Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Finanzsteuerung FB 11/0190/WP16 öffentlich FB 11/2 18.06.2013 Frau Lesmeister Überplanmäßige Verstärkung der "Anlagenbuchhaltung" zur Erstellung der Jahresabschlüsse Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 03.07.2013 PVA Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Absicht der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis, dem Fachbereich Finanzsteuerung 1,5 zusätzliche Anlagen- bzw. Bilanzbuchhalter möglichst bald zuzuweisen. Der Einsatz erfolgt bis zum Abschluss der rückständigen Arbeiten überplanmäßig. Der dauerhafte Verbleib und damit die Notwendigkeit der Stelleneinrichtung werden zu gegebener Zeit erneut geprüft und vorgelegt. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 1/4 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Ansatz fortgeschriebener Ansatz fortgeschriebener Auswirkungen 2014 Ansatz 2014 2015ff Ansatz 2015 ff (alt) (neu) Ertrag 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 95.300,00 € * 0€ 285.900,00 € * 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Personal/Sachaufwand Folgekosten Folgekosten + Verbesserung / - - 95.300 € * - 285.900,00 € * Verschlechterung keine Deckung vorhanden keine Deckung vorhanden * ohne Sach- und Gemeinkosten Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 2/4 Erläuterungen: Mit der Einführung des “Neuen Kommunalen Finanzmanagement“ sind viele Städte - im Hinblick auf die Erstellung der geforderten Eröffnungsbilanz und der darauf folgenden Jahresabschlüsse erheblich in Rückstand geraten. Dies betrifft auch die Stadt Aachen. Die Eröffnungsbilanz zum 01.01.2008 sowie der Jahresabschluss zum 31.12.2008 konnten erst in den Jahren 2011 bzw. 2012 aufgestellt und beschlossen werden. Die Aufgaben konnten nicht alleine durch das vorgehaltene Personal durchgeführt werden, so dass auf eine externe Unterstützung mit Kosten i.H.v 200.000 € jährlich zurückgegriffen wurde. Der Fachbereich Finanzsteuerung möchte jedoch sukzessive hierauf verzichten und zukünftig nur noch zur Klärung besonders komplexer Sachverhalte auf diese zurückgreifen. Die operativen Aufgaben sollen durch das eigene Personal erfüllt werden. Mit Schreiben vom 29.10.2012 wurde ein Antrag auf Stelleneinrichtung für den Bereich “Anlagenbuchhaltung – Jahresabschluss (FB 20/20)“ gestellt. Die Einrichtung von 2,0 Stellen in der Abteilung FB 20/20 wird für folgendes Personal beantragt: - für überplanmäßig bereits eingesetzte 1,5 Kräfte, sowie eine weitere zuzuweisende 0,5 Kraft. Hiermit verbunden ist die Einschätzung nach den Erfahrungen mit dem Jahresabschluss 2008, dass dauerhaft für die Anlagenbuchhaltung als auch für die sonstigen Jahresabschlussarbeiten je 3 Vollzeitstellen benötigt werden. Die personelle Lage des FB 20 wird aufgrund von erheblichen Überstunden und damit eintretender Überlastung der MitarbeiterInnen immer schwieriger. Daher wird dem Personal- und Verwaltungsausschuss vor der endgültigen Entscheidung über die voraussichtliche Stelleneinrichtung die überplanmäßige Einstellung von 1,5 Fachkräften empfohlen. Zur Erklärung: Nach dem Schreiben der Bezirksregierung im Jahr 2013 wird vorgegeben, dass die Jahresabschlüsse der kommunalen Haushalte inklusive 2012 bis spätestens 31.12.2013 vorzuliegen haben, was nicht nur die Stadt Aachen vor eine kaum lösbare Aufgabe stellt. Zur Bewältigung des jetzigen Drucks der Bezirksregierung auf die termingerechte Erstellung der Jahresabschlüsse greift Dezernat II nach wie vor auf eine externe Unterstützung zurück. Da zum jetzigen Zeitpunkt nicht abschließend geklärt werden kann, welcher tatsächliche Stellenbedarf nach vollständiger Abarbeitung der Rückstände notwendig sein wird, wird die Prüfung durch FB 11 zum Zeitpunkt des Abschlusses der Arbeiten vorgenommen. Diese wird unterstützt durch einen interkommunalen Vergleich. Die Vermeidung der nicht mehr in vollem Umfang benötigten Mittel für externe Beauftragung wird in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Stelleneinrichtung mit einbezogen. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 3/4 Aufgrund des spezifischen Anforderungsprofils und der Notwendigkeit einer zügigen Verstärkung sollen die Funktionen auch extern ausgeschrieben werden. Gesucht werden qualifizierte Anlagenbzw. Bilanzbuchhalter. Der Verwaltungsvorstand hat in seiner Sitzung am 18.06.2013 dem überplanmäßigen Personaleinsatz zugestimmt. Der Personalrat der allgemeinen Verwaltung erhält mit dieser Vorlage zugleich eine Information gemäß § 65 LPVG. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 4/4