Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0049/WP16 öffentlich 30.08.2012 Entwurf Wirtschaftsplan 2013 von Volkshochschule Aachen einschließlich mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 bis 2017 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 20.09.2012 24.10.2012 BSTVH Rat Kenntnisnahme Entscheidung Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: 1. Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt gemäß §§ 11 Abs. 4 und 17 Abs. 2 der Satzung für die Volkshochschule Aachen entsprechend der Verwaltungsvorlage den Entwurf des Wirtschaftsplanes 2013 zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die Feststellung. Gleichzeitig nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule die mittelfristige Ergebnisund Finanzplanung 2013 bis 2017 zur Kenntnis. 2. Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule stellt der Rat der Stadt Aachen gem. § 17 Abs. 2 der Satzung für die Volkshochschule Aachen den Wirtschaftsplan 2013 fest . Gleichzeitig nimmt der Rat der Stadt Aachen die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 bis 2017 zur Kenntnis. Philipp Vorlage E 42/0049/WP16 der Stadt Aachen Rombey Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 1/2 Erläuterungen: Der Entwurf zum Wirtschaftsplan der Volkshochschule Aachen für das Jahr 2013 umfasst -Erfolgsplan -Vermögensplan -Stellenübersicht sowie die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 – 2017. Der Entwurf ist fertig gestellt. Entsprechend dem § 14 der Satzung für die Volkshochschule Aachen wurde er der Kämmerin zugeleitet. Die Unterlagen werden für die Sitzung des Betriebsausschusses nachgereicht, sobald die erforderliche Stellungnahme von Dezernat II vorliegt. Vorlage E 42/0049/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 2/2 Unterlagen zu der Vorlage Entwurf Wirtschaftsplan 2013 von Volkshochschule Aachen einschließlich mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 bis 2017 Beratungsfolge: 20.9.2012 Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule 24.10.2012 Rat Erläuterungen: Allgemeines Der Entwurf zum Wirtschaftsplan 2013 umfasst -Erfolgsplan -Vermögensplan -Stellenübersicht Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 – 2017 ist beigefügt. Im Wirtschaftsjahr 2013 weist der Entwurf des Wirtschaftsplanes keinen Fehlbetrag auf. Der vorläufige Jahresabschluss 2011 wird voraussichtlich ohne ein Defizit abschließen. Damit wäre es der Volkshochschule gelungen, sowohl durch Akquirierung neuer Projekte, durch vorsichtigen Umgang mit Aufwendungen als auch durch eine Ausgabensperre ab Ende Juni 2011, die ausgefallen Drittmittel der ARGE in dem Jahr aufzufangen. Für das laufenden Wirtschaftsjahr 2012 lässt eine Prognose vermuten, dass der geplante Abschluss möglich sein wird. Die Volkshochschule versucht durch vermehrte Drittmittelakquisition und durch eine neue Ausgabensperre seit Mitte April 2012, ohne die Möglichkeit auf Rücklagen zurückgreifen zu können, das geplante Ergebnis zu erreichen. Ab 2013 wird ein Risikoportal in Höhe von ca. 0,5 Mio Euro bestehen und sich durch die geplanten Konsolidierungsbeiträge auf Grund der Haushaltskonsolidierung und durch weitere Preissteigerungen im Bereich des Sachhaushaltes möglicherweise vergrößern. Die Volkshochschule ist weiterhin intensiv aktiv bei der Akquisition von Drittmitteln in diversen Förderprogrammen des Landes, des Bundes und der EU. Im Bereich des unbefristet beschäftigen Personals wird die Volkshochschule ihr Konzept zum Umgang mit der demografischen Entwicklung und dem ausscheidenden Personal einerseits und dem Konsolidierungskonzept des Herrn Oberbürgermeister andererseits zunächst für den Zeitraum bis 2015 - aber auch darüber hinaus - weiterentwickeln. Des weiteren werden die Produktbereiche wieder verstärkt zusätzliche Maßnahmen planen, um das Defizit aufzufangen. Die Planung von Mehrerträgen durch eine Erweiterung des Programmangebotes zur Gewinnung neuer Teilnehmendenkreise und durch abgestimmte Maßnahmen in den Produktbereichen mit sind Vorlage E 42/000 der Stadt Aachen Risiken verbunden, die in enger Ausdruck vom: 07.09.2012 Abstimmung mit den Seite: 1/5 Produktverantwortlichen im Laufe des Jahres 2013 ständig aktuell analysiert werden, damit nachgesteuert werden kann. Diese Risiken werden durch das Risikomanagement definiert, differenziert bewertet und innerhalb der Volkshochschule kommuniziert. Dazu gehören z. B. Mehreinnahmen durch Firmenkursen und durch weitere beantragte Projekte sowie ein zusätzliches Angebot im Bereich der EDV-Medizinassistentin, Maßnahmen des Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF), Maßnahmen um neue Teilnehmende zu gewinnen (Marketingumfrage läuft) und Aufstockung der Teilnehmenden im Projekt „KursAktiv“. Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 – 2017 spiegelt ein erweitertes fünfjähriges Modulkonzept wieder (Start 2010), das zum Ziel hat, die Konsolidierungsbeiträge der Volkshochschule für die Stadt Aachen und damit das strukturelle Defizit bis 2017 aufzufangen. Zur Erreichung dieses Ziels wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge und Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Hier ist aber anzumerken, dass die Finanzierung über Drittmittel (Projektmarkt) unsicher ist und deshalb mit Risiken behaftet. Es gibt keine Rücklagen mehr, die eine negative Entwicklung auffangen können. Die Volkshochschule wird ihr in 2010 gestartetes modulares Konzept anpassen bzw. ergänzen, mit dem Ziel, auch weiterhin einen ausgeglichenen Jahresabschluss vorlegen zu können. Voraussetzung für den Erfolg dieses Konzepts ist, dass sich die derzeitigen Rahmenbedingungen nicht weiter negativ verändern und weitere tariflichen Erhöhungen über das Jahr 2012 hinaus nicht durch die Volkshochschule aufgefangen werden müssen. Die Erläuterungen im Einzelnen zum Erfolgsplan Erträge Zu 1) bis 3) Diesen Positionen liegt eine vorsichtige Kalkulation zu Grunde, die sich seit Jahren bewährt hat. Durch eine Verlagerung des Verfahrens zur Anmeldung und Abwicklung für Studienreisen außerhalb der Volkshochschule sind die Erträge reduziert, führen aber auch zu reduzierten Aufwendungen, s. auch Position 9. Die Erträge in der Position 3 beinhalteten in 2012 Landesmittel für das jetzt auslaufende Projekt SUN-B. Zu 4) Die Drittmittelfinanzierung aus Mitteln des Europäischen Sozialfond (ESF) war in 2012 weiter rückläufig und die Volkshochschule wird nur durch zusätzliche Projektakquisition den Ansatz erreichen. Die Bundesmittel können durch die Aktivierungsmaßnahme „KursAktiv“ gesteigert werden, sind aber auch mit einem gewissen Risiko verbunden, weil eine feste Zusage für eine weitere Aufstockung der Teilnehmenden bzw. für eine Verlängerung des Projektes für 2013 noch nicht vorliegt. Die Einschätzung ist jedoch positiv, weil der Fördermittelgeber mit dem Verlauf des Projektes Vorlage E 42/000 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.09.2012 Seite: 2/5 sehr zufrieden ist. Außerdem werden zur Zeit intensive Gespräche mit dem Jobcenter in der Städteregion über ein Migrationshintergrund) weiteres geführt, Projekt dessen (EMMI – Erwerbsperspektiven Planungszahlen (Erträge und für Mütter mit Aufwendungen) im Wirtschaftsplan enthalten sind. In allen Produktbereichen der Volkshochschule werden zusätzliche Maßnahmen bzw. Projekte geplant mit dem Ziel, Mehrerträge zu erwirtschaften. Jedoch sind diese mit Risiken verbunden. Im Rahmen des Risikomanagements werden die definierten Risiken, klassifiziert, bewertet, überprüft und übers Controlling zwischen den Produktverantwortlichen und der Leitung kommuniziert. Zu 5) Die Reduzierung dieser Erträge ist Folge des Wegfalls der Förderung im Bereich der Politischen Bildung. Hier wird die Frauenfußballwanderausstellung nicht mehr gefördert. Außerdem sind die Einnahmen aus Werbung rückläufig. Aufwendungen Zu 1) Der erhöhte Ansatz beim Personalaufwand beinhaltet, neben Versorgungs- und Versicherungsaufwendungen, im wesentlichen die Personalkosten. Hierzu gehören auch die Personalkosten, die durch Drittmittel finanziert sind und deren befristete Aufstockung für die zusätzlichen Projekte notwendig ist. Ebenfalls eingeplant wurde der Konsolidierungsbeitrag für 2013 im Rahmen der Haushaltskonsolidierung, der nur erbracht werden kann durch altersbedingtes Ausscheiden und Nicht-Besetzung der Stellen. Außerdem wird weiterhin eine Auszubildende beschäftigt. Zu 3) Durch zusätzliche Anmietung von externen Räumen u.a. für die aus Drittmittel geförderten Projekte wurde der Ansatz leicht erhöht. Zu 9) Die Aufwendungen stehen im direkten Zusammenhang mit der Position 2. Zu 10) Der leicht erhöhte Ansatz resultiert aus den zusätzlich eingeplanten, über Drittmittel geförderten Projekten. Sollten diese keine Bewilligung erhalten, werden auch die eingeplanten Aufwendungen nicht getätigt. Zu 11) Diese Position enthält die Telefonkosten und die Internetnutzung. Die Kostensteigerung ist durch Preissteigerungen und zusätzliche Anschlüsse für weitere geplante Drittmittel geförderte Projekte begründet. Zu 15) Vorlage E 42/000 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.09.2012 Seite: 3/5 Durch Wegfall der Nutzungsmöglichkeit des Pavillons in der Sandkaulstraße ab Mitte 2012 und notwendigem Schulungsraum im Innenstadtbereich vor allem für BAMF-Kurse (Integrationskurse des Bundesamt für Migration und Flüchtlinge) wurden externe Räume unter Beteiligung des E 26 in der Theaterstraße angemietet. Außerdem sind vorsorglich weitere Mietkosten für eine externe Anmietung in Zusammenhang mit einem neuen Projekt eingeplant. Diese letztere Anmietung wird durch Drittmittel refinanziert. Zu 16) Es wird mit erhöhten Umzugkosten gerechnet, weil ab der Jahresmitte die Räume des ehemaligen Seminargebäudes in der Malmedyer Straße zur Verfügung stehen werden. Zu 22) Einige notwendige Erneuerungen im Bereich der Möblierung von Seminarräume stehen an. Städtischer Zuschuss Dem geplanten Bedarf an städtischem Zuschuss in Höhe von 3.926.600 € für 2013 liegen folgende Berechnungen zu Grunde: Festgelegter Zuschuss in Höhe von 3.890.400 €, zuzüglich 192.500 € Tariferhöhungen ab 2012, zuzüglich eines beschlossenen Zuschusses zum Projekt „VHS gegen Rechts“ in Höhe von 2.000 €, Reduzierung um 13.100 € durch Anpassung der Pensionsrückstellungen sowie Reduzierung der nicht-disponiblen Personalkosten um 5.200 €. Im Rahmen der Haushaltskonsolidierung findet eine weitere Absenkung um insgesamt 140.000 € (30.000 € aus 2012 + 110.000 € für 2013) statt. Hiermit sinkt der städtische Zuschuss auf 37,4 % des Gesamtumsatzes (im Jahr 2000 betrug er noch 53,3%). Vermögensplan Durch den notwendigen Umzug besteht der Bedarf, einige Unterrichtsräume neu zu möblieren. Ebenfalls müssen einige Arbeitsplätze neu eingerichtet werden. Deshalb sind Investitionen von 29.400,00 € für den Berichtszeitraum geplant. Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 – 2017 Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 – 2017 ist unter folgenden Rahmenbedingungen aufgestellt worden: - Die Erträge aus dem Erfolgsplan (Teilnehmendenentgelte, Drittmittel, Landeszuschuss usw.) sind leicht rückläufig. Die Akquisition weiterer Drittmittel wird vorangetrieben. Es ist jedoch nicht kalkulierbar, wie die Fördertöpfe von Land und Bund in Zukunft ausgestattet werden (z. B. ESF – Europäischer Sozialfond). - Die dauerhaft zu leistenden Konsolidierungsbeiträge (110.000 € in 2013 und 60.000 € in 2014) sind berücksichtigt. - Anzumerken ist, dass ein Risikoportal in Höhe von ca. 500.000 € in den Folgejahren aufzufangen ist. Dem soll durch vermehrten Erwerb von Drittmitteln und Programmausweitung Rechnung Vorlage E 42/000 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.09.2012 Seite: 4/5 getragen werden, sowie alternativ einer Umstrukturierung mit entsprechender Personalentwicklung. - Es wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge ( u.a. durch vermehrtes Einwerben von Projekten ) und die Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen werden. Hingewiesen wird jedoch darauf, dass die restliche Rücklage nahezu aufgebraucht ist. - Der Personalaufwand wird auch durch Projekte mit befristeten Arbeitsverträgen bestimmt. - Im Bereich der unbefristet beschäftigten Mitarbeitenden wird über ein mittelfristig wirkendes Entwicklungskonzept den gegebenen ökonomischen Bedingungen Rechnung getragen. - Die Entwicklung des Teilnehmendenverhaltens, nämlich die Bereitschaft in Weiterbildung zu investieren, ist weiterhin vor allem im Kontext der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation schwer einzuschätzen. Stellenübersicht Auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Anlagen Wirtschaftsplan 2013 - Erfolgsplan 2013 - Vermögensplan 2013 - Anlage zum Vermögensplan 2013 - Stellenübersicht - Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2013 – 2017 Vorlage E 42/000 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.09.2012 Seite: 5/5 VOLKSHOCHSCHULE AACHEN ENTWURF WIRTSCHAFTSPLAN 2013 Erfolgssplan 2011 31.05.2012 vorl. Ergebnis Erfolgssplan 2012 Erfolgssplan 2013 Ansatz Ansatz ERTRÄGE 1. Teilnehmerentgelte 1.494.798,49 € 1.534.400 € 1.536.300 € 267.969,68 € 290.500 € 110.500 € 3. Landeszuweisungen 1.395.135,34 € 1.554.600 € 1.342.000 € 4. Drittmittel 2.452.044,54 € 3.304.000 € 3.540.300 € 97.085,72 € 109.300 € 29.600 € 5.707.033,77 € 6.792.800 € 6.558.700 € 2. Studienreisen 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Euro Erfolgssplan 2011 31.05.2012 vorl. Ergebnis Erfolgssplan 2012 Erfolgssplan 2013 Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 1. Personalaufwand 5.406.659,87 € 5.846.030 € 6.093.500 € 2. Personalaufwand Dozenten 1.525.092,84 € 1.708.500 € 1.649.300 € 16.558,71 € 40.000 € 43.000 € 4. Energiekosten 148.255,00 € 146.900 € 146.400 € 5. Gebäudereinigung 174.590,88 € 186.700 € 181.700 € 6. Versicherungen und sonst. Abgaben 55.352,70 € 58.100 € 58.700 € 7. Werbung 88.290,08 € 102.100 € 101.800 € 8. Unterrichts-und Veranstaltungskosten 968.514,88 € 1.140.000 € 843.700 € 9. Studienreisen 239.242,55 € 250.000 € 79.000 € 53.704,22 € 67.000 € 74.600 € 3. Gebäudeunterhaltung 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung Erfolgssplan 2011 31.05.2012 vorl. Ergebnis Erfolgssplan 2012 Erfolgssplan 2013 Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 36.075,14 € 40.600 € 48.100 € 149.765,48 € 180.870 € 177.600 € 13. Dienst- u. Fortbildungsreisen/ Schulungen 14. Fremdleistungskosten 26.658,68 € 21.700 € 18.000 € 52.953,22 € 49.200 € 48.700 € 15. Mieten 83.924,13 € 178.500 € 222.400 € 3.824,66 € 1.000 € 4.000 € 15.694,87 € 17.300 € 17.500 € 1.451,17 € 2.300 € 2.300 € 19. Verwaltungskostenbeitrag 145.500,00 € 145.000 € 145.500 € 20. Kalkulatorische Mieten 477.000,00 € 477.000 € 477.000 € 21. Prüfungskosten Wirtschaftsprüfer, 24.435,85 € 25.000 € 23.000 € 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 17.509,73 € 25.000 € 29.400 € 2.481,26 € 1.900 € 100 € Gesamtsumme Aufwendungen Euro 9.713.535,92 € 10.710.700 € 10.485.300 € ZUSAMMENFASSUNG Erfolgssplan 2011 31.05.2012 vorl. Ergebnis Erträge Euro 5.707.033,77 € 6.792.800 € 6.558.700 € Aufwendungen Euro 9.713.535,92 € 10.710.700 € 10.485.300 € -4.006.502,15 € -3.917.900 € -3.926.600 € 4.010.593,70 € 3.917.900 € 3.926.600 € 4.091,55 € 0€ 0€ 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 23. Sonstige Aufwendungen Jahresverlust Euro Städt. Zuschuss Euro mehr/weniger Euro Erfolgssplan 2012 Erfolgssplan 2013 Ansatz Ansatz Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum Vermögensplan 2013 Darstellung nach § 16 EigVO Ausgaben Verlust aus Erfolgsplan 3.897.200 € Veränderung des Anlagevermögens lt. Übersicht 29.400 € Summe 3.926.600 € Deckungsmittel städtischer Zuschuss Gesamtausgaben 2013 Entnahme aus der Rücklage 3.926.600 € - 3.926.600 € 0€ Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum Anlage zum Vermögensplan 2013 der Volkshochschule Aachen 1 Betriebs- und Geschäftsausstattung Erneuerung der Ausstattung verschiedener Unterrichtsräume inclusive Malmedyerstraße 29.400 € 29.400 € Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum Stellenübersicht gem. § 17 EigVO zum Wirtschaftsplan 2013 2013 Einsatzbereich Stichtag 30.06.2012 30.06.2012 Vorgesehene Stellen Tatsächlich besetzte Stellen Betriebsleitung und Leitungsbüro 2 2 Erforderliche Stellen für das WirtschaftsWirtschaftsJahr 2013 2013 2 davon volle Stellen 2 2 2 Pädagogische Abteilung 64 69 68 davon volle Stellen davon halbe Stellen davon volle Stellen befristet davon halbe Stellen befristet 39 15 6 4 39 15 10 5 38 15 10 5 Verwaltungsabteilung 39 40 42 davon volle Stellen davon halbe Stellen davon volle Stellen befristet davon halbe Stellen befristet 29 10 --- 28 11 -1 30 11 --1 Bemerkungen: • In der Darstellung der Beschäftigten sind per 30.06.2012 7 Beamte enthalten Volkshochschule Aachen Das Weiterbildungszentrum Finanzplanung f. d. Planungszeitraum 2013 bis 2017 Jahr 2013 TEUR 2014 TEUR 2015 TEUR 2016 TEUR 2017 TEUR 6.559 * 6.070 * 5.524 * 5.400 * 5.400 * 6.094 4.362 29 5.929 4.058 29 5.679 3.800 29 5.109 4.246 29 5.109 4.246 29 Insgesamt 10.485 10.016 9.508 9.384 9.384 Erträge insgesamt Aufwendungen insgesamt 6.559 * 10.485 6.070 * 10.016 5.524 * 9.508 5.400 * 9.384 5.400 * 9.384 3.926 3.946 3.984 3.984 3.984 Verlust aus Erfolgsplan (liquide Mittel) Veränderungen des Anlagevermögens lt. Übersicht 3.897 3.917 3.955 3.955 3.955 29 29 29 29 29 Insgesamt 3.926 3.946 3.984 3.984 3.984 3.926 3.946 3.984 3.984 3.984 A. Erfolgsplan 1. Erträge 2. Aufwendungen Personalaufwand Sachaufwand AfA bew. Vermögen Verlust B. Vermögensplan 1. 2. Ausgaben Deckungsmittel städt. Zuschuss * Entnahme aus der Allgemeinen Rücklage 0 0 0 0 0 0 Risikofaktoren wie - minimale Rücklagen - Projektakquisition - Tariferhöhungen - Teilnehmerverhalten werden in den Erläuterungen näher beschrieben. - wegfallende städt. Nutzfläche 0 0 0