Beschlussvorlage (Sachstand Hausmeisterkonzept)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 24.2 / Gebäude- und Energiewirtschaft, Klimaschutzmaßnahmen, Bäder Bearbeitung: Herr Nücker TOP Drs.-Nr.: 428.18 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 14.08.2018 Bemerkungen 18.09.2018 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Sachstand Hausmeisterkonzept X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss beauftragt die Verwaltung, bzgl. des Hausmeisterkonzeptes die in der Vorlage dargestellten weiteren Schritte einzuleiten und dabei insbesondere das Hausmeisterkonzept für die Kolpingstadt Kerpen auf der Grundlage des sog. „Neuwieder Modells“ aufzubauen. Die vorgeschlagenen Einsparungen im Bereich „Handwerkerdienstleistungen“ sind umgehend zu realisieren. Sachbearbeitung Abteilungsleitung Amtsleitung Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. Amt 11 Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro gez. Nücker gez. Floryszak gez. Pütgens gez. Comacchio gez. Stein gez. Schaaf gez. Spürck gez. Nimtz Begründung: In der Sondersitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 21.09.2017 wurde die Verwaltung unter Federführung des Dezernates III (jetzt Dezernat IV), Amt 24, beauftragt, den Schulhausmeisterdienst im Rahmen eines sogenannten Mischmodells neu zu organisieren. Dabei bedeutet Mischmodell, dass  die Hausmeister zeitweise weiter festen Objekten zugeordnet sind  und evtl. vorhandene Kapazitäten in einen Pool oder Handwerkergruppen einbringen, um handwerkliche Reparaturen oder Aufgaben für die Verwaltung zu erledigen  Für diese Neuorganisation wurde durch Rödl & Partner ein Personalbedarf von 0,50 Stellen für die Dauer von 1 Jahr beziffert. Entsprechend der Beschlussvorlage 604.17 – Stadtrat 19.12.2017, musste diese Stelle nicht neu besetzt werden, da nach Rückkehr und Wiederaufnahme der Tätigkeit einer aus längerer Erkrankung zurückkehrenden Kollegin durch Umstrukturierung mit dieser Arbeit begonnen werden konnte. Es entstehen somit keine zusätzlichen Personalkosten während der Umsetzungsphase. Als Grundlage für die Neuorganisation der Hausmeisterdienste dient das von Rödl & Partner vorliegende nur schulbezogene Untersuchungsergebnis. Weiterhin wurde durch Rödl & Partner dargestellt, dass die somit bisher vorläufige Personalbemessung noch mit aktualisierten Daten konkretisiert und optimiert werden muss. Die KGSt hat in ihrem Bericht 5/2010 moderne Grundlagen zur Organisation der Hausmeisterdienste für die Praxis entwickelt. Die Stadt Neuwied, die führend im Bereich Organisation der Hausmeisterdienste auf KGSt-Ebene mitarbeitet, hat das entwickelte Modell, das mit dem oben genannten Mischmodell vergleichbar ist, für ihre Belange umgesetzt. Neuwied (ca. 63.700 Einwohner) entspricht in etwa der Größenklasse der Kolpingstadt Kerpen. Die Ausgangssituation war vergleichbar. Für 22 Objekte (12 Grundschulen, 5 Haupt-/Kombinierte Schulen, 2 Mehrzweckhallen, 3 Verwaltungsgebäude) und 120 nicht betreute Gebäude standen 22 Hausmeister zur Verfügung. Ausschlaggebend für eine Neuorganisation der Hausmeisterdienste waren unter anderem - die Forderung des Personalrates - die Neugründung des Amtes für Immobilienmanagement und - die Forderung der Hausmeister selbst nach gerechterer Arbeitsverteilung Aufgrund der sehr unterschiedlichen Größe der Gebäude lag es auf der Hand, dass die Auslastung der einzelnen Hausmeister sehr unterschiedlich war. Ziel war es festzustellen - wieviel Hausmeister braucht eine Schule? - wie erreicht man eine gleichmäßige Auslastung? - werden separate Hallenwarte benötigt? In den Jahren 2011 und 2012 erfolgte eine Neuberechnung auf der Grundlage des KGSt-Berichts für eine individualisierte objektspezifische Stellenbemessung. Letztendlich wurden die Hausmeisterstellen, ohne Berücksichtigung der 120 nicht betreuten Gebäude, auf 19 reduziert. Der durch den Haupt- und Finanzausschuss erteilte Auftrag zur Neuorganisation der Hausmeisterdienst der Kolpingstadt Kerpen, kann demnach anhand des „Neuwieder-Modell“ in angepasster Form erfolgen. Aus Sicht von 24.2 entspricht dieses Modell den oben genannten Vorgaben und sollte zur Umsetzung der Neuorganisation der Hausmeisterdienste herangezogen werden. Zur Konkretisierung sind folgende Schritte erforderlich: Beschlussvorlage 428.18 Seite 2 1. Aktualisierung des von Rödl & Partner genutzten Datenbestandes und der von Rödl & Partner getätigten Grundannahmen Neben der Neuorganisation auf der Basis des vorliegenden schulbezogenen Untersuchungsergebnisses von Rödl & Partner kommen folgende zusätzliche Kriterien in Frage, die Auswirkungen auf die Stellenbemessung haben werden: - Außerschulische Nutzungen der Objekte (z.B. VHS-Kurse, Vereine, Familienfeiern) - Baulicher und technischer Zustand (z.B. Alter der Gebäude und seiner techn. Ausstattung, Gebäudestruktur, Lage der Gebäude, Berücksichtigung der Außenflächen) - Außerschulische Nutzung der Mehrzweckhallen - Einbeziehung anderer städtischer Objekte (z.B. Kindertagesstätten, ehem. Gemeindehäuser etc.) 2. Überprüfung und Aktualisierung des Aufgabenkataloges Grundlage für die Ausgestaltung eines neuen Hausmeisterkonzeptes ist die Aktualisierung des Aufgabenkataloges mit Stand 01.01.2006 zur Präzisierung der Hausmeisteraufgaben. Dieser sollte in einen sogenannten Normalaufgabenkatalog und Individualaufgabenkatalog gegliedert werden. Dieser Aufgabenkatalog enthält üblicherweise alle Tätigkeitsbereiche, die die Ziele der Gebäudewirtschaft und den Servicebedarf der Nutzer vor Ort wirkungsvoll unterstützen. Die KGSt hat zur Präzisierung der Hausmeisteraufgaben einen Normalaufgabenkatalog entwickelt. Er enthält die typischen Aufgaben eines Hausmeisters, die unabhängig von Art oder Größe der Schule wahrzunehmen sind und somit die Grundlage für eine Organisation darstellen. Der Katalog stellt damit mathematisch ausgedrückt einen „gemeinsamen Nenner“ dar, der auf die Anforderungen der Kolpingstadt Kerpen angepasst verwendet werden könnte. Zur Gestaltung des Individualaufgabenkatalogs ist es erforderlich, dass Abstimmungsgespräche mit Schulleitungen und Hausmeistern geführt werden müssen. Somit müssen dann auch Aufgaben, die im Rahmen des Schulbetriebs anfallen, bei der Erstellung eines Hausmeisterkonzeptes berücksichtigt werden, in dem typische Schulhausmeisteraufgaben aufgelistet werden, die nach Schultyp, der Schulgröße, Gebäudestruktur etc. und nach Art der Aufgabe vielfältig sind. Hierbei sind Gestaltungsräume notwendig, um den jeweiligen Schultypen und Schulanforderungen gerecht werden zu können. Allerdings gibt es eine Reihe von Tätigkeiten, die den Schulhausmeistern übertragen werden, obwohl sie originär von anderen an Schulen tätigen Kräften zu erledigen wären. Diese Tätigkeiten sind abzugrenzen und dürfen keine Bemessung bei der Erstellung eines Hausmeisterkonzeptes finden. Hier besteht möglicherweise ein hohes Konfliktpotential aufgrund von evtl. Ansprüchen der Schulleitungen bzw. evtl. „Verweigerungshaltungen“ der Hausmeister. 3. Festlegen beruflicher Qualifikationen der Schulhausmeister bei der Neuorganisation der Hausmeisterdienste Grundsätzlich soll im neuen Hausmeisterkonzept der Kolpingstadt Kerpen für die Schulhausmeister eine einheitliche Organisationsgrundlage hinsichtlich der Hausmeisterdienste und der wahrzunehmenden Aufgaben geschaffen werden, da die Auffassungen und Vorstellungen, was ein Schulhausmeister zu erledigen hat, in den Schulen und bei den Schulhausmeistern sehr unterschiedlich sind. Hierbei ist unter anderem die Qualifikation eines Hausmeisters ausschlaggebend. Bei den Schulhausmeistern der Kolpingstadt Kerpen liegen zurzeit breitgefächerte Qualifikationen wie Beschlussvorlage 428.18 Seite 3 - Karosseriebauer - Elektroinstallateur - Maler und Lackierer - Betriebsschlosser - Heizungs- und Lüftungsbauer - Sanitärinstallateur - Schlosser - Schreiner - Gas- und Wasserinstallateur - Kraftfahrer - Kfz-Mechaniker - Zimmermann - Tischler - Rettungsschwimmer vor. Anzumerken ist, dass die Tätigkeiten der gelisteten Qualifikationen der Schulhausmeister seit ihrer Einstellung bei der Kolpingstadt Kerpen, nicht mehr bzw. nur noch im geringen Umfang ausgeübt werden, bzw. eine handwerkliche Qualifikation gar nicht vorliegt. Gegebenenfalls müssten hier Fortbildungen für die Bediensteten durchgeführt werden, um eine adäquate Umsetzung des oben vorgeschlagenen Mischmodells zu gewährleisten. Demnach sollte bei zukünftigen Neueinstellungen von Schulhausmeistern und auch bei internen Bewerbungen eine Qualifikation der Gewerke Elektro, Heizung/Sanitär, Tischler, Maler und Metallbau priorisiert und zur Einstellungsvoraussetzung werden, wodurch dann „Fachkräfte“ zukünftig weitere Aufgaben übernehmen und mittelfristig Kosteneinsparungen erzielt werden können. 4. Umsetzung der arbeitsrechtlichen Voraussetzungen zur Einführung der Stundenwoche im Schulhausmeisterbereich bei Einführung des Mischmodells 39 Hier wird eine intensive Abstimmung mit der Personalabteilung unabdingbar. Zum Beispiel wären bei einer Umstellung der Arbeitszeit von 46,75 Stunden je Woche auf die 39 Stunden je Woche sämtliche Arbeitsverträge, notfalls im Wege der Änderungskündigung abzuändern. In Einzelfällen beträgt hier die Kündigungsfrist 6 Monate zum Kalendervierteljahr. Parallel hierzu können kurzfristige Einsparungen durch eine geänderte Einsatzsteuerung im Amt 24 bei der Vergabe von Handwerkerleistungen durch die Erledigung handwerklicher Reparaturen durch Schulhausmeister erzielt werden. Da bei den Gewerken Heizung/Sanitär und Elektro in der Vergangenheit Lohn- und Materialkosten bereits getrennt ausgewiesen werden, wurden die Rechnungen der Jahre 2016 und 2017 der ungeplanten baulichen Unterhaltung der Gewerke Heizung/Sanitär und Elektro soweit gefiltert, dass Lohnkosten im Bereich Heizung/Sanitär für einfache handwerkliche Tätigkeiten mit technischem Verständnis bzw. handwerklicher Ausbildung und im Bereich Elektro mögliche Arbeiten nach elektrotechnischer Einweisung bei der Auswertung berücksichtigt wurden. Unter der Annahme gleichbleibender Reparaturverhältnisse, könnten zukünftig durchschnittlich jährliche Lohnkosten Dritter für das Gewerk Heizung/Sanitär in Höhe von ca. 7.800 € und für das Gewerk Elektro von ca. 12.800 € - demnach gesamt ca. 20.000 € - eingespart werden, wenn diese Arbeiten durch eigenes Personal ausgeführt würden. Voraussetzung ist aber, dass mögliche Aufträge an Dritte zukünftig kritischer bewertet werden. Materialkosten wurden nicht berücksichtigt. Aber auch hier ist eine erhebliche Einsparung möglich, wenn das benötigte Material nicht über eine Fachfirma (Einzelhandel), sondern über das Internet oder im Fachmarkt beschafft wird. Beschlussvorlage 428.18 Seite 4 Es ist davon auszugehen, dass auch bei den Gewerken Maler, Tischler und Metallbau entsprechende Einsparungen erzielt werden können. Hier ist eine Auswertung aber mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden, da in der Vergangenheit Rechnungen nicht getrennt nach Lohn- und Materialanteil gebucht wurden und somit alle Rechnungen manuell geprüft werden müssten. Nach ersten Erkenntnissen von 24.2, könnten aber auch in diesen Bereichen bei einer kritischen Bewertung von Aufträgen an Dritte ca. 20.000 € eingespart werden. Fazit: Grundsätzlich ist zu klären, ob die Verlagerung des Schwerpunktes von Schulbetrieb auf Gebäudewirtschaft so weiter verfolgt werden soll. Insgesamt wird es Aufgabe der Verwaltung sein, die Ergebnisse von Rödl & Partner und die oben genannten Schritte 1 bis 4 mit dem Ziel umzusetzen, ein wirtschaftliches Schulhausmeisterkonzept auf den Weg zu bringen und letztendlich den tatsächlichen Hausmeisterbedarf festzustellen. In der Gesamtbetrachtung ist festzustellen, dass die Umsetzung im oben genannten Sinne eine erhebliche Standardreduzierung im Schulbetrieb zur Folge hätte. Das bedeutet insbesondere, eine Reduzierung der Präsenz des Hausmeisters im Schulobjekt. Gleichwohl ist das Ergebnis der Untersuchung durch Rödl & Partner, dass die Verlagerung des Schwerpunktes der Hausmeisterdienste von den Erfordernissen des Schulbetriebs auf gebäudewirtschaftliche Erfordernisse die wirtschaftlichere Lösung darstellt. Aufgrund der geänderten Ausrichtung, ist die Verwaltung der Auffassung, dass hier eine entsprechende Information an die Stadtschulleiterkonferenz und des Arbeitskreises Personal notwendig und eine gemeinsame Zielrichtung abzustimmen ist. Amt 24 betreut einschließlich Schulen ca. 240 Objekte, wobei noch abzustimmen ist, wo außerhalb der Schulen der Bedarf einer Objektbetreuung durch Hausmeister notwendig ist. Anschließend kann dann eine Stellenbedarfsermittlung für alle zu berücksichtigten Objekte anhand der KGSt-Empfehlung nach aktuellen Erkenntnissen durchgeführt und letztendlich der Hausmeisterbedarf/Objektbetreuungsbedarf gesamt festgestellt werden. Die Empfehlung der KGSt zur Stellenbemessung beruht auf folgenden Grundlagen: - Die Berechnungen bauen auf einem Arbeitsvolumen von 39 Stunden pro Woche ohne Bereitschaftszeitanteile auf. - Es wird ein Objekt mit durchschnittlichen Gegebenheiten zugrunde gelegt. Also ein Objekt mittlerer Art und Güte, das weder besonders alt und/oder sanierungsbedürftig, noch völlig neu ist, weder besonders hohe noch besonders niedrige Nutzungsintensität aufweist, usw. - Die Berechnungen beziehen sich auf den Normalaufgabenkatalog. Nimmt ein Hausmeister zusätzliche oder weniger Tätigkeiten wahr, muss die Berechnung örtlich angepasst werden, indem die auf diese Tätigkeiten entfallenden entsprechenden Zeitanteile hinzu- oder herausgerechnet werden. - Für Schulen, wie auch für Bürogebäude, wird ein Ausgangswert von 10.000 m² Bruttogrundfläche zzgl. 10.000 m² Außenfläche für eine Vollzeitstelle von 39 Stunden/Woche zugrunde gelegt. (Bei Vorliegen örtlicher Erkenntnisse, die für die Annahme höherer oder niedrigerer Ausgangswerte sprechen, können diese zugrunde gelegt werden). - Werden im zu betreuenden Objekt Änderungen wirksam, die auch die Tätigkeit des Hausmeisters betreffen, zum Beispiel Schulerweiterungen, Aufbau von Schulcontainern, ist Beschlussvorlage 428.18 Seite 5 dies Anlass zu einer Neuberechnung. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass der Hausmeister „eh da“ ist und daher ggf. entstehenden Mehraufwand automatisch abdeckt. Aus Sicht von Amt 24.2 ist es zwingend notwendig, dass nicht nur ein Schulhausmeisterkonzept, sondern ein einheitliches wirtschaftliches Hausmeisterkonzept für die Gesamtverwaltung (Gesamthausmeisterkonzept) erstellt wird und die Steuerung der Hausmeisterdienste zukünftig zentral an einer Stelle bei 24.2 erfolgt und diese Stelle mit entsprechenden Kompetenzen versehen wird. Hier muss im Zweifel eine klare Abgrenzung zu Gunsten 24.2 gegenüber den Technikern aus 24.1 erfolgen. Das heißt, alle im Hausmeister- bzw. Objektbetreuungsbereich eingesetzten Bediensteten und Aushilfskräfte der Kolpingstadt Kerpen erhalten ihre Einsatzplanung von einer Koordinierungs- bzw. Steuerungsstelle in der Verwaltung, demnach nur durch die Gebäudewirtschaft. Das vereinfacht insbesondere die Planungs-, Vertretungs- und Einsatzsteuerung. Weiteres Einsparpotential sieht 24.2 darin, dass der von 24.1 organisatorisch eingesetzte Objektbetreuer, zurzeit zuständig für die Kindergartenbetreuung, noch in anderen Bereichen eingesetzt wird. In wie weit dieser in das Gesamtkonzept eingebunden werden kann, wird derzeit noch amtsintern geprüft, da dieser auch verwaltungsinterne Arbeiten erledigt. Im aktuellen Haushaltssicherungskonzept sind auf der Basis der Untersuchung von Rödl & Partner folgende Einsparungen vorgesehen: 2018: 30.000 € 2019: 90.000 € ab 2020: 150.000 € Im Hinblick auf die zurzeit herrschende Personalsituation im Bereich der Hausmeister, schlägt 24.2 vor, bis zur Implementierung eines Konzeptes für die Gesamtverwaltung wie folgt zu verfahren: - Bis zur endgültigen Feststellung der Höhe der Personalbemessung, sollen die durch Rentenbeginn frei werdenden Stellen (01.10.2018: ASS Brüggen/ 01.01.2019: Hauptschule Horrem) sowie die aktuell vakanten Stellen durch Langzeiterkrankung in der Evangelischen Grundschule, die kurzfristig anlässlich einer personellen Umsetzung zu besetzende Stelle in der Ulrichschule und die kombinierte Stelle für die Europaschule/Schulzentrum Horrem-Sindorf befristet bis zunächst zum 30.06.2020 neu besetzt werden. Eine dementsprechende Stellenausschreibung für diese Stellen wurde intern veröffentlicht. Wenn keine geeigneten Bewerbungen eingehen bzw. eine Befristung abgelehnt wird, sollten die Stellen befristet extern für maximal 24 Monate bzw. Ende Dezember 2020 ausgeschrieben werden. - Stellenbesetzungen sollen mit einer der oben genannten Qualifikationen erfolgen, damit die geplante Umsetzung eines einheitlichen Hausmeisterkonzeptes in Form von Handwerkergruppen verwirklicht werden kann. - Ab dem HJ 2019 sollen Lohnkosten Dritter in Höhe von 20.000 € für die Gewerke Heizung/Sanitär und Elektro durch Erledigung einfacher Handwerkerarbeiten durch Hausmeister erfolgen. - Einsparung von Lohnkosten Dritter für die Gewerke Maler, Tischler, Metallbau ab HJ 2019 in Höhe von 20.000 € durch Erledigung einfacher handwerklicher Tätigkeiten durch Hausmeister. - Einsparung von Materialkosten in geschätzter Höhe von 10.000 € ab HJ 2019 für alle genannten Gewerke. Zeitfenster/Ablaufplan: - bis August 2018 - nächster Termin Beschlussvorlage 428.18 Information an Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte und Rechnungsprüfungsamt Information der Stadtschulleiterkonferenz Seite 6 - nächster Termin - bis Oktober 2018 - bis Dezember 2018 - bis März 2019 - bis Juni 2019 - bis Dez 2019 bis Juni 2020 bis Juli 2020 ab 2021 Beschlussvorlage 428.18 Information des Arbeitskreises Personal Festlegen der zu betreuenden Objekte und Information zukünftig zu berücksichtigender Abteilungen Ermittlung und Zusammenfassung aller Hausmeistertätigkeiten in einem Tätigkeitskatalog Klassifizierung und Abgrenzung der Tätigkeiten Abstimmung des Normalaufgabenkatalogs und des Individualaufgabenkatalogs mit Hausmeistern, Schulleitungen, KitaLeitungen, Fachabteilungen Festlegen der Standards Stellenbemessung für alle zu berücksichtigten Objekte Vorlage Finanzausschuss und Haushaltsanmeldung Implementierung eines Gesamtkonzeptes Seite 7