Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0116/WP16 öffentlich FB 11/3.2 02.05.2012 Frau Willems/Frau Vohn Einrichtung einer Stelle in der Verwaltungsabteilung des FB 61 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 23.05.2012 PVA Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen des nächsten Veränderungsnachweises zum Stellenplan 2012 in der Abteilung FB 61/01 zur Wahrnehmung von Aufgaben im Bereich der Haushaltssachbearbeitung / Finanzmanagement eine Stelle einzurichten und mit Besoldungsgruppe A 11 Bundesbesoldungsgesetz (alternativ EG 10 TVöD) auszuweisen. Gleichzeitig werden die H-Stellen FB 61/ 018 und FB 61/405 eingespart. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 1/4 finanzielle Auswirkungen konsumtive Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz 2013 Auswirkungen 2012 ner Ansatz 2012 ff. Ertrag Fortgeschriebe- Folge- Folge- ner Ansatz 2013 kosten kosten ff. (alt) (neu) 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 62.200 € 60.700 € 186.600 € 182.100 € 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung + 1.500 € 4.500 € Deckung ist gegeben/ keine ausrechende Deckung vorhanden Die Einrichtung dieser neuen Stelle führt nicht zu einer Erhöhung des städt. Personalkostenetats. Die Kosten, die diese neue Stelle verursacht (ca. 60.700.- €/ Jahr) werden dadurch ausgeglichen, dass der Fachbereich auf die Wiederbesetzung von zwei Teilzeitstellen verzichtet: 1. Verzicht auf die Wiederbesetzung der Teilzeit- Stelle FB 61/405, bewertet nach EG 13 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Wochenstunden. Für diese Planstelle werden bisher jährliche Personalkosten in Höhe von 38.600.- € eingeplant. 2. Verzicht auf die Wiederbesetzung der Teilzeit-Stelle FB 61/018, bewertet nach EG 6 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 15 Wochenstunden. Für diese Planstelle werden bisher jährliche Personalkosten in Höhe von 23.600 € eingeplant. Diesen eingesparten Personalkosten in Höhe von 62.200 € (38.600 € + 23.690 €) stehen neue Personalkosten in Höhe von 60.700 € (Besoldungsgruppe A 11 incl. Beihilfe und Rückstellungen) gegenüber. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 2/4 Erläuterungen: Der Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen ist mittlerweile für insgesamt 11 Produkte mit einem Investitionsumfang von rund 13 Mio. und einem Ausgabevolumen von rund 37 Mio. € im konsumtiven Bereich verantwortlich. Im Rahmen dieser Zuständigkeit sind knapp 1.200 Einzelkonten mit den üblichen haushaltsrechtlichen und finanztechnischen Vorgängen zu bewirtschaften. Die unter NKF neu eingeführte Aufteilung der investiven Maßnahmen in bis zu 4 Konten (Baumaßnahme, technische Anlagen, Festwerte, Straßenbeleuchtung) vervielfacht den Aufwand für die Bewirtschaftung. Durch die Aufteilung aufgrund von Schätzwerten bei der Einplanung ist im Laufe der Maßnahme oftmals eine Anpassung durch Umschichtung von Mitteln - verbunden mit einer gesonderten (zusätzlichen) Abstimmung mit FB 20 – erforderlich. Zudem gibt es immer wieder Abstimmungsbedarf mit der Anlagenbuchhaltung zur Frage der Einordnung einzelner (Teil-)Maßnahmen. Im konsumtiven Bereich ist jedoch im Rahmen der Umstellung auf SAP eine differenzierte Darstellung unterhalb der Produktebene vielfach unterblieben. Trotz einiger inzwischen erfolgter Nachbesserungen erfordern diverse zusammengelegte Konten eine zentrale Mittelbewirtschaftung und – kontrolle, da verschiedene Mitarbeiter – zum Teil aus unterschiedlichen Abteilungen - hierauf zugreifen müssen. Ein weiterer Mehraufwand entsteht durch die bei den Jahresabschlussarbeiten notwendige Periodenzuordnung /Rechnungsabgrenzung sowie die Unterscheidung von Ermächtigungsübertragung, Wertaufhellung und Rückstellung. Erheblich aufwendiger ist auch die Budgetkontrolle (Überblick über Kontenstände und Mittelabflüsse in einzelnen Projekten) geworden. Seit Einführung von NKF haben die Arbeiten zur Aufstellung des jeweils neuen Haushalts kontinuierlich sowohl an Umfang als auch an Komplexität gewonnen. Die Notwendigkeiten zur Zuordnung investiv/konsumtiv, Bewertung einzelnes Anlagegut/Festwert, Einordnung Kostenart, Angabe Fertigstellung/Nutzungsdauer, Berechnung Abschreibung etc. haben unter NKF erheblich größere Bedeutung und werden wegen ihrer bilanziellen Konsequenzen wesentlich detaillierter vorgenommen als dies zu Zeiten der Kameralistik der Fall war. Der zunehmend komplexe Hintergrund der Produktbewirtschaftung erfordert zur korrekten Abwicklung einiges an betriebswirtschaftlichen Fachkenntnissen, die naturgemäß gerade in den technischen Abteilungen nicht vorhanden sind. Gerade hier wird aber ein erhebliches Finanzvolumen umgesetzt, so dass eine fehlerfreie Abwicklung umso wichtiger ist. Mit einer betriebswirtschaftlich kompetenten Beratung durch jemanden, der gleichzeitig auf Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 3/4 Fachbereichsebene in die Projekte eingebunden ist, könnten die Rahmenbedingungen für eine haushaltsrechtlich und finanztechnisch korrekte Abwicklung erheblich verbessert werden. Zudem ist eine angemessene Wahrnehmung der Produktverantwortung durch die Fachbereichsleitung zunehmend nur möglich, wenn ein gezieltes Finanzcontrolling gestützt durch ein aussagekräftiges Berichtswesen bereits auf Fachbereichsebene etabliert wird. Da der Verwaltungsabteilung keine ausreichende Personalkapazität zur verantwortlichen Wahrnehmung der zuvor beschrieben Aufgaben zur Verfügung steht, ist die Einrichtung einer entsprechenden Stelle notwendig. Zum Ausgleich der hierfür entstehenden Personalkosten verzichtet FB 61 wie auf Seite 2 erläutert auf die Wiederbesetzung von 2 Teilzeitstellen. Die Beteiligung des Personalrates (Anhörung) wird gemäß § 75 Nr. 1 - Vorbereitung der Entwürfe von Stellenplänen – zu einem späteren Zeitpunkt mit Stellenplan 2013 erfolgen. Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.11.2014 Seite: 4/4