Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 46/47/0071/WP16 öffentlich 30.08.2012 Zwischenbericht zum 30.06.2012 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 20.09.2012 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. Juni 2012 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Rombey Vorlage E 46/47/0071/WP16 der Stadt Aachen Niepenberg Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben des Fachbereiches Finanzsteuerung vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht soll in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen, aufzeigen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Eine Prognosespalte ist, wie von dem Fachbereich Finanzsteuerung gewünscht, eingefügt und enthält nur die bereits absehbaren Veränderungen der Ansätze. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmerentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Zu 2.: Die vermehrten Erträge bei Studienfahrten stehen in direktem Zusammenhang mit den erhöhten Aufwendungen in dem Bereich (Position 9). Zu 4.: Die Jahresprognose zeigt auf, dass der Ansatz voraussichtlich nicht gehalten werden kann, weil einige von der Volkshochschule beantragten Projekte nicht bewilligt wurden und somit nicht umgesetzt werden können (u. a. HIT, Traumjob, Reaktion). Die dazugehörigen einkalkulierten Aufwendungen werden ebenfalls in der Prognoseberechnung reduziert. Vorlage E 46/47/0071/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 2/5 Zu 5.: Es stehen noch Abrechnungen aus, wie z. B. die Werbeeinnahmen. Die Erträge in Bezug auf die Fußballausstellung, bisher in dieser Position enthalten, wurden aus finanztechnischen Gründen den Drittmitteln zugeordnet, so dass hier die Einnahmen fehlen. Aufwendungen: Zu 1.: Im Ansatz sind die tariflichen Erhöhungen in Höhe von 164 TEUR nicht enthalten. Diese wurden inzwischen als Zuschusserhöhung von der Fachbereich Finanzsteuerung zugesagt. Somit würde sich der Ansatz in dieser Position auf 6.010 TEUR erhöhen. Der prognostizierte Mehraufwand von nur 38 TEUR entsteht durch Saldierung der tariflichen Erhöhungen mit den zu erwartenden geringeren Personalkosten in Zusammenhang mit der Haushaltskonsolidierung, wobei im Dezember noch mit der tariflichen Sonderzahlung zu rechnen ist, die im Ist zum 30.6. nicht enthalten ist. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier eine über das ganze Jahr verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, ähnlich wie bei den Teilnehmerentgelten,. Die geringer anfallenden Honorarkosten für Projekte, die keine Bewilligung erhalten haben, wurden in der Jahresprognose berücksichtigt. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen, es stehen jedoch noch einige Renovierungsarbeiten aus. Zu 6.: Versicherungsbeiträge werden in der Regel im ersten Halbjahr fällig, so dass hier auch keine übers Jahr verteilte Gleichmäßigkeit, gegeben ist. Zu.8.: Es wurden bisher weniger Mittel aus drittmittelfinanzierten Projekten an die Kooperationspartner weitergeleitet, da noch nicht alle Mittelabrufe erfolgt sind. Außerdem wird die Jahresprognose nach unten korrigiert, wegen der wegfallen Unterrichtmittel für nicht bewilligte Projekte und den nicht weiterzuleitenden Kooperationsmitteln. Zu 10.: Im Berichtzeitraum sind noch keine größeren Reparatur- und Instandhaltungskosten angefallen. Es wird auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Vorlage E 46/47/0071/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 3/5 Zu 13.: Es sind noch nicht alle Reisekosten von getätigten Dienstreisen und Reisekosten abgerechnet. Zu 15.: Im Ansatz war eine Summe für externe Anmietung von Räumen für 12 Monate enthalten. Die externe Anmietung für Räume in der Theaterstraße, als Ersatz für den Wegfall des Pavillons in der Sandkaulstraße, erfolgt erst ab dem 1.8.2012, sodass auch die Prognose nach unten korrigiert werden kann. Zu 16.: Es stehen noch Umzüge aus der Sandkaustraße in die Peterstraße und in die Theaterstraße aus. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die - wie bei anderen Ansatzpositionen - ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Es stand eine notwendige Reparatur schon zu Beginn des Jahres an. Das Fahrzeug kann inzwischen nach der planmäßig durchgeführten Hauptuntersuchung für weitere 2 Jahre eingesetzt werden. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Auch in diesem Berichtszeitraum sind bis 30.06.2012 eine Reihe neuer Projekte entwickelt und beantragt worden, für die leider keine Bewilligung erfolgte. Erfreulich war, dass alle externen Prüfungen von Projekten durch Versorgungsämter, dem Bundesrechnungshof und dem REZ (Regionales Einkaufszentrum der Bundesagentur für Arbeit) positiv verlaufen sind. Das Projekt KursAktiv bekommt inzwischen die maximale Aufstockung der Teilnehmenden und damit die volle Förderung. Die im Zusammenhang mit Projekten geplanten Ausgaben wurden nach Wegfall bzw. Beginnverschiebung dieser Projekte nicht getätigt. Durch den Entzug der Nutzungsmöglichkeit der Räume im Pavillon des Gebäudes Sandkaulstr. 75 (4. Gesamtschule), für die leider in städtischen Gebäuden kein adäquater passender Ersatz in der Innenstadt angeboten werden konnte, musste sich die Volkshochschule auf dem freien Immobilienmarkt umsehen. Es konnten in Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement Räume in der Theaterstraße angemietet werden, die die größte Raumnot auffangen, aber dennoch nicht ganz ausreichen. Vorlage E 46/47/0071/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 4/5 Mit der neuen Miteigentümerin des Bushofes, der [AC] Aachener Immobiliengesellschaft mbH, steht die Volkshochschule (gemeinsam mit dem Gebäudemanagement) in Verhandlung, um ggfls. weitere Räume im Bushofkomplex anzumieten. Am 19. April wurde eine Ausgabensperre durch den Direktor verhängt. Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt. Im übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.06.2012 Vorjahreswerte zum Zwischenbericht 30.06.2012 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 46/47/0071/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2012 - Zwischenbericht zum 30.06.2012 - Vorjahreswerte 30.06.2011 Wirtschaftsplan 11: TEUR Ansatz Wirtschaftsplan 11: TEUR Ansatz 6/12 1571 272 1547 2515 99 6005 786 136 774 1258 49 3002 Wirtschaftsplan 11: TEUR Ansatz Wirtschaftsplan 11: TEUR Ansatz 6/12 Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz 2923 854 20 73 93 29 51 570 125 34 20 90 11 25 89 0,50 9 1 73 239 13 13 0,10 1462 427 10 37 47 15 26 285 63 17 10 45 5 12 45 0,25 4 1 36 119 6 6 0,05 Gesamtsumme Aufwendungen 5354 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge - Wirtschaftsplan 11: Abweichung TEUR 30.06.2011 in % 839 143 686 914 31 2612 Wirtschaftsplan 11: Abweichung TEUR 30.06.2011 in % 2518 670 17 67 87 29 40 444 122 28 18 88 17 22 38 3 10 1 81 239 13 10 0,05 2677 6,83 4,79 -11,39 -27,33 -37,14 -12,99 -8,72 -20,08 -28,30 -8,87 -6,35 1,05 -21,50 -15,52 3,16 -28,75 -10,39 0,41 43,37 -6,23 -7,52 227,49 35,05 -30,13 0,96 0,00 1,62 0,11 2,00 - 4562 -10,30 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters I/2012 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen 5 vorangegangenen Jahre Stand: 31.7.2012 20000 18000 16000 14000 I/2012 12000 Mittelwert aller Semester ab 2007 10000 8000 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2007 6000 Mittelwert der Herbstsemester ab 2007 4000 2000 0 e nn nn nn nn nn has egi egi egi egi egi p b b b b b e s s s s s t t t t t eld i ch i ch i ch i ch i ch nm terr terr terr terr terr A n n n n n U ag hU hU hU hU vor 1. 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