Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Soziales und Integration Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0188/WP16 öffentlich FB 11/3.1 18.06.2013 Frau Kleinholz Fachbereich Soziales und Integration: Einrichtung von 5 Vollzeitplanstellen in der Nadelfabrik Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 03.07.2013 PVA Entscheidung Beschlussvorschlag: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt im Rahmen des Stellenplanes 2014 die Einrichtung von fünf Vollzeitplanstellen für das Team Nadelfabrik (FB 50/420) innerhalb des Fachbereiches Soziales und Integration. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 1/5 finanzielle Auswirkungen konsumtive Ansatz Auswirkungen 2013 Ertrag fortgeschriebener Ansatz 2013 Ansatz 2014 ff. fortgeschriebener Ansatz 2014 ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 54.500,00 € 0,00 € 312.600,00 € 0,00 € 0,00 € Abschreibungen 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Ergebnis 0,00 € 54.500,00 € 0,00 € 312.600,00 € 0,00 € 0,00 € Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung -54.500,00 € -312.600,00 € Element 4-050501-911-8 keine Deckung vorhanden (Nadelfabrik Veranstaltungen) Personalkosten ohne Sach- und Gemeinkosten Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 2/5 Erläuterungen: Der Verwaltungsvorstand hat in seiner Sitzung am 18.12.2012 die organisatorische Verlagerung der Nadelfabrik von bislang FB 02 zum FB 50 zum 01.01.2013 beschlossen. Hiermit verbunden war der Auftrag an die Verwaltung a) eine mögliche organisatorische Ansiedlung der Bühne am Kennedypark in die Überlegungen einfließen zu lassen, b) die neu definierten Aufgabenfelder für die Nadelfabrik sollten sodann in einer neuen Abteilung FB 50/400 - Integration - innerhalb des FB 50 gebündelt werden und b) ein Konzept zur Vernetzung mit dem zu gründenden Kommunalen Integrationszentrum zu erarbeiten. Bereits im 2. Halbjahr 2012 hatte die Verwaltung sich damit befasst, wie sich zum einen die Aufgabenfelder, das notwendige Personalvolumen zur Bewirtschaftung des Hauses Nadelfabrik und die Einbindung innerhalb der Organisation FB 50 darstellen könnten. Die Fachdienststelle machte deutlich, dass die Nadelfabrik unter Einbezug der Bühne am Kennedypark nur dann dem zugedachten Zweck, nämlich dem Bewirtschaften bzw. Betreiben des Hauses zu den Themen Integration, Identität und Migration für ausländische Bürger/-innen bei gleichzeitiger Öffnung und Vernetzung mit und für alle Aachener Gesellschaftsgruppen zugeführt werden kann, wenn eine auskömmliche Personalausstattung für das Haus verfügbar ist. Zielrichtung des FB 50 ist es, Angebot und Nachfrage des Hauses Nadelfabrik zu steigern, so dass u.a. eine bessere Auslastung der Räumlichkeiten erreicht wird. Hierzu wird auf das durch FB 50 entwickelte Nutzungskonzept verwiesen, dass durch den Ausschuss für Soziales, Integration und Demographie am 21.03.2013 zustimmend zur Kenntnis genommen wurde. Die von FB 50 hierzu geltend gemachte Personalausstattung wurde in den verwaltungsinternen Gesprächen als angemessen und notwendig eingeschätzt. Hierauf wird im Folgenden noch näher eingegangen. Die Auflage des Verwaltungsvorstandes, der in seiner Sitzung am 15.01.2013 mit der beabsichtigten personellen Ausstattung der Nadelfabrik befasst wurde, sieht vor, die Besetzung der einzurichtenden Planstellen möglichst kostenneutral vorzunehmen. Die anschließende Prüfung der Personalverwaltung zu den zu erwartenden finanziellen Auswirkungen sind der beigefügten Anlage zu entnehmen und zeigen auf, dass eine gänzlich kostenneutrale Regelung nicht möglich sein wird. I. Organisatorische Einbindung in den Fachbereich Soziales und Integration: Die Anbindung soll in Form eines Teams „Nadelfabrik“ mit einer Teamleitung (gleichzeitig Leitung des Hauses) zunächst unter direkter Führung des Fachbereichsleiters erfolgen. Dies insbesondere deshalb, weil eine Zusammenführung in das bei FB 50 derzeit bereits bestehende Team „Integration“ (FB 50/410) die dortige Teamleitung sowohl in der Leitungsspanne als auch von den Inhalten überfrachtet hätte. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 3/5 Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass diese organisatorischen Überlegungen nur für eine kurze Übergangszeit greifen sollen, da geplant ist, das zu bildende Kommunale Integrationszentrum künftig organisatorisch bei FB 50 anzusiedeln. Dies soll unter Bildung einer neuen Abteilung FB 50 / 400 (Integration, Nadelfabrik, Sozialplanung, sozialräumliche Strukturen) geschehen. Die entsprechende Vorlage nimmt derzeit den Weg durch die politischen Gremien und ist für den 03.07.2013 auch zur Behandlung im Personal- und Verwaltungsausschuss und für den Beschluss durch den Rat der Stadt vorgesehen (FB 50/0256/WP16). Die angestrebte organisatorische Zielvorstellung ist zur Information beigefügt. In dieser neuen Abteilung sollen neben dem Kommunalen Integrationszentrum und dem Team Sozialplanung auch das Team Nadelfabrik organisatorisch platziert werden. II. Geplante Personalausstattung des Teams Nadelfabrik: Nachfolgend wird die von FB 50 in Abstimmung mit FB 11 angestrebte Personalausstattung beschrieben, um den Geschäftsbetrieb der Nadelfabrik in der geplanten Art und Weise aufzunehmen bzw. zu beleben. Die Nadelfabrik, die im Rahmen der Stadtteilerneuerung Aachen-Ost mit hohem Fördermittelvolumen und städtischen Mitteln umfänglich umgebaut und saniert wurde, wird seit einiger Zeit bereits - bislang unter Bereitstellung von überplanmäßigem Personal (Leiter des Hauses und Hausmeister) - betreut. Insbesondere in der letzten Phase des Umbaus wurden bereits Aktivitäten / Nutzungen aufgenommen, es galt, den Einzug der externen Mieter/Nutzer (z.B. BoxGym des Post Telekom Sportvereins, Werkstatt der Kulturen, Eurotürk e.V., TÜV Nord Bildung, diverse gewerbliche Mieter) und den Einzug der diversen städtischen Dienststellen (Stadtarchiv, Sozialraumteam 2) zu betreuen und für deren Anliegen Ansprechpartner vor Ort zu haben. Im Zusammenhang mit der offiziellen Eröffnung des Hauses im April 2013 wurden zahlreiche Veröffentlichungen in der Presse vorgenommen. Das Haus soll einer noch breiteren Öffentlichkeit bekannt und zugänglich gemacht werden, um die angestrebte Auslastung zu erzielen. Um diese Ziele zu erreichen und im Anschluss adäquat zu betreuen, ist folgende Personalressource erforderlich: 1. Leitung des Hauses / Teamleitung (Weiterentwicklung Nutzungskonzept, Akquise, Entscheidung über die Art der Bespielung, Werbung, Presse, Personalführung) 1,0 Stelle nach EG 11 TVöD (üpl. vorhanden) 2. Verwaltungskraft (Vertr. der Leitung, Veranstaltungsplanung, Verwaltung Belegungsplan, Unterstützung bei der Werbung, Ansprechpartner/-in für übrige Dienststellen, Arbeiten im Zusammenhang mit dem Vermieter - Mietermodell, usw.) 1,0 Stelle nach EG 9 TVöD / A 10 BBesG 3. Sekretariatskraft (Ansprechpartner für Angelegenheiten Mieter, Schlüsselverwaltung, Verwaltungsassistenz, Schreibangelegenheiten) 1,0 Stelle nach EG 5 TVöD 4. Zwei Hausmeisterfunktionen (Ansprechpartner für Handwerker, Mieter und Nutzer, Schließdienst, kleinere Instandsetzungen, Herrichten der Räumlichkeiten und der Bühne für Veranstaltungen, techn. Betreuung der Bühne im Kennedypark, Führung des Bühnenbuches usw.; Einsatz im Wechseldienst unter Einbindung des Wochenendes und in den Abendstunden) 2,0 Stellen nach EG 4 TVöD (eine Funktion üpl. vorhanden). Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 4/5 Nach dem Ablauf von 2 Jahren nach vollständiger Zuweisung des o.a. Personalbestandes soll veranlasst durch FB 11 in Zusammenarbeit mit FB 50 ein Resümee gezogen werden, ob die o.a. Personalausstattung adäquat ist. Ggfs. sind Nachbesserungen oder auch -kürzungen im Personalbestand vorzunehmen. III. Auswirkungen auf den Stellenplan und das Finanzhaushalt: Da die bisherigen Zuweisungen von Personal (Leiter der Nadelfabrik - Herr Köth - und Hausmeister Herr Heimig -) überplanmäßig erfolgten, sind für alle o.a. beschriebenen Vollzeitfunktionen Planstellen einzurichten. Im Personalkostenbudget der Kernverwaltung sind derzeit bereits die Leitungsstelle wie auch die Hausmeisterfunktion berücksichtigt, da das Personal hierfür bereits vorhanden ist. Für die zweite Hausmeisterfunktion wie auch für die beiden Verwaltungsstellen (gehobener Dienst und Sekretariatsfunktion) sind zusätzliche Personalkosten im Haushalt zu veranschlagen. Diese Funktionen sollen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in 2013 bewirtschaftet werden. Die Kostendeckung für die in 2013 entstehenden Personalkosten ist aus dem Sachmittelbudget der Nadelfabrik (PSPElement 4-050501-911-8) gegeben. Ab dem Haushaltsjahr 2014 ist der gesamte Personalbedarf bei den Haushaltsberatungen zu berücksichtigen. Anlage/n: Organigramm FB 50 Zielvorstellung (Nadelfabrik und Kommunales Integrationszentrum) Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 5/5 Organigramm FB 50 mit Integrationszentrum Fachbereich Soziales und Integration, FB 50/000, 30. April 2013 Organigramm FB 50 mit Integrationszentrum Fachbereich Soziales und Integration, FB 50/000, 30. April 2013