Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0045/WP16 öffentlich 04.04.2012 Zwischenbericht zum 31.03.2012 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 26.04.2012 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. März 2012 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Rombey Vorlage E 42/0045/WP16 der Stadt Aachen Niepenberg Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Spalte „Jahresprognose“ ist, wie auch von der Kämmerei gewünscht, eingefügt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose im Vergleich gegenüber gestellt mit den ebenfalls sich daraus ergebenden Abweichungen. Zu der Prognosespalte ist festzuhalten, dass zum jetzigen Zeitpunkt nur in den Positionen Anpassungen vorgenommen wurden, die mit den Ergebnissen in den jeweiligen Positionen des vorläufigen Jahresabschlusses 2011 korrespondieren bzw. besser oder schlechter abgeschlossen haben und kalkulierbar sind. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmerentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Zu 2.: Die vermehrten Erträge bei Studienfahrten stehen in direktem Zusammenhang mit den erhöhten Aufwendungen in dem Bereich (Position 9). Vorlage E 42/0045/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 2/5 Zu 3.: Die eingeplanten Erträge im Rahmen des SUN B-Projektes fanden noch keine Berücksichtigung, weil die Abrechnung zum 31.3. erst im 2. Quartal erfolgt. Zu 4.: Die Zahlung von Drittmitteln ist an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Auch hier werden die Mittelabrechungen für das 1. Quartal in der Regel erst im 2. Quartal zugewiesen. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen, Vermietung, Ausleihe von Ausstellungen usw. Es stehen noch Erträge wie z. B. Einnahme aus Werbung des Vorlesungsverzeichnisses und Abrechnungen von vermieteten Ausstellungen aus. Aufwendungen: Zu 1.: In der Hochrechnung des Quartalsansatzes zum 31.03. sind ebenfalls die anteiligen Sonderzuwendungen zum Jahresende enthalten, die jedoch noch nicht im Ist ausgezahlt sind. Außerdem sind im Ansatz für Projekte Personalkosten eingeplant, die jedoch erst dann anfallen würden, wenn diese Projekte bewilligt wären. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt, ähnlich wie bei den Teilnehmerentgelten, nicht gegeben. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Zu 4.: Die Rechnungen für Energiekosten treffen meistens mit einer Verzögerung bei der Volkshochschule ein. Zu 5.: Es stehen noch einige Rechnungen fürs erste Quartal aus. Zu 6.: Es stehen noch einige Jahresprämien für Versicherungen aus. Vorlage E 42/0045/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 3/5 Zu 7.: Der größte Teil der Werbungskosten entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen. Zu 8.: In dieser Position sind auch die weiterzuleitenden, bewilligten Fördermittel an Dritte (z.B. Kooperationspartner) enthalten. Die hier entstehenden Aufwendungen stehen damit auch in unmittelbarem Zusammenhang mit der Ertragsposition „Drittmittel“, die ebenfalls bisher nicht angefallen bzw. abgerechnet sind. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung der Studienreisen anfallen. Zu 10.: Diese Position beinhaltet ebenfalls die Aufwendungen für die geringfügigen Wirtschaftsgüter (GWG), die im Berichtszeitraum im wesentlichen noch nicht angefallen sind. Zu 13.: Es wurden im ersten Quartal des Berichtszeitraumes weniger Dienstreisen und Fortbildungen getätigt als im 3/12 Ansatz geplant. Zu 14.: Es sind zusätzliche Kosten für Beratungsbedarf im Rahmen des Prozesses VHS 2020 angefallen. Zu 15.: Hier stehen noch Rechnungen von Anmietungen aus den Produktbereichen (z. B. externe Gesundheitsräume) aus. Außerdem wurden Mittel für eine mögliche externe Anmietung im Ansatz eingeplant. Zu 16.: Es fanden keine Umzüge statt. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Es stand eine notwendige Reparatur schon zu Beginn des Jahres an. Das Fahrzeug ist inzwischen durch den TÜV für 2 weitere Jahre abgenommen. Vorlage E 42/0045/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 4/5 Zu 22.: Hier stehen noch geplante Anschaffungen bzw. Erneuerung von Mobiliar aus. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans In dem Berichtszeitraum wurden wiederum einige Projekte beantragt, hauptsächlich für den Bereich der Schulabschlüsse, z. B. OPUS (European Training Studies and Mobibility as Second Chance, Nachfolgeprojekt von Eguidya), eine Grundtvig-Lernpartnerschaft und Agape (Alphabetisierung und Grundbildung am Arbeitsplatz). Ebenfalls wurde die Volkshochschule als Trägerin von AZWV-Maßnahmen (Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung) durch den TÜV Rheinland für weitere 3 Jahre rezertifiziert. 2 Maßnahmen wurden ebenfalls neu durch den TÜV zertifiziert: HIT (Hauptschulabschluss im Tandem – mit erster beruflicher Qualifikation in der Pflege) und die Maßnahme EDV-Medizin-Assistentin mit einem erweiterten Angebot (Praktikumsverlängerung und Computerpaß). Die Sichtung von Förderprogrammen und damit die Akquisition von Projekten wird weiter vorangetrieben. Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt. Die Darstellung des Geschäftsverlaufs wurde ab diesem Jahr leicht verändert. In den vergangenen Jahren wurden die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters mit den Durchschnittswerten aller Semester verglichen. Weiterhin wurden die beiden Semester mit den jeweils höchsten und niedrigsten Anmeldezahlen dargestellt. Zukünftig werden die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters mit den Durchschnittswerten der letzten 5 Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen 1. und 2. Semester der letzten 5 Jahre gesondert dargestellt. Erstmals ist nur der Zeitraum von 5 Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um damit die Darstellung aktueller zu halten. Im übrigen wird –wie bereits eingangs erwähnt- in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.03.2012 und Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0045/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.01.2013 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2012 - Zwischenbericht zum 31.03.2012 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen Plan 1. Quartal: Ansatz 3/12 Ist 31.03.2012 Abweichung absolut 384 73 389 826 27 1698 580 103 347 515 5 1551 197 31 -41 -311 -22 -147 Plan 1. Quartal: Ansatz 3/12 Ist 31.03.2012 Abweichung absolut 1462 427 10 37 47 15 26 285 63 17 10 45 5 12 45 0,3 4 0,6 36 119 6 6 0,5 1350 260 4 26 30 12 34 150 88 8 11 44 4 14 20 9 2 36 119 6 5 0,5 -112 -167 -6 -10 -17 -2 9 -135 26 -9 1 -1 -1 2 -24 -0,3 5 1 -1 -0,02 Abweichung Wirtschaftsplan 12: % Ansatz 51,32 42,49 -10,63 -37,66 -80,80 -8,64 1534 291 1555 3304 109 6793 Abweichung Abweichung 31.12.2012 absolut in % 1534 291 1555 3304 109 6793 Abweichung Wirtschaftsplan 12: % Ansatz -7,65 -39,01 -57,33 -28,02 -35,68 -15,78 33,86 -47,24 40,85 -53,82 8,88 -2,69 -24,29 16,54 -54,56 -100,00 119,31 191,59 0,01 0,00 0,03 -16,86 -4,18 Jahresprognose 5846 1709 40 147 187 58 102 1140 250 67 41 181 22 49 179 1 17 2 145 477 25 25 2 - 2236 -442 -16,50 10711 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Jahresprognose Abweichung Abweichung 31.12.2012 absolut in % 5846 1709 40 147 180 55 102 1140 250 67 44 176 22 57 179 1 17 2 145 477 25 22 2 - 0,00 0,00 0,00 0,00 -7 -3 -4,56 -1,66 - 0,00 0,00 0,00 0,00 4 -5 5,38 -12,00 - 0,00 8 - 37,50 0,08 -3 0,08 2678 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,35 0,00 0,00 -12,86 -0,32 - 10704 -6 -0,06 Wirtschaftsplan 2011 - Zwischenbericht zum 31.03.2012 - Vorjahreswerte zum 31.03.2011 Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Abweichung TEUR TEUR TEUR Ansatz Ansatz 3/12 31.03.2011 in % Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge 1571 272 1547 2515 99 6005 393 68 387 629 25 1501 539 69 343 263 10 1224 37,17 1,71 -11,22 -58,18 -59,96 -18,45 Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Wirtschaftsplan 11: Abweichung TEUR TEUR TEUR Ansatz Ansatz 3/12 31.03.2011 in % Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen 24. Abschreibung Eröffnungsbilanz Gesamtsumme Aufwendungen 5518 1678 49 148 187 57 102 1051 237 79 39 174 24 47 82 2 15 3 161 477 25 19 0,1 1380 419 12 37 47 14 26 263 59 20 10 44 6 12 20 1 4 1 40 119 6 5 0,25 1253 261 1 31 39 23 30 120 52 13 8 64 6 9 18 40 119 6 5 0,50 -9,16 -37,79 -89,77 -17,34 -15,74 59,01 16,61 -54,32 -12,25 -32,36 -14,08 45,78 -0,54 -19,04 -13,96 -100,00 155,70 -75,86 0,00 0,00 -4,00 0,11 100,00 10172 2543 2108 -17,12 10 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters I/2012 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen 5 vorangegangenen Jahre Stand: 10.4.2012 20000 18000 16000 14000 I/2012 12000 Mittelwert aller Semester ab 2007 10000 8000 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2007 6000 Mittelwert der Herbstsemester ab 2007 4000 2000 0 e nn nn nn nn nn has egi egi egi egi egi p b b b b b e s s s s s t t t t t eld i ch i ch i ch i ch i ch nm terr terr terr terr terr A n n n n n U ag hU hU hU hU vor 1. T nac nac nac nac t t t t a a a a on on on on 1. M 2. M 3. M 4. M de ren e t s me Se