Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Jugend Schule Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0157/WP16 öffentlich FB 11/3.3 03.12.2012 Frau Kleinholz, Frau Wilden Arbeitsgruppe Schulsekretariate: Stellungnahme zu den Eingaben des Rhein-Maas-Gymnasiums und des Couven-Gymnasiums zum neuen Personalbemessungssystem Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 11.12.2012 BüFo Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Das Bürgerforum nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Erarbeitung und Entwicklung der Ergebnisse der Arbeitsgruppe Schulsekretariate zur Kenntnis. Vorlage FB 11/0157/WP16 der Stadt Aachen Seite: 1/4 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Auswirkungen Ertrag Ansatz 2013 fortgeschriebener Ansatz 2013 Ansatz 2014 ff fortgeschriebener Folgekosten Folgekosten Ansatz 2014 ff (alt) (neu) 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 20.800 € 0€ 137.700 € 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Personal/Sachaufwand + Verbesserung / - 20.800 € - 137.700 € keine ausreichende Deckung keine ausreichende Deckung vorhanden vorhanden - Verschlechterung Erläuterungen: Die ausgewiesenen zusätzlichen Personalkosten umfassen alle städtischen Schulsekretariate. Hierbei wurde berücksichtigt, dass durch die veränderte Vertretungsregelung voraussichtlich durchschnittliche Mehrkosten in Höhe von 11.000 € jährlich entstehen. Zusätzliche Sachkosten fallen nicht an, da die Arbeitsplätze bereits vorhanden sind. Vorlage FB 11/0157/WP16 der Stadt Aachen Seite: 2/4 Erläuterungen: Im ersten Schritt wird auf die Ausführungen des Couven-Gymnasiums eingegangen. Im Herbst 2009 hat sich die Arbeitsgruppe Schulsekretariate im Rahmen der Personalbemessung für die Schulsekretariate ganz bewusst für die Anwendung der Methodik des „Bochumer Modells“ entschieden. Hauptbestandteil und Basis dieses Modells sind qualifizierte Schätzungen der betroffenen Kolleginnen in den Schulsekretariaten. Aus dem Kreis der 69 Aachener Schulen erklärten sich 22 Mitarbeiterinnen bereit, in der Arbeitsgruppe mitzuwirken. Es wurden 6 schulformbezogene Kleingruppen mit jeweils 3 - 4 Mitarbeiterinnen gebildet, die die ca. 90 Einzeltätigkeiten hinsichtlich des zeitlichen Aufwandes in insgesamt 42 Sitzungen mit Schätzwerten hinterlegten. Zur Erhebung von Fallzahlen wurde, sofern möglich, auf Statistiken oder Zählungen zurückgegriffen. Es ist grundsätzlich üblich, Stellenneueinrichtungen, gleich welcher Anzahl, dem Verwaltungsvorstand und der Politik gegenüber plausibel begründen zu müssen. Aus organisatorischer Sicht sind hierfür insbesondere die das Tagesgeschäft bestimmenden Tätigkeiten, die einen erheblichen zeitlichen Anteil ausmachen, nochmals zu betrachten und zu verifizieren, weshalb es zu der Auswahl der 5 von rund 90 Tätigkeiten kam. Hintergrund der Vor-Ort-Beobachtungen war somit nie das In-Frage-Stellen der Zeitschätzungen der an der Arbeit beteiligten Schulsekretärinnen, so dass es bei den übrigen rund 85 Tätigkeiten bei den mit den beteiligten Mitarbeiterinnen ermittelten durchschnittlichen Zeitwerten verblieben ist. Dies begründet im Übrigen die zum Teil erheblichen Unterschiede von Zeitaufwänden bei gleichen Tätigkeiten. Abweichungen bei vergleichbaren Schulsystemen wurden seitens FB 11 durchaus kritisch hinterfragt. Sofern die beteiligten Schulsekretärinnen jedoch bei ihrer Einschätzung blieben, wurde hierauf vertraut und die Werte wurden im Weiteren unverändert beibehalten. Die Vermehrung bzw. Veränderung der Sekretariatsarbeit in den vergangenen Jahren ist über die Kleingruppenarbeit sehr detailliert eingeflossen. So fanden z.B. Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Offenen Ganztagsgrundschule, der Ganztagsoffensive an weiterführenden Schulen, der Verwaltung von Essensgeldern sowie Arbeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung des Schulbudgets etc. Berücksichtigung im Tätigkeitskatalog. Bevorstehende Veränderungen im Aufgabengebiet der Sekretärinnen werden künftig im Rahmen der ohnehin geplanten regelmäßigen Zusammenkünfte der Arbeitsgruppe aufgegriffen. Gleichermaßen werden die im bestehenden Katalog enthaltenen Tätigkeiten auf ihre zeitliche Aktualität hin überprüft. Gerade diese flexiblen Anpassungsmöglichkeiten der neuen Personalbemessungsmethode waren ausschlaggebend für die Auswahl des „Bochumer Modells“. Bezüglich des Hinweises, dass eine Beteiligung von Schulleitungen in der Vergangenheit nicht erfolgte, wird auf die Begleitung des Prozesses durch 22 erfahrene Mitarbeiterinnen aus den städtischen Schulsekretariaten und damit durch rund ein Drittel aller Betroffenen hingewiesen. Vorlage FB 11/0157/WP16 der Stadt Aachen Seite: 3/4 Hiermit erschien aus organisatorischer Sicht ein voll umfassender Blick auf das Aufgabengebiet der Schulsekretärin gewährleistet. Für die weitere Arbeitsgruppenarbeit wird jedoch der Hinweis aufgenommen, die Schulleitungen in geeigneter Weise zu beteiligen. Bezug nehmend auf die Eingabe des Rhein-Maas-Gymnasiums wird auf die vorstehenden Ausführungen verwiesen, die eine solide und fundierte Vorgehensweise seitens der Verwaltung verdeutlichen. Durch den weiteren Fortbestand der Arbeitsgruppe - auch nach Einführung des neuen Personalbemessungssystems am 01.08.2013 - bleibt die Qualität der Arbeit in den Schulsekretariaten sowohl in zeitlicher wie auch fachlicher Hinsicht erhalten. Der Vollständigkeit halber ist die Vorlage, die der Empfehlung des Schulausschusses am 20.11.2012 zugrunde lag, nochmals beigefügt. Die ergänzte Empfehlung des Schulausschusses an den Personal- und Verwaltungsausschuss wird diesem in seiner Sitzung am 09.01.2013 zur Zustimmung vorgelegt. Anlage/n: Vorlage für den Schulausschuss vom 06.11.2012 Vorlage FB 11/0157/WP16 der Stadt Aachen Seite: 4/4 Der Oberbürgermeister Ergänzungsvorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: FB 11 Beteiligte Dienststelle/n: FB 45 öffentlich FB 11 / 3.3 06.11.2012 Frau Kleinholz, Frau Wilden Bericht und Ergebnisse der Arbeitsgruppe Schulsekretariate 1. Einführung eines neuen Personalbemessungssystems ab 01.08.2013 2. Einrichtung einer zusätzlichen Planstelle mit Besetzungsumfang von 0,85 Stelle Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 20.11.2012 Schulausschuss Kenntnisnahme 09.01.2013 Personal- und Verwaltungsausschuss Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Schulausschuss nimmt den Bericht zur Kenntnis und empfiehlt dem Personal- und Verwaltungsausschuss, das neue Personalbemessungssystems im Bereich der Schulsekretariate ab dem 01.08.2013 einzuführen und dem Rat der Stadt Aachen zu empfehlen im Veränderungsnachweis zum Stellenplanentwurf 2013 im Fachbereich Kinder, Jugend und Schule eine nach EG 5 TVöD ausgewiesene Stelle im Bereich der Schulsekretariate einzurichten. Darüber hinaus empfiehlt der Schulausschuss dem Personal- und Verwaltungsausschuss, im Bereich der Schulsekretariate die Gestellung einer Vertretungskraft bereits ab der vierten Woche einer Erkrankung zu beschließen. Die Umsetzung der Maßnahmen kann erst nach der Rechtskraft des Haushaltes 2013 einschließlich der Finanzplanung erfolgen. Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht zur Kenntnis und beschließt die Einführung des neuen Personalbemessungssystems im Bereich der Schulsekretariate ab dem 01.08.2013 und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen des nächsten Veränderungsnachweises zum Stellenplanentwurf 2013 im Fachbereich Kinder, Jugend und Schule eine nach EG 5 TVöD ausgewiesene Stelle im Bereich der Schulsekretariate einzurichten. Seite: 1/9 Darüber hinaus beschließt der Personal- und Verwaltungsausschuss, im Bereich der Schulsekretariate die Gestellung einer Vertretungskraft bereits ab der vierten Woche einer Erkrankung. Die Umsetzung der Maßnahmen kann erst nach der Rechtskraft des Haushaltes 2013 einschließlich der Finanzplanung erfolgen. In Vertretung FB 11 Dez. II FB 45/000 gez. Dr. Barth Vorlage gez. Ausdruck vom: gez. gez. Seite: 2/9 Finanzielle Auswirkungen: fortgeschriebener fortgeschriebener Ansatz 2014 ff Ansatz 2013 Ansatz 2014 ff konsumtive Auswirkungen Ansatz 2013 Ertrag 0€ 0€ 0€ Personal/Sachaufwand 0€ 20.800 € 0€ Folgekosten (alt) Folgekosten (neu) 0€ 0€ 0€ 137.700 € 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ + Verbesserung / - Verschlechterung - 20.800 € - 137.700 keine ausreichende Deckung vorhanden keine ausreichende Deckung vorhanden Erläuterungen: Bei den ausgewiesenen Personalkosten wurde berücksichtigt, dass durch die veränderte Vertretungsregelung voraussichtlich durchschnittliche Mehrkosten in Höhe von 11.000 € jährlich entstehen. In den ausgewiesenen Personalkosten sind jährliche Gemeinkosten in Höhe von 10.410 € enthalten. Zusätzliche Sachkosten fallen nicht an, da die Arbeitsplätze bereits vorhanden sind. Vorlage Ausdruck vom: Seite: 3/9 Erläuterungen: Das aktuelle Personalbemessungssystem im Bereich der Schulsekretariate wurde seit dem Jahr 1987 nicht mehr verändert. Da sich seit dieser Zeit gleichwohl die Aufgabeninhalte in den Schulsekretariaten durch Neuerungen in der Schulgesetzgebung zu einem großen Teil verändert haben – mit der Folge einer veränderten Auslastung in den Schulsekretariaten – wurden immer häufiger Reklamationen aus dem Schulbereich laut, die Personalbemessung auf neue Füße zu stellen. Um den – berechtigten – Änderungswünschen Rechnung zu tragen wurde die Arbeitsgruppe Schulsekretärinnen wieder ins Leben gerufen. Ziele dieser Arbeitsgruppe waren:
die Erstellung eines einheitlichen Tätigkeitskataloges für die Schulsekretärinnen,
die Fertigung einer Arbeitsplatzbeschreibung (Aufgabenkatalog / Anforderungsprofil),
der Aufbau einer fortschreibbaren Basis für die Personalbemessung
sowie die Durchführung einer Bewertungsprüfung der Stellen. Im Herbst 2009 wurde entschieden, sich bei der weiteren Gestaltung der Arbeitsgruppenarbeit der Methodik des „Bochumer Modells“ zu bedienen, das seit 2004 in der Stadt Bochum erfolgreich zur Personalbemessung in den Schulsekretariaten eingesetzt wird. Zunächst wurde ein Tätigkeitskatalog als Arbeitsgrundlage erstellt, der die in den Schulsekretariaten anfallenden Tätigkeiten vollständig erfasst. In sechs schulformbezogenen Kleingruppen, in denen insgesamt 22 der 69 städtischen Schulen vertreten waren, wurden diese Tätigkeiten mit entsprechenden qualifizierten Zeitschätzungen versehen. Auf diesen Schätzungen basierend wurde schließlich im Herbst 2011 der Stellenbedarf für die 22 an der Kleingruppenarbeit beteiligten Schulen errechnet. Die Hochrechnung auf alle 69 städtischen Schulen ergab einen vorläufigen Gesamtbedarf zusätzlich notwendiger Sekretariatsstellen in Höhe von 16,70 Stellen. Plausibilitätsprüfung Die Schätzwerte waren jedoch noch aus organisatorischer Sicht auf ihre Plausibilität hin zu prüfen. Deshalb wurden einige prägnante Einzeltätigkeiten im Rahmen der Vor-Ort-Beobachtung verifiziert. Im Zeitraum vom 21.11.2011 bis 31.01.2012 besuchten drei Organisatorinnen des Fachbereichs Personal und Organisation 13 Schulen, darunter drei Grundschulen und je zwei Schulen der übrigen Schulformen. Im Ergebnis ist festzustellen, dass sich der ursprüngliche Stellenmehrbedarf relativiert hat. Letztlich ermittelt sich für die städtischen Schulsekretariate auf Basis der Schüler- und Lehrerzahlen des Schuljahres 2011/2012 ein Mehrbedarf von 5,31 Stellen, der sich wie folgt zusammensetzt: Vorlage Ausdruck vom: Seite: 4/9 Mehrbedarf Stellen - 2,01 Mehrbedarf Wochenstunden - 78,30 Gesamtschulen (4) 0,53 20,61 Realschulen (4) 0,03 1,27 Hauptschulen (6) 1,04 40,64 Förderschulen (6) 1,18 45,92 Grundschulen (41) 4,54 177,06 Summe 5,31 207,20 Gymnasien (8) Dieser im Vergleich zur ersten Hochrechnung gesunkene Mehrbedarf deckt sich mit den Eindrücken aus den Vor-Ort-Beobachtungen und den in diesem Rahmen erfolgten Befragungen zur Zufriedenheit mit der derzeitigen Stundenausstattung. Zudem bestätigt auch der mit den Kommunen Bottrop und Bochum durchgeführte interkommunale Vergleich der Kennzahl JAM / Schüler die Plausibilität der hier ermittelten Ergebnisse. Weitere Entwicklungen in der Schullandschaft Ein Blick in die Zukunft zeigt eine deutliche Veränderung der Aachener Schullandschaft: Im Jahr 2011 beschloss der Rat der Stadt die auslaufende Schließung der Grundschule Kronenberg, der David-Hansemann Realschule sowie der Hauptschulen Eilendorf, Klaus-Hemmerle-Schule und Reformpädagogische Sekundarschule am Dreiländereck. Diese Schließungen werden in den Jahren 2013 bis 2015 sukzessive erfolgen. Die 4. Aachener Gesamtschule befindet sich seit dem Schuljahr 2011/12 unterdessen gerade erst im Aufbau. Darüber hinaus werden zwei der vier Förderschulen Lernen zu einem noch zu bestimmenden Termin komplett schließen. Die Schüler dieser beiden Schulen müssen voraussichtlich den verbleibenden Förderschulen Lernen zugewiesen werden. Zudem befindet sich durch den Fachbereich Kinder, Jugend und Schule eine neue Schulentwicklungsplanung für den Primarbereich in Vorbereitung. Mit Ergebnissen ist Ende dieses Jahres zu rechnen. Insgesamt sind längerfristig weiterhin sinkende Schülerzahlen prognostiziert. Auswirkungen auf den Personalbedarf und die Umsetzung des neuen Systems Das neue Personalbemessungssystem soll zum 01.08.2013 umgesetzt werden und künftig die Basis für die Ausstattung der Schulsekretariate bilden. Der zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung ermittelte Stellenmehrbedarf über alle städtischen Schulen hinweg beträgt 5,31 Stellen. Die Sollausstattung der schließenden Schulen liegt nach dem neuen Berechnungsmodell bei 4,46 Stellen. Diese im Verlauf der nächsten Jahre freiwerdenden Stellenanteile decken im Verlaufe der Zeit Vorlage sukzessive nahezu den gesamten Stellenmehrbedarf, Ausdruck vom: der durch das neue Seite: 5/9 Personalbemessungssystem entstehen wird. Nach vollzogener Schließung der oben genannten Schulen verbleibt es noch bei einem ungedeckten und damit dauerhaft zusätzlichen Mehrbedarf von 0,85 Stellen. Vor dem Hintergrund der Haushaltssituation empfiehlt der Verwaltungsvorstand zum 01.08.2013 den Schulsekretariatsbereich lediglich mit diesem Kontingent von 0,85 Stelle zusätzlich auszustatten. Die entsprechende Stelleneinrichtung soll über die Ausschussvorlage für Schulausschuss am 20.11.2012 und Personal- und Verwaltungsausschuss am 09.01.2013 erfolgen. Die übrigen Stellenmehrbedarfe im Umfang von 4,46 Stellen sollen sukzessive, angelehnt an die freiwerdenden Stellenanteile durch Schulschließungen, in den nächsten drei Jahren abgedeckt werden. In Abstimmung zwischen Dezernat IV und V soll die Umsetzung unter Berücksichtigung der o.a. Vorgaben wie folgt vorgenommen werden: 1. Zusätzliche Personalausstattung in den Schulsekretariaten zum 01.08.2013 = 2. 0,85 Stelle Zusätzliche Personalausstattung durch Freisetzung der durch die neue Bemessung entstehenden Überhänge an allen Gymnasien, zwei GesS, zwei RS, einer GS im Umfang von = 3. 2,15 Stellen Summe der zu verteilenden Kapazitäten zum 01.08.2013, ausschließliche Verteilung auf Grundschulen 4. 3,00 Stellen Für die Verteilung dieser Kapazitäten auf die GS wird durch FB 45/400 eine Ranking-Liste erstellt, wobei die Ausstattung der ersten Schulen zum 01.08.2013 zu 100 % erfolgen soll. 5. Die Ausstattung der unter 2. fallenden Schulen wird auf die Sollberechnung heruntergefahren. 6. Die verbleibenden GS sowie die nicht unter 2. fallenden Schulen werden zum 01.08.2013 zunächst auf das jetzige Stellen-Ist eingefroren. 7. FB 45/400 erstellt eine Ranking-Liste für die unter 6. fallenden Schulen, wobei die noch zu bedienenden Grundschulen zuerst ausgestattet werden. Arbeitsvertragliche Konsequenzen und Umsetzungen Die Implementierung des neuen Bemessungssystems wird zum 01.08.2013 umfangreiche Veränderungen in der Schulsekretariatslandschaft mit sich bringen. Die zum Teil deutlich veränderten Stundenumfänge ziehen sowohl hinsichtlich des Einsatzortes der Schulsekretärinnen als auch bezüglich der arbeitsvertraglichen Umfänge zahlreiche Veränderungen nach sich. Hier soll beginnend ab dem 4. Quartal 2012 mit den personalwirtschaftlichen Gesprächen begonnen werden. Gemeinsam mit der jeweiligen Schulsekretärin, dem Schulbetrieb und FB 11 sollen unter Einbindung des Vorlage Ausdruck vom: Seite: 6/9 Personalrates und ggf. der entsprechenden Schulleitung möglichst einvernehmliche Veränderungen herbeigeführt werden. Nichtsdestotrotz bedingt die Umsetzung des neuen Konzeptes ein gewisses Maß an Veränderungsbereitschaft und Flexibilität auf Seiten der betroffenen Mitarbeiterinnen. Arbeitsplatzbeschreibung und Bewertung Aus dem zu Beginn der Arbeitsgruppenarbeit erarbeiteten Tätigkeitskatalog, der insbesondere im Rahmen der Kleingruppenarbeit noch zahlreiche Erweiterungen / Ergänzungen erfahren hat, wurde zwischenzeitlich eine für alle Schulformen gültige Arbeitsplatzbeschreibung erstellt und mit FB 45 abgestimmt. Die Unterscheidung nach Schulformen drückt sich allenfalls durch die unterschiedlichen prozentualen Umfänge für bestimmte Arbeitsvorgänge aus. Das dokumentierte Tätigkeits- und Anforderungsprofil ist Basis für die noch durchzuführende Bewertungsarbeit, die sich unmittelbar an das Beteiligungsverfahren der Gremien im Zusammenhang mit der Einführung anschließen soll. Springerpool / Vertretungsregelung Krankheitsausfälle von Schulsekretärinnen sind insbesondere an Schulsystemen, an denen nur eine Kraft im Einsatz ist, besonders spürbar. Häufig ist die Sekretärin in diesen Systemen nicht täglich im Haus, sodass bereits wenige Krankheitstage dazu führen können, dass ein Sekretariat gleich mehrere Wochen vollkommen unbesetzt ist. Die derzeitige Regelung sieht vor, dass innerhalb der ersten sechs Wochen der Erkrankung einer Sekretariatskraft kostenneutral Abhilfe für die betroffene Schule durch einen freiwilligen tageweisen Wechsel einer Sekretariatskaft einer anderen Schule innerhalb deren Stundenkontingents erfolgt. Ab der 7. Woche der Erkrankung erfolgt die Vertretungsgestellung durch eine freiwillige Stundenaufstockung einer anderen Sekretariatskraft oder alternativ durch die befristete externe Einstellung einer Vertretungskraft. Das bisherige Verfahren wird von den Schulen wie auch vom Schulbetrieb als unbefriedigend empfunden, da sowohl die internen Prozesse wie auch der Zeitpunkt, ab welchem überhaupt vertreten wird als zu schleppend bzw. als zu spät einsetzend reklamiert werden. Aus diesem Grund werden seit langem die Einrichtung eines Springerpools und die Optimierung der Vertretungsregelung gefordert. Die Arbeitsgruppe sprach sich nach längerer Diskussion, insbesondere wegen der geringen Einsatzmöglichkeiten und der Schwierigkeit geeignetes Personal für einen Springereinsatz zu rekrutieren, gegen die Einrichtung eines Springerpools aus. Vielmehr empfiehlt die Arbeitsgruppe, die Regelungen für die Vertretungsgestellung im Krankheitsfall zukünftig wie folgt zu optimieren:
Erkrankung 1. Woche: keine Vertretung
Erkrankung 2. bis 3. Woche: bei Bedarf Abordnung einer anderen Sekretariatskraft innerhalb deren Kontingents (kostenneutral) Vorlage Ausdruck vom: Seite: 7/9
Erkrankung ab 4. Woche: Stundenaufstockung einer anderen Sekretariatskraft, alternativ externe Einstellung. Die Vertretungsgestellung ab der vierten Woche verursacht bis zum Ablauf der Entgeltfortzahlung für die erkrankte Mitarbeiterin (Ende der 6. Woche) zusätzliche Kosten. Bei durchschnittlich 4,4 solcher Erkrankungsfälle im Rückblick seit Anfang 2010 ist für die vorgeschlagene Veränderung der Gestellung einer Krankheitsvertretung von durchschnittlichen zusätzlichen Personalkosten in Höhe von rund 11.000,- € jährlich auszugehen. Dienstanweisung für Beschäftigte in Schulsekretariaten In zahlreichen Gesprächen sowohl mit den betroffenen Schulsekretärinnen wie auch mit dem Schulbetrieb und den im FB 11 Verantwortlichen für die Personalbewirtschaftung wurde die Notwendigkeit deutlich, grundlegende Regelungen in einer Dienstanweisung – ähnlich wie im Schulhausmeisterbereich – festzuhalten. Dies sorgt für allseitige Transparenz und künftig für eine Optimierung der Abläufe. Insbesondere nachfolgende Aspekte sollten Gegenstand einer solchen Dienstanweisung sein:
Dienst- und Fachaufsicht
graphische Darstellung und textliche Erläuterungen zu den Prozessen o Krankmeldung o Urlaubsbeantragung o Beantragung von Mehrarbeit
Regelung zur Festlegung der Arbeitszeit
Regelung zur Lage des tariflichen Urlaubsanspruchs
Erläuterungen zum Ferienüberhang
Tätigkeitskatalog (Anlage zur Dienstanweisung)
Arbeitsplatzbeschreibung (Anlage zur Dienstanweisung) Die Dienstanweisung soll aus jetziger Sicht ebenfalls im Anschluss an die Gremienbeteiligung in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung „Schulbetrieb“ erarbeitet werden. Weitere Optimierungspotenziale und Arbeitsgruppenarbeit Der Austausch in den Kleingruppen im Rahmen der Schätzungen, insbesondere aber auch die VorOrt-Beobachtung, haben zu einigen Anregungen geführt, die in der Zukunft aufgegriffen werden sollen und in einem Arbeitsspeicher vorgemerkt wurden. Hier seien folgende Beispiele genannt:
Einführung von Online-Banking verbindlich für alle Schulen
Prüfung der Möglichkeit einer „bargeldlosen Schule“, zur Vermeidung der zahlreichen Barkassen
Optimierung der Abläufe im Zusammenhang mit der Ausgangspost
Definition und Vereinheitlichung von Prozessen z.B. o Vorlage im Zusammenhang mit der Offenen Ganztagsschule Ausdruck vom: Seite: 8/9 o im Zusammenhang mit Essensgeldern o im Zusammenhang mit der Zunahme integrativer Schüler im gemeinsamen Unterricht
Einheitliche Nutzung der Fachsoftware „SCHILD“ an allen Schulen
jährliche Abfrage des Fortbildungsbedarfs der Schulsekretärinnen durch die Abteilung Schulbetrieb und in der Folge Veranlassung der notwendigen Fortbildungen
Erstellung eines Einarbeitungskonzepts
Prüfung der Entwicklung eines einheitlichen Vordruckwesens Die Optimierung der vorgenannten Themen bzw. Anregungen soll künftig federführend durch den Schulbetrieb in Zusammenarbeit mit FB 11 und den Schulsekretärinnen erfolgen. Die Arbeitsgruppe Schulsekretariate soll künftig ein bis zwei Mal jährlich tagen, um insbesondere den Tätigkeitskatalog mit den hinterlegten Zeitanteilen (mBz) zu überarbeiten und sonstige Themen, die die Sekretariatsarbeit betreffen, aufzugreifen. Der Projektbericht wird nach abschließender Beteiligung aller zuständigen Gremien erarbeitet und den Beteiligten zur Verfügung gestellt. Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung, der im gesamten Organisationsprozess eingebunden war, wurde in seiner Sitzung am 14.08.2012 zu den beabsichtigten Veränderungen im Wege der Anhörung beteiligt. Anlage/n: Vorlage Ausdruck vom: Seite: 9/9 Anlage 1 zur Vorlage "Bericht und Ergebnisse der Arbeitsgruppe Schulsekretariate" Berechnungstabelle für ein Gymnasium (Muster) Muster Gymnasium Anzahl der Schüler: Anzahl der Lehrkräfte: 1000 85 Schultage: Wochen: Monate: Jahr: 205 41 9 1 Nr. Tätigkeit / Aufgabe 1. 1.1 Allgemeine Sekretariatsaufgaben Allgemeine Tätigkeiten Telefonische und persönliche Beratung und Auskunftsdienste, Telefonvermittlung (incl. Telefonnotizen), Faxen interne Schlüsselverwaltung und -ausgabe Ersatzschlüsselausgabe bei Verlust bzw. Vergessen Botengänge innerhalb und außerhalb des Schulgebäudes Mithilfe bei der Schadensabwicklung bei Einbruch / Diebstahl Registraturarbeiten Verwaltung der allgem. Geschäftsakten (inkl. Ablage und Archivierung) Verwaltung von Gesetzestextsammlungen Formular-/Vordruckverwaltung incl. Vervielfältigung Postangelegenheiten 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Bearbeitung von Postangelegenheiten (Briefpost, elektronische Post, Pakete, interne Post) Materialbeschaffung Mitarbeit bei der Schulbuchbestellung im Rahmen der beschränkten Ausschreibung bzw. der freihändigen Vergabe Beschaffung von Büro-, Gebrauchs- und Lehrmaterialien, Möbel und sonstiger Raumausstattung Beauftragung von Wartungs- und Reparaturarbeiten für elektrische bzw. elektronische Gerätschaften Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Führen des Inventarverzeichnisses Führen der Festgeldkonten Führen der Barkasse (incl. Portokasse) Abwicklung des Zahlungsverkehrs (online oder händisch) Abwicklung des Buchungsgeschäftes in der entsprechenden Buchungssoftware Arbeiten i.R. der Sonderetats (Buchung, Verwendungsnachweis für Drittmittelgeber) Unterstützung der Schulleitung Allgemeiner Schriftverkehr - auch per Mail - sowie dessen Vervielfältigung und Verteilung - hierunter fallen auch: Arbeiten im Zusammenhang mit der Lernstandserhebung in Kl. 8 sowie mit dem Lernserver Münster und Mithilfe bei der Sprachstandsfeststellung (DELFIN 4) Unterstützung der Gremienarbeit an der Schule (Schriftverkehr, organisatorische Begleitung, allgem. Verwaltungsarbeiten) Unterstützung bei der Terminplanung und Wiedervorlage für die Schulleitung, Mithilfe bei der Koordination der Jahresterminplanung; Gästebewirtung bei Einzelterminen Mithilfe und -arbeit bei Spiel-, Sport- und Schulveranstaltungen Mithilfe bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen Bearbeitung der Angelegenheiten der Schülerschaft Anmeldeverfahren Grundschule incl. Ersterfassung in SCHILD 1. Anmeldeverfahren zu weiterführenden Schulen Jahrg. 5 und 11incl. Ersterfassung in SCHILD 2. Absagen der nicht aufgenommen Schüler/-innen verarbeiten 3. Widersprüche von nicht aufgenommen Schüler/-innen verarbeiten 1. Aufnahmeverfahren von Quereinsteigern 2. Absagen der nicht aufgenommenen Quereinsteigern Anmeldeverfahren Förderschulen incl. Ersterfassung in SCHILD Arbeiten im Zusammenhang mit der Hospitation im Vorfeld zur Anmeldung bzw. dem Weggang zu einer anderen (weiterführenden) Schule laufende Pflege der Schülerdatei in SCHILD Laufende Verwaltung und Archivierung aller Schülerakten: 1. Laufende Verwaltung aller Schülerakten inkl. Ablage ohne Erfassung in SCHILD 2. Archivierung der Abschlüsse bzw. regulären Abgänger ohne Erfassung in SCHILD 3. Archivierung der unterjährigen Abgänger ohne Erfassung in SCHILD Häufigkeiten/ Bezugsgrößen mBz in Minuten Einzelwert je Schule Schultage Schultage Woche Woche Jahr 90,57 20,00 1,55 35,00 18,00 18.566,85 4.100,00 63,55 1.435,00 18,00 Woche Jahr Woche 60,00 40,00 30,00 2.460,00 40,00 1.230,00 Schultag 73,57 15.081,85 Jahr 170,00 170,00 Jahr 1.120,00 Jahr 345,00 345,00 Jahr Jahr Jahr Woche Woche Jahr 35,00 30,00 405,00 45,00 120,00 415,00 35,00 30,00 405,00 1.845,00 4.920,00 415,00 Schultag 57,38 11.762,90 Jahr 760,00 760,00 Woche Jahr Jahr Jahr 120,00 2.050,00 960,00 600,00 4.920,00 2.050,00 960,00 600,00 Schüler 5,85 5.850,00 Schüler Schüler 0,05 3,88 52,54 3.877,41 Schüler 2,15 1.120,00 0,60 2.8 2.9 2.10 SCHILD-Arbeiten unterjährige Abgänger, reguläre Abgänger und Abschlüsse zum Schulhalbjahr und -ende Arbeiten im Zusammenhang mit den zentralen Abschlussprüfungen in der Klasse 10 (9 an Gymnasien) Arbeiten im Zusammenhang mit dem Zentralabitur Seite 1 von 2 Schüler 1,50 4.254,12 0,35 350,00 Anlage 1 zur Vorlage "Bericht und Ergebnisse der Arbeitsgruppe Schulsekretariate" Berechnungstabelle für ein Gymnasium (Muster) Häufigkeiten/ Bezugsgrößen mBz in Minuten Schüler Schüler Schüler Schüler 0,27 0,25 0,08 273,20 252,19 84,06 Schüler 0,16 164,62 Schüler 1,15 1.148,86 Bearbeitung der Zuschussänträge für die Hanns und Nele - Bittmannstiftung Schüler 0,03 31,52 2.21 Verwaltung entzogener Schülerhandys Schüler 0,82 819,61 2.22 2.23 2.24 2.25 2.26 2.27 2.28 2.29 2.30 2.31 Mithilfe bei der Abwicklung der Essensgelder bei OGS, offenem oder gebundenem Ganztag Unterstützende Arbeiten bei der Abwicklung der Offenen Ganztagsgrundschule Betreuung 8 - 13 und/oder Nachmittagsbetreuung an Grundschulen Ausstellung und Verlängerung der Schülerausweise Ausfertigung von Beglaubigungen und Zweitschriften von Zeugnissen Ausstellung der Bescheinigungen über Schulzeiten für Dritte Arbeiten im Zusammenhang mit der Zeugnisausgabe Versand und Überwachung der Rückäufe von Monita Unterstützende Arbeiten im Zusammenhang mit Schülerpraktika / Praxistagen Arbeiten im Zusammenhang mit bezuschussten Schülerfahrkarten Schüler 0,04 42,03 Schüler Schüler Schüler Schüler Schüler Schüler Schüler 0,25 0,95 4,02 0,59 0,60 0,19 0,92 252,19 945,71 4.021,02 588,44 602,45 189,14 920,49 2.32 Arbeiten im Zusammenhang mit nicht bezuschussten Schülerfahrkarten (Eigenzahler) Schüler 1,39 1.389,90 2.33 2.34 2.35 2.36 Arbeiten im Zusammenhang mit der tgl. Schülerbeförderung (nicht Schülerspezialverkehr) Bearbeitung der Krankmeldung von Schülern Unterstützung von Erste-Hilfe-Maßnahmen bei Erkrankung / Unfall der Schüler Arbeiten im Zusammenhang mit Unfallmeldungen der Schüler Unterstützung bei Schul(zahn)ärztlichen Reihenuntersuchungen, Prophylaxevorführungen und Impfstatuskontrollen Arbeiten im Zusammenhang mit der Meldung ansteckender Krankheiten Mithilfe bei der Schadensabwicklung i.R. der Sachbeschädigung durch die Schüler Abwicklung der Schülerschadensanzeigen (materielle Schäden) Angelegenheiten des Lehrpersonals Listenführung für das Lehrpersonal incl. Belehrung über das Infektionsschutzgesetz Eingabe der Stammdaten in Lehrerdatei Lehrerfächer einrichten und verwalten incl. ggf. Lehrerschließfächer Überwachung des Kopieretats des Lehrpersonals Verwaltung der Krankmeldungen des Lehrpersonal Arbeiten im Zusammenhang mit Schwangerschaften Entgegennahme und Weiterleitung von persönlichen Anträgen / Belangen des Lehrpersonals an die Schulleitung bzw. die Bezirksregierung Mithilfe bei schulscharfen Ausschreibungen Mithilfe bei "FleMiVu" (flexible Mittel für Vertretungsunterricht) für längerfristige Abwesenheiten des Lehrpersonals Arbeiten im Zusammenhang mit Praktika von Lehramtsstudenten Sonderkontingente für schulspezifische Besonderheiten: Jahr Schüler Schüler Schüler 120,00 3,25 1,02 1,94 120,00 3.250,00 1.024,52 1.938,70 Jahr Schüler Schüler Schüler 0,02 0,27 21,02 267,95 Lehrer 7,71 655,18 Lehrer Lehrer Lehrer Lehrer 1,80 5,74 4,58 0,36 153,00 487,90 389,30 30,60 Lehrer Lehrer 10,11 25,56 859,35 2.172,60 Lehrer Jahr 16,56 220,00 1.407,60 220,00 Jahr 540,00 540,00 112.980,38 Nr. Tätigkeit / Aufgabe 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 1. Mithilfe bei der Überwachung der Schulpflichtbeit bei Grundschulen 2. Mithilfe bei der Überwachung der Schulpflicht bei weiterführenden Schulen 3. Arbeiten im Zusammenhang mit Schulabsentismus Führen von verschiedenen Schülerlisten Verwaltung der Schülerschließfächer Durchführung von Arbeiten im Zusammenhang mit dem Elternsprechtag Anmeldung der Schüler zur Sprachprüfung Unterstützende Arbeiten für den herkunftssprachlichen Unterricht Unterstützende Arbeiten im Zusammenhang mit der Durchführung von AOSF-Verfahren Mithilfe bei der Abwicklung von Fahrprüfungen (Fahrradprüfung, Mofa-Ausbildung) Arbeiten im Zusammenhang mit Schulwanderungen, Excursionen, Unterrichtsgängen und Klassenfahrten 2.20 2.37 2.38 2.39 2.40 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4 4.1 Arbeiten im Zusammenhang mit der pädagogischen Übermittagbetreuung (Geld oder Stelle) Gesamt Zeitbedarf JAM Einzelwert je Schule 112.980,38 Stellenbedarf SOLL Stellenbedarf IST 1,35 UNTERDECKUNG (Stellen) -0,02 1,37 52,68 Stundenbedarf SOLL Stundenbedarf IST 53,50 UNTERDECKUNG (Stunden) -0,82 HINWEIS: Die mittleren Bearbeitungszeiten (mBz) unterscheiden sich je nach Schulform. Hier ist beispielhaft die Berechnungstabelle für die Gymnasien dargestellt. Seite 2 von 2 Anlage 2 zur Vorlage "Bericht und Ergebnisse der Arbeitsgruppe Schulsekretariate" Gegenüberstellung der derzeitigen und der errechneten zukünftigen Sekretariatsausstattung Stellen Stellen IST Stellen SOLL Wochenstunden Differenz Wochenstunden IST Wochenstunden SOLL Differenz Gymnasien Anne-Frank-Gymnasium Couven-Gymnasium Einhard-Gymnasium Geschwister-Scholl-Gymnasium Gymnasium St. Leonhard Inda-Gymnasium Kaiser-Karls-Gymnasium Rhein-Maas-Gymnasium 1,38 1,91 1,92 1,13 1,47 2,03 1,51 1,58 1,26 1,44 1,43 1,14 1,31 1,54 1,49 1,31 -0,12 -0,47 -0,50 0,01 -0,16 -0,49 -0,02 -0,27 54,00 74,50 75,00 44,00 57,50 79,00 59,00 61,50 49,31 56,11 55,58 44,57 51,28 59,94 58,30 51,10 -4,69 -18,39 -19,42 0,57 -6,22 -19,06 -0,70 -10,40 0,54 1,87 1,68 1,81 1,09 1,83 1,71 1,80 0,55 -0,04 0,03 -0,01 21,00 73,00 65,50 70,50 42,39 71,44 66,55 70,23 21,39 -1,56 1,05 -0,27 0,72 0,60 0,72 0,81 0,65 0,69 0,71 0,82 -0,06 0,09 -0,01 0,02 28,00 23,50 28,00 31,50 25,53 26,88 27,69 32,17 -2,47 3,38 -0,31 0,67 0,77 0,64 0,73 0,46 0,54 0,88 0,80 0,87 0,73 0,73 0,11 0,16 0,14 0,27 0,19 30,00 25,00 28,50 18,00 21,00 34,48 31,16 34,11 28,66 28,33 4,48 6,16 5,61 10,66 7,33 0,63 0,79 0,16 24,50 30,91 6,41 0,46 0,41 0,41 0,47 0,53 0,35 0,74 0,59 0,59 0,62 0,55 0,71 0,28 0,18 0,18 0,14 0,03 0,36 18,00 16,00 16,00 18,50 20,50 13,50 29,00 23,03 23,14 24,14 21,55 27,57 11,00 7,03 7,14 5,64 1,05 14,07 0,57 0,31 0,44 0,26 0,19 0,27 0,26 0,38 0,51 0,27 0,37 0,40 0,23 0,18 0,37 0,19 0,32 0,38 0,36 0,35 0,50 0,31 0,44 0,45 0,41 0,23 0,40 0,38 0,36 0,41 0,18 0,46 0,32 0,37 0,33 0,51 0,36 0,33 0,13 0,31 0,54 0,43 0,55 0,39 0,33 0,36 0,35 0,50 0,49 0,40 0,45 0,45 0,53 0,35 0,47 0,45 0,40 0,49 0,42 0,43 0,50 0,43 0,53 0,59 0,45 0,47 0,52 0,51 0,42 0,47 0,31 0,48 0,45 0,47 0,43 0,51 0,50 0,43 0,37 0,45 -0,04 0,12 0,11 0,13 0,14 0,09 0,10 0,12 -0,03 0,13 0,07 0,05 0,30 0,17 0,10 0,26 0,08 0,10 0,06 0,08 0,00 0,12 0,09 0,14 0,04 0,24 0,12 0,12 0,06 0,06 0,13 0,02 0,13 0,10 0,10 0,00 0,14 0,10 0,24 0,14 22,38 12,00 17,00 10,00 7,50 10,50 10,00 15,00 20,00 10,50 14,50 15,50 9,00 7,00 14,50 7,50 12,50 15,00 14,00 13,50 19,50 12,00 17,00 17,50 16,00 9,00 15,50 15,00 14,00 16,00 7,00 18,00 12,50 14,50 13,00 20,00 14,00 13,00 5,00 12,00 21,00 16,70 21,47 15,10 12,80 13,89 13,80 19,65 18,94 15,64 17,40 17,40 20,83 13,56 18,45 17,55 15,55 18,97 16,30 16,79 19,57 16,70 20,70 23,00 17,53 18,23 20,16 19,87 16,26 18,22 11,92 18,61 17,44 18,29 16,77 19,81 19,39 16,72 14,31 17,44 -1,38 4,70 4,47 5,10 5,30 3,39 3,80 4,65 -1,06 5,14 2,90 1,90 11,83 6,56 3,95 10,05 3,05 3,97 2,30 3,29 0,07 4,70 3,70 5,50 1,53 9,23 4,66 4,87 2,26 2,22 4,92 0,61 4,94 3,79 3,77 -0,19 5,39 3,72 9,31 5,44 Gesamtschulen 4. Aachener Gesamtschule Gesamtschule Brand Heinrich-Heine-Gesamtschule Maria-Montessori-Gesamtschule Realschulen Alkuinrealschule David-Hansemann-Realschule Hugo-Junkers-Realschule Luise-Hensel-Realschule Hauptschulen GHS Aretzstraße GHS Burtscheid GHS Drimborn GHS Eilendorf Klaus-Hemmerle-Schule Reformpädagogische Sekundarschule Am Dreiländereck (RSD) Förderschulen Förderschule Am Kennedypark Förderschule Am Kurbrunnen Förderschule Am Rödgerbach Förderschule Beginenstraße Förderschule Martin-Luther-King-Schule Förderschule Walheim Grundschulen KGS Alfred-von-Reumont-Schule MGS Reumontstraße (kath. BKZ) KGS Am Fischmarkt KGS Am Römerhof KGS Auf der Hörn KGS Barbarastraße KGS Beeckstraße KGS Bildchen KGS Birkstraße KGS Düppelstraße KGS Feldstraße KGS Forster Linde KGS Hanbruch KGS Höfchensweg KGS Horbach KGS Karl-Kuck-Schule KGS Kornelimünster KGS Luisenstraße KGS Marktstraße KGS Mataréstraße KGS Michaelsbergstraße KGS Passstraße KGS Verlautenheide GGS Am Haarbach GGS Am Höfling GGS Am Lousberg GGS Brander Feld GGS Brühlstraße GGS Driescher Hof GGS Gerlachstraße GGS Gut Kullen GGS Kronenberg GGS Laurensberg GGS Oberforstbach GGS Richterich GGS Schönforst GGS Vaalserquartier GGS Walheim EGS Annaschule MGS Eilendorf MGS Mataréstraße Seite 1 von 1