Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Fachbereich Rechnungsprüfung Beteiligte Dienststelle/n: FB 14/0192/WP17 öffentlich 05.11.2018 Herr Ludwig, FB 14 Änderung der Rechnungsprüfungsordnung Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 29.11.2018 12.12.2018 Rechnungsprüfungsausschuss Rat der Stadt Aachen Anhörung/Empfehlung Entscheidung Beschlussvorschlag: Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss: Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die geänderte Rechnungsprüfungsordnung zur Kenntnis. Er empfiehlt dem Rat der Stadt, die geänderte Rechnungsprüfungsordnung zu beschließen. Beschlussvorschlag für den Rat: Der Rat der Stadt beschließt die Änderung der Rechnungsprüfungsordnung mit Wirkung zum 01.01.2019 (Emmerich) Vorlage FB 14/0192/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 1/3 Finanzielle Auswirkungen JA NEIN X Investive Ansatz Auswirkungen 20xx Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx Gesamt- Gesamtbedarf (alt) 20xx ff. bedarf (neu) Einzahlungen 0 0 0 0 0 0 Auszahlungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 + Verbesserung / 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden - Verschlechterung konsumtive Ansatz Auswirkungen 20xx Ertrag Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx 20xx ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Abschreibungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden Vorlage FB 14/0192/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 2/3 Erläuterungen: Mit dem Runderlass des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung vom 28.08.2018 und der Veröffentlichung im Ministerialblatt: (Ministerialblatt (MBl. NRW.) Ausgabe 2018 Nr. 22 vom 11.9.2018 Seite 479 bis 502) wurde die Umsetzung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) eingeführt. Damit wurde eine Anpassung der Rechnungsprüfungsordnung (RPO) nötig, da die bisherige Fassung noch auf der Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) basierte. Diese wurde im Unterschwellenbereich abgelöst durch die UVgO. Der zuvor genannte Runderlass trat am 15.09.2018 in Kraft und tritt am 31.12.2024 außer Kraft. Darüber hinaus wurden neben einigen redaktionellen Änderungen die Möglichkeit des Abschlusses von Kooperationsvereinbarungen mit anderen Kommunen zur Durchführung von Aufgaben gegen Kostenerstattung gem. Entgeltordnung der Rechnungsprüfung aufgenommen. Ergänzend werden Vergaben nach UVgO künftig ab 5.000 Euro netto (Bisher 6.000 Euro) der Rechnungsprüfung vorzulegen sein. Damit erfolgt eine betragliche Angleichung an die neu zu beachtenden Grenze des Direktkaufes. Die geänderte RPO ist als Synopse dieser Vorlage beigefügt. Anlage/n: - Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen und Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung (Stand 01.01.2019) + Synopse Vorlage FB 14/0192/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 3/3 Fachbereich Rechnungsprüfung Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen und Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen Stand 01.01.2019 2 Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen Für die Durchführung der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der aktuellen Fassung, hat der Rat der Stadt Aachen am __________ folgende neue Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: §1 Aufgabe und Verfahren des Rechnungsprüfungsausschusses (1) Die Aufgaben des Rechnungsprüfungsausschusses bestimmen sich nach §§ 59 (3), 101 und 105 (5) GO NRW einschließlich der hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften und nach dieser Rechnungsprüfungsordnung. (2) Vorlagen an den Rechnungsprüfungsausschuss werden von der Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung unterschrieben. (3) Der Rechnungsprüfungsausschuss tritt zusammen, wenn es die Geschäfte erfordern. Zu den Sitzungen lädt der/die Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses ein. Im Übrigen gilt die Geschäftsordnung für den Rat und die Bezirksvertretungen der Stadt Aachen und die Ratsausschüsse in der jeweils gültigen Fassung sinngemäß. (4) Zu Beginn einer Wahlperiode bestellt der Rechnungsprüfungsausschuss auf Vorschlag der Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung eine/n Mitarbeiter/in des Fachbereiches Rechnungsprüfung zum/zur Schriftführer/in und eine/n weitere/n Mitarbeiter/in zum/zur stellvertretenden Schriftführer/in. (5) Die Sitzungsniederschrift wird von dem/der Ausschussvorsitzenden und vom/von der Schriftführer/in unterzeichnet sowie vom/von der Oberbürgermeister/in mit einem Sichtvermerk versehen. 3 §2 Stellung des Fachbereiches Rechnungsprüfung (1) Die Stadt Aachen unterhält einen Fachbereich Rechnungsprüfung. (2) Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt. Er ist von fachlichen Weisungen frei. (3) Der/Die Oberbürgermeister/in ist Dienstvorgesetzte/r der Dienstkräfte des Fachbereiches Rechnungsprüfung. (4) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist der Fachbereich Rechnungsprüfung nur Recht und Gesetz unterworfen. §3 Zusammensetzung des Fachbereiches Rechnungsprüfung (1) Der Fachbereich Rechnungsprüfung besteht aus der Leitung, den Prüfern/innen und sonstigen Dienstkräften. (2) Die Leitung und die Prüfer/innen des Fachbereiches Rechnungsprüfung werden vom Rat bestellt und abberufen. (3) Die Leitung und die Prüfer/innen müssen persönlich und fachlich für die Aufgaben des Fachbereiches Rechnungsprüfung geeignet sein und über die erforderlichen Rechts- und Verwaltungskenntnisse verfügen; insbesondere müssen sie die für die Durchführung ihrer Prüftätigkeit erforderlichen Kenntnisse auf organisatorischem, verwaltungsrechtlichem, haushaltsrechtlichem, betriebswirtschaftlichem und/oder technischem Gebiet sowie auf dem Gebiet der Informationstechnologie (IT) besitzen. §4 Aufgaben des Fachbereiches Rechnungsprüfung (1) Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat folgende durch Gesetz übertragene Aufgaben: a) die Prüfung des Jahresabschlusses (§§101, 103 GO NRW), 4 b) die Prüfung der Jahresabschlüsse der in § 97 Abs.1 Nr. 1, 2 und 4 benannten Sondervermögen, c) die Prüfung des Gesamtabschlusses, d) die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses, e) die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Stadt und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Prüfungen, f) bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DVBuchführung) der Stadt und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung, g) die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß § 100 (4) der Landeshaushaltsordnung, h) die Prüfung von Vergaben, i) die Wahrnehmung der Aufgaben nach den §§ 12 und 13 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes. (2) Der Rat überträgt dem Fachbereich Rechnungsprüfung aufgrund des § 103 (2) GO NRW folgende weitere Aufgaben: a) die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände, b) die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, c) die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Sondervermögen (§ 97 GO NRW), wobei auf die Jahresabschlussprüfung nach § 106 GO NRW mit abzustellen ist, d) die Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gemäß § 114 a GO NRW, e) die Prüfung der Kassen-, Buch- und Betriebsführung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei Hingabe eines Darlehens/Zuschusses oder sonst vorbehalten hat, f) die Prüfung von Kosten- und Leistungsrechnungen, g) die Prüfung von Architekten- und Ingenieurverträgen, h) die technisch-wirtschaftliche Prüfung von Plänen und Kostenberechnungen bei Investitionen (§ 14 Gemeindehaushaltsverordnung) sowie die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen, i) die Mitwirkung bei der Aufklärung von Fehlbeständen am Vermögen der Stadt ohne Rücksicht auf Art und Entstehungsgrund, j) die gutachtliche Stellungnahme zu beabsichtigten wichtigen organisatorischen Änderungen und wesentlichen Neueinrichtungen auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassenund Rechnungswesens, 5 k) die gutachtliche Stellungnahme zur Einführung, zu wesentlichen Änderungen und zum wirtschaftlichen Einsatz der Informationstechnologie. l) Die Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung ist berechtigt, die Prüfung von Kassenanordnungen vor ihrer Zuleitung an die Kasse (Visakontrolle) anzuordnen. (3) Der Fachbereich Rechnungsprüfung kann auf Antrag Prüfungen durchführen, soweit im Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung vorgesehen (z.B. von Verwendungsnachweisen, die bei EU-Mitteln erforderlich sind, oder Jahresabschlüssen bei kleinen Kapitalgesellschaften, wenn die Bezirksregierung die nur in diesen Fällen mögliche Befreiung von der Prüfverpflichtung durch einen Wirtschaftsprüfer erteilt hat), oder sofern diese im Wege einer interkommunalen Kooperation bzw. gegen Kostenerstattung gem. Entgeltordnung erbracht werden. (4) Wenn dringende dienstliche Gründe es erfordern, ist die Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung ermächtigt, hinsichtlich Art und Umfang der ihm durch Abs. 1 gesetzlich bzw. Abs. 2 vom Rat übertragenen Aufgaben vorübergehend Einschränkungen anzuordnen. Ein dringender dienstlicher Grund liegt insbesondere vor, wenn vom Rat, Rechnungsprüfungsausschuss oder Oberbürgermeister erteilte Prüfaufträge einen erheblichen Personaleinsatz erfordern. Soweit hierdurch keine gesetzlichen Vorschriften verletzt werden, können auch einzelne der in Abs. 2 genannten Aufgaben von der Prüfung vorübergehend ausgenommen werden. §5 Befugnis zur Erteilung von Prüfaufträgen an den Fachbereich Rechnungsprüfung (1) Der Rat der Stadt kann dem Fachbereich Rechnungsprüfung Prüfaufträge erteilen. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuss kann im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgabe dem Fachbereich Rechnungsprüfung Prüfaufträge erteilen. (3) Der Oberbürgermeister kann innerhalb seines Amtsbereiches unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss dem Fachbereich Rechnungsprüfung Aufträge zu Prüfungen erteilen (§ 103 Abs. 3 GO NRW). 6 §6 Befugnisse des Fachbereiches Rechnungsprüfung (1) Die Prüfer/innen können für die Durchführung ihrer Prüfung Aufklärung und Nachweise verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind. Die Prüfer/innen haben diese Rechte auch gegenüber den Abschlussprüfern der verselbständigten Aufgabenbereiche (§ 103 Abs. 4 GO NRW). Dazu gehört, dass städtische Fachbereiche und Betriebe sowie die Vorstände der einer Prüfung unterliegenden Gesellschaft, Anstalt, Stiftung oder anderen Vereinigung und Einrichtung den Zutritt zu allen Diensträumen, das Öffnen von Behältern usw. und die Vorlage, Aushändigung und Einsendung von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen, dazu gehört u.a. die Vorlage der Zwischen- und Jahresabschlüsse, der Geschäfts- und Prüfungsberichte sowie der Niederschriften über Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsratssitzungen u.ä., sowie den Zugang zu Einrichtungen der Informationstechnik (Hardware, Software und gespeicherte Informationen) gewähren bzw. durchführen, soweit gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. (2) Die Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung ist verpflichtet, an den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses und berechtigt, an den Sitzungen des Rates, des Haupt- und Finanzausschusses teilzunehmen bzw. sich durch ihre/n Stellvertreter/in vertreten zu lassen. Sie ist berechtigt, an den Sitzungen aller übrigen Ausschüsse und der Bezirksvertretungen teilzunehmen oder sich vom/von der zuständigen Fachprüfer/in vertreten zu lassen. §7 Mitteilungspflichten gegenüber dem Fachbereich Rechnungsprüfung (1) Der Fachbereich Rechnungsprüfung eigenbetriebsähnlichen ist von der Einrichtungen/Eigenbetrieben betroffenen Dienststelle, unverzüglich von den allen Unregelmäßigkeiten, die festgestellt oder vermutet werden, unter Darlegung des Sachverhaltes zu unterrichten. Gleichzeitig sind die vorgesetzten Stellen, insbesondere die Dezernenten, durch die betreffenden Dienststellen zu informieren. Das Gleiche gilt für alle Verluste durch Diebstahl, Unterschlagung usw. sowie für Kassendifferenzen, die einen Betrag von 10,00 Euro übersteigen. Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist unverzüglich von schwerwiegenden Störungen im Bereich der Informationsverarbeitung zu unterrichten. Als schwerwiegend gelten insbesondere Ereignisse, die einen ordnungsgemäßen Ablauf von Anwenderprogrammen für die Dauer von mehr als fünf Stunden verhindern oder nachhaltig beeinträchtigen oder von grundsätzlicher Bedeutung für die Sicherheit und/oder den Ablauf der Informationsverarbeitung der Stadt Aachen sind. 7 (2) Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist von der Absicht, wichtige Änderungen auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens vorzunehmen, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass eine gutachtliche Stellungnahme vor der Umsetzung möglich ist. Dies gilt insbesondere bei der Einführung oder Änderung von Verfahren mit Einsatz der Informationstechnologie. Wesentliche Änderungen in der Organisation der Verwaltung sind dem Fachbereich Rechnungsprüfung mitzuteilen. (3) Bei der Entwicklung oder Beschaffung von IT-Programmen im Bereich der Haushaltswirtschaft ist der Fachbereich Rechnungsprüfung so rechtzeitig einzubeziehen, dass die Programme vor ihrem Einsatz geprüft werden können. Das Gleiche gilt für Programmänderungen. (4) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind alle Vorschriften und Verfügungen, durch die Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens erlassen, geändert, erläutert oder aufgehoben werden, zeitnah zuzuleiten. Des Weiteren sind Vorschriften und Anleitungen für den Bereich der Informationstechnik sowie im Übrigen alle Regelungen (Satzungen, Gebührenordnungen, Arbeitsanweisungen und Ähnliches), die der Fachbereich Rechnungsprüfung zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, vorzulegen. (5) Die Einführung von Gutscheinen und anderen geldwerten Drucksachen bedarf der vorherigen gutachtlichen Stellungnahme des Fachbereiches Rechnungsprüfung. (6) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind die Einladungen (mit Tagesordnung und Beratungsunterlagen) sowie die Sitzungsniederschriften des Rates, der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen zur Kenntnisnahme zuzuleiten. (7) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind die Namen und Personalnummern der städtischen Mitarbeiter/innen mitzuteilen, die berechtigt sind, für die Stadt Aachen folgende Erklärungen abzugeben: 1. sachliche und rechnerische Richtigzeichnung auf Zahlungsbelegen an die zentrale Buchungsstelle 2. Erteilung von Aufträgen zu Lieferungen und Leistungen 3. die Unterzeichnung von Verträgen aller Art 4. Erklärungen verpflichtenden Inhalts (insbesondere Kostenanerkenntnisse). 8 In jedem Fall ist der Umfang der Ermächtigung und der Vertretungsbefugnisse vollständig anzuzeigen. Ebenso muss nachgewiesen werden, dass der/die Mitarbeiter/in auf seine/ihre Verantwortung aus der Ermächtigung hingewiesen wurde. Es ist eine Unterschriftsprobe des/der Mitarbeiters/in beizufügen. (8) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind die Prüfungsberichte anderer Prüfungsorgane (z.B. Bundesrechnungshof, Landesrechnungshof, Gemeindeprüfungsanstalt, Finanzamt, Wirtschaftsprüfer) sowie Gutachten in Fragen des Gesellschafts- und Steuerrechts und des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens unverzüglich zuzuleiten. (9) Städt. Einrichtungen ohne eigene Rechtspersönlichkeit und kostenrechnende Einrichtungen legen ihre Wirtschaftspläne, Zwischen- und Jahresabschlüsse einschließlich der Lageberichte und ggf. des Berichtes des Jahresabschlussprüfers bzw. ihre Betriebsabrechnungen einschließlich der Auswertungs- und Erläuterungsberichte unverzüglich nach deren Fertigstellung dem Fachbereich Rechnungsprüfung vor. Die Beteiligungsverwaltung legt dem Fachbereich Rechnungsprüfung bei Bedarf die entsprechenden Unterlagen der in privater Rechtsform geführten Unternehmen vor, an denen die Stadt beteiligt ist, mit Ausnahme der Aktiengesellschaften. (10) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind Ausfertigungen der nach der Richtlinie über die Annahme von Belohnungen und Geschenken durch Angehörige des öffentlichen Dienstes der Stadt Aachen erteilten Zustimmungen unverzüglich vorzulegen (Ziffer 3.2.1Abs. 6 der Richtlinie). Die weiteren Informations- und Unterrichtungspflichten ergeben sich aus Ziffer 3.2.2 der Richtlinie. §8 Vorlage von Vergabeunterlagen (1) Beabsichtigte Vergaben nach VOB und Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sind dem Fachbereich Rechnungsprüfung anzuzeigen. Dabei sind die Eigenkalkulation, die Anzahl der Angebote, die eingeholt werden sollen und die Vergabeart (z.B. Verhandlungsverfahren, beschränkt, usw.) anzugeben. Der Fachbereich Rechnungsprüfung entscheidet, ob der Vergabevorgang geprüft wird oder nicht. Bei den Anzeigen für Lieferungen und Leistungen nach der UVgO gilt eine Wertgrenze von 5.000 € netto, für Bauleistungen nach der VOB von 12.000 € netto. (2) Die beabsichtigte Vergabe von Aufträgen über freiberufliche Leistungen unterhalb der Schwellenwerte (z.B. HOAI – Verträge, Berater- und Gutachterverträge, Werkverträge), 9 Konzessionsverträge, bzw. Verträge im Zusammenhang mit Baumaßnahmen Dritter, durch die die Stadt Aachen zu Zahlungen verpflichtet wird (z.B. Ausbauverträge, Verträge über eine städt. Kostenbeteiligung) sind dem Fachbereich Rechnungsprüfung anzuzeigen. Der Fachbereich Rechnungsprüfung entscheidet, ob der Vergabevorgang geprüft wird oder nicht. Bei den Anzeigen gilt eine Wertgrenze von 8.000 € netto. (2) Im Interesse der Wirtschaftlichkeit sind Beschaffungen von Gütern, die kurzfristigen Preisschwankungen unterliegen und für die Tagespreise gelten (z.B. Heizöl), von der Vorlagepflicht an den Fachbereich Rechnungsprüfung ausgenommen. In diesen Fällen sind die Preisvergleiche und die Auftragsvergabe sowie ggf. andere erforderliche Fakten zu dokumentieren, damit der Fachbereich Rechnungsprüfung stichprobenweise nachträglich Prüfungen dieser Vergaben durchführen kann. Direktbeauftragungen können unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bis zu einer Auftragshöhe von 5.000 € netto getätigt werden. Dabei ist zu beachten, dass bis 1.000 € netto eine Dokumentation von frei zugänglichen Preislisten als ausreichend erachtet wird. Über 1.000 € netto bis 5.000 € netto ist die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit durch die Einholung von min.3 Angeboten zu dokumentieren. (4) Der seiner Absicht und seinem Inhalt nach zeitlich und zweckentsprechend als zusammenhängend erkennbare Gesamtauftrag darf nicht in Einzelaufträge zerlegt werden, um dieser Vorschrift und der vorgesehenen unteren Begrenzung von über 5.000 € netto bzw. bei Bauausführungen über 12.000 € netto ausweichen zu können. (5) Bei den in Abs. 1 bis 3 genannten Vergabevorgängen sind alle Nachtrags- und Erweiterungsaufträge mit vollständigen Unterlagen dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Prüfung vorzulegen, wenn a) der ursprüngliche Auftrag zusammen mit einem nachträglichen oder erweiterten Auftrag die untere Grenze von 5.000 € netto bzw. 12.000 € netto übersteigt oder b) der ursprüngliche Auftrag bereits beim FB 14 geprüft wurde. (6) Die Verlängerung von Jahres- oder Mehrjahresverträgen stellt eine Vergabeentscheidung dar und bedarf in jedem Fall der Zustimmung des Fachbereiches Rechnungsprüfung. (7) Eine Auftragserteilung im vorstehend näher bezeichneten Umfang darf nur erfolgen, wenn den Vergabeunterlagen der Prüfvermerk des Fachbereiches Rechnungsprüfung beigefügt ist bzw. den Vergabeunterlagen die Erklärung des Fachbereiches Rechnungsprüfung auf Vorlageverzicht beigefügt ist. Die nach der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen zu fertigenden Vorlagen für die Fraktionen und die Ausschüsse müssen den Prüfvermerk/die Stellungnahme des 10 Fachbereiches Rechnungsprüfung in vollem Wortlaut wiedergeben. (8) Als Lieferleistungen und Dienstleistungen gelten auch Aufträge für z.B. Baumaterialien, die auf Lager genommen werden bzw. bauseits dem bauausführenden Unternehmer zur Verfügung gestellt werden. Eine Ausschreibung in diesen Fällen (Kauf von Baumaterialien) hat nach den Vorschriften der UVgO zu erfolgen, wobei bei entsprechender Auftragshöhe die Zuständigkeit des Finanzausschusses in seiner Eigenschaft als Vergabeausschuss für Bauleistungen bzw. die Zuständigkeit der jeweiligen Bezirksvertretung nach § 21 Zuständigkeitsordnung unberührt bleiben. In jedem Falle ist die Zustimmung des Fachbereiches Rechnungsprüfung erforderlich, wenn der Auftrag die Höhe von 5.000 € netto erreicht. Die Festsetzung der Wertgrenzen darf nicht dazu führen, dass bei Aufträgen bis 5.000 € netto bzw. 12.000 € netto die Wettbewerbsvorschriften der UVGO, VOB sowie die Richtlinien der HOAI außer Acht gelassen werden. (9) Das Recht des Fachbereiches Rechnungsprüfung, Vergaben nach den vorstehenden Bestimmungen zu prüfen, die die Wertgrenze von 5.000 € netto bzw. 12.000 € netto nicht erreichen, bleibt unberührt. (10) Vergabevorgänge, bei denen die in den Vorschriften der Europäischen Union - wie z.B. die Richtlinie zur Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge und die Richtlinie über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Dienstleistungsaufträge - festgesetzten Schwellenwerte erreicht werden, sind ebenfalls vor Auftragserteilung dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Prüfung vorzulegen. §9 Verfahren des Fachbereiches Rechnungsprüfung bei der Durchführung seiner Aufgaben (1) Für die Durchführung der Aufgaben des Fachbereiches Rechnungsprüfung erlässt der Rat eine Dienstanweisung. (2) Der Fachbereich Rechnungsprüfung führt den mit den Prüfungsgeschäften verbundenen Schriftwechsel selbständig. (3) Die Prüfer/innen des Fachbereiches Rechnungsprüfung verwenden bei allen Prüfungsbemerkungen und -zeichen auf Belegen, in Kassenbüchern, Bestandsnachweisen usw. grünfarbige Schriftzeichen. 11 In allen anderen Dienststellen, Fachbereichen und Betrieben der Stadt ist deshalb die Benutzung derartiger Schriftzeichen untersagt. Ausnahmen hiervon bilden der Fachbereich Bauaufsicht und der Fachbereich Umwelt - Untere Wasserbehörde -, die zur Bearbeitung oder Korrektur von Bauvorlagen bzw. Unterlagen in wasserrechtlichen Verfahren ebenfalls grünfarbige Schriftzeichen verwenden dürfen. (4) Bei wichtigen Prüfungen sind die Leitungen der Fachbereiche oder der Betriebe über den Prüfauftrag zu unterrichten, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Stößt die Prüfung auf Schwierigkeiten, so ist der/die zuständige Dezernent/in, ggf. der Oberbürgermeister, um die erforderlichen Maßnahmen zu bitten. (5) Das vorläufige Prüfungsergebnis soll vor Abschluss solcher Prüfungen mit dem geprüften Bereich besprochen werden. Sofern es Prüffeststellungen erfordern, ist ein abgestimmter Maßnahmenplan mit den Fachbereichen zu erstellen. (6) Den Fachbereichen und Betrieben werden die endgültigen Prüfungsergebnisse schriftlich zugestellt. Soweit personelle, organisatorische oder wirtschaftliche Gesichtspunkte berührt werden, die für den Fachbereich Personal und Organisation oder den Fachbereich Finanzsteuerung von Bedeutung sein können, unterrichtet der Fachbereich Rechnungsprüfung auch diese Fachbereiche. (7) Zu Berichten und Prüfungsbemerkungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung ist fristgerecht Stellung zu nehmen, sofern dies über den Maßnahmenplan hinaus erforderlich ist. Der Maßnahmenplan und ggfls. die Stellungnahme sind über den/die zuständige/n Dezernenten/in zu leiten. (8) Werden vom Fachbereich Rechnungsprüfung im Rahmen seiner Tätigkeit wesentliche Unregelmäßigkeiten festgestellt oder werden ihm Sachverhalte bekannt, die zu einem Anfangsverdacht auf eine strafbare Handlung führen, so hat in beiden Fällen die Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung unverzüglich den/die Oberbürgermeister/in zu unterrichten. Die / Der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses sowie sein/e / ihr/e Stellvertreter/in werden zeitgleich unterrichtet. Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, die zu einem Anfangsverdacht auf eine strafbare Handlung bzw. zu Anhaltspunkten für eine Verfehlung nach § 5 Abs. 1 Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW führen, so hat die Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung die Leitung des Fachbereiches Recht und Versicherung über den Sachverhalt in Kenntnis zu setzen. Die § 12 Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW bleiben unberührt. Befugnisse nach 12 § 10 Behandlung der Prüfberichte (1) Der Fachbereich Rechnungsprüfung prüft im Auftrage des Rechnungsprüfungsausschusses den Jahresabschluss nach § 101GO NRW. (2) Vor Abgabe des Prüfungsberichtes durch den Rechnungsprüfungsausschuss an den Rat, ist gemäß § 101 Abs. 2 dem Oberbürgermeister Gelegenheit zur Stellungnahme zum Prüfungsergebnis zu geben. Soweit der/die Kämmerer/in von seinem/ihrem Recht nach § 95 Abs. 3 Satz 3 GO NRW Gebrauch macht, ist ihm/ihr ebenfalls Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. (3) Der Rechnungsprüfungsausschuss bedient sich zur Prüfung der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz gemäß § 101 Abs. 8 in Verbindung mit § 92 GO NRW der örtlichen Rechnungsprüfung. Die örtliche Rechnungsprüfung hat für den Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung in einem Bestätigungsvermerk zusammen zu fassen. Der Bestätigungsvermerk hat Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung zu beschreiben und dabei die angewandten Rechnungslegungsgrundsätze und Prüfungsgrundsätze anzugeben. Er hat ferner eine Beurteilung des Prüfungsergebnisses zu enthalten, die zweifelsfrei ergeben muss, ob a) ein uneingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt wird, b) ein eingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt wird, c) der Bestätigungsvermerk aufgrund von Beanstandungen versagt wird oder d) der Bestätigungsvermerk deshalb versagt wird, weil der Prüfer nicht in der Lage ist, eine Beurteilung vorzunehmen. Der Bestätigungsvermerk oder der Vermerk über die Versagung ist unter Angabe von Ort und Tag von der Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung und nach Behandlung im Rechnungsprüfungsausschuss vom Ausschussvorsitzenden zu unterzeichnen. (4) Der Rechnungsprüfungsausschuss gibt den Prüfungsbericht an den Rat weiter, der den geprüften Jahresabschluss durch Beschluss feststellt. In der Beratung des Rates über den Jahresabschluss kann der/die Kämmerer/in seine/ihre ggf. abweichende Auffassung vertreten. Die Ratsmitglieder entscheiden über die Entlastung des/der Oberbürgermeisters/in. (5) Der Rat stellt gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss durch Beschluss fest. Zugleich beschließt er über die Verwendung des Jahresüberschusses oder die Behandlung des Jahresfehlbetrages. Die Ratsmitglieder entscheiden über die Entlastung des Oberbürgermeisters. 13 (6) Der Fachbereich Rechnungsprüfung legt Berichte über die Prüfung des Jahresabschlusses und über Prüfungen, die er in besonderem Auftrage des Rates durchgeführt hat, dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Oberbürgermeister vor. Berichte über Prüfungen nach Prüfplan und über Prüfungen, die er in besonderem Auftrage des Rechnungsprüfungsausschusses durchgeführt hat, legt der Fachbereich Rechnungsprüfung dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem/der Oberbürgermeister/in vor. Berichte über Prüfungen, die er in besonderem Auftrages des/der Oberbürgermeisters/in durchgeführt hat, legt der Fachbereich Rechnungsprüfung dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem/der Oberbürgermeister/in vor. Prüfberichte und -vermerke sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe des Inhaltes an Dritte, die weder dem Rat noch der Stadtverwaltung bzw. einer im Einzelfall überprüften Gesellschaft angehören, ist nicht gestattet. § 11 Inkrafttreten Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am 01.01.2019 in Kraft. Aachen, den __.__.____ Philipp Oberbürgermeister Seite 1 von 5 Synopse Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen Alte Fassung Neue Fassung Begründung/Bemerkungen . Für die Durchführung der in den §§ 59 (3), 101 bis 104 und 105 (5) der Gemeindeordnung für das Land NordrheinWestfalen (GO NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NW 1994, S. 666/SGV NW 2023), zuletzt geändert durch Artikel I des Gesetzes zur Stärkung der kommunalen Selbstverwaltung GO-Reformgesetz vom 09.10.2007 (GV. NRW. S. 380), enthaltenen Bestimmungen hat der Rat der Stadt Aachen am __________ folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: Für die Durchführung der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der aktuellen Fassung, hat der Rat der Stadt Aachen am __________ folgende neue Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: § 4 Aufgaben des Fachbereiches Rechnungsprüfung § 4 Aufgaben des Fachbereiches Rechnungsprüfung (3) Der Fachbereich Rechnungsprüfung kann auf Antrag Prüfungen durchführen, soweit im Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung vorgesehen (z.B. von Verwendungsnachweisen, die bei EU-Mitteln erforderlich sind, oder Jahresabschlüssen bei kleinen Kapitalgesellschaften, wenn die Bezirksregierung die nur in diesen Fällen mögliche Befreiung von der Prüfverpflichtung durch einen Wirtschaftsprüfer erteilt hat), (3) Der Fachbereich Rechnungsprüfung kann auf Antrag Prüfungen durchführen, soweit im Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung vorgesehen (z.B. von Verwendungsnachweisen, die bei EU-Mitteln erforderlich sind, oder Jahresabschlüssen bei kleinen Kapitalgesellschaften, wenn die Bezirksregierung die nur in diesen Fällen mögliche Befreiung von der Prüfverpflichtung durch einen Wirtschaftsprüfer erteilt hat), oder sofern diese im Wege einer interkommunalen Kooperation bzw. gegen Kostenerstattung gem. Entgeltordnung erbracht werden. § 8 Vorlage von Vergabeunterlagen § 8 Vorlage von Vergabeunterlagen (1) Beabsichtigte Vergaben nach VOB und der VOL sind dem Fachbereich Rechnungsprüfung anzuzeigen. Dabei sind die Eigenkalkulation, die Anzahl der Angebote, die eingeholt werden sollen und die Vergabeart (z.B. freihändige, beschränkt, usw.) anzugeben. Der Fachbereich Rechnungsprüfung entscheidet, ob der Vergabevorgang geprüft wird oder nicht. Bei den Anzeigen für Lieferungen und Leistungen nach der VOL gilt eine Wertgrenze von 6.000 € netto, für Bauleistungen nach (1) Beabsichtigte Vergaben nach VOB und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sind dem Fachbereich Rechnungsprüfung anzuzeigen. Dabei sind die Eigenkalkulation, die Anzahl der Angebote, die eingeholt werden sollen und die Vergabeart (z.B. beschränkt, usw.) Verhandlungsverfahren, anzugeben. Der Fachbereich Rechnungsprüfung entscheidet, ob der Vergabevorgang geprüft wird oder nicht. Bei den Anzeigen für Lieferungen und Leistungen Geändert in allgemeineren Text „oder sofern diese im Wege einer interkommunalen Kooperation bzw. gegen Kostenerstattung gem. Entgeltordnung erbracht werden.“ Erweiterung wegen grds. Kooperationsmöglichkeiten mit anderen Kommunen, zuletzt mit der Stadt Düren bei der Prüfung von IT Verfahren Änderung der Vergabegrenze der Beschaffungen auf 5.000,- € (netto) in Abstimmung mit B03 und Begriffsänderungen. Seite 2 von 5 Alte Fassung der VOB von 12.000 € netto. Neue Fassung nach der UVgO gilt eine Wertgrenze von 5.000 € netto, für Bauleistungen nach der VOB von 12.000 € netto. Entfällt, da die VOF vollständig aufgehoben wurde (2) Aufträge, die nach den Vorschriften der VOF erteilt werden (es ist der jeweilige Schwellenwert zu beachten), sind dem Fachbereich Rechnungsprüfung vorzulegen (4) Im Interesse der Wirtschaftlichkeit sind Beschaffungen von Gütern, die kurzfristigen Preisschwankungen unterliegen und für die Tagespreise gelten (z.B. Heizöl), von der Vorlagepflicht an den Fachbereich Rechnungsprüfung ausgenommen. In diesen Fällen sind die Preisvergleiche und die Auftragsvergabe sowie ggf. andere erforderliche Fakten zu dokumentieren, damit der Fachbereich Rechnungsprüfung stichprobenweise nachträglich Prüfungen dieser Vergaben durchführen kann. Begründung/Bemerkungen (3) Im Interesse der Wirtschaftlichkeit sind Beschaffungen von Gütern, die kurzfristigen Preisschwankungen unterliegen und für die Tagespreise gelten (z.B. Heizöl), von der Vorlagepflicht an den Fachbereich Rechnungsprüfung ausgenommen. In diesen Fällen sind die Preisvergleiche und die Auftragsvergabe sowie ggf. andere erforderliche Fakten zu dokumentieren, damit der Fachbereich Rechnungsprüfung stichprobenweise nachträglich Prüfungen dieser Vergaben durchführen kann. Erhöhung der Wertgrenze des Direktauftrages von Direktkauf (500€) zu Direktauftrag (5.000€). Direktbeauftragungen können unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bis zu einer Auftragshöhe von 5.000 € netto getätigt werden. Dabei ist zu beachten, dass bis 1.000 € netto eine Dokumentation von frei zugänglichen Preislisten als ausreichend erachtet wird. Über 1.000 € netto bis 5.000 € netto ist die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit durch die Einholung von min.3 Angeboten zu dokumentieren. (5) Der seiner Absicht und seinem Inhalt nach zeitlich und zweckentsprechend als zusammenhängend erkennbare Gesamtauftrag darf nicht in Einzelaufträge zerlegt werden, um dieser Vorschrift und der vorgesehenen unteren Begrenzung von 6.000 € netto bzw. bei Bauausführungen 12.000 € netto ausweichen zu können. (4) Der seiner Absicht und seinem Inhalt nach zeitlich und zweckentsprechend als zusammenhängend erkennbare Gesamtauftrag darf nicht in Einzelaufträge zerlegt werden, um dieser Vorschrift und der vorgesehenen unteren Begrenzung von über 5.000 € netto bzw. bei Bauausführungen über 12.000 € netto ausweichen zu können. Änderung der Vergabegrenze der Beschaffungen auf 5.000,- € (netto) in Abstimmung mit B03 (6) Bei den in Abs. 1 bis 3 genannten Vergabevorgängen (5) Bei den in Abs. 1 bis 3 genannten Änderung der Vergabegrenze der Beschaffungen auf Seite 3 von 5 Alte Fassung sind alle Nachtrags- und Erweiterungsaufträge mit vollständigen Unterlagen dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Prüfung vorzulegen, wenn a) der ursprüngliche Auftrag zusammen mit einem nachträglichen oder erweiterten Auftrag die untere Grenze von 6.000 € netto bzw. 12.000 € netto übersteigt oder b) der ursprüngliche Auftrag bereits beim FB 14 geprüft wurde. Neue Fassung Vergabevorgängen sind alle Nachtrags- und Erweiterungsaufträge mit vollständigen Unterlagen dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Prüfung vorzulegen, wenn a) der ursprüngliche Auftrag zusammen mit einem nachträglichen oder erweiterten Auftrag die untere Grenze von 5.000 € netto bzw. 12.000 € netto übersteigt oder b) der ursprüngliche Auftrag bereits beim FB 14 geprüft wurde. Begründung/Bemerkungen 5.000,- € (netto) in Abstimmung mit B03 (8) Eine Auftragserteilung im vorstehend näher bezeichneten Umfang darf nur erfolgen, wenn die Vergabeunterlagen den Prüfvermerk des Fachbereiches Rechnungsprüfung tragen bzw. den Vergabeunterlagen die Erklärung des Fachbereiches Rechnungsprüfung auf Vorlageverzicht beigefügt ist. Die nach der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen zu fertigenden Vorlagen für die Fraktionen und die Ausschüsse müssen den Prüfvermerk/die Stellungnahme des Fachbereiches Rechnungsprüfung in vollem Wortlaut wiedergeben (7) Eine Auftragserteilung im vorstehend näher bezeichneten Umfang darf nur erfolgen, wenn den Vergabeunterlagen der Prüfvermerk des Fachbereiches Rechnungsprüfung beigefügt ist bzw. den Vergabeunterlagen die Erklärung des Fachbereiches Rechnungsprüfung auf Vorlageverzicht beigefügt ist. Die nach der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen zu fertigenden Vorlagen für die Fraktionen und die Ausschüsse müssen den Prüfvermerk/die Stellungnahme des Fachbereiches Rechnungsprüfung in vollem Wortlaut wiedergeben Formulierungsverbesserung „Erteilung Prüfvermerk“ (9) Als Lieferleistungen und Dienstleistungen gelten auch Aufträge für z.B. Baumaterialien, die auf Lager genommen werden bzw. bauseits dem bauausführenden Unternehmer zur Verfügung gestellt werden. Eine Ausschreibung in diesen Fällen (Kauf von Baumaterialien) hat nach den Vorschriften der VOL zu erfolgen, wobei bei entsprechender Auftragshöhe die Zuständigkeit des Finanzausschusses in seiner Eigenschaft als Vergabeausschuss für Bauleistungen bzw. die Zuständigkeit der jeweiligen Bezirksvertretung nach § 21 Zuständigkeitsordnung unberührt bleiben. In jedem Falle des Fachbereiches ist die Zustimmung Rechnungsprüfung erforderlich, wenn der Auftrag die Höhe von 6.000 € netto erreicht. (8) Als Lieferleistungen und Dienstleistungen gelten auch Aufträge für z.B. Baumaterialien, die auf Lager genommen werden bzw. bauseits dem bauausführenden Unternehmer zur Verfügung gestellt werden. Eine Ausschreibung in diesen Fällen (Kauf von Baumaterialien) hat nach den Vorschriften der UVgO zu erfolgen, wobei bei entsprechender Auftragshöhe die Zuständigkeit des Finanzals ausschusses in seiner Eigenschaft Vergabeausschuss für Bauleistungen bzw. die Zuständigkeit der jeweiligen Bezirksvertretung nach § 21 Zuständigkeitsordnung unberührt bleiben. In jedem Falle ist die Zustimmung des Fachbereiches Rechnungsprüfung erforderlich, wenn der Auftrag die Höhe von 5.000 € netto erreicht. Änderung der Vergabegrenze der Beschaffungen auf 5.000,- € (netto) in Abstimmung mit B03 Die Festsetzung der Wertgrenzen darf nicht dazu Seite 4 von 5 Alte Fassung führen, dass bei Aufträgen bis 6.000 € netto bzw. 12.000 € netto die Wettbewerbsvorschriften der VOL, VOB sowie die Richtlinien der HOAI außer Acht gelassen werden. (10) Das Recht des Fachbereiches Rechnungsprüfung, Vergaben nach den vorstehenden Bestimmungen zu prüfen, die die Wertgrenze von 6.000 € netto bzw. 12.000 € netto nicht erreichen, bleibt unberührt. Neue Fassung Die Festsetzung der Wertgrenzen darf nicht dazu führen, dass bei Aufträgen bis 5.000 € netto bzw. 12.000 € netto die Wettbewerbsvorschriften der UVGO, VOB sowie die Richtlinien der HOAI außer Acht gelassen werden (9) Das Recht des Fachbereiches Rechnungsprüfung, Vergaben nach den vorstehenden Bestimmungen zu prüfen, die die Wertgrenze von 5.000 € netto bzw. 12.000 € netto nicht erreichen, bleibt unbe rührt. §9 §9 Verfahren des Fachbereiches Rechnungsprüfung bei Verfahren des Fachbereiches Rechnungsprüfung bei der Durchführung seiner Aufgaben der Durchführung seiner Aufgaben (3) Die Prüfer/innen des Fachbereiches Rechnungsprüfung verwenden bei allen Prüfungsbemerkungen und -zeichen auf Belegen, in Kassenbüchern, Bestandsnachweisen usw. grünfarbige Schriftzeichen. (3) Die Prüfer/innen des Fachbereiches Rechnungsprüfung verwenden bei allen Prüfungsbemerkungen und -zeichen auf Belegen, in Kassenbüchern, Bestandsnachweisen usw. grünfarbige Schriftzeichen. In allen anderen Dienststellen, Fachbereichen und Betrieben der Stadt ist deshalb die Benutzung derartiger Schriftzeichen untersagt. In allen anderen Dienststellen, Fachbereichen und der Stadt ist deshalb die Betrieben Benutzung derartiger Schriftzeichen untersagt. Eine Ausnahme hiervon bilden der Fachbereich Bauaufsicht und der Fachbereich Umwelt - Untere Wasserbehörde -, die zur Bearbeitung oder Korrektur von Bauvorlagen bzw. Unterlagen in wasserrechtlichen Verfahren ebenfalls grünfarbige Schriftzeichen verwenden dürfen. Ausnahmen hiervon bilden der Fachbereich Bauaufsicht und der Fachbereich Umwelt - Untere Wasserbehörde -, die zur Bearbeitung oder Korrektur von Bauvorlagen bzw. Unterlagen in wasserrechtlichen Verfahren ebenfalls grünfarbige Schriftzeichen verwenden dürfen. § 11 Inkrafttreten Begründung/Bemerkungen § 11 Inkrafttreten Änderung der Vergabegrenze der Beschaffungen auf 5.000,- € (netto) in Abstimmung mit B03 Änderung, da Mehrzahl Seite 5 von 5 Alte Fassung Neue Fassung Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am 01.01.2013 in Kraft. Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am 01.01.2019 in Kraft. Aachen, den 20.12.2012 Aachen, den __________ Philipp Oberbürgermeister Philipp Oberbürgermeister Begründung/Bemerkungen Änderung des Datums des Inkrafttretens