Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0069/WP16 öffentlich 21.11.2013 Entwurf Wirtschaftsplan 2014 der Volkshochschule Aachen einschließlich mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2014 bis 2018 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 17.12.2013 29.01.2014 BSTVH Rat Kenntnisnahme Entscheidung Finanzielle Auswirkungen: enfällt   Beschlussvorschlag: 1. Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt gemäß §§ 11 Abs. 4 und 17 Abs. 2 der Satzung für die Volkshochschule Aachen entsprechend der Verwaltungsvorlage den Entwurf des Wirtschaftsplanes 2014 zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die Feststellung. Gleichzeitig nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule die mittelfristige Ergebnisund Finanzplanung 2014 bis 2018 zur Kenntnis. 2. Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule stellt der Rat der Stadt Aachen gem. § 17 Abs. 2 der Satzung für die Volkshochschule Aachen den Wirtschaftsplan 2014 fest. Gleichzeitig nimmt der Rat der Stadt Aachen die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2014 bis 2018 zur Kenntnis. Professor Dr. Sicking Vorlage E 42/0069/WP16 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 21.11.2013 Seite: 1/6 Erläuterungen: Allgemeines Der Entwurf zum Wirtschaftsplan 2014 umfasst -Erfolgsplan -Vermögensplan -Stellenübersicht Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2014 – 2018 ist beigefügt. Im Wirtschaftsjahr 2014 weist der Entwurf des Wirtschaftsplanes keinen Fehlbetrag auf. Der vorläufige Jahresabschluss 2012 wird voraussichtlich ohne ein Defizit mit einem geringen Überschuss von ca. 4.800 Euro abschließen, die der Rücklage in Höhe von derzeit 9.300 Euro zugeführt werden soll. Damit wäre es der Volkshochschule gelungen, sowohl durch Akquirierung neuer Projekte, durch vorsichtigen Umgang mit Aufwendungen als auch durch eine Ausgabensperre ab Mitte April 2012, die weggefallenen früheren Drittmittel der damaligen ARGE in dem Jahr aufzufangen. Für das laufende Wirtschaftsjahr 2013 lässt eine Prognose vermuten, dass der geplante Abschluss möglich sein wird. Die Volkshochschule versucht durch vermehrte Drittmittelakquisition, ohne die Möglichkeit auf nennenswerte Rücklagen zurückgreifen zu können, das geplante Ergebnis zu erreichen. Ab 2014 wird ein Risikoportal in Höhe von ca. 0,7 Mio Euro bestehen, geprägt einerseits durch die Konsolidierungsbeiträge für den städtischen Haushalt und andererseits durch weitere Preissteigerungen im Bereich des Sachhaushaltes. Die Volkshochschule ist weiterhin intensiv aktiv bei der Akquisition von Drittmitteln in diversen Förderprogrammen des Landes, des Bundes und der EU. Im Bereich des unbefristet beschäftigen Personals wird die Volkshochschule ihr Konzept zum Umgang mit der demografischen Entwicklung und dem ausscheidenden Personal einerseits und dem Konsolidierungskonzept des Herrn Oberbürgermeister andererseits zunächst für den Zeitraum bis 2015 - aber auch darüber hinaus - weiterentwickeln. Des weiteren werden die Produktbereiche wieder verstärkt zusätzliche Maßnahmen planen, um das Defizit aufzufangen. Die Planung von Mehrerträgen durch eine Erweiterung des Programmangebotes zur Gewinnung neuer Teilnehmendenkreise und durch abgestimmte Maßnahmen in den Produktbereichen sind mit Risiken verbunden, die in enger Abstimmung mit den Produktverantwortlichen im Laufe des Jahres 2014 ständig aktuell analysiert werden, damit nachgesteuert werden kann. Diese Risiken werden durch das Risikomanagement definiert, differenziert bewertet und innerhalb der Volkshochschule kommuniziert. Dazu gehören z. B. Mehreinnahmen durch Firmenkursen und durch weitere beantragte Projekte sowie ein zusätzliches Angebot im Bereich der beruflichen Bildung, nämlich der „Wiedereinstieg in den Beruf“ sowie Maßnahmen des Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Vorlage E 42/0069/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.11.2013 Seite: 2/6 Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2014 – 2018 spiegelt ein erweitertes fünfjähriges Modulkonzept wieder, das zum Ziel hat, die Konsolidierungsbeiträge der Volkshochschule für die Stadt Aachen und damit das strukturelle Defizit bis 2018 aufzufangen. Zur Erreichung dieses Ziels wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge und Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Hier ist aber anzumerken, dass die Finanzierung über Drittmittel (Projektmarkt) unsicher ist und deshalb mit Risiken behaftet. Es gibt keine nennenswerte Rücklagen mehr, die eine negative Entwicklung auffangen können. Die Volkshochschule wird ihr in 2010 gestartetes modulares Konzept anpassen bzw. ergänzen, mit dem Ziel, auch weiterhin einen ausgeglichenen Jahresabschluss vorlegen zu können. Voraussetzung für den Erfolg dieses Konzepts ist, dass sich die derzeitigen Rahmenbedingungen nicht weiter negativ verändern und weitere tariflichen Erhöhungen über das Jahr 2014 hinaus nicht durch die Volkshochschule aufgefangen werden müssen. Die Erläuterungen im Einzelnen zum Erfolgsplan Erträge Zu 1) bis 3) Diesen Positionen liegt eine vorsichtige Kalkulation zu Grunde, die sich seit Jahren bewährt hat. Die Teilnehmerentgelte sind mit einer 5% Erhöhung geplant, die jedoch im Risikoportal enthalten sind. Zu 4) Die Drittmittelfinanzierung aus Mitteln des Europäischen Sozialfond (ESF) war in 2013 weiter rückläufig und die Volkshochschule wird nur durch zusätzliche Projektakquisition den Ansatz erreichen. Die Bundesmittel können durch die Aktivierungsmaßnahme „KursAktiv“ nicht ganz auf dem Niveau von 2013 gehalten werden, weil die Auslastung auf 70% zurückgefahren wurde. Außerdem werden zur Zeit intensive Gespräche mit dem Jobcenter in der Städteregion über die Fortführung des Projekts EMMI (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) geführt, dessen Planungszahlen (Erträge und Aufwendungen) im Wirtschaftsplan enthalten sind. In allen Produktbereichen der Volkshochschule werden zusätzliche Maßnahmen bzw. Projekte geplant mit dem Ziel, Mehrerträge zu erwirtschaften. Jedoch sind diese mit Risiken verbunden. Im Rahmen des Risikomanagements werden die definierten Risiken, klassifiziert, bewertet, überprüft und übers Controlling zwischen den Produktverantwortlichen und der Leitung kommuniziert. Zu 5) Hier sind u.a. zusätzliche Einnahmen aus Firmenkursen in diversen Produktbereichen geplant. Vorlage E 42/0069/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.11.2013 Seite: 3/6 Aufwendungen Zu 1) Der Ansatz beim Personalaufwand beinhaltet, neben Versorgungs- und Versicherungsaufwendungen, im Wesentlichen die Personalkosten. Hierzu gehören auch die Personalkosten, die durch Drittmittel finanziert sind und deren befristete Aufstockung für zusätzliche Projekte notwendig ist. Ebenfalls berücksichtigt wurden die Beiträge zur Konsolidierung bis einschließlich 2014 im Rahmen der Haushaltskonsolidierung, der nur erbracht werden kann durch altersbedingtes Ausscheiden und NichtBesetzung der Stellen. Außerdem wird weiterhin eine Auszubildende beschäftigt. Zu 4) Die Preissteigerungen schlagen besonders dort zu Buche, wo in den Gebäuden der Volkshochschule der Energieverbrauch sehr hoch ist, weil die energetische Substanz sehr gering ist. Zu 7) Wegen Nutzung von neuen Medien im Internet, z. B. Facebook, wurde hier eine durchgehende Kürzung in Höhe von 5% eingeplant. Zu 8) Durch Reduzierung der Drittmittel werden auch voraussichtlich geringere Unterrichts- und Veranstaltungskosten anfallen. In dieser Position sind auch weiterzuleitende Drittmittel an Kooperationspartner enthalten. Zu 9) Die Aufwendungen stehen im direkten Zusammenhang mit der Position 2 der Erträge. Zu 10) Der leicht erhöhte Ansatz zum RE 2012 resultiert aus der notwendigen EDV-Umstellung und der damit bedingter Erhöhung der Leasingkosten neuer Hardware. Zu 12) Der erhöhte Ansatz beim Bürobedarf ist begründet in den Migrationskosten der EDV (Umstellung auf Windows 2007 und Office 2010). Zu 13) Der erhöhte Ansatz besteht durch erhöhte Reisekosten, die jedoch durch Förderprojekte zur „Mobilität“ aus dem Grundtvig-Programm der EU für den Bereich der Schulabschlüsse erstattet werden. Zu 14) Durch Verlagerung der Nebenkosten in die Position 15 Mieten ist der Ansatz deutlich niedriger als in den Vorjahren. Vorlage E 42/0069/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.11.2013 Seite: 4/6 Zu 15) Die für das Projekt EMMi notwendige Anmietung von Räumen in der Tempelhofer Straße bis Ende 2013 ist für 2014 nicht mehr vorgesehen, da städtischer Raum in der Malmedyer Straße zur Verfügung steht, so dass der Ansatz gesenkt werden kann. Weiterhin bleiben die Räume in der Theaterstraße (Innenstadtlage) für die Volkshochschule vor allem für BAMF-Kurse (Integrationskurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge) unverzichtbar. Zu 22) Einige notwendige Erneuerungen im Bereich der Möblierung von Seminarräumen stehen an. Außerdem wurden im Rahmen des Projektes EMMi bereits in 2013 Anschaffungen getätigt, die eine Erhöhung der Abschreibungen notwendig macht. Städtischer Zuschuss Der geplanten Bedarf an städtischem Zuschuss in Höhe von 3.956.500 € für 2014 beinhaltet tariflichen Erhöhungen in Höhe von 1,5% für 2014 sowie die Verrechnungen des VKB (Verwaltungskostenbeitrags), der Pensionsrückstellungen, der (nicht)disponiblen Personalkosten sowie den HSK-Beitrag (Letzterer in Höhe von 200.000 aus 2012 bis einschl. 2014). Somit sinkt der städtische Zuschuss auf 39,5 % des Gesamtumsatzes (im Jahr 2000 betrug er noch 53.3%). Vermögensplan Durch den notwendigen Umzug besteht der Bedarf, einige Unterrichtsräume neu zu möblieren. Deshalb sind Investitionen von 13.000 € für den Berichtszeitraum geplant. Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2014 – 2018 Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2014 – 2018 ist unter folgenden Rahmenbedingungen aufgestellt worden: - Die Erträge aus dem Erfolgsplan (Teilnehmendenentgelte und Drittmittel) sind leicht rückläufig. Die Akquisition weiterer Drittmittel wird vorangetrieben. Es ist jedoch nicht kalkulierbar, wie die Fördertöpfe von Land und Bund in Zukunft ausgestattet werden (z. B. ESF – Europäischer Sozialfond). - Die dauerhaft zu leistenden Konsolidierungsbeiträge (30.000 in 2012, 110.000 € in 2013 und 60.000 in 2014) sind berücksichtigt. - Anzumerken ist, dass ein Risikoportal in Höhe von ca. 700.000 € in den Folgejahren aufzufangen ist. Dem soll durch vermehrten Erwerb von Drittmitteln und Programmausweitung Rechnung getragen werden, sowie alternativ einer Umstrukturierung mit entsprechender Personalentwicklung. Vorlage E 42/0069/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.11.2013 Seite: 5/6 - Es wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge ( u.a. durch vermehrtes Einwerben von Projekten ) und die Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen werden. Hingewiesen wird jedoch darauf, dass keine nennenswerte Rücklage mehr vorhanden ist. - Der Personalaufwand wird auch durch Projekte mit befristeten Arbeitsverträgen bestimmt. - Im Bereich der unbefristet beschäftigten Mitarbeitenden wird über ein mittelfristig wirkendes Entwicklungskonzept den gegebenen ökonomischen Bedingungen Rechnung getragen. - Die Entwicklung des Teilnehmendenverhaltens, nämlich die Bereitschaft in Weiterbildung zu investieren, ist weiterhin vor allem im Kontext der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation schwer einzuschätzen. Stellenübersicht Auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Anlage/n: Wirtschaftsplan 2014 - Erfolgsplan 2014 - Vermögensplan 2014 - Anlage zum Vermögensplan 2014 - Stellenübersicht - Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2014 – 2018 Vorlage E 42/0069/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.11.2013 Seite: 6/6 Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum Anlage zum Vermögensplan 2014 der Volkshochschule Aachen 1 Betriebs- und Geschäftsausstattung Erneuerung der Ausstattung verschiedener Unterrichtsräume 37.600 € 37.600 € Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum VOLKSHOCHSCHULE AACHEN ENTWURF WIRTSCHAFTSPLAN 2014 Erfolgssplan 2012 08.05.2013 vorl. Ergebnis Erfolgssplan 2013 Erfolgssplan 2014 Ansatz Ansatz ERTRÄGE 1. Teilnehmerentgelte 1.524.991,26 € 1.536.300 € 1.596.400 € 212.637,80 € 110.500 € 114.600 € 3. Landeszuweisungen 1.375.300,41 € 1.342.000 € 1.372.000 € 4. Drittmittel 2.894.361,07 € 3.540.300 € 2.888.200 € 54.088,07 € 29.600 € 60.800 € 6.061.378,61 € 6.558.700 € 6.032.000 € 2. Studienreisen 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Euro Erfolgssplan 2012 08.05.2013 vorl. Ergebnis Erfolgssplan 2013 Erfolgssplan 2014 Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 1. Personalaufwand 5.766.967,03 € 6.093.500 € 5.914.200 € 2. Personalaufwand Dozenten 1.507.373,41 € 1.649.300 € 1.672.900 € 46.691,45 € 43.000 € 30.000 € 4. Energiekosten 167.689,75 € 146.400 € 168.000 € 5. Gebäudereinigung 173.192,70 € 181.700 € 181.700 € 55.021,02 € 58.700 € 59.100 € 7. Werbung 120.650,47 € 101.800 € 96.300 € 8. Unterrichts-und Veranstaltungskosten 823.558,02 € 843.700 € 519.900 € 9. Studienreisen 181.481,74 € 79.000 € 88.000 € 58.544,99 € 74.600 € 69.200 € 3. Gebäudeunterhaltung 6. Versicherungen und sonst. Abgaben 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung Erfolgssplan 2012 08.05.2013 vorl. Ergebnis Erfolgssplan 2013 Erfolgssplan 2014 Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 11. Telefon / Internet 37.615,89 € 48.100 € 45.300 € 191.531,56 € 177.600 € 219.900 € 21.149,36 € 18.000 € 30.600 € 69.114,91 € 48.700 € 24.700 € 145.763,15 € 222.400 € 164.000 € 9.642,13 € 4.000 € 1.000 € 16.472,46 € 17.500 € 17.700 € 2.824,23 € 2.300 € 2.800 € 19. Verwaltungskostenbeitrag 204.801,26 € 145.500 € 145.500 € 20. Kalkulatorische Mieten 477.000,00 € 477.000 € 477.000 € 21. Prüfungskosten Wirtschaftsprüfer, 22.205,85 € 23.000 € 23.000 € 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 24.982,97 € 29.400 € 37.600 € 3.056,56 € 100 € 100 € Gesamtsumme Aufwendungen Euro 10.127.330,91 € 10.485.300 € 9.988.500 € ZUSAMMENFASSUNG Erfolgssplan 2012 08.05.2013 vorl. Ergebnis 12. Bürobedarf 13. Dienst- u. Fortbildungsreisen/ Schulungen 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 23. Sonstige Aufwendungen Erträge Euro Erfolgssplan 2013 Erfolgssplan 2014 Ansatz Ansatz 6.061.378,61 € 6.558.700 € 6.032.000 € Aufwendungen Euro 10.127.330,91 € 10.485.300 € 9.988.500 € Jahresverlust Euro -4.065.952,30 € -3.926.600 € -3.956.500 € 4.070.801,26 € 3.926.600 € 3.956.500 € 4.848,96 € 0€ 0€ Städt. Zuschuss Euro mehr/weniger Euro Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum Finanzplanung f. d. Planungszeitraum 2014 bis 2018 Jahr 2014 TEUR 2015 TEUR 2016 TEUR 2017 TEUR 2018 TEUR 6.032 * 5.670 * 6.020 * 6.029 * 6.029 * Personalaufwand Sachaufwand AfA bew. Vermögen 5.914 4.036 38 5.640 3.990 38 5.900 4.045 37 5.950 4.004 36 5.950 4.004 36 Insgesamt 9.988 9.668 9.982 9.990 9.990 Erträge insgesamt Aufwendungen insgesamt 6.032 * 9.988 5.670 * 9.668 6.020 * 9.985 6.029 * 9.994 6.029 * 9.994 Verlust 3.956 3.998 3.965 3.965 3.965 Verlust aus Erfolgsplan (liquide Mittel) Veränderungen des Anlagevermögens lt. Übersicht 3.918 3.960 3.928 3.929 3.929 38 38 37 36 36 Insgesamt 3.956 3.998 3.965 3.965 3.965 3.956 3.998 3.965 3.965 3.965 A. Erfolgsplan 1. Erträge 2. Aufwendungen B. Vermögensplan 1. 2. Ausgaben Deckungsmittel städt. Zuschuss * Entnahme aus der Allgemeinen Rücklage 0 0 0 0 Risikofaktoren wie - minimale Rücklagen - Projektakquisition - Tariferhöhungen - Teilnehmerverhalten - weggefallende städt. Nutzfläche werden in den Erläuterungen näher beschrieben. 0 Stellenübersicht gem. § 17 EigVO zum Wirtschaftsplan 2014 2014 Einsatzbereich Betriebsleitung und Leitungsbüro 2 1 Erforderliche Stellen für das WirtschaftsWirtschaftsJahr 2014 2014 2 davon volle Stellen 2 1 2 Pädagogische Abteilung 68 71 73 davon volle Stellen davon halbe Stellen davon volle Stellen befristet davon halbe Stellen befristet 38 15 10 5 36 15 12 8 38 15 11 7 Verwaltungsabteilung 42 43 42 davon volle Stellen davon halbe Stellen davon volle Stellen befristet davon halbe Stellen befristet 30 11 -1 29 12 1 1 29 11 1 1 Stichtag 30.06.201 30.06.2013 Vorgesehene Stellen Tatsächlich besetzte Stellen Bemerkungen: • In der Darstellung der Beschäftigten sind per 30.06.2013 5 Beamte enthalten Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum Vermögensplan 2014 Darstellung nach § 16 EigVO Ausgaben Verlust aus Erfolgsplan 3.918.900 € Veränderung des Anlagevermögens lt. Übersicht 37.600 € Summe 3.956.500 € Deckungsmittel städtischer Zuschuss Gesamtausgaben 2014 Entnahme aus der Rücklage 3.956.500 € - 3.956.500 € 0€