Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0304/WP17 öffentlich 30.08.2018 Frau Bläsius Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses gemeinsam mit dem Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft vom 05.07.2018 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 11.10.2018 Personal- und Verwaltungsausschuss Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses gemeinsam mit dem Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft vom 05.07.2018 (öffentlicher Teil). Anlage/n: Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses gemeinsam mit dem Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft vom 05.07.2018 (öffentlicher Teil). Vorlage FB 11/0304/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 27.09.2018 Seite: 1/1 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses gemeinsam mit dem Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft 13. August 2018 Sitzungstermin: Donnerstag, 05.07.2018 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 18:25 Uhr Ort, Raum: Sitzungssaal des Rates, Rathaus Anwesende: Ratsfrau Daniela Parting Ratsherr Karl Schultheis Ratsfrau Ellen Begolli Ratsfrau Lisa Lang Ratsherr Simon Adenauer Ratsherr Dieter Claßen Ratsfrau Elke Eschweiler Ratsfrau Fabia Kehren Ratsherr Rolf Kitt Ratsfrau Sigrid Moselage Ratsfrau Claudia Plum Ratsherr Michael Servos Ratsherr Michael Servos Vertretung für: Ratsfrau Sevgi Sakar Ratsfrau Melanie Astrid Seufert Vertretung für: Ratsherr Lars Lübben Ratsherr Marc Teuku «SINAME» Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 1/9 Herr Ludger Eickholt Herr Dr. Benjamin Fadavian Frau Katrin Feldmann Frau Maureen Fröhlich Integrationsrat Frau Jana Keller Vertretung für: Herrn Hans Keller Herr Holger Kiemes Vertretung für: Frau Annika Fohn Frau Ute Nußbaum Frau Petra Pütmann Herr Manfred Reinders Herr Dirk Szagunn Vertretung für: Herrn Thomas Buhr Herr Jörg Taufenbach Herr Dr. Rainer von Courbière Herr Tim Hildmann Frau Jana Keller Herr Karl Heinz Deutz Abwesende: Ratsherr Jörg Hans Lindemann entschuldigt Ratsherr Lars Lübben entschuldigt Ratsherr Kaj Neumann entschuldigt Ratsfrau Sevgi Sakar entschuldigt Herr Thomas Buhr entschuldigt Herr Stefan Dussin entschuldigt Frau Annika Fohn entschuldigt Herr Daniel Jokisch entschuldigt Herr Hans Keller entschuldigt Herr Ahmethicri Agirman entschuldigt Herr Georg Helg entschuldigt Herr Uwe Hittmeyer entschuldigt Herr Dr. Felix Kampel entschuldigt Herr Dr. Jens Jäger entschuldigt Herr Matthias Nick entschuldigt Frau Juliane Schlierkamp entschuldigt Herr Ralf Woelk entschuldigt PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 2/9 als Teilnehmer der Verwaltung: Herr Dieter Begaß FB 02 Herr Armin Bergstein FB 32 Herr Bernd Büttgens FB 13 Frau Roswitha Damen FB 01 / GSB Herr Norbert Dödtmann FB 11 Herr Berthold Hammers FB 11 Frau Dana Jakubowsky FB 02 / Ausbildung Frau Rita Klösges FB 13 Herr Dr. Markus Kremer Dez. V Herr Marc Neumann Dez. V Herr Wolfgang Pauels Dez. I / Referent Herr Sven Pennings FB 02 Herr Peter Sellung Dez. I / Referent Herr Prof. Dr. Manfred Sicking Dez. VI als Gast: Herr Clemens Mingels (CDU) Herr Axel Schwartz (FDP) als Schriftführerin: Frau Kerstin Bläsius PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 3/9 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Digitale Strategie der Stadt Aachen Vorlage: FB 11/0298/WP17 PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 4/9 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Frau Parting eröffnet um 17:00 Uhr die öffentliche Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Anträge auf Änderung bzw. Ergänzung der Tagesordnung werden nicht gestellt. Die Ausschussmitglieder beschließen die bestehende Tagesordnung einstimmig. zu 2 Digitale Strategie der Stadt Aachen Vorlage: FB 11/0298/WP17 Einleitend erläutert Herr Dr. Kremer, dass Herr Begaß und Herr Dödtmann gemeinsam zur Abrundung der mit der Vorlage versandten Verschriftlichung der Digitalen Strategie der Stadt Aachen mit dem Titel „Aachen digitalisiert!“ in Form einer Präsentation noch einmal auf die wesentlichen Ziele und die bestehenden Arbeitsfelder der Umsetzung der Strategie eingingen. Die erarbeitete Strategie sei als strategische Grundlage zur Weiterentwicklung durch Fachverwaltung und Politik zu sehen. Sie stelle ein dynamisches Abbild der Arbeitsfelder bzw. eine Handlungsleitlinie dar und erhebe zum jetzigen Zeitpunkt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Zudem schaffe man mit ihr die Basis zur Möglichkeit des Fördermittelabrufs. Aktuell gebe es zwei übergeordnete Themenbereiche. Hierbei handele es sich um die Bereiche eGovernment und Digitale Stadtentwicklung / Smart City. Der Wirkungsbereich des Oberbürgermeisters erhalte in diesem Kontext insbesondere eine fachliche Unterstützung durch das Informations- und Kommunikationsmanagement und das Organisationsmanagement des Fachbereichs Personal und Organisation (FB11), durch den Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft und Europa (FB 02) sowie den Fachbereichs Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61). Herr Dödtmann und Herr Begaß führen durch die Präsentation und stellen -der Vorlage entsprechendnachfolgend sowohl die verwaltungsinternen als auch die über die Stadtverwaltung hinausgehenden Ziele der Digitalisierung unter Aufführung der daraus schwerpunktmäßig entwickelten bzw. resultierenden Arbeitsfelder vor. Abschließend verweist Herr Dr. Kremer auf die ebenfalls bereits vorliegende Darstellung der realistischen Zeitabläufe in Form einer Roadmap, welche zur Messung des Fortschritts herangezogen würde. Die heutige politische Beschlussfassung lege den Grundstein, die Chancen, die die Digitalisierung der Stadt Aachen biete, zu ergreifen und kontinuierlich umzusetzen. Im Anschluss an die Präsentation spricht Herr Schultheis seinen Dank für die Vorträge aus. Herr Servos bedankt sich ebenfalls für die Präsentation. Digitalisierung als solche könne nie konfliktfrei eingeführt bzw. umgesetzt werden. Es sei daher von wesentlicher Bedeutung, dass alle (Bürger- und Mitarbeiterschaft) aktiv an der Mitgestaltung des Digitalisierungsprozesses beteiligt würden. Das Strategiepapier sehe er sowohl als hervorragende Grundlage für den kurzfristigen Fördermittelabruf als auch als Handlungsleitlinie für die nächsten Jahre. Zudem beeindrucke ihn die inhaltliche Vielfalt der Strategie, welche in der Kürze der Zeit erarbeitet wurde. Hier befinde er im Besonderen die Zusammenführung beider Stränge (verwaltungsinterne und externe Prozesse) als sehr gut und sinnvoll. Die Verwaltung stehe nun vor der Herausforderung -in einem sehr ambitionierten Zeitplan- anders zu arbeiten, als sie es bisher gewohnt gewesen sei. Auch als Politik müsse man es nun schaffen, bisherige PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 5/9 Denkweisen aufzubrechen bzw. zu verändern, um so eine möglichst breite öffentliche digitale Transformation erzielen zu können. Hier sehe er Herrn Pauels in verantwortlicher Koordinationsrolle. Herr Servos führt weiter aus, dass das durch seine Fraktion für die Bürgerinnen und Bürger eingerichtete Online-Beteiligungsportal bereits gute Vorschläge hervorgebracht habe. Er wünsche sich daher als nächsten Schritt zum einen die Schaffung einer Möglichkeit, die eine Beteiligung eines jeden zulässt und zum anderen eine Beteiligung über alle Ausschüsse. Darüber hinaus hege er den Wunsch, dass man bereits heute schon die Visionen für die Jahre 2030/2040/2050 in und für alle/n Bereiche/n durchdekliniere. Auch für diese Zeitstränge müssten bereits heute Leitlinien erarbeitet und gesetzt werden. Herr Adenauer spricht der Verwaltung ebenso seinen Dank aus. Digitalisierung sei ein Querschnittsthema. Daher sehe er die gemeinsame Sitzung der beiden Ausschüsse -auch im Hinblick auf die zum Teil miteinander verwobenen internen und externen Zielsetzungen- als sehr sinnvoll an. In Teilbereichen fehle ihm das Aufgabenfeld der Stadtentwicklung; einen eingehenderen Einbezug der Fachbereichsleitung des Fachbereichs Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61) hielte er hier für zielführend. Seiner Einschätzung nach müssten daher im endgültigen Konzept in verschiedenen Teilbereichen die entsprechenden Potentiale noch vertieft werden. Insgesamt freue er sich auf die weitere Entwicklung des Themenfeldes. Herr von Courbière bedankt sich für die Vorlage und die Vorträge. Seine Fraktion habe bereits vor 2 Jahren thematisch anknüpfende Ratsanträge gestellt. Mit Verweis auf eine Studie zur Qualitätsbewertung merkt er an, dass es unter 20 Kriterien zur Bewertung der Qualität 2 zentrale Erfolgsfaktoren gebe. Bezugnehmend auf den Digitalisierungsprozess gehe es zunächst darum, eine Strategie zu entwickeln; diese liege nun vor. Der zweite Garant liege darin, den Stellenwert des Themenkomplexes sehr hoch anzusiedeln; ihn quasi -wie im Strategiepapier festgelegt- zur „Chefsache“ zu machen. Seine Fraktion habe jedoch hohe Zweifel, inwieweit die in der Strategie aufgezeichnete Struktur auch tatsächlich zukünftig so gelebt werde. Dies müsse sich noch zeigen. Dem Beschluss jedoch wolle seine Fraktion am heutigen Tag zustimmen. Herr Pilgram erläutert, dass auch seine Fraktion im Vorfeld bereits ein gutes Dutzend themenbezogene Ratsanträge gestellt habe. Persönlich habe er ein großes Interesse an den Themenfeldern Shopping lab und G5-Wettbewerb. Er führt weiter aus, dass er die heutige Vorstellung der Verwaltung als solide Arbeit ansehe. Es werde grundsätzlich sehr vieles abgebildet, was bereits Standard sei. Dies zeige sich im Besonderen im ersten Teil der Präsentation; hier seien andere bereits weiter. Beispielhaft führe er hier die Einbringungsmöglichkeit von Bürgerinnen und Bürgern über das städtische Serviceportal an. Wie sehe es mit der Nutzerzufriedenheit des Portals aus? Die Verwaltung müsse dringend sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit schaffen, das Portal bewerten zu können. Wichtig sei darüber hinaus, dass die Verwaltung das Themenfeld mit all seinen Möglichkeiten und Konsequenzen intensiv in die Öffentlichkeit kommuniziere. Zudem sei es ihm in diesem Zusammenhang auch noch einmal wichtig darauf hinzuweisen, dass die angekündigte strategische Fortentwicklung des Ratsinformationssystems immer noch nicht umgesetzt sei. Den zweiten Teil der Präsentation halte er für visionär und spannend. Es gelte Meilensteine zu setzen; was hat man bisher erreicht? Herr Taufenbach betont, dass die Zielsetzung sein müsse, die Technik für den Menschen einzusetzen. Bei dem Gedanken an -beispielsweise Autonomes Fahren- hege er jedoch in dieser Hinsicht große PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 6/9 Zweifel. Grundsätzlich sei in diesem Kontext das Thema Arbeitsplätze noch lange nicht ausdiskutiert. Seiner Einschätzung nach könnten sich die Menschen im Rahmen des Digitalisierungsprozesses zu wenig einbringen. Auch die Möglichkeit, eine ablehnende Haltung zu Handlungsfeldern zu artikulieren, sei nicht gegeben. Zur Erhöhung der Akzeptanz gelte es daher Modelle zu entwickeln, die für alle Menschen tragbar und umsetzbar seien. Das Themenfeld Datenschutz halte er in der Strategie für unterentwickelt; wie beabsichtige die Verwaltung damit umzugehen? Frau Eschweiler begrüßt die Zusammenführung der beiden Ausschüsse in der heutigen Sitzung. Der Themenkomplex stehe ja nicht zum ersten Mal auf der Tagesordnung. Die grundlegende Problematisierung im Umgang mit der vorliegenden Digitalisierungsstrategie empfinde sie sehr negativ. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung hätten eine hervorragende Arbeit geleistet. Dies spiegle sich insbesondere auch in der ausgearbeiteten Roadmap wider. Sie möchte an dieser Stelle der Verwaltung diesbezüglich ihren Dank aussprechen. Mit Bezug auf das Serviceportal merkt sie an, dass ca. 60.000 registrierte Nutzerinnen und Nutzer dafür sprächen, dass die Bürgerinnen und Bürger das Portal bereits angenommen hätten. Natürlich stehe außer Frage, dass es noch viele Komponenten gebe, welche man verbessern könnte bzw. auch sollte. Die Koordination der Umsetzung und der Weiterentwicklung der Digitalen Strategie durch einen Chief Digital Officer (CDO) halte sie für richtig. Insgesamt sehe sie den Digitalisierungsprozess in guten Händen. Sie freue sich auf die weitere Entwicklung und plädiere für eine breite politische Unterstützung. Frau Kehren merkt an, dass sie über die fachübergreifende Digitale Strategie sehr erfreut sei. Zudem stimme es sie positiv, dass die Verwaltung den Themenkomplex nun ganzheitlich angehe. Auch sie mahnt an, dass die Bürgerinnen und Bürger mehr mitgenommen werden müssten. Resümierend sei es jedoch nun die Aufgabe der Politik, hinter der Strategie zu stehen. Herr Teuku führt aus, dass er den digitalHUB -obwohl es ein sehr schönes Projekt sei- mit Skepsis sehe. Zudem fehle ihm das Arbeitsfeld der digitalen Bildung. Er erkundigt sich, inwieweit entsprechende Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geplant seien. Des Weiteren möchte er wissen, wie es um den Sachstand bei der Nutzbarmachung bzw. Verlegung von Leerrohren im Rahmen des Breitbandausbaus stehe. Herr Dr. Kremer erläutert, dass man mit den Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits begonnen habe und diese selbstverständlich fortführen werde. Zudem werde in Zusammenarbeit mit dem Studieninstitut im Rahmen eines neuen Ausbildungskonzeptes EGovernment bereits als Unterrichtsfach angeboten und auch an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung werde der besondere Zweig der Verwaltungsinformatik eingeführt. Insgesamt sei die Verwaltung in diesem Segment gut aufgestellt. Bei Interesse könne das Gesamtkonzept gerne einmal vorgestellt werden. Frau Fröhlich merkt an, dass man im Rahmen der Partizipation die Qualifizierung aller Berufsgruppen umgehend angehen müsse. Sie stelle sich die Frage, ob nach dem Transformationsprozess tatsächlich noch für alle, die arbeiten müssten, auch noch eine Arbeit da sei. Ebenso hinterfrage sie, inwieweit die allgemeinen Daten geschützt seien und auch zukünftig eine hohe Sicherheit gewährleistet werden könne. Frau Begolli erläutert -bezugnehmend auf die Einlassung von Frau Eschweiler-, dass sie diese in Gänze nicht unkommentiert lassen könne. Die bisher geäußerte Kritik sei keinesfalls an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung gerichtet, sondern gelte den eigenen politischen Reihen. Ihrer Meinung nach gehe es vielmehr um grundsätzliche ethische Fragen, welche im Raum stünden. Wer beispielsweise PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 7/9 bezahle in diesem System den Lebensabend für uns alle? Digitalisierung stelle eine technische Revolution dar; es müssten daher Fragen gestellt und entsprechende Antworten gefunden werden. Herr Servos hebt hervor, dass die gerade geführte Debatte bereits seit 10 Jahren hätte geführt werden müssen, aus politischer Sicht habe man sich einfach nicht früh genug diesem anstehenden Prozess gewidmet. Das städtische IT-Management habe bei dem Thema Digitalisierung seit Jahren gegen Windmühlen gekämpft. Von wesentlicher Bedeutung sei nun, dass aktuell die Möglichkeit genutzt werde, einen großen Bevölkerungsanteil für das Thema Digitalisierung zu interessieren und entsprechend einzubinden bzw. mitzunehmen. Nachdem die Koordination der Zuständigkeiten und Maßnahmen im Rahmen der „Digitalen Strategie“ auf Hinwirkung der Leitung des Dezernates V im Büro des Oberbürgermeisters erfolgten, müsse das Thema natürlich nun auch seitens der Politik angegangen werden. Es gelte an dieser Stelle die Diskussionsinhalte zu differenzieren und die nächsten wichtigsten und naheliegendsten Maßnahmen entsprechend in die Wege zu leiten. Herr Teuku erkundigt sich, inwieweit die derzeitige personelle Ausstattung im IT-Bereich zur Bearbeitung des anstehenden Digitalisierungsprojektes ausreichend sei. Zudem erbitte er sich nochmals eine Auskunft zum Sachstand der Nutzbarmachung bzw. Verlegung von Leerrohren im Rahmen des Breitbandausbaus und auch die weitere städtische Ausrichtung zu OPEN DATA sei für ihn von Interesse. Herr Dr. Kremer führt aus, dass -wie bereits angekündigt - kurzfristig eine personelle Aufstockung erfolge. Eine unterjährige Einrichtung sei mit Beschlussfassung in der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses im Oktober dieses Jahres möglich. Selbstverständlich trage man im Einvernehmen mit dem Verwaltungsvorstand dafür Sorge, dass avisierte Ziele nicht durch mangelndes Personal gefährdet würden. Entsprechend seien vertretbare Rahmenbedingungen geschaffen worden. Herr Dödtmann berichtet, dass die Stadt Aachen die Entscheidung getroffen habe, sich weiterhin intensiv mit OPEN DATA zu beschäftigen und damit einhergehend die Bestände kontinuierlich auszubauen. Ziel der Stadt sei es, ein gutes Umfeld für digitale Dienstleistungen zu bieten. Eine zentrale Erreichbarkeit über eine entsprechende E-Mailadresse sei zwischenzeitlich eingerichtet worden. Herr Begaß erläutert ergänzend, dass man das Thema Breitband bekanntlich bereits wiederholt diskutiert habe. Die Koordination des Breitbandausbaus in Aachen sei dem Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft und Europa übertragen worden. Die weitere Intensivierung bzw. der Ausbaus des Breitbandnetzes falle in das Aufgabenspektrum des städtischen Breitbandkoordinators. Die Wiederbesetzung der Stelle erwarte er zum 01.10.2018 spätestens jedoch 01.11.2018. Frau Lang unterstreicht den Wortbeitrag von Frau Begolli dahingehend, dass die ausgesprochene Kritik nicht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt gelte. Sie hoffe, dass das Serviceportal tatsächlich eine Weiterentwicklung erfahre. Zudem erkundigt sie sich, inwieweit der bisherige Arbeitskreis bestehen bliebe? Herr Schultheis bestätigt eine Weiterführung des Arbeitskreises. Frau Eschweiler sieht in der Weiterführung des Arbeitskreises auch eine Selbstverständlichkeit. Sie gehe davon aus, dass die Digitalisierung grundsätzlich -wie in Teilen in der Personalgewinnungsstrategie bereits aufgeführt- eine grundlegende Erleichterung der Verwaltungsarbeit mit sich bringe. Insgesamt befinde man sich auf einem guten Weg. Abschließend spricht Herr Schultheis allen Beteiligten seinen Dank aus. Es sei eine sehr gute Arbeit geleistet worden. Der Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft werde den Prozess auch weiterhin begleiten. PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 8/9 Die Präsentation ist als Anlage in Allris hinterlegt. Aufgrund ihres Umfanges wird sie jedoch dem Druckexemplar der Niederschrift nicht beigefügt, sondern den Mitgliedern des Ausschusses per GroupWise übersandt. Der Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft und der Personal- und Verwaltungsausschuss beschießen in separater Abstimmung jeweils einstimmig. Beschluss: Der Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft empfiehlt auf Vorschlag des Oberbürgermeisters dem Rat der Stadt Aachen, das Strategiepapier „Aachen digitalisiert! - Digitale Strategie der Stadt Aachen“ zu beschließen. Er empfiehlt außerdem eine weitere Beratung in allen Fachausschüssen. Des Weiteren empfiehlt er, die Verwaltung zu ermächtigen, von der Digitalisierungsstrategie umfasste Maßnahmen (insbesondere der Roadmap) im Rahmen der zur Verfügung stehenden Förder- und Haushaltsmittel umzusetzen. Der Personal- und Verwaltungsausschuss empfiehlt auf Vorschlag des Oberbürgermeisters dem Rat der Stadt Aachen, das Strategiepapier „Aachen digitalisiert! - Digitale Strategie der Stadt Aachen“ zu beschließen. Er empfiehlt außerdem eine weitere Beratung in allen Fachausschüssen. Des Weiteren empfiehlt er, die Verwaltung zu ermächtigen, von der Digitalisierungsstrategie umfasste Maßnahmen (insbesondere der Roadmap) im Rahmen der zur Verfügung stehenden Förder- und Haushaltsmittel umzusetzen. Herr Schultheis schließt die Sitzung um 18:25. Daniela Parting Ausschussvorsitzende Karl Schultheis Ausschussvorsitzender Kerstin Bläsius Schriftführerin gesehen: Marcel Philipp Oberbürgermeister PVA/36/WP.17 Ausdruck vom: 13.08.2018 Seite: 9/9