Mitteilungsvorlage (Sachstandsbericht zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO))

Vorlage Nr.: 297/2018 Erstellt am: 08.10.2018 Aktenzeichen: 30 10 – 76/17 Mitteilungsvorlage Gremium TOP Haupt- und Finanzausschuss ö. Sitzung X nö. Sitzung Termin 30.10.2018 Betreff Sachstandsbericht zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) Mitteilung Anfrage der Fraktion Bürgerverein vom 18.09.2018 (Anlage) - Sachstandsbericht zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung Anknüpfend an den letzten Sachbericht am 24.04.2018 zeigt sich weiterhin, dass die Umsetzung der Vorgaben der DSGVO erheblichen Aufwand erfordert. Um die europarechtlichen Anforderungen in der Verwaltung zu implementieren, hat die Verwaltung ein interdisziplinäres Projektteam zur Unterstützung der Ämter/Stabsstellen bei der rechtlichen, organisatorischen und technischen Umsetzung zusammengestellt. Die bisherigen Umsetzungsschritte sind im Wesentlichen folgende: - Erlass einer Dienstanweisung Datenschutz und Informationsfreiheit für die Stadtverwaltung Pulheim, die u.a. den Umgang mit personenbezogenen Daten, die Gewährung von Informationszugang und die Verantwortlichkeiten regelt. - Implementierung der zentralen Datenschutzerklärung auf der Homepage der Stadt. - Bereitstellung grundlegender bereichsspezifischer Informationen gem. Art. 13 DS-GVO zur Datenverarbeitung im Jugendamt, im Einwohnermeldeamt, im Bereich der Kindertagesstätten, bei Bewerbungen um städtische Stellen, im Bereich des Beschäftigtendatenschutzes, bei Videoüberwachungen. - Durchführung einer zentralen Informationsveranstaltung für die Amtsleiterinnen und Amtsleiter sowie Stabsstellen zur DS-GVO. - Das Projektteam hat Muster zu den Informationspflichten und der Datenverarbeitung auf Grundlage von Einverständniserklärungen erstellt und den Fachdienststellen zur Verfügung gestellt. - Muster zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wurden entwickelt und den Fachdienststellen zur Verfügung gestellt. Diese sind nach und nach von den Fachdienststellen auszufüllen und treten an die Stelle der alten Verfahrensverzeichnisse. Vorlage Nr.: 297/2018 . Seite 2 / 2 - Es finden wöchentliche Jour Fixe des Projektteams zur Beantwortung datenschutzrechtlicher Anfragen statt. Die Implementierungsphase wird angesichts der Fülle der neuen Umsetzungsaufgaben beim Datenschutz noch einige Monate andauern. U. a. sind folgende Aufgabenbereiche zu erfüllen: - Festlegung und Umsetzung von Standards zum Umgang mit Beschäftigten- und Bewerberdaten, - Einleitung und Umsetzung von Maßnahmen zu einer datenschutzkonformen Auftragsverarbeitung, - Entwicklung eines umfassenden Konzepts zur Datensicherheit und Datenschutz in der Verwaltung, u. a. einschließlich der Themen verschlüsselte Kommunikation und öffentliche Videoüberwachung, - Implementierung von Verfahren zur Datenschutzfolgeschutzabschätzung, - Umfassende Einzelmaßnahmen zur Erfüllung und Dokumentation der Einhaltung von Informations- und Transparenzpflichten, - Maßnahmen zur Gewährleistung der „Betroffenenrechte“ der Bürgerinnen und Bürger (Recht auf Auskunft, Berichtigung und Lösung), - Implementierung von Standards zum Umgang mit Datenschutzverletzungen und der Meldung an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI), - Festlegung und Umsetzung von Standards zur gesetzlich geforderten Datenschutz-Dokumentation im Rahmen von Verarbeitungsverzeichnissen, - Fachspezifische Unterstützung, z. B. im Sozialdatenschutz. Hierbei ist zu den Verantwortungsstrukturen folgendes zu beachten: Der Bürgermeister verantwortet den Datenschutz, die Umsetzung erfolgt in den Dienststellen, d.h. durch die Leitungen der Ämter und Stabstellen (Umsetzung und Kontrolle) und die einzelnen zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Umsetzung). Der Datenschutzbeauftragte dagegen hat nicht mehr die „Hinwirkungsfunktion“ des alten Rechts; er hat nicht den Datenschutz zu gewährleisten, sondern (lediglich) eine Beratungs- und Kontrollfunktion. Im Zuge der ständigen Professionalisierung und Beschäftigung mit den detaillierten fachspezifischen Anforderungen angesichts der DS-GVO ist zudem davon auszugehen, dass sich weitere – bislang ggf. noch nicht identifizierte – Anforderungsfelder im Zusammenhang mit dem Datenschutz ergeben. Es ist schon jetzt absehbar, dass die DatenschutzUmsetzung innerhalb der Verwaltung auch langfristig organisatorisch und technisch vorbereitet werden muss (z.B. durch die Fixierung von Standards, Erarbeitung von Praxishilfen, Dokumentationsformularen etc.) sowie fachlich intensiv begleitet und unterstützt werden muss. Zentrale „Daueraufgaben“ sind u.a. regelmäßige Sensibilisierungsmaßnahmen im Bereich des Datenschutzes in Richtung aller zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die stetige fachliche Vermittlung und Beratung (z. B. Informationsveranstaltungen, Workshops, Einzelberatung zu allgemeinen und fachspezifischen Anforderungen).