Antrag (Antrag bzgl. Hilfe und Informationen für Vereine bei der Durchführung von Veranstaltungen)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister A 319/2018 Az.: Amt: - 32 BeschlAusf.: - 32 Datum: 28.08.2018 Kämmerer Dezernat 4 Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM gez. Mandt Amtsleiter RPA Den beigefügten Antrag der SPD-Fraktion leite ich an die zuständigen Ausschüsse weiter. Beratungsfolge Ausschuss für öffentliche Ordnung und Verkehr Betrifft: Termin 11.09.2018 Bemerkungen beschließend Antrag bzgl. Hilfe und Informationen für Vereine bei der Durchführung von Veranstaltungen Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Stellungnahme der Verwaltung: Beschlussvorschlag: Der Ausschuss für öffentliche Ordnung und Verkehr nimmt den Antrag der SPD-Fraktion zur Kenntnis und beschliesst entsprechend dem Verwaltungsvorschlag zu 1. und 2. zu verfahren. Stellungnahme der Verwaltung: Zu 1. Veranstalter/innen und Vereine haben in Erftstadt die Möglichkeit sich in allen veranstaltungsrelevanten Fragen an die Stabsstelle Veranstaltungen und Vereine zu wenden. Die Stabsstelle (personell besetzt mit der Amtsleiterin des Rechts- und Ordnungsamtes, Frau Mandt, und dem Abteilungsleiter der Abteilung öffentliche Ordnung im Rechts- und Ordnungsamt, Herr Wißkirchen) vergibt zeitnah Besprechungstermine, befasst sich mit Konzeptionen und Planungen, führt Ortsbesichtigungen durch und terminiert ggf. auch sogenannte runde Tische, besetzt aus Vertretern der Polizei, Feuerwehr, Ordnungsbehörde, Bauordnungsbehörde und ggf. noch anderen Sonderordnungsbehörden, Security Unternehmen, Veranstaltungsteam etc.. Bei solchen Terminen wird sehr schnell klar, ob das vom Veranstalter angedachte Konzept realisierbar ist und welche Auflagen beachtet werden müssen. Die Stabsstelle informiert auch über erforderliche Genehmigungen anderer Dienststellen und Behörden. So ist oftmals eine bauordnungsrechtliche Nutzungsänderung erforderlich, Auflagen des Brandschutzes sind zu beachten, Aspekte in der Zuständigkeit des Rhein-Erft-Kreises zum Landschafts-, Tier- und Naturschutz, oder von Hygiene- und lebensmittelrechtlichen Vorschriften gilt es zu bedenken. Weiterhin kann es erforderlich sein, Kontakte zu den Stadtwerken, zum Eigenbetrieb Immobilien (bei städt. Grundstücken), zur REVG (falls Buslinien umgeleitet werden müssen) und zu den Straßenbaulastträgern (bei Land- Kreis- oder Bundesstraßen, falls diese durch die Veranstaltung tangiert werden) herzustellen. Diese Aufstellung ist nicht abschließend, sondern gibt nur einen Überblick über die vielfältig zu betrachtenden Aspekte und Zuständigkeiten. Die Stabsstelle versteht sich dabei als Bindeglied, Koordinator und Vermittler. Oft kann die Stabsstelle mithelfen, Alternativen zu erarbeiten, oder mit Rat und Tat zur Seite stehen, um eine Veranstaltung zu ermöglichen. Vorschriften, Auflagen und Bedingungen gibt es aber auch in Textform. Diese werden den Veranstaltern in der Regel zusammen mit Besprechungsprotokollen zur Verfügung gestellt. Bislang habe ich das persönliche Gespräch immer favorisiert und ich weiß aus den Feedbackgesprächen mit den Veranstaltern und Vereinen, dass diese den persönlichen Kontakt auch sehr schätzen. Nicht selten ist die Stabsstelle, unterstützt von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Rechtsund Ordnungsamtes, des Amtes für Feuerschutz und Rettungsdienst, der Bauordnungsbehörde, der Polizei und Vertretern des Rhein-Erft-Kreises, auch persönlich bei den Aufbauarbeiten zu der Veranstaltung dabei und führt letztlich auch die Abnahme einer solchen Veranstaltung durch. Auch dabei werden meist noch kurzfristige Änderungen berücksichtigt und entschieden . Verbesserungs- und Optimierungspotential gibt es bei den Veranstaltungen als auch beim Genehmigungsverfahren grundsätzlich immer. So befasse ich mich zurzeit mit einem Antragsformular „Beantragung einer Veranstaltung“. Zudem ist daran gedacht, die Arbeit der Stabsstelle bei den Vereinen nochmals vorzustellen und den bereits erstellten Flyer zu überarbeiten, zu ergänzen und neu zu verteilen. Im Rahmen dieses Flyers sollen dann auch die unterschiedlichen Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche dargestellt werden. Die Präsenz auf der städt. Homepage soll auch nochmals überarbeitet werden. Zu 2. Wie ich in der Beantwortung zu 1. schon feststellte, gibt es immer Dinge, die verbessert werden können. Dazu zählen auch die im Antrag angesprochenen Informationsveranstaltungen. Zum Thema EU- Datenschutzgrundverordnung gab es vor der Sommerpause bereits eine Veranstaltung für die Vereinsvertreter, organisiert von der VHS. Vertreter des Rechts- und Ordnungsamtes sind regelmäßig zu Gast bei den sog. Zugleiterversammlungen der Karnevalsumzüge, haben schon mit Vertretern der Fördervereine von Schulen -2- und Kindertagesstätten zusammen gesessen und sind auch ansonsten gerne bereit zu Vorstandssitzungen von Vereinen dazu zu kommen. Für November 2018 wurde meinerseits bereits ein Termin anvisiert, zu dem ich die Zugleitungen der Karnevalsumzüge zu Gesprächen mit dem TÜV Rheinland, dem Verkehrsdezernat der Bezirksregierung Köln und der Ordnungsbehörde einladen werde. Ich werde aufgrund Ihrer Anregung die Vereine bei der unter 1. angekündigten Neuverteilung des Flyers „Stabsstelle Veranstaltungen und Vereine“ gleichzeitig anschreiben und abfragen, welche Themen am Meisten interessieren und dafür dann, ggf. unter Einbindung der VHS, Referenten akquirieren und der Anregung aus diesem Antrag nachkommen. In Vertretung (Breetzmann) -3-