Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Gebäudemanagement Beteiligte Dienststelle/n: Dezernat V Fachbereich Personal und Organisation Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 26/0105/WP16 öffentlich 18.06.2012 Unterbringung des Bürgerservice im Verwaltungsgebäude Katschhof Vermietung von Räumen an die Grenzgängerberatung REGIO Aachen e.V. Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 27.06.2012 PVA Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 1/2 Erläuterungen: Der zurzeit in das Mietobjekt Wespienstraße 8-10 ausgelagerte Bürgerservice soll nach Fertigstellung des Umbaus wieder im Verwaltungsgebäude Katschhof untergebracht werden. Teile der Räumlichkeiten werden durch den Bürgerservice nicht benötigt und sollen an die Regio Aachen e.V. vermietet werden. Die vorgesehene Raumnutzung durch Bürgerservice und Regio Aachen e.V. geht aus dem beigefügten Plan der Anlage 1 hervor. Der Bürgerservice wird das komplette Erdgeschoss des zur Johannes-Paul-II.-Straße gelegenen Gebäudeteils nutzen. Im 1. Obergeschoss werden zwei Büroräume sowie zwei auf der Empore offen angeordnete Arbeitsplätze an die REGIO Aachen e.V. vermietet werden. Der Besprechungsraum wird gemeinsam durch den Bürgerservice und die Grenzgängerberatung der REGIO Aachen e.V. genutzt werden; der Raum wird jedoch dem Bürgerservice zu 80 % der Zeit zur Verfügung stehen. Die Nutzung dieses Besprechungsraumes durch die Grenzgängerberatung erfolgt ausschließlich nach Absprache mit dem Bürgerservice. Der Sozialraum und die Sanitäranlagen im 1. OG werden gemeinsam genutzt werden. Der Personalrat wurde gem. § 75 LPVG zu der Maßnahme angehört. Er hat Bedenken geäußert (siehe Anlage 2), zu denen die Verwaltung zwischenzeitlich Stellung genommen hat (siehe Anlage 3). Anlage/n: 1 Plan Bürgerservice 2 Schreiben der Personalvertretung 3 Antwort-Schreiben Dez. V vom 06.06.2012 Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 2/2 EG es tenl Kar 1. OG er or Tres sor Tre rät xge Fa r iere Kop se nMas ner scan 163 bank Sitz 162 nt me nele Tren rm schi age B ild fanl ru Auf 161 ed S pe and kw et Rüc ucht bele pt. Ca äule re iens aptu B ed ed C Spe e n nl ag arke rufa tem A uf War evtl. Bür l1 ina erm gert 2 rm schi Bild inal term rger Bü Bürgerservice op t. REGIO Aachen e.V. g ssun te rfa Zei te rfa Zei g ssun gemeinsame Nutzung REGIO Aachen e.V. u. Bürgerservice Anlage 3 Der Oberbürgermeister FB 11/1 1. Aachen, den 06.06.2012 Herr Reiner Tel. 1157 An den Personalrat der Allgemeinen Verwaltung Unterbringung des Bürgerservice im Verwaltungsgebäude Katschhof Ihr Schreiben vom 30.04.2012 Sehr geehrte Damen und Herren, gerne nimmt die Verwaltung zur Kenntnis, dass Sie der Unterbringung des Bürgerservice im VG Katschhof positiv gegenüber stehen. Ihren Bedenken gegen die mit Vorlage vom 05.04.2012 vorgestellte Raumkonzeption kann ich mich aus nachfolgenden Gründen nicht anschließen: Im wesentlichen kritisieren Sie die Reduzierung von 7 auf 5 Arbeitsplätze gegenüber den bisherigen Planungen. Nach den durch die Fachbereichsleitung des Bürgeramtes gewürdigten Besucherzahlen ist eine Anpassung erfolgt. Diese hatte zur Folge, dass die beiden im Obergeschoss vorgesehenen Arbeitsplätze lediglich als Reserve vorgesehen waren. Eine tatsächliche Besetzung dieser Arbeitsplätze war nicht vorgesehen. Wie sich die Frequentierung der beiden Bürgerservice-Standorte nach Wiederbezug des Verwaltungsgebäudes Katschhof darstellen werden, kann heute nicht mit Sicherheit vorhergesagt werden. Ihre Besorgnis einer Arbeitsverdichtung wird durch die Verwaltung nicht geteilt. Dies möchte ich Ihnen anhand einiger Gesichtspunkte näher erläutern: - Die Reduzierung des Platzangebotes im Verwaltungsgebäude Katschhof ist nicht mit einer Stellenkürzung gleich zu setzen, da es letztlich nur um eine Verteilung des Dienstleistungsangebotes zwischen den beiden Standorten des Bürgerservice bei unveränderter Stellen- bzw. Personalstärke geht. - Dies wird der Bürgerservice -auch im Ergebnis des abgeschlossenen Reorganisationsprojektes- durch verschiedene Organisationsmaßnahmen zweckmäßig steuern: a. Eine neue Aufrufanlagentechnik wird dem Kunden vor Ziehen der Wartemarke anzeigen, mit welcher Wartezeit er dort, und auch am anderen Bürgerservice-Standort, zu rechnen hat. Bei einem krassen Missverhältnis ist zu erwarten, dass der Kunde den anderen Standort aufsuchen wird bzw. er die Wartezeit anderweitig zubringt (Besorgungen etc.). b. Ebenso wird technisch als auch organisatorisch gelöst, dass keine Kunden mehr außerhalb der offenen Sprechzeiten angenommen werden. c. Der Bürgerservice wird zudem die Vereinbarung von Terminen gegenüber der offenen Sprechzeit forcieren, um sich auf die Besucher besser einstellen zu können. d. Wartezeiten im Bürgerservice sind nach Bildung des Bürgeramtes mit den entsprechenden Stelleneinrichtungen und -bewirtschaftungen aus Bürgersicht zufriedenstellend. Dies hatte auch eine Umfrage der Studierenden der FHöV im Reorganisationsprozess ergeben. Einzig auffällig sind die unvermeidbaren Besucheraufkommen zu Semesterbeginn. Hier arbeitet die Verwaltung, losgelöst von der Frage der Unterbringung an den Standorten, an einer mobilen Lösung. Hieran werden Sie rechtzeitig beteiligt werden. Im Übrigen ist es Anliegen der Verwaltung, durch einen Ausbau des Angebotes an digitalen BürgerserviceDienstleistungen eine Reduzierung des Besucheraufkommens herbeizuführen. Die aus Ihrer Sicht veränderten Rahmenbedingungen führen zu keiner datenschutzrechtlich anderen Würdigung, da sich an der Konzeption der Anordnung der Arbeitsplätze im Bürgerservice in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten nichts ändert. Nach dem Standortkonzept sollen Back-Office-Tätigkeiten nach wie vor ausschließlich am Standort Bahnhof erledigt werden. Zudem besteht im Obergeschoss die Möglichkeit der überwiegenden Nutzung eines geschlossenen Büros für etwaige sensible Gespräche. Die Verwaltung wird daher eine Vorlage zur Unterbringung des Bürgerservice im Verwaltungsgebäude Katschhof in die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses am 27.06.2012 einbringen. Mit freundlichen Grüßen 2. Z.V. In Vertretung (Dr. Barth)