Beschlussvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes)

Vorlage Nr.: 303/2018 Erstellt am: 10.10.2018 Aktenzeichen: I/001 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss X nö. Sitzung Termin 30.10.2018 Betreff Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen X ja nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja X nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) ca. 60.000 € — im Haushalt des laufenden Jahres ca. 60.000 € — in den Haushalten der folgenden Jahre € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): X ja nein Vorlage Nr.: 303/2018 . Seite 2 / 2 Beschlussvorschlag Der HFA nimmt die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes und die Beschaffung des erforderlichen technischen Equipments (Tablets) gemäß den Erläuterungen zustimmend zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung, die Geschäftsordnung des Rates entsprechend zu ändern. Erläuterungen Auf der Grundlage der GPA-Untersuchung zu Konsolidierungspotentialen hat der Rat am 20.12.2016 beschlossen, verschiedene Maßnahmen umzusetzen, u. a. die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes (Vorlage 236/2016 – 1. Erg.). Wie im Controllingbericht zu Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen in der Ratssitzung am 10.07.2018 dargestellt, ist beabsichtigt, den Ratsmitgliedern und den ordentlichen Ausschussmitgliedern seitens der Verwaltung jeweils ein mobiles Endgerät zur Verfügung zu stellen. Geplant ist die Einführung bis Ende 2018 (s. Vorlage 167/2018, Anlage I, lfde. Nr. 1). Unter der Voraussetzung, dass nur Ratsmitglieder und ordentliche Ausschussmitglieder ein Gerät erhalten sollen 180 Geräte beschafft werden: 56 144 58 32 6 Ratsmitglieder Sachkundige Bürger/innen, Einwohner/innen, sonstige Ausschussmitglieder (davon nur in stellvertretender Funktion) Verwaltung Reserve Im Vertretungsfall soll das Gerät von den ordentlichen Mitgliedern oder über die Fraktionsgeschäftsstellen weitergegeben werden. Entsprechende Regelungen sollen in die Geschäftsordnung aufgenommen werden. Die Änderung ist für die Sitzungsfolge HFA 04.12.2018 / Rat 18.12.2018 vorgesehen. Im Haushalt 2018 stehen für die Anschaffung von mobilen Endgeräten 60.000 € zur Verfügung. Zur Geräteauswahl wird auf die nichtöffentliche Anlage verwiesen. Sobald die Geräte einsatzbereit sind (Softwareinstallation etc.) sollen Ausgabe und Schulungen erfolgen. Geplant ist der Einsatz im ersten Quartal 2019.