Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0107/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 15.11.2018 Zwischenbericht zum 30.09.2018 der Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 11.12.2018 Betriebsausschuss Theater und VHS Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen: entfällt Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. September 2018 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0107/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 20.11.2018 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Im bisherigen Wirtschaftsjahr konnte eine geringe Steigerung der Entgelte erzielt werden. Die Jahresprognose kann deshalb geringfügig erhöht werden. Vorlage E 42/0107/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.11.2018 Seite: 2/5 Zu 2.: Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt bzw. zeitlich nach hinten verschoben. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung, die rückläufig sind. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, zum einen weil sich hier die Personalkosten für Projekte reduzieren, die später angefangen haben als geplant, so dass Stellenbesetzungen zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt wurden. Zum anderen wegen aufgrund von Personalwechsel nicht besetzter Stellen. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird berücksichtigt, dass Honorarverträge für nicht bewilligte Projekte wegfallen. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Geplante Renovierungs- und notwendige Instandhaltungsarbeiten konnten bisher nicht durchgeführt werden. Vorlage E 42/0107/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.11.2018 Seite: 3/5 Zu 7.: Es fanden Werbekampagnen zum Semesterstart statt. Die Mitteldeckung erfolgt über die Aufwandspositionen 1 und 2. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten und die Fahrtkostenerstattung des BAMF für Teilnehmende in den Integrations- und berufsbezogenen Deutschkursen. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2. Zu 10.: Es stehen noch Ersatzbeschaffungen im letzten Quartal an. Zu 11.: Es stehen noch Rechnungen aus. Zu 12.: Der Ansatz kann nach unten korrigiert werden. Hier wurde besser gewirtschaftet. Zu 13.: Es fielen weniger Dienstreisen an. Zu 14.: Diese Position beinhaltet u.a. den Einsatz des Sicherheitsdienstes und der Rezertifizierung, es stehen noch Rechnungen aus. Zu 16.: Für einen Teil des stattgefundenen Umzugs von der Malmedyerstraße in die Franzstraße zahlte die Volkshochschule einen Eigenanteil. Für den geplanten Umzug im Dezember von der Franzstraße in die Eintrachtstraße werden noch zusätzliche Mittel benötigt und deshalb die Prognose nach oben korrigiert. Vorlage E 42/0107/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.11.2018 Seite: 4/5 Zu 22.: Hier wird es noch weiteren Aufwand wegen der oben genannten Ersatzbeschaffungen geben. Zu 23.: Es erfolgte eine Rückzahlung der WBG-Mittel aus 2017 des Colleges wegen Unterrichtsausfall. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum fand das Projekt SOS (Strength oft the Suburbs) statt und es wurden zusätzliche ESF-Kurse für das College beantragt, die alle eine Bewilligung bekamen. Die weitere Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden vorangetrieben. Das Risikoportal für 2018 in Höhe von 177 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es wird weiter durch Akquisition von Drittmitteln und auch durch Stellenveränderungen im Personalbereich vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Vorausgesetzt es erfolgt die Abrechnung der nichtdisponiblen Personalkosten im Bereich der Beamtenbesoldung (auf Basis der im Wirtschaftsplanentwurf 2018 eingeplanten Zahlen), kann das Risikoportal deutlich reduziert werden. Die Zusage zur Übernahme der tariflichen Erhöhungen für 2018 seitens der Kämmerei steht noch aus. Die Direktorin geht aber davon aus, dass nach Klärung des genannten Sachverhalts das Risikoportal für 2018 geschlossen werden kann. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.09.2018 Zwischenbericht zum 30.09.2018 – Vorjahreswerte 30.09.2017 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0107/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.11.2018 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2018- Zwischenbericht zum 30.09.2018 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: genehmigter Zuschuss lt. WPE Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Ansatz 9/12 30.09.2018 absolut 1.078.500 51.150 1.153.650 1.271.250 30.525 3.585.075 1.285.778 89.372 1.144.677 1.237.966 19.269 3.777.062 207.278 38.222 -8.973 -33.284 -11.256 191.987 % 19,22 74,73 -0,78 -2,62 -36,88 5,36 Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Ansatz 9/12 30.09.2018 absolut % -157.963 -175.223 -8.057 504 915 -2.467 18.266 -1.326 14.648 26.825 -12.591 -6.111 -17.134 -6.683 -7.524 -768 6.113 448 8 0 0 -1.200 -4.886 6.509 -343.345 -3,95 -14,33 -26,86 0,44 0,69 -6,85 27,06 -0,41 11,05 71,53 -34,90 -20,37 -14,99 -54,34 -39,34 -1,04 1630,11 3,67 1,03 0,00 -0,28 -7,27 -17,85 8679,04 -5,02 4.002.675 1.223.175 30.000 114.525 132.750 36.000 67.500 325.500 132.600 37.500 36.075 30.000 114.300 12.300 19.125 73.575 375 12.225 825 164.625 357.750 16.500 27.375 75 6.834.750 4.332.900 3.844.713 1.047.952 21.943 115.029 133.665 33.533 85.766 324.174 147.248 64.325 23.484 23.889 97.166 5.617 11.601 72.807 6.488 12.673 833 164.625 356.750 15.300 22.489 6.584 6.491.405 Jahresprognose Abweichung Abweichung Ansatz 31.12.2018 absolut in % 1.438.000 68.200 1.538.200 1.695.000 40.700 4.780.100 1.447.800 113.000 1.551.600 1.613.600 23.000 4.749.000 9.800 44.800 13.400 -81.400 -17.700 -31.100 Abweichung Wirtschaftsplan 18: 0,68 39,65 0,86 -5,04 -76,96 -0,65 Jahresprognose Abweichung Abweichung Ansatz 31.12.2018 absolut in % 5.336.900 1.630.900 40.000 152.700 177.000 48.000 90.000 434.000 176.800 50.000 48.100 40.000 152.400 16.400 25.500 98.100 500 16.300 1.100 219.500 477.000 22.000 36.500 100 9.113.000 5.245.500 1.575.400 35.000 153.500 180.000 46.000 115.000 434.000 196.000 88.000 48.100 40.000 135.400 13.000 25.500 98.100 12.000 16.300 1.100 219.500 477.000 22.000 31.000 6.600 9.018.000 -91.400 -55.500 -5.000 800 3.000 -2.000 25.000 0 19.200 38.000 0 0 -17.000 -3.400 0 0 11.500 0 0 0 0 0 -5.500 6.500 -95.000 4.269.000 63.900 Abweichung Wirtschaftsplan 18: - -1,74 -3,52 -14,29 0,52 1,67 -4,35 21,74 0,00 9,80 43,18 0,00 0,00 -12,56 -26,15 0,00 0,00 95,83 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -17,74 98,48 -1,05 -1,50 Wirtschaftsplan 2018 - Zwischenbericht zum 30.09.2018 - Vorjahreswerte 30.09.2017 Wirtschaftsplan 17: Ansatz Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen 1.498.600 41.700 1.356.400 1.821.000 45.200 4.762.900 Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz 9/12 30.09.2017 absolut % 1.123.950 31.275 1.017.300 1.365.750 33.900 3.572.175 1.316.603 63.818 1.090.784 1.147.202 34.429 3.652.836 192.653 32.543 73.484 -218.548 529 80.661 17,14 104,06 7,22 -16,00 1,56 2,26 Wirtschaftsplan 17: Plan 3. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2017 absolut % 3.927.750 1.264.800 23.325 117.000 141.600 39.600 67.650 334.875 101.175 23.250 31.650 32.100 111.075 10.500 19.200 84.600 375 11.925 750 123.675 357.750 16.500 24.450 75 6.764.475 3.805.267 1.074.632 12.665 119.041 133.906 33.970 67.661 279.880 114.368 45.694 17.877 24.840 88.338 10.495 23.168 77.876 15.288 635 123.675 357.750 16.200 20.551 6.349.410 -122.483 -190.168 -10.660 2.041 -7.695 -5.630 11 -54.995 13.193 22.444 -13.773 -7.260 -22.737 -5 3.968 -6.724 -375 3.363 -115 0 -0 -300 -3.899 -75 -415.065 -3,12 -15,04 -45,70 1,74 -5,43 -14,22 0,02 -16,42 13,04 96,53 -43,52 -22,62 -20,47 -0,04 20,66 -7,95 -100,00 28,20 -15,34 0,00 0,00 -1,82 -15,95 -100,00 -6,14 5.237.000 1.686.400 31.100 156.000 188.800 52.800 90.200 446.500 134.900 31.000 42.200 42.800 148.100 14.000 25.600 112.800 500 15.900 1.000 164.900 477.000 22.000 32.600 100 9.019.300 Bericht über den Geschäftsverlauf des Zwischenberichtes der Volkshochschule zum 30.09.2018 Kurse 3.000 2.500 Anzahl 2.000 1.500 1.000 500 0 III.Qu.2015 geplant 2.728 stattgefunden 2.170 ausgefallen 535 Ausfallquote in % 20,45 III.Qu.2016 2.506 2.025 457 19,19 III.Qu.2017 2.434 2.008 426 17,50 III.Qu.2018 2.348 1.911 437 18,61 13.11.2018 Bericht über den Geschäftsverlauf des Zwischenberichtes der Volkshochschule zum 30.09.2018 TeilnehmendeDiagrammtitel Unterrichtseinheiten 60.000 3.500 50.000 3.000 40.000 Anzahl 4.000 2.500 30.000 2.000 20.000 2013 2014 1.500 2015 10.000 1.000 0 500 III.Qu.2015 III.Qu.2016 0 III.Qu.2017 III.Qu.2018 1 teilgenommen 25.546 stattgefunden 55.614 21.605 55.733 21.217 59.648 20.642 2 53.839 13.11.2018 Bericht über den Geschäftsverlauf des Zwischenberichtes der Volkshochschule zum 30.09.2018 TN/Kurse UE/TN UE/Kurse 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Teilnehmende/Kurse III.Qu.2015 11,8 Unterrichtseinheiten/ Teilnehmende 2,2 Unterrichtseinheiten/Kurse III.Qu.2016 10,7 2,6 27,5 III.Qu.2017 10,6 2,8 29,7 III.Qu.2018 10,8 2,6 28,2 25,6 13.11.2018