Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0057/WP16 öffentlich 04.02.2013 Zwischenbericht zum 31.12.2012 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 28.02.2013 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. Dezember 2012 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Rombey Vorlage E 42/0057/WP16 der Stadt Aachen Casteel Ausdruck vom: 07.02.2013 Seite: 1/4 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben des Fachbereiches Finanzsteuerung vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht soll in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen, aufzeigen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 2.: Die geringeren Erträge bei Studienfahrten stehen in direktem Zusammenhang mit den geringeren Aufwendungen in dem Bereich (Position 9). Zu 3.: Die geplanten WbG-Mittel flossen nicht in der geplanten Höhe und die Förderung der Bildungsberatung konnte nicht in dem geplanten Umfang umgesetzt werden. Zu 4.: Der Ansatz konnte, trotz Akquirierung des neuen Projektes EMMI (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) ab dem 01.10.2012, nicht erreicht werden. Der Grund liegt darin, dass einige von der Volkshochschule beantragten Projekte für 2012 nicht bewilligt wurden und somit nicht umgesetzt werden können (u. a. HIT, Traumjob, Reaktion, Lernpartnerschaften). Die dazugehörigen einkalkulierten Aufwendungen wurden aber ebenfalls nicht getätigt. Zu 5.: Die Erträge in Bezug auf die Fußballausstellung, bisher in dieser Position enthalten, wurden aus finanztechnischen Gründen den Drittmitteln zugeordnet, so dass hier die Einnahmen fehlen. Die Werbeeinnahmen aus Anzeigenschaltungen im Vorlesungsverzeichnis fielen deutlich geringer aus, weil einige Anzeigenkunden weggefallen sind und bisher keine Neuen hinzugewonnen werden konnten. Vorlage E 42/0057/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.02.2013 Seite: 2/4 Aufwendungen: Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier eine über das ganze Jahr verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten. Die geringer anfallenden Honorarkosten für Projekte, die keine Bewilligung erhalten haben, zeigen sich in dieser Position. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind Unterhaltungsarbeiten im Gebäude Sandkaulbach angefallen, hierdurch ist eine leichte Überschreitung des Ansatzes zu verzeichnen. Die zusätzlichen Aufwendungen, die durch die extern angemieteten Räume entstanden sind und im Ansatz so nicht kalkuliert werden konnten, sind aber durch Projektmittel gedeckt. Zu 7.: In dieser Position sind die Kosten der überregionalen Anzeigenschaltung für die Neubesetzung der VHS-Leitung und der Marketingumfrage enthalten. Daher wird bei der Jahresprognose auch von einer entsprechenden Abweichung zur Planung ausgegangen. Die Überschreitung des Ansatzes, wird durch die Unterschreitung des Ansatzes bei den Personalkosten gedeckt. Zu 8.: In dieser Position sind auch die weiterzuleitenden, bewilligten Fördermittel an Dritte (z.B. Kooperationspartner) enthalten. Diese Aufwendungen stehen damit auch in unmittelbarem Zusammenhang mit der Ertragsposition „Drittmittel“, die ebenfalls geringer ausfällt. Zu 9: Die Aufwendungen korrespondieren hier mit den geringen Erträgen (Position 2). Zu 10.: Im Berichtzeitraum wurden nur die dringlichsten Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten ausgeführt. Es wird auf eine sehr sparsame Bewirtschaftung z.B. der Position GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) geachtet. Zu 14.: Für die deutliche Überschreitung des Ansatzes sind die höhere Nebenkosten durch die zusätzlich angemieteten Räume und auch Kostensteigerungen der Energieversorger verantwortlich. Zu 15.: Im Ansatz war eine Summe für externe Anmietung von Räumen für 12 Monate enthalten. Die externe Anmietung der Räume in der Theaterstraße, als Ersatz für den Wegfall des Pavillons in der Vorlage E 42/0057/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.02.2013 Seite: 3/4 Sandkaulstraße, erfolgte erst später, so dass das Ergebnis im Berichtszeitraum günstiger als im Ansatz geplant ausfiel. Zu 16.: Der Mehraufwand zum Ansatz entstand u.a. durch die Umzüge aus der Sandkaulstraße in die Peterstraße und in die Theaterstraße. Zu 18.: Es stand eine notwendige Reparatur schon zu Beginn des Jahres an. Das Fahrzeug kann inzwischen nach der planmäßig durchgeführten Hauptuntersuchung für weitere 2 Jahre eingesetzt werden. Zu 19.: Die erhöhte Aufwendung in dieser Position wird durch eine entsprechende Erhöhung des städtischen Zuschusses aufgefangen. Zu 23.: Hierzu gehören die Zinszahlungen des Gesellschafterdarlehens an die Stadt und die Aufzinsung der Altersteilzeit. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans In diesem Berichtszeitraum erfolgte die Zusage der Pilotprojektförderung für das Projekt EMMI (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) ab dem 01.10.2012. Für dieses Projekt wurden, in Ermangelung städtischer Räume, durch das Gebäudemanagement Räume in der Tempelhoferstraße angemietet. Das Projekt KursAktiv bekommt weiterhin die maximale Aufstockung der Teilnehmenden und damit die volle Förderung bis zum Ende des Jahres. Die im Zusammenhang mit Projekten geplanten Ausgaben wurden nach Wegfall bzw. Beginnverschiebung dieser Projekte nicht getätigt. Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt. Im Übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.12.2012 mit den Vorjahreswerten Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0057/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.02.2013 Seite: 4/4 Wirtschaftsplan 2012 - Zwischenbericht zum 31.12.2012 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Außerordentliche Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 4. Quartal TEUR Ansatz 12/12 tatsächl. Ist TEUR 31.12.2012 Abweichung TEUR absolut 1534 291 1555 3304 109 6793 1513 212 1376 2897 50 6048 -21 -78 -179 -407 -59 -744 Wirtschaftsplan 12: tatsächl. Ist TEUR Abweichung TEUR Ansatz 31.12.2012 absolut 5846 1709 40 147 187 58 102 1140 250 67 41 181 22 49 179 1 17 2 145 477 25 25 2 5694 1457 47 167 173 55 121 855 181 58 38 190 21 64 146 10 16 3 205 477 25 25 2 Abweichung Wirtschaftsplan 11: TEUR Ansatz Wirtschaftsplan 11: TEUR 31.12.2011 1571 272 1547 2515 99 6005 1494 268 1394 2331 85 5571 Abweichung Wirtschaftsplan 11: TEUR Wirtschaftsplan 11: TEUR Abweichung in % Ansatz 31.12.2011 in % 5518 1678 49 148 187 57 102 1051 237 79 39 174 24 47 82 2 15 3 161 477 25 19 0,10 - 5335 1475 23 149 175 55 90 898 239 53 36 156 26 55 82 4 15 1 161 477 25 17 2 - -3,31 -12,07 -52,21 0,71 -6,50 -3,37 -12,07 -14,54 1,01 -32,80 -7,49 -10,51 6,24 17,34 0,65 91,23 -0,66 -48,17 0,00 0,00 -1,19 -9,80 2381,26 - 10172 9549 -6,12 in % -1,40 -26,89 -11,50 -12,31 -54,31 -10,96 - - -152 -251 7 20 -14 -3 18 -285 -69 -9 -3 9 -1 15 -33 9 -1 1 60 1 - -2,60 -14,71 16,84 13,86 -7,57 -5,30 18,06 -25,03 -27,77 -13,09 -7,47 5,14 -2,64 30,32 -18,39 864,21 -4,78 35,92 41,24 0,00 0,00 0,12 27,46 10711 10029 -682 -6,37 3918 4071 153 3,76 - Abweichung in % -4,95 -1,40 -9,94 -7,31 -14,32 -7,22 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters II/2012 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen 5 vorangegangenen Jahre Stand: 30.1.2013 20000 18000 16000 14000 II/2012 12000 Mittelwert aller Semester ab 2007 10000 8000 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2007 6000 Mittelwert der Herbstsemester ab 2007 4000 2000 0 e nn nn nn nn nn has egi egi egi egi egi p b b b b b e s s s s s t t t t t eld i ch i ch i ch i ch i ch nm terr terr terr terr terr A n n n n n U ag hU hU hU hU vor 1. 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