Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Dezernat III Beteiligte Dienststelle/n: Bauverwaltung Gebäudemanagement Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen Umwelt Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Dez III/0007/WP16 öffentlich 30.12.2011 Ratsantrag von CDU-Fraktion und Grüne-Fraktion vom 23.03.2010 (Regelmäßige zentrale Berichterstattung über den Stand von Großprojekten) sowie Ratsantrag der SPD-Fraktion vom 24.02.2011 (Regelmäßige Berichterstattung über den Stand von Tiefbauarbeiten) Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 09.02.2012 PLA Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Planungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. Vorlage Dez III/0007/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.03.2013 Seite: 1/4 Erläuterungen: Mit Ratsantrag von CDU - Fraktion und Grüne - Fraktion vom 23.03.2010 wird eine regelmäßige zentrale und übersichtliche Berichterstattung über den Stand von Großprojekten beauftragt, siehe den beigefügten Antrag (Anlage 1). Diese soll: - mindestens halbjährlich dem Finanzausschuss vorgelegt werden und - Hochbauprojekte ab einem Investitionsvolumen von 2 Mio. Euro, - Tiefbauprojekte ab einem Investitionsvolumen von 5 Mio. Euro der - Kernverwaltung, Eigenbetriebe und Kommunalen Gesellschaften beinhalten. Der Bericht soll folgende Daten enthalten: - Kostenschätzung bzw. -berechnung - Ausschreibungsergebnisse - Mittelabfluss - evtl. Nachträge - Zeitplanung - tatsächlichen Baufortschritt Die Ratsmitglieder sollen dadurch “profunde Kenntnisse über den Entwicklungsstand, Kostenentwicklung und Risiken von Großprojekten erhalten”. 1. Hochbauprojekte Für Hochbauprojekte existiert bereits heute ein regelmäßiges quartalsmäßiges Berichtswesen. Die Berichte sind standardisiert und werden mit zusätzlichen Erläuterungen im Textteil dem Betriebsausschuss Gebäudemanagement als zuständigem Fachausschuss vorgelegt und der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Ein Muster dieses Quartalsberichts ist als Anlage 2 beigefügt. Aus dem Bericht ersichtlich sind: - alle Maßnahmen und Programme, die politisch beschlossen wurden (auch unterhalb von 2 Mio. Euro) - verfügbare Mittel für die jeweilige Maßnahme bzw. das Programm (auch aus Vorjahren) Vorlage Dez III/0007/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.03.2013 Seite: 2/4 - aktueller Mittelabfluss zum Berichts-Stichtag - aktuelles Bestellobligo zum Berichts-Stichtag - Stand des Projekts (z.B. Planung, Ausführung) - geplante Fertigstellung (Quartal) Um dem Wunsch der Politik nach einer Risikoeinschätzung nachzukommen, wird ab 2012 in dem Bericht jede Maßnahme mit einer “Ampel” versehen werden (grün = keine Risiken absehbar, orange = ggfls. Risiken, rot = Risiken); Risiken von Maßnahmen mit orangefarbener oder roter Ampel werden durch die Fachverwaltung erläutert. Über Ausschreibungsergebnisse, etwaige Nachträge und Einsparungen bei Einzelmaßnahmen wird derzeit nicht berichtet, da die Detailsteuerung innerhalb der Maßnahmen in der Verantwortung der jeweiligen Fachverwaltung liegt, insbesondere solange sich eine Maßnahme in ihrem Budgetrahmen bewegt. Eine solche Darstellung für die Ausschüsse wäre zudem zu detailliert und unübersichtlich, zum anderen mit erheblichem zusätzlichem Aufwand und Personaleinsatz verbunden und würde den politischen Gremien auch keinerlei Mehrwert zum oben gemachten Ergänzungsvorschlag für einen Standardbericht bringen. 2. Tiefbauprojekte Tiefbaumaßnahmen über 5 Mio. Euro kommen in der Praxis nicht vor; selbst Maßnahmen, die annähernd eine solche Größenordnung erreichen, werden in einzelne Bauabschnitte eingeteilt, die als separate Baumaßnahme behandelt werden. Über den Antrag von CDU - Fraktion und Grüne - Fraktion hinaus hat mit Datum vom 22.02.2011 die SPD - Fraktion beantragt, dass die Verwaltung regelmäßig einen Bericht über die laufenden Tiefbauarbeiten gibt, um der Politik einen besseren Überblick zu verschaffen (Anlage 3). In letzter Zeit hat es in den Medien und in der Öffentlichkeit mehrfach Diskussionen über Baukostenerhöhungen oder Bauzeitüberschreitungen im Zusammenhang mit Tiefbauarbeiten gegeben. Dies hat die Verwaltung zum Anlass genommen, eine Aufstellung der laufenden und kürzlich abgeschlossenen Projekte nach dem beigefügten Muster (Anlage 4) zu erstellen, um die zeitliche und finanzielle Abwicklung darzustellen und Abweichungen vom Kostenrahmen oder Zeitplan zu begründen. Vorlage Dez III/0007/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.03.2013 Seite: 3/4 Eine solche Aufstellung kann dem Mobilitätsausschuss als zuständigem Ratsgremium im Abstand von sechs Monaten mit einem vertretbaren Aufwand für die Verwaltung auch für Tiefbaumaßnahmen deutlich unterhalb von 5 Mio. Euro zur Verfügung gestellt werden. 3. Fazit Berichte für den Bereich der kommunalen Investitionen sind bereits heute verfügbar und werden den zuständigen Fachausschüssen vorgelegt: Im Bereich von Hochbauprojekten quartalsmäßig dem Betriebsausschuss Gebäudemanagement, im Bereich der Tiefbauprojekte künftig halbjährlich dem Mobilitätsausschuss. Darüber hinausgehende Berichte mit noch detaillierteren Informationen sind nur mit erheblichem personellen Zusatzaufwand möglich und auch wenig zielführend. Sollte die Politik darüber hinaus auf der Vorlage eines zentralen Berichts für den Finanzausschuss bestehen, kann dieser nur an zentraler Stelle zusammengeführt werden - z.B. durch die Finanzverwaltung - weil dort die erforderlichen Daten aus den Bereichen entweder bereits vorliegen oder künftig auf Anforderung vorgelegt werden können. Anlage/n: Anl. 1 Antrag CDU/Grüne vom 23.03.2010 Anl. 2 Muster Quartals-Bericht Gebäudemanagement Anl. 3 Antrag SPD vom 24.02.2011 Anl. 4 Muster Vorlage FB 61/70 für Mobilitätsausschuss Vorlage Dez III/0007/WP16 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.03.2013 Seite: 4/4