Beschlussvorlage (Einführung des digitalen Rechnungseingangsworkflows und Schaffung der Voraussetzung zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (X-Rechnung) in der Gemeindeverwaltung Aldenhoven.)

SITZUNGSVORLAGE Nr. 76/2018 17.07.2018 BESCHLUSS-VORLAGE Abteilung: III-1 gez. Eßer Fachbereich: gez. Ossenkopp öffentliche Sitzung nichtöffentliche Sitzung Kosten in € Kostenstelle Bürgermeister: gez. Claßen X Mittel stehen zur Verfügung Mittel stehen nicht zur Verfügung Beratungsfolge Termin Gemeinderat 11.10.2018 TOP Ein Haushaltsrechtlich s. Sachdarstellung keine Bedenken gez. Ossenkopp Bedenken Kämmerer Ja Nein Enth. Bemerkungen 8. Betreff: Einführung des digitalen Rechnungseingangsworkflows und Schaffung der Voraussetzung zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (X-Rechnung) in der Gemeindeverwaltung Aldenhoven. Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Aldenhoven beschließt die Einführung des digitalen Rechnungseingangsworkflows von der Firma DATEV eG, um somit die Voraussetzung zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (X-Rechnung) und das Dokumentenmanagement zu schaffen Das Projekt soll unverzüglich umgesetzt werden. Sachdarstellung: 1. Ausgangslage: Aktuell läuft der Rechnungseingang in der Gemeinde Aldenhoven wie folgt ab: Per Post eingehende Rechnungen werden dem Bürgermeister vorgelegt. Anschließend werden die Rechnungen an die Kämmerei weitergeleitet und dort durch eine(n) Sachbearbeiter(in) in das Rechnungseingangsbuch eingetragen. Daraufhin werden die Rechnungen an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet. Hier erfolgt die Rechnungsprüfung. Der (die) jeweilige Sachbearbeiter(in) überprüft und bestätigt die sachliche und rechnerische Richtigkeit. Anschließend erfolgen die Erstellung der Buchungsfahne, die Vorkontierung und die Beifügung der Rechnung. Dies alles geschieht in Papierform. Nachfolgend wird noch, entsprechend der Zuständigkeiten, die Buchungsfahne unterschrieben. Im nächsten Arbeitsschritt werden die Rechnungen der Kämmerei zur Freigabe vorgelegt und dort eingebucht. Der Kämmerer erteilt die Freigabe und danach werden die Rechnungen zum Zahlungsverkehr weitergeleitet, um die Auszahlung durchzuführen. Entsprechend des 4-Augen-Prinzips sind für die Auszahlung 2 Signaturen der Mitarbeiter der Zahlungsabwicklung notwendig. Abschließend erfolgt die Ablage samt Anlage der Rechnungen nach einem vorgegebenen definierten Ablagesystem. Die Einführung der Digitalisierung unterstützt die Optimierung von Abläufen erheblich. Die Einleitung der Digitalisierung wird in Kürze eine gesetzliche Verpflichtung werden. So wird die Annahme und Bearbeitung von sogenannten elektronischen Rechnungen im Jahr 2020 pflichtig werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturiertem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht werden kann. In den letzten Jahren stieg die Anzahl der Unternehmen, die mit elektronischen Rechnungen arbeiten, stark an. Auch hier bei der Gemeindeverwaltung Aldenhoven wurde bereits angefragt, ob es mög- 1 lich sei, Rechnungen (Grundbesitzabgabenbescheide, Gebührenbescheide, etc.) nur noch in elektronischer Form zu versenden bzw. erstellte Rechnungen an die Gemeinde zu schicken. 2. Rechtliche Hintergründe Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 hat die Europäische Union nun die öffentlichen Verwaltungen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Der Bundestag hat daraufhin mit dem sogenannten „E-Rechnungsgesetz“ die Vorgaben der Europäischen Richtlinie in nationales Recht umgesetzt. Die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes erfolgte am 4. April 2017 auf Grundlage der Änderung des E-Government-Gesetzes vom 25.07.2013. Am 06.09.2017 hat das Bundeskabinett zusätzlich die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes beschlossen. Diese regelt operative Details wie u. a. die Anforderungen, den Inhalt, den Schutz personenbezogener Daten und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Inkrafttreten sollen die o. g. Gesetze und Verordnungen zu den folgenden Daten: 27.11.2018 Pflicht der obersten Bundesbehörden elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können 27.11.2019 Pflicht aller nachgeordneten Einrichtungen zum Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen 18.04.2020 Pflicht für übrige öffentliche Auftraggeber 27.11.2020 Verpflichtung auf Bundesebene für Lieferanten zum Senden elektronischer Rechnungen Die Bundesregierung hat sich die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung schon vor einigen Jahren zum Ziel erklärt. Genanntes Ziel wurde im Koalitionsvertrag sowie mit dem Handlungsfeld „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda 2014 – 2017 verankert. Mittels des E-Government-Gesetzes hat die Bundesregierung einen rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des E-Government im Bund definiert. Das erklärte übergreifende Zielbild sieht durchgängige, elektronisch vernetzte und zudem medienbruchfreie Prozesskette zwischen allen Verfahrensbeteiligten vor. 3. Umsetzung & Kosten Um die genannten gesetzlichen Vorgaben erfüllen zu können, und somit den elektronischen Rechnungseingangsworkflow samt Verarbeitung elektronischer Rechnungen einzuführen, bedarf es natürlich zusätzlicher Software und entsprechender Schulungen. Die Einführung des Rechnungseingangsworkflows als Projekt ist für 2018/2019 geplant, um eventuell auftretende Probleme frühzeitig erkennen und behandeln zu können. Zudem müssen die Mitarbeiter sich in die Programme einarbeiten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Würde die Umstellung erst kurz vor der Pflichtumstellung erfolgen, könnte der gesamte Arbeitsablauf empfindlich gestört werden. Die Kämmerei der Gemeinde Aldenhoven nutzt im Rahmen der Buchführung und des Jahresabschlusses seit Jahren die Software der Firma DATEV eG aus Nürnberg. Diese bietet umfangreiche Leistungen im Rahmen des Dokumentenmanagements über ihre Software an. Die Nutzung der DATEV-Software bei der Einführung des Rechnungseingangsworkflows bringt folgende Vorteile mit: - die Software hat sich bereits seit Jahren bewährt - langjährige gute Zusammenarbeit - durch gleichen Softwareanbieter keine oder nur geringe Schnittstellenprobleme - gleiche Ansprechpartner, die sich mit vollständigem System auskennen - in der Privatwirtschaft ist das System bereits erfolgreich eingeführt - gemeinsames Interkommunales Projekt mit der Stadt Nideggen. Die Verwaltung ist bereits mit DATEV in Kontakt getreten und hat Angebote und Informationen eingeholt. Der folgend aufgeführte Musterprojektplan zeigt den Aufwand für die Einführung der Rechnungsprüfung mit DATEV DMS und Integration der Mittelprüfung auf: 2 Aktivität Basisinstalltion  Technische Konzeption  Sichten der IT-Infrastruktur und Bewertung in Bezug auf Einsatz DATEV DMS  Basisinstallation des Programms DATEV DMS an Server und Client  Basisinstallation – Grundkonfiguration, Einspielen der Standardmasken und Makros  Anlage der Benutzer  Anlage der Berechtigungen  Basistest des Systems Konzeption Rechnungsprüfung und Integration der Mittelprüfung  Aufnahme IST-Prozesse zur Eingangsrechnungsprüfung  Erstellung eines Konzepts zur Eingangsrechnungsprüfung (Soll-Prozess, Definition der Benutzer und Gruppen, Definition Zugriffsrechte)  Zusammenfassen in einer Standarddokumentation Einrichtung Rechnungsprüfung und Integration der Mittelprüfung  Konfiguration der Anwendungsoberflächen  Konfiguration der Rechnungsprüfungslogik (Anzahl der Prüfungsschritte, Pflichtfelder, E-Mail-Benachrichtigung)  Konfiguration der Rechteverwaltung  Konfiguration der Prüflogik in Verbindung mit der Mittelbewirtschaftung  Verprobung des Gesamtsystems Schulung  Erstellung der Schulungsunterlage  Erstellung der Administratoren-Schulungsunterlage  Schulung der Mitarbeiter (max. 10 Mitarbeiter pro Schulung)  Betreuung am Arbeitsplatz  Administratorenschulung Einrichtung & Schulung Mittelprüfung mit DATEV DMS  Einrichtung Schulung Mittelbewirtschaftung in Verbindung DATEV Mittelprüfung im DMS classic für dezentrale Prüfer Projektmanagement  Interne und externe Kommunikation  Statusbericht an Auftraggeber  Überwachung des Projektfortschritts  Konzeption und Abstimmung Gesamtsumme Einführung Rechnungsprüfung mit DATEV DMS Integration der Mittelprüfung DATEV Berater 4,0 BT DMS 1,0 BT DMS + 1,0 BT Public Sector 4,0 BT DMS 3,0 BT DMS 1,0 BT Public Sector 2,0 BT DMS 16,0 BT Die 16 Beratertage (BT) unterteilen sich in 14 Beratertage für die DMS Beratung und 2 Beratertage für den Public Sector. Der Beratertag „DMS-Beratung“ wird mit brutto 1.666,- € berechnet. Basis für einen Beratertag sind 7,0 Stunden. Für die An- und Abreise und weitere Auslagen des Beraters wird pro Beratertag eine Nebenkostenpauschale von 10 %, zurzeit 166,60 €, verrechnet. Für einen halben Beratertag vor Ort wird eine Nebenkostenpauschale von 226,10 € in Anrechnung gebracht. Der Beratertag „Public Sector Beratung“ wird mit brutto 1.309,- € berechnet. Basis für einen Beratertag sind 7,0 Stunden. Für die An- und Abreise und weitere Auslagen des Beraters wird pro Beratertag eine Nebenkostenpauschale von 10 %, zurzeit 130,90 € verrechnet. Für einen halben Beratertag vor Ort wird eine Nebenkostenpauschale von 226,10 € in Anrechnung gebracht. 3 Für die o. g. Leistungen im Rahmen der 16 Beratertage ergeben sich insgesamt Kosten i. H. v. 28.600,- €. Diese werden als Aufwand in der Ergebnisrechnung erfasst. Die Aufwendungen wurden im Haushalt 2018 eingeplant. Die Einführung des neuen kommunalen Finanzmanagements wurde bereits im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Stadt Nideggen erfolgreich durchgeführt. Die Kämmerei/Finanzbuchhaltung der Stadt Nideggen ist derzeit auch mit der Einführung des digitalen Rechnungseingangs beauftragt. Kontakt seitens der Kämmerei der Gemeinde Aldenhoven wurde bereits mit der Stadt Nideggen aufgenommen. Eine weitere gemeinsame Projektarbeit ist also möglich. Dadurch würden sich die Kosten erheblich (im besten Fall) um die Hälfe reduzieren. Zusätzlich zu den Einrichtungs- und Schulungskosten entstehen noch laufende Kosten für die Miete der Software. Diese sind abhängig von der Anzahl der Lizenzen. Die Anzahl der Lizenzen gibt an, wie viele Nutzer maximal gleichzeitig mit DATEV DMS arbeiten können. Nach Rücksprache mit DATEV sind für die Kapazitäten der Gemeindeverwaltung Aldenhoven etwa 10 bis 12 Nutzungslizenzen eingeplant. Die Anzahl der Lizenzen kann flexibel jeden Monat angepasst werden. Bei 10 Netzlizenzen beträgt der Aufwand brutto 691,69 €. Die laufende monatliche Nutzung wird im Haushaltsplan 2019 und in den Folgejahren einkalkuliert werden. Der „DATEV-Server“, welcher von der Finanzbuchhaltung genutzt wird, ist haushaltsrechtlich bereits abgeschrieben. Die Neuanschaffung eines neuen Servers für die Finanzbuchhaltung, welcher ebenfalls Kapazitäten für den Rechnungseingangsworkflow bietet, ist bereits im Haushalt 2018 berücksichtigt. Es wurden 10.000,- € hierfür eingeplant. Nach Einführung der o. g. Software können elektronisch zugesandte Rechnungen mit Hilfe der Software verarbeitet und ausgelesen werden. Die Rechnungen werden digital an die Kämmerei geleitet bzw. werden, wenn noch in Papierform vorhanden, eingescannt. Dort werden sie in einem digitalen Rechnungseingangsbuch erfasst und können an jede bestimmte Person (im Rathaus) weitergeleitet werden, die diese Rechnungen dann prüfen und ebenfalls weiterleiten können. Zusätzlich findet bei der Kontierung im Fachamt eine automatisierte Prüfung der Haushaltsmittel statt. Wenn die Rechnungen wieder in der Finanzbuchhaltung ankommen, werden diese auf Richtigkeit der Kontierung geprüft und durch die Kämmerei freigegeben. Abschließend erfolgt die digitale Ablage. Der gesamte FIBU Prozess wird so zwischen Außenstellen (Bauhof, Schulen, etc.), Poststelle, Fachamt und Buchhaltung beschleunigt und verbessert. Die manuelle Ablage der Rechnungen inkl. Anweisung entfällt gänzlich. Das Suchen nach einzelnen Rechnungen wird vereinfacht, da man ähnlich einer Excel Suchfunktion gezielt und schnell Rechnungen suchen und demnach finden kann. Eine Gesamtübersicht über eingegangene Rechnungen, auf die jeder zugreifen kann sorgt zudem dafür, dass der Bearbeitungsstand erkennbar ist. Die Einhaltung der Skontofrist wird erheblich erleichtert. Rechnungen, die weiterhin in Papierform ankommen, werden eingescannt und über ein Programm ebenfalls elektronisch archiviert. (s. o.) 4. Vorteile/Nachteile Die digitale Rechnungsstellung und –verarbeitung würde diverse Vorteile für die öffentliche Verwaltung mit sich führen. Wie die Einspar- und Optimierungspotenziale im Idealfall aussehen, wurde in einer empirischen Erhebung der Goethe-Universität Frankfurt auf der kommunalen, der Landes- sowie der Bundesebene der öffentlichen Verwaltung untersucht. Dazu wurden Prozesse der papierbasierten Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung analysiert und im Anschluss mit elektronisch unterstützten Alternativen verglichen. Die zentralen Ergebnisse lauten wie folgt: - Einsparpotenzial für die öffentliche Hand von rund 2-5 Milliarden Euro bei einem jährlichen Rechnungsaufkommen von knapp 200 Millionen Rechnungen. Eine Umstellung auf die E-Rechnung kann die Bearbeitungsdauer einer Rechnung um über 50% verkürzen. 4 - Aus ökologischer Sicht – bedeutend vor allem vor dem Hintergrund der von der Bundesregierung in Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission geforderten nachhaltigen Entwicklung für Deutschland im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie „Perspektiven für Deutschland“ – lässt sich zusätzlich eine Reduktion des durch den Rechnungsbearbeitungsprozess verursachten CO²Ausstoßes, des sogenannten CO²-Fußabdruckes, um bis zu 50% erreichen. Diese Vorteile lassen sich in komprimierter Form auch auf die Gemeinde Aldenhoven beziehen. Allen voran steht natürlich die Optimierung des ganzen Rechnungseingangsprozesses um somit Zeit und Personalkapazitäten einzusparen, die in andere Arbeiten investiert werden können. Der Verbrauch von Kopierpapier wird mittelfristig stark sinken. Zudem wird nicht mehr so viel Kapazität für die Lagerung von Akten benötigt. Durch den schnelleren Ablauf des Prozesses können Skontofristen besser eingehalten werden. Der Rechnungseingangsworkflow und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen entsprechen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und verstoßen nicht gegen die Datenschutz-Grundverordnung. Nachteilig ist, dass die Einrichtung des Rechnungseingangsworkflows samt Verarbeitung der elektronischen Rechnungen bei der Einführung zusätzlichen Arbeitsaufwand bei den einzelnen Mitarbeitern verursacht. Weiterhin entstehen Aufwendungen für die erstmalige Einrichtung und die Schulungen. 5. Stellungnahme des Kämmerers Die Aufwendungen für die Einführung des DMS/Rechnungseingangsworkflows wurden im verabschiedeten Haushalt 2018 mit 20T€ berücksichtigt ( siehe hierzu Vorbericht Seite 102 sowie Haushaltsplan Seite 82 ) Durch die gemeinsame Einführung mit der Stadt Nideggen werden sich erhebliche Einsparungen, z. B. im Bereich der Schulungen, ergeben. Ebenfalls war die Anschaffung eines neuen Servers im Haushalt 2018 berücksichtigt. Der von der gemeindlichen EDV Abteilung eingeplante Haushaltsansatz in Höhe von 15.000 € für die Erweiterung bzw. Erneuerung der EDV Anlage für das Rathaus (siehe Vorbericht Seite 113 sowie Haushaltsplan Seite 48) sieht 10.000 € für den Erwerb des neuen Servers vor. Der bisherige Server musste aus techn. Gründen (7 Jahre alt) ersetzt werden. Der monatliche Aufwand in Höhe von monatlich 691 € wird erst nach erfolgter Einrichtung des Systems fällig. Nach derzeitiger Prognose fallen diese Aufwendungen frühestens ab dem III. Quartal 2019 an. Der Entwurf des Haushaltsplans 2019 sieht hierfür einen entsprechenden Planansatz vor. 6. Fazit Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Umstellung von der klassischen Rechnungsbearbeitung auf Papier zum elektronischen Rechnungseingang und der elektronischen Verarbeitung (Rechnungseingangsworkflow) sinnvoll und notwendig aufgrund der Optimierung und der Vereinfachung des Arbeitsprozesses ist. Zudem sehen gesetzliche Vorgaben eine Umstellung vor, die rechtlich bindend ist. Mit Blick auf die immer schneller werdende Digitalisierung ist dies auch der richtige Weg, denn die Menge an elektronischen Daten wird markant steigen. Die Verwaltung empfiehlt daher, die Einführung des digitalen Rechnungseingangsworkflows von der Firma DATEV eG, zu beschließen, um somit die Voraussetzung zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (X-Rechnung) und das Dokumentenmanagement zu schaffen. 5