Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Fachbereich Rechnungsprüfung Beteiligte Dienststelle/n: FB 14/0191/WP17 öffentlich 05.11.2018 Herr Emmerich, FB 14 Bericht über die Entwicklung der Ziele und Kennzahlen sowie über die Weiterentwicklung der Rechnungsprüfung ab 2019 Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 29.11.2018 Rechnungsprüfungsausschuss Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis. (Emmerich) Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 1/8 Finanzielle Auswirkungen JA NEIN X Investive Ansatz Auswirkungen 20xx Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx Gesamt- Gesamtbedarf (alt) 20xx ff. bedarf (neu) Einzahlungen 0 0 0 0 0 0 Auszahlungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 + Verbesserung / 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden - Verschlechterung konsumtive Ansatz Auswirkungen 20xx Ertrag Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx 20xx ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Abschreibungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 2/8 Erläuterungen: Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen. 1) Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen: Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden: 1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.); 2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten); 3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation); 4. Schutz vor Vermögensschäden; 5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc). Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert: 1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche); 2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet); 3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt); 4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.); 5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht); 6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc). Die Anzahl der aufgezeichneten Tätigkeiten beträgt bis zum 15.10.2018 5374. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen. Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (54,5% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (40,5% in Tab. 3) liegt. Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 3/8 In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (1898 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler aufgezeigt mit dem Ziel sie künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 407 Tätigkeiten). Den 851 Aktivitäten mit überwiegender Entlastungswirkung ist vor allem die Prüfung des Jahresabschlusses 2016 und 2017 zugeordnet. Aufteilung der Ziele und Wirkungen 2018 (Stand 15.10.18) (Tab. 1) Anzahl der Erfassungen Wirkung Entlastungs- Korrektiv- Lern- Präventiv- Sicherheits- Sonstiges / Ziel wirkung wirkung wirkung wirkung wirkung Vorbereitung ergebnis IKS 411 27 6 113 198 6 761 407 105 80 1898 6 2929 3 22 4 39 13 2 83 Vorbereitung 1 0 0 1 5 1004 1011 Wirtschaftlichkeit 3 11 42 465 65 4 590 Gesamtergebnis 851 467 157 698 2179 1022 5374 Ordnungsmäßigkeit 433 Schutz vor Vermögensschäden Gesamt- Sonstiges/ Tätigkeiten (Tab. 2) 2014 2018 2015 2016 Bis 2017 15.1 0. verfolgte Ziele: Ordnungsmäßigkeit 3815 Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen 61,6 % 4307 65,1 4285 % Ausdruck vom: 06.11.2018 65,7 % 4560 57,4 % 2929 54,5 % Seite: 4/8 Wirtschaftlichkeit IKS Schutz vor Vermögensschäden Sonstiges/ Vorbereitung Summe 475 985 67 853 7,7% 15,9 % 1,1% 13,7 % 6195 194 759 50 1286 3,0% 287 8,4% 590 11,0 % 11,4 % 798 0,9% 74 19,6 1079 % 6617 2014 4,4% 667 2015 12,2 1057 13,3 761 14,2 % % % 1,1% 94 1,2% 83 1,5% 16,6 19,7 1561 % 1011 18,8 % % 6528 7939 5374 2016 2017 2018 Bis erzielte Wirkungen (Tab. 3) 15.10. Sicherheitswirkung 2408 38,9% 3044 46,0% 2693 41,3% 2986 37,6% 2179 40,5% Entlastungswirkung 1398 22,6% 1307 19,8% 1504 23,0% 1600 20,2% 851 15,8% Korrektivwirkung 696 11,2% 516 7,7% 521 8,0% 632 8,0% 467 8,7% Lernwirkung 295 4,8% 115 1,8% 135 2,1% 271 3,4% 157 2,9% Präventivwirkung 509 8,1% 327 4,9% 583 8,9% 883 11,1% 698 Sonstiges/ Vorbereitungen 889 14,4% 1308 19,8% 1092 16,7% 1567 19,7% 1022 Summe 6195 6617 6528 7939 13,1% 19,0% 5374 Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (11,0%) und des Internen Kontrollsystems (14,2%) zum Inhalt hatten, im Moment auf 25,2% (Tab. 2) gestiegen sind. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2018 hat sich bis jetzt mit einem Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 5/8 Wert von 13,1% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr um 2,0% erhöht. Auch die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems werden voraussichtlich erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 16,0% (13,1% sowie 2,9%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 6% sehr deutlich erreicht. 2) Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen: Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden. Die nachfolgende Tabelle gibt die Zielerreichung für 2018 bis Mitte Oktober wieder. 2018 Kennzahlen erreicht bis 15.10.2018 Anteil der Prüfhandlungen mit präventiven Ziel für Ende 2018 Ziel ab 2019 16 % > 6% >10% 25,2 % >15% >22% 3,12 Tage 4 Tage 5 Tage 3,86 € <4,00€ <4,00€ 74% 90% 100% 96,73% 75% 80% Zwecken bzw. Zwecken der Lernwirkung Anteil der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung, IKS Prüfung Fortbildungstage pro Mitarbeiter/in Kosten der Rechnungsprüfung je Einwohner /in der Stadt Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan Anteil der formalen Vergabeprüfungen mit Einhaltung der vorgesehenen Prüfdauer nach Zugang der vollständigen Unterlagen Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 6/8 Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden: 1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren 2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen 3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung 4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung. Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden: 1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben 2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %. Zu 1. In 2018 hat die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,0 Tage betragen. Als Ziel wird die Dauer von 4 Tagen angegeben, die nicht überschritten werden soll. Zu 2.: Zum 15.10.18 liegt die Erfüllungsquote bei 74%. Zum Ende des Jahres wird jedoch voraussichtlich mit einer Quote von 93% der Prüfplan bei einer Vorgabe von 90% erfüllt werden können. Aufgrund von Sonderprüfungen bei E 18 und E 46/47 sowie aufgrund einer umfassenden Aufarbeitung von Unterlagen im Bereich der Jahresabschlussarbeiten im Straßenbereich, sowie der gestiegenen Prüfintensität im IT-Bereich, wurden einige umfassend angelegte Prüfungen reduziert und als intensive Prüffelderkundungen vorgenommen. Hierzu wurde in der Regel ein Prüfvermerk erstellt. In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2018 ist erkennbar, dass nach den bisherigen Erfassungen sich jeder Mitarbeiter durchschnittlich 3,12 Tage fortgebildet hat und die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner momentan 3,86 €/pro Einwohner betragen. Ausblick auf die Schwerpunkte in 2019: Die Rechnungsprüfung steht im nächsten Jahr vor mehreren inhaltlichen, organisatorischen und personellen Herausforderungen. Dies betrifft zum einen gesetzliche Änderungen, wie das 2. NKFWG, das erhebliche Neuerungen in der Jahresabschlussprüfung und im Aufgabenzuschnitt der Rechnungsprüfung mit sich bringt. Daneben ist in ablauforganisatorischer Hinsicht zu prüfen, ob eine neue Prüfsoftware angeschafft wird, die standardisierte Verfahrensabläufe im Prüfprozess vorgibt und somit ein Instrument der internen Qualitätssicherung bietet auf der anderen Seite die Flexibilität im Prüfgeschäft ggfls. Einschränken könnte. Hierbei wären sicherlich Verfahrensabläufe neu zu definieren. Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 7/8 Es ist darüber hinaus beabsichtigt, die Prüfung der Fachbereiche und Prüffelder durch nur einen Prüfer/eine Prüferin zu organisieren. Dies umfasst die Prüfung der Vergaben, Visas, Produktprüfungen und internen Kontrollsysteme sowie der eingesetzten IT-Verfahren. Altersbedingt werden in 2019 zwei Mitarbeiterinnen und ein Mitarbeiter in Ruhestand gehen sowie eine Elternzeitvakanz nachzubesetzen bzw. aufzufangen sein. Näheres wird mündlich erläutert. Vorlage FB 14/0191/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.11.2018 Seite: 8/8