Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Steuern und Kasse Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Personal und Organisation Rechnungsprüfung Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0132/WP16 öffentlich FB 11/3.2 20.08.2012 Herr Bremerich Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 05.09.2012 Rat Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters nimmt der Rat der Stadt Aachen die als Anlage beigefügte Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung zustimmend zur Kenntnis. gez. Philipp Vorlage FB 11/0132/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.08.2012 Seite: 1/3 finanzielle Auswirkungen investive Ansatz fortgeschriebener Ansatz fortgeschriebener Gesamt- Gesamt- Auswirkungen 2011 Ansatz 2011 20xx ff. Ansatz 20xx ff. bedarf (alt) bedarf (neu) Einzahlungen Auszahlungen Ergebnis + Verbesserung / -Verschlechterung Deckung ist gegeben / keine Deckung ist gegeben / keine ausreichende Deckung vorhanden ausreichende Deckung vorhanden konsumtive Ansatz fortgeschriebener Ansatz fortgeschriebener Folgekosten Folgekosten Auswirkungen 20xx Ansatz 20xx 20xx ff. Ansatz 20xx ff. (alt) (neu) Ertrag Personal/Sachaufwand Abschreibungen Ergebnis + Verbesserung / -Verschlechterung Deckung ist gegeben / keine Deckung ist gegeben / keine ausreichende Deckung vorhanden ausreichende Deckung vorhanden Vorlage FB 11/0132/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.08.2012 Seite: 2/3 Erläuterungen: Die Einführung der Finanzrechnungssoftware SAP erforderte Anpassungen der bisher geltenden Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung. Insbesondere wurden die Vorschriften zur Mittelbewirtschaftung konkretisiert. Der Verwaltungsvorstand hat in der Sitzung vom 26.06.2012 der geänderten und als Anlage beigefügten Dienstanweisung zugestimmt. Gem. § 31 Abs. 1 letzter Satz GemHVO ist die Dienstanweisung dem Rat zur Kenntnis zu geben. Anlage/n: - Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Aachen Vorlage FB 11/0132/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.08.2012 Seite: 3/3 Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Aachen Überarbeitete Fassung vom 01.08.2012 Inhalt Seite Finanzbuchhaltung – allgemeiner Teil .........................................................................................................3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Allgemeines......................................................................................................................................................3 Geltungsbereich...............................................................................................................................................3 Organisation der Finanzbuchhaltung ............................................................................................................3 Aufgaben ..........................................................................................................................................................3 Zuständigkeiten als Vollstreckungsbehörde.................................................................................................4 Verantwortliche/r für die Finanzbuchhaltung und die Zahlungsabwicklung..............................................4 Leitung und Dienstkräfte der Finanzbuchhaltung ........................................................................................4 Geschäftsablauf der Buchführung.................................................................................................................5 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung...............................................5 Freigabe von Verfahren...................................................................................................................................6 Aufsicht, Sicherheit und Prüfung der Finanzbuchhaltung ..........................................................................6 Aufbewahrung..................................................................................................................................................7 Stadtkasse ......................................................................................................................................................8 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Zahlungsverkehr..............................................................................................................................................8 Abschlüsse.......................................................................................................................................................8 Posteingänge ...................................................................................................................................................9 Unterschriftsbefugnisse..................................................................................................................................9 Behandlung von Kleinbeträgen......................................................................................................................9 Stundung, Niederschlagung und Erlass........................................................................................................9 Verwaltung der Bankkonten ...........................................................................................................................9 Verwaltung von Zahlungsmitteln .................................................................................................................10 Einsatz von EC-Karten in den Fachbereichen.............................................................................................10 Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung.......................................................11 Durchlaufende und fremde Finanzmittel .....................................................................................................11 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen................................................................................11 Geschäftsbuchhaltung ................................................................................................................................11 25 26 27 28 29 30 Organisatorische Regelungen, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche......................................11 Regelungen zum Geschäftsgang .................................................................................................................13 Personendatei ................................................................................................................................................15 Auswertungen................................................................................................................................................16 Fehlerbehebung.............................................................................................................................................16 Bürgschaften..................................................................................................................................................16 Schlussbestimmungen................................................................................................................................16 31 32 Ausnahmeregelung .......................................................................................................................................16 Inkrafttreten....................................................................................................................................................16 Seite 2 von 16 Finanzbuchhaltung – allgemeiner Teil 1 Allgemeines Diese Dienstanweisung (DA) enthält die für die Stadt Aachen notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen gemäß § 31 der Verordnung über das Haushaltswesen der Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen (GemHVO NW). 2 Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt für den gesamten Geschäftsbereich der Finanzbuchhaltung soweit in der GemHVO NW oder in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist. 3 Organisation der Finanzbuchhaltung 3.1 Die Buchführung einschließlich Liquiditätssicherung wird zentral durch die Finanzbuchhaltung wahrgenommen. 3.2 Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in die Bereiche Geschäftsbuchhaltung und Zahlungsabwicklung (=Stadtkasse). Die Stadtkasse ist organisatorisch gegliedert in die Abteilungen Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und in die Abteilung Vollstreckung. 3.3 Der operative Teil der Anlagenbuchhaltung wird von der Geschäftsbuchhaltung wahrgenommen. Die strategische Anlagenbuchhaltung ist im FB 20 (Finanzsteuerung) angesiedelt. 4 Aufgaben 4.1 Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung werden grundsätzlich vom Fachbereich Steuern und Kasse wahrgenommen. 4.2 Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich gemäß § 93 GO NW übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr. Die Aufgaben umfassen • die Buchführung, • die Zahlungsabwicklung, • die Mahnung und die Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen, • die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen, • die Forderungsbewertung. 4.3 Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben durch den Oberbürgermeister bzw. die Oberbürgermeisterin übertragen werden. Die Übertragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften der Gemeindeordnung NRW (GO NRW) nicht entgegenstehen, dies im Interesse der Stadt liegt, die eigenen Aufgaben nicht beeinträchtigt werden und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei einer Prüfung der Finanzbuchhaltung mitgeprüft werden können. Die Vorschriften der GemHVO NW gelten für die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist. Seite 3 von 16 5 Zuständigkeiten als Vollstreckungsbehörde 5.1 Die Stadtkasse ist die für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmte zentrale Stelle der Stadt Aachen und damit die Vollstreckungsbehörde im Sinne des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVG NW). Die Firmierung nach außen lautet "Stadtkasse Aachen als Vollstreckungsbehörde". Die Vollstreckungsabteilung der Stadtkasse ist außerdem zuständig für die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei privatrechtlichen Forderungen (Mahn- und Vollstreckungsbescheid), für die eine Beitreibung im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung rechtlich nicht zulässig ist. 5.2 Weiterhin ist sie die durch Organisationsverfügung benannte zuständige zentrale Stelle der Stadt, die sämtliche Insolvenzverfahren federführend bearbeitet. Einzelheiten sind nach Einführung eines zentralen Forderungsmanagements im Rahmen dieser DA zu regeln. 6 Verantwortliche/r für die Finanzbuchhaltung und die Zahlungsabwicklung 6.1 Die/der gem. § 93 Abs.2 GO NW zu bestellende Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung ist die Leiterin/der Leiter des FB Steuern und Kasse bzw. die Stellvertreterin/der Stellvertreter. Verantwortlich für die Stadtkasse ist die/der jeweilige Abteilungsleiterin/Abteilungsleiter der Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. 6.2 Sobald einer der Verantwortlichen die ordnungsgemäße Führung der Finanzbuchhaltung gefährdet sieht, hat er/sie die Kämmerin/den Kämmerer unverzüglich zu unterrichten. 7 Leitung und Dienstkräfte der Finanzbuchhaltung 7.1 Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft die Leitung der Finanzbuchhaltung (§ 93 Abs.2 GO NW) die im Interesse einer ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung erforderlichen Anordnungen. Die Leitung der Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche innere und äußere Sicherheit der Zahlungsabwicklung und der Liquiditätssicherung gewährleisten. Die Auswahl der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter erfolgt im Einvernehmen mit der/dem Leiterin/Leiter der Finanzbuchhaltung. Die Verteilung der Dienstgeschäfte auf die Dienstkräfte richtet sich nach den Arbeitsplatzbeschreibungen. 7.2 Buchführung und Zahlungsverkehr dürfen nicht von denselben Dienstkräften wahrgenommen werden (§ 93 Abs.4 GO NW, § 30 Abs.3 Satz 1 GemHVO NW). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung dürfen nicht miteinander verheiratet sein, in einer eheähnlichen Gemeinschaft bzw. in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft leben oder in einem sonstigen Verwandtschaftsverhältnis zueinander stehen. 7.3 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung haben ihren Urlaub so zu planen, dass mindestens einmal pro Kalenderjahr zehn Arbeitstage zusammenhängend genommen werden. 7.4 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicherheit der Buchführung und der Zahlungsabwicklung zu achten. Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet bezieht, der Leitung unverzüglich anzuzeigen. Die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung haben die Leiterin/dem Leiter der Finanzbuchhaltung bzw. der Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung unverzüglich zu unterrichten, wenn sie in eine finanzielle oder wirtschaftliche Notlage geraten. Seite 4 von 16 7.5 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung haben sich mit den Vorschriften über die Buchführung und die Zahlungsabwicklung, den besonderen Vorschriften für ihr Aufgabengebiet und mit dieser Dienstanweisung vertraut zu machen und diese einzuhalten. 7.6 Belege, zahlungsbegründende Unterlagen und Akten dürfen nicht aus den Räumen der Finanzbuchhaltung entfernt werden. Ausnahmen genehmigt die Leiterin/der Leiter der Finanzbuchhaltung. 8 Geschäftsablauf der Buchführung 8.1 Kontenplan Grundlage der Finanzbuchhaltung ist der durch FB 20 erstellte Kontenplan, der auch dort gepflegt wird. Änderungen des Kontenplanes sind der Zahlungsabwicklung mitzuteilen. 8.2 Anordnungszwang Grundsätzlich dürfen Einzahlungen und Auszahlungen nur aufgrund von Anordnungen erfolgen. (Ausnahmen: Siehe Punkt 13.3) 8.2 Anordnungen aus Vorverfahren Buchungen aus Vorverfahren werden durch ein automatisiertes Verfahren in die Finanzbuchhaltung eingespielt. Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgt elektronisch im jeweiligen Fachbereich bei der Erfassung im Vorverfahren (einschließlich SAP-ON). Die Sachbearbeiter(innen) sind entsprechend der Delegationsverfügung des OB zur Zeichnungsbefugnis zu ermächtigen. Die Buchungen der Vorverfahren werden über die Universalschnittstelle KUSS an das Finanzverfahren übertragen. Die Übertragung wird durch den Fachbereich angestoßen. Die dann in der Schnittstelle zur Verarbeitung bereitstehende Datei muss durch die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter des Fachbereichs freigegeben werden. Mit der Freigabe wird bescheinigt, dass die Daten mit geprüften und freigegebenen Programmen ordnungsgemäß verarbeitet wurden und Anzahl und Summe der Buchungen aus dem Vorverfahren mit denen in der Schnittstelle zur Verarbeitung freigegebenen Buchungssätzen übereinstimmen. Die Freigabebescheinigung tritt an die Stelle des Feststellungsvermerks. Ausnahmen von diesem Freigabeverfahren werden durch die Leiterin/den Leiter der Finanzbuchhaltung per Einzelverfügung geregelt. 8.3 Allgemeine Anordnungen Werden Einnahmen mittels allgemeiner Anordnungen verbucht, wird seitens der Stadtkasse nach jedem Buchungslauf (=Sollstellung) ein Protokoll über die erfolgten Sollstellungen an den jeweils zuständigen Fachbereich übermittelt. Der Fachbereich überprüft die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Verbuchung und bestätigt diese schriftlich. Die schriftliche Bestätigung ist in dem Fachbereich vorzuhalten und, im Falle einer Prüfung durch FB 14, vorzuweisen. Auftretende Unstimmigkeiten sind unverzüglich mit der Stadtkasse zu klären. 8.4 Kontenpflege Die Kontenpflege (z.B. Ausgleich von Konten, die Bearbeitung unklarer Zahlungsvorgänge, die Bearbeitung offener Posten) wird zeitnah von der Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung durchgeführt. In festgelegten Abständen sind Aufrechnungsläufe durchzuführen. Bei Verrechnungen sind Einzahlungen und Auszahlungen am gleichen Buchungstag vorzunehmen. 8.5 Belegablage Grundsätzlich obliegt die Belegablage der Abteilung Geschäftsbuchhaltung. Sie erfolgt in Form eines elektronischen Belegarchivs. Nähere Einzelheiten hierzu, siehe Punkt 12. 9 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung (§ 31 Abs. 2 Nr. 2 GemHVO NRW) Seite 5 von 16 9.1 Die Buchführung wird mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung vorgenommen. Daher sind nach § 27 Abs. 5 GemHVO NRW neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) anzuwenden. 9.2 Zum Schutz des eingesetzten Buchführungssystems sowie zur Wahrung der Nachvollziehbarkeit der Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zum produktiven DV-System erlangen. 9.2.1 Es sind daher die organisatorischen Regelungen zur Benutzerverwaltung zu beachten, über die eine strikte Funktionstrennung von Administration, System- oder Anwendungsprogrammierung und der fachlichen Sachbearbeitung sowie der Finanzbuchhaltung realisiert ist. 9.2.2 Die Aktionen innerhalb des Verfahrens müssen sich auf den einzelnen Benutzer zurückführen lassen. Das Zugangspasswort eines jeden Benutzers ist geheim zu halten und darf nur dem Benutzer persönlich bekannt sein. Eingaben unter einer fremden Benutzerkennung sind nicht zulässig und es sind alle Vorkehrungen (Sperrung der Arbeitsstation unter Windows, o. ä.) zu treffen, um dies zu verhindern. Auf die "Dienstanweisung für den allgemeinen Einsatz von Hardund Software und deren berechtigte Nutzung" wir verwiesen. 9.3 Grundsätzlich sind alle Systemeingaben, die die Datenbank verändern, zusätzlich zu den systeminternen Protokollierungen der Eingaben und deren Veränderungen, über das Belegprinzip zu dokumentieren. Aufzeichnungen/Einträge dürfen grundsätzlich nicht verändert werden. Es muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben. Die Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufbewahrungspflichtig. Ausnahmen bedürfen der Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt. 9.4 Das DV-Buchführungssystem weist sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle sachlich und zeitlich nach. Der zeitliche Nachweis (Zeitbuch) über Ausdrucke kann entfallen. 9.5 Unter Beachtung der GoBS und der Grundsätze zum Datenzugriff sowie zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ist bei der DV-Speicherung der Bücher, Belege und sonst erforderlichen Aufzeichnungen sicherzustellen, dass diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist verfügbar und maschinell auswertbar gemacht werden können. Die allgemein gültigen Regelungen zu Maßnahmen der Datensicherheit einschließlich eines Datensicherungs- und Datenarchivierungskonzeptes sind anzuwenden. 10 Freigabe von Verfahren In der automatisierten Datenverarbeitung für die Finanzbuchhaltung dürfen nur freigegebene Programme eingesetzt werden. Ein Programm muss den für den Vollzug der Aufgaben geltenden, speziellen rechtlichen und sachlichen Regelungen sowie den GoBS entsprechen. Der Ablauf des Freigabeverfahrens ist im Projekthandbuch der Stadt Aachen geregelt. 11 Aufsicht, Sicherheit und Prüfung der Finanzbuchhaltung 11.1 Aufsicht Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung obliegt der Stadtkämmerin bzw. dem Stadtkämmerer. 11.2 Sicherheit Den Dienstkräften in der Finanzbuchhaltung darf grundsätzlich nicht die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit übertragen werden. Es sei denn, es handelt sich um Sachverhalte, die nur dort beurteilt werden können. Zahlungsaufträge sind von zwei Dienstkräften freizugeben. Seite 6 von 16 11.3 Prüfungen und Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung Die Prüfung der Finanzbuchhaltung wird vom Fachbereich Rechnungsprüfung entsprechend der Rechnungsprüfungsordnung ausgeführt. Die nach § 30 Abs. 5 GemHVO vorgeschriebene unvermutete Kassenprüfung wird ebenfalls vom FB Rechnungsprüfung durchgeführt. Beim Ausscheiden des/der für die Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Verantwortlichen hat eine zusätzliche Prüfung stattzufinden. Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind alle wesentlichen, die Finanzbuchhaltung betreffenden Festlegungen unverzüglich mitzuteilen. Hierzu zählen insbesondere: a) Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit inklusive Unterschriftsprobe (durch die Fachbereiche) b) Berechtigungen für den Bereich Finanzbuchhaltung b) Verfahrensänderungen 12 Aufbewahrung 12.1 Die Bücher, Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die Eröffnungsbilanz sind geordnet und sicher aufzubewahren. Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind dauernd aufzubewahren. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege und die sonstigen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres. Bei der Archivierung der Bücher, der Belege und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträger oder Bildträger muss insbesondere sichergestellt sein, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar ist und jederzeit lesbar gemacht werden kann. 12.2 Elektronisches Belegarchiv Durch das elektronische Belegarchiv erfolgt die Aufbewahrung der Buchungsbelege im Sinne des § 58 GemHVO. Aus diesem Grunde sind alle, die Buchung betreffenden, Unterlagen zu archivieren. Die allgemein gültigen Regelungen zu Maßnahmen der Datensicherheit einschließlich eines Datensicherungs- und Datenarchivierungskonzeptes sind anzuwenden. Darüber hinaus sind insbesondere folgende Regelungen für das Finanzarchiv zu beachten: a) Die für die Kassenanordnung notwendigen Belege dürfen nicht mehr durch Heft- oder Büroklammern verbunden sein. b) Der Geschäftsbuchhaltung sind die Belege getrennt nach Vorgängen in geeigneter Form (z.B. je Vorgang eine Klarsichthülle/Mappe, je Vorgang mit Gummibändern etc.) in den vorgesehen roten Mappen zuzuleiten. c) Das Beifügen von Additionsstreifen und Notizzetteln etc. ist unzulässig. d) Die Belege sollen in der Regel Format DIN A 4, in Ausnahmefällen Format DIN A 5 haben, da der eingesetzte Hochleistungsscanner nur diese Formate verarbeiten kann. e) Kleine Quittungsbelege sind mit Tesafilm (keinesfalls mit Heftklammern) auf einem DIN A4-Blatt aufzukleben. Die Fixierung muss am oberen und unteren Belegrand über die volle Belegbreite erfolgen. Seite 7 von 16 Stadtkasse 13 Zahlungsverkehr 13.1 Der Zahlungsverkehr wird grundsätzlich zentral vorgenommen. 13.2 Im Rahmen der Aufgaben des Zahlungsverkehrs sind die Auszahlungen bei Fälligkeit auszuführen, die Durchführung der Zahlungseinzüge (Bankabruf) bei Fälligkeit vorzunehmen und die elektronischen Kontoauszüge einzulesen und zur weiteren Bearbeitung bereit zu stellen. Die Bankkonten sind zu pflegen und täglich abzustimmen. 13.3 Ausnahmen vom Anordnungszwang Vom Anordnungszwang ausgenommen sind: • die Annahme von unklaren und irrigen Einzahlungen und deren evtl. Weiterleitung • Neuauszahlungen von Zahlungsrückläufern • die Erstattung von Überzahlungen. 13.4 Die Liquidität ist täglich sicher zu stellen. Zu diesem Zweck hat jede Organisationseinheit den FB 22/41 (Team Zahlungsverkehr) unverzüglich zu unterrichten, wenn mit Ein- und Auszahlungen ab 250.000 Euro zu rechnen ist. Ausgenommen hiervon sind der Stadtkasse bekannte Terminzahlungen (Gehälter, Sozialhilfe, Steuereinnahmen usw.). 13.5 Zur Erledigung bestimmter Aufgaben können auf Anordnung der Oberbürgermeisterin bzw. des Oberbürgermeisters Handkassen eingerichtet werden. Näheres ist in einer hierfür erlassenen Dienstanweisung festgelegt. 14 Abschlüsse 14.1 Tagesabschlüsse Die Finanzmittelkonten sind täglich mit den Bankkonten abzugleichen. 14.1.1 Einzahlungen erfolgen unbar und sind an dem Tag zeitlich zu buchen, an dem die Stadtkasse von der Gutschrift Kenntnis erhält. Übersandte Schecks werden an dem Tag gebucht, an dem die Stadtkasse Kenntnis von der Gutschrift auf dem Bankkonto erhält. 14.1.2 Auszahlungen sind zu buchen a) bei unbaren Zahlungen am Tag der Hingabe des Auftrages an das Kreditinstitut oder bei Abbuchungen im Lastschriftverkehr am Tag, an dem die Stadtkasse von der Abbuchung Kenntnis erhält, b) bei unbaren Zahlungen der Quasi-Eigenbetriebe bzw. aus Fremdverfahren (z.B. Prosoz, SAP HR) erfolgt die Buchung, sobald von der Belastung im Girokontoauszug Kenntnis erlangt wird. Dies gilt auch bei Barzahlungen durch Übergabe von Schecks. 14.2 Jahresabschlüsse Die Finanzmittelkonten sind am Ende des Haushaltsjahres für die Aufstellung des Jahresabschlusses abzuschließen und der Bestand an Finanzmitteln ist festzustellen. Der Jahresabschluss wird durch die Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem FB 20 durchgeführt. Hierzu wird eine Jahresabschlussverfügung einschließlich Terminplan durch FB 20 erstellt. Seite 8 von 16 15 Posteingänge 15.1 Die für die Stadtkasse bestimmten Sendungen sind ihr unmittelbar zuzuleiten, von dazu beauftragten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern zu öffnen und mit dem Eingangsstempel zu versehen. 15.2 Posteingänge bei anderen Fachbereichen, denen Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) beigefügt sind, sind unverzüglich der Stadtkasse zuzuleiten. 16 Unterschriftsbefugnisse 16.1 Die Unterschriftsbefugnisse für die städtischen Girokonten werden von der Kämmerin/dem Kämmerer unter Beteiligung der Leitung der Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geregelt. 16.2 Die internen Unterschriftsbefugnisse sind funktionsorientiert und in einer besonderen Verfügung festgehalten. Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist hierüber entsprechend der Rechnungsprüfungsordnung (RPO) zu informieren. 16.3 Die elektronische Signatur wird derzeit nicht genutzt. 17 Behandlung von Kleinbeträgen Die Bearbeitungsregeln für Kleinbeträge werden von der Stadtkämmerin bzw. dem Stadtkämmerer auf Vorschlag der Leitung der Finanzbuchhaltung bestimmt (§ 23 Abs. 4 GemHVO NRW). Bei Bedarf sind jederzeit Ergänzungen möglich. 18 Stundung, Niederschlagung und Erlass Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen werden in einer separaten Dienstanweisung geregelt. 19 Verwaltung der Bankkonten 19.1 Die Guthaben bei Geldinstituten auf Konten, die dem laufenden Zahlungsverkehr dienen, sind entsprechend der Wirtschaftlichkeit auf die notwendige Höhe zu beschränken. 19.2 Die Stadtkämmerin bzw. der Stadtkämmerer ist ermächtigt, bei Geldinstituten Konten (Giro-, Tagesgeld-, Termingeld- oder Sparkonten) zu eröffnen und zu schließen. 19.3 Die bei Geldinstituten unterhaltenen Konten werden unter der Bezeichnung "Stadt Aachen" geführt. Dies gilt auch für die Geldanlagen des Stiftungsvermögens. Die Zuordnung zur jeweiligen Stiftung muss zweifelsfrei ersichtlich sein. 19.4 Überweisungsaufträge, Schecks und Lastschrifteinzüge sind stets von zwei gemäß Ziffer 16 dieser Dienstanweisung bevollmächtigten Dienstkräften der Stadtkasse zu unterzeichnen. Einzugsermächtigungen dürfen nur von der Stadtkasse erteilt werden. 19.5 Vor der Erteilung von Einzugsermächtigungen ist die Genehmigung der/des Stadtkämmers/in einzuholen. Die Stadtkämmerin bzw. der Stadtkämmerer kann die Stadtkasse anweisen einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Stadtkasse abbuchen zu lassen. Solche Anweisungen dürfen nur erteilt werden, wenn zu erwarten ist, dass der Empfangsberechtigte Seite 9 von 16 ordnungsgemäß mit der Stadtkasse abrechnet und die Forderungen zeitlich und nach der Höhe abzuschätzen sind. Es muss gewährleistet sein, dass bei fristgerechtem Widerspruch durch die Stadtkasse der abgebuchte Betrag durch das Kreditinstitut wieder gutgeschrieben wird. Einzugsermächtigungen dürfen nur durch die Stadtkasse erteilt werden. 19.6 Geldbestände, die vorübergehend nicht benötigt werden, sind unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen durch die Leitung der Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditorenund Debitorenbuchhaltung so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind. 20 Verwaltung von Zahlungsmitteln 20.1 Zahlungsmittel sind Bargeld und Schecks. Andere Zahlungsmittel wie Geldkarte, EC-Karte und Kreditkarte werden in der Finanzbuchhaltung nicht eingesetzt. 20.2 Zahlungsmittel dürfen grundsätzlich nur in den Räumen der Stadtkasse und nur von den damit beauftragten Dienstkräften angenommen oder ausgehändigt werden. Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von solchen Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die hierzu besonders ermächtigt sind. Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist hierüber entsprechend der Rechnungsprüfungsordnung (RPO) zu informieren. Einzelheiten sind durch gesonderte Dienstanweisung festgelegt. 20.3 Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar als Wechselgeld oder zur Auszahlung benötigt werden, sind auf das Bankkonto einzuzahlen und im übrigen in Geld- oder Panzerschränken oder anderen sicheren Behältnissen verschlossen aufzubewahren. (Siehe hier auch DA für Handvorschüsse und Barkassen) 20.4 Im Rahmen des automatisierten Gebührenkassenverfahrens ist jede Geld einnehmende Organisationseinheit verpflichtet, täglich einen Tagesabschluss zu erstellen und jeden Tag die jeweilig dazu eingenommenen Geldbeträge auf das Konto der Stadtkasse einzuzahlen. 20.5 Die Beförderung von Zahlungsmitteln (Geldtransporte) ist nur zulässig, wenn alle dafür erforderlichen Sicherungsmaßnahmen getroffen sind. Die Bedingungen der für die Diebstahl-, Transport- und Beraubungsversicherung abgeschlossenen Verträge sind zu beachten. 20.6 Schecks sind unverzüglich als Verrechnungsschecks zu kennzeichnen, Sie sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf ein Konto der Stadtkasse einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden. 20.7 Die zur Annahme von Zahlungsmitteln ermächtigten Personen haben über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist in der Quittung anzugeben: „Zahlung durch Scheck, Eingang vorbehalten“. 21 Einsatz von EC-Karten in den Fachbereichen 21.1 Unbare Einzahlungen mittels EC-Karten dürfen nur in Abstimmung mit der Stadtkasse entgegengenommen werden. 21.2 Auszahlungen mittels EC-Karte/Kreditkarte sind nicht zulässig. Ausnahmen werden ausschließlich von der Kämmerin/dem Kämmerer genehmigt. Seite 10 von 16 22 Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung 22.1 Die Abteilung Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat darauf zu achten, dass die für die Auszahlungen erforderlichen Geldbestände rechtzeitig verfügbar sind. Die Liquiditätsplanung ist wirtschaftlich zu organisieren und durchzuführen. 22.2 Sie kann zur Abwendung von Liquiditätsengpässen in erforderlichem Umfang Kredite zur Liquiditätssicherung im Rahmen der Ermächtigung durch die Haushaltssatzung aufnehmen. Über die Höhe der aufgenommenen Kassenkredite ist die Kämmerin/der Kämmerer in regelmäßigen Abständen zu informieren. Das Nähere ist in einer gesonderten Dienstanweisung geregelt. 23 Durchlaufende und fremde Finanzmittel 23.1 Die Stadtkasse darf Kassengeschäfte für andere nur erledigen, wenn dies durch Gesetz zugelassen oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch die Oberbürgermeisterin/den Oberbürgermeister angeordnet ist. Ausgaben für Rechung einer anderen Stelle sollen nur in soweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen. 23.2 Für die Abwicklung übertragener fremder Kassengeschäfte ist eine Kostenregelung zu treffen. 23.3 Entsprechend § 27 (6) GemHVO sind die haushaltsfremden Vorgänge in gesonderten Nachweisen zu führen. 23.4 Bei der Erledigung der fremden Geschäfte durch die Stadtkasse hat diese die §§ 30, 31 GemHVO sowie die Regelungen dieser DA zu beachten. 24 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen 24.1 Wertgegenstände sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder ausweisen, ferner geldwerte Drucksachen, Kraftfahrzeugbriefe sowie Bürgschaften, die Ansprüche der Stadt sichern. Diese sind sicher im Bereich der Kasse aufzubewahren. 24.2 Die Entgegennahme und Auslieferung von Wertgegenständen erfolgt nur auf Anordnung. 24.3 Über die eingelieferten Wertgegenstände führt die Stadtkasse ein Verzeichnis. Geschäftsbuchhaltung 25 Organisatorische Regelungen, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche 25.1 Zuständigkeit der Geschäftsbuchhaltung Die Geschäftsbuchhaltung ist grundsätzlich für alle Buchungen zuständig. Ausnahmen hier von sind: a) Buchungen, die auf elektronischem Wege einfließen, b) Buchungen in den Wirtschaftplänen der Eigenbetriebe, c) Buchungen durch die Stadtkasse. Weitere Ausnahmen, insbesondere für die Übergangszeit 2008/2009 (Jahresabschlüsse), werden unter Abstimmung mit FB 14 zwischen FB 20 und FB 22 geregelt. Seite 11 von 16 25.2 Postweg Buchungsunterlagen sind in besonderen Postversandmappen unter Beachtung der Vorschriften zur VisaKontrolle zu versenden. Für den Postversand der Buchungsunterlagen zwischen den Dienststellen und der Geschäftsbuchhaltung ist ein Zeitraum von maximal einem Arbeitstag sicherzustellen.
Die Anordnungen, Buchungsbelege und begründenden Unterlagen werden in der Geschäftsbuchhaltung zwecks Archivierung gescannt. Deshalb müssen diese Dokumente das Format DIN-A4 haben. Sie dürfen keine Heftklammern oder Büroklammern aufweisen. Die Versendung und Vollständigkeit der Unterlagen ist durch geeignete Maßnahmen (Sichthüllen etc.) durch die Dienststelle sicherzustellen. (Siehe hierzu auch Abschnitt 12.2!) Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Unterlagen im gekennzeichneten Original an die Dienststellen zurückgegeben. (siehe auch Punkt 25.7) Zu beachten: Per Fax übersandte Buchungsbelege werden grundsätzlich nicht mehr akzeptiert. Die Belege sind über den Postweg zu verschicken. Ausgenommen sind hiervon lediglich die Buchungen von Eigenbetrieben im Rahmen der Wirtschaftspläne. 25.3 Ansprechpartner Innerhalb der Geschäftsbuchhaltung sind konkrete Kontaktpersonen für jede Dienststelle zu benennen. 25.4 Mittelbewirtschaftung Die Dienststelle prüft in eigener Zuständigkeit, ob in ausreichender Höhe Mittel zur Verfügung stehen. Dies ist in einem gesonderten Feld auf dem Buchungsbeleg zu bestätigen. Die Bestätigung erfolgt durch den jeweiligen Produktverantwortlichen oder eine von ihm dafür beauftragte Person. Es erfolgt keine weitere Prüfung innerhalb der Geschäftsbuchhaltung. Besondere Regelungen der Stadtkämmerin/des Stadtkämmerers zur Freigabe und Sperrung von Haushaltsmitteln sind zu beachten. 25.5 Sachliche und rechnerische Richtigkeit Im Rahmen der Feststellung der sachlichen Richtigkeit ist durch den Feststellenden in der jeweiligen Organisationseinheit auf die • • • • • • Richtigkeit der in den begründenden Unterlagen maßgeblichen Angaben, Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Gebotenheit der Lieferung oder Leistung als solche und in ihrer Art, sachgemäße und vollständige Ausführung, Richtigkeit der zu berechnenden Beträge (beispielsweise Menge und Einzelpreise), notwendige Belehrung und Bevollmächtigung bei Bescheinigungen Externer zu achten. Sofern die o. a. Feststellungen nicht vollständig durch eine Person getroffen werden können, sind entsprechende Teilbescheinigungen zu erstellen, z. B. "Ware ordnungsgemäß geliefert..." (Hinsichtlich der Teilfeststellungen bei formellen Auftragsvergaben siehe "Mittelbindungen".) Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit beinhaltet die Überprüfung und Fehlerfreiheit der in den begründenden Belegen befindlichen Berechnungen. Gleichfalls ist die Berücksichtigung von Abschlägen, Rabatten, Skonto etc. sicherzustellen. Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann in einer Feststellung zusammengefasst werden. Darüber hinaus kann über die Art und Weise der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit die Kämmerin/der Kämmerer mittels gesonderter Verfügung entscheiden (z. B. Zulässigkeit der elektronischen Feststellung). Seite 12 von 16 Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit wird von der Oberbürgermeisterin/vom Oberbürgermeister geregelt. Eine Überprüfung der Feststellungsbefugnis findet in der Geschäftsbuchhaltung nicht statt. Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit darf nicht in eigener Sache erfolgen. 25.6 Buchungen in der Geschäftsbuchhaltung Die Geschäftsbuchhaltung führt die Buchungen durch und fertigt auf elektronischem Weg Anordnungen für die Stadtkasse. Mit Verarbeitung der Buchung übernimmt der Sachbearbeiter der Geschäftsbuchhaltung die Verantwortung für die • • • • • • formelle Richtigkeit, Vollständigkeit der begründenden Unterlagen, richtige Kontierung, Berücksichtigung der Erfordernisse der Anlagenbuchhaltung, richtige Auswahl des Zahlungspflichtigen/Zahlungsempfängers inkl. Zahlweg, die Richtigkeit der Einnahme- bzw. Ausgabeart. Anordnungen werden innerhalb der Geschäftsbuchhaltung vom Leiter oder seinem Vertreter als Anordnungsbefugtem im elektronischen Buchführungssystem freigegeben. Die Freigabe ersetzt die bisherige Unterschrift des Anordungsberechtigten. Darüber hinaus können weitere Personen durch Verfügung der Oberbürgermeisterin/des Oberbürgermeisters hierzu berechtigt werden. Die/der Genehmigende darf die Buchung nicht selbst vornehmen. Sollte dies aus besonderen Gründen erforderlich sein, ist zusätzlich die Beteiligung einer Sachbearbeiterin/eines Sachbearbeiters erforderlich. Mit Freigabe der Anordnung übernimmt der Anordnungsbefugte die Verantwortung, dass • • • • die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgt ist, sich in der Anordnung keine offenkundigen Fehler befinden, keine sonstigen Gründe der Anordnung widersprechen, Anordnungen, die einer Visakontrolle bedürfen, einen entsprechenden Vermerk enthalten. 25.7 Versendung von Dokumenten Freigegebene Einnahme-Anordnungen sowie Ausgabe-Anordnungen, die keine automatische Auszahlung bewirken, sind umgehend der Stadtkasse zur weiteren Bearbeitung zuzuleiten. Alle übrigen Unterlagen werden nach Archivierung den zuständigen Fachbereichen zurückgesandt. 26 Regelungen zum Geschäftsgang 26.1 Mittelbindungen (Vormerkungen) Bevor sich die Stadt Aachen Dritten gegenüber zur Leistung einer Zahlung verpflichtet, ist eine Vorbelastung (=Mittelbindung) im städtischen Finanzverfahren zu buchen. Diese Buchung erhält eine Mittelbindungsnummer. Sofern ein Haushaltsfreigabe-/sperrverfahren angeordnet ist, sind sämtliche Buchungen unter Bezug auf die Freigabe/Sperre zu buchen, damit in der Budgetauskunft eine entsprechende Darstellung möglich ist. Das Eingehen einer Verpflichtung ohne Mittelbindung ist unzulässig. Mittelbindungen können mehrere Haushaltspositionen und mehrere Haushaltsjahre umfassen. Seite 13 von 16 Sofern sich die einer Mittelbindung zugrundeliegenden Annahmen ändern, sind umgehend Erhöhungen bzw. Reduzierungen über die Geschäftsbuchhaltung zu veranlassen. Die Dienststellen leiten der Geschäftsbuchhaltung nach Überprüfung der Verfügbarkeit der Haushaltsmittel die unterschriebenen Buchungsbelege und Dokumente (Auftrag oder Vertrag) in Original und Zweitschrift mit evtl. zugeordneten Anlagen versandfertig zu. Die Unterzeichnung der Aufträge oder Verträge erfolgt entsprechend den Unterschriftsvollmachten innerhalb der Dienststellen. Mit der Unterzeichnung der Aufträge wird im Sinne einer Teilfeststellung der sachlichen Richtigkeit • die Berücksichtigung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie • die Gebotenheit der Lieferung oder Leistung als solche und in ihrer Art bestätigt. Eine Prüfung durch die Geschäftsbuchhaltung findet nicht statt. Nach erfolgter Mittelbindung werden die vorbereiteten Ausfertigungen mit eingetragener Mittelbindungsnummer durch die Geschäftsbuchhaltung an die Auftragnehmer (Original) bzw. die Dienststelle (Zweitschrift) gesandt. Ausnahmen oder Änderungen von der o. a. Vormerkungsregelung sind mit der Leitung der Geschäftsbuchhaltung abzustimmen. 26.2 Belegwesen Die vorbereitende Belegkontrolle erfolgt in der Dienststelle. Vordrucke für das Anordnungswesen werden durch die Geschäftsbuchhaltung durch ein Buchungsportal in Dateiform zur Verfügung gestellt. Buchungen erfolgen nur bei Vorliegen eines mit allen notwendigen Angaben (Kontierung, anzuweisender Betrag ohne Skonto/Rabatt, Skonto/Rabatt in Prozent, Fälligkeit bzw. Ratenfälligkeit,) versehenen sowie sachlich und rechnerisch richtig festgestellten Buchungsbeleges auf dem die Verfügbarkeit der entsprechenden Mittel bescheinigt ist (siehe 25.4). Unvollständige Belege sind unbearbeitet an die ausstellende Organisationseinheit zurück zu geben. Ergeben sich zu einem der Geschäftsbuchhaltung bereits vorliegenden aber noch nicht verarbeiteten Buchungsbeleg Rückfragen, sind diese durch die Mitarbeiter der Geschäftsbuchhaltung mit dem Feststeller der sachlichen Richtigkeit zu klären. Änderungen von Beträgen und von Zahlungsempfängern/-pflichtigen können nur durch den jeweiligen zuständigen Feststellungsberechtigten der sachlichen Richtigkeit erfolgen. Sonstige Änderungen können durch die Geschäftsbuchhaltung durchgeführt werden. Hierzu reicht in der Regel eine Bestätigung des Feststellers der sachlichen Richtigkeit per E-Mail und ein entsprechender Hinweis auf dem Buchungsbeleg. Sofern nicht neue Buchungsbelege erstellt und an die Geschäftsbuchhaltung gesandt werden, erfolgen Änderungen durch Streichung des vorherigen Eintrags und Eintrag des neuen Wertes. Sie sind in jedem Fall zu erläutern und mit Unterschrift und Datum zu versehen. Rechnungen, Leistungsbescheide, Berechnungen etc., die zu Ausgaben führen, sind als begründende Unterlagen der Geschäftsbuchhaltung im Original mit dem Buchungsbeleg zur Verbuchung zu übersenden. Rechnungen, Leistungsbescheide, Berechnungen etc., die zu Einnahmen führen, sind als begründende Unterlagen der Geschäftsbuchhaltung als Zweitschrift mit dem Buchungsbeleg zur Verbuchung zu übersenden. Aus den begründenden Unterlagen müssen in jedem Fall die Anspruchsgrundlage sowie der Buchungsbetrag hervorgehen. Bei Einzahlungen muss darüber hinaus der Zahlungspflichtige mit Anschrift, bei Auszahlungen der Zahlungsempfänger mit Anschrift und Bankverbindung zu ersehen sein. Seite 14 von 16 Sofern andere Personen als die in den beigefügten Rechnungen bezeichneten Rechnungsersteller eine Zahlung (z. B. Barkauf von Kleinmaterialien durch Mitarbeiter) erhalten sollen, ist dies zu begründen sowie der Zahlungsempfänger mit Name, Anschrift, Bankverbindung zu bezeichnen. Ergeben sich zu einem bestehenden Vorgang Änderungen, (Mietanpassung o. ä.) sind die zur neuen Buchung führenden Unterlagen (Berechnungen etc.) mit Verweis auf die Ursprungsbuchung beizufügen. Enthält die begründende Unterlage personenbezogene Daten, die für die Buchung verzichtbar sind, (z. B. Patientenname oder Diagnosen in Arztrechnungen, etc.), sind diese durch die Dienststelle zu schwärzen. 26.3 Belegwesen, Rechnungskontrolle und Buchhaltung für das Baudezernat Die in den Dienststellen als "sachlich (und fachtechnisch) richtig" gezeichneten Rechnungen werden der Geschäftsbuchhaltung mit Buchungsbeleg zur rechnerischen Prüfung und Anweisung zugeleitet. Sofern bereits anderweitig eine Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erfolgt ist, wird diese nicht erneut durch die Geschäftsbuchhaltung geprüft. (Es wird in diesem Zusammenhang auch auf die "Dienstanweisung zur Regelung des Verfahrens für die Vergabe von Bauaufträgen nach der VOB" verwiesen.) Nach rechnerischer Prüfung der Rechnung wird die rechnerische Richtigkeit auf dem Buchungsbeleg durch Unterschrift des rechnungssachbearbeitenden Buchhalters der Geschäftsbuchhaltung festgestellt. Ergeben sich höhere Beträge als auf dem Buchungsbeleg angegeben, ist der Vorgang an den Feststeller der sachlichen Richtigkeit zur Klärung/Änderung zurückzureichen. Abschlagsrechnungen sind in Stichproben zu überprüfen und die geprüften Bereiche entsprechend kenntlich zu machen. Eine Ermittlung der rechnerischen Anordnungssumme durch ein EDV-Verfahren ist zulässig, sofern diese Vorgehensweise mit FB 14 sowie der Leitung der Geschäftsbuchhaltung einvernehmlich abgestimmt ist. 26.4 Besonderheiten bei Einnahmebuchungen Bei Einnahmen ist zusätzlich zur Haushaltskontierung ein Vertragsgegenstand (=Kassenzeichen) anzugeben. Dieser wird über den so genannten "Kassenzeichenspender" zur Verfügung gestellt, auf den die Fachbereiche Zugriff haben. Forderungen entstehen zeitgleich mit der Versendung der entsprechenden Bescheide. Es ist nicht zulässig, Einnahmen erst dann zu buchen, wenn die dazugehörige Zahlung bereits erfolgt ist. Buchungsbelege sind unmittelbar nach Entstehen eines Buchungsgrundes zu fertigen und der Geschäftsbuchhaltung zuzuleiten. Zahlungseingänge für die keine Anordnungen vorliegen, werden als unklare Zahlungseingänge verbucht und werden auf einem Verbindlichkeitskonto in der Bilanz ausgewiesen. Verfügungen, Bescheide, Rechnungen etc. dürfen nur dann versandt werden, wenn die vom Zahlungspflichtigen bei der Zahlung anzugebenden Daten (=Vertragsgegenstand) vollständig vorhanden sind. Andere Angaben als das Kassenzeichen zur Zahlungszuordnung sind nicht zulässig. Da bei Einnahmen über die Fälligkeit auch Mahn- und Beitreibungsmaßnahmen gesteuert werden, ist auch hier auf die genaue Angabe zu achten. 27 Personendatei Die für die Buchungen der Geschäftsbuchhaltung benötigten Stammsätze der Geschäftspartner und Kreditoren werden in der Geschäftsbuchhaltung geführt und gepflegt. Die Person muss aus den Buchungsunterlagen eindeutig zu erkennen sein. Es sind Name, Anschrift und bei Auszahlungen die Bankverbindung anzugeben. Innerhalb der Personendatei sind sämtliche Bankverbindungen, die z. B. aus Lieferantenrechnungen ersichtlich sind, zwecks Identifizierungsmerkmals zu erfassen. Seite 15 von 16 Veränderungen von Personendaten sind zu erfassen. Hierbei ist die Änderung von Zahlwegen innerhalb der Personendatei verboten. Stattdessen sind nicht mehr zu benutzende Zahlwege zu befristen und zusätzliche Zahlwege neu zu erfassen. 28 Auswertungen Auswertungen aus dem elektronischen Finanzverfahren sind grundsätzlich von den Dienststellen im Rahmen Ihrer Budgetverantwortung selbst zu fertigen. Die Geschäftsbuchhaltung erstellt nur im Ausnahmefall Auswertungen und klärt diesbezügliche Fragen. 29 Fehlerbehebung Werden in der Dienststelle Fehlbuchungen festgestellt, sind Korrekturbuchungen umgehend, unter Beteiligung der Geschäftsbuchhaltung, zu veranlassen. Hiervon sind Abschlussbuchungen im Rahmen der Regelungen zu 25.1 (letzter Satz) ausgenommen. 30 Sicherheiten Die Geschäftsbuchhaltung führt das zentrale Sicherheitsregister. In diesem werden die nach den Regelungen der VOB/VOL oder anderer Bestimmungen zu erbringenden Sicherheiten verwaltet (Einlieferung, Terminüberwachung und Auslieferung). Die Entscheidung über die Notwendigkeit einer Sicherheit und deren Höhe trifft die Dienststelle. Die von den Dienststellen angeforderten Sicherheiten werden in der Geschäftsbuchhaltung vor der Einlieferung in das Verwahrgelass rechtlich geprüft. Die Geschäftsbuchhaltung führt ein Wiedervorlagesystem für die Sicherheiten. Auf Veranlassung der zuständigen Dienststelle wird die Auslieferung aus dem Verwahrgelass angeordnet. Schlussbestimmungen 31 Ausnahmeregelung Ausnahmen von dieser Dienstanweisung können schriftlich durch die Stadtkämmerin bzw. den Stadtkämmerer unter Beteiligung des Fachbereichs Rechnungsprüfung verfügt werden. 32 Inkrafttreten Die Dienstanweisung ist erstmals zum 01.12.2009 in Kraft getreten. Die vorliegende Fassung tritt am 01.08.2012 in Kraft. Damit werden die bisherige Dienstanweisung zur Einführung eines elektronischen Belegarchivs sowie die Dienstanweisung für das Kassenanordnungsverfahren außer Kraft gesetzt. Oberbürgermeister Philipp Seite 16 von 16