Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Gebäudemanagement Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 26/0116/WP16-1 öffentlich 05.11.2012 E 26/00 Steuerung von Bauvorhaben und extern Beauftragten beim Gebäudemanagement Ergänzender Bericht des FB 14-Rechnungsprüfung vom 31.10.2012 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 14.11.2012 BAGbM Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss nimmt die ergänzende Stellungnahme des FB 14 – Rechnungsprüfung vom 31.10.2012 zum TOP 6 der Sitzung zur Kenntnis. Vorlage E 26/0116/WP16-1 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.11.2012 Seite: 1/2 Erläuterungen: Die Verwaltung gibt dem Betriebsausschuss des Gebäudemanagements ergänzend zu Top 6 der Sitzung die Stellungnahme des FB 14 – Rechnungsprüfung vom 31.10.2012 zur Kenntnis. Anlage/n: Stellungnahme des FB 14 vom 31.10.2012 Vorlage E 26/0116/WP16-1 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.11.2012 Seite: 2/2 Auf Wunsch des Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses wurde die nachfolgende Stellungnahme zum Aktenvermerk der Betriebsleitung des E 26 über die Steuerung von Bauvorhaben und extern Beauftragten gefertigt. Zu einzelnen Punkten des o.g. Aktenvermerks nimmt FB 14 wie folgt Stellung: Nach den Angaben des E 26 Gebäudemanagement werden für die Planung und Bauleitung von Neu-, Umbau- und Erweiterungsprojekten externe Architektur- und Ingenieurbüros beauftragt. E 26 selbst bleibt für die Bauherrenaufgaben zuständig, die jedoch auch an externe Projektsteuerer vergeben werden können, bis auf die unumgänglichen im Aktenvermerk aufgezeigten Verwaltungstätigkeiten. Die Entwicklung in den vergangenen Jahren auch schon vor Gründung des Eigenbetriebs - hin zur Verlagerung eines Großteils der Aufgaben auf extern Beauftragte begann mit der Haushaltskonsolidierung die einen umfangreichen Stellenabbau verlangte. Hier nahmen der OBM und der Rat entscheidenden Einfluss. Trotzdem bleibt die Frage offen, ob eine tatsächliche haushaltswirksame Einsparung daraus resultierte. In diesem Zusammenhang wird auf die im Auftrag des Rechnungsprüfungsausschusses durchgeführte Prüfung „Kostenvergleich externer Architekten und Ingenieuren mit verwaltungsseitiger Eigenleistung“ vom September 2001 hingewiesen. Das Prüfungsergebnis besagte zum damaligen Zeitpunkt eindeutig, dass die Kosten der Planungen in Eigenleistung deutlich - und zwar im Mittel 30 % - unter den Kosten der Fremdplanungen lagen. An diesem Ergebnis dürfte sich auch gegenwärtig keine grundsätzliche Änderung ergeben. Insgesamt wurden von 2005 bis zum jetzigen Zeitpunkt 725 Architekten- und Ingenieurverträge entsprechend den Vorgaben der RPO ab 8.000 € dem FB 14 zur Prüfung vorgelegt. Genauso verhielt es sich mit der Forderung nach externem „know hows“, was im Einzelfall berechtigt sein kann, jedoch verfügte und verfügt E 26 durchaus über qualifiziertes Personal. Wettbewerbe sind keine neue Aufgabe von E 26 sondern immer schon durchgeführt worden. Generalplanerbeauftragungen zeigen eine steigende Tendenz von 2005 bis einschl. 2009 wurden 9 Generalplanerverträge vergeben und gleichviel in den Jahren 2010-2012, davon 6 allein für die Sanierung von WC-Anlagen in Schulen. Auch wenn im Aktenvermerk betont wird, dass insbesondere die Vergabe von Generalplanerleistungen sich entlastend auswirken, sowohl vom Arbeitsaufwand her, als auch rechtlich, so muss trotz allem auch eigenes Personal im Sinne eines ungestörten Planungs- und Bauablaufs Generalplaner intensiv begleiten, ebenso alle anderen extern Beauftragten und das sicherlich nicht nur wie im Aktenvermerk beschrieben bei „nicht deligierbaren Aufgaben“, da letztendlich E 26 verantwortlich bleibt gegenüber dem OBM, Rat und Betriebsausschuss. Reibungsverluste zwischen extern Beauftragten und dem eigenen Personal entstehen zwangsläufig, auch unter anderem, weil externe Architekten und Ingenieure nicht immer vertraut sind mit behördlichen notwendigen Arbeitsabläufen und Gesetzmäßigkeiten, was auch bis in die Vergabeprüfung des FB 14 feststellbar ist. Die Frage stellt sich, ob externe Beauftragungen kostenmäßig tatsächlich als vorteilhafter angesehen werden können gegenüber den Fixkosten des Eigenpersonals. Weiterhin sollten schwankende Auftragslagen durch extern Beauftragte besser aufgefangen werden, als durch die Vorhaltung eigenen Personals. In den vergangenen Jahren konnte diesseits ein bedeutender Rückgang der städtischen Bautätigkeit nicht festgestellt werden. Beispielhaft sollen hier die nach der RPO vorlagepflichtigen VOBVergaben ab 12.000 € aufgezeigt werden. Im Jahr 2006 wurden 488, in 2007 - 462, in 2008 - 356, in 2009 - 373, in 2010 - 522, in 2011 - 398 und bis zum jetzigen Zeitpunkt in 2012 - 250 Vergaben, insgesamt 2849 bei FB 14 angemeldet. Die Vielzahl der Kleinaufträge bleiben hier unberücksichtigt. Junge Architekten und Ingenieure wurden eingestellt um Flexilibilität hinsichtlich zu leistender Aufgaben zu gewährleisten. Von 2006 bis zum jetzigen Zeitpunkt wurden 26 befristete Arbeitsverträge geschlossen, nur in 11 Fällen wurden daraus unbefristete Arbeitsverhältnisse. Neben dem vorhandenen Personal, wäre der Aufbau qualifizierten Eigenpersonals insbesondere hinsichtlich kommunaler Erfordernisse sinnvoll, um einen Zuwachs an know how und eine Minimierung von Risiken in Bezug auf Planung, Bauausführung und Kosten zu erreichen, ohne dabei die Notwendigkeit externer Beauftragung außer acht zu lassen, die gleichfalls Teil kommunaler Aufgaben ist. Hierzu sollte von der Betriebsleitung ein Konzept erarbeitet werden, das sie Argumente gegeneinander abwägt. Es wird darauf hin gewiesen, dass der Einsatz des Eigenpersonals bei dem Projekt KII deutlich die Belastbarkeitsgrenzen aufzeigte. Den weiteren Ausführungen der Eigenbetriebsleitung ist aus Sicht des FB 14 nichts hinzuzufügen. Aachen, 31. Okt. 2012 Adaß