Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0104/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 06.09.2018 Betreff: Zwischenbericht zum 30.06.2018 der Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 09.10.2018 Betriebsausschuss Theater und VHS Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. Juni 2018 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0104/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 18.09.2018 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Aufwendungsseite Entwicklungen werden sowohl mündlich bei auf der Ertrags- der Sitzung des als auch auf der Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Im Frühjahrsemester konnte eine Steigerung der Entgelte erzielt werden, damit ist in der bevorstehenden dunklen Jahreszeit nicht zu rechnen. Die Jahresprognose wird deshalb nur geringfügig erhöht. Vorlage E 42/0104/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.09.2018 Seite: 2/5 Zu 2.: Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt bzw. zeitlich nach hinten verschoben. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil sich hier die Personalkosten für Projekte reduzieren, die keine Bewilligung bekommen haben bzw. später angefangen haben als geplant, so dass Stellenbesetzungen zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt wurden. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird berücksichtigt, dass Honorarverträge für nicht bewilligte Projekte wegfallen. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Für die zweite Jahreshälfte sind Renovierungs- und notwendige Instandhaltungs-arbeiten geplant. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Die dafür eingeplanten Vorlage E 42/0104/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.09.2018 Seite: 3/5 Mittel können in der Prognose reduziert werden, weil beantragte Projekte keine Bewilligung erhalten haben bzw. später begonnen haben. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2. Zu 10.: Es stehen noch Ersatzbeschaffungen an. Zu 11.: Es stehen noch Rechnungen aus. Zu 12.: Durch den Start weiterer Projekte werden in dieser Position noch Kosten anfallen. Zu 14.: Diese Position beinhaltet u.a. den Einsatz des Sicherheitsdienstes. Zu 16.: Für den stattgefundenen Umzug von der Malmedyerstraße in die Franzstraße steht noch die Ausgleichszahlung durch FB 45 aus. Es werden voraussichtlich noch weitere Mittel zum Jahresende benötigt, deshalb wird die Prognose nach oben korrigiert. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht ausgeschöpft. Zu 22.: Hier wird es noch weiteren Aufwand geben, wegen der oben genannten Ersatzbeschaffungen. Vorlage E 42/0104/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.09.2018 Seite: 4/5 Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum startete das Interreg-Projekt TREE (Training for intergrating REfugees in the Euregio) und es wurden zusätzliche ESF-Kurse für das College beantragt, die alle eine Bewilligung bekamen. Die weitere Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden vorangetrieben. Das Risikoportal für 2018 in Höhe von 177 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es wird weiter durch Akquisition von Drittmitteln und auch durch Stellenveränderungen im Personalbereich vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Neben der noch nicht erfolgten Ausgleichszahlung durch FB 20 für die Beamtenbesoldungen steht auch die Zusage zur Übernahme der tariflichen Erhöhungen für 2018 aus. Die Betriebsleiterin geht aber davon aus, dass das Risiko für 2018 nach Übernahme der zuvor benannten Positionen geschlossen werden kann. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zu einander im Verhältnis gesetzt. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.06.2018 Zwischenbericht zum 30.06.2018 – Vorjahreswerte 30.06.2018 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0104/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.09.2018 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2018- Zwischenbericht zum 30.06.2018 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Ansatz 6/12 30.06.2018 absolut 719.000 34.100 769.100 847.500 20.350 2.390.050 878.352 78.191 740.268 857.999 6.454 2.561.264 - 159.352 44.091 28.832 10.499 13.896 171.214 Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Ansatz 6/12 30.06.2018 absolut Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2.668.450 2.502.792 - 165.658 2. Personalaufwand Dozenten 815.450 692.178 - 123.272 3. Gebäudeunterhaltung 20.000 11.204 8.796 4. Energiekosten 76.350 73.209 3.141 5. Gebäudereinigung 88.500 93.768 5.268 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 24.000 22.406 1.594 7. Werbung 45.000 44.835 165 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten 217.000 214.256 2.744 darin enthalten Weiterleitungen 88.400 85.656 2.744 9. Studienreisen 25.000 52.533 27.533 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 24.050 16.467 7.583 11. Telefon / Internet 20.000 15.739 4.261 12. Bürobedarf 76.200 60.317 15.883 13. Reisekosten und Fortbildung 8.200 1.899 6.301 14. Fremdleistungskosten 12.750 8.443 4.307 15. Mieten 49.050 46.673 2.377 16. Umzugskosten 250 6.352 6.102 17. Beiträge und Gebühren 8.150 8.353 203 18. KFZ/Anmietung Cambio 550 369 181 19. Verwaltungskostenbeitrag 109.750 109.750 0 20. Kalkulatorische Mieten 238.500 238.500 0 21. Prüfungskosten 11.000 10.200 800 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 18.250 14.877 3.373 23. Sonstige Aufwendungen 50 22 28 Gesamtsumme Aufwendungen 4.556.500 4.245.142 311.358 Nachrichtlich: genehmigter Zuschuss erforderlicher Zuschuss durch bisher nicht erfolgte Beamtenbesoldungsanpassung Jahresprognose Abweichung Abweichung Ansatz 31.12.2018 absolut in % 1.438.000 68.200 1.538.200 1.695.000 40.700 4.780.100 1.487.000 88.000 1.538.200 1.421.623 40.700 4.575.523 49.000 19.800 273.377 204.577 Abweichung Wirtschaftsplan 18: % 22,16 129,30 -3,75 1,24 -68,29 7,16 Abweichung Wirtschaftsplan 18: % -6,21 -15,12 -43,98 -4,11 5,95 -6,64 -0,37 -1,26 -3,10 110,13 -31,53 -21,31 -20,84 -76,84 -33,78 -4,85 2440,65 2,49 -32,82 0,00 0,00 -7,27 -18,48 -56,32 -6,83 Ansatz 5.336.900 1.630.900 40.000 152.700 177.000 48.000 90.000 434.000 176.800 50.000 48.100 40.000 152.400 16.400 25.500 98.100 500 16.300 1.100 219.500 477.000 22.000 36.500 100 9.113.000 4.332.900,00 4.397.800,00 - - 3,30 22,50 0,00 -19,23 0,00 -4,47 Jahresprognose Abweichung Abweichung 31.12.2018 absolut in % 5.290.400 1.589.900 40.000 152.700 177.000 48.000 90.000 430.000 176.800 74.000 48.100 40.000 152.400 16.400 25.500 98.100 12.000 16.300 1.100 219.500 477.000 22.000 36.500 100 9.057.000 4.481.476,51 4.481.476,51 - - 46.500 41.000 4.000 24.000 11.500 56.000 -0,62 - 148.576,51 83.676,51 3,32 1,87 - -0,88 -2,58 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -0,93 0,00 32,43 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 95,83 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Wirtschaftsplan 2018 - Zwischenbericht zum 30.06.2018 - Vorjahreswerte 30.06.2017 Wirtschaftsplan 17: Ansatz Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge 1.498.600 41.700 1.356.400 1.821.000 45.200 4.762.900 Wirtschaftsplan 17: Ansatz Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen 5.237.000 1.686.400 31.100 156.000 188.800 52.800 90.200 446.500 134.900 31.000 42.200 42.800 148.100 14.000 25.600 112.800 500 15.900 1.000 164.900 477.000 22.000 32.600 100 9.019.300 Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz 6/12 30.06.2017 absolut % 749.300 20.850 678.200 910.500 22.600 2.381.450 896.878 52.691 706.020 676.391 27.730 2.359.709 - 147.578 31.841 27.820 234.109 5.130 21.741 19,70 152,71 4,10 -25,71 22,70 -0,91 Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz 6/12 30.06.2017 absolut % 2.618.500 843.200 15.550 78.000 94.400 26.400 45.100 223.250 67.450 15.500 21.100 21.400 74.050 7.000 12.800 56.400 250 7.950 500 82.450 238.500 11.000 16.300 50 4.509.650 2.511.218 675.028 8.412 79.084 91.667 23.231 40.806 188.021 67.245 41.015 11.478 17.385 61.453 7.442 18.169 50.016 13.703 181 82.450 238.500 10.800 13.530 4.183.588 - - - 107.282 168.172 7.138 1.084 2.733 3.169 4.294 35.229 205 25.515 9.622 4.015 12.597 442 5.369 6.384 250 5.753 319 0 200 2.770 50 326.062 -4,10 -19,94 -45,91 1,39 -2,90 -12,00 -9,52 -15,78 -0,30 164,61 -45,60 -18,76 -17,01 6,31 41,95 -11,32 -100,00 72,36 -63,83 0,00 0,00 -1,82 -16,99 -100,00 -7,23 Bericht über den Geschäftsverlauf des Zwischenberichtes der Volkshochschule zum 30.06.2018 Kurse 2.000 1.800 1.600 1.400 Anzahl 1.200 1.000 800 600 400 200 0 I.HJ 2015 geplant 1.843 stattgefunden 1.426 ausgefallen 407 Ausfallquote in % 22,63 I.HJ 2016 1.606 1.279 313 20,36 I.HJ 2017 1.590 1.267 323 20,31 I.HJ 2018 1.581 1.260 321 20,30 06.09.2018 Bericht über den Geschäftsverlauf des Zwischenberichtes der Volkshochschule zum 30.06.2018 TeilnehmendeDiagrammtitel Unterrichtseinheiten 3.000 40.000 35.000 2.500 30.000 25.000 Anzahl 2.000 20.000 2013 2014 1.500 15.000 2015 10.000 1.000 5.000 0 I.HJ 2015 teilgenommen 17.819 stattgefunden 39.940 I.HJ 2016 14.602 37.775 I.HJ 2017 13.863 32.575 500 0 I.HJ 2018 1 14.483 2 35.611 06.09.2018 Bericht über den Geschäftsverlauf des Zwischenberichtes der Volkshochschule zum 30.06.2018 TN/Kurse UE/TN UE/Kurse 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Teilnehmende/Kurse I.HJ 2015 12,5 Unterrichtseinheiten/ Teilnehmende 2,2 Unterrichtseinheiten/Kurse I.HJ 2016 11,4 2,6 29,5 I.HJ 2017 10,9 2,3 25,7 I.HJ 2018 11,5 2,5 28,3 28,0 06.09.2018