Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 61/1023/WP16 öffentlich 11.11.2013 FB 61/10 // Dez. III Aachen*2030: Masterplan Fortschreibungskonzeption und Kommunikationsstrategie Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 05.12.2013 11.12.2013 PLA Rat Anhörung/Empfehlung Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Planungsausschuss nimmt die Ausführungen und den Entwurf zur Kommunikations- und Fortschreibungskonzeption des Masterplans Aachen*2030 zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat, die Verwaltung mit der Umsetzung der in der Vorlage erläuterten Konzeption zu beauftragen. Der Rat der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen und den Entwurf zur Kommunikations- und Fortschreibungskonzeption des Masterplans zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung mit der Umsetzung der in der Vorlage erläuterten Konzeption. Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 1/8 Erläuterungen: 1 Beschlusslage In seiner Sitzung am 19.12.2012 hat der Rat der Stadt Aachen den Masterplan als Ausdruck eines gemeinsamen Grundverständnisses über die gesamtstädtische Zielkonzeption beschlossen. Der Rat hat beschlossen, den Masterplan als städtebauliche Entwicklungskonzeption in der Bauleitplanung zu berücksichtigen (gemeindliche Selbstbindung i.S.d. §1 (6), Nr.11 BauGB) und als ersten Schritt der Umsetzung die räumlich darstellbaren Zielaussagen in den im Anschluss an den Masterplan neu aufzustellenden Flächennutzungsplan zu überführen. Die Arbeiten an der Neuaufstellung des Flächennutzungsplans laufen derzeit. Im Rahmen eines Bezirksforums und einer Verwaltungswerkstatt am 16.07. bzw. 18.07.2013 wurde den Bezirken und der bezirklichen Politik sowie Vertretern verschiedener Dienststellen der Verwaltung die Gelegenheit gegeben, sich über den Vor-Entwurfsstand des FNP zu informieren und Fragen und Anregungen zu erörtern. Am 17.09.2013 wurde die Politik im Rahmen einer Lenkungsgruppensitzung über den aktuellen FNP-Vorentwurf sowie erste Ergebnisse der Umweltprüfung informiert. Die eingegangenen Anregungen, Hinweise und Fragestellungen werden derzeit geprüft und eingearbeitet. Die Lenkungsgruppe wird abschließend entscheiden, welche Aspekte Eingang in den neuen Flächennutzungsplan-Vorentwurf finden werden, der Anfang 2014 den politischen Gremien (Planungsausschuss, Ausschuss für Umwelt und Klimaschutz sowie Bezirksvertretungen) zur Programmberatung vorgestellt wird. Anschließend folgt die Frühzeitige Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger. Der Rat hat die Verwaltung außerdem beauftragt, eine Konzeption zur Fortschreibung des Masterplans und Verstetigung des Prozesses zu erarbeiten und zur Beschlussfassung vorzulegen. Zur Steuerung der Umsetzung sowie zur Fortschreibung der strategischen Ziele sollten dabei folgende Bausteine erarbeitet werden:  Benennung von Verantwortlichkeiten und Ermittlung von erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen,  Aufbau einer Struktur zur regelmäßige Kontrolle der Rahmenbedingungen und ggf. Korrektur von Zielaussagen,  Aufbau eines Berichtswesens zur Information der politischen Gremien über Umsetzungsstand bzw. veränderte Rahmenbedingungen und Zielsetzungen. Die Fortschreibung sollte weiterhin auf Basis des Dialogs zwischen Verwaltung, (Fach-)Öffentlichkeit und Politik erfolgen. Es gilt daher eine Kommunikationsstrategie zu entwerfen, die die Kontinuität der Beteiligung über den laufenden Prozess Aachen*2030 hinaus gewährleistet, der sowohl die Erarbeitung des Masterplans als auch die Neuaufstellung des Flächennutzungsplans beinhaltet, und die Fortschreibung des Masterplans stetig begleitet. Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 2/8 Ein Schwerpunkt dieser Kommunikationsstrategie sollte die Gewährleistung einer regelmäßigen Abstimmung der Aktivitäten unterschiedlicher Fachbereiche der Stadt Aachen in Bezug auf ihre stadtentwicklungsrelevanten Ziele und Wirkungen sein. 2 Anforderungen Bei der Fortschreibung des Masterplans sind neben der Umsetzung der Ziele und Aufgaben die Fortschreibung und Aktualisierung der Ziele und Rahmenbedingungen sowie das Monitoring von zentraler Bedeutung. Umsetzung Die Aussagen des Masterplans sind komplex und differenziert. Sie stellen damit eine fundierte fachliche Grundlage für die weitere Arbeit in den Handlungsfeldern der Stadtentwicklung dar. In erster Linie steht nun die Umsetzung der strategischen Ziele im Vordergrund. Dazu gehört zum Einen die Berücksichtigung des Masterplans als städtebauliche Entwicklungskonzeption in der Bauleitplanung im Sinne der gemeindliche Selbstbindung gem. §1 (6), Nr.11 BauGB. Diese Vorgehensweise hat bereits seit Fertigstellung des Masterplans Eingang in die Praxis gefunden hat und muss sich in Zukunft noch weiter verfestigen. Darüber hinaus ist in vielen Bereichen noch eine Konkretisierung der im Masterplan in den Handlungsfeldern genannten Ziele und Aufgaben erforderlich. Es sind konkrete Maßnahmen und Projekte zu benennen, die hinsichtlich ihrer zeitlichen Realisierbarkeit, fachlichen Zuständigkeiten, Ressourcenbindung etc. zu konkretisieren sind. Im Handlungsfeld 1 (Wohnen) wären beispielsweise hinsichtlich des unter „Aufgaben“ genannten Stadterneuerungsprogramms zur Festsetzung von rahmensetzenden Qualitätsmaßstäben für die Erneuerung im Bestand die zuständige(n) Fachabteilung(en) zu benennen und Aussagen zur zeitlichen Realisierbarkeit bzw. erforderlichen finanziellen Mitteln und fachlichen Grundlagenarbeiten zu treffen. Für Ziele mit allgemeinerer Aussage wie z.B. die Unterstützung von Generationswechsel im Bestand wären konkrete Maßnahmen und Projekte zu benennen, nicht zuletzt um später auch den Umsetzungsstand dieser Zielsetzung beurteilen zu können. Des Weiteren muss eine Priorisierung der vielfältigen Zielaussagen, Projekte und Aufgaben erfolgen, um ein zielgerichtetes Arbeitsprogramm aufstellen zu können, das letztlich auch im Sinne eines Monitorings überprüfbar ist. Fortschreibung / Aktualisierung Damit der Masterplan dauerhaft seiner Rolle als Leitlinie der städtebaulichen Entwicklung gerecht werden kann, müssen regelmäßig die strategischen Ziele fortgeschrieben bzw. hinterfragt und die Rahmenbedingungen überprüft werden. Hierbei steht die Weiterführung des Dialogs zwischen Verwaltung, (Fach-)Öffentlichkeit und Politik im Vordergrund. Dieser Prozess benötigt aufgrund seiner Komplexität eine zentrale Koordination. Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 3/8 Ein kontinuierlicher Austausch der unterschiedlichen städtischen Fachbereiche ist einerseits zur Datenerfassung und Überprüfung der Ziele erforderlich, fördert parallel aber auch die Akzeptanz des Masterplans und trägt dazu bei, den Masterplan als Leitlinie im Bewusstsein von Politik und Verwaltung zu verankern. Da es sich beim Masterplan um eine auf die Zukunft gerichtete Entwicklungskonzeption handelt, sollten dabei der Blick „von außen“ und eine breite Diskussion über gesamtstädtische Zielvorstellungen eine wichtige Rolle spielen. Monitoring / Berichtswesen Um die Umsetzung steuern und prüfen zu können, ist zunächst ein Monitoring-System aufzubauen. Das bedeutet, dass die zu konkretisierenden Ziele und Aufgaben (s. Umsetzung) in eine Form gebracht werden müssen, die eine Überprüfung hinsichtlich des Umsetzungsstands handhabbar und transparent macht. Auf Basis einer Matrix sollen für den Planungsausschuss regelmäßige Statusberichte erstellt werden, die über den Umsetzungsstand hinaus auch Aussagen zu veränderten Rahmenbedingungen und Zielsetzungen machen. Dabei sollen die Aktivitäten in den durch die Politik beschlossenen räumlichen/thematischen Schwerpunktbereichen (s. Erläuterungen unter "Koordinierungsgruppe“) einem jährlichen Monitoring unterzogen werden. Aufgrund der großen thematischen und räumlichen Bandbreite des Masterplans ist - auch mit Rücksicht auf zeitliche und personelle Ressourcen der Verwaltung - kein jährliches Monitoring über den gesamten Ziele- und Maßnahmenkatalog des Masterplans vorgesehen. Ein solches allumfängliches Monitoring soll in größeren Zeitabständen durchgeführt werden. Hierbei ist die Geschäftsstelle auf den Informationsaustausch und die Mitarbeit der verschiedenen Dienststellen zur Datenerhebung und Überprüfung der Ziele angewiesen. Gegebenenfalls ist auch externe Unterstützung erforderlich. Regelmäßig sind parallel dazu aktuelle Planungen und Entwicklungen auf ihre Zielkonformität bezüglich der Aussagen des Masterplans hin zu überprüfen. 3 Kommunikations- und Fortschreibungskonzeption Um die oben genannten Aspekte auch im Sinne einer Verstetigung des begonnenen (Kommunikations-)Prozesses umsetzen zu können, schlägt die Verwaltung eine Fortschreibungskonzeption mit folgenden Strukturelementen, Zuständigkeiten und Abläufen vor, die durch eine Grafik (s. Anlage) veranschaulicht und nachfolgend textlich erläutert wird: Koordination: Die Koordination der Fortschreibung des Masterplans Aachen*2030 ist in der Abteilung 61/10 „Vorbereitende Bauleitplanung“ angesiedelt, die auch bisher das Projekt Aachen*2030 begleitet hat, und im Folgenden als „Geschäftsstelle“ bezeichnet wird. Die Aufgaben, die in diesem Zusammenhang durch die Abteilung wahrgenommen werden müssen, sind insbesondere: - Aufbau eines Monitoring-Systems (Matrix) in Abstimmung mit den betroffenen Fachbereichen, - Jährliches Monitoring der Aktivitäten in den durch die Politik beschlossenen räumlichen/thematischen Schwerpunktbereichen, Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 4/8 - Regelmäßiges und umfängliches Monitoring aller Handlungsfelder in angemessenen größeren Zeitabständen, - Koordination und Organisation von Veranstaltungen (wie z.B. Stadtentwicklungs- und Bezirksforen, Gespräche unter Nachbarn; s.u.) und Öffentlichkeitsarbeit (beispielsweise Pflege des Internetauftritts), - Erstellung des Statusberichts, der jährlich dem Planungsausschuss vorgelegt wird mit dem Ziel, über Umsetzungsstand bzw. veränderte Rahmenbedingungen und Zielsetzungen zu informieren, - Fortschreibung der Dokumentation des Masterplans. Koordinierungsgruppe Die Koordinierungsgruppe ist ein interdisziplinäres Gremium der Verwaltung mit Bündelungs- und (Vor-) Entscheidungskompetenz. Zur effektiven Arbeitsweise der Koordinierungsgruppe sollte die Zusammensetzung mit verbindlich benannten Teilnehmerinnen und Teilnehmern festgelegt werden. Kernaufgabe der Koordinierungsgruppe ist die Ausarbeitung einer (räumlichen und / oder thematischen) Schwerpunktsetzung. Thematisch können hier sowohl ein bestimmtes Handlungsfeld des Masterplans oder einzelne Zielsetzungen verschiedener Handlungsfelder fokussiert werden. Auch eine Verknüpfung dieser Zielsetzungen mit einem räumlichen Fokus und / oder einem der im Masterplan genannten Schwerpunkträume ist denkbar. Für die Umsetzung dieser Schwerpunktsetzung ist ein mittelfristiger Realisierungszeitraum festzulegen um einerseits die gesteckten Ziele angemessen umsetzen zu können, andererseits in einem überschaubaren Zeitrahmen zu bleiben. Die Zuständigkeit der Koordinierungsgruppe umfasst darüber hinaus: - Prioritätensetzung hinsichtlich der Projekte und Maßnahmen innerhalb der politisch beschlossenen Schwerpunktsetzung, - die Beratung / Empfehlung der politischen Gremien. Fokusgruppe Bei den Fokusgruppen handelt es sich um Arbeitsgruppen, die sich sowohl mit einem thematischen als auch räumlichen Fokus auseinandersetzen können. Die personelle Besetzung kann je nach Schwerpunkt variieren und sollte zur Diskussion und Verständigung über die Aachener Stadtentwicklung auch durch Externe ergänzt werden. Im Sinne eines ökonomischen Personaleinsatzes können auch bestehende Arbeitskreise innerhalb der Verwaltung genutzt werden, die sich mit einem entsprechenden Schwerpunkt auseinandersetzen. Die Fokusgruppen leisten die fachliche „Vorarbeit“ und informieren die Koordinierungsgruppe über fachliche und zeitliche Umsetzbarkeit, die Überprüfung der Übereinstimmung von Planungen und Entwicklungen mit den Zielen des Masterplans, über Fortschreibungsoptionen des Masterplans und veränderte Rahmenbedingungen in den einzelnen Handlungsfeldern oder Schwerpunkträumen. Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 5/8 Die Aufgaben der Fokusgruppen umfassen insbesondere: - Prüfung der Rahmenbedingungen, die bei Erstellung des Masterplans erfasst wurden und sowohl in den 10 Handlungsfeldern als auch bei den Schwerpunkträumen im Masterplan textlich dargelegt werden, - Auseinandersetzung / Überblick über relevante Aktivitäten in den Schwerpunkträumen des Masterplans (Haaren, östliche Innenstadt, Bahnhofsviertel, Burtscheid, Preuswald und die Ringe und Radialen) und mögliche ergänzende Maßnahmen, - Sachstandsbericht zu den Leitprojekten, die in jedem Handlungsfeld als den dort genannten Zielen entsprechende Impulsgeber benannt sind, - Überblick und Prüfung aktueller Planungen auf ihre Zielkonformität bezüglich der Aussagen des Masterplans, - Fortschreibung und Konkretisierung der Ziele und Aufgaben des Masterplans und Benennung konkreter Maßnahmen und Projekte, die jeweils hinsichtlich ihrer zeitlichen Realisierbarkeit, fachlichen Zuständigkeiten, Ressourcenbindung etc. zu konkretisieren sind (s. Umsetzung), - Diskussion über vorrangige Aufgaben. Im Rahmen der Fortschreibung des Masterplans ist hinsichtlich personeller Kapazitäten zu beachten, dass durch die oben erläuterte Konzeption vorhandene Kapazitäten in unterschiedlicher Intensität gebunden werden. Hinsichtlich der durch die Geschäftsstelle zu leistenden Koordinationsaufgaben ist der Einsatz von 2 Mitarbeiterinnen erforderlich, die diese Aufgaben gleichzeitig mit dem laufenden Geschäft und der noch einige Zeit in Anspruch nehmenden Neuaufstellung des Flächennutzungsplans zu leisten haben. Abhängig vom aktuellen Verfahrensstand und -verlauf wird die im Vordergrund stehende Neuaufstellung einen erheblichen Teil dieser Ressourcen binden. Durch die Arbeit in den Fokusgruppen sowie in der voraussichtlich 1-2 mal im Jahr tagenden Koordinationsgruppe werden Kapazitäten aus unterschiedlichen Fachdienststellen in der Form gebunden, dass sowohl die Teilnahme an den Sitzungen als auch die vor- bzw. nachbereitende fachliche Auseinandersetzung personelle Ressourcen erfordern. Ein effizienter Personaleinsatz soll wo möglich durch Nutzung bestehender Arbeitskreise innerhalb der Verwaltung, die sich mit einem entsprechenden Schwerpunkt auseinandersetzen, erreicht werden. Nicht zuletzt binden auch die regelmäßigen Monitorings personelle Ressourcen. Die Geschäftsstelle ist hierbei auf den Informationsaustausch und die Mitarbeit der verschiedenen Dienststellen zur Datenerhebung und Überprüfung der Ziele angewiesen. Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit Ergänzend zu den oben erläuterten festen Strukturelementen der Fortschreibungskonzeption kommt der Fortsetzung des bereits im Prozess Aachen*2030 begonnenen Dialogs zwischen Verwaltung, (Fach-)Öffentlichkeit und Politik im Rahmen der Fortschreibung des Masterplans eine besondere Bedeutung zu. Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 6/8 Die Erörterung zentraler und fachlich oder räumlich fokussierter Fragen der Stadtentwicklung mit einer breiten Teilnehmerschaft stellt einen wichtigen Input neben der fachlichen Arbeit in den Fokusgruppen dar. Daher sollen Bezirksforen, Stadtentwicklungsforen sowie Gespräche unter Nachbarn weiterhin regelmäßig und mit Bezug zu der durch die Politik beschlossenen Schwerpunktsetzung stattfinden. In Bezirksforen können einzelne Themen und die besonderen Situationen und Anforderungen in den Aachener Ortsteilen detailliert und aus unterschiedlichen Perspektiven erörtert werden. Stadtentwicklungsforen bieten insbesondere die Chance, zentrale Fragen der Stadtentwicklung sowie wichtige Aspekte und Ziele des Masterplans mit interessierter (Fach-)Öffentlichkeit und externen Expertinnen und Experten gemeinsam zu diskutieren. Die Gespräche unter Nachbarn, an denen die Vertreter und Vertreterinnen der angrenzenden Kommunen der StädteRegion und der Nachbarstaaten teilnehmen, dienen dagegen der regelmäßigen Querinformation in die Region und dem Austausch über Erfahrungen und räumliche Entwicklungen, die weder an der Stadt- noch an den Staatsgrenzen haltmachen. Für die Durchführung dieser Veranstaltungen ist – abhängig von externer Moderation, Räumlichkeiten, Referenten etc. - jährlich im Haushalt ein noch näher zu bezifferndes Budget erforderlich. Die Internetseite www.aachen.de/aachen2030 soll als wichtiges Informationsinstrument beibehalten werden und laufend über den Stand des Masterplans, aktuelle Projekte, anstehende Veranstaltungen und Beschlusslagen informieren. Sowohl die Organisation der o.g. Veranstaltungen als auch die Pflege der Internetseite gehört zu den Aufgaben der Geschäftsstelle. Ausschüsse Entscheidungen über Prioritäten- und Schwerpunktsetzungen obliegen den zuständigen politischen Gremien. Durch die Ausschüsse erfolgt die Beauftragung der Verwaltung, ihre Aktivitäten zur Umsetzung des Masterplans in einem festzulegenden mittelfristigen Realisierungszeitraum auf bestimmte Maßnahmen und Projekte zu fokussieren. Durch die Geschäftsstelle erfolgt jährlich eine Monitoring-Berichterstattung in Form eines Statusberichts, der dem Planungsausschuss mit dem Ziel vorgelegt wird, über Umsetzungsstand bzw. veränderte Rahmenbedingungen und Zielsetzungen zu informieren. Wie bereits unter „Monitoring / Berichtswesen“ erläutert, erfolgen aufgrund des breiten Spektrums des Masterplans die Monitoring-Berichte differenziert in: - Jährliches Monitoring der Aktivitäten in den durch die Politik beschlossenen räumlichen/thematischen Schwerpunktbereichen, - Regelmäßiges und umfängliches Monitoring aller Handlungsfelder in angemessenen größeren Zeitabständen. Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 7/8 4 Arbeitsprogramm 2014 / 2015 - Aufbau eines Monitoring-Systems durch die Geschäftsstelle in Abstimmung mit den verschiedenen Dienststellen - 1. Koordinierungsgruppe (Inhalt: Erörterung der Gremien, Elemente und Abläufe im Fortschreibungsprozess, Vorstellung des Monitoring-Systems, Diskussion über erste Themenschwerpunkte) - Fokusgruppensitzungen zu den möglichen Themenschwerpunkten und - 1. Bezirksforum zum Dialog über die möglichen Themenschwerpunkte und Anforderungen aus den Bezirken - 2. Koordinierungsgruppe (Inhalt: Entscheidung über Schwerpunktsetzung und Realisierungszeitraum) und - PLA (Inhalt: Information über Sitzungen der Koordinierungsgruppe, Entscheidung über Themenschwerpunkte, Vorstellung des Monitoring-Systems) - 1. Stadtentwicklungsforum Anlage/n: Aachen*2030: Masterplan – Kommunikations- und Fortschreibungskonzeption Vorlage FB 61/1023/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.08.2014 Seite: 8/8 Anlage: AACHEN*2030: Masterplan - Kommunikations- und Fortschreibungskonzeption Niederschriften Koordination und Organisation FB 61-10 Stadtentwicklungsforum Fokusgruppen Fokusgruppen (= Arbeitsgruppen)  Fokusgruppen Themat. oder räumlicher Fokus (themen- oder raumbezogen)  Prüfung d. Rahmenbedingungen / Fokusgruppen Zielkonformität aktueller Planungen  Verstetigung, Fortschreibung und Konkretisierung der Ziele und Aufgaben des Masterplans Besetzung variiert nach Schwerpunkt; z.T. bestehende Arbeitskreise (Verwaltung); Einbeziehung Externer   Monitoring: Aufbau u. Durchführung Erstellung Statusbericht  Koordination und Organisation von Veranstaltungen (Stadtentwicklungs- und Bezirksforen, Gespräche unter Nachbarn…) Internetauftritt  Internet (laufend) Input Koordination Input Berater Bezirksforum Koordinierungsgruppe Gespräche unter Nachbarn Input  (themen- oder raumbezogen) Input (themen- oder raumbezogen) Schwerpunkt u. Prioritätensetzung fest benannte Teilnehmer aus der Verwaltung Entscheidungsvorbereitung Empfehlung PLA (und ggf. weitere Fachausschüsse)   Entscheidung über Schwerpunkte und Prioritätensetzung Beauftragung d. Verwaltung, Aktivitäten in festgelegtem Zeitraum auf bestimmte Projekte zu fokussieren Entscheidung / Beschlüsse Monitoring- / Statusbericht