Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Finanzsteuerung Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0125/WP16 öffentlich 15.06.2012 Herr Zimmermann Sachstandsbericht zum Projekt Freiflächenmanagement Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 03.07.2012 BAASt Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Aachener Stadtbetrieb nimmt den Sachstandsbericht der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis. Vorlage FB 11/0125/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.06.2012 Seite: 1/5 Erläuterungen: In der Sitzung des Betriebsausschusses am 27.03.2012 wurde im Rahmen der Berichterstattung der PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über den Jahresabschluss 2010 auf den Ratsantrag „Neues Grünflächenmanagement“ Bezug genommen. Der Personal- und Verwaltungsausschuss hat in seiner Sitzung am 23.05.2012 die Vorlage der Verwaltung zum Sachstand im Projekt Freiflächenmanagement vom 23.04.2012 zustimmend zur Kenntnis genommen, so dass der Fachbereich Personal und Organisation gleichlautend den Betriebsausschuss Aachener Stadtbetrieb informieren möchte: „Sofortmaßnahmen“: Wegen erkannter Schwächen in der Grünpflege der Stadt Aachen schlägt die Verwaltung zunächst die Reorganisation des Aachener Stadtbetriebs vor, die unter separatem Tagesordnungspunkt behandelt wird. Organisationsziel ist u.a. die Bildung einer neuen Abteilung „Garten- und Landschaftspflege“ unter Leitung eines Landschaftsarchitekten mit anderem Selbstverständnis der Qualität von Grün, in der - alle Aufgaben der Pflege gebündelt werden, um einen ganzheitlichen Ansatz auf den zugewiesenen Flächen zu praktizieren und die Pflegekolonnen stadtweit -orientiert am Beispiel der Bezirke 1 bis 6- nach geographischen Gesichtspunkten geordnet werden, um mit weitgehender Eigenverantwortlichkeit für alle Tätigkeitsfelder unter jeweiliger Leitung eines Gärtnermeisters eine motivationsfördernde Identifikation mit ihrem Einsatzgebiet zu entwickeln. Die Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation des Aachener Stadtbetriebes sollen spätestens zum 01.01.2013 in Kraft treten. Zum 01.02.2013 übernimmt eine Doppelspitze in der Betriebsleitung die gleichberechtigte Verantwortung für die Weiterentwicklung in neuer Aufstellung. Ratsanträge: Mit gemeinsamen Ratsantrag der CDU Fraktion im Rat der Stadt und der Grüne Fraktion im Rat der Stadt vom 19.08.2011 ist die Verwaltung beauftragt worden, „ein Konzept zu entwickeln, um ehrenamtliches Engagement der Bürgerinnen und Bürger für die Grünflächen der Stadt Aachen zu fördern. Als Bausteine eines umfassenden Konzeptes kommen in Frage: Öffentlichkeitsarbeit für Patenschaften…, Jährlicher Aktionstag „Grünflächen“…, Hervorhebung von Besonderheiten , Geschichte und Nutzung….“ Die „grüne Lunge unserer Stadt“ steht für Aufenthaltsqualität der Bewohner und Besucher. Gerade persönliches Engagement und Identifikation der Nutzung im Wohnungsumfeld hilft, Kosten zu senken und pfleglich mit der wichtigen Ressource umzugehen. Vorlage FB 11/0125/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.06.2012 Seite: 2/5 Mit weiterem gemeinsamen Ratsantrag der CDU Fraktion im Rat der Stadt und der Grüne Fraktion im Rat der Stadt vom 12.09.2011 ist die Verwaltung beauftragt worden, „ein Konzept für ein Grünflächenmanagement vorzulegen, welches die Zuständigkeit für Planung und Pflege der Grünflächen der Stadt miteinander verbindet, sowie Standards bei der Pflege und Unterhaltung festlegt.“ In der Begründung werden als Schwächen der IST-Struktur beschrieben: - Mehrfachzuständigkeiten bei Planung und Unterhaltung von Grünflächen mit unklarer Aufgaben- und Kostenzuordnung, unzureichend abgestimmte Prozessabläufe in den Mehrfachbeteiligungen, fehlende eindeutig festgelegte flächenbezogene Standards. Die SPD Fraktion im Rat der Stadt hat mit Schreiben vom 01.12.2011 beantragt, die Verwaltung zu beauftragen, „ein Verfahren zu entwickeln, das bei Planungen der Stadt Folgekosten für die Pflege von Grünflächen u.ä. für den Stadtbetrieb ausweist und welches sicher stellt, dass die durch die Planung erforderlich gewordenen Maßnahmen vom Stadtbetrieb auch im erforderlichen Umfang durchgeführt werden können. Dazu ist es erforderlich, dass das Umweltamt die notwendigen Pflegemaßnahmen festschreibt und quantifiziert. Das entwickelte Verfahren soll im Betriebsausschuss Aachener Stadtbetrieb und im Planungsausschuss vorgestellt werden.“ In der Begründung werden weitere Schwächen in der Ist-Struktur ausgeführt: - keine Durchgängigkeit von Planung, Pflege und Unterhaltung auf Grün- und Freiflächen, fehlende Kostenklarheit bereits in der Planungsphase, kostenaufwendige Grünflächenplanungen ohne Mittelausstattung für den Aachener Stadtbetrieb. Projekt Freiflächenmanagement: Mit Schreiben vom 12.10.2011 ist die Verwaltung gegenüber den Fraktionen wie folgt auf den Ratsantrag vom 12.09.2011 eingegangen: „ Nach Vorlage durch den Fachbereich Personal und Organisation hat sich der Verwaltungsvorstand im Mai 2011 mit dem Thema befasst und der Verwaltung einen Arbeitsauftrag erteilt, - eindeutige Produktverantwortlichkeiten zu schaffen und Auftraggeber-/ Auftragnehmerbeziehungen im Bereich der Unterhaltung von Grün- und Freiflächen sowie Straßen zu gestalten sowie eine mögliche Änderung der Aufbauorganisation im Grünflächenmanagement zu prüfen. Es wird eine sachorientierte systematische Untersuchung unter Einbeziehung aller betroffenen Fachbereiche und Leistungsbeziehungen Eigenbetriebe zwischen den geben. Aufgabe mehrfach im ist es, die Kommunikations- Freiflächenmanagement und zuständigen Organisationseinheiten zu analysieren und eine mögliche Optimierung sowie Standardisierung von flächenbezogenen Geschäftsprozessen zu erreichen. Dabei stehen Standards für Pflege und Unterhaltung von Freiflächen (u.a. auch Verkehrssicherungspflichten) auf dem Prüfstand. Eine mögliche Reduzierung wird der Haushaltskonsolidierung dienen können. Vorlage FB 11/0125/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.06.2012 Seite: 3/5 FB 11 wird das Projekt gemeinsam mit FB 20 durchführen. Voraussichtlicher Projektstart ist im Januar 2012. Zunächst werden die Grünflächen und in einem zweiten Schritt die Verkehrsflächen angegangen. Die Verwaltung wird im Laufe des Jahres 2012 ein gesamtstädtisches Grünflächenmanagement dem Rat der Stadt vorstellen und die politischen Entscheidungen herbeiführen.“ In der Zeit vom Januar bis März 2012 wurden durch die v.g. Fachbereiche mit Hilfe eines standardisierten Interviewleitfadens intensive Gespräche geführt, die durch eine konstruktive Atmosphäre geprägt gewesen sind. Hierbei sind einbezogen: B 03 Bauverwaltung FB 11 Personal und Organisation FB 13 Presse und Marketing FB 14 Rechnungsprüfung E 18 Aachener Stadtbetrieb FB 20 Finanzsteuerung FB 23 Immobilienmanagement E 26 Gebäudemanagement FB 36 Umwelt FB 45 Kinder, Jugend und Schule FB 52 Sport FB 61 Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen FB 62 Geoinformation und Bodenordnung Bezirke Zurzeit werden die Informationen ausgewertet und Empfehlungen für die Entscheidung durch Verwaltung und Politik erarbeitet. Im Projekt gibt es ein weit gefasstes Verständnis von Freiflächen. Thematisiert sind sämtliche nicht bebaute Flächen wie Biotopflächen Bodenvorratswirtschaft für städtebauliche Zwecke Forst Freiflächen an städtischen Gebäuden inklusive Kitas und Schulen Friedhöfe Gartendenkmale Grün- und Parkanlagen Kleingartenanlagen Märkte Plätze Spielplätze, -punkte und –einrichtungen Sportflächen Vorlage FB 11/0125/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.06.2012 Seite: 4/5 Straßenbegleitgrün Straßen, Wege,... (in einer weiteren Phase des Projektes) nicht für bestimmte Zwecke vorhandene städtische Grundstücke. Ausgenommen sind beispielhaft verpachtete Stücklandflächen und Gutsverpachtungen sowie das Stiftungsvermögen in Produktverantwortung des Immobilienmanagements, da es hier keine innerstädtischen Leistungsbeziehungen gibt. Die Interviews haben bestätigt, dass es bei der Stadt Aachen derzeit kein gesamtstädtisch wirkendes Grün- bzw. Freiflächenmanagement gibt und die Entwicklung der letzten Jahre durch die Zwänge der Haushaltskonsolidierung und Aufgabenzuwächse zu Qualitätsverlusten geführt hat. Die Empfehlungen der Projektgruppe umfassen folgende Themeninhalte: - Bündelung von Verantwortung für Grün im Rahmen der Planung und Unterhaltung Lückenlose Flächenzuweisungen zu Produkten und damit Sicherstellung von Verkehrssicherungspflichten Standardentwicklung (Pflegeklassen) Aufnahme des Ist-Zustandes für alle städtischen Flächen und deren Pflegezustände Entwicklung des objekt- und kostenscharfen Sollkonzeptes Flächenkritik Berichtswesen Gestaltung von Leistungsbeziehungen zwischen Auftraggeber (Produktverantwortliche) und Auftragnehmer (Ergebnisverantwortliche) Steuerung über Ziele und Kennzahlen Dienstanweisung zur Klärung der Zuständigkeiten und der Prozesse (z.B. Folgekostenregelungen) mit Hinweis auf Leistungsvereinbarungen Konsequenzen für ein gesamtstädtisches Grün- und Freiflächenmanagement auf die benötigten Ressourcen (Personal, Sachmittel und IT) Dazu wird ein konkreter Ablaufplan für die Umsetzung des gesamtstädtischen Grün- und Freiflächenmanagements entwickelt. Erfolgskritischer Faktor ist die Schaffung von konkreten Rahmenvoraussetzungen/ Entscheidungen bezüglich der zukünftigen Produktverantwortlichen. In Anbetracht der notwendigen Vorleistungen zu den gespiegelten Themen ist in Übereinstimmung der Finanz- und Organisationsverwaltung davon auszugehen, dass der Realbetrieb eines Auftraggeber-/ Auftragnehmerverhältnisses frühestmöglich zum 01.01.2014 erfolgen könnte. Es ist beabsichtigt, dass die mögliche Soll-Struktur dem Personal- und Verwaltungsausschuss im September 2012 vorgestellt wird. Vorlage FB 11/0125/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.06.2012 Seite: 5/5