den uns vorliegenden Protokollen in ihren regelmäßig stattfindenden Sitzungen über den laufenden Geschäftsgang zeitnah und angemessen informiert. Der Betriebsausschuss wird darüber hinaus auskunftsgemäß durch regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen und Sofortmeldungen unterrichtet. Wirtschaftliche Verhältnisse: Die wirtschaftlichen Verhältnisse der Gebäudemanagement in 2012 sind geordnet. Über die gemachten Angaben auf Seite 15 ff. des Prüfungsberichts zur Ertragslage und zur Vermögens- und Finanzlage hinaus besteht im Berichtsjahr kein Anlass zu weiteren Bemerkungen. Schlussbemerkung: Wir haben bei unserer Prüfung auftragsgemäß die Vorschriften des § 89 Abs. 1 GemO beachtet. Dementsprechend haben wir auch geprüft, ob die Geschäfte ordnungsgemäß, d. h. mit der erforderlichen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, den Bestimmungen der Betriebssatzung sowie den Richtlinien für die Werkleitung geführt worden sind. Über die in dem vorliegenden Bericht gemachten Feststellungen hinaus hat unsere Prüfung keine Besonderheiten ergeben, die nach unserer Auffassung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung von Bedeutung sind. Seite 27 G. Wiedergabe des Bestätigungsvermerks Nach dem abschließenden Ergebnis unserer Prüfung haben wir dem Jahresabschluss zum 31. Dezember 2012 und dem Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2012 (Stand 02. August 2013) in der diesem Bericht als Anlage I bis IV beigefügten Fassung mit Datum vom 02. August 2013 den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt: „Wir haben den Jahresabschluss – bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang – unter Einbeziehung der Buchführung und den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr vom 01. Januar 2012 bis 31. Dezember 2012 geprüft. Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften liegen in der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter der Einrichtung. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben. Wir haben unsere Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung vorgenommen. Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen werden die Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der Einrichtung sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt. Im Rahmen der Prüfung werden die Wirksamkeit des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems sowie Nachweise für die Angaben in Buchführung, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung umfasst die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen der gesetzlichen Vertreter sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet. Unsere Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt. Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse entspricht der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Einrichtung. Der Lagebericht steht in Einklang mit dem Jahresabschluss, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Einrichtung und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar.“ Seite 28 H. Schlussbemerkung Den vorstehenden Bericht erstatten wir in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und dem IDW Prüfungsstandard: Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlussprüfungen (IDW PS 450). Der von uns mit Datum vom 02. August 2013 erteilte uneingeschränkte Bestätigungsvermerk ist auf Seite 27 wiedergegeben. Mainz 02. August 2013 I Gebäudemanagement der Stadt Aachen Bilanz zum 31. Dezember 2012 AKTIVA A. ANLAGEVERMÖGEN I. Sachanlagen 1. Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten 2. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 3. Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau B. UMLAUFVERMÖGEN I. Vorräte 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 31.12.2012 € 31.12.2011 € 581.515.904,33 572.103.671,07 581.515.904,33 572.103.671,07 I. Stammkapital 561.232.094,81 414.298,82 19.869.510,70 546.840.471,02 451.716,82 24.811.483,23 ll. Kapitalrücklage 28.049.948,61 41.882.828,16 93.049,22 93.049,22 45.288,00 45.288,00 27.956.899,39 1.224.222,18 16.903,14 26.689.795,80 25.978,27 41.837.540,16 1.138.574,73 9.278,27 40.689.687,16 0,00 PASSIVA 31.12.2012 € 31.12.2011 € 218.082.989,05 229.940.834,21 1.000.000,00 1.000.000,00 272.082.738,27 272.082.738,27 1.623.551,49 1.623.551,49 IV. Verlustvortrag -44.765.455,55 -34.940.980,09 V. -11.857.845,16 -9.824.475,46 95.191.149,70 83.935.700,52 6.222.834,48 7.962.961,02 6.222.834,48 7.962.961,02 288.043.991,54 292.131.369,60 2.187.927,02 2.960.772,46 879.404,67 1.178.507,87 79.443,76 251.764.561,13 33.132.654,96 79.956,91 261.415.673,00 26.496.459,36 2.072.838,17 22.725,90 609.613.802,94 613.993.591,25 A. EIGENKAPITAL III. Gewinnrücklagen Jahresverlust B. SONDERPOSTEN AUS INVESTITIONSZUSCHÜSSEN II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen 3. Forderungen gegen den Einrichtungsträger 4. Sonstige Vermögensgegenstände C. RÜCKSTELLUNGEN 1. C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 47.950,00 Sonstige Rückstellungen 7.092,02 D. VERBINDLICHKEITEN 1. 2. 3. 4. 5. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger Sonstige Verbindlichkeiten E. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 609.613.802,94 613.993.591,25 II Gebäudemanagement der Stadt Aachen Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 01. Januar 2012 bis 31. Dezember 2012 2012 € 2011 € 56.004.616,77 57.449.626,54 1. Umsatzerlöse 2. Andere aktivierte Eigenleistungen 1.000.279,46 1.139.155,68 3. Sonstige betriebliche Erträge 4.070.366,18 7.116.817,17 4. Aufwendungen für Objektbewirtschaftung 33.673.996,04 36.790.129,60 5. Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung davon für Altersversorgung € 809.537,10 (Vorjahr € 880.164,75) 9.206.315,96 7.021.876,46 2.184.439,50 8.949.411,64 6.814.996,97 2.134.414,67 6. Abschreibungen auf Sachanlagen 16.406.244,62 16.925.307,16 7. Sonstige betriebliche Aufwendungen 2.550.612,14 2.027.905,68 8. Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge davon aus Abzinsung € 0,00 (Vorjahr € 1.234,45) 0,00 1.234,45 9. Zinsen und ähnliche Aufwendungen davon an die Stadt Aachen € 10.572.012,66 (Vorjahr € 10.286.021,00) davon aus Aufzinsung € 20.345,02 (Vorjahr € 15.403,45) 11.094.681,84 10.838.555,22 -11.856.588,19 -9.824.475,46 1.256,97 0,00 -11.857.845,16 -9.824.475,46 10. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 11. Sonstige Steuern 12. Jahresverlust Gebäudemanagement der Stadt Aachen Anhang für das Wirtschaftsjahr 2012 III Gebäudemanagement der Stadt Aachen III INHALTSVERZEICHNIS Seite Allgemeines 1 Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften 1 Anwendung bei Gründung der Einrichtung 1 Anwendung im Wirtschaftsjahr 2012 2 Erläuterungen zur Bilanz 2 Bearbeitungsstand der Reparaturprogramme 2 Anlagevermögen 2 Abschreibungen 3 Gebäudebestand 3 Forderungen 4 Verbindlichkeiten 6 Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung 7 Erträge 7 Aufwendungen 8 Jahresergebnis 2012 9 Ergänzende Angaben 10 Stellenübersicht 10 Betriebsausschuss 10 Gesamthonorar für Abschlussprüfer 11 Sonstige finanzielle Verpflichtungen 11 Verlustvortrag 11 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/1 Allgemeines Der Jahresabschluss zum 31.12.2012 der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen - im folgenden Einrichtung genannt - wurde nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches, der für das Berichtsjahr geltenden Eigenbetriebsverordnung Nordrhein-Westfalen und den Satzungsbestimmungen der Einrichtung aufgestellt. Für die Gliederung des Jahresabschlusses fand das 3. Buch Handelsgesetzbuch (HGB) über große Kapitalgesellschaften Anwendung. Um die Übersichtlichkeit der Darstellung zu verbessern, wurde die Bilanz um die Positionen Forderungen / Verbindlichkeiten gegen den Einrichtungsträger erweitert. Von der Möglichkeit, Angaben statt in der Bilanz im Anhang zu zeigen, wurde weitgehend Gebrauch gemacht. Die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sind gegenüber dem Vorjahr unverändert. Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze Anwendung bei Gründung der Einrichtung Die Bewertung der auf die Einrichtung übertragenen Grundstücke und Gebäude einschließlich der Außenanlagen erfolgte zum Stichtag 31.12.2003. Bei der Bewertung wurden die Grundsätze der Wertermittlungsverordnung, Regelungen zum Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) unter Einbezug der Normalherstellungskosten 2000 (NHK 2000, Bundesbauministerium) berücksichtigt. Es fand i.W. sowohl das Sachwertverfahren als auch in Einzelfällen das Ertragswertverfahren unter Maßgabe der Nutzungsfortsetzung Anwendung. In der Eröffnungsbilanz wurden die unterlassenen Instandhaltungen und Modernisierungsmaßnahmen wertmindernd berücksichtigt. Für 253 Liegenschaften mit 718 Gebäuden ergab sich zum 01.01.2004 ein Gesamtwert von 670.310 T€. In den Folgejahren wurden bzw. werden die Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen in Anlehnung an das Wertaufholungsgebot gemäß § 280 HGB nach Durchführung werterhöhend verbucht. Die sonstigen zum 01.01.2004 eingebrachten Gegenstände des Anlagevermögens wurden mit dem jeweiligen Zeitwert bewertet. Für Vermögensgegenstände ohne wesentliche Bestandsveränderungen wurde das Festwertverfahren angewandt. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/2 Anwendung im Wirtschaftsjahr 2012 Auch im Wirtschaftsjahr 2012 wurden die Zugänge zum Anlagevermögen mit den Anschaffungsbzw. Herstellungskosten bewertet. In die Herstellungskosten wurden - wie in Vorjahren - keine Fremdkapitalzinsen einbezogen. Die planmäßigen Abschreibungen wurden nach der linearen Methode auf der Basis der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer ermittelt. Die Zugänge zum Sachanlagevermögen wurden pro rata temporis abgeschrieben. Geringwertige Anlagegüter mit einem Anschaffungspreis bis zu 410 € wurden im Jahr des Zugangs in voller Höhe abgeschrieben. Erläuterungen zur Bilanz Bearbeitungsstand der Reparaturprogramme In der Eröffnungsbilanz waren unterlassene Instandhaltungen in Höhe von 69 Mio. € für das Schulreparaturprogramm, Reparaturprogramm an nicht-schulischen Gebäuden und für Brandschutzmaßnahmen enthalten. Auf der Grundlage von Objektbegehungen wurden im Jahr 2007 Neubewertungen bzw. Wertüberprüfungen durchgeführt und Abzüge für Reparaturen und Instandhaltungsstau auf 120 Mio. € erhöht. Bis zum 31.12.2012 wurden aus Reparaturprogrammen bereits 37,562 Mio. € (davon in 2012: 3,06 Mio. €) aufgearbeitet, überwiegend in Schulgebäuden. Für die nicht-schulischen Gebäude standen erstmalig in 2010 Mittel zur Aufarbeitung zur Verfügung. Anlagevermögen Die Entwicklung des Anlagevermögens ist aus dem beigefügten Anlagennachweis ersichtlich. Aus durchgeführten Neubewertungen bzw. Wertüberprüfungen ergaben sich Wertkorrekturen und eine außerplanmäßige Abschreibung bei dem Gastronomiebetrieb Elisenbrunnen. Veränderungen im Grundstücks- und Gebäudebestand ergaben sich aus Anlagenabgängen, z.B. Niederlegung der Betreuungseinrichtung Richardstraße, Verkauf der Obdachlosenunterkünfte Hüttenstraße 140 und 146 und Weiswasserstraße; dagegen standen mit den Übergangswohnheimen Hansmannstraße 30 und 32 zwei Zugänge. Zum Bilanzstichtag befanden sich 19,87 Mio. € Anlagen im Bau, davon insbesondere Investitionen an Schulgebäuden und im Zusammenhang mit der Umsetzung baulicher Maßnahmen im erweiterten Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/3 Ganztagsbetrieb. Weiterhin wurden erhebliche Investitionen innerhalb der Maßnahmen Route Charlemagne, Grundschule Kornelimünster und KiTa Sandhäuschen vorgenommen. Die Anlagen im Bau werden bis auf wenige Ausnahmen voraussichtlich termingerecht fertig gestellt. Abschreibungen Mit Beschluss des Finanzausschusses der Stadt vom 26.02.2008 wurde die Erstattung der Abschreibungen durch die Stadt Aachen für das Jahr 2008 vollständig ausgesetzt und für die Zukunft beschlossen, die Erstattung der Abschreibung jährlich schrittweise zu steigern. So ist in 2009 bei einer Abschreibung in Höhe von rd. 18,7 Mio. € eine Erstattung von 500 T€ erfolgt, in 2010 Erstattung 1,0 Mio. € bei einer Abschreibung von 16,66 Mio. €, in 2011 eine Erstattung i.H. von 1,5 Mio. € bei einer Abschreibung von 16,92 Mio. € und in 2012 eine Erstattung i.H. von 1,5 Mio. € bei einer Abschreibung von 16,41 Mio. €. Ab 2012 bis 2017 wurde die Erstattung der Abschreibung jährlich auf 1,5 Mio. € festgelegt. Seit 2008 treten dadurch jährlich erhebliche Verluste auf, die zu einer Verringerung des Eigenkapitals führen werden. Laut Beschluss des Finanzausschusses soll das Mindestrücklagekapital (Eigenkapital) der Einrichtung in Höhe von 15 % der Bilanzsumme nicht unterschritten werden. Gebäudebestand Die im Sondervermögen geführten Gebäude verteilen sich wie folgt auf Baujahre: Altersstruktur nach Anzahl Bauabschnitte 8% 11% 15% 45% 21% <1900 1900-1939 1940-1959 1960-1980 >1980 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/4 Tausend m² BGF Altersstuktur gewichtet mit BGF 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 9% 18% 11% 49% 13% <1900 1900-1939 1940-1959 1960-1980 >1980 0 Nennenswerte Leerstände lagen zum Bilanzstichtag nicht vor, bzw. bestehen lediglich in zum Verkauf oder Abriss vorgesehenen Objekten. Forderungen Die Forderungen und die Sonstigen Vermögensgegenstände sind grundsätzlich mit dem Nominalwert bilanziert. Die Forderungen gegenüber der Stadt Aachen zum Bilanzstichtag in Höhe von 26,69 Mio. € setzen sich wie folgt zusammen: Stand 31.12.2012 in T€ Sonderkasse (31.12.2011) 8.622 Saldo der Bewegungen 8.613 Sonderkasse (31.12.2012) Gegenüber eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen 9 179 Gegenüber anderen städtischen Dienststellen 26.502 Summe 26.690 Die Forderungen haben insgesamt eine Restlaufzeit bis zu einem Jahr. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/5 Das Eigenkapital zeigt folgende Zusammensetzung und Entwicklung: in T€ Stand Abgang 01.01.2012 Stammkapital Stand Zuführung 31.12.2012 1.000 0 0 1.000 272.082 0 0 272.082 1.624 0 0 1.624 Verlustvortrag -34.941 0 -9.824 -44.765 Jahresgewinn/- -9.824 9.824 -11.858 -11.858 229.941 9.824 -21.682 218.083 Kapitalrücklage Gewinnrücklage fehlbetrag Summe Das Stammkapital wurde gemäß Beschluss des Rates der Stadt Aachen zum 01.01.2005 auf 1 Mio. € festgesetzt. Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr werden nach § 253 Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit § 253 Abs. 2 Sätze 4 und 5 HGB unter Zugrundelegung des von der Deutschen Bundesbank monatlich veröffentlichten restlaufzeitspezifischen Durchschnittszinssatzes abgezinst. Die Veränderungen aus Aufzinsungen in Höhe von T€ 20 flossen zum 31.12.2012 aufwandwirksam in das Zinsergebnis ein. Die Rückstellungen sind in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages gebildet und zeigen folgende Zusammensetzung und Entwicklung: in T€ Stand Ver- Auflö- Zufüh- Zinsef- Stand 01.01.2012 brauch sung rung fekt 31.12.2012 Rechtsstreite 492 17 101 520 0 894 Personalbereich 659 463 23 528 15 716 Sonstige 4.679 2.223 15 1.351 5 3.797 Unterlassene Instandhaltung Summe 2.133 1.112 206 0 0 815 7.963 3.815 345 2.399 20 6.223 Gemäß Vereinbarung vom 29.03.2005 mit der Finanzsteuerung werden die Verpflichtungen für Pensionen und Beihilfen für Pensionäre vom Einrichtungsträger getragen. Es sind daher in der Bilanz des Gebäudemanagements keine Rückstellungen für Pensionen und Beihilfen zu bilden. Zwischenzeitlich wurde eine Rückstellung für Pensionen in der Eröffnungsbilanz der Stadt Aachen gebildet. Die Bildung dieser Rückstellung zum 01.01.2008 wird mit Schreiben des Bereichs Personal und Organisation vom 08.03.2010 bescheinigt. Die Erstausstellung erfolgte nicht produktbezogen. Die Zuführungen zum 31.12. der Folgejahre werden in den Teilergebnisplänen ausgewiesen. Durch den Fachbe- Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/6 reich Personal wird dem Gebäudemanagement der in Relation der beschäftigten Beamten entsprechende Kostenanteil in Rechnung gestellt. Die nach TVöD beschäftigten Mitarbeiter der Stadt Aachen sind bei der Rheinischen Zusatzversorgungskasse (RZVK) pflichtversichert. Die Mitgliedschaft in dieser Kasse erfolgt bei der Anlage der Stammdaten im Personalkostenabrechnungsprogramm automatisiert durch Weiterleitung der Daten an die RZVK. Derzeit erfolgt die Finanzierung gemäß Auskunft des Fachbereichs Personal und Organisation durch eine Umlage von 4,25 % der Lohnsumme, die an die RZVK weitergeleitet wird. Seit 7 Jahren erhebt die RZVK eine Sanierungsleistung, die von der Stadt Aachen als Arbeitgeber getragen wird. Ab 01.01.2010 erfolgte eine Erhöhung der Leistung von 2,5 % auf 3,5 %, die zusätzlich von der Lohnsumme gezahlt wurde. Die Zahlungen sind Bestandteile des Personalaufwandes. Eine Rückstellung für künftige Sanierungsleistungen wegen der bestehenden Deckungslücke konnte wegen fehlender Information nicht gebildet werden. Größenordnungsmäßig könnten sich nach neuen Erkenntnissen Verpflichtungen von ca. 5 Mio. € ergeben. Für die von der Einrichtung übernommenen Beschäftigten, welche die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Altersteilzeit erfüllt haben, übernimmt die Stadt die so genannten Aufstockungsbeträge zur Altersvorsorge, so dass nur der Erfüllungsrückstand zum jeweiligen Bilanzstichtag zu bilanzieren ist. Verbindlichkeiten Die Verbindlichkeiten sind mit dem Erfüllungsbetrag bewertet. Die Fristen und die Zusammensetzung sind aus dem folgenden Verbindlichkeitenspiegel ersichtlich. Es erfolgte keine Sicherung durch Pfandrechte oder ähnliche Rechte. Die Verbindlichkeiten betragen am 31.12.2012: Laufzeit in Jahren in T€ Verbindlichkeiten aus Lieferungen und unter 1 1 bis 5 Über 5 Summe 2.188 0 0 2.188 879 0 0 879 80 0 0 80 Verbindlichkeiten gg. Einrichtungsträger 3.948 7.500 240.317 251.765 - davon aus Gesellschafterdarlehen 1.500 7.500 240.317 249.317 Leistungen (im Kontokorrent) Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligungsunternehmen Gebäudemanagement der Stadt Aachen - davon aus Lieferungen und Leistungen Sonstige Verbindlichkeiten III/7 2.448 0 0 2.448 25.435 2.701 4.996 33.132 0 0 0 0 32.530 10.201 245.313 288.044 - davon andere Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Gesamtsumme Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gegenüber der Stadt Aachen in Höhe von 2,448 Mio. € setzen sich zum Bilanzstichtag wie folgt zusammen: in T€ Stand 31.12.2012 Erläuterung 2.307 Verwaltungskostenbeitrag und Gegenüber Stadt Erstattung von Personalkosten für Beamte Gegenüber anderen eigenbetriebsähnli- 141 Aachener Stadtbetrieb, chen Einrichtungen Summe Kulturbetrieb 2.448 Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung Erträge Die Erträge setzen sich wie folgt zusammen: in T€ Umsatzerlöse 2012 Vorjahr 56.005 57.450 Die Umsatzerlöse setzen sich aus Zahlungen der Stadt Aachen an die Einrichtung, aus Vermietungen an die Städteregion und an andere eigenbetriebsähnliche Einrichtungen sowie in geringerem Umfang aus Einnahmen von externen Dritten, davon überwiegend Einnahmen aus Vermietungen, zusammen. in T€ 2012 Vorjahr Aktivierte Eigenleistung 1.000 1.139 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/8 Hierbei handelt es sich um aus Planungs-, Steuerungs- und Bauherrenaufgaben bei Investitionsmaßnahmen resultierende Eigenleistungen durch Personal der Einrichtung, die in Anlehnung an die HOAI ermittelt und aktiviert wurden. Für diese Investitionen werden keine Darlehen angefordert, sie werden aus eigenen Mitteln erwirtschaftet. in T€ 2012 Vorjahr Sonstige betriebliche Erträge 4.070 7.117 - davon Auflösung Investitions- 2.892 2.651 zuschüsse In den sonstigen betrieblichen Erträgen 2011 sind die Zuweisungen aus dem Konjunkturprogramm II in Höhe von 2,112 Mio. € enthalten, die konsumtiver Art sind und in 2012 entfallen. Dem steht in gleicher Höhe in 2011 Aufwand gegenüber. Rückstellungen wurden in Höhe von 345 T€ aufgelöst. Gründe für Auflösungen sind beispielsweise abgeschlossene juristische Auseinandersetzungen und Auflösung der Restrückstellungen bei Fertigstellung. Darüber hinaus sind periodenfremde Erträge in Höhe von 576 T€ enthalten. Darin sind Betriebskostenerstattungen des Vorjahres bzw. nachträgliche Änderungen der Grundbesitzabgabenbescheide enthalten, die auf Korrekturen aus Vorjahren zurückzuführen sind. Darüber hinaus ist eine Erstattung aus einer Haftpflichtversicherung enthalten. Aufwendungen Die Aufwendungen setzen sich wie folgt zusammen: in T€ Aufwand f. Objektbewirtschaftung 2012 Vorjahr 33.674 36.790 Im Aufwand 2011 waren die aus dem Konjunkturprogramm II Mitteln finanzierten Instandhaltungsmaßnahmen (2,112 Mio. €) enthalten, die in 2012 entfallen. Des Weiteren sind in den Aufwendungen die Bewirtschaftungskosten, die Bauunterhaltung, die sonstigen Aufwendungen für die Stadt in Form von Anmietungen, Versicherungen ohne Gebäudebezug (Haftpflicht, Vermögenseigenschadenversicherung, Rechtschutz) und sonstige Dienstleistungen für die Stadt enthalten. in T€ 2012 Vorjahr Personalaufwand 9.206 8.949 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/9 davon Beschäftigtenvergütung 7.022 6.815 davon Soziale Abgaben 2.184 2.134 Durch die in 2012 umgesetzten Tariferhöhungen ist der Personalaufwand leicht angestiegen. in T€ Abschreibungen auf Sachanlagen 2012 Vorjahr 16.406 16.925 Die Abschreibungen resultieren aus dem regulären Werteverzehr an Gebäuden. in T€ 2012 Vorjahr Sonstige betriebliche Aufwendungen 2.551 2.028 Enthalten sind der Verwaltungskostenbeitrag mit 975 T€, EDV-Budget, Beraterkosten, Büromaterial sowie periodenfremder Aufwand in Höhe von 208 T€. Darin sind im Wesentlichen Rückerstattungen aus Nebenkostenabrechnungen des Vorjahres enthalten. in T€ Zinsen und ähnliche Aufwendungen 2012 Vorjahr 11.095 10.839 Die Zinsen und ähnlichen Aufwendungen enthalten Darlehenszinsen in Höhe von 10.572 T€ für das Gründungsdarlehen aus der Eröffnungsbilanz und die für die Investitionen der Jahre 2004 – 2011 aufgenommenen Gesellschafterdarlehen. Sie werden an den Einrichtungsträger gezahlt. Die Tilgung der Darlehen erfolgte vereinbarungsgemäß in der Höhe der von der Stadt Aachen anteilig erstatteten Abschreibungen (1,5 Mio. €) von insgesamt 16,4 Mio. € Abschreibungen. Perspektivisch gesehen bedeutet diese Vorgehensweise, dass die Einrichtung mit steigenden Zinslasten belastet wird, weil die Darlehen nicht mehr - wie in der Vergangenheit - ausreichend getilgt werden können. Da die Zinsen ein Bestandteil der Kostenmieten sind, bedeuten steigende Zinsen langfristig auch steigende Mieten. Jahresergebnis 2012 in T€ Jahresverlust 2012 Vorjahr -11.858 -9.824 Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/10 Wie bereits oben dargestellt resultiert der Jahresverlust in Höhe von 11.858 T€ aus der Nichterstattung von Abschreibungen. Ergebnis: in T€ 2012 Vorjahr Planmäßiger Verlust -12.450 -12.150 Tatsächlicher Verlust -11.858 -9.824 -592 -2.326 Ergebnisverbesserung Der Verlust in Höhe von 11.858 T€ liegt aufgrund von Verbesserungen im operativen Geschäft somit um 592 T€ unter dem planmäßigen Verlust. Die Ergebnisverbesserung resultiert im Wesentlichen auf Kostenreduzierungen bei einigen Positionen (z. B. Heizung). Ergänzende Angaben Stellenübersicht Unter Berücksichtigung von 9 in 2012 zeitlich befristeten Vollzeit-Beschäftigten zur Abdeckung des auf nach wie vor hohem Niveau befindlichen Bauvolumens (u.a. aufgrund von U3-Ausbau, Mensenprogramm, Maßnahmen der Route Charlemagne, 4. Gesamtschule) und 8 in geringfügigem Stundenumfang Beschäftigten (7 Werkstudenten und eine Schreibkraft für die Personalvertretung) beträgt die durchschnittliche Zahl des während des Geschäftsjahr beschäftigten Mitarbeiter (§ 285 HGB Nr.7) 195. Getrennt nach Gruppen: Beschäftigte 175,0; Beamte 20,0 (s. hierzu die Erläuterung zum Personalaufwand auf Seite 9). Leistungen an die Betriebsleitung und an sonstige in leitender Funktion tätige Personen (4 Abteilungsleiter): im Jahr 2012 ca. 397 T€ Bruttobezüge (ohne Arbeitgeberanteile), davon kaufmännische Betriebsleitung Frau Bortz 77.717 € und technische Betriebsleitung Herr Ferber 50.642 € (bis 31.08.2012) und Herr Schavan 12.356 € (ab 01.11.2012). Betriebsausschuss Der Betriebsausschuss besteht aus acht stimmberechtigten Mitgliedern zuzüglich eines beratenden Mitglieds. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/11 Mitglieder des Betriebsausschuss sind mit Stand vom 31.12.2012: Ratsfrau Martina Hörmann, Architektin (Vorsitzende), Ratsfrau Eleonore Keller, Beamtin, Ratsherr Manfred Kuckelkorn, Fachlehrer, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, Dipl.-Ingenieur, Ratsherr Jürgen Römer, Kaufmann, Sachkundiger Bürger Herr Ulrich Gaube, Architekt, Sachkundiger Bürger Herr Paul Rütgers, Rentner, Sachkundiger Bürger Herr Dr. Klaus Vossen, Geschäftsf. Immobilienverwaltungsges. und Jurist, als beratendes Mitglied ohne Stimmrecht: Sachkundiger Bürger für Die Linke Herr Jens Wegener, Student. Die Mitglieder des Betriebsausschusses erhielten von der Stadt Aachen die bei der Stadt Aachen üblichen Aufwandsentschädigungen für ihre Arbeit in politischen Gremien insgesamt. Gesamthonorar für Abschlussprüfer Die Höhe des Honorars an den Abschlussprüfer für Abschlussprüfungsleistungen beträgt T€ 25 (ohne USt). Haftungsverhältnisse gemäß § 251 HGB bestanden zum Bilanzstichtag nicht. Sonstige finanzielle Verpflichtungen Die Verpflichtungen aus dem Bestellobligo zum 31.12.2012 betrugen 12,47 Mio. € aus Bauvorhaben. Weitere Sonstige finanzielle Verpflichtungen ergeben sich aus der Zugehörigkeit zur RZVK (siehe Erläuterung zu Rückstellungen). Verlustvortrag Der Verlustvortrag ergibt sich aus dem Betrieb nicht erstatteter Abschreibung gemäß Beschluss Finanzausschuss der Stadt Aachen. Durch die Nichterstattung der betrieblichen Abschreibung seit 2008 werden sich auch in den kommenden Jahren Verluste ergeben. Die Erstattung der Abschreibung durch den Haushalt soll jedoch über einen längeren Zeitraum schrittweise erhöht werden. Gebäudemanagement der Stadt Aachen III/12 Die Betriebsleitung schlägt vor, den Jahresverlust aus 2012 in Höhe von 11.857.845,16 € nach 2013 vorzutragen. Aachen, 02. August 2013 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Vera Bortz Klaus Schavan Kfm. Betriebsleiterin Tech. Betriebsleiter III Anlage 1 zum Anhang Gebäudemanagement der Stadt Aachen Entwicklung des Anlagevermögens (Anlagespiegel) Anschaffungs- und Herstellungskosten I. Abschreibungen 01.01.2012 Zugänge Umbuchungen Abgänge 31.12.2012 01.01.2012 € € € € € € Abschreibungen € € € Restbuchwert Abgänge 31.12.2012 € € 01.01.2012 € Kennzahlen 31.12.2012 € Durchschnittlicher Abschreibungssatz % Durchschnittlicher Restbuchwert % Sachanlagen 1. Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten 661.198.865,81 15.887.946,53 15.303.222,31 1.399.439,00 690.990.595,65 114.358.394,79 16.362.675,05 962.569,00 129.758.500,84 546.840.471,02 561.232.094,81 2,37 81,22 1.985.357,00 0,00 0,00 0,00 1.985.357,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.985.357,00 1.985.357,00 0,00 100,00 Bebaute Grundstücke 123.243.856,00 196.069,50 0,00 214.708,00 123.225.217,50 0,00 0,00 0,00 0,00 123.243.856,00 123.225.217,50 0,00 100,00 Gebäude und Aufbauten 535.931.639,81 15.691.877,03 15.303.222,31 1.184.731,00 565.742.008,15 114.330.835,79 16.358.874,05 962.569,00 129.727.140,84 421.600.804,02 436.014.867,31 2,89 77,07 38.013,00 0,00 0,00 0,00 38.013,00 27.559,00 3.801,00 0,00 31.360,00 10.454,00 6.653,00 10,00 17,50 654.701,28 6.151,57 0,00 16.378,22 644.474,63 202.984,46 43.569,57 16.378,22 230.175,81 451.716,82 414.298,82 6,76 64,28 641.025,16 2.281,20 0,00 7.726,00 635.580,36 189.308,34 39.699,20 7.726,00 221.281,54 451.716,82 414.298,82 6,25 65,18 13.676,12 3.870,37 0,00 8.652,22 8.894,27 13.676,12 3.870,37 8.652,22 8.894,27 0,00 0,00 43,52 0,00 24.811.483,23 10.480.151,00 -15.303.222,31 118.901,22 19.869.510,70 0,00 0,00 0,00 0,00 24.811.483,23 19.869.510,70 0,00 100,00 24.811.483,23 10.480.151,00 -15.303.222,31 118.901,22 19.869.510,70 0,00 0,00 0,00 0,00 24.811.483,23 19.869.510,70 0,00 100,00 686.665.050,32 26.374.249,10 ±15.303.222,31 1.534.718,44 711.504.580,98 114.561.379,25 16.406.244,62 978.947,22 129.988.676,65 572.103.671,07 581.515.904,33 2,31 80,41 Unbebaute Grundstücke Außenanlagen 2. Andere Anlagen/Betriebsund Geschäftsausstattung Betriebsausstattung GWG 3. Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Anlagen im Bau Summe Sachanlagen III Anlage 2 zum Anhang Gebäudemanagement der Stadt Aachen Sonderpostenspiegel Zuführungen 1. Fertige Anlagen Auflösungen 01.01.2012 Zugänge Umbuchungen Abgänge 31.12.2012 01.01.2012 € € € € € € Zugänge € € Restbuchwerte Abgänge € 31.12.2012 € 31.12.2012 € 31.12.2011 € 91.170.570,99 11.926.848,16 3.730.462,02 0,00 106.827.881,17 11.121.165,48 2.891.961,77 0,00 14.013.127,25 92.814.753,92 80.049.405,51 2. Unfertige Anlagen 3.886.295,01 2.354.399,78 -3.730.462,02 133.836,99 2.376.395,78 0,00 0,00 0,00 0,00 2.376.395,78 3.886.295,01 Summe 95.056.866,00 14.281.247,94 ± 3.730.462,02 133.836,99 109.204.276,95 11.121.165,48 2.891.961,77 0,00 14.013.127,25 95.191.149,70 83.935.700,52 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Lagebericht für das Wirtschaftsjahr 2012 IV Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV INHALTSVERZEICHNIS Seite 1. Vorbemerkung 1 2. Gründung, Organisation und rechtliche Rahmenbedingungen der Einrichtung 1 2.1 Gegenstand der Einrichtung 1 2.2 Organisation und rechtliche Beziehungen 1 2.3 Rahmenvereinbarung zwischen Einrichtung und Oberbürgermeister 3 3. Lage der Einrichtung im Wirtschaftsjahr 2012 3 3.1 Eckdaten der Einrichtung im Wirtschaftsjahr 2012 3 3.2 Vermögenslage 4 3.3 Finanzlage 6 3.4 Ertragslage 7 3.5 Zusammenfassung zur Lage der Einrichtung 9 4. Vorgänge von besonderer Bedeutung nach Schluss des Wirtschaftsjahres 10 4.1 Veräußerung von nicht mehr benötigtem Vermögen 10 4.2 Teilnahme an interkommunalen Vergleichsringen 10 4.3 Preissteigerungen im Energiebereich 11 4.4 Thermalquellen / Förderung von Thermalwasser 11 4.5 Juristische Auseinandersetzung 11 4.6 Tariftreue- und Vergabegesetz 11 5. Risikobericht 12 6. Prognosebericht 18 Angaben gemäß § 25 Abs. 2 EigVO NW 22 Gebäudemanagement der Stadt Aachen 1. IV/1 Vorbemerkung Mit dem Lagebericht sollen zum einen der Geschäftsverlauf und die Lage, zum anderen die Chancen und die Risiken der künftigen Entwicklung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen – nachfolgend „Einrichtung“ genannt – dargestellt werden. Ziel ist es, den Entscheidungsgremien ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild zu vermitteln. Über die wirtschaftliche Entwicklung im Wirtschaftsjahr 2012 geben weiterhin die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und der Anhang detailliert Auskunft. Das Wirtschaftsjahr der Einrichtung ist gemäß § 12 der Betriebssatzung das jeweilige Kalenderjahr. 2. Gegenstand, Organisation und rechtliche Rahmenbedingungen 2.1 Gegenstand der Einrichtung Gemäß § 2 der Betriebssatzung ist Gegenstand und Zweck der Einrichtung die zentrale Bewirtschaftung von bebauten städtischen Liegenschaften. Der Betriebszweck umfasst weiterhin Neu-, Um- und Erweiterungsbau, An- und Vermietung, Sicherstellung der Infrastrukturellen Dienste und alle den Betriebszweck fördernden Geschäfte. Mit der Gründung wurde somit die zentrale Bewirtschaftung aller städtischen Gebäude – mit Ausnahme der allein zu Wohnzwecken genutzten Gebäude – auf die Einrichtung übertragen. Der überwiegende Teil der bewirtschafteten bebauten Grundstücke wurde der Einrichtung als Sondervermögen übertragen. Die Einrichtung nimmt die “Eigentümerfunktion” für die gewidmeten Gebäude wahr. Nicht gewidmet wurden einige denkmalgeschützte Sonderbauten (z.B. Rathaus, Ponttor, Marschiertor), die städtischen Güter und Sondereinrichtungen wie z.B. Brunnen und Aufbauten in Grün- und Parkanlagen. Hier nimmt die Einrichtung die Bewirtschaftung im Auftrag für die Stadt wahr. 2.2 Organisation und rechtliche Beziehungen Aufgrund der Größenordnung und des Aufgabenbereichs der Einrichtung besteht die Betriebsleitung gemäß § 4 der Betriebssatzung aus einem kaufmännischen und einem technischen Betriebsleiter. In 2012 fand ein Wechsel innerhalb der Betriebsleitung statt. Der technische Betriebsleiter trat zum 01.09.2012 in den Ruhestand ein, der neue technische Betriebsleiter wurde auf Empfehlung des Betriebsausschuss vom 28.08.2012 am 05.09.2012 durch den Rat bestellt und trat am 01.11.2012 seinen Dienst an. Der Betriebsleitung wurde durch den Oberbürgermeister Personal- und Organisationshoheit übertragen. Die Betriebsleitung entscheidet somit im Rahmen des Wirtschaftsplans, der Satzung und der Dienstanweisungen eigenständig in allen Angelegenheiten der laufenden Betriebsführung. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/2 Die Betriebssatzung für die Einrichtung orientiert sich an der EigVO NRW und wurde zwischenzeitlich geändert, zuletzt mit zweitem Nachtrag vom 07.09.2005. Geschäftsverteilung, Vertretungsbefugnisse, die sonstigen Verpflichtungen der Betriebsleitung und die Beziehungen zur Verwaltung wurden durch Dienstanweisungen mit Zustimmung durch den Betriebsausschuss geregelt. Die Einrichtung wurde durch den Oberbürgermeister zur Dienststelle nach LPVG erklärt. Somit vertritt ein Dienststellenpersonalrat als direkter Ansprechpartner der Betriebsleitung die Interessen der Beschäftigten. Die Einrichtung ist klassisch gegliedert wie ein Facility Management Unternehmen in die vier Fachabteilungen Kaufmännisches, Infrastrukturelles, Hochbautechnisches und Technisches Gebäudemanagement. Der Organisationsaufbau des Gebäudemanagements Ende 2012 ergibt sich aus dem in der Anlage 7 zum Prüfungsbericht beigefügten Organigramm. Die Aufwendungen der Einrichtung setzen sich i.W. aus Bewirtschaftungskosten für städtische Immobilien, Abschreibungen auf diese Immobilien, Zinsen für gewährte Gesellschafterdarlehen, Dienstleistungen für die Stadt, Personalkosten und Verwaltungsaufwand der Einrichtung zusammen. Die Erlöse der Einrichtung setzen sich i.W. aus einer jährlicher Einmalzahlung (Kostenerstattung) aus dem städtischen Haushalt, Erlösen von Externen (insbesondere Mieteinnahmen), Kostenerstattung aus Dienstleistungen für die Stadt (z.B. Anmietungen für die Stadt und Abschluss von Versicherungen) und Erlösen durch direkte Verrechnung (z.B. mit eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, kostenrechnenden Einrichtungen) zusammen. Diese jährliche Kostenerstattung ergibt sich, indem vom Gesamtaufwand die direkt zuzuordnenden Erträge (z.B. Mieteinnahmen, Erstattungen von Dienstleistungen) abgezogen werden. Sie stellt somit die noch nicht nach Nutzern aufgeteilten Aufwendungen in einer Summe dar (Mieten, Nebenkosten, Dienstleistungen). Seit 2008 werden dem Betrieb die Abschreibungen nur noch zu einem geringen Anteil erstattet. Die jährliche Kostenerstattung soll in Folgejahren schrittweise umgestellt werden auf eine Abrechnung mit den Nutzern im Sinne des Vermieter-Mieter-Modells. Die jährliche Kostenerstattung wird in den Wirtschaftsplänen - gemäß Rahmenvereinbarung zwischen Einrichtung und Oberbürgermeister - um nicht durch die Einrichtung zu beeinflussende Faktoren angepasst: - Tarif- und Preisänderungen, - Zu- oder Abnahme von Dienstleistungsaufgaben, Gebäudemanagement der Stadt Aachen - IV/3 Zu- oder Abnahme von bewirtschafteten Flächen. 2.3 Rahmenvereinbarung zwischen Einrichtung und Oberbürgermeister Zur Haushaltskonsolidierung und zur Vereinbarung gemeinsamer qualitativer Ziele besteht eine vom Rat beschlossene Rahmenvereinbarung zwischen dem Oberbürgermeister und der Einrichtung. Aus der Vereinbarung gehen Sachziele (z.B. Durchführung der Vermögensbewertung, Abbau der unterlassenen Instandhaltung, Erhöhung der Mittel für Bauunterhaltung aus Kosteneinsparungen, Vorbereitung des Vermieter-Mieter-Modells, Vergleich mit anderen Anbietern) und monetäre Ziele (z.B. Personalabbau um insgesamt 30 %, Absenkung der Sachausgaben in der Zeit von 2004 bis 2006 um insgesamt 890 T€ und weitere 500 T€ Senkung im Bereich der Reinigungskosten) hervor. Durch die Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells werden weitere Einsparungen durch gesteigertes Kostenbewusstsein (u.a. auch durch Flächenreduzierung) der Nutzer erwartet. Die vereinbarten Ziele finden ihren Niederschlag in den jeweiligen Wirtschaftsplänen der Einrichtung. Im Rahmen der Berichterstattung gemäß der Betriebssatzung wird regelmäßig über den Stand der Zielerreichung berichtet. Die monetären Konsolidierungsziele der Rahmenvereinbarung wurden letztmalig in den Wirtschaftsplan 2008 eingearbeitet und galten Ende 2008 als erfüllt und somit abgeschlossen. Die Wirtschaftspläne ab 2009 wurden somit ohne Berücksichtigung darüber hinausgehender Einsparungen bei Sach- und Personalkosten aufgestellt und beschlossen. 3. Lage der Einrichtung im Wirtschaftsjahr 2012 Die Berichterstattung über die Lage der Einrichtung zum Ende des Wirtschaftsjahres erfolgt gemäß § 289 HGB getrennt nach der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. 3.1 Eckdaten der Einrichtung im Wirtschaftsjahr 2012 Der vom Rat der Stadt am 14.11.2011 beschlossene Wirtschaftsplan für 2012 der Einrichtung umfasste: 3.1.1 Im Erfolgsplan In Mio. € Angepasster Plan 2012 Plan Vorjahr Plan 2012 Aufwendungen im Erfolgsplan 47,3 47,5 47,0 Abschreibungen und Zinsen 27,0 27,0 26,3 1,0 1,0 1,0 Verwaltungskostenbeitrag Gebäudemanagement der Stadt Aachen Gesamtvolumen im Erfolgsplan IV/4 75,3 75,5 74,3 3.1.2 Im Vermögensplan Gemäß Investitionsprogramm waren im Wirtschaftsjahr 2012 zum Zeitpunkt der Aufstellung des Wirtschaftsplanes Ende 2011 und somit auf der Basis des vorläufigen Haushaltsplanentwurfes Investitionen in Höhe von ca. 17,775 Mio. € vorgesehen. Im Rahmen der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan 2012 der Einrichtung wurde – wie schon in Vorjahren – vom Rat beschlossen, dass die Investitionen im Wirtschaftsplan nach endgültiger Beschlussfassung zum Haushaltsplan an diesen angepasst werden. Das auf dieser Basis angepasste Investitionsvolumen betrug insgesamt ca. 16,117 Mio. €. Dazu kamen für 2012 rund 5,6 Mio. €, die der Einrichtung für die Maßnahmen im Rahmen der Route Charlemagne zur Verfügung gestellt wurden. Bereits in Vorjahren begonnene Maßnahmen konnten weitergeführt bzw. fertig gestellt, neue Maßnahmen erst nach Inkrafttreten des städtischen Haushalts begonnen werden. 3.2 Vermögenslage Eine Darstellung der Vermögenslage soll darüber informieren, wie “reich” oder “arm” ein Unternehmen ist, d. h. wie groß der Saldo zwischen Vermögen und Verbindlichkeiten ist. Die zentralen Instrumente zur Darstellung der Vermögenslage sind die stichtagsbezogene Bilanz bzw. die Veränderungsrechnung zum Vorjahr. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/5 Bilanzvergleich In T€ 2012 Vorjahr +/- Aktiva Sachanlagen 581.516 572.104 9.412 561.232 546.840 14.392 414 452 -38 19.870 24.812 -4.942 93 45 48 1.224 1.139 85 17 9 8 26.690 40.690 -14.000 Sonstige Vermögensgegenstände 26 0 26 RAP 48 7 41 609.614 613.994 -4.380 218.083 229.941 -11.858 1.000 1.000 0 272.083 272.083 0 1.623 1.623 0 Verlustvortrag -44.765 -34.941 -9.824 Jahresverlust -11.858 -9.824 -2.034 95.191 83.936 11.255 Rückstellungen 6.223 7.963 -1.740 Verbindlichkeiten aus Lieferungen u. Leistungen 2.188 2.961 -773 879 1.178 -299 79 80 -1 251.765 261.416 -9.651 33.133 26.496 6.637 2.073 23 2.050 609.614 613.994 -4.380 davon: Grundstücke und grundstückgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Andere Anlagen, Betriebs- u. Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Vorräte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Forderungen gg. verbundenen Unternehmen Forderungen an den Einrichtungsträger Summe Aktiva Passiva Eigenkapital davon: Stammkapital Kapitalrücklage Gewinnrücklagen Sonderposten aus Investitionszuschüssen Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligungsunternehmen Verbindlichkeiten gegenüber dem Einrichtungsträger einschl. Gesellschafterdarlehen Sonstige Verbindlichkeiten und erhaltene Anzahlungen RAP Summe Passiva Das Vermögen der Einrichtung ist fast gänzlich im Anlagevermögen gebunden. Das Verhältnis von Anlagevermögen zum Gesamtvermögen wird als Anlageintensität bezeichnet. Zum 31.12.2012 beträgt die Anlageintensität 95,4 %. Je höher die Anlageintensität ist, desto höher sind Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/6 tendenziell die fixen Kosten in Form von Abschreibungen und um so länger hält die Kapitalbindung an. Aufgrund der zentralen Bedeutung der Bilanz ist die wichtigste Größe das Eigenkapital bzw. die Eigenkapitalquote (Eigenkapital in % zur Bilanzsumme). Beim Eigenkapital ergeben sich Veränderungen unter anderem durch den Jahresverlust in Höhe von 11.858 Mio €. Die Eigenkapitalquote einschließlich Sonderposten aus Investitionszuschüssen erhöht sich von 51,2 % auf nunmehr 51,4 %. Die Eigenkapitalquote ohne Sonderposten aus Investitionszuschüssen sinkt von 37,5 % auf nunmehr 35,8 %. Die Struktur der Verbindlichkeiten ist durch die Verbindlichkeiten aus den Gesellschafterdarlehen gekennzeichnet. Die im Wirtschaftsplan 2012 planmäßig vorgesehene Investitionssumme und die Verpflichtungsermächtigungen wurden durch die tatsächlichen Investitionen und die eingegangen Verpflichtungen für Investitionen (Bestellobligo) insgesamt nicht überschritten. 3.3 Finanzlage Die Darstellung der Finanzlage soll aussagen, wie liquide das Unternehmen ist und ob bzw. in welchem Maße es seinen Verpflichtungen in der überschaubaren Zukunft nachkommen kann. Sie soll über die Herkunft und die Verwendung der im Unternehmen eingesetzten Mittel sowie über deren Fristigkeiten Auskunft geben. Durch die gewählte Form der Sonderkasse beim Einrichtungsträger und die Regelungen zum Gesellschafterdarlehen verfügt die Einrichtung nicht über eigene Liquidität. Die Liquidität der Einrichtung ist jederzeit durch die Stadtkasse gewährleistet. Zur Unterstützung der Liquiditätsplanung des Einrichtungsträgers wurde der unterjährige Abruf von Gesellschafterdarlehen vereinbart, verbunden mit unterjährigen Mitteilungen, welche Investitionsmittel ggf. nicht benötigt werden. Diese Mitteilungen erfolgten vereinbarungsgemäß im Rahmen der Berichterstattung. Zur Bestimmung der Herkunft und Verwendung der Mittel wird mit Hilfe der Kapitalflussrechnung die wirtschaftliche Betätigung der laufenden Geschäftstätigkeit dargestellt. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/7 Der Mittelzu- und -abfluss ergibt sich wie folgt: in T€ 2012 Vorjahr - aus der laufenden Geschäftstätigkeit 1.505 -2.164 -26.347 -29.581 16.229 26.743 -8.613 -5.002 - aus der Investitionstätigkeit - aus der Finanzierungstätigkeit = zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelbestandes Der Mittelzufluss aus der Finanzierungstätigkeit reicht nicht aus, den Mittelabfluss aus der laufenden Geschäftstätigkeit und aus der Investitionstätigkeit zu decken. Die darüber hinaus benötigten Finanzmittel wurden dem Finanzmittelbestand (Stadtkassenkonto) entnommen. 3.4 Ertragslage Die Darstellung der Ertragslage soll darüber informieren, welches Jahresergebnis durch welche Erfolgskomponenten erzielt worden ist und damit zu welcher Veränderung des Eigenkapital geführt hat. Die zentralen Instrumente zur Darstellung der Ertragslage ist die zeitraumbezogene Gewinn- und Verlustrechnung des Jahres. Die Erträge der Einrichtung setzen sich wie folgt zusammen: In T€ 2012 Vorjahr 56.005 57.450 -1.445 Aktivierte Eigenleistung 1.000 1.139 -139 Sonstige betriebliche Erträge 4.070 7.117 -3.047 0 1 -1 61.075 65.707 -4.632 Umsatzerlöse Zinserträge Summe der Erträge Einzelheiten zu den Erträgen ergeben sich aus dem Anhang. +/- Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/8 Die Aufwendungen der Einrichtung setzen sich wie folgt zusammen: In T€ 2012 Objektbewirtschaftung Vorjahr +/- 33.674 36.790 -3.116 9.206 8.949 257 Abschreibung 16.406 16.925 -519 Zinsen 11.095 10.839 256 Übrige 2.552 2.028 524 72.933 75.531 -2.598 Personalkosten Summe der Aufwendungen Einzelheiten zu den Aufwendungen ergeben sich aus dem Anhang. Vergleich der Aufwendungen und Erträge 2012 zum Vorjahr: In T€ 2012 Vorjahr +/- Erträge 61.075 65.707 -4.632 Aufwendungen 72.933 75.531 -2.598 -11.858 -9.824 -2.034 Ergebnis Die betrieblichen Erträge sind im Vergleich zum Vorjahr deutlich gesunken. Dies liegt im Wesentlichen an den im Vergleich zum Vorjahr nicht mehr erhaltenden Mitteln im Rahmen des Konjunkturprogramms II. Der betriebliche Aufwand ist im Vergleich zum Vorjahr ebenfalls deutlich gesunken. Auch dies liegt im Wesentlichen an den im Vergleich zum Vorjahr nicht mehr zu verarbeitenden zusätzlichen Instandhaltungsmitteln im Rahmen des Konjunkturprogramms II. Das handelsrechtliche Jahresergebnis beträgt -11.858 T€. Geplant war ein Verlust aus dem Betrieb nicht erstatteter Abschreibung in Höhe von 12.450 T€, so dass eine Verlustreduzierung von 592 T€ erreicht werden konnte. Aufgrund von Einsparungen und Unterschreitungen bei einzelnen Aufwandspositionen im Vergleich zum Vorjahr und/oder zu den Planwerten für 2012 konnte eine Verlustreduzierung gegenüber dem planmäßigen Verlust erreicht werden. 3.5 Zusammenfassung zur Lage der Einrichtung Die Vermögen-, Finanz- und Ertragslage der Einrichtung war auch in 2012 stabil. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/9 Die Finanzierungsmaßnahmen umfassen die im üblichen Wirtschaftsverkehr vorherrschenden Aktivitäten, wie Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie aus dem Verrechnungsverkehr mit dem Einrichtungsträger zu marktüblichen Bedingungen. Derivative Finanzinstrumente werden nicht eingesetzt. Der laufende Zahlungsverkehr wird im Übrigen über ein bei der Stadt verwaltetes Bankkonto abgewickelt. Die Finanzierungsmaßnahmen werden kontinuierlich anhand der Daten aus dem Rechnungswesen kontrolliert. Die mit dem Oberbürgermeister und Rat der Stadt Aachen vereinbarten Ziele wurden bereits weitestgehend in Vorjahren umgesetzt. Die Ansätze in den jeweiligen Wirtschaftsplänen wurden seit Betriebsgründung im Ergebnis deutlich unterschritten. Die daraus resultierenden Jahresüberschüsse in den Jahren 2004 bis 2007 kamen im Wesentlichen dem städtischen Haushalt durch Ausschüttungen zugute, insgesamt 8,84 Mio. Euro. Ein geringer Teil verblieb in der Gewinnrücklage; die nicht an den Haushalt ausgeschütteten Jahresergebnisse betragen Ende 2012 noch 1,623 Mio. €. Ab dem Jahr 2008 konnten keine weiteren Ausschüttungen oder Zuführungen zu den Rücklagen vorgenommen werden, da der Einrichtung die Abschreibungen nicht bzw. nur in sehr geringer Höhe erstattet werden und somit planmäßig Verluste entstehen. Diese Verluste werden auf neue Rechnung vorgetragen. Diese Handhabung geht auf einen Beschluss des Finanzausschusses vom 26.02.2008 zurück. Auch in 2012 konnte dennoch eine Entlastung des Haushalts erreicht werden: so wurde der planmäßige Verlust aus nicht erstatteten Abschreibungen im Ergebnis um 592 T € reduziert. Der Personalabbau laut Rahmenvereinbarung im Bereich der Eigenreinigungskräfte wurde auch in 2012 sozialverträglich fortgeführt. Die vereinbarten qualitativen Ziele wurden erreicht oder sind in der fortlaufenden Umsetzung. Bislang lediglich in Pilotbereichen umgesetzt wurde das Vermieter-Mieter-Modell. Neu aufgenommen in das Modell wurde im Jahr 2012 das Objekt Reichsweg (Nadelfabrik). Der Investitionsbereich wurde in 2012 ohne nennenswerte Probleme im Hinblick auf die zur Verfügung stehenden Mittel umgesetzt. Budgetüberschreitungen bei einzelnen Maßnahmen konnten innerhalb des Wirtschaftsplans aufgefangen werden, auf die unterjährige Berichterstattung im Rahmen der Quartalsberichte wird verwiesen. Hinsichtlich der Umsetzungsgeschwindigkeit der Maßnahmen ergaben sich aufgrund von anhaltend hohem zusätzlichem Investitionsvolumen und fehlenden personellen Kapazitäten Engpässe, siehe dazu auch die Ausführungen unter 5. Die Mittel für die Instandhaltung der Gebäude konnten in den ersten Jahren seit Betriebsgrün- Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/10 dung aufgrund von Einsparungen in anderen Bereichen des Wirtschaftsplans erheblich erhöht werden. In den letzten Jahren waren dem Betrieb jedoch keine wiederkehrenden Einsparungen und somit Umschichtungen zugunsten der Instandhaltung möglich, so dass – mit Ausnahme des jährlichen Inflationsausgleichs – keine Aufstockung mehr erfolgen konnte. Die zur Verfügung stehenden Mittel liegen rd. 5 Mio. Euro p.a. unter dem empfohlenen Richtwert der KGSt (1,2 % der Wiederherstellkosten), so dass für Folgejahre ein neuer Instandhaltungsstau absehbar ist. Zum Abbau des bereits in Vorjahren objektbezogen ermittelten Instandhaltungsstaus werden dem Betrieb – neben den Mitteln der laufenden Instandhaltung – Sondermittel (sog. Reparaturund Brandschutzprogramme) im Rahmen des Investitionsprogramms der Stadt zur Verfügung gestellt. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für die kontinuierliche Aufarbeitung des bereits in Vorjahren dokumentierten Instandhaltungsstaus bei städtischen Objekten. 4. Vorgänge von besonderer Bedeutung nach Schluss des Wirtschaftsjahres 4.1 Veräußerung von nicht mehr benötigtem Vermögen und Flächenzugänge Die bereits in Vorjahren begonnene Veräußerung von nicht mehr benötigten Gebäuden wurde auch in 2012 weiter verfolgt, veräußert wurde der Bunker Lütticher Straße. Auch für die Folgejahre sind weitere Verkäufe vorgesehen, unter anderem die Veräußerung des Verwaltungsgebäudes Hackländerstraße 5. Positiv im Sinne eines aktiven Portfoliomanagements ist die Entwicklung, dass nicht mehr benötigte oder untergenutzte Objekte aufgegeben werden und somit die Anstrengungen zum Erhalt der Vermögenssubstanz der Gebäude, die mittel- bis langfristig im Bestand erhalten bleiben sollen, verstärkt werden können. Diese Entwicklung wird jedoch durch zusätzlichen Flächenbedarf (Flächenzugänge durch Neuund Erweiterungsbau und Anmietungen) kompensiert. 4.2 Teilnahme an interkommunalen Vergleichsringen Die überörtliche vergleichende Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt hatte in Vorjahren ergeben, dass die Einrichtung im Vergleich der 23 Kommunen einen Spitzenplatz in der Gesamtbewertung einnimmt. Explizit erwähnt wurden durch die GPA die professionelle Organisation und Steuerung, die hervorragende Datenbasis, ein vorbildliches Berichtwesen und Energiemanagement und die im Vergleich geringsten Bewirtschaftungsausgaben. Der interkommunale Vergleich wurde auch in 2012 auf freiwilliger Basis fortgesetzt: so beteiligt sich die Einrichtung seit 2007 an dem IKON-Vergleichsring der KGSt für den Bereich von Schul-, Verwaltungsgebäuden und Kindertagesstätten und seit 2010 auch zum Thema Gebäudereinigung. Ab 2013 nimmt der Betrieb außerdem an drei verschiedenen Vergleichsringen zur Perso- Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/11 nalbemessung teil: IKON-Vergleichsring, Arbeitskreis Deutscher Städtetag NRW für Gebäudewirtschaft und Arbeitskreis des Verbandes Kommunaler Immobilienbewirtschaftender Gesellschafen (VKIG). 4.3 Preissteigerungen im Energiebereich Die Preise im Energiebereich steigen seit Jahren kontinuierlich an und dieser Trend ist auch für Folgejahre zu erwarten. Aus diesem Grund kommt dem Energiemanagement eine wachsende Bedeutung zu, siehe dazu auch die Ausführungen unter 5. Für das Jahr 2014 sind die europaweiten Ausschreibungen erstmalig der Gas- und wiederkehrend der Stromlieferungen in Vorbereitung. 4.4 Thermalquellen bzw. Förderung von Thermalwasser Laut Rechtsauffassung der Bezirksregierung Köln fällt Thermalwasser unter die Auflagen des Arzneimittelgesetzes, und die Förderung von Thermalwasser ist somit seit 2012 unter Beachtung der strengen Auflagen und Qualitätsstandards eines pharmazeutischen Betriebs zu gestalten. Dieser pharmazeutische Betrieb wurde zwischenzeitlich aufgebaut und durch die Aufsichtsbehörde genehmigt. In der betrieblichen Praxis kann leider festgestellt werden, dass die zusätzlichen Auflagen einen erheblichen personellen Mehraufwand mit sich bringen. 4.5. Juristische Auseinandersetzung im Rahmen eines Großprojektes Im Zusammenhang mit der Umsetzung der Station Centré der Route Charlemagne im Gebäude Katschhof ist eine gerichtliche Auseinandersetzung unvermeidbar, bei der die Stadt Mehrausgaben von insgesamt ca. 1,4 Mio. € von Dritten einklagen wird. Die Einrichtung bereitet unter Einbezug des Fachbereichs Recht und eines extern mandatierten Anwalts die Geltendmachung dieser Ansprüche vor. 4.6 Tariftreue- und Vergabegesetz Das in 2012 in Kraft getretene Gesetz bringt erheblichen Mehraufwand für die Einrichtung mit sich. Unter anderem müssen künftig zur Beauftragung von externen Architekten- und Ingenieurleistungen VOF-Verfahren bereits ab einer Größenordnung von 25.000 Euro durchgeführt werden. Die Konsequenzen für die Organisation und der sich ergebende Personalmehrbedarf werden ermittelt und sollen den politischen Gremien im Rahmen eines Gesamtkonzeptes (siehe auch Ausführungen unter 5.) Ende 2013 vorgestellt werden. 5. Risikobericht Nachfolgend soll dargestellt werden welche: - Risikomanagementziele bzw. Risikofrüherkennung die Einrichtung verfolgt, Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/12 - Risiken für den Betrieb tatsächlich gegeben sind, - Methoden zur Risikoerkennung, Risikobegrenzung/-ausschluss angewendet werden bzw. im Aufbau sind. Ziel des betrieblichen Risikomanagements ist ein planvoller Umgang mit Risiken. Risikomanagementziele Grundsätzlich baut die Einrichtung ihr Internes Kontrollsystem (IKS) kontinuierlich weiter aus, um Risiken zu identifizieren, zu bewerten und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit einzuschätzen. Risiken sollen nach Möglichkeit ausgeschlossen oder – sofern dies nicht möglich ist - zumindest in ihren möglichen negativen Auswirkungen begrenzt werden. Weiterhin sollen sich abzeichnende Risiken frühzeitig erkannt und – falls möglich - Gegensteuerungsmaßnahmen bzw. Maßnahmen zur Risikobewältigung eingeleitet werden. Risiken Die möglichen Risiken für die Einrichtung werden - wie bereits im Risikobericht der Vorjahre – im Folgenden angesprochen und aktualisiert dargestellt. Die Methoden zur Risikobegrenzung/ausschluss sind jeweils dargestellt. Vor dem Hintergrund der Rahmenvereinbarung mit dem Oberbürgermeister und dem Rat der Stadt werden einige der genannten Risiken – i.W. die durch den Betrieb nicht beeinflussbaren Faktoren – vom Einrichtungsträger übernommen, siehe dazu die Hinweise auf die Rahmenvereinbarung beim den nachfolgend dargestellten Risiken. Die Ausgestaltung der Beziehungen zu dem Einrichtungsträger als sog. nahe stehende Person wurde bereits ausführlich unter 2.2 und 2.3 erläutert. Festzuhalten ist, dass die Vereinbarungen von beiden Seiten bislang eingehalten werden und die Zusammenarbeit in diesen Fragen, u.a. mit der Finanzsteuerung, funktioniert. Risiko: Preiserhöhungen bzw. Tarifsteigerungen Erhöhungen, insbesondere im Energiebereich, treten jährlich ein und sind auch für die künftigen Wirtschaftsjahre absehbar. Vereinbarungsgemäß werden Mehrausgaben aufgrund von Preiserhöhungen der Einrichtung zusätzlich zur Verfügung gestellt. Nichts desto trotz gewinnt ein professionelles Energiemanagement immer mehr an Bedeutung, siehe dazu auch Empfehlungen und eingeleitete Maßnahmen (Personalaufstockung). Die Mittel des Konjunkturprogramms II wurden in erheblichem Umfang dazu genutzt, energetische Maßnahmen in Bestandsgebäuden umzusetzen und somit in Folgejahren durch Verbrauchabsenkung den Preisanstieg zu dämpfen. Die tariflich bedingten Steigerungen im Bereich der Personalkosten werden ebenfalls vereinbarungsgemäß der Einrichtung zur Verfügung gestellt. Personalkostensteigerungen können abgemildert werden durch den sozialverträglichen Abbau von Stellen im Reinigungsbereich. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/13 Im Bereich der Kosten für Baumaßnahmen (Instandhaltung sowie Neu-, Um- und Erweiterungsbau) ist seit 2010 ein deutlicher Preisanstieg zur verzeichnen gewesen, der teilweise auf die Konjunkturprogramme, zum anderen auf die steigende private Konsumtätigkeit zurückzuführen ist. Im Bereich der Instandhaltungsaufwendungen wird der Inflationsausgleich dem Betrieb im Rahmen der Wirtschaftspläne zur Verfügung gestellt. Im Investitionsbereich (Neu-, Um- und Erweiterungsbau) wurden bislang im städtischen Haushalt keine Preissteigerungen berücksichtigt. Risiko: Folgekosten von Neubauvorhaben und Nutzungsintensivierungen Neu- und Erweiterungsbau und Nutzungsintensivierungen, z.B. im Rahmen von Mensenausbau und Ganztagsbeschulung, ziehen höhere Betriebskosten nach sich. Bis zur Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells und Ausweis in den Nutzerbudgets werden diese vereinbarungsgemäß der Einrichtung zusätzlich zur Verfügung gestellt. Durch Folgekostenberechnungen im Rahmen der Vorlagen werden Folgekosten transparent ausgewiesen. In 2010 wurde durch die Erarbeitung und anschließenden politischen Beschluss von Planungsanweisungen (siehe 4.4) sichergestellt, dass bauliche Maßnahmen zur Folgekostensenkung im Rahmen von Bauprojekten konsequent umgesetzt werden. Risiko: Unterlassene Instandhaltung Der Instandhaltungsstau an Gebäuden wurde durch die Einrichtung in Vorjahren erfasst und bewertet, über Wertkorrekturen beim Anlagevermögen berücksichtigt. Er wird über Programme verwaltungsintern systematisch und schrittweise behoben. Daneben wurden seit der Gründung der Einrichtung die Mittel für die Bauunterhaltung aus Einsparungen deutlich erhöht. Dennoch entsprechen die Mittel für die laufende Instandhaltung nicht dem anerkannten Richtwert der KGSt von 1,2 % der Wiederherstellkosten, so dass mit weiterem Instandhaltungsstau in Folgejahren zu rechnen ist. Risiko: Vermögenserhalt Im Wirtschaftsjahr 2012 übersteigen die Investitionen mit 26,374 Mio. € (incl. Route Charlemagne) die Abschreibungen in Höhe von 16,406 Mio. €. Auch für die Folgejahre sind erhebliche Investitionen im städtischen Haushalt und somit im Wirtschaftsplan vorgesehen. Risiko: Bildung angemessener Rücklagen Das Synergie- und Rationalisierungspotential ist weitestgehend ausgeschöpft; die Bildung von angemessenen Rücklagen und Erzielung einer marktüblichen Verzinsung des Eigenkapitals gemäß § 10 Absatz 3 und 5 EigVO NRW ist nicht mehr möglich. Die Haushaltskonsolidierung machte bereits eine fast vollständige Auflösung der Gewinnrücklage erforderlich. Die Kapitalrücklage der Einrichtung wird künftig durch die Nicht-Erstattung der Abschreibungen abschmelzen. So ergeben sich allein in den Jahren 2008 bis 2011 insgesamt Verluste und die Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/14 damit einhergehende Verrechnung von Jahresfehlbeträgen in Höhe von 44.765 €. Die Verluste wurden bisher vorgetragen. Langfristig kann diese Entwicklung die angemessene Kapitalausstattung des Betriebes gefährden. Zudem erhöhen sich durch die unterlassene Tilgung der Trägerdarlehen bei gleichzeitiger Neuaufnahmen von Darlehen die Zinsaufwendungen, die als Kostenbestandteile dem Eigenbetrieb zu bezahlen sind. Risiko: Anlagenintensität Der hohe Anteil von bebauten Grundstücken am Gesamtvermögen, die sog. Anlageintensität, führt zu einer hohen Fixkostenbelastung in Form von Abschreibungen und einer hohen mittel- bis langfristigen Kapitalbindung. Die hohe Fixkostenbelastung wirkt sich besonders negativ bei rückläufiger Beschäftigung (= Umsätze, wie z. B. Haushaltskürzungen), aus. Deshalb ist eine mittel- bis langfristige Unternehmenspolitik erforderlich. Grundlage für die Unternehmenspolitik sollte die langfristige Planung gewünschter Entwicklungen der städtischen Gebäude in Form von Gebäudebedarfsplänen sein. Diese sind durch die Bedarfsträger nach fachlichen Prioritäten und unter Berücksichtigung des demographischen Wandels zu erstellen (z.B. Schulentwicklungsplan). Investitionen an Gebäuden werden vor ihrer Durchführung zur Vermeidung von Fehlallokation mit Blick auf eine mittel- bis langfristig gewährleistete Nutzung mit den Bedarfsträgern abgestimmt. Politik und Verwaltung beschäftigen sich zunehmend mit der Frage nach dem Erhalt bzw. der Aufgabe von nicht mehr benötigten Standorten. Risiko: aus Sach- oder Personenschäden Auf der Grundlage der Vermögensbewertung wurden die Versicherungswerte der Gebäudeversicherungen überprüft und im Bedarfsfall angepasst. Risiken aus dem Gebäudebetrieb oder durch Fehlverhalten der Mitarbeiter/innen sind teilweise über Haftpflicht- bzw. Vermögenseigenschadenversicherungen abgesichert. Risiken aus Sturmschäden wurden auf der Basis einer Risikoabschätzung nur in ausgewählten Objekten versichert. Hier deutet sich u.U. eine Zunahme von Sturmereignissen an; ein Abschluss von Sturmversicherungen für den gesamten Gebäudebestand ist jedoch weiterhin nicht wirtschaftlich. Risiko: Personalausstattung Die Haushaltskonsolidierung machte in Vorjahren einen erheblichen Personalabbau erforderlich. Der Personalabbau wurde in der Rahmenvereinbarung geregelt: insgesamt 30 % aller Stellen sollten sozialverträglich abgebaut werden. Dieser Abbau wäre möglich gewesen, ohne die Aufgaben- Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/15 erfüllung zu gefährden, allerdings nur bei gleichbleibendem Aufgabenumfang. Mit Gründung waren – neben allen Stellen im Reinigungsbereich – 18 Vollzeitstellen abzubauen. Im Wirtschaftsjahr 2007 waren noch insgesamt 7,5 Vollzeitstellen, ab dem Jahr 2008 noch 6,5 Vollzeitstellen und ab 2009 noch 6 Vollzeitstellen laut Rahmenvereinbarung abzubauen. Der Aufgabenumfang der Einrichtung hatte jedoch zwischenzeitlich zugenommen, zum einen durch das immer anspruchsvoller gewordene städtische Investitionsprogramm, zum anderen durch die Verlagerung von Aufgaben aus anderen Bereichen. Beispielsweise aufgeführt seien hier: - Übernahme des Winterdienstes vom Liegenschaftsmanagement für bebaute Liegenschaften, - Übernahme Neubau und Um- und Erweiterung an Außenanlagen vom Fachbereich Umwelt, - Projekte wie Route Charlemagne, Herrichtung von Mensen oder bauliche Maßnahmen für die U3-Betreuung, - Bereitstellung von zusätzlichen Mitteln für den nicht-schulischen Bereich seit 2010. Der Abschlussprüfer hat darauf hingewiesen, dass ein Betrieb in der Größenordnung der Einrichtung ein institutionalisiertes Controlling benötigt. Dies ist bereits aus Gründen des zwischenzeitlich vorgeschriebenen Risikomanagements auch aus Sicht der Betriebsleitung unerlässlich und wird ab August 2013 eingerichtet werden. Das CAFM-System (i.W. SAP) macht ebenfalls eine personelle Betreuung erforderlich. Die Stellenabbauvorgabe betrug Ende 2008 noch sechs Vollzeitstellen. Diese Vorgabe konnte die Einrichtung aus den genannten Gründen nicht mehr erfüllen. Frei werdende Stellen wurden umgewandelt und für die genannten Aufgaben besetzt. Die Konsolidierungsvereinbarung wurde jedoch aufgrund der hohen Einsparung im Bereich der Sachkosten erreicht und somit im Rahmen der Wirtschaftsplanberatungen 2009 auch offiziell abgeschlossen. Vorstand, Betriebsausschuss und Rat sind dieser Argumentation gefolgt, die Vorgabe der Einsparung von weiteren sechs Vollzeitstellen wurde aufgehoben. Die in 2010 für die Gesamtverwaltung beschlossene sechsmonatige Stellenwiederbesetzungssperre gilt laut politischem Beschluss grundsätzlich auch für die Einrichtung. Ausnahmen sind jedoch zulässig, sofern „Stellen zur wirtschaftlichen Erfüllung der Aufgaben unabdingbar sind“. Da die Einrichtung in Vorjahren konsequent in allen Bereichen Personal abgebaut und auf einen Mindeststandard reduziert hat, greift diese Ausnahmeregelung in den meisten Fällen. Seit 2009 bewegt sich das umzusetzende Investitionsvolumen auf einem deutlich erhöhten Niveau im Vergleich zum Volumen bei Betriebsgründung und somit Abschluss der Rahmenvereinbarung. Weiterhin werden Planung und Durchführung von Baumaßnahmen insgesamt u.a. durch höhere Technisierung, zunehmende Vorschriften und -Verfahrensdichte, energetische Anforderungen und anspruchsvollere Abstimmungsprozesse immer komplexer. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/16 Die Personalressourcen – Stellen – sind nicht mitgewachsen. Das Instrument der temporären Personalgewinnung wird zwar seit 2009 intensiv genutzt, erweist sich aber vor dem Hintergrund des anhaltend hohen Arbeitsvolumens und der Tatsache, dass beispielsweise Fachingenieure kaum auf dem Markt verfügbar sind und bei Befristung von Stellen eine Besetzung nahezu unmöglich ist, auf Dauer als nicht zielführend. Aus diesem Grund ist für die politischen Gremien ein Strategie- und Personalbemessungspapier in Vorbereitung, das Ende 2013 eingebracht werden soll. Risiko: Aufgabenspektrum bzw. Gebäudebetrieb Aus dem Unternehmenszweck der Gebäudewirtschaft erwachsen neben den oben genannten Risiken zahlreiche weitere Risiken; die Betriebsleitung trägt eine hohe Verantwortung für die Organisation der Einrichtung. Beispielhaft aufgeführt seien die Gewährleistung schneller Reaktionszeiten bei Gefahr in Verzug, ausreichende Fachlichkeit des Personals, frühzeitige Gefahrerkennung und -vermeidung und Korruptionsvorbeugung. Dazu sind unter anderem erforderlich: - optimierte Abläufe, - eindeutige Regelungen über Zuständigkeiten, Befugnisse, Abläufe, - ausreichende DV-Unterstützung, - Frühwarnsysteme/-mechanismen, Gebäudemanagement der Stadt Aachen - geregelte Informationsflüsse, - ausreichende Personalausstattung, - Qualifikation des Personals. IV/17 Zur Einführung eines systematischen Risikomanagements und Optimierung des Internen Kontrollsystems im Sinne des § 10 EigVO NRW werden neben den klassischen und bereits im Einsatz befindlichen Instrumenten – Berichtswesen, wöchentliche Abteilungsleiter- und Betriebsleiterbesprechungen, monatliche Budgetkontrolle, namentlich benannte Sachkonten- und Projektverantwortliche, Benchmarking, Zentrale Störannahme, 24-Stunden-Rufbereitschaft – alle bestehenden Regelungen (Dienst- und Handlungsanweisungen etc.) systematisch zusammengeführt, auf Aktualität überprüft und etwaige Regelungslücken geschlossen. Die bereits bestehenden Anweisungen werden aufgrund ihrer Fülle und Komplexität regelmäßig in den Teambesprechungen thematisiert und erläutert. Wichtig hierbei ist es, eine angemessene Relation von Regularien und Sicherungssystemen einerseits und Handlungsfähigkeit und Flexibilität der Einrichtung andererseits zu erhalten. Das bestehende Risikomanagement wurde im März 2012 durch einen Workshop auf Führungsebene überprüft. Im August 2012 wurde eine neue Stelle aus dem Stellenbestand erstmalig gebildet und personell besetzt, die sich u.a. mit dem Thema Risikomanagement beschäftigt und den weiteren Ausbau und DV-Einsatz forciert. Die Abläufe im Bereich der Projektsteuerung sowie das Vergabevorlagenbuch der Geschäftsstelle der Einrichtung wurden in 2010/2011 auf DV-Lösungen umgestellt und somit erheblich unterstützt, u.a. durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten sowie die Abrufmöglichkeit aktueller Statusinformationen. Im Einsatz ist zwischenzeitlich eine DV-Lösung, mit der Wartungen und Prüfungen von technischen Einrichtungen und Arbeiten im vorbeugenden Brandschutz unterstützt werden. Die erforderlichen Daten werden sukzessiv ermittelt und eingepflegt. Der Korruptionsprävention dienen zahlreiche und umfassende organisatorische, personelle und DV-technische Maßnahmen, beispielhaft genannt seien das konsequent umgesetzte Vier-AugenPrinzip, das Prinzip der Funktionstrennung, Regelung von Unterschriftsbefugnissen und Abläufen, Streuung bei der Auftragsvergabe im Bereich der Kleinaufträge und regelmäßige Auswertung/Überwachung der Streuung, konsequente Anwendung von VOL/VOB/VOF und Seminare und Publikationen zur Korruptionsprävention. Der Qualifikation der Mitarbeiter/innen wird durch regelmäßige Fortbildung – teilweise in InhouseSeminaren, wenn die Themen einen größeren Personenkreis betreffen – zu allen für sie relevanten Sach- und Führungsthemen Rechnung getragen. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/18 Empfehlungen der Betriebsleitung an die Entscheidungsgremien zum Risikomanagement: - Anpassung des bestehenden Stellenplans der Einrichtung laut Rahmenvereinbarung an das erhebliche gestiegene Aufgabenvolumen - Erhöhung der für Instandhaltung zur Verfügung stehenden Mittel, da der Wert 1,2 % der Wiederherstellkosten deutlich unterschritten wird und sich somit weiterer Instandhaltungsstau abzeichnet; zusätzlich: - Aufgabe von nicht mehr benötigten Liegenschaften bzw. Gebäuden zur Reduzierung von gebäudewirtschaftlichen Aufwendungen und Konzentration der verfügbaren Mittel - Überführung aller Gebäude – auch der denkmalgeschützten Sonderbauten – in das Sondervermögen der Einrichtung zur Bündelung aller damit verbundenen Aufgaben in einer Hand - Beibehaltung der Reparaturprogramme für schulische und nicht-schulische Gebäude und des Brandschutz-Programms; Aufstockung der jährlich zur Verfügung stehenden Mittel, um den Instandhaltungsstau zügiger abzubauen - Angemessene Erhöhung der Einnahmen von externen Mietern/Nutzern; dies setzt u.a. Intensivierung der Raumnutzung (z.B. durch Untervermietung), Anreizsysteme im Rahmen Vermieter-Mieter-Modell und politische Beschlussfassungen in den Bereichen Entgeltordnungen voraus - Zukünftige Gebäudenutzungen werden auf Basis einer Vollkostenrechnung (Erstattung auch der Abschreibung in voller Höhe) abgerechnet 6. Prognosebericht Nachfolgend sollen die Chancen und Risiken des Betriebes in Folgejahren beleuchtet werden. Die ersten Betriebsjahre der Einrichtung haben vorrangig dazu gedient, die Gebäudewirtschaft zu optimieren und die vereinbarten Einsparungen zu realisieren. Auch die künftigen Wirtschaftsjahre sollen zur Fortführung der Optimierung der Einrichtung im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses dienen: weitere Optimierung der Abläufe und Informationsflüsse, Einbezug der Mitarbeiter/innen in Entscheidungsprozesse, Berücksichtigung von Anregungen und Verbesserungsvorschlägen und letztlich ein konstruktiv-partnerschaftlicher Dialog werden bewusst gepflegt und auf allen Hierarchieebenen eingefordert. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/19 Die Arbeitsbelastung ist weiter gestiegen und somit ausgesprochen hoch. Die Mitarbeiter/innen identifizieren sich zwar immer noch in hohem Maß mit ihren Aufgaben und arbeiten mit großem Engagement, aber es treten verstärkt Probleme und Engpässe auf. Insgesamt sind eine gestiegene Erwartungshaltung und Anforderungen von internen und externen Kunden, Vorstand und Politik zu verzeichnen, unter anderem auch hinsichtlich Auswertungen, Entscheidungsgrundlagen, Berichten und Auswertungen. Diese sind im Personalbestand kaum noch leistbar. Auch die Bauvorhaben selbst werden zunehmend komplexer. Es wird auch weiterhin unabdingbar sein, Kapazitätsschwankungen und außergewöhnliche Belastungen durch den Einsatz von befristetem Personal und/oder Personaldienstleistern auffangen zu können. Der zunehmende Arbeitsaufwand und das anhaltend hohe Umsetzungsvolumen der letzten Jahre zeigen jedoch, dass dieser Weg alleine nicht zielführend sein wird. Es zeichnet sich deutlich ab, dass das Stellenkontingent der Einrichtung angehoben werden muss. Die in 2007 stattgefundene überörtlichen Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt hatte ergeben, dass die Einrichtung sich im interkommunalen Vergleich auf einem der Spitzenplätze befindet. Im Bereich Energiemanagement und bei den Bewirtschaftungsausgaben stellte sie den Benchmark, ebenso wird im Bereich Organisation und Steuerung einer der beiden Spitzenwerte (Erfüllungsrad > 80%) erreicht. Die Kennzahl im Bereich Personal zeigte, dass die Einrichtung im Vergleich mit Abstand die niedrigsten Personalkosten in der Bewirtschaftung aufwies. Die Personalkennzahl bestätigt aus Sicht der Betriebsleitung die vor dem Hintergrund von gestiegenem Arbeitsvolumen zwischenzeitlich zu geringe Personalausstattung. Aktuell wird durch die Betriebsleitung ein Strategie- und Personalbemessungskonzept erarbeitet, dass den politischen Gremien Ende 2013 vorgestellt werden soll. Kapazitätsschwankungen bzw. zusätzliche befristete Aufgaben – z.B. im Rahmen von Programmen wie OGS, Mensen, KP II – sind bislang nur leistbar durch den Einsatz von befristet eingestelltem Personal. Befristet eingestelltes und eingearbeitetes hoch qualifiziertes Personal, dass sich bewährt hat, hat zwischenzeitlich teilweise Festeinstellungen erhalten, um zum einen diese Kräfte zu binden, zum anderen frühzeitig Nachwuchskräfte und zeitnahe Einweisung auf in den kommenden Jahren frei werdenden Stellen zu sichern. Im Bereich der Bearbeitung von Brandschutzmängeln hatte sich bereits in Vorjahren eine weitere Verschärfung der Auslegung der Bestimmungen und Anforderungen auch bei den betriebstechnischen Einrichtungen ergeben. So wird es unumgänglich – und wie bereits bei der Vermögensbewertung für den baulichen Teil geschehen – eine Bestandsaufnahme und Erfassung von im vorbeugenden Brandschutz relevanten technischen Einrichtungen durchzuführen. Die DV-Lösung wurde zwischenzeitlich umgesetzt, so dass die erforderlichen Daten neben der graphischen Form (CAD) auch in alphanumerischer Form aufgenommen werden können. Für die Aufnahme, Aktuali- Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/20 sierung und Pflege ist der zusätzliche Einsatz von Personal erforderlich. Der Bereich Energiemanagement wurde aus dem Stellenbestand personell aufgestockt, um der wachsenden wirtschaftlichen und ökologischen Bedeutung dieses Bereiches Rechnung zu tragen und die Spitzenstellung im interkommunalen Vergleich weiter auszubauen. Die Stelle wurde aus dem Stellenbestand durch Umwandlung geschaffen. Dieser strategisch wichtige Bereich wird aus Sicht der Betriebsleitung jedoch noch weiter personell auszubauen sein. Auch dies wird in die Gesamtkonzeption Ende 2013 einfließen. Seit 2011 steht die durch die Einrichtung entwickelte Software EView im Internet/Intranet zur Verfügung: Gebäudenutzer können sich – zur Vorbereitung auf das Vermieter-Modell und die damit verbundene Ressourcenverantwortung – jederzeit zeitnah über die Verbrauchsentwicklung ihrer Gebäude informieren. Aktuell wird EView gemeinsam mit der Regio IT in eine Branchenlösung überführt. Pilotbereich ist in einem ersten Schritt die Städteregion, in weiteren Ausbauschritten soll EView auch weiteren Interessenten auf Landes- oder kommunaler Ebene angeboten werden. Auch diese Entwicklung gilt es personell zu unterstützen, ohne dass die übrigen Themen des Energiemanagements leiden. Die allgemeine Arbeitszufriedenheit ist aus Sicht der Betriebsleitung auch weiterhin gut. Nicht zuletzt die gute Zusammenarbeit mit dem Dienststellenpersonalrat ermöglicht es, Konfliktpotential frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden. Die anhaltend positive Entwicklung des Betriebes – trotz verschlechterter Rahmenbedingungen – ist insbesondere der guten und engagierten Arbeit der Abteilungsleiter/innen und der Mitarbeiter/innen der Einrichtung zu verdanken. Der TVöD bot ab 2007 die Möglichkeit des Einstieges in eine stärker leistungsgerechte Bezahlung. Ab 2011 gilt nunmehr eine Dienstvereinbarung zwischen Oberbürgermeister und städtischer Personalvertretung, die 10% der auszuschüttenden Mittel nach Leistungsorientierung vorsieht. Diese Prämien konnten in 2012 und in 2013 ausbezahlt werden. Die Betriebsleitung begrüßt dies ausdrücklich, um herausragende Leistungen auch monetär honorieren zu können. Im TVöD wurde insgesamt das Gehaltsniveau bei den Einstiegsgehältern nach unten abgesenkt. Vor dem Hintergrund sich abzeichnenden altersbedingten Fluktuation und des sich abzeichnenden Fachkräftemangels, z.B. im Ingenieurbereich, ergeben sich in der Praxis Probleme bei der Gewinnung von qualifiziertem Personal. Verschärft wird das Problem durch die zeitlichen Befristungen, die aufgrund fehlender Stellenkapazitäten jedoch angewendet werden müssen. Die Betriebsleitung erhofft sich weiterhin die Chance, künftig die Einrichtung noch eindeutiger im Sinne eines Dienstleisters positionieren zu können. Der in den ersten Betriebsjahren aus Gründen der Haushaltsentlastung verfolgte und mit Vorstand und Politik vereinbarte Konsolidierungskurs hat teilweise zu nicht unerheblichen Konflikten zwischen der Einrichtung als „Dienstleister“ und den Wünschen der Kunden bzw. Gebäudenutzern geführt. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/21 Zur Steigerung der Kundenzufriedenheit, aber auch zur Sicherung der Qualität der Fremdreinigung wurden in Vorjahren zwei Stellen für Reinigungskontrolleure durch Umwandlung frei werdender Stellen im Bereich der Eigenreinigung gebildet. Diese kümmern sich mit stichprobenartigen Kontrollen um die Reinigungsqualität vor Ort. Die Erfahrungen mit dem Einsatz von Reinigungskontrolleuren sind ausgesprochen positiv. Die in Vorjahren realisierten Kosteneinsparungen dürfen nicht zu einer Unterschreitung der ausgeschriebenen Qualität führen. Chancen für die Zukunft werden auch weiterhin in der Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells gesehen, um bei den Gebäudenutzern Einflussmöglichkeiten, Partizipation und Kostenbewusstsein zu stärken und mittel- bis langfristig weitere Einsparungen, u.a. durch intensivere Flächennutzung, Entwicklung von Raumbedarfsplänen und ggfls. Flächenreduzierung, zu erreichen. Für den Haushalt 2013 wurde als weiterer Umsetzungsschritt ein nachrichtlicher Ausweis von Betriebskosten für die Liegenschaften des Fachbereichs Schule und Jugend im Wirtschaftsplan vorgenommen. Zur Umsetzung des Modells besteht noch erheblicher Klärungsbedarf mit der Finanzsteuerung, u.a. aufgrund der Nicht-Erstattung von Abschreibungen, die jedoch wesentlicher Bestandteil einer Kostenmietberechnung sind, und auch hinsichtlich der für eine Mietkalkulation anzusetzenden Bodenwertverzinsung. Die Auswirkungen der Haushaltssituation auf die Erstattung von betrieblichen Aufwendungen der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen bleiben abzuwarten. In 2012 trat eine personelle Veränderung innerhalb der Betriebsleitung ein: der technische Leiter trat zum 01.09.2012 in den Ruhestand ein. Die von Betriebsauschuss und Rat beschlossene nahtlose Besetzung der Stelle war nicht realisierbar, der neue technische Leiter trat seinen Dienst jedoch am 01.11.2012 an. Gebäudemanagement der Stadt Aachen IV/22 Angaben gemäß § 25 Abs. 2 EigVO NW Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Betriebsleitung im Rahmen der Prüfung des Vorjahres (Jahresabschluss zum 31. 12. 2011) führte zu keinen Beanstandungen. Aachen, 02. August 2013 Gebäudemanagement der Stadt Aachen Vera Bortz Klaus Schavan Kfm. Betriebsleiterin Tech. Betriebsleiter V/1 Rechtliche Grundlagen der Einrichtung – Stand 31. Dezember 2012 Betriebssatzung: Grundlage des Gebäudemanagements ist die von der Stadt Aachen beschlossene Betriebssatzung vom 16. Dezember 2003 in der zuletzt geänderten Fassung vom 07. September 2005. Bezeichnung, Rechtsform und Sitz: Die Einrichtung führt die Bezeichnung Gebäudemanagement der Stadt Aachen. Sie wird als eigenbetriebsähnliche Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit (Sondervermögen mit Sonderrechnung) in entsprechender Anwendung der Vorschriften der Gemeindeordnung, der Eigenbetriebsverordnung und der Betriebssatzung geführt. Der Sitz des Gebäudemanagements ist in Aachen. Wirtschaftsjahr: Das Wirtschaftsjahr der Einrichtung ist das Kalenderjahr. Träger der Einrichtung: Träger der Einrichtung ist die Stadt Aachen. Gegenstand der Einrichtung: Gegenstand des Gebäudemanagements ist – kurzgefasst – vornehmlich: Die zentrale Bewirtschaftung von Verwaltungsgebäuden, Schulen, Kindertagesstätten und sonstigen Gebäuden, die der Stadt Aachen zur Erfüllung ihrer Aufgaben dienen. Der Betriebszweck umfasst auch die Bewirtschaftung von Nebenflächen und Nebennutzungen und alle den Betriebszweck fördernden Geschäfte. Rechnungswesen: Zum Rechnungswesen gehören lt. Organisationsplan:  kaufmännische Buchführung,  Anlagenbuchführung,  Kostenrechnung,  Auswertung und Statistiken,  Berichtswesen und Controlling,  Wirtschaftsplan, Jahresabschluss,  Abrechnung Dienstleistungen,  Betriebskosten für Mietverhältnisse. Die kaufmännische Buchführung ist gemäß § 19 EigVO NRW iVm § 13 der Betriebssatzung nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung der Betriebssatzung zu führen. Der Wirtschaftsplan umfasst gemäß §§ 14 ff. EigVO NRW iVm § 15 der Betriebssatzung den Erfolgsplan, den Vermögensplan sowie die Stellenübersicht. Der Wirtschaftsplan ist gemäß § 18 EigVO NRW iVm § 16 der Betriebssatzung um einen fünfjährigen Finanzplan zu ergänzen. Für den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht) sind gemäß §§ 21 ff. EigVO NRW iVm § 19 der Betriebssatzung die Bestimmungen des Handelsgesetz für große Kapitalgesellschaften anzuwenden. Die zusätzlichen Erfordernisse der Eigenbetriebsverordnung für den Anhang und den Lagebericht sind zu beachten. Kassenführung: Für die Kassenführung ist eine Sonderkasse bei der Stadtverwaltung Aachen eingerichtet. V/2 Kapitalverhältnisse: Das Stammkapital beträgt T€ 1.000. Darüber hinaus verfügt die Einrichtung über eine Kapitalrücklage in Höhe von T€ 272.083 Betriebsleitung: Betriebsausschuss: Die Betriebsleitung obliegt:  Frau Vera Bortz (kfm. Betriebsleiterin),,  Herrn Klaus Schavon (techn. Betriebsleiter) ab 01. November 2012. Der Betriebsausschuss besteht aus acht Mitgliedern. Darüber hinaus gibt es ein beratendes Mitglied ohne Stimmrecht. Die Zusammensetzung des Betriebsausschusses ist detailliert im Anhang dargestellt. Die Aufgaben des Betriebsausschusses sind in § 5 der Betriebssatzung geregelt. Betriebsräume: Das Gebäudemanagement übt seine Verwaltungstätigkeiten in dem in seinem Eigentum befindlichen Gebäude in der Lagerhausstraße 20 in Aachen aus. Steuerliche Verhältnisse: Mit der Bewirtschaftung von städtischen Gebäuden und ihrer Nebenflächen übt die Einrichtung keine einen Betrieb gewerblicher Art begründende Tätigkeit aus. Sie ist insoweit mit dieser Tätigkeit weder körperschafts- noch gewerbe- oder umsatzsteuerpflichtig. Es bestehen allerdings darüber hinaus diverse Betriebe gewerblicher Art, die generell eine Steuerpflicht begründen. Aufgrund ihres Dauerverlustcharakters fallen gleichwohl keine Ertragsteuern an. Das Gebäudemanagement macht hinsichtlich der Umsatzsteuerpflicht von der Option gemäß § 9 UStG Gebrauch und berechnet für seine Leistungen Umsatzsteuer. Das Gebäudemanagement verwaltet und bewirtschaftet zudem in sehr geringem Umfang Wohnungseigentum. Dies ist als Vermögensverwaltung iSd § 14 Satz 3 AO zu qualifizieren. Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuerpflicht besteht nicht, da die Tätigkeit der Einrichtung den Rahmen einer Vermögensverwaltung nicht übersteigt. Für den Grundbesitz wird in Ausnahmefällen Grundsteuer entrichtet. Kommunale Nutzungen sind generell grundsteuerbefreit. Für die genutzten Pkw fällt Kfz-Steuer an. Wichtige Verträge/Vereinbarungen: Mit der Stadt Aachen bestehen folgende Vereinbarungen:  Gründungsdarlehen vom 29. März 2005,  lfd. Gesellschafterdarlehen jährlich,  Rahmenvereinbarung vom Januar 2004,  Dienstanweisung für die Werkleitung vom April 2004,  Dienstanweisung zur Regelung der Zeichenbefugnisse für den Eigenbetrieb vom Juli 2004,  Dienstanweisung zur Regelung der Geschäftsverteilung vom 01. Juli 2004,  Wirtschaftsplan Gebäudemanagement vom 29. März 2005, V/3  Verkauf von Immobilien aus dem Besitz des E26 vom 03. Februar 2006,  Freistellung der Bilanzierung von Pensionsrückstellungen vom 08. März 2010,  Regelung der Vertretung bei gleichzeitiger Abwesenheit beider Geschäftsführer vom 14. September 2010. Mit der StädteRegion Aachen besteht eine Leistungsvereinbarung über die Vermögensübertragung und zur Regelung der Finanzbeziehungen vom 17. Dezember 2007. Es liegen diverse weitere Verträge u. a. über Energielieferungen, Hardund Software, Telekommunikation, Wartungen, Reinigungsleistungen, Versicherungen, An- und Vermietungen sowie Architekten- und Ingenieurleistungen vor. VI/1 Wirtschaftliche Grundlagen der Einrichtung Umsatzerlöse – gegliedert nach Segmenten: Budgetansatz des Einrichtungsträgers T€ % Gesamt T€ % 2008 2009 2010 2011 2012 56.294 60.241 57.199 57.450 56.005 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 41.801 43.547 42.090 41.701 39.564 74,2 72,3 73,6 72,6 70,6 Stadt/Eigenbetriebe T€ % 5.232 7.092 7.363 7.450 7.770 Mieten und Pachten Dritte T€ % StädteRegion Aachen T€ % 9,3 11,8 12,9 13,0 13,9 6.284 6.355 4.415 4.825 4.807 11,2 10,5 7,7 8,4 8,6 2.634 2.648 2.892 2.889 3.577 4,7 4,4 5,0 5,0 6,4 übrige T€ % 343 599 439 585 287 Budgetansatz des Einrichtungsträgers: gebäudebezogene Umsatzerlöse T€ % Gesamt T€ % 2008 2009 2010 2011 2012 41.801 43.547 42.090 41.701 39.564 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 27.735 28.804 28.762 29.132 26.567 Erstattung von Abschreibun) gen1 T€ % Darlehenszinsen T€ % 66,3 66,1 68,3 69,9 67,1 13.988 13.192 11.247 10.094 10.522 33,5 30,3 26,7 24,2 26,6 0 500 1.000 1.500 1.500 Verwaltungskostenbeitrag T€ % 0,0 1,2 2,4 3,6 3,8 Aufwendungen für Objektbewirtschaftung – gegliedert nach Kostenarten: Gesamt T€ % 2008 2009 2010 2011 2012 32.789 37.171 37.452 36.790 33.674 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 umlagefähige Betriebskosten T€ % Instandhaltung/Reparaturen T€ % 23.021 24.149 24.235 24.690 25.655 9.768 10.510 8.304 9.355 8.019 70,2 65,0 64,7 67,1 76,2 übrige T€ 29,8 28,3 22,2 25,4 23,8 % ) –2 2.512 4.913 2.745 0 0,0 6,7 13,1 7,5 0,0 Investitionen und Abschreibungen: Investi) tionen3 2008 2009 2010 2011 2012 34.773 19.693 20.289 29.518 26.374 Abschreibungen lt. GuVRechnung T€ 17.744 18.738 16.662 16.925 16.406 1) Nach Verrechnung mit Erträgen aus der Auflösung des Sonderpostens für Investitionszuschüsse 2) Datenmaterial nicht vorhanden 3) Zugänge an Sachanlagen 78 1.051 1.081 975 975 0,2 2,4 2,6 2,3 2,5 0,6 1,0 0,8 1,0 0,5 VI/2 Beschäftigte/Beamte im Jahresdurchschnitt und Personalaufwand: Betriebsleitung (einBereich schl. SekInfraretariat struktur 2008 2009 2010 2011 2012 2 2 2 2 2 Bereich Technik 103 97 91 87 81 Bereich Bereich kfm. HochAbteibau lung 43 43 45 47 50 24 28 32 35 35 Personalaufwand lt. GuVRechnung T€ 21 25 22 21 26 8.175 8.819 8.966 8.949 9.206 Bewirtschaftung – Bruttogesamtfläche der Einrichtung: Gesamt qm ) 20084 4) 2009 4) 2010 2011 2012 Schulen qm – – – 1.193.557 1.196.109 – – – 525.352 526.712 Verwaltungsgebäude qm – – – 162.822 161.498 Lagergebäude Produktionsund Werkstätten qm Wohnbauten qm – – – 112.119 116.296 übrige qm – – – 88.898 91.174 – – – 304.366 300.429 Anzahl der zu betreuenden Objekte lt. Anlagenbuchhaltung: Gesamt 2008 2009 2010 2011 2012 4) Schulen 653 653 633 625 621 151 151 131 130 130 Lager/Werkstätten 126 126 127 125 125 Gesundheits- und Sportanlagen 104 104 104 104 104 Kinder- und Jugendeinrichtungen 73 73 84 83 83 Für die Jahre 2008, 2009 und 2010 liegt kein entsprechend aufbereitetes Datenmaterial vor übrige 199 199 187 183 179 VI/3 Betriebswirtschaftliche Kennziffern: Ertragslage 2008 2009 2010 2011 2012 – – 9.824 – 11.858 – Jahresergebnis T€ – 13.375 – 11.844 ebit T€ 150 1.078 1.981 1.013 Betriebsleistung T€ 59.965 66.132 65.079 64.310 60.154 Betriebsaufwendungen T€ 61.097 66.836 63.823 63.149 61.452 operatives Ergebnis T€ 1.132 704 1.256 1.161 Finanzergebnis T€ – 13.225 – 12.922 – 10.703 – 10.837 – 11.095 Eigenkapitalrentabilität % – 5,1 – 4,8 – 4,1 – 4,3 – 5,4 Umsatzrentabilität % – 23,8 – 19,7 – 17,0 – 17,1 – 21,2 Aufwandsquote für Objektbewirtschaftung % – 54,7 56,2 57,5 57,2 55,8 Personalaufwandsquote % 13,6 13,3 13,8 13,9 15,3 Abschreibungsquote % 29,6 28,3 23,8 24,4 27,3 – 9.722 – 762 1.298 Vermögens- und Finanzlage 2008 2009 2010 2011 2012 Bilanzsumme T€ 661.860 579.094 559.650 613.994 609.614 Anlagenintensität % 96,0 96,5 92,9 93,2 95,4 Eigenkapital T€ 260.811 249.336 239.765 229.941 218.083 Eigenkapital und eigenkapitalähnliche Mittel T€ 336.736 311.965 309.786 313.877 313.274 Eigenkapitalquote % 39,4 43,1 39,8 37,5 35,8 Quote des Eigenkapitals und der eigenkapitalähnlichen Mittel % 50,9 53,9 51,4 51,2 51,4 Verschuldungsquote % 49,1 46,1 48,6 48,8 48,3 Anlagendeckung I % 41,0 44,6 42,8 40,2 37,5 Anlagendeckung II % 99,2 99,4 99,7 99,7 97,9 Langfristdeckung I % 36,6 38,9 36,5 33,5 30,7 Langfristdeckung II % 88,4 86,7 84,9 83,0 80,0 working capital T€ cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit – 5.010 – 3.607 T€ 7.061 – 2.762 free cash flow T€ – 27.712 – 22.455 Finanzmittelfonds T€ 9.692 4.315 – – 1.591 – 1.920 – 10.200 12.979 – 2.164 + 1.505 7.310 – 12.982 – 10.561 13.624 8.622 9 VI/4 Betriebswirtschaftliche Kennziffern zur Ertragslage sowie zur Vermögens- und Finanzlage: Die in die nachfolgenden Kennziffern einfließenden Beträge sind – soweit notwendig – um periodenfremde und außerordentliche Komponenten bereinigt. ebit Ergebnis vor Zinsen und Steuern operatives Ergebnis Betriebsleistung – Betriebsaufwendungen Eigenkapitalrentabilität Jahresergebnis Eigenkapital x 100 Umsatzrentabilität Jahresergebnis Umsatzerlöse x 100 Aufwandsquote für Objektbewirtschaftung Aufwendungen für Objektbewirtschaftung Betriebsleistung Personalaufwandsquote Personalaufwand Betriebsleistung Abschreibungsquote planmäßige Abschreibungen Betriebsleistung Anlagenintensität Anlagevermögen Bilanzsumme Eigenkapitalquote Eigenkapital Bilanzsumme Quote des Eigenkapitals und der eigenkapitalähnlichen Mittel Eigenkapital + Sonderposten für Investitionszuschüsse Bilanzsumme Verschuldungsquote Fremdkapital Bilanzsumme Anlagendeckung I Eigenkapital Anlagevermögen netto Anlagendeckung II Eigenkapital + Sonderposten für Investitionszuschüsse + mittel- und langfristiges Fremdkapital Anlagevermögen netto Langfristdeckung I Eigenkapital Anlagevermögen brutto Langfristdeckung II Eigenkapital + Sonderposten für Investitionszuschüsse + mittel- und langfristiges Fremdkapital Anlagevermögen brutto working capital Umlaufvermögen – kurzfristiges Fremdkapital cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit Jahresergebnis +/– Anlageabschreibungen/Anlagezuschreibungen +/– Zunahme/Abnahme der langfristigen Rückstellungen +/– Zunahme/Abnahme latenter Steuern +/– Zunahme/Abnahme der kurzfristigen Rückstellungen –/+ Buchgewinne/Buchverluste aus Anlageabgängen –/+ sonstige zahlungsunwirksame Erträge und Aufwendungen –/+ Zunahme/Abnahme der übrigen Aktiva (saldiert) +/– Zunahme/Abnahme der übrigen Passiva (saldiert) x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 x 100 VI/5 ) free cash flow cash flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit – Investitionen5 Finanzmittelfonds Flüssige Mittel – Kontokorrentverbindlichkeiten ± Cash Pool Stadt Aachen 5) Investitionen in immaterrielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen abzüglich erhaltener Investitionszuschüsse VII/1 Feststellungen gemäß § 53 HGrG (Fragenkatalog IDW PS 720) Fragenkreis 1: Tätigkeit von Überwachungsorganen und Geschäftsleitung sowie individualisierte Offenlegung der Organbezüge a) Gibt es Geschäftsordnungen für die Organe und einen Geschäftsverteilungsplan für die Geschäftsleitung sowie ggf. für die Konzernleitung? Gibt es darüber hinaus schriftliche Weisungen des Überwachungsorgans zur Organisation für die Geschäftssowie ggf. für die Konzernleitung (Geschäftsanweisung)? Entsprechen diese Regelungen den Bedürfnissen des Unternehmens bzw. des Konzerns? Die Einrichtung verfügt über einen Geschäftsverteilungplan für die Betriebsleitung. Ebenso besteht eine Dienstanweisung des Oberbürgermeisters für die Betriebsleitung Der Oberbürgermeister der Stadt Aachen ist Dienstvorgesetzter der Dienstkräfte der Einrichtung. Die Organisation der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und der Einrichtung ist neben der Betriebssatzung und den gesetzlichen Bestimmungen mittels Dienstanweisungen geregelt. Der Betriebsausschuss entscheidet in allen gemäß § 5 der Betriebsatzung von der Stadt Aachen ihm übertragenen Zuständigkeiten. Der Rat der Stadt Aachen entscheidet in allen anderen Angelegenheiten des Gebäudemanagements, die ihm gemäß GO NRW, der EigVO NRW und der Betriebsatzung vorbehalten sind. Die Regelungen entsprechen den Anforderungen des Gebäudemanagements. b) Wie viele Sitzungen der Organe und ihrer Ausschüsse haben stattgefunden und wurden Niederschriften hierüber erstellt? Der Betriebsausschuss ist im Jahr 2012 zu insgesamt drei Sitzungen zusammengetreten. Der Rat der Stadt hat sich in elf Sitzungen mit Angelegenheiten der Einrichtung befasst. Über die Sitzungen des Betriebsausschusses und des Rats der Stadt liegen Protokolle vor. c) In welchen Aufsichtsräten und anderen Kontrollgremien iSd § 125 Abs. 1 Satz 3 des Aktiengesetzes sind die einzelnen Mitglieder der Geschäftsleitung tätig? Die Mitglieder der Betriebsleitung, Frau Vera Bortz und Herr Klaus Schavan, sind auskunftsgemäß in keinen Kontrollgremien iSd § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG tätig. d) Wird die Vergütung der Organmitglieder (Geschäftsleitung, Überwachungsorgan) individualisiert im Anhang des Jahresabschlusses/Konzernabschlusses aufgeteilt nach Fixum, erfolgsbezogenen Komponenten und Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung ausgewiesen? Falls nein, wie wird dies begründet? Entfällt mangels Kapitalmarktorientierung. Fragenkreis 2: Aufbau- und Grundlagen Im Übrigen hat die Einrichtung die individualisierte Vergütung der Betriebsleitung entsprechend § 24 Abs. 1 EigVO NRW iVm § 285 Nr. 9a HGB im Anhang gemacht. ablauforganisatorische a) Gibt es einen den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechenden Organisationsplan, aus dem Organisationsaufbau, Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten/Weisungsbefugnisse ersichtlich sind? Erfolgt dessen regelmäßige Überprüfung? Es liegt ein aktualisierter Organisationsplan mit Datum vom 01. Juli 2013 für die Einrichtung vor. Aus diesem gehen der Organisationsaufbau, die Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten sowie die Weisungsbefugnisse hervor. Die Überprüfung erfolgt auskunftsgemäß regelmäßig durch die VII/2 Leitung der Einrichtung. Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften liegen keine Hinweise vor, dass nicht entsprechend dem Organisationsplan verfahren wird. Die administrativen Aufgaben, mit Ausnahme der Auszahlung von Gehältern und Beamtenbezügen (Dezernat Personal und Organisation), werden durch das Gebäudemanagement selbst durchgeführt. b) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass nicht nach dem Organisationsplan verfahren wird? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht ergeben. c) Hat die Geschäftsleitung Vorkehrungen zur Korruptionsprävention ergriffen und dokumentiert? Es gelten folgende Bestimmungen:  Handlungsrichtlinie der Stadt Aachen zur Umsetzung des Gesetzes der Korruptionsbekämpfung und zur Errichtung und Führung eines Vergaberegisters in Nordrhein-Westfalen mit dem Stand vom 08. November 2008,  Richlinie über die Annahme von Belohnungen und Geschenken durch Angehörige des öffentlichen Dienstes bei der Stadt Aachen vom 06. September 2005. Die Stelle eines Anti-Korruptionsbeauftragten ist von der Stadt Aachen eingerichtet. Sämtlichen Mitarbeitern der Einrichtung sind die vorstehenden Richtlinien auskunftsgemäß gegen Unterschrift ausgehändigt worden. d) Gibt es geeignete Richtlinien bzw. Arbeitsanweisungen für wesentliche Entscheidungsprozesse (insbesondere Auftragsvergabe und Auftragsabwicklung, Personalwesen, Kreditaufnahme und -gewährung)? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass diese nicht eingehalten werden? Es gelten die Dienstanweisungen und Richtlinien der Stadt Aachen. Darüber hinaus gelten insbesondere die Bestimmungen der GO NRW, der EigVO NRW und der Betriebssatzung. Der vom Rat der Stadt zu beschließende Wirtschaftplan bildet den Entscheidungsrahmen für die Betriebsleitung. Die Ausschreibungen werden auskunftsgemäß nach diesen Vorgaben vorbereitet und unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften durchgeführt. Die Finanzierung erfolgt, mit Ausnahme des sogenannten Richterlichen-Modells für diverse Kindertagesstätten, ausschließlich über Darlehen der Stadt Aachen sowie verschiedene Zuschussprogramme. Es haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften keine Anhaltspunkte für eine Nichtbeachtung der Anweisungen ergeben. e) Besteht eine ordnungsgemäße Dokumentation von Verträgen (z. B. Grundstücksverwaltung, EDV)? Es besteht eine ordnungsgemäße Dokumentation von Verträgen in Form der Aktenverwaltung. Die Bauakten sind bei den entsprechenden Projektverantwortlichen abgelegt. VII/3 Fragenkreis 3: Planungswesen, Rechnungswesen, Informationssystem und Controlling a) Entspricht das Planungswesen – auch im Hinblick auf Planungshorizont und Fortschreibung der Daten sowie auf sachliche und zeitliche Zusammenhänge von Projekten – den Bedürfnissen des Unternehmens? Das Gebäudemanagement erstellt regelmäßig einen Wirtschaftsplan. Der Wirtschaftsplan 2012 besteht aus folgenden Planungselementen:  detaillierter Erfolgsplan für 2012 und mittelfristige Ergebnisplanung für die Wirtschaftsjahre 2012 bis 2015,  Investitionsprogramm 2012 bis 2015,  Stellenübersicht,  Finanzplanung (Vermögensplan) für die Wirtschaftsjahre 2012 bis 2015. Der jährlich gemäß §§ 14-17 der EigVO NRW aufzustellende Wirtschaftsplan bietet einen ausreichenden Planungshorizont und entspricht den Bedürfnissen der Einrichtung. Innerhalb des Jahres werden ggf. noch Nachtragswirtschaftspläne bei sich ergebenden Veränderungen erstellt. Das Planungswesen entspricht nach unseren Erkenntnissen im Hinblick auf Planungshorizont und Fortschreibung der Daten den Bedürfnissen des Gebäudemanagements. b) Werden sucht? Planabweichungen systematisch unter- Planabweichungen werden auskunftsgemäß regelmäßig und kontinuierlich untersucht. Erläuterungen zu Planüberoder -unterschreitungen sind Gegenstand der regelmäßigen Berichterstattung an den Betriebsausschuss im Rahmen der Quartalsberichterstattung. c) Entspricht das Rechnungswesen einschließlich der Kostenrechnung der Größe und den besonderen Anforderungen des Unternehmens? Das Rechnungswesen entspricht nach unseren Erkenntnissen im Hinblick auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit den Anforderungen der Einrichtung. Eine detailliert ausgebaute Kostenarten-, Kostenstellenund Kostenträgerrechnung liegt nicht voll umfänglich vor. Auskunftsgemäß wird an der Einrichtung einer Kostenrechnung mittels SAP weiter gearbeitet. d) Besteht ein funktionierendes Finanzmanagement, welches u.a. eine laufende Liquiditätskontrolle und eine Kreditüberwachung gewährleistet? Der Zahlungsverkehr der Einrichtung erfolgt über ein Sparkassenkonto der Stadt Aachen (SAP 113100). Dieses wird täglich überwacht und ausgeglichen. Die Salden werden täglich auf ein Sonderkassenkonto (SAP 113200) gebucht. Die Finanzierung der laufenden Betriebsausgaben sowie der Investitionen erfolgt ausschließlich über die Stadt Aachen. Dazu werden die erforderlichen Finanzmittel zeitnah der Finanzkasse der Stadt Aachen gemeldet. VII/4 e) Gehört zu dem Finanzmanagement auch ein zentrales Cash-Management und haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die hierfür geltenden Regelungen nicht eingehalten worden sind? Das Cash-Management, vor allem im Hinblick auf die rechtzeitige Anmeldung von Finanzmitteln, obliegt auskunftsgemäß der Betriebsleitung im Zusammenwirken mit der Finanzsteuerung der Stadt Aachen. Auf die Ausführungen zu Gliederungspunkt 3.d) wird verwiesen. Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften sind keine Hinweise aufgetreten, dass die geltenden Regelungen nicht eingehalten worden sind. f) Ist sichergestellt, dass Entgelte vollständig und zeitnah in Rechnung gestellt werden? Ist durch das bestehende Mahnwesen gewährleistet, dass ausstehende Forderungen zeitnah und effektiv eingezogen werden? Die Einrichtung erhält im Wesentlichen ihre Entgelte über zwei jährliche Anforderungen gegenüber der Stadt Aachen auf Auszahlung der im Wirtschaftsplan vorgesehenen Mittel zur Deckung der laufenden Aufwendungen. Darüber hinaus werden die Zahlungsflüsse aus Miet- und Pachtverträgen und die Ausgangsrechnungen für erbrachte Dienstleistungen gegenüber fremden Dritten oder Eigenbetrieben der Stadt Aachen nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften zeitnah entsprechend der vertraglichen Bedingungen erstellt. Das Mahnwesen für Mieten und Pachten wird seitens der zuständigen Fachabteilung und für die Geschäftsbeziehungen gegenüber der Städteregion Aachen durch das Team Rechnungswesen organisiert. Es sind keine Hinweise aufgetreten, dass Entgelte nicht vollständig oder zeitnah in Rechnung gestellt oder eingeholt werden. g) Entspricht das Controlling den Anforderungen des Unternehmens/Konzerns und umfasst es alle wesentlichen Unternehmens-/Konzernbereiche? Die Einrichtung verfügt zum Bilanzstichtag 2012 explizit über keine eigenständige Controllingabteilung. Zum 01. August 2013 wird planmäßig eine Stabsstelle unter anderem auch für Controllingaufgaben bei der Betriebsleitung des Gebäudemanagement geschaffen. Wesentliche Controllingunterlagen des Rechnungswesens haben im Berichtsjahr als Entscheidungsgrundlage für Führungskräfte und Kontrollgremien zur Verfügung gestanden. h) Ermöglichen das Rechnungs- und Berichtswesen eine Steuerung und/oder Überwachung der Tochterunternehmen und der Unternehmen, an denen eine wesentliche Beteiligung besteht? Das Gebäudemanagement verfügt über keine Tochterunternehmen bzw. Unternehmen, an denen eine wesentliche Beteiligung besteht. Fragenkreis 4: Risikofrüherkennungssystem a) Hat die Geschäfts-/Konzernleitung nach Art und Umfang Frühwarnsysteme definiert und Maßnahmen ergriffen, mit deren Hilfe bestandsgefährdende Risiken rechtzeitig erkannt werden können? Zurzeit ist die Risikofrüherkennung durch eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen gekennzeichnet. Die Einzelmaßnahmen basieren auf der Auswertung von betriebswirtschaftlichen bzw. bautechnischen Daten. Die Verantwortlichkeiten sind derzeit überwiegend dezentral festgelegt. Ein umfassendes, in sich geschlossenes und systematisches Risikofrüherkennungssystem befindet sich im Aufbau. VII/5 Im Berichtsjahr ist dazu im Rahmen eines Workshops das Projekt Risikomanagement installiert worden. Dabei sind konkrete Projektziele fixiert worden, und es sind sieben konkrete Festlegungen in sachlicher und zeitlicher Hinsicht zu einzelnen Schritten mit der geplanten Umsetzung im Jahr 2013 erfolgt. Im Rahmen des Projekts sind im Weiteren 65 Risiken identifiziert und benannt worden. Die wesentlichen Risiken hat die Betriebsleitung im Lagebericht benannt. Diese lassen sich im Wesentlichen folgenden Risikofeldern zuordnen: Liquidität, Gebäudesubstanz und Kosten. Die Stelle eines Risikomanagers nebst Projektteam ist geschaffen worden. Deren Aufgabengebiete und Verantwortlichkeiten sind im Einzelnen in den Projektunterlagen benannt. Als eine der Festlegungen im Projekt soll noch in 2013 ein schriftlich fixiertes, rechnergesteuertes System implementiert werden. Die letztendliche Zielsetzung besteht in der Erstellung eines jährlichen umfassenden und eigenständigen Risikoberichts. b) Reichen diese Maßnahmen aus und sind sie geeignet, ihren Zweck zu erfüllen? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Maßnahmen nicht durchgeführt werden? Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften liegen keine Hinweise vor, dass diese für die Zukunft geplanten Maßnahmen nicht sachgerecht sind. c) Sind diese Maßnahmen ausreichend dokumentiert? Die Handlungsanweisungen für die in Gliederungspunkt a) erwähnten Einzelmaßnahmen sind in den Dienstanweisungen und Richtlinien festgelegt. Die Ergebnisse der Einzelmaßnahmen werden in den regelmäßig stattfindenden Dienstberatungen kommuniziert und ausgewertet. d) Werden die Frühwarnsignale und Maßnahmen kontinuierlich und systematisch mit dem aktuellen Geschäftsfeld sowie mit den Geschäftsprozessen und Funktionen abgestimmt und angepasst? Durch die Betriebsleitung und in ihrem Auftrag durch die Projektleitung werden auskunftsgemäß schon derzeit ständig die Risiken kontrolliert, und es wird geprüft, ob eine Anpassung der Frühwarnsignale und der damit zusammenhängenden Maßnahmen erforderlich ist. Mit dem geplanten rechnergestützten Risikomanagementsystem sollen die entsprechenden Prozesse künftig automatisiert aus der IT mit Daten untersetzt werden. VII/6 Fragenkreis 5: Finanzinstrumente, andere Termingeschäfte, Optionen und Derivate a) Hat die Geschäfts-/Konzernleitung den Geschäftsumfang zum Einsatz von Finanzinstrumenten sowie von anderen Termingeschäften, Optionen und Derivaten schriftlich festgelegt? Dazu gehört: Das Gebäudemanagement nutzt keine Finanzinstrumente außerhalb der Stadt Aachen und einer Fremdfinanzierung über ein sogenanntes richterliches Modell. Demgemäß werden auch keine komplexen und risikobehafteten Derivate u. Ä. genutzt. Die Beantwortung der weiteren Fragen dieses Fragenkreises kann wegen der vorstehenden Feststellungen entfallen. Fragenkreis 6: Interne Revision a) Gibt es eine den Bedürfnissen des Unternehmens/Konzerns entsprechende interne Revision/Konzernrevision? Besteht diese als eigenständige Stelle oder wird diese Funktion durch eine andere Stelle (ggf. welche?) wahrgenommen? Eine eigene interne Revision existiert nicht. Die Einrichtung unterliegt der Prüfung durch den Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen. Es gilt die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen vom 01. April 2009. b) Wie ist die Anbindung der internen Revision/Konzernrevision im Unternehmen/Konzern? Besteht bei ihrer Tätigkeit die Gefahr von Interessenkonflikten? Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist gegenüber dem Gebäudemanagement autonom. c) Welches waren die wesentlichen Tätigkeitsschwerpunkte der internen Revision/Konzernrevision im Geschäftsjahr? Wurde auch geprüft, ob wesentlich miteinander unvereinbare Funktionen (z. B. Trennung von Anweisung und Vollzug) organisatorisch getrennt sind? Wann hat die interne Revision das letzte Mal über Korruptionsprävention berichtet? Liegen hierfür schriftliche Revisionsberichte vor? Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat im Berichtsjahr turnusgemäß folgende Bereiche geprüft: Interessenkonflikte sind auskunftsgemäß weder personell noch sachlich gegeben.  Vergabeprüfungen nach VOL und VOB,  Prüfung von Maßnahmen, die durch die EU gefördert werden,  Prüfungen im Zusammenhang mit dem Konjunkturprogramm ll. Die Berichte liegen dem Fachbereich Rechnungsprüfung sowie der Betriebsleitung vor. d) Hat die interne Revision ihre Prüfungsschwerpunkte mit dem Abschlussprüfer abgestimmt? Mit dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind keine Prüfungsschwerpunkte abgestimmt worden. Der Abschlussprüfer hat jedoch Einblick in vorliegende Berichte genommen und im Rahmen seiner Prüfunghandlungen die Verantwortlichen des Fachbereiches Rechnungsprüfung kontaktiert und befragt. e) Hat die interne Revision/Konzernrevision bemerkenswerte Mängel aufgedeckt und um welche handelt es sich? Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften bis auf geringfügige Mängel in der Dokumentation der Stundenlohnleistungen keine bemerkenswerten Mängel festgestellt. VII/7 f) Welche Konsequenzen werden aus den Feststellungen und Empfehlungen der internen Revision/Konzernrevision gezogen und wie kontrolliert die interne Revision/Konzernrevision die Umsetzung ihrer Empfehlungen? Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften sind durch die Betriebsleitung angemessene Konsequenzen hinsichtlich der vorstehenden Feststellung des Fachbereichs Rechnungsprüfung gezogen worden. Fragenkreis 7: Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Geschäftsanweisung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans a) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die vorherige Zustimmung des Überwachungsorgans zu zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften und Maßnahmen nicht eingeholt worden ist? Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften haben sich keine derartigen Anhaltspunkte ergeben. b) Wurde vor der Kreditgewährung an Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans die Zustimmung des Überwachungsorgans eingeholt? Derartige Kredite sind im Berichtsjahr nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht vergeben worden. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass anstelle zustimmungsbedürftiger Maßnahmen ähnliche, aber nicht als zustimmungsbedürftig behandelte Maßnahmen vorgenommen worden sind (z. B. Zerlegung in Teilmaßnahmen)? Diesbezügliche Maßnahmen sind nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht bekannt. d) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Geschäfte und Maßnahmen nicht mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Geschäftsanweisung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans übereinstimmen? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht ergeben. Fragenkreis 8: Durchführung von Investitionen a) Werden Investitionen (in Sachanlagen, Beteiligungen, sonstige Finanzanlagen, immaterielle Anlagewerte und Vorräte) angemessen geplant und vor Realisierung auf Rentabilität/Wirtschaftlichkeit, Finanzierbarkeit und Risiken geprüft? Die im Berichtsjahr durchgeführten Investitionen sind auskunftsgemäß im Rahmen des Wirtschaftsplans (Investitionsprogramm) durch die zuständigen Fachbereiche der Stadt Aachen angemessen geplant und werden danach umgesetzt. Auf der Grundlage des vorgegebenen städtischen Budgets für die einzelnen Maßnahmen erfolgt bei der Einrichtung die Ausführsplanung und die Durchführung der jeweigen Maßnahme nach wirtschaftlichen Grundsätzen. Grundsätzlich ist damit gemäß der Auskünfte der Betriebsleitung davon auszugehen, dass die wirtschaftliche Notwendigkeit von investiven Projekten bereits mit Beauftragung des Gebäudemanagements zur Umsetzung von Projekten begründet worden ist. Bei allen größeren Projekten werden im Zusammenhang mit Förderanträgen auskunftsgemäß Folgekostenberechnungen erstellt, welche die finanziellen Auswirkungen der Maßnahmen in der Zukunft abbilden. VII/8 b) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Unterlagen/Erhebungen zur Preisermittlung nicht ausreichend waren, um ein Urteil über die Angemessenheit des Preises zu ermöglichen (z. B. bei Erwerb bzw. Veräußerung von Grundstücken oder Beteiligungen)? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht ergeben. Der jeweiligen Auftragsvergabe im Bereich Bauund Bauinstandhaltung liegen Ausschreibungen zugrunde. Bei Investitionen in Betriebs- und Geschäftsausstattung werden Vergleichsangebote eingeholt. Die Veräußerung von Grundstücken erfolgt über den Fachbereich Liegenschaften der Stadt Aachen. Die Übertragungen erfolgen dabei generell zum Buchwert. c) Werden Durchführung, Budgetierung und Veränderungen von Investitionen laufend überwacht und Abweichungen untersucht? Bei den baulichen Investitionsmaßnahmen erfolgt ein laufendes Projektcontrolling durch die jeweiligen Sachbearbeiter. Durch die Betriebsleitung werden auskunftsgemäß die jeweiligen Budgets regelmäßig auf deren Einhaltung und den Umsetzungsgrad hin überprüft. d) Haben sich bei abgeschlossenen Investitionen wesentliche Überschreitungen ergeben? Wenn ja, in welcher Höhe und aus welchen Gründen? Bei den im Wirtschaftsjahr abgeschlossenen Investitionen ergeben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften keine wesentlichen Überschreitungen. e) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass Leasingoder vergleichbare Verträge nach Ausschöpfung der Kreditlinien abgeschlossen wurden? Nein; nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften ist dies nicht der Fall. Fragenkreis 9: Vergaberegelungen a) Haben sich Anhaltspunkte für eindeutige Verstöße gegen Vergaberegelungen (z. B. VOB, VOL, VOF, EU-Regelungen) ergeben? Alle diesbezüglichen Regelungen sind den Mitarbeitern über den RVI-Ordner im Intranet zugänglich. b) Werden für Geschäfte, die nicht den Vergaberegelungen unterliegen, Konkurrenzangebote (z. B. auch für Kapitalaufnahmen und Geldanlagen) eingeholt? Ja; anderweitige Erkenntnisse haben wir nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht erlangt. Fragenkreis 10: Berichterstattung chungsorgan an das Anhaltspunkte für Verstöße haben sich nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht ergeben. Überwa- a) Wird dem Überwachungsorgan regelmäßig Bericht erstattet? Die Einrichtung erstellt einen regelmäßigen Quartalsbericht für den Betriebsausschuss. Zudem erfolgen in den Sitzungen des Betriebsausschusses regelmäßige Berichterstattungen. b) Vermitteln die Berichte einen zutreffenden Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens/Konzerns und in die wichtigsten Unternehmens-/Konzernbereiche? Laut der vorliegenden Protokolle und der erteilten Auskünfte hat die Betriebsleitung den Betriebsausschuss in seinen Sitzungen regelmäßig informiert. Zudem sind zu diesen Sitzungen die Quartalsberichte mit wesentlichen betriebswirtschaftlichen Kenndaten, Soll-Ist-Darstellungen zum Wirtschaftsplan und Informationen zu den laufenden Projekten ausgereicht worden. VII/9 c) Wurde das Überwachungsorgan über wesentliche Vorgänge angemessen und zeitnah unterrichtet? Liegen insbesondere ungewöhnlich, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen oder wesentliche Unterlassungen vor und wurde hierüber berichtet? Ja; die Unterrichtung von: Betriebsausschuss, Oberbürgermeister, zuständiger Dezernentin ist lt. vorliegenden Protokollen ordnungsgemäß erfolgt. d) Zu welchen Themen hat die Geschäfts-/Konzernleitung dem Überwachungsorgan auf dessen besonderen Wunsch berichtet (§ 90 Abs. 3 AktG)? Die Betriebsleitung hat für den Betriebsausschuss eine Vorlage zum Projekt Katschhof erstellt. e) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Berichterstattung (z. B. nach § 90 AktG oder unternehmensinternen Vorschriften) nicht in allen Fällen ausreichend war? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Protokollen und erteilten Auskünften nicht ergeben. f) Gibt es eine D&O-Versicherung? Wurde ein angemessener Selbstbehalt vereinbart? Wurden Inhalt und Konditionen der D&O-Versicherung mit dem Überwachungsorgan erörtert? Eine D&O Versicherung besteht auskunftsgemäß explizit nicht. Sämtliche Mitarbeiter sind jedoch in die städtische Haftpflicht- und Eigenschadenversicherung eingebunden. g) Sofern Interessenkonflikte der Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans gemeldet wurden, ist dies unverzüglich dem Überwachungsorgan offengelegt worden? Derartige Interessenskonflikte sind nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht offenkundig geworden. Im Übrigen liegen ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen oder wesentliche Unterlassungen nach den von uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften nicht vor. Ausweislich der vorliegenden Protokolle sind keine besonderen Wünsche geäußert worden. Beherrschende Themen in den Sitzungen der Überwachungsorgane ist neben der generellen wirtschaftlichen Entwicklung gemäß Wirtschaftsplan der Stand der Projektabwicklung und die Umsetzung des Vermieter-Mieter-Modells. Fragenkreis 11: Ungewöhnliche Bilanzposten und stille Reserven a) Besteht in wesentlichem Umfang offenkundig nicht betriebsnotwendiges Vermögen? Nein; gemäß der sich aus der Betriebssatzung für die Einrichtung ergebenen Aufgabenstellungen werden die ihr übertragenen Liegenschaften weitestgehend genutzt. Auskunftsgemäß besteht nur ein geringer Leerstand. Freiwerdende Gebäude werden über die Stadt Aachen anderen Nutzungen zugeführt. b) Sind Bestände auffallend hoch oder niedrig? Nein; Art und Umfang der Bestände entsprechen der Aufgabenstellung des Gebäudemanagements. Die Veränderungen sind durch die laufende Geschäfts- und Investitionstätigkeit begründet. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Vermögenslage durch im Vergleich zu den bilanziellen Werten erheblich höhere oder niedrigere Verkehrswerte der Vermögensgegenstände wesentlich beeinflusst wird? Derartige Anhaltspunkte haben sich nach den uns vorliegenden Protokollen nicht ergeben. VII/10 Fragenkreis 12: Finanzierung a) Wie setzt sich die Kapitalstruktur nach internen und externen Finanzierungsquellen zusammen? Wie sollen die am Abschlussstichtag bestehenden wesentlichen Investitionsverpflichtungen finanziert werden? Die Eigenkapitalquote beträgt 35,8 % der Bilanzsumme. Unter Berücksichtigung des eigenkapitalähnlichen Sonderpostenes für Investitionszuschüsse beträgt die Quote 51,4 %. Die Einrichtung verfügt über mittel- und langfristiges Fremdkapital von 42,0 %, das kurzfristige Fremdkapital beträgt 6,3 %. Die für das Jahr 2013 geplanten Investitionen sollen durch Gesellschafterdarlehen der Stadt Aachen und Fördermittels der öffentlichen Hände finanziert werden. b) Wie ist die Finanzlage des Konzerns zu beurteilen, insbesondere hinsichtlich der Kreditaufnahmen wesentlicher Konzerngesellschaften? Die Haushaltslage des Konzerns Stadt Aachen stellt sich auskunftsgemäß schwierig dar. c) In welchem Umfang hat das Unternehmen Finanz/Fördermittel einschließlich Garantien der öffentlichen Hand erhalten? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die damit verbundenen Verpflichtungen und Auflagen des Mittelgebers nicht beachtet wurden? Die Einrichtung hat zum Bilanzstichtag 2012 folgende Zuschüsse erhalten:  Investitionszuschüsse in Höhe von T€ 29.686.  Zuschüsse für Instandhaltungsmaßnahmen (sonstige Verbindlichkeiten) in Höhe von T€ 9.766,  Ertragszuschüsse (sonstige betriebliche Erträge) in Höhe von T€ 83. Nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften haben sich keine Hinweise ergeben, dass die damit verbundenen Verpflichtungen und Auflagen der Mittelgeber nicht beachtet worden sind. Fragenkreis 13: Eigenkapitalausstattung und Gewinnverwendung a) Bestehen Finanzierungsprobleme aufgrund einer evtl. zu niedrigen Eigenkapitalausstattung? Die Eigenkapitalquote beträgt – wie bereits erwähnt – 35,8 % und die Quote des Eigenkapitals zzgl. des eigenkapitalähnlichen Sonderpostens für Investitionszuschüsse beträgt 51,4 %. In Anbetracht der im Wirtschaftplan ausgewiesenen nicht vollständigen Deckung der Abschreibungen werden sich die Quoten in den zukünftigen Jahren durch die Stadt Aachen verringern. Derzeit sind jedoch noch keine Finanzierungsprobleme zu erkennen. b) Ist der Gewinnverwendungsvorschlag (Ausschüttungspolitik, Rücklagenbildung) mit der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens vereinbar? Die Betriebsleitung schlägt vor, den Jahresverlust 2012 in Höhe von –T€ 11.858 auf neue Rechnung vorzutragen. Weitere Leistungen durch die Stadt Aachen zum Ausgleich des Jahresverlusts sind nicht vorgesehen. Gemäß § 10 Abs. 6 EigVO NRW sind die nicht getilgten jährlichen Verlustvorträge nach Ablauf von fünf Jahren – hier erstmals zum 31. Dezember 2014 – durch Verrechnung mit den Rücklagen auszugleichen. VII/11 Fragenkreis 14: Rentabilität/Wirtschaftlichkeit a) Wie setzt sich das Betriebsergebnis der Unternehmens/Konzerns nach Segmenten/Konzernunternehmen zusammen? Auf die Ausführungen zur Ertragslage im Prüfungsbericht wird verwiesen. b) Ist das Jahresergebnis entscheidend von einmaligen Vorgängen geprägt? Die Einrichtung weist in 2012 einen Jahresverlust in Höhe von –T€ 11.858 aus. Auch für das Jahr 2012 wird – entsprechend dem Wirtschaftsplan – für die Erstattung der Abschreibungen nach Abzug der Erträge aus Sonderposten für Investitionszuschüssen nur ein Betrag von lediglich T€ 1.500 erstattet. Damit ergibt sich für das Berichtsjahr eine finanzielle Lücke bei den städtischen Erstattungen in Höhe von T€ 12.014. Ohne diesen Sachverhalt hätte das Gebäudemanagement einen Jahresgewinn ausgewiesen. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass wesentliche Kredit- oder andere Leistungsbeziehungen zwischen Konzerngesellschaften bzw. mit den Gesellschaftern eindeutig zu unangemessenen Konditionen vorgenommen werden? Ja; durch die nicht vollständige Deckung der entstehenden Aufwendungen in Form von Abschreibungen (vgl. vorstehende Ausführungen) durch die Stadt Aachen werden die Leistungen betriebswirtschaftlich nicht angemessen vergütet. Die daraus resultierenden jährlichen Jahresverluste schmälern in entsprechender Höhe zwangsläufig das Eigenkapital der Einrichtung. Fragenkreis 15: Verlustbringende Geschäfte und ihre Ursachen a) Gab es verlustbringende Geschäfte, die für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren, und was waren die Ursachen der Verluste? Solche Geschäfte haben – mit Ausnahme der bereits in den vorstehenden Fragenkreisen genannten Unterdeckung der Erstattung von Abschreibungen – nach den uns vorliegenden Unterlagen und erteilten Auskünften im Berichtsjahr nicht vorgelegen. b) Wurden Maßnahmen zeitnah ergriffen, um die Verluste zu begrenzen, und um welche Maßnahmen handelt es sich? Da der Jahresverlust sich im Wesentlichen aus der nicht vollständigen Erstattung der Abschreibungen ergibt, liegt darin auch der wesentliche Schlüssel, um die Verluste zu begrenzen. Auf die vorstehenden Ausführungen wird verwiesen. Fragenkreis 16: Ursachen des Jahresfehlbetrags und Maßnahmen zur Verbesserung der Ertragslage a) Was sind die Ursachen des Jahresfehlbetrags? Der Jahresverlust resultiert – wie bereits erwähnt – im Wesentlichen aus der nicht vollständigen Erstattung von Abschreibungen. VII/12 b) Welche Maßnahmen wurden eingeleitet bzw. sind beabsichtigt, um die Ertragslage des Unternehmens zu verbessern? Neben dem weiter notwendigen stringenten Kostenmanagement und der weiteren, vollständigen Umsetzung des Vermieter-Mieter-Konzepts ist es notwendig, die vollständige Erstattung (Budgetierung) der betriebsnotwendigen Aufwendungen anzustreben. Da auskunftsgemäß gegenüber fremden Dritten bereits weitgehend alle Möglichkeiten für Mieterhöhungen genutzt worden sind, sind derzeit keine weiteren Maßnahmen zur Verbesserung der Ertragslage erkennbar.