Vorlage-Sammeldokument

Beschlussvorlage Federführend: Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: A 80/120/2018 öffentlich 21.08.2018 Nicole Stoffels Klassifizierung von Stadtmarketingveranstaltungen hier: Adventsdorf Erkelenz 2018 bis 2021 Beratungsfolge: Datum Gremium 18.09.2018 be 20.09.2018 Ausschuss für Stadtentwicklung, Bauen, Wirtschaftsförderung und BetrieHauptausschuss Tatbestand: Der Hauptausschuss hatte zuletzt die nachfolgend genannten wiederkehrenden Veranstaltungen als klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltungen für die Jahre 2018 bis 2020 beschlossen: 1. Osterbrunnen Schmücken 2. Fahrradfrühling und Grillmeisterschaft (verkaufsoffener Sonntag) 3. Reit- und Springturnier 4. Intern. Grenzland-Ausfahrt 5. Lambertusmarkt 6. NEW City Lauf 7. Niederrheinischer Radwandertag 8. Burgkirmes 9. Kulinarischer Treff/EAA (verkaufsoffener Sonntag) 10.Bauernmarkt 11.Französischer Markt (verkaufsoffener Sonntag) 12.Mittelalterlicher Adventsmarkt Für die Auswahl der Veranstaltungen als klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltungen werden die folgenden Kriterien herangezogen: - (Über)regionaler Charakter Alleinstellungsmerkmale Besucherzahlen zur Stadt Erkelenz bzw. zur Region verbindende Merkmale Imagefaktor - Bereitschaft zur gemeinsamen Abstimmung der Veranstaltungsziele und –inhalte - Absprache über das gemeinsame Vorgehen am Anfang eines jeden Jahres, spätestens jedoch sechs Monate vor Veranstaltungstermin. - Zusammenarbeit muss in der öffentlichen Wahrnehmung erkennbar sein. Mit der Klassifizierung als Stadtmarketing-Veranstaltung können die nachfolgend genannten unterstützenden Tätigkeiten durch die Stadt Erkelenz erfolgen: - Begleitung des verantwortlichen Mitarbeiters aus dem Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing bei der Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung - Unterstützung bei der Einholung der behördlichen Genehmigungen - Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit: ggf. städtische Anzeige, Pressearbeit, Plakate, Flyer, Homepage Erkelenz, Bannerwerbung, etc. - Direkte finanzielle Unterstützung durch Übernahme von Veranstaltungskosten bis zum Höchstsatz nach dem budgetiertem Mittelansatz für die jeweilige Veranstaltung - Indirekte finanzielle Unterstützung durch Bauhofleistungen (Personal, Material) - Indirekte finanzielle Unterstützung durch Gestellung von Räumlichkeiten, öffentlichen Flächen etc. - Gewährleistung der Präsenz des Bürgermeisters oder eines seiner Vertreter: Ansprache, Grußwort, Schirmherrschaft - Erlaubnis zur Verwendung des Stadtlogos und des Stadtmarketing-Logos - Bericht im Stadtkalender - Besondere Berücksichtigung im Veranstaltungskalender der Stadt Erkelenz (Homepage, Bürgerbüro) - Ankündigung auf dem Parkleitsystem - Unentgeltliche Nutzung der städtischen Dreiecksständer für Plakatierung - Beflaggung (Burg, Rathaus, Markt) bei Veranstaltungen im Stadtkern Die Veranstaltung „Adventsdorf Erkelenz“ war in der Veranstaltungsliste bislang nicht enthalten, weil zunächst die Veranstaltung in 2017 beurteilt werden sollte. Zwischenzeitlich ist die Veranstaltung „Adventsdorf Erkelenz“ sehr erfolgreich durchgeführt worden (vgl. Anlage 1 Bewertung). In 2018 wird diese wiederum vom Gewerbering Erkelenz e. V. veranstaltet. Nach erfolgreicher Ausschreibung und mit Beschluss des Rates der Stadt Erkelenz vom 4.7.2018 wurde die Firma CTC Tradition und Markt GmbH offiziell beauftragt, die Veranstaltung „Adventsdorf Erkelenz“ In den Jahren 2019, 2020 und 2021 durchzuführen. Danach besteht die Option der Verlängerung oder es erfolgt eine erneute Ausschreibung. Die direkte finanzielle Unterstützung seitens der Stadt Erkelenz durch die Übernahme von Veranstaltungskosten ist bereits budgetiert worden. In den Zuschüssen enthalten sind auch die Bauhofleistungen und die Gestellung von Räumlichkeiten und der öffentlichen Fläche. Das Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing empfiehlt, die Veranstaltung „Adventsdorf Erkelenz“ für die Jahre 2018 bis einschließlich 2021 als klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltungen zu beschließen. Die Verwaltung kann im Einzelfall von den vom Ausschuss beschlossenen klassifizierten Stadtmarketing-Veranstaltungen abweichen, sollten die Kriterien und Voraussetzungen nicht erfüllt werden oder eine neue Veranstaltung geplant werden, die die o. g. Kriterien und Voraussetzungen voll erfüllt. Vorlage A 80/120/2018 der Stadt Erkelenz Seite: 2/3 Beschlussentwurf (als Empfehlung an den Hauptausschuss): „Unter dem Vorbehalt der jährlichen Erfüllung der Kriterien für die Einstufung als Stadtmarketingveranstaltung und vorbehaltlich der Bereitstellung der entsprechenden Mittel im jeweiligen Haushaltsjahr wird die Veranstaltung „Adventsdorf Erkelenz“ als klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltungen für die Jahre 2018 bis 2021 beschlossen.“ Finanzielle Auswirkungen: Finanzmittel in Höhe von insgesamt 95.500,-- € für klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltungen stehen für das Haushaltsjahr 2018 unter dem Produktsachkonto 150300 Stadtmarketing zur Verfügung. Entsprechende Mittel werden auch für die folgenden Jahre angemeldet. Anlage: Bewertung der Veranstaltung Adventsdorf Erkelenz 2017 Vorlage A 80/120/2018 der Stadt Erkelenz Seite: 3/3 Anlage TOP A Klassifizierung der Stadtmarketing-Veranstaltung „Adventdorf Erkelenz“ 2018 bis 2021 Zur Beurteilung der klassifizierten Stadtmarketing-Veranstaltung wurde eine Manöverkritik gemeinsam mit dem Veranstalter und Betreiber durchgeführt, um somit auch Gelegenheit für Anregungen, Ideen, Verbesserungsvorschläge und Kritik zu geben. Veranstaltung Ergebnis Bewertung Empfehlungen Adventsdorf Erkelenz 3 x ++ 5x+ + Regionaler Charakter ++ Alleinstellungsmerkmale ++ Besucherzahlen + zur Stadt Erkelenz bzw. zur Region verbindende Merkmale + Imagefaktor + Bereitschaft zur gemeinsamen Festlegung der Veranstaltungsziele und –inhalte + Absprache über das gemeinsame Vorgehen am Anfang eines jeden Jahres, spätestens jedoch sechs Monate vor Veranstaltungstermin ++ Zusammenarbeit muss in der öffentlichen Wahrnehmung erkennbar sein Das Adventsdorf rund um das Alte Rathaus in der Nachfolge des bisherigen Adventsmarktes kam gut an in Erkelenz. Im Jahr 2017 wurde ein komplett neues Konzept vorgestellt. Das Konzept wurde vom Betreiber Fa. CTC Weiss entwickelt und gemeinsam mit dem Gewerbering und dem Stadtmarketing um ein attraktives Programm ergänzt. 2017 und 2018: Veranstalter Gewerbering Erkelenz e.V., Betreiber: CTC Tradition und Markt 2019, 2020 und 2021: Veranstalter CTC Tradition und Markt Zur Einzelhandelsförderung findet der verkaufsoffene Sonntag mit der beliebten Nikolauskutschfahrt am ersten Sonntag im Dezember statt. Bereits nach dem erfolgreichen Auftakt wurde eine Verlängerung des Veranstaltungszeitraums um eine Woche auf fast 4 Wochen verabredet. Die Berichterstattung/Öffentlichkeitsarbeit war im ersten Jahr des neuen Veranstaltungsjahres hervorragend. Die Veranstaltung hat zum positiven Image von Erkelenz enorm beigetragen. Die Besucherzahlen waren im ersten Jahr bereits erfreulich und sind ausbaufähig, da die Veranstaltung eine hohe Strahlkraft in die Region hat und Besucher auch überregional anziehen kann. Das Adventsdorf Erkelenz hat über die Region hinaus enormes Potenzial, da das Konzept in der Region einmalig ist. Wenn für die kommenden Jahre die Qualität der angebotenen Speisen und das Ambiente weiterhin stimmig sind, wird in Verbindung mit dem Flair rund um das Alte Rathaus sicherlich der Erfolg bestätigt werden können. Verfasser: Stadt Erkelenz, Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing, Nicole Stoffels, Stand: 20. August 2018 1