Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Dezernat V Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Personal und Organisation Dez V/0015/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 17.09.2018 Optimierung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Aachener Stadtbetrieb sowie Schnittstellenbetrachtung zwischen der Zentralverwaltung und den Eigenbetrieben hier: Zwischenbericht Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 19.09.2018 Hauptausschuss Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Hauptausschuss nimmt den Zwischenbericht der Verwaltung zu dem Prüffeld der Eigenbetriebe zur Kenntnis. Philipp Oberbürgermeister Vorlage Dez V/0015/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.09.2018 Seite: 1/5 Finanzielle Auswirkungen JA konsumtive Ansatz Auswirkungen 2018 Ertrag NEIN Fortgeschriebener Ansatz 2018 Ansatz 2019 ff. Fortgeschriebener Ansatz 2019 ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung *) Kosten werden in Höhe der anfallenden Gutachterkosten entstehen und werden aus dem allgemeinen Haushalt gedeckt werden. Vorlage Dez V/0015/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.09.2018 Seite: 2/5 Erläuterungen: Die Stadt Aachen führt den E 18 „Aachener Stadtbetrieb“ seit dem 01.01.2003 als eigenbetriebsähnliche Einrichtung. Das heißt, der E 18 wird als städtische Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit nach den Vorschriften der GO NRW, entsprechend den Bestimmungen der EigVO NRW und gemäß den Bestimmungen seiner Betriebssatzung wie ein Eigenbetrieb geführt. Der umfangreiche Zweck und Gegenstand der Einrichtung ist in § 2 der vorgenannten Betriebssatzung beschrieben. In 2018 haben die politischen Gremien der grundsätzlichen Fortführung des Betriebs mit einer Betriebsleitung als Einzelspitze –nach Ausscheiden des operativen Leiters- mit Wirkung ab 01.09.2018 ebenso zugestimmt wie der Einrichtung von zwei Ressorts in der darunter liegenden fachlich geprägten Organisationsebene (siehe Sitzung des Betriebsausschusses Aachener Stadtbetrieb vom 13.03.2018 und Sitzung des Rates der Stadt vom 18.04.2018). Die Betriebssatzung wurde entsprechend geändert. Die Ressortleitungen „Technische Dienste“ und „Zentrale Dienste und Recht“ sind noch unbesetzt. Zudem hat E 18 mit Wirkung 01.09.2018 verfügt, dass die Geschäftsstelle nicht mehr als Stabsstelle der Betriebsleitung sondern als Geschäftsbereich 7 „Personal- und Betriebsorganisation“ fortgeführt wird. Hiermit verbunden ist die Verlagerung der Personalaufgaben in den GB 7. Damit einhergehend wurde die Aufgaben- und Zuständigkeitsabgrenzung zum Geschäftsbereich GB 1 „Personalentwicklung und Prävention“ detailliert geregelt. Unterschiedliche Vorfälle im Aachener Stadtbetrieb bzw. seiner Einrichtungen haben zu Ermittlungen und Verfahren geführt. Mit diesen Vorgängen verbinden sich Risiken von Vermögensschäden für den Betrieb / die Stadt Aachen – auf jeden Fall aber ein nachhaltiger Imageschaden durch die öffentliche Wahrnehmung. Ausgelöst durch die Vorfälle, aber auch aufgrund verschiedener Überlegungen zur Neuorganisation der im Stadtbetrieb angesiedelten Aufgaben, besteht Veranlassung, den Betrieb hinsichtlich Bestand und Wirksamkeit von Regelungen und Kontrollmechanismen zu untersuchen, strukturelles (systemisches) Optimierungspotenzial zu ermitteln und im Rahmen einer organisatorischen Fortentwicklung den Betrieb bzw. die Wahrnehmung der heute dem Stadtbetrieb zugeordneten Aufgaben zukunftsfähig neu aufzustellen. Der Verwaltungsvorstand hat dazu entschieden, eine externe Unternehmensberatung mit der Untersuchung des Aachener Stadtbetriebs zu beauftragen. Das entsprechende Vergabeverfahren steht kurz vor dem Abschluss auf dem üblichen Weg unter Beteiligung des RPA und der Fraktionen sowie des Gesamtpersonalrates. Elemente des Projektes sind eine umfassende Analyse der bestehenden Organisationsstrukturen und Vorschläge zur Fortentwicklung. Schwerpunkte der Ist-Aufnahme sind die relevanten Geschäftsprozesse, die Definition von Risikobereichen, die Feststellung der gegebenen Kontrollmechanismen und die Bewertung von deren Vorlage Dez V/0015/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.09.2018 Seite: 3/5 Wirksamkeit. Insbesondere sollen im Rahmen der Analyse strukturelle Anfälligkeiten in der gegenwärtigen Organisation des E 18 für deliktische Vorgänge betrachtet werden sowie die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und gesamtstädtischen Regelungen. Auf dieser Basis sind Vorschläge zur Wahrnehmung der heute dort angesiedelten Aufgaben bzw. für eine Fortentwicklung des Stadtbetriebes vorzulegen. Unterschiedliche Organisationsmodelle sind gegenüberzustellen und hinsichtlich der Vor- und Nachteile zu vergleichen und zu bewerten. Von der externen Beratung wird aufgrund der komplexen Aufgabenstellung fachliche Kompetenz in Fragen der Compliance-Prüfung sowie Kenntnisse zur Organisation von Eigenbetrieben, eigenbetrieblichen Einrichtungen etc. im Rahmen der kommunalen Betriebsführung erwartet. Darüber hinaus hat der Verwaltungsvorstand für alle eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen beschlossen, insbesondere die personalrechtlichen und organisatorischen Schnittstellen zur Zentralverwaltung aufzuarbeiten, um eine Entscheidungsgrundlage über die weitere Entwicklung der Eigenbetriebe erhalten zu können. Wie bereits in der o.a. Vorlage für den Rechnungsprüfungsausschuss erläutert worden ist, geht es u.a. um die Problematik dezentraler Entscheidungsbefugnisse. „Hier sind durch die Verwaltung Maßnahmen zu ergreifen, die verhindern, dass in den organisatorisch und wirtschaftlich verselbstständigten Bereichen Entscheidungen getroffen werden, die die Stadt als Ganzes binden und auch schädigen können, ohne dass von zentraler Stelle im laufenden Verwaltungshandeln Einblick genommen und kontrollierend Einfluss genommen werden kann. Inwieweit insofern die dezentrale Entscheidungsgewalt durch eine stärkere zentrale Kontrolle innerhalb der Verwaltung und auch durch eine erhöhte Berichtspflicht an die Betriebsausschüsse erfolgen sollte, ist abzuwägen. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass die wesentlichen Argumente, die vor einigen Jahren für eine Gründung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen gesprochen haben (u.a. ressourcenorientiertes Rechnungswesen, größerer Dispositionsspielraum außerhalb haushaltsrechtlicher Schranken, optimierte Arbeitsabläufe) sich mit der Einführung und Implementierung des NKF weitestgehend überholt haben. Es sind insofern im Wesentlichen zusätzliche Kosten verblieben (u.a. für die Jahresabschlussprüfung, ggfls. Doppelspitzen in der Betriebsleitung, Schnittstellen zur Kernverwaltung), die dem individuellen Nutzen in jedem Einzelfall gegenüberzustellen sind. Der Vorteil der erhöhten Flexibilität durch kürzere Entscheidungswege bedarf jedoch einer besonderen verantwortungsvollen Handhabung durch die Betriebsleitung.“ Auf Anregung des Fachbereichs Rechnungsprüfung wird durch FB 11 zentral die Handhabung der Höhergruppierungen und Zulagengewährungen bei allen eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Eigenbetrieben geprüft. Insbesondere aus der externen Untersuchung, für die eine Bearbeitungszeit von drei Monaten vorgesehen ist, erwartet die Verwaltung Erkenntnisse, die sie in ihrer Aufarbeitung des Prüffeldes der Eigenbetriebe fortschreiten lassen. Dies bedeutet, dass die Verwaltung auf Basis der zu bewertenden Vorschläge der Beratungsfirma voraussichtlich in der ersten Jahreshälfte 2019 die Vorlage Dez V/0015/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.09.2018 Seite: 4/5 Schnittstellenaufarbeitung zwischen Zentralverwaltung und konkret dem Aachener Stadtbetrieb und ggf. auch bezogen auf die anderen eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen vornehmen und für organisatorische Entscheidungen der Verwaltungsleitung und ggf. der Politik vorlegen kann. Aus Sicht der Verwaltung ist der Hauptausschuss im weiteren Verfahren als koordinierendes und zentrales Gremium zu beteiligen. Anlage/n: Tagesordnungsantrag der Fraktionen CDU und SPD vom 04.09.2018 „Optimierung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Aachener Stadtbetrieb“ Vorlage Dez V/0015/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 17.09.2018 Seite: 5/5