Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Stadttheater und Musikdirektion Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 46/47/0075/WP16 öffentlich 19.11.2012 Zwischenbericht zum 30.09-2012 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 06.12.2012 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. September 2012 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Rombey Vorlage E 46/47/0075/WP16 der Stadt Aachen Niepenberg Ausdruck vom: 18.03.2013 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben des Fachbereiches Finanzsteuerung vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht soll in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen, aufzeigen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Eine Prognosespalte ist, wie von dem Fachbereich Finanzsteuerung gewünscht, eingefügt und enthält nur die bereits absehbaren Veränderungen der Ansätze. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmerentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Zu 2.: Die geringeren Erträge bei Studienfahrten stehen in direktem Zusammenhang mit den geringeren Aufwendungen in dem Bereich (Position 9). Zu 4.: Die Jahresprognose zeigt auf, dass der Ansatz, voraussichtlich trotz Akquirierung des neuen Projektes Projekt EMMI (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) ab dem 01.10.2012, nicht erreicht werden wird. Der Grund liegt darin, dass einige von der Volkshochschule beantragten Projekte nicht bewilligt wurden und somit nicht umgesetzt werden können (u. a. HIT, Traumjob, Reaktion, Lernpartnerschaften). Die dazugehörigen einkalkulierten Aufwendungen werden ebenfalls in der Prognoseberechnung reduziert. Vorlage E 46/47/0075/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.03.2013 Seite: 2/5 Zu 5.: Die Erträge in Bezug auf die Fußballausstellung, bisher in dieser Position enthalten, wurden aus finanztechnischen Gründen den Drittmitteln zugeordnet, so dass hier die Einnahmen fehlen. Auch fehlen noch Werbeeinnahmen aus Anzeigenschaltungen im Vorlesungsverzeichnis. Aufwendungen: Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier eine über das ganze Jahr verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten. Die geringer anfallenden Honorarkosten für Projekte, die keine Bewilligung erhalten haben, wurden in der Jahresprognose berücksichtigt. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind Unterhaltungsarbeiten im Gebäude Sandkaulbach angefallen, hierdurch ist eine leichte Überschreitung des Ansatzes zu verzeichnen, die Jahresprognose sieht aber keine weitere Überschreitung des Ansatzes vor. Zu 5.: Es stehen noch Rechnungen für das dritte Quartal aus. Zu 7.: In dieser Position sind die Kosten der überregionalen Anzeigenschaltung für die Neubesetzung der VHS-Leitung und der Marketingumfrage enthalten. Daher wird bei der Jahresprognose auch von einer entsprechenden Abweichung zur Planung ausgegangen. Die Überschreitung des Ansatzes, wird durch die Unterschreitung des Ansatzes bei den Personalkosten gedeckt. Zu 8.: In dieser Position sind auch die weiterzuleitenden, bewilligten Fördermittel an Dritte (z.B. Kooperationspartner) enthalten. Die hier entstehenden Aufwendungen stehen damit auch in unmittelbarem Zusammenhang mit der Ertragsposition „Drittmittel“, die ebenfalls in der Jahresprognose angepasst wurde. Zu 9: Die Aufwendungen korrespondieren hier mit den geringen Erträgen (Position 2). Vorlage E 46/47/0075/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.03.2013 Seite: 3/5 Zu 10.: Im Berichtzeitraum sind noch keine größeren Reparatur- und Instandhaltungskosten angefallen. Es wird auf eine sehr sparsame Bewirtschaftung z.B. der Position GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) geachtet. Zu 13.: Im Berichtszeitraum wurden noch nicht alle Reisekosten von getätigten Dienstreisen und Reisekosten abgerechnet. Zu 15.: Im Ansatz war eine Summe für externe Anmietung von Räumen für 12 Monate enthalten. Die externe Anmietung der Räume in der Theaterstraße, als Ersatz für den Wegfall des Pavillons in der Sandkaulstraße, erfolgte erst ab dem 1.8.2012, so dass das Ergebnis im Berichtszeitraum günstiger als im Ansatz geplant ausfiel. Die Jahresprognose fällt jedoch deutlich höher aus als der geplante Ansatz, da durch das neue Projekt EMMI (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) weitere Flächen in der Tempelhoferstrasse angemietet werden müssen, die im Berichtszeitraum noch nicht abgerechnet wurden. Die zusätzlichen Aufwendungen werden durch Drittmittel gedeckt. Zu 16.: Der Mehraufwand zum Ansatz entstand u.a. durch die Umzüge aus der Sandkaustraße in die Peterstraße und in die Theaterstraße. Dieser Mehraufwand wird in der Jahresprognose entsprechend berücksichtigt. Zu 17.: In dieser Position sind noch nicht alle Zahlungen z.B. für Urheberrechtsansprüche erfolgt. Die Prognose sieht hier ein geringfügig günstiges Ergebnis vor. Zu 18.: Es stand eine notwendige Reparatur schon zu Beginn des Jahres an. Das Fahrzeug kann inzwischen nach der planmäßig durchgeführten Hauptuntersuchung für weitere 2 Jahre eingesetzt werden. Zu 23.: Hierzu gehören die Zinszahlungen des Gesellschafterdarlehens, in Höhe von 450,00 €, die etwas geringer als geplant ausfielen. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans In diesem Berichtszeitraum sind bis 30.09.2012 eine Reihe neuer Projekte entwickelt und beantragt worden, z.B. „Grundbildung mit Erwerbswelterfahrung“ im Bereich der Schulabschlüsse. Auch Vorlage E 46/47/0075/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.03.2013 Seite: 4/5 erfolgte die Zusage der Pilotprojektförderung für das Projekt EMMI (Erwerbsperspektiven für Mütter mit Migrationshintergrund) ab dem 01.10.2012. Für dieses Projekt wurden, in Ermangelung städtischer Räume, durch das Gebäudemanagement Räume in der Tempelhoferstraße angemietet. Das Projekt KursAktiv bekommt weiterhin die maximale Aufstockung der Teilnehmenden und damit die volle Förderung bis zum Ende des Jahres. Die im Zusammenhang mit Projekten geplanten Ausgaben wurden nach Wegfall bzw. Beginnverschiebung dieser Projekte nicht getätigt. Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt. Im übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.09.2012 Vorjahreswerte zum Zwischenbericht 30.09.2012 Diagramm Geschäftsverlauf Vorlage E 46/47/0075/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.03.2013 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2012 - Zwischenbericht zum 30.09.2012 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz 9/12 30.09.2012 absolut % 1151 218 1166 2478 82 5095 1270 181 1063 1691 36 4241 120 -37 -103 -787 -46 -853 Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz 9/12 30.09.2012 absolut % 4385 1281 30 110 140 44 77 855 188 50 30 136 16 37 134 1 13 2 109 358 19 19 1 8033 3964 977 34 117 125 42 97 427 155 32 28 125 12 39 70 10 11 3 109 358 19 17 1 6769 -420 -304 4 6 -15 -2 20 -428 -33 -18 -3 -11 -5 2 -64 9 -2 1 -2 -1264 10,39 -17,02 -8,86 -31,74 -55,98 -16,75 -9,59 -23,72 14,93 5,78 -10,71 -4,50 26,73 -50,08 -17,55 -36,40 -9,44 -7,88 -28,37 5,58 -47,84 1169,09 -17,73 53,13 0,00 0,00 0,01 -8,30 -29,65 -15,74 Wirtschaftsplan 12: Ansatz Jahresprognose Abweichung Abweichung 31.12.2012 absolut in % 1534 291 1555 3304 109 6793 1480 190 1350 2930 48 5998 -54 -101 -205 -374 -61 -795 Wirtschaftsplan 12: Ansatz Jahresprognose Abweichung Abweichung 31.12.2012 absolut in % 5846 1709 40 147 187 58 102 1140 250 67 41 181 22 49 179 1 17 2 145 477 25 25 2 10711 5811 1350 40 157 187 58 123 745 189 67 39 195 22 50 264 12 16 3 145 477 27 23 2 10002 -35 -358 10 21 -395 -61 -2 14 1 86 11 -1 1 2 -2 -709 3918 4012 94 -3,55 -34,60 -13,16 -11,32 -56,08 -11,70 -0,60 -26,54 0,00 6,43 0,00 0,00 16,99 -53,02 -32,34 0,00 -4,10 7,25 0,00 1,39 32,43 91,67 -8,13 23,33 0,00 0,00 7,41 -8,70 0,00 -7,09 2,33 Wirtschaftsplan 2011 - Zwischenbericht zum 30.09.2012 - Vorjahreswerte zum 30.09.2011 Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Abweichung TEUR TEUR TEUR Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2011 in % Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge 1179 204 1160 1886 74 4504 1070 181 1036 1536 56 3880 -109 -23 -124 -350 -18 -624 -9,22 -11,18 -10,69 -18,56 -24,54 -13,85 Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Abweichung TEUR TEUR TEUR Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2011 in % Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen 4139 1258 36 111 140 43 77 788 178 59 29 131 18 35 61 2 11 2 120 358 19 14 75,0 3766 987 21 106 132 48 70 623 184 40 26 118 23 41 55 4 10 1 120 358 19 13 65,00 -372 -271 -15 -5 -8 5 -7 -165 6 -20 -3 -13 4 6 -7 2 -1 -1 -2 -10,00 -9,00 -21,56 -42,48 -4,10 -5,93 12,09 -9,01 -20,97 3,54 -32,89 -10,94 -9,91 24,36 16,21 -11,03 154,98 -6,70 -41,91 0,00 0,00 -0,25 -11,42 -13,33 7629 6763 -866 -11,35 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters II/2012 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen 5 vorangegangenen Jahre Stand: 09.11.2012 20000 18000 16000 14000 II/2012 12000 Mittelwert aller Semester ab 2007 10000 8000 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2007 6000 Mittelwert der Herbstsemester ab 2007 4000 2000 0 e nn nn nn nn nn has egi egi egi egi egi p b b b b b e s s s s s t t t t t eld i ch i ch i ch i ch i ch nm terr terr terr terr terr A n n n n n U ag hU hU hU hU vor 1. 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