Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: Dezernat II Fachbereich Finanzsteuerung E 42/0106/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 15.11.2018 Jahresabschluss zum 31. 12. 2017 und Lagebericht 2017 der Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 11.12.2018 12.12.2018 Betriebsausschuss Theater und VHS Rat der Stadt Aachen Anhörung/Empfehlung Entscheidung Finanzielle Auswirkungen: entfällt Beschlussvorschlag: 1. Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt den geprüften Jahresabschluss 2017 einschließlich dem Lagebericht 2017 mit dem Jahresverlust in Höhe von 3.755.405,59 €, der Zuführung des städtischen Zuschuss in Höhe von 4.368.396,73 € und dem positiven Jahresergebnis in Höhe von 612.991,14 € zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresabschluss 2017 sowie den Lagebericht 2017 festzustellen und das Jahresergebnis 2017 über das Eigenkapital- Rücklagekapital zu verrechnen (§ 12 Abs. 5 Satzung der VHS). Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule beschließt die Entlastung der Betriebsleitung gem. § 5 EigVO NRW. Weiterhin beantragt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule seine Entlastung gem. § 4 EigVO NRW durch den Rat der Stadt. 2. Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule Aachen beschließt der Rat der Stadt Aachen, den geprüften Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2017 einschließlich des Lageberichtes 2017 mit dem Jahresverlust in Höhe von 3.755.405,59 € , der Zuführung des städtischen Zuschuss in Höhe von 4.368.396,73 € und dem positiven Jahresergebnis in Höhe von 612.991,14 € gemäß § 4 EigVO NRW festzustellen und das Jahresergebnis 2017 über das Eigenkapital- Rücklagekapital zu verrechnen (§ 14 Abs. 4 Satzung der VHS). (§10 Abs. 6 EigVO). Weiterhin beschließt der Rat die Entlastung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule für das Wirtschaftsjahr 2017 gem. § 4 EigVO NRW. Philipp Vorlage E 42/0106/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.11.2018 Seite: 1/2 Erläuterungen: Gem. § 14 Abs. 3 der Satzung für die Volkshochschule Aachen ist der jeweilige Jahresabschluss einschließlich des Lageberichtes von der Betriebsleitung nach den Vorschriften der §§ 21 – 26 der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (EigVO NRW) Prüfung dem Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule aufzustellen und nach vorzulegen, der ihn mit dem Beratungsergebnis an den Rat der Stadt zur Feststellung weiterleitet. Der Jahresabschluss 2017 Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einschließlich des Lageberichtes 2017 wurde durch die VBR Dr. Paffen, Schreiber und Partner mbH, Aachen geprüft. Der Auftrag der Verwaltung dazu erfolgte aufgrund des Beschlusses des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 19.04.2018 und mit Zustimmung der Gemeindeprüfungsanstalt NRW in Herne. Nach durchgeführter Prüfung ist der Prüfungsbericht dem Betriebsausschuss zuzuleiten. Der Jahresabschluss für das Jahr 2017 schließt mit einem positiven Jahresergebnis in Höhe von 612.991,14 € ab, das der Rücklage zugefügt werden soll. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird ausschließlich der Prüfungsbericht, der den Jahresabschluss und den Lagebericht 2017 umfasst, als Anlage beigefügt. Hinweis: Die Mitglieder des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule erhalten je eine gedruckte Ausfertigung des Prüfungsberichtes zum 31.12.2017. Wegen des beträchtlichen Umfanges des Prüfungsberichtes und der damit verbundenen erheblichen Kosten- und Zeitersparnis werden die Mitglieder des Rates der Stadt Aachen in Absprache mit dem Fachbereich Verwaltungsleitung gebeten, bei Bedarf über das Programm „Allris“ im Intranet der Stadtverwaltung Aachen Einsicht in den Prüfungsbericht zu nehmen. Anlage/n: Prüfungsbericht Wirtschaftsprüfungsgesellschaft VBR Dr. Paffen, Schreiber und Partner mbH zum 31.12.2017 Vorlage E 42/0106/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 21.11.2018 Seite: 2/2 Volkshochschule Aachen Aachen Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2017 und des Lageberichtes sowie nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2017 und des Lageberichtes sowie nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz der Volkshochschule Aachen Aachen Ausfertigung INHALTSVERZEICHNIS Tz 1 Seite A. PRÜFUNGSAUFTRAG 1 B. GRUNDSÄTZLICHE FESTSTELLUNGEN 9 17 22 I. STELLUNGNAHME ZUR LAGEBEURTEILUNG DURCH DIE BETRIEBSLEITUNG 2 II. FESTSTELLUNGEN GEMÄß § 321 ABS. 1 S. 3 HGB 1. Beachtung von sonstigen gesetzlichen und satzungsmäßigen Regelungen 4 C. GEGENSTAND, ART UND UMFANG DER PRÜFUNG 4 D. FESTSTELLUNGEN UND ERLÄUTERUNGEN ZUR RECHNUNGSLEGUNG 39 48 53 I. ORDNUNGSMÄßIGKEIT DER RECHNUNGSLEGUNG 1. Buchführung und weitere geprüfte Unterlagen 2. Jahresabschluss 3. Lagebericht 7 8 8 II. GESAMTAUSSAGE DES JAHRESABSCHLUSSES 56 58 59 74 75 84 151 154 1. Gesamtaussage 9 2. Analyse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage 9 a) Vermögenslage 9 b) Finanzlage 13 c) Ertragslage 14 3. Aufgliederung und Erläuterung der Posten des Jahresabschlusses 16 E. FESTSTELLUNGEN AUS ERWEITERUNGEN DES PRÜFUNGSAUFTRAGS 33 F. WIEDERGABE DES BESTÄTIGUNGSVERMERKS UND SCHLUSSBEMERKUNG 34 INHALTSVERZEICHNIS Anlagen zum Prüfungsbericht Anlage Bilanz 1 Gewinn- und Verlustrechnung 2 Anhang 3 Lagebericht 4 Bestätigungsvermerk 5 Fragenkatalog zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse nach § 53 HGrG 6 Rechtliche Verhältnisse 1. Rechtliche Verhältnisse 2. Entgeltordnung 3. Honorarrichtlinie 4. Steuerliche Verhältnisse 5. Überörtliche Prüfungen 6. Wichtige Verträge 7. Sitzungen: Rat der Stadt, Betriebsausschuss, Leitungsrat, Mitarbeiterkonferenz, Volkshochschulkonferenz (§§ 8, 9, 11, 12 und 24 der Satzung) 8. Besonderheiten der Personalwirtschaft (Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen der Beamten der VHS) 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 Technische und wirtschaftliche Grundlagen 8 Allgemeine Auftragsbedingungen 9 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS Abs. Absatz ARGE Arbeitsgemeinschaft für die Grundsicherung Arbeitsuchender (in der Stadt Aachen/StädteRegion Aachen) Art. Artikel BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge BilMoG Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz DRS Deutscher Rechnungslegungsstandard EGHGB Einführungsgesetz zum HGB EigVO Eigenbetriebsverordnung EntschVO Entschädigungsverordnung EK Eigenkapital GO NRW Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen GuV Gewinn- und Verlustrechnung GV. Gesetz- und Verordnungsblatt HB Handelsbilanz HGB Handelsgesetzbuch HGrG Haushaltsgrundsätzegesetz IDW PS Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer IDW RS Stellungnahmen zur Rechnungslegung des Instituts der Wirtschaftsprüfer IT Informations-Technologie i.V. im Vorjahr Lt. laut NRW Nordrhein-Westfalen Nr. Nummer p.r.t. pro rata temporis TEUR Tausend Euro Tz(n) Textziffer(n) S. Seite SchwbG Schwerbehindertengesetz VHS Volkshochschule vgl. vergleiche VOB Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen VOL Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen 1 A. PRÜFUNGSAUFTRAG ( 1) Gemäß Beschluss des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 19. April 2018 wurden wir zum Abschlussprüfer für das Wirtschaftsjahr 2017 bestimmt. Die Betriebsleiterin, Frau Dr. Blüggel, hatte uns dementsprechend - nach vorheriger Zustimmung der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen, Herne, GPA NRW, zum Antrag (Schreiben vom 4. April 2018) - mit Prüfungsvertrag vom 23. April / 2. Mai 2018 beauftragt, bei der Volkshochschule Aachen Aachen - nachfolgend kurz Volkshochschule, VHS oder Eigenbetrieb genannt - den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2017 unter Einbeziehung der Buchführung sowie den Lagebericht gemäß §§ 316 ff. HGB i.V.m. § 106 GO NRW und der Verordnung über die Durchführung der Jahresabschlussprüfung bei Eigenbetrieben und prüfungspflichtigen Einrichtungen zu prüfen und über das Ergebnis der Prüfung schriftlich zu berichten. Da keine Hinderungsgründe nach § 319 HGB vorlagen, haben wir den Auftrag angenommen. Wir bestätigen gemäß § 321 Abs. 4a HGB, dass wir bei unserer Abschlussprüfung die anwendbaren Vorschriften zur Unabhängigkeit beachtet haben. ( 2) Gemäß § 106 GO NRW ist im Rahmen der Jahresabschlussprüfung in entsprechender Anwendung des § 53 HGrG auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung zu prüfen und über die wirtschaftlich bedeutsamen Sachverhalte zu berichten. ( 3) Die Volkshochschule Aachen wird gemäß der Gemeindeordnung NRW (GO NRW) i.V.m. der Eigenbetriebsverordnung NRW (EigVO NRW) und der Satzung als QuasiEigenbetrieb geführt. Nach § 21 EigVO NRW ist ein Jahresabschluss aufzustellen, der aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang besteht. Die allgemeinen Vorschriften, die Ansatzvorschriften, die Vorschriften über die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bewertungsvorschriften und die Vorschriften über den Anhang für den Jahresabschluss von großen Kapitalgesellschaften im Dritten Buch des Handelsgesetzbuches (HGB) finden sinngemäß Anwendung, soweit sich aus der EigVO NRW nichts anderes ergibt. Gleichzeitig mit dem Jahresabschluss ist ein Lagebericht nach § 25 EigVO NRW aufzustellen. ( 4) Gemäß § 106 GO NW sind der Jahresabschluss und der Lagebericht des Eigenbetriebs prüfungspflichtig. Die Jahresabschlussprüfung obliegt der Gemeindeprüfungsanstalt. Die Gemeindeprüfungsanstalt bedient sich zur Durchführung der Jahresabschlussprüfung eines Wirtschaftsprüfers oder einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. ( 5) Gem. IDW-Prüfungshinweis PH 9.400.3 richtet sich der Prüfungsbericht und der Bestätigungsvermerk an den geprüften Eigenbetrieb und ist an diesen zu adressieren. 2 ( 6) Der vorliegende Prüfungsbericht wurde unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlussprüfungen (IDW PS 450) erstellt. ( 7) Für die Durchführung dieses Prüfungsauftrages und unsere Verantwortlichkeit sind - auch im Verhältnis zu Dritten - die „Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften“ in der Fassung vom 1. Januar 2017 mit dem Auftraggeber vereinbart worden, die diesem Bericht als Anlage 9 beigefügt sind. ( 8) Dieser Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses ist nicht zur Weitergabe an Dritte bestimmt. Soweit er mit unserer Zustimmung an Dritte weitergegeben wird oder Dritten mit unserer Zustimmung zur Kenntnis vorgelegt wird, verpflichtet sich der Auftraggeber, mit dem betreffenden Dritten schriftlich zu vereinbaren, dass die vereinbarten Haftungsbedingungen auch für mögliche Ansprüche des Dritten uns gegenüber gelten sollen. B. GRUNDSÄTZLICHE FESTSTELLUNGEN I. STELLUNGNAHME ZUR LAGEBEURTEILUNG DURCH DIE BETRIEBSLEITUNG ( 9) Die Betriebsleitung hat im Jahresabschluss (Anlagen 1 bis 3), insbesondere im Anhang und im Lagebericht (Anlage 4), die wirtschaftliche Lage des Eigenbetriebes beurteilt. ( 10) Gemäß § 321 Abs. 1 S. 2 HGB nehmen wir als Abschlussprüfer mit den anschließenden Ausführungen vorweg zur Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung im Jahresabschluss und im Lagebericht Stellung. Dabei gehen wir insbesondere auf die Beurteilung des Fortbestands und der zukünftigen Entwicklung des Eigenbetriebes unter Berücksichtigung des Lageberichtes ein. Unsere Stellungnahme geben wir auf Grund unserer eigenen Beurteilung der Lage des Eigenbetriebes ab, die wir im Rahmen unserer Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes gewonnen haben. ( 11) Das Geschäftsjahr 2017 ist gekennzeichnet durch einen gegenüber dem Vorjahr leicht erhöhten Jahresverlust; das Jahresergebnis verminderte sich von TEUR -3.712 um TEUR 43 (= 1,2 %) auf TEUR -3.755 im Berichtsjahr. Die Erhöhung der Gesamtleistung um TEUR 272 bzw. 6,0 % auf TEUR 4.829 wurde durch den ebenfalls deutlich erhöhten Materialaufwand (TEUR +148, +7,6 %) sowie die gestiegenen Personalaufwendungen (TEUR +174, +3,6 %) mehr als kompensiert. ( 12) Ursächlich für die Erhöhung der Erlöse sind vor allem erhöhte Zuwendungen von Bund und Land, für den Anstieg der bezogenen Leistungen waren vor allem Aufwendungen für Unterrichts Honorare sowie Prüfungskosten verantwortlich. 3 ( 13) Auch für die Zukunft werden sich Jahresverluste bei dem Eigenbetrieb ergeben und zwar in der Hauptsache aufgrund des Umstandes, dass eine öffentliche Aufgabe erfüllt werden muss. Hierdurch sind größere Kostenminderungen und auch eine an die negative Ertragslage angepasste Steigerung der Entgelte nur in eingeschränktem Maße möglich. Wie die Betriebsleitung im Lagebericht ausführt wird davon ausgegangen, dass durch Drittmittelakquise und die Erhöhung der Teilnehmeentgelte einerseits und Einsparungen im Personalbereich durch Verrentung und Pensionierung von Mitarbeitern die Finanzierung weiterhin sichergestellt wird; ein wichtiger Faktor liegt auch in der Erhöhung der Betriebskostenzuschüsse entsprechend der tariflichen Erhöhung der Personalkosten. ( 14) Hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Eigenbetriebes wird auf die Darstellung im vorliegenden Bericht hingewiesen, Tzn 58 bis 83. Dort werden auch die Problembereiche besprochen. Bei der Interpretation der Kennzahlen ist zu berücksichtigen, dass es sich bei der Volkshochschule Aachen um eine städtische Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit, ohne wirtschaftliche Betätigung i.S.d. § 107 Abs. 1 GO NRW, aber verwaltet nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten i.S.v. § 107 Abs. 2 GO NRW (Quasi-Eigenbetrieb) handelt. Des Weiteren muss bei der betriebswirtschaftlichen Betrachtungsweise der Kennzahlen die Tatsache Berücksichtigung finden, dass der Eigenbetrieb eine öffentliche Aufgabe erfüllen muss; insoweit handelt es sich bei der Darstellung der Kennzahlen in den meisten Fällen eher um die Anzeige von Tendenzen der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. ( 15) Die vorstehend aufgeführten Hervorhebungen werden teilweise unten in Abschnitt D.II.2. durch analysierende Darstellungen wesentlicher Aspekte der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage ergänzt. ( 16) Nach dem Ergebnis unserer Prüfung und den dabei gewonnenen Erkenntnissen ist die Beurteilung der Lage des Eigenbetriebes einschließlich der dargestellten Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung plausibel und folgerichtig abgeleitet. Die Lagebeurteilung durch die Betriebsleitung ist dem Umfang nach angemessen und inhaltlich zutreffend. Unsere Prüfung hat zunächst keine Anhaltspunkte dafür ergeben, dass der Fortbestand des Betriebes gefährdet wäre, soweit die Zuschüsse der Stadt Aachen und des Landes NRW unverändert bleiben. 4 II. FESTSTELLUNGEN GEMÄß § 321 ABS. 1 S. 3 HGB 1. Beachtung von sonstigen gesetzlichen und satzungsmäßigen Regelungen ( 17) Nach § 321 Abs. 1 S. 3 HGB haben wir auch über bei Durchführung der Prüfung festgestellte Tatsachen zu berichten, die schwerwiegende Verstöße der Betriebsleitung oder von Arbeitnehmern gegen Gesetz oder Satzung erkennen lassen. ( 18) Bei der Durchführung unserer Prüfung haben wir festgestellt, dass Jahresabschluss und Lagebericht entgegen § 26 Abs. 1 EigVO NRW nicht bis zum Ablauf von 3 Monaten nach Abschluss des Wirtschaftsjahres von der Betriebsleitung aufgestellt worden sind. ( 19) Gemäß § 26 Abs. 3 EigVO NRW stellt der Rat den geprüften Jahresabschluss innerhalb eines Jahres nach Ende des Wirtschaftsjahres fest und nimmt den geprüften Lagebericht zur Kenntnis. Der Jahresabschluss und Lagebericht für 2016 sind am 22. November 2017 festgestellt bzw. zur Kenntnis genommen worden. ( 20) Gemäß § 17 Abs. 2 der Satzung ist der Entwurf des Wirtschaftsplanes von der Betriebsleitung dem Betriebsausschuss bis zum 30. September des dem Wirtschaftsjahr vorhergehenden Wirtschaftsjahres vorzulegen. Der Entwurf des Wirtschaftsplanes 2018 wurde im Betriebsausschuss am 19. Oktober 2017 behandelt. ( 21) Gemäß § 26 Abs. 4 EigVO NRW ist u.a. der Jahresabschluss öffentlich bekannt zu machen. Dies ist auf der Homepage der Stadt Aachen geschehen, worauf am 17. März 2018 in den lokalen Tageszeitungen hingewiesen wurde. C. GEGENSTAND, ART UND UMFANG DER PRÜFUNG ( 22) Gegenstand der Prüfung waren die Buchführung, der Jahresabschluss zum 31. Dezember 2017, bestehend aus der Bilanz (Anlage 1), der Gewinn- und Verlustrechnung (Anlage 2) und dem Anhang (Anlage 3) und der Lagebericht (Anlage 4) sowie die Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zur Rechnungslegung und der sie ergänzenden Bestimmungen der Betriebssatzung. ( 23) Den Lagebericht haben wir auch daraufhin geprüft, ob er mit dem Jahresabschluss und den bei unserer Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage des Eigenbetriebes vermittelt; dabei haben wir auch geprüft, ob die gesetzlichen Vorschriften zur Aufstellung des Lageberichts beachtet wurden und die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind. ( 24) Durch die Betriebsleitung wurde der Gegenstand der Prüfung um die Prüfung nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) erweitert. 5 ( 25) Art und Angemessenheit des Versicherungsschutzes wurden nicht geprüft. Eine Aufstellung des Eigenbetriebes über den bestehenden Versicherungsschutz haben wir zu unseren Arbeitspapieren genommen. Eine abschließende Beurteilung, inwieweit die betrieblichen Risiken damit ausreichend abgesichert sind, ist im Rahmen der Abschlussprüfung nicht möglich und muss einem versicherungstechnischen Sachverständigen vorbehalten bleiben. ( 26) Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften und den ergänzenden Regelungen in der Betriebssatzung liegen in der Verantwortung der Betriebsleitung des Eigenbetriebs. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben. ( 27) Wir haben die Prüfung im Juli 2018 in den Geschäftsräumen der Volkshochschule Aachen durchgeführt. Anschließend erfolgte die Fertigstellung des Prüfungsberichts. ( 28) Ausgangspunkt unserer Prüfung war der von der REVISCON GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüfte und mit uneingeschränktem Bestätigungsvermerk vom 9. August 2017 versehene Jahresabschluss zum 31. Dezember 2016; der Beschluss des Rates der Stadt Aachen über die Feststellung für das Jahr 2016 erfolgte am 19. Oktober 2017. ( 29) Als Prüfungsunterlagen dienten uns die Buchhaltungsunterlagen, die Belege sowie das Akten- und Schriftgut des Eigenbetriebes. ( 30) Alle von uns erbetenen Auskünfte, Aufklärungen und Nachweise sind uns von der Betriebsleitung und den zur Auskunft benannten Mitarbeitern bereitwillig erteilt worden. ( 31) Ergänzend hierzu hat uns die Betriebsleitung in der berufsüblichen Vollständigkeitserklärung schriftlich bestätigt, dass in der Buchführung und in dem zu prüfenden Jahresabschluss alle bilanzierungspflichtigen Vermögenswerte, Verpflichtungen, Wagnisse und Abgrenzungen berücksichtigt, sämtliche Aufwendungen und Erträge enthalten, alle erforderlichen Angaben gemacht und uns alle bestehenden Haftungsverhältnisse bekannt gegeben worden sind. ( 32) In der Erklärung wird auch versichert, dass der Lagebericht hinsichtlich erwarteter Entwicklungen alle für die Beurteilung der Lage des Eigenbetriebes wesentlichen Gesichtspunkte sowie die nach § 289 HGB erforderlichen Angaben enthält. Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Schluss des Geschäftsjahres sind uns bei unserer Prüfung nicht bekannt geworden. ( 33) Bei Durchführung unserer Jahresabschlussprüfung haben wir die Vorschriften der §§ 316 ff. HGB und die vom IDW festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung beachtet. Danach haben wir unsere Prüfung problemorien- 6 tiert - jedoch ohne spezielle Ausrichtung auf eine Unterschlagungsprüfung - so angelegt, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften, die sich auf die Darstellung des den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Eigenbetriebes wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. In die Prüfung wurde die Einhaltung der Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) einbezogen. Gem. § 317 Abs. 4a HGB hat sich die Prüfung jedoch nicht darauf erstreckt, ob der Fortbestand des geprüften Eigenbetriebs oder die Wirksamkeit oder die Wirtschaftlichkeit der Betriebsleitung zugesichert werden kann. ( 34) Art, Umfang und Ergebnis der im Einzelnen durchgeführten Prüfungshandlungen sind in unseren Arbeitspapieren festgehalten. ( 35) Der Prüfung lag eine Planung der Prüfungsschwerpunkte unter Berücksichtigung unserer vorläufigen Lageeinschätzung des Eigenbetriebes und eine Einschätzung der Wirksamkeit des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems (IKS) zugrunde. Die Einschätzung basierte insbesondere auf Erkenntnissen über die rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Branchenrisiken, Unternehmensstrategie und die daraus resultierenden Geschäftsrisiken sind aus der Prüfung der Vorjahresabschlüsse (2004-2013), aus Gesprächen mit der Betriebsleitung und Mitarbeitern des Eigenbetriebes sowie aus Branchenberichten und der einschlägigen Fachpresse bekannt. ( 36) Aus den bei der Prüfungsplanung festgestellten Risikobereichen ergaben sich folgende Prüfungsschwerpunkte: · Einzelsachverhalte mit wesentlichen Auswirkungen auf die Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage · Anhangsangaben · Prüfung der Eröffnungsbilanz im Rahmen von Erstprüfungen. ( 37) Ausgehend von einer Beurteilung des IKS haben wir bei der Festlegung der weiteren Prüfungshandlungen die Grundsätze der Wesentlichkeit und der Wirtschaftlichkeit beachtet. Sowohl die analytischen Prüfungshandlungen als auch die Einzelfallprüfungen wurden daher nach Art und Umfang unter Berücksichtigung der Bedeutung der Prüfungsgebiete und der Organisation des Rechnungswesens in ausgewählten Stichproben durchgeführt. Die Stichproben wurden so ausgewählt, dass sie der wirtschaftlichen Bedeutung der einzelnen Posten des Jahresabschlusses Rechnung tragen und es ermöglichen, die Einhaltung der gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften ausreichend zu prüfen. ( 38) Zur Prüfung des Nachweises der Vermögens- und Schuldposten des Eigenbetriebes haben uns u.a. Kassenbelege, Ein- und Ausgangsrechnungen und sonstige Unterlagen vorgelegen. 7 D. FESTSTELLUNGEN UND ERLÄUTERUNGEN ZUR RECHNUNGSLEGUNG I. ORDNUNGSMÄßIGKEIT DER RECHNUNGSLEGUNG 1. Buchführung und weitere geprüfte Unterlagen ( 39) Die Finanzbuchhaltung des Eigenbetriebes erfolgt mit Hilfe einer (eigenen) EDVAnlage unter Verwendung des Programms "Kanzlei Rechnungswesen pro" der DATEV e.G., Nürnberg. ( 40) Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird extern über die Stadtverwaltung Aachen abgewickelt. ( 41) Die Anlagenbuchhaltung wird intern mit Hilfe einer EDV-Anlage über das Anlagenprogramm „Anlag“ der DATEV e.G., Nürnberg, verwaltet. ( 42) Die Ordnungsmäßigkeit der Programme "Kanzlei Rechnungswesen pro" und "Anlag" der DATEV e.G., Nürnberg, wurde durch die Ernst & Young AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, geprüft und bestätigt. ( 43) Das von dem Eigenbetrieb eingerichtete rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem (IKS) sieht dem Betriebszweck und -umfang angemessene Regelungen zur Organisation und Kontrolle der Abläufe vor. ( 44) Die Organisation der Buchführung und das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem ermöglichen die vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung und Buchung der Geschäftsvorfälle. Der Kontenplan ist ausreichend gegliedert, das Belegwesen ist klar und übersichtlich geordnet. Die Bücher wurden zutreffend mit den Zahlen der Vorjahresbilanz eröffnet und insgesamt während des gesamten Geschäftsjahres ordnungsgemäß weitergeführt. ( 45) Die Informationen, die aus den weiteren geprüften Unterlagen entnommen wurden, führen zu einer ordnungsgemäßen Abbildung in Buchführung, Jahresabschluss und Lagebericht. ( 46) Im Hinblick auf die IT-gestützte Rechnungslegung haben wir keine Sachverhalte festgestellt, die uns zu der Annahme veranlassen, dass die Sicherheit der für die Zwecke der Rechnungslegung verarbeiteten Daten nicht gewährleistet ist. ( 47) Insgesamt lässt sich feststellen, dass die Buchführung und die weiteren geprüften Unterlagen (einschließlich Belegwesen, internes Kontrollsystem und Planungsrechnungen) nach unseren Feststellungen den gesetzlichen Vorschriften einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und den ergänzenden Bestimmungen der Betriebssatzung entsprechen. Die Prüfung ergab keine Beanstandungen. 8 2. Jahresabschluss ( 48) Nach § 21 EigVO wurde der Jahresabschluss des Eigenbetriebes nach den Vorschriften des HGB für große Kapitalgesellschaften und den gesetzlichen Regelungen der Eigenbetriebsverordnung aufgestellt. ( 49) Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sind ordnungsgemäß aus der Buchführung und den weiteren geprüften Unterlagen abgeleitet. Die Gliederung der Bilanz (Anlage 1) erfolgt entsprechend der Vorschrift des § 266 HGB, § 22 Abs. 1 EigVO NRW. Die Gewinn- und Verlustrechnung (Anlage 2) wurde entsprechend der Vorschrift des § 275 Abs. 2 HGB aufgestellt, § 23 Abs. 1 EigVO NRW. ( 50) Soweit in der Bilanz oder in der Gewinn- und Verlustrechnung Darstellungswahlrechte bestehen, erfolgen die entsprechenden Angaben weitestgehend im Anhang. ( 51) In dem von dem Eigenbetrieb aufgestellten Anhang (Anlage 3) sind die auf die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden ausreichend erläutert. Alle gesetzlich geforderten Einzelangaben, die wahlweise in den Anhang übernommenen Angaben zur Bilanz und zur Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Angaben nach § 24 EigVO NRW sind vollständig und zutreffend dargestellt. ( 52) Der Jahresabschluss entspricht damit nach unseren Feststellungen den gesetzlichen Vorschriften einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und den ergänzenden Bestimmungen der Betriebssatzung. Die Prüfung ergab keine Beanstandungen. 3. Lagebericht ( 53) Die Prüfung des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2017 (Anlage 4) hat ergeben, dass der Lagebericht mit dem Jahresabschluss und den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen im Einklang steht und dass er insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage des Eigenbetriebes vermittelt. Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufstellung des Lageberichts wurden beachtet. ( 54) Ferner hat die Prüfung ergeben, dass die wesentlichen Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend im Lagebericht dargestellt sind und dass die Angaben nach § 289 Abs. 2 HGB vollständig und zutreffend sind. ( 55) Insgesamt kann festgestellt werden, dass der Lagebericht alle vorgeschriebenen Angaben enthält und er damit den gesetzlichen Vorschriften entspricht. 9 II. GESAMTAUSSAGE DES JAHRESABSCHLUSSES 1. Gesamtaussage ( 56) Unsere Prüfung hat ergeben, dass § 264 Abs. 2 HGB i.V.m. § 106 GO NRW beachtet wurde und der Jahresabschluss insgesamt, d.h. als Gesamtaussage des Jahresabschlusses, wie sie sich aus dem Zusammenwirken von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang ergibt, unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens, Finanz- und Ertragslage des Eigenbetriebes vermittelt. ( 57) Im Übrigen verweisen wir auf die nachfolgende analysierende Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage und auf die weitergehenden Aufgliederungen und Erläuterungen der Posten des Jahresabschlusses. 2. Analyse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage ( 58) Zur Analyse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage haben wir die Posten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten geordnet, wobei sich die Darstellung auf eine kurze Entwicklungsanalyse beschränkt. Die Analyse ist nicht auf eine umfassende Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Eigenbetriebes ausgerichtet. Zudem ist der Aussagewert von Bilanzdaten - insbesondere auf Grund des Stichtagsbezugs der Daten - relativ begrenzt. a) Vermögenslage ( 59) In der folgenden Bilanzübersicht sind die Posten zum 31. Dezember 2017 nach wirtschaftlichen und finanziellen Gesichtspunkten zusammengefasst und den entsprechenden Bilanzposten zum 31. Dezember 2016 gegenübergestellt (vgl. Anlage 1). ( 60) Zur Darstellung der Vermögensstruktur werden die Bilanzposten der Aktivseite dem langfristig (Fälligkeit größer als ein Jahr) bzw. dem kurzfristig gebundenen Vermögen zugeordnet. ( 61) Zur Darstellung der Kapitalstruktur werden die Bilanzposten der Passivseite dem Eigen- bzw. Fremdkapital zugeordnet, wobei innerhalb des Fremdkapitals eine Zuordnung nach langfristiger (Fälligkeit größer als ein Jahr) bzw. kurzfristiger Verfügbarkeit erfolgt. 10 ( 62) Die Vermögens- und Kapitalstruktur sowie deren Veränderungen gegenüber dem Vorjahr ergeben sich aus den folgenden Zusammenstellungen der Bilanzzahlen: ( 63) VERMÖGENSSTRUKTUR 31.12.2017 TEUR % 31.12.2016 TEUR % Veränderungen TEUR % Langfristig gebundenes Vermögen Anlagevermögen Immaterielle Vermögensgegenstände - Entgeltlich erworbene Software 6 0,4 1 0,1 5 * - Grundstücke und Bauten 135 8,5 131 11,8 4 3,1 - Andere Anlagen, Betriebsund Geschäftsausstattung 108 6,7 115 10,4 -7 -6,1 243 15,2 246 22,2 -3 -1,2 249 15,6 247 22,3 2 0,8 316 19,8 260 23,5 56 21,5 1 0,1 4 0,4 -3 -75,0 1.005 63,1 583 52,6 422 72,4 16 1,0 5 0,4 11 * 1.338 84,0 852 76,9 486 57,0 3 0,2 2 0,2 1 50,0 3 0,2 7 0,6 -4 -57,1 1.344 84,4 861 77,7 483 56,1 1.593 100,0 1.108 100,0 485 43,8 Sachanlagen Kurzfristig gebundenes Vermögen Umlaufvermögen Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände - Forderungen aus Lieferungen und Leistungen - Forderungen gegen verbundene Unternehmen - Forderungen gegen Stadt Aachen - Sonstige Vermögensgegenstände Liquide Mittel Rechnungsabgrenzungsposten Gesamtvermögen * über 100 v.H. oder ohne Aussagewert 11 ( 64) KAPITALSTRUKTUR 31.12.2017 TEUR % 31.12.2016 TEUR % Veränderungen TEUR % Langfristig verfügbares Kapital Eigenkapital Stammkapital Rücklagen 51 3,2 51 4,6 0 0,0 4.714 295,9 4.058 366,2 656 16,2 -3.755 -235,7 -3.712 -335,0 -43 1,2 1.010 63,4 397 35,8 613 * 193 12,1 236 21,3 -43 -18,2 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 135 8,5 185 16,7 -50 -27,0 - Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen 16 1,0 36 3,3 -20 -55,6 130 8,2 145 13,1 -15 -10,3 281 17,7 366 33,1 -85 -23,2 109 6,8 109 9,8 0 0,0 583 36,6 711 64,2 -128 -18,0 1.593 100,0 1.108 100,0 485 43,8 Jahresverlust Kurzfristig verfügbares Kapital Fremdkapital Rückstellungen - Sonstige Rückstellungen Verbindlichkeiten - Sonstige Verbindlichkeiten Rechnungsabgrenzungsposten Gesamtkapital * über 100 v.H. oder ohne Aussagewert ( 65) Das Gesamtvermögen erhöhte sich gegenüber dem Vorjahr sehr deutlich um TEUR 485 (= 43,8 %) auf TEUR 1.593. Diese Steigerung resultiert im Wesentlichen aus den Forderungen gegen die Stadt Aachen (TEUR +422): Die von der VHS genutzten Bankkonten werden bei der Stadt Aachen geführt, Einnahmen und Ausgaben erfolgen über zwei verschiedene Verrechnungskonten. Der Saldo aus Forderungen und Verbindlichkeiten aus dieser Verrechnung erhöhte sich 2017 insgesamt sogar um TEUR 749, wurde jedoch teilweise durch deutlich gestiegene Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistungen gegenüber der Stadt Aachen kompensiert. ( 66) Stichtagsbezogen erhöht zeigen sich auch die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (TEUR +56), eine Entwicklung, die ausschließlich auf Forderungen aus Zuwendungen zurückzuführen ist. ( 67) Der relative Anteil des langfristig gebundenen Vermögens (Anlagevermögen) am (deutlich erhöhten) Gesamtvermögen sank in der Folge von 22,3 % in 2016 auf 15,7 % in 2017. In absoluten Zahlen verblieb das Anlagevermögen nahezu unverändert (Erhöhung um TEUR 2). 12 ( 68) Das Eigenkapital des Eigenbetriebes konnte im Berichtsjahr mehr als verdoppelt werden, es erhöhte sich von TEUR 397 auf TEUR 1.010. Die bilanzielle Eigenkapitalquote des Eigenbetriebes beträgt damit zum Abschlussstichtag 31.12.2017 63,4 %, nach dem diese noch im Vorjahr bei 35,8 % und im Jahr 2015 bei 7,7 % lag. ( 69) Ursächlich für die Entwicklung der letzten Jahre ist die deutliche Verbesserung der Jahresergebnisse seit 2016. Zwar waren diese mit EUR -3,7 Mio. in 2016 und EUR 3,8 Mio in 2017 unverändert stark defizitär, jedoch deutlich positiver als in den Jahren 2009 bis 2015, als die Jahresverluste im Schnitt EUR -4,1 Mio. betrugen. ( 70) Über die letzten Jahre weitgehend unverändert und im Jahr 2017 um TEUR 310 erhöht zeigt sich dagegen der Zuschuss der Stadt Aachen zum Budget der VHS, welcher direkt in die Rücklagen eingestellt wird. Der deutlich positive Saldo aus Zuschuss der Stadt Aachen und Jahresverlust der VHS führte zur deutlichen Steigerung des Eigenkapitals zum Bilanzstichtag 2017. ( 71) Das kurzfristig verfügbare Kapital (Restlaufzeit bis zu einem Jahr) verminderte sich um TEUR 128 auf TEUR 583. Ursache hierfür sind im Wesentlichen die Verminderungen der sonstigen Rückstellungen (TEUR -43) und der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (TEUR -50). ( 72) Die bereits im Berichtsjahr vereinnahmten Eintrittsgelder (Abonnenten, Vorkasse, Gutscheine/Gutschriften) sowie sonstigen Einnahmen, die das Wirtschaftsjahr 2018 betreffen, schlagen sich in den passiven Rechnungsabgrenzungsposten nieder. Diese zeigen sich gegenüber dem Vorjahr unverändert. ( 73) Die Vermögens- und Kapitalstruktur stellt sich in Kennzahlen im 3-Jahresvergleich wie folgt dar: KENNZAHLEN 31.12.2017 31.12.2016 31.12.2015 Anlagenintensität (in %) Anlagevermögen = ──────────────── Gesamtkapital 15,7 22,3 38,5 63,4 35,8 7,7 Eigenkapitalquote (in %) Eigenkapital = ──────────────── Gesamtkapital 13 b) Finanzlage ( 74) Zur Beurteilung der Finanzlage wurde von uns die nachstehende Kapitalflussrechnung auf der Grundlage des Finanzmittelfonds (= kurzfristig verfügbare flüssige Mittel) gemäß DRS 2 (Deutscher Rechnungslegungsstandard Nr. 2) zur Kapitalflussrechnung mit entsprechendem Vorjahresausweis erstellt: KAPITALFLUSSRECHNUNG 2017 TEUR 2016 TEUR -3.755 -3.712 Abschreibungen auf Gegenstände des Anlagevermögens 30 30 +/- Zu-/Abnahme der Rückstellungen -43 -38 -/+ Gewinn/Verlust aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens 0 -5 -482 -452 -85 ───── -4.335 ───── 135 ───── -4.042 ───── 0 5 -7 -1 -25 ───── -32 ───── -20 ───── -16 ───── 4.368 ───── 4.368 ───── 1 4.058 ───── 4.058 ───── 0 2 ───── 3 ═════ 2 ───── 2 ═════ Periodenergebnis vor außerordentlichen Posten +/- +/- -/+ Ab-/Zunahme der Forderungen aus Lieferung und Leistung sowie anderer Aktiva (soweit nicht Investitions- oder Finanzierungstätigkeit) Ab-/Zunahme der Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung sowie anderer Passiva (soweit nicht Investitions- oder Finanzierungstätigkeit) = Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit + Einzahlungen aus Abgängen von Gegenständen des Sachanlagevermögens/immateriellen Anlagevermögens - Auszahlungen für Investitionen in das immaterielle Anlagevermögen Auszahlungen für Investitionen in das Sachanlagevermögen = Cashflow aus der Investitionstätigkeit + Zuschuss der Stadt Aachen (Zuführung Rücklagen) = Cashflow aus der Finanzierungstätigkeit Zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelfonds + Finanzmittelfonds am Anfang der Periode = Finanzmittelfonds am Ende der Periode 14 c) Ertragslage ( 75) Die aus der Gewinn- und Verlustrechnung (Anlage 2) abgeleitete Gegenüberstellung der Erfolgsrechnungen der beiden Geschäftsjahre 2017 und 2016 zeigt folgendes Bild der Ertragslage und ihrer Veränderungen: ERGEBNISSTRUKTUR 2017 TEUR 2016 % TEUR % Veränderungen TEUR % Umsatzerlöse 4.829 100,0 4.557 100,0 272 6,0 Gesamtleistung 4.829 100,0 4.557 100,0 272 6,0 61 1,3 58 1,3 3 5,2 -2.086 -43,2 -1.938 -42,5 -148 7,6 2.804 58,1 2.677 58,8 127 4,7 -4.949 -102,5 -4.775 -104,8 -174 3,6 Abschreibungen auf das Anlagevermögen -30 -0,6 -30 -0,7 0 0,0 Sonstige betriebliche Aufwendungen -1.580 -32,7 -1.584 -34,8 4 -0,3 Betriebsergebnis -3.755 -77,7 -3.712 -81,5 -43 -1,2 Jahresverlust -3.755 -77,7 -3.712 -81,5 -43 -1,2 Sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand Rohergebnis Personalaufwand * über 100 v.H. oder ohne Aussagewert ( 76) Die Gesamtleistung des Eigenbetriebes konnte gegenüber 2016 leicht um TEUR 272 (= 6,0 %) auf TEUR 4.829 gesteigert werden. In der Gesamtleistung sind öffentliche Zuwendungen und sonstige Leistungen in Höhe von TEUR 3.169 (= 66 % der Gesamtleistung) enthalten. Hieraus wird ersichtlich, wie stark der Eigenbetrieb bei der Erfüllung seiner öffentlichen (Bildungs-) Aufgabe von öffentlichen Projektmitteln abhängt. ( 77) Der Materialaufwand erhöhte sich gegenüber dem Vorjahr vor allem bedingt durch höhere Honorare für Unterichtskräfte (TEUR +158) um TEUR 148 (= 7,6 %). ( 78) Der Personalaufwand wuchs im Vergleich zu 2016 um TEUR 174 bzw. 3,6 % auf TEUR 4.949, was im Wesentlichen auf tarifliche Gehaltssteigerungen zurückzuführen ist. Die Personalkosten allein besitzen damit einen Anteil von 102,5 % (Vorjahr: 104,8 %) an der Gesamtleistung und zehren diese vollständig auf. Dies zeigt bereits, dass öffentliche Projektmittel sowie Teilnahmegebühren in ihrer Höhe nicht ausreichend bemessen sind, um die im Bereich der VHS anfallenden Aufwendungen zu decken. ( 79) Die Abschreibungen auf das Anlagevermögen (TEUR 30) sind mit einem Anteil von unter 1 % an der betrieblichen Gesamtleistung von untergeordneter Bedeutung. 15 ( 80) Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen zeigen sich gegenüber dem Vorjahr um nahezu unverändert und betragen TEUR 1.580. Während insbesondere die Mietaufwendungen rückläufig waren (TEUR -59), erhöhten sich der Verwaltungskostenbeitrag der Stadt Aachen deutlich (87). ( 81) Das Betriebsergebnis und damit der Jahresverlust haben sich im Vergleich zu 2016 geringfügig um TEUR 43 bzw. -1,2 % auf TEUR 3.755 verschlechtert und sind weiterhin stark negativ. ( 82) Im Folgenden soll die Ertragslage auch anhand von Kennzahlen zur Ergebnisstruktur im 3-Jahresvergleich dargestellt werden: ( 83) Kennzahlen Materialintensität = = 2016 2015 43,2 42,5 43,7 102,5 104,8 106,6 (in %) Materialaufwand ──────────────── Gesamtleistung Personalintensität 2017 (in %) Personalaufwand ──────────────── Gesamtleistung In den Kennzahlen Materialintensität und Personalintensität kommt jeweils der hohe Anteil der Materialaufwendungen (insbes. Dozentenhonorare, Unterrichtsbedarf) und der Personalaufwendungen im Verhältnis zur Gesamtleistung des Eigenbetriebes zum Ausdruck. 16 3. Aufgliederung und Erläuterung der Posten des Jahresabschlusses 3.1. Posten der Bilanz AKTIVA A. ANLAGEVERMÖGEN I. Immaterielle Vermögensgegenstände 1. Entgeltlich erworbene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte ( 84) EUR (i.V. EUR 6.189,00 1.470,00) Entwicklung: Konzessionen und ähnliche Rechte Vortrag 1.1.2017 EUR Zugang Abgang Abschreibung EUR EUR EUR Stand 31.12.2017 EUR 1.470,00 ═══════ 7.011,15 ════════ -2,00 ════════ -2.290,15 ════════ 6.189,00 ═══════ Erläuterungen: ( 85) Unter den Abgängen wird die Verschrottung von verschiedenen nicht mehr genutzten EDV-Programmen ausgewiesen, die mit dem Erinnerungswert zu Buche standen. II. Sachanlagen 1. Bauten auf fremden Grundstücken ( 86) EUR (i.V. EUR 134.539,00 130.768,00) Zusammensetzung und Entwicklung: 1. Anmeldebereich Peterstraße 2. Umbau Gebäude Sandkaulbach abzgl. Zuschuss für Blindenarbeitsplatz 3. Umgestaltung Schreibmaschinenraum 2008 (Beratungsraum 215a) 4. Umgestaltung Nähmaschinenraum 5. Umgestaltung Schreibmaschinenraum 2010 (Medienraum 215) 6. Umbau eines Unterrichtsraumes zur Lehrküche im Gebäude Sandkaulbach 7. Umgestaltung DAF-Räume 225 & 226 Vortrag 1.1.2017 EUR Zugang Abgang Abschreibung EUR EUR EUR Stand 31.12.2017 EUR 62.621,00 0,00 0,00 -1.744,00 60.877,00 19.270,00 0,00 0,00 -536,00 18.734,00 5.381,00 0,00 0,00 -819,00 4.562,00 8.951,00 0,00 0,00 -1.209,00 7.742,00 4.194,00 0,00 0,00 -489,00 3.705,00 30.351,00 0,00 0,00 -3.086,00 27.265,00 0,00 ──────── 130.768,00 ════════ 12.056,68 ─────── 12.056,68 ═══════ 0,00 ────── 0,00 ══════ -402,68 ─────── -8.285,68 ═══════ 11.654,00 ──────── 134.539,00 ════════ 17 Erläuterungen: ( 87) Die Zugänge betreffen die Umgestaltung von Seminarräumen im Gebäude Peterstraße unter Sicherheitsaspekten. ( 88) Die Abschreibungen für den Anmeldebereich Peterstraße und den Umbau Gebäude Sandkaulbach erfolgen linear mit 2 % der ursprünglichen Anschaffungs-/Herstellungskosten unter Berücksichtigung einer Nutzungsdauer von 50 Jahren und die Abschreibungen für die Umgestaltung des Schreibmaschinenraums aus 2008, des Nähmaschinenraums, des Schreibmaschinenraums aus 2010, den Umbau des Unterrichtsraumes zur Lehrküche im Gebäude Sandkaulbach sowie die Umgestaltung der DAF-Räume erfolgen grundsätzlich linear mit 6,67 % der ursprünglichen Anschaffungs-/Herstellungskosten unter Berücksichtigung einer Nutzungsdauer von 15 Jahren. 2. Betriebs- und Geschäftsausstattung ( 89) EUR (i.V. EUR 108.391,40 115.401,40) Zusammensetzung und Entwicklung: 1. Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung 2. Geringwertige Wirtschaftsgüter Vortrag 1.1.2017 EUR Zugang Abgang Abschreibung EUR EUR EUR Stand 31.12.2017 EUR 115.401,40 10.294,75 0,00 -17.304,75 108.391,40 0,00 ─────── 115.401,40 ═══════ 2.148,14 ─────── 12.442,89 ═══════ 0,00 ────── 0,00 ══════ -2.148,14 ─────── -19.452,89 ═══════ 0,00 ─────── 108.391,40 ═══════ Erläuterungen: ( 90) Die Zugänge bei der sonstigen Betriebs- und Geschäftsausstattung betreffen insbesondere EDV-Ausstattung (TEUR 5), eine Tonanalage (TEUR 2), sowie ein Vorhangsystem (TEUR 2). Allgemeine Erläuterungen zum Anlagevermögen ( 91) Für das Anlagevermögen wird ein Verzeichnis geführt, aus dem sich die Ursprungswerte der angeschafften Vermögensgegenstände, das Jahr der Anschaffung, die Zugänge und Abgänge, die Abschreibungen und die Restbuchwerte ergeben. ( 92) Das Verzeichnis entspricht den handelsrechtlichen Vorschriften. 18 ( 93) Die Zugänge wurden durch Stichproben unter Einbeziehung der Konten, Fremdrechnungen und sonstiger Unterlagen geprüft. ( 94) Die Abschreibungen werden nach der linearen Methode vorgenommen und richten sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer, wobei auf Zugänge im Berichtsjahr die Abschreibungen zeitanteilig ab dem Monat der Nutzung erfolgen (p.r.t.). Für Vermögensgegenstände von geringem Wert (geringwertige Wirtschaftsgüter) wird die Vereinfachungsregel angewandt. Sie werden sofort im Jahr des Zugangs in voller Höhe abgeschrieben und im Anlagenspiegel als Abgang behandelt, wobei für die Geringwertigkeit wie in den Vorjahren unverändert von einer Obergrenze in Höhe von EUR 410,00 ausgegangen wurde. Anlagenspiegel ( 95) Der nach § 24 EigVO NRW zu erstellende Anlagenspiegel ergibt sich aus dem Anhang (Anlage 3). B. UMLAUFVERMÖGEN I. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen EUR (i.V. EUR 315.616,84 260.345,18) - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) ( 96) Zusammensetzung: 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR Zuschüsse 293.801,63 221.367,00 20.583,21 36.290,86 1.232,00 ─────── 315.616,84 ═══════ 2.687,32 ─────── 260.345,18 ═══════ Teilnehmerentgelte Übrige (4 Posten) Erläuterungen: ( 97) Der Bilanzausweis stimmt mit den Personenkonten-Saldenlisten und den vorgelegten Aufstellungen überein. Zur Prüfung der Forderungen wurden keine Saldenbestätigungen angefordert, sondern andere Prüfungshandlungen vorgenommen. ( 98) Am 13. Juli 2018 standen von den ausgewiesenen Forderungen noch TEUR 71 (rd. 23 %) offen; hierin enthalten waren noch Teilnehmerentgelte in Höhe von rd. TEUR 6 sowie Forderungen gegen das BAMF i.H.v TEUR 65. Mit dem Eingang der Forderungen wird auskunftsgemäß gerechnet. 19 ( 99) Die Bildung einer Pauschalwertberichtigung wegen nicht im Einzelnen bekannter Risiken des Forderungsausfalles, des Zinsverlustes und für Mahnkosten wurde wegen Geringfügigkeit nicht zwingend für erforderlich gehalten. ( 100) In 2017 wurden Forderungen i.H.v. TEUR 7 wegen Uneinbringlichkeit ausgebucht. ( 101) Der Ansatz der Forderungen erfolgt zum Nennwert unter Beachtung des Niederstwertprinzips. 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen EUR (i.V. EUR 970,00 3.871,00) - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) ( 102) Zusammensetzung: regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh, Aachen) 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR 970,00 ═══════ 3.871,00 ═══════ Erläuterungen: ( 103) Die Forderungen resultieren aus der Erbringung von EDV-Schulungen und geleisteten Anzahlungen. Saldenbestätigungen lagen vor. 3. Forderungen an die Stadt Aachen EUR (i.V. EUR 1.005.585,34 582.385,67) - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) ( 104) Zusammensetzung: 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR Verrechnungskonten Sonstiges 1.298.039,24 -292.453,90 ──────── 1.005.585,34 ════════ 548.972,54 33.413,13 ──────── 582.385,67 ════════ Erläuterungen: ( 105) Es handelt sich um Abwicklungskonten zwischen der Volkshochschule Aachen und den Fachbereichen der Stadt Aachen. 20 ( 106) Die Forderungen an die Stadt Aachen zum Bilanzstichtag wurden durch Haushaltsüberwachungslisten, Saldenlisten und Aufstellungen nachgewiesen. Zur Prüfung der Forderungen konnte keine Saldenbestätigung der Stadt Aachen vorgelegt werden. Es wurde angeregt, zum nächsten Bilanzstichtag eine Saldenbestätigung anzufordern. ( 107) Die Guthaben bei Kreditinstituten laufen auf die Stadt Aachen und werden bei dieser geführt, das vorhandene Guthaben wird unter den Forderungen gegen die Stadt Aachen als Verrechnungskonto ausgewiesen. Die Forderungen an die Stadt Aachen enthalten auch eine Forderung an die Stadt Aachen in Höhe von EUR 99.296,73 zur vollständigen Übernahme des nicht durch die betriebliche Rücklage gedeckten Fehlbetrages 2017 gemäß Abrechnung vom 8. April 2018. Im Übrigen konnte vom Betrieb keine vertragliche Unterlage oder ein entsprechender Ratsbeschluss zum Nachweis der Begründung der vorgenannten Abrechnungen vorgelegt werden; mit dem Eingang der Forderungen wird auskunftsgemäß gerechnet. 4. Sonstige Vermögensgegenstände EUR (i.V. EUR 15.900,41 5.253,92) - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) ( 108) Zusammensetzung: 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR Debitorische Kreditoren Sonstige 13.100,41 2.800,00 ─────── 15.900,41 ═══════ 5.128,92 125,00 ─────── 5.253,92 ═══════ II. Kassenbestand EUR (i.V. EUR 2.726,96 2.201,72) Erläuterungen: ( 109) Für die ausgewiesenen Kassenbestände liegen unterschriebene Bescheinigungen von nicht mit der Kassenführung betrauten Personen vor. Bei allen Kassenstellen wurden unvermutete Kassenprüfungen vorgenommen. Hierüber wurden Protokolle gefertigt und vorschriftsmäßig unterschrieben. 21 C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN EUR (i.V. EUR 2.838,83 6.799,05) Erläuterungen: ( 110) Die ausgewiesenen Rechnungsabgrenzungsposten betreffen Ausgaben i.S.v. § 250 Abs. 1 HGB. 22 PASSIVA A. EIGENKAPITAL I. Stammkapital EUR (i.V. EUR 51.129,19 51.129,19) Erläuterungen: ( 111) Das Stammkapital entspricht § 6 der Satzung für die Volkshochschule Aachen. Es gilt die Satzung vom 20. Dezember 1995 in der Fassung des I. Nachtrages vom 8. Dezember 2004, beschlossen vom Rat der Stadt Aachen. ( 112) Vermögensträger des Eigenbetriebes ist die Stadt Aachen. II. Rücklagen 1. Allgemeine Rücklage ( 113) Entwicklung: Vortrag 1.1.2017 EUR (i.V. EUR 4.714.056,88 4.057.900,00) EUR 4.057.900,00 Entnahme in 2017 (Verlustabdeckung Vorjahr) -3.712.239,85 ───────── 345.660,15 Zuführung in 2017 (Zuschuss der Stadt Aachen) 4.368.396,73 ───────── 4.714.056,88 ═════════ Stand 31.12.2017 Erläuterungen: ( 114) Der Rat der Stadt Aachen hat in seiner Sitzung am 26. Oktober 2016 für die Volkshochschule Aachen entsprechend dem Entwurf des Wirtschaftsplanes 2017 einen Zuschuss von insgesamt EUR 4.069.600,00 für 2017 beschlossen. Dieser Betrag wurde wie in Vorjahren mehrfach durch die Kämmerei der Stadt Aachen geändert; die letzte Änderung in Form einer Abrechnung „nicht disponibler Personalkosten“ erfolgte mit Abrechnung vom 8. April 2018. ( 115) Der Jahresverlust 2016 von EUR -3.712.239,85 wurde satzungsgemäß mit dem Rücklagekapital verrechnet. 23 III. Verlust ( 116) EUR -3.755.405,59 (i.V. EUR -3.712.239,85) Entwicklung: EUR Vortrag 1.1.2017 - Verlust des Vorjahres Ausgleich durch Verrechnung mit der allgemeinen Rücklage in 2017 -3.712.239,85 3.712.239,85 ───────── 0,00 -3.755.405,59 ───────── -3.755.405,59 ═════════ Jahresverlust 2017 Stand 31.12.2017 Erläuterungen: ( 117) Betreffend den Ausgleich des Vorjahresverlustes mit der allgemeinen Rücklage im Berichtsjahr Hinweis auf Tzn 113 bis 115. B. RÜCKSTELLUNGEN 1. Sonstige Rückstellungen ( 118) EUR (i.V. EUR 193.556,79 236.270,97) Zusammensetzung und Entwicklung: Stand 1.1.2017 EUR Inanspruchnahme EUR Auflösung Zuführung EUR EUR Stand 31.12.2017 EUR Personalkosten Mehrarbeitsstunden 58.229,59 -58.229,59 0,00 46.050,52 46.050,52 Urlaubsverpflichtungen 23.795,68 -23.795,68 0,00 10.419,83 10.419,83 Langzeitkonto 19.162,42 -19.162,42 0,00 14.207,54 14.207,54 Dienstjubiläen 4.238,28 ──────── 105.425,97 ──────── 0,00 ─────── -101.187,69 ─────── 0,00 ─────── 0,00 ─────── 595,62 ─────── 71.273,51 ─────── 4.833,90 ──────── 75.511,79 ──────── Energiekosten 59.100,00 -36.122,46 -14.177,54 50.500,00 59.300,00 Nebenkostenabrechnung Übrige 38.000,00 -6.037,09 -17.962,91 11.500,00 25.500,00 Urheberrechte 4.800,00 -3.489,46 -810,54 3.800,00 4.300,00 Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen 6.900,00 0,00 0,00 0,00 6.900,00 Jahresabschlusskosten Prüfungskosten 3.570,00 18.475,00 ──────── 130.845,00 ──────── 236.270,97 ════════ -3.570,00 0,00 3.570,00 3.570,00 -15.605,45 ─────── -64.824,46 ─────── -166.012,15 ═══════ -1.069,55 ─────── -34.020,54 ─────── -34.020,54 ═══════ 16.675,00 ─────── 86.045,00 ─────── 157.318,51 ═══════ 18.475,00 ──────── 118.045,00 ──────── 193.556,79 ════════ 24 Erläuterungen: Mehrarbeitsstunden ( 119) Für das Guthaben der Mitarbeiter/innen an Mehrarbeitsstunden wurde zum Bilanzstichtag eine Rückstellung gebildet. Der Vorjahreswert wurde in voller Höhe in Anspruch genommen. Urlaubsverpflichtungen ( 120) Die Rückstellung beinhaltet die Kosten des zum Bilanzstichtag noch nicht in Anspruch genommenen Urlaubs. Sie erfasst die Bruttoentgelte ggf. einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die Vorjahresrückstellung wurde durch Inanspruchnahme verbraucht. Dienstjubiläen ( 121) Für Zuwendungen anlässlich von Dienstjubiläen wurde zum Bilanzstichtag eine Rückstellung gebildet. Der Bewertung der Verpflichtungen zum Bilanzstichtag liegt eine Schätzung der Betriebsleitung zugrunde, ein versicherungsmathematisches Gutachten wurde nicht eingeholt. Energiekosten, Nebenkostenabrechnung ( 122) Dargestellt ist die teilweise Inanspruchnahme der Vorjahresrückstellungen; Teilbeträge wurden aufgelöst. Für ausstehende Energiekosten- und Nebenkostenabrechnungen des Jahres 2017 wurden vorsorglich die ausgewiesenen Beträge den Rückstellungen zugeführt. Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ( 123) Für die gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von entstandenen Geschäftsunterlagen wurde in Vorjahren eine Rückstellung gebildet; die Rückstellung wurde in unveränderter Höhe beibehalten. Die Berechnungsgrundlagen haben wir zu unseren Arbeitspapieren genommen. Jahresabschlusskosten ( 124) Der Rückstellung für die Jahresabschlusskosten wurden die voraussichtlichen Aufwendungen für die Mitwirkung bei der Erstellung des Jahresabschlusses 2017 i.H.v. EUR 3.750,00 zugeführt. Die Vorjahresrückstellung für 2016 wurde im Berichtsjahr abgerechnet. Prüfungskosten ( 125) Der Rückstellung für die Prüfungskosten wurden die voraussichtlichen Aufwendungen für die Prüfung und die Veröffentlichung des Jahresabschlusses 2017 in Höhe von insgesamt EUR 16.675,00 zugeführt. 25 Anmerkung zur Bildung von Rückstellungen ( 126) Entsprechend der IDW-Stellungnahme zur Rechnungslegung: Bilanzierung und Bewertung von Pensionsverpflichtungen gegenüber Beamten und deren Hinterbliebenen (IDW RS HFA 23), die die IDW-Stellungnahme HFA 1/1997 ersetzt, wären Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen der Beamten zu bilden, soweit sie für das Sondervermögen „Volkshochschule Aachen“ tätig sind. Sofern eine Vereinbarung vorliegt, nach der die juristische Person des öffentlichen Rechts das Sondervermögen gegen laufende Zahlungen von künftigen Versorgungsleistungen freistellt, ist dies bei der Bemessung der Pensionsrückstellung im Jahresabschluss des Sondervermögens mindernd zu berücksichtigen. Bei Vorliegen einer entsprechenden Freistellungsvereinbarung hat die juristische Person des öffentlichen Rechts die entsprechende originäre Pensionsverpflichtung zu passivieren. Mit Datum vom 11. November 2010 hat die Volkshochschule Aachen mit der Stadt Aachen eine derartige Freistellungsvereinbarung abgeschlossen, und zwar rückwirkend ab 2009, so dass die bisher notwendigen Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen der Beamten der Volkshochschule Aachen nicht mehr gebildet werden müssen. Im Übrigen sind die Rückstellungen nach Auskunft der Betriebsleitung ausreichend dotiert. C. VERBINDLICHKEITEN 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr: EUR 135.321,63 (i.V. EUR 185.554,05) ( 127) Zusammensetzung: Dozentenhonorare Übrige Verbindlichkeiten EUR (i.V. EUR 135.321,63 185.554,05) 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR 87.387,07 113.201,53 47.934,56 ─────── 135.321,63 ═══════ 72.352,52 ─────── 185.554,05 ═══════ Erläuterungen: ( 128) Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zum Bilanzstichtag sind im Einzelnen durch eine Saldenliste und ergänzende Aufstellungen nachgewiesen. Der Ansatz der Verbindlichkeiten erfolgt zum Erfüllungsbetrag. Zur Prüfung der Verbindlichkeiten wurden keine Saldenbestätigungen angefordert, sondern andere Prüfungshandlungen vorgenommen. 26 2. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen EUR (i.V. EUR 15.654,25 35.778,83) - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr: EUR 15.654,25 (i.V. EUR 35.778,83) ( 129) Zusammensetzung: STAWAG Stadtwerke Aachen AG, Aachen Gebäudemanagement der Stadt Aachen, Aachen regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh, Aachen 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR 1.814,80 12.277,41 12.450,66 22.192,48 1.388,79 ─────── 15.654,25 ═══════ 1.308,94 ─────── 35.778,83 ═══════ Erläuterungen: ( 130) Die Verbindlichkeiten gegenüber der STAWAG Stadtwerke Aachen AG resultieren aus dem Bezug von Wärme und Strom. Die Verbindlichkeiten gegenüber dem Gebäudemanagement der Stadt Aachen resultieren insbesondere aus dem Bezug von Porto, weiterberechneten Mieten und Betriebskosten. Die Verbindlichkeiten gegenüber regio IT, Aachen, resultieren aus EDV-Dienstleistungen und Hardware Erwerb. Zur Prüfung der Verbindlichkeiten wurden Saldenbestätigungen angefordert und eingesehen. 3. Sonstige Verbindlichkeiten EUR (i.V. EUR 129.574,26 144.590,46) - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr: EUR 129.574,26 (i.V. EUR 144.590,46) - davon aus Steuern: EUR 48.643,84 (i.V. EUR 46.293,34) - davon im Rahmen der sozialen Sicherheit: EUR 11.989,23 (i.V. EUR 13.836,60) ( 131) Zusammensetzung: 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR 4.168,19 9.687,65 Lohnsteuer 48.643,84 46.293,34 Gehälter Sozialversicherung 59.997,20 11.989,23 69.118,12 13.836,60 4.745,00 30,80 ─────── 129.574,26 ═══════ 5.523,55 131,20 ─────── 144.590,46 ═══════ Kreditorische Debitoren Zusatzversorgungskasse Mitarbeiter 27 Erläuterungen: ( 132) Die zum Bilanzstichtag ausgewiesenen Verbindlichkeiten wurden durch Saldenlisten bzw. Aufstellungen nachgewiesen. D. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN ( 133) Zusammensetzung: Teilnehmerentgelte Verschiedene Zuschüsse Studienreisen Noch nicht eingelöste Gutscheine/Gutschriften EUR (i.V. EUR 108.870,37 109.512,29) 31.12.2017 EUR 31.12.2016 EUR 93.182,05 7.386,42 93.873,61 6.753,93 2.246,00 6.055,90 ─────── 108.870,37 ═══════ 1.072,65 7.812,10 ─────── 109.512,29 ═══════ Erläuterungen: ( 134) Die zum Bilanzstichtag ausgewiesenen Rechnungsabgrenzungsposten betreffen Einnahmen i.S.v. § 250 Abs. 2 HGB. 28 3.2. Posten der Gewinn- und Verlustrechnung 1. Umsatzerlöse ( 135) Zusammensetzung: 4.828.590,72 4.557.040,03) 2017 EUR 2016 EUR Teilnehmerentgelte 1.536.138,95 1.542.671,80 Zuwendungen Land 1.531.536,09 1.382.091,04 Zuwendungen Bund 1.402.712,81 1.238.455,80 Zuwendungen Stadt 76.954,44 86.782,59 Zuwendungen Europäische Union 46.764,75 83.778,47 111.013,10 107.383,12 82.828,95 67.001,26 2.679,03 2.172,40 9.467,63 17.934,62 28.494,97 ───────── 4.828.590,72 ═════════ 28.768,93 ───────── 4.557.040,03 ═════════ Sonstige Zuwendungen Studienreisen Werbeeinnahmen Pacht und Vermietung Sonstige Erlöse und Einnahmen 4. Sonstige betriebliche Erträge ( 136) EUR (i.V. EUR Zusammensetzung: Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen Spenden Erträge Sachanlagenverkäufe Periodenfremde Erträge Sonstige Erträge EUR (i.V. EUR 60.585,56 57.680,48) 2017 EUR 2016 EUR 34.020,54 30.118,46 680,00 14.644,00 0,00 5.110,00 25.803,20 0,00 81,82 ─────── 60.585,56 ═══════ 7.808,02 ─────── 57.680,48 ═══════ Erläuterungen: ( 137) Die Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen beinhalten im Wesentlichen Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen für Energie- und Wasserkosten (TEUR 14) sowie von Rückstellungen für Nebenkostenabrechnungen (TEUR 18). ( 138) Die periodenfremden Erträge enthalten vor allem Guthaben aus Heiz- und Nebenkostenabrechnungen (TEUR 13) sowie aus der Verjährung von Gutscheinen und Verbindlichkeiten (TEUR 9). 29 5. Materialaufwand a) Aufwendungen für Unterrichtsbedarf und Veranstaltungen ( 139) Zusammensetzung: Unterrichtsbedarf, Veranstaltungen b) Aufwendungen für bezogene Leistungen (Dozentenhonorare und Prüfungen) ( 140) Zusammensetzung: Honorare Unterricht Honorare Beratung, Projektl., Sonstiges Prüfungskosten Studienreisen EUR (i.V. EUR 245.870,14 300.591,88) 2017 EUR 2016 EUR 245.870,14 ═══════ 300.591,88 ═══════ EUR (i.V. EUR 1.839.821,15 1.637.410,04) 2017 EUR 2016 EUR 1.552.382,63 99.474,09 128.749,35 59.215,08 ───────── 1.839.821,15 ═════════ 1.394.557,50 98.598,50 96.274,89 47.979,15 ───────── 1.637.410,04 ═════════ 6. Personalaufwand a) Löhne und Gehälter ( 141) Zusammensetzung: Beamtenbezüge Vergütungen kommunale Beschäftigte Vergütungen behinderte Beschäftigte Veränderung Urlaubsrückstellung Veränderung Rückstellung Mehrarbeitsstunden Veränderung Rückstellung Langzeitkonto Veränderung Rückstellung Dienstjubiläen EUR (i.V. EUR 3.811.393,49 3.691.677,20) 2017 EUR 2016 EUR 291.247,40 3.506.505,56 43.554,71 -13.375,85 -12.179,07 -4.954,88 595,62 ───────── 3.811.393,49 ═════════ 253.152,92 3.427.248,37 43.215,60 -7.714,82 -24.329,16 145,39 -41,10 ───────── 3.691.677,20 ═════════ 30 b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung EUR (i.V. EUR 1.137.627,73 1.083.300,34) - davon für Altersversorgung: EUR 414.045,36 (i.V. EUR 381.222,79) ( 142) Zusammensetzung: 2017 EUR 2016 EUR Beiträge zur Versorgung der Beamten 133.090,00 104.777,00 Beiträge zu Versorgungskassen Beiträge zur Sozialversicherung 280.955,36 679.056,90 276.445,79 661.056,01 22.728,61 17.285,27 21.796,86 ───────── 1.137.627,73 ═════════ 23.736,27 ───────── 1.083.300,34 ═════════ Beihilfen Umlage Unfallversicherung 7. Abschreibungen a) auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen ( 143) Zusammensetzung: 30.028,72 29.696,20) 2017 EUR 2016 EUR Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände 2.290,15 2.130,30 Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne Geringwertige Wirtschaftsgüter) 25.590,43 25.128,90 2.148,14 ─────── 30.028,72 ═══════ 2.437,00 ─────── 29.696,20 ═══════ Geringwertige Wirtschaftsgüter ( 144) EUR (i.V. EUR Wegen der Verteilung vgl. unsere Ausführungen und Darstellungen zum Anlagevermögen Tzn 84 bis 95 und den Anlagenspiegel im Anhang (Anlage 3). 31 8. Sonstige betriebliche Aufwendungen ( 145) EUR (i.V. EUR Zusammensetzung: Raummieten Energiekosten Gebäudeinstandhaltung und -reinigung Fahrzeugkosten Werbung Unterrichts- und Veranstaltungskosten Versicherungen und sonstige Abgaben Gebühren und Beiträge Betriebs- und Geschäftsausstattung Kommunikationskosten Büro- und EDV-Kosten Reisekosten Prüfungskosten Fremdleistungskosten Verwaltungskostenbeitrag Stadt Aachen Forderungsverluste Sonstige Aufwendungen 1.579.840,64 1.584.247,18) 2017 EUR 2016 EUR 577.401,37 161.181,99 200.918,80 854,93 84.247,35 15.099,50 44.109,64 16.247,64 25.938,90 32.233,02 122.183,70 15.960,16 20.245,00 28.701,15 225.500,00 7.332,49 1.685,00 ───────── 1.579.840,64 ═════════ 636.603,09 163.915,69 199.413,57 735,15 75.725,64 13.500,89 47.973,96 15.850,07 34.653,54 35.762,48 147.106,24 9.625,16 20.245,00 26.910,62 138.100,00 14.101,34 4.024,74 ───────── 1.584.247,18 ═════════ Erläuterungen: ( 146) Die Raummieten beinhalten u.a. „kalkulatorische“ Mieten für angemietete Räume der Stadt Aachen, die unverändert auf dem Niveau einer Berechnungsunterlage aus 1999 ausgewiesen werden. Es liegen keine Quasi-Mietverträge mit Regelungsinhalten vor, die ein Mietverhältnis üblicherweise betreffen. Es existiert weiterhin keine ausreichende Regelung zwischen der Stadt Aachen und der Quasi-Mieterin Volkshochschule, aus der hervorgeht, welche Reparaturen und Instandhaltungs-/Sanierungsmaßnahmen die Volkshochschule zu tragen hat. Auch der Wegfall der Nutzungsmöglichkeiten und die Bereitstellung von neuen Nutzungsmöglichkeiten werden bisher nicht berücksichtigt. ( 147) Der Verwaltungskostenbeitrag, den die VHS an die Stadt Aachen jährlich zu entrichten hat, wird von der Kämmerei der Stadt Aachen festgelegt. 32 13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen EUR (i.V. EUR 0,00 37,52) 2017 EUR 2016 EUR 0,00 ══════ 37,52 ══════ - davon an die Stadt Aachen: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) ( 148) Zusammensetzung: Sonstige Zinsen ( 149) 15. Ergebnis nach Steuern EUR -3.755.405,59 (i.V. EUR -3.712.239,85) 17. Jahresverlust EUR -3.755.405,59 (i.V. EUR -3.712.239,85) Nachrichtlich: ( 150) Der Jahresverlust von EUR 3.755.405,59 ist gemäß § 18 Abs. 6 der Satzung mit dem Rücklagekapital zu verrechnen. 33 E. FESTSTELLUNGEN AUS ERWEITERUNGEN DES PRÜFUNGSAUFTRAGS ( 151) Bei unserer Prüfung haben wir auftragsgemäß die Vorschriften des § 53 Abs. 1 Nrn. 1 und 2 HGrG und die hierzu vom IDW nach Abstimmung mit dem Bundesministerium der Finanzen, dem Bundesrechnungshof und den Landesrechnungshöfen veröffentlichten IDW PS 720 (Stand 09.09.2010) „Berichterstattung über die Erweiterung der Abschlussprüfung nach § 53 HGrG“ beachtet. ( 152) Dementsprechend haben wir auch geprüft, ob die Geschäfte ordnungsgemäß, d.h. mit der erforderlichen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften sowie den Bestimmungen der Betriebssatzung geführt worden sind. ( 153) Die erforderlichen Feststellungen haben wir in diesem Bericht, insbesondere in der Anlage 6, dargestellt. Über diese Feststellungen hinaus hat unsere Prüfung keine Besonderheiten ergeben, die nach unserer Auffassung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Betriebsführung von Bedeutung sind. 34 F. WIEDERGABE DES BESTÄTIGUNGSVERMERKS UND SCHLUSSBEMERKUNG ( 154) Nach dem abschließenden Ergebnis unserer Prüfung haben wir dem Jahresabschluss zum 31. Dezember 2017 (Anlagen 1 bis 3) und dem Lagebericht für das Geschäftsjahr 2017 (Anlage 4) der Volkshochschule Aachen, Aachen, den folgenden uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt, der hier wiedergegeben wird: Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers An die Volkshochschule Aachen, Aachen: „Wir haben den Jahresabschluss - bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang - unter Einbeziehung der Buchführung und den Lagebericht der Volkshochschule Aachen, Aachen, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2017 geprüft. Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften und den ergänzenden Bestimmungen der Betriebssatzung liegen in der Verantwortung der Betriebsleitung des Eigenbetriebs. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben. Wir haben unsere Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung vorgenommen. Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen werden die Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld des Eigenbetriebs sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt. Im Rahmen der Prüfung werden die Wirksamkeit des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems sowie Nachweise für die Angaben in Buchführung, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung umfasst die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen der Betriebsleitung sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet. 35 Unsere Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt. Nach unserer Beurteilung auf Grund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse entspricht der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Bestimmungen der Betriebssatzung und vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Eigenbetriebs. Der Lagebericht steht in Einklang mit dem Jahresabschluss, entspricht den gesetzlichen Vorschriften, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar.“ Die Volkshochschule Aachen ist auch zukünftig auf Zuschüsse der Stadt Aachen zur Abdeckung der Jahresverluste angewiesen. Die wirtschaftlichen Verhältnisse des Eigenbetriebes geben keinen Anlass zu wesentlichen Beanstandungen.“ ( 155) Eine Verwendung des oben wiedergegebenen Bestätigungsvermerks außerhalb dieses Prüfungsberichts bedarf unserer vorherigen Zustimmung. Bei Veröffentlichung oder Weitergabe des Jahresabschlusses und/oder des Lageberichts in einer von der bestätigten Fassung abweichenden Form (einschließlich der Übersetzung in andere Sprachen) bedarf es zuvor unserer erneuten Stellungnahme, sofern hierbei unser Bestätigungsvermerk zitiert oder auf unsere Prüfung hingewiesen wird; auf § 328 HGB wird verwiesen. Aachen, den 31. August 2018 Wirtschaftsprüfer Wirtschaftsprüfer Anlagen zum Prüfungsbericht Anlage 1 Volkshochschule Aachen Aachen Bilanz zum 31. Dezember 2017 AKTIVA PASSIVA EUR Vorjahr EUR A. ANLAGEVERMÖGEN I. Immaterielle Vermögensgegenstände 1. Entgeltlich erworbene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte II. Sachanlagen 1. Bauten auf fremden Grundstücken 2. Betriebs- und Geschäftsausstattung EUR Vorjahr EUR 51.129,19 51.129,19 4.714.056,88 4.057.900,00 A. EIGENKAPITAL I. Stammkapital 6.189,00 134.539,00 108.391,40 242.930,40 249.119,40 1.470,00 130.768,00 115.401,40 246.169,40 247.639,40 II. Rücklagen 1. Allgemeine Rücklage III. Verlust Verlust des Vorjahres Ausgleich durch Verrechnung mit der allgemeinen Rücklage Jahresverlust B. UMLAUFVERMÖGEN I. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen EUR -3.712.239,85 -4.103.445,07 3.712.239,85 0,00 -3.755.405,59 -3.755.405,59 1.009.780,48 4.103.445,07 0,00 -3.712.239,85 396.789,34 193.556,79 236.270,97 135.321,63 185.554,05 15.654,25 35.778,83 129.574,26 144.590,46 280.550,14 365.923,34 108.870,37 109.512,29 1.592.757,78 1.108.495,94 B. RÜCKSTELLUNGEN 315.616,84 260.345,18 1. Sonstige Rückstellungen - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen 970,00 3.871,00 C. VERBINDLICHKEITEN - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) 3. Forderungen an die Stadt Aachen 1.005.585,34 582.385,67 - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) 4. Sonstige Vermögensgegenstände 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen EUR 135.321,63 (i.V. EUR185.554,05) 15.900,41 5.253,92 - davon mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: 2. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr: EUR 0,00 (i.V. EUR 0,00) EUR 15.654,25 (i.V. EUR 35.778,83) 1.338.072,59 851.855,77 3. Sonstige Verbindlichkeiten - davon II. Kassenbestand 2.726,96 1.340.799,55 2.201,72 854.057,49 a) mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr: EUR 129.574,26 (i.V. EUR 144.590,46) b) aus Steuern: EUR 48.643,84 (i.V. EUR 46.293,34) C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 2.838,83 6.799,05 c) im Rahmen der sozialen Sicherheit: EUR 11.989,23 (i.V. EUR 13.836,60) D. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 1.592.757,78 1.108.495,94 Anlage 2 Volkshochschule Aachen Aachen Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2017 EUR 1. Umsatzerlöse 4. Sonstige betriebliche Erträge 5. Materialaufwand a) Aufwendungen für Unterrichtsbedarf und Veranstaltungen b) Aufwendungen für bezogene Leistungen (Dozentenhonorare und Prüfungen) EUR Vorjahr EUR 4.828.590,72 4.557.040,03 60.585,56 57.680,48 4.889.176,28 4.614.720,51 -245.870,14 -300.591,88 -1.839.821,15 -2.085.691,29 6. Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung -1.637.410,04 -1.938.001,92 -3.811.393,49 -3.691.677,20 -1.137.627,73 -1.083.300,34 - davon für Altersversorgung: EUR -414.045,36 (i.V. EUR -381.222,79) -4.949.021,22 -4.774.977,54 -30.028,72 -29.696,20 -1.579.840,64 -1.584.247,18 0,00 -37,52 15. Ergebnis nach Steuern -3.755.405,59 -3.712.239,85 17. Jahresverlust -3.755.405,59 -3.712.239,85 7. Abschreibungen a) auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen 8. Sonstige betriebliche Aufwendungen 13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen Der Jahresverlust von EUR -3.755.405,59 ist gemäß § 18 Abs. 6 der Satzung mit dem Rücklagekapital zu verrechnen. Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 1 ANHANG ZUM JAHRESABSCHLUSS 31.12.2017 I. Allgemeine Angaben zum Unternehmen (§ 264 Abs. 1a HGB) Die Volkshochschule Aachen mit Sitz in Aachen ist eine städtische Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit der Stadt Aachen (Quasi-Eigenbetrieb) und unterliegt keiner Eintragungspflicht in ein Register. II. Allgemeine Angaben zu Inhalt und Gliederung des Jahresabschlusses (§§ 242 ff. HGB) Form und Darstellung - Jahresabschluss und Bekanntmachung Die Vorschriften über den Jahresabschluss und den Lagebericht sowie über die Pflicht zur Offenlegung einschließlich der zugehörigen Unterlagen wurden entsprechend der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (EigVO NRW) vom 16. November 2004 (GV. NRW. S. 644, ber. 2005 S.15), zuletzt geändert durch Art. 26 des Gesetzes vom 8. Juli 2016 (GV. NRW. S. 559) auf das Geschäftsjahr 2016 angewendet. Gemäß § 21 EigVO NRW wurden für den Jahresabschluss einschließlich Anhang die Vorschriften im Dritten Buch des HGB (in der Fassung des BilanzrichtlinieUmsetzungs-gesetzes (BilRUG)) für große Kapitalgesellschaften angewendet, soweit sich aus der Eigenbetriebsverordnung nichts anderes ergibt. Die Bilanz wurde entsprechend der Vorschrift des § 266 HGB aufgestellt (§ 22 Abs. 1 EigVO NRW). Die bisher vorgesehene Bilanzposition „Allgemeine Rücklage“ wird weiterhin ausgewiesen, da diese Vorgehensweise durch die Regelung in § 265 Abs. 5 HGB gedeckt ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung wurde entsprechend der Vorschrift des § 275 HGB aufgestellt (§ 23 Abs. 1 EigVO NRW). Die neue EigVO NRW bleibt bei den Begriffen „Jahresgewinn“ und „Jahresverlust“, wo hingegen im HGB vom „Jahresüberschuss“ bzw. „Jahresfehlbetrag“ die Rede ist. Da die Begriffspaare synonym verwendet werden dürfen, soll es hier bei den bisherigen Begrifflichkeiten bleiben. Die Vorschriften der Bekanntmachung bzw. der öffentlichen Auslegung des festgestellten Jahresabschlusses und Lageberichtes mit der Verwendung des Jahresergebnisses ergeben sich aus § 26 EigVO NRW. Der Jahresabschluss 2016 ist dem Rat Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 2 der Stadt Aachen am 22.11.2017 zur Feststellung vorgelegt und die Feststellung des Jahresabschlusses ist am 17.03.2018 öffentlich bekannt gemacht worden. Bis zur Feststellung des Jahresabschlusses 2017 wird der Jahresabschluss 2016 zur Einsichtnahme verfügbar gehalten. III. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden (§§ 284 Abs. 2 Nr. 1, Nr. 4 HGB) Anlagevermögen Entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände werden zu Anschaffungskosten erfasst und werden entsprechend ihrer voraussichtlichen Nutzungsdauer linear abgeschrieben. Die Sachanlagen sind bewertet zu Anschaffungs- und Herstellungskosten abzüglich planmäßiger Abschreibungen. Es wird die lineare Abschreibungsmethode angewandt, insbesondere unter Beachtung des § 7 Abs.1 Satz 4 EStG. Für Vermögensgegenstände von geringem Wert (geringwertige Wirtschaftsgüter) wird die Vereinfachungsregel angewandt. Sie werden sofort im Jahr des Zugangs in voller Höhe abgeschrieben, wobei für die Geringwertigkeit wie in den Vorjahren unverändert von einer Obergrenze in Höhe von EUR 410,00 ausgegangen wurde. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände Der Ansatz erfolgt zum Nennwert. Allgemeine Rücklage Der jährlich gewährte Zuschuss der Stadt Aachen wird zunächst der allgemeinen Rücklage zugeführt und der Jahresverlust danach verrechnet. Diese Bilanzierungsmethode hat den Zweck, dass nur die selbst erwirtschafteten Erträge der Volkshochschule in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden und folglich sich der Ausweis eines entsprechenden Jahresverlustes ergibt. Rückstellungen und Verbindlichkeiten Rückstellungen sind gebildet worden für Verbindlichkeiten, die dem Grund nach bestanden, deren Höhe jedoch nicht feststand. Rückstellungen mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr sind grundsätzlich mit dem ihrer Restlaufzeit entsprechenden durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre abgezinst. Entsprechend der IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Bilanzierung und Bewertung von Pensionsverpflichtungen gegenüber Beamten und deren Hinterbliebenen (IDW RS HFA 23), die die IDW Stellungnahme HFA 1/1997 ersetzt, wären Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen der Beamten zu bilden, soweit sie für das Sondervermögen „Volkshochschule Aachen“ tätig sind. Sofern eine Vereinbarung vorliegt, wonach die juristische Person des öffentlichen Rechts das Sondervermögen Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 3 gegen laufende Zahlungen von künftigen Versorgungsleistungen freistellt, ist dies bei der Bemessung der Pensionsrückstellung im Jahresabschluss des Sondervermögens mindernd zu berücksichtigen. Bei Vorliegen einer entsprechenden Freistellungsvereinbarung hat die juristische Person des öffentlichen Rechts die entsprechende originäre Pensionsverpflichtung zu passivieren. Mit Datum vom 11. November 2010 hat die Volkshochschule Aachen mit der Stadt Aachen eine derartige Freistellungsvereinbarung abgeschlossen, und zwar rückwirkend ab 2009, so dass die bisher notwendigen Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen der Beamten der Volkshochschule Aachen nicht mehr gebildet werden müssen. Die Verbindlichkeiten sind mit ihrem Erfüllungsbetrag angesetzt. IV. Erläuterungen zur Bilanz 1. Anlagevermögen Die Entwicklung des Anlagevermögens wird im nachfolgenden Anlagenspiegel dargestellt. Anschaffungs- und Herstellungskosten Posten des Anlagevermögens 1 I. Immaterielle Vermögensgegenstände 1. Entgeltlich erworbene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte II. Sachanlagen 1. Bauten auf fremden Grundstücken 2. Betriebs- und Geschäftsausstattung Gesamtsumme Am 01.01.2017 EUR 2 14.624,35 Abschreibungen Zugang Abgang EUR 3 EUR 4 7.011,15 -4.437,97 UmAm buchungen 31.12.2017 EUR EUR 5 6 Zugang Abgang EUR 8 EUR 9 Am 31.12.2017 EUR 10 17.197,53 13.154,35 2.290,15 -4.435,97 11.008,53 0,00 0,00 210.034,31 67.209,63 8.285,68 429.661,43 12.442,89 -2.148,14 Kennzahlen Am Am 31.12.2017 31.12.2016 EUR EUR 11 12 DurchDurchschnittlicher schnittlicher AbschreiRestbuchbungssatz wert v.H. v.H. 13 14 1.470,00 13,3 36,0 75.495,31 134.539,00 130.768,00 3,9 64,1 0,00 439.956,18 314.260,03 19.452,89 -2.148,14 331.564,78 108.391,40 115.401,40 4,4 24,6 627.639,06 24.499,57 -2.148,14 0,00 649.990,49 381.469,66 27.738,57 -2.148,14 407.060,09 242.930,40 246.169,40 4,3 37,4 642.263,41 31.510,72 -6.586,11 0,00 667.188,02 394.624,01 30.028,72 -6.584,11 418.068,62 249.119,40 247.639,40 4,5 37,3 197.977,63 12.056,68 0,00 Am 01.01.2017 EUR 7 Restbuchwerte 0,00 6.189,00 Volkshochschule Aachen Aachen Anlagenspiegel Anlage 3 4 Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 5 Im Übrigen ergeben sich folgende Änderungen in Bestand, Leistungsfähigkeit und Ausnutzungsgrad der wichtigsten Anlagen: 31.12.2017 EUR Zugang in 2017: Immaterielle Vermögensgegenstände: Entgeltlich erworbene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte (EDV-Software) 7.011,15 ─────── Bauten auf fremden Grundstücken: Einbauten auf fremden Grundstücken 12.056,68 ─────── Betriebs- und Geschäftsausstattung: Büro- und Geschäftsausstattung Geringwertige Wirtschaftsgüter 10.294,75 2.148,14 ─────── 12.442,89 ─────── 31.510,72 ═══════ 2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände Mitzugehörigkeit zu anderen Bilanzposten (§ 265 Abs. 3 S. 1 HGB) 31.12.2017 EUR Forderungen gegen verbundene Unternehmen 970,00 ══════ Bei den ausgewiesenen Forderungen handelt es sich vollumfänglich um Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Forderungen an die Stadt Aachen 1.005.585,34 ════════ Zusammenstellung: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Sonstige Vermögensgegenstände Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen -561,00 1.454.081,04 -447.934,70 ──────── 1.005.585,34 ════════ Bei den Forderungen an die Stadt Aachen handelt es sich um Forderungen gegen Gesellschafter. Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 6 3. Eigenkapital Entwicklung Eigenkapital EUR 31.12.2017 EUR Stammkapital: Stand 1.1.2017 = Stand 31.12.2017 51.129,19 Rücklagen: Allgemeine Rücklagen: Vortrag 1.1.2017 Zuführung (Zuschuss der Stadt Aachen) Entnahmen (Verlustabdeckung 2016) 4.057.900,00 4.368.396,73 ───────── 8.426.296,73 -3.712.239,85 ───────── 4.714.056,88 Verlust: Vortrag 1.1.2017 Ausgleich durch Verrechnung mit der allgemeinen Rücklage Jahresverlust 2017 -3.712.239,85 3.712.239,85 ───────── 0,00 -3.755.405,59 ───────── -3.755.405,59 ───────── 1.009.780,48 ═════════ Volkshochschule Aachen Aachen 4. Anlage 3 7 Rückstellungen Die Rückstellungen entwickelten sich wie folgt. Entwicklung: Resturlaub Mehrarbeitss tunden Langzeitkonto Diens tjubiläen Jahres abs chluss kos ten -2016 -2017 Prüfungs kos ten -2015 -2016 -2017 Stand 01.01.2017 EUR Inans pruchnahme EUR -Auflösung +Zuführung EUR Stand 31.12.2017 EUR 23.795,68 58.229,59 19.162,42 4.238,28 23.795,68 58.229,59 19.162,42 +10.419,83 +46.050,52 +14.207,54 +595,62 10.419,83 46.050,52 14.207,54 4.833,90 105.425,97 101.187,69 +71.273,51 75.511,79 3.570,00 0,00 3.570,00 0,00 +0,00 +3.570,00 0,00 3.570,00 1.800,00 16.675,00 0,00 730,45 14.875,00 0,00 0,00 1.800,00 16.675,00 22.045,00 19.175,45 -1.069,55 +0,00 +16.675,00 -1.069,55 +20.245,00 0,00 4.300,00 4.500,00 50.500,00 22.045,00 Energiekos ten -2014 -2015 -2016 -2017 4.300,00 6.300,00 48.500,00 0,00 36.122,46 0,00 -4.300,00 -2.000,00 -7.877,54 +50.500,00 Nebenkos tenabrechnung -2014 -2015 -2016 -2017 6.000,00 14.000,00 18.000,00 0,00 0,00 2.039,19 3.997,90 0,00 -6.000,00 -4.960,81 -7.002,10 +11.500,00 0,00 7.000,00 7.000,00 11.500,00 Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen 6.900,00 0,00 0,00 6.900,00 Urheberrechte -2015 -2016 -2017 500,00 4.300,00 0,00 457,24 3.032,22 0,00 -42,76 -767,78 +3.800,00 0,00 500,00 3.800,00 108.800,00 45.649,01 236.270,97 166.012,15 -32.950,99 +65.800,00 -34.020,54 +157.318,51 96.000,00 193.556,79 Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 8 5. Verbindlichkeiten Restlaufzeiten und Sicherheiten (§§ 268 Abs. 5 S. 1, 285 Nrn. 1 und 2 HGB) Die Angaben zu den Restlaufzeiten und zur Besicherung der Verbindlichkeiten enthält der nachfolgende Verbindlichkeitenspiegel. (§ 285 Nr. 1 und Nr. 2 HGB) 2017 Insgesamt im Geschäftsjahr EUR 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen 3. Sonstige Verbindlichkeiten - davon aus Steuern - davon im Rahmen der sozialen Sicherheit Restlaufzeit bis zu 1 Jahr EUR 2016 Restlaufzeit 1 - 5 Jahre EUR Restlaufzeit über 5 Jahre EUR Insgesamt im Geschäftsjahr EUR Restlaufzeit bis zu 1 Jahr EUR Restlaufzeit 1 - 5 Jahre EUR Restlaufzeit über 5 Jahre EUR 135.321,63 135.321,63 0,00 0,00 185.554,05 185.554,05 0,00 0,00 15.654,25 15.654,25 0,00 0,00 35.778,83 35.778,83 0,00 0,00 129.574,26 (0,00) 129.574,26 (0,00) 0,00 (0,00) 0,00 (0,00) 144.590,46 (0,00) 144.590,46 (0,00) 0,00 (0,00) 0,00 (0,00) (0,00) (0,00) (0,00) (0,00) (0,00) (0,00) (0,00) (0,00) 280.550,14 280.550,14 0,00 0,00 365.923,34 365.923,34 0,00 0,00 Volkshochschule Aachen Aachen Aufgliederung der Verbindlichkeiten zum 31. Dezember 2017 Es bestehen keine Sicherheiten für die ausgewiesenen Verbindlichkeiten. Anlage 3 9 Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 10 Mitzugehörigkeit zu anderen Bilanzposten (§ 265 Abs. 3 S. 1 HGB) 31.12.2017 EUR Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen 15.654,25 ══════ Bei den ausgewiesenen Verbindlichkeiten handelt es sich vollumfänglich um Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. V. Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung Aufgliederung der Umsatzerlöse (§ 285 Nr. 4 HGB) Zusammensetzung der Umsatzerlöse: 2017 EUR 2016 EUR Teilnehmerentgelte 1.536.138,95 1.542.671,80 Studienreisen Landeszuweisungen 82.828,95 1.531.536,09 67.001,26 1.382.091,04 1.637.445,10 2.679,03 ───────── 4.790.628,12 ───────── 1.516.399,98 2.172,40 ───────── 4.510.336,48 ───────── 37.962,60 46.703,55 ───────── 4.828.590,72 ═════════ ───────── 4.557.040,03 ═════════ Drittmittel Werbeeinnahmen Erlöse aus der gewöhnl. Geschäftstätigkeit Sonstige Umsatzerlöse (Umgliederung wg. BilRUG, insbesondere Kostenerstattungen) Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 11 Entwicklung des Personalaufwandes: 2017 EUR 2016 EUR 291.247,40 253.152,92 3.506.505,56 3.427.248,37 43.554,71 43.215,60 -30.509,80 -31.898,59 595,62 ───────── 3.811.393,49 ───────── -41,10 ───────── 3.691.677,20 ───────── Löhne und Gehälter: Beamtenbezüge Vergütungen kommunale Beschäftigte Vergütungen nach dem SchwbG Veränderung Rückstellung Urlaubsansprüche/ Mehrarbeitsstunden/Langzeitkonto Veränderung Rückstellung Dienstjubiläen soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung: Versorgungskasse Beamte 133.090,00 104.777,00 Versorgungskasse übrige Beschäftigte 280.955,36 276.445,79 Sozialversicherung übrige Beschäftigte 679.056,90 661.056,01 21.796,86 23.736,27 22.728,61 ───────── 1.137.627,73 ───────── 4.949.021,22 ═════════ 17.285,27 ───────── 1.083.300,34 ───────── 4.774.977,54 ═════════ Umlage Unfallversicherung kommunale Beschäftigte Beihilfen Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 12 Sonstige Pflichtangaben Anzahl der Beschäftigten (§ 285 Nr. 7 HGB) 2017 2016 Direktorin 1 1 Beamte 5 5 82 ─── 88 ═══ 80 ─── 86 ═══ Kommunale Beschäftige Mitglieder der Betriebsleitung (Direktorin) und des Betriebsausschusses (§ 285 Nr. 10 HGB i.V.m. § 24 Abs. 1 EigVO NRW) Betriebsleiterin Frau Dr. Beate Blüggel, Direktorin Betriebsausschuss Für den Betrieb ist gemäß § 11 der Satzung ein Betriebsausschuss bestellt. Diese Aufgabe wird von dem Betriebsausschuss Theater und VHS wahrgenommen: Mitglieder des Betriebsausschusses Name Beruf Funktion Josef Hubert Bruynswyck Aida Beslagic-Lohe Manfred Bausch Maria Keller Hermann Josef Pilgram Hildegard Pitz Sibylle Reuß Dr. Margarethe Schmeer Ruth Crumbach-Trommler Matthias Fischer Tobias Ruof Gunter von Hayn Ruth Wilms Hildegard Bechholds Beamter a.D. Projektmanagerin Geschäftsführer Schulleiterin Journalist Sekretärin Schulleiterin a.D. Bürgermeisterin Dipl.-Volkswirtin Lehrer zz. Promotion Physiker Hausfrau Kauffrau i.R. Ausschussvorsitzender stv. Ausschussvorsitzende Ausschussmitglied Ausschussmitglied Ausschussmitglied Ausschussmitglied Ausschussmitglied Ausschussmitglied Sachkundige Bürgerin Sachkundiger Bürger Sachkundiger Bürger Sachkundiger Bürger Sachkundige Bürgerin Sachkundige Einwohnerin Zugehörigkeit seit seit seit seit seit seit seit seit seit seit seit seit seit seit 01.10.2004 02.07.2014 18.11.2009 01.10.2015 01.10.2004 02.07.2014 02.07.2014 01.10.2004 02.07.2014 02.07.2014 06.04.2016 02.07.2014 02.07.2014 30.05.2013 Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 13 Tätigkeitsvergütungen der Betriebsleitung (Direktorin) und des Betriebsausschusses (§ 285 Nr. 9 HGB i.V.m. § 24 Abs. 1 EigVO NRW) Direktorin (Betriebsleiterin) Gesamtbezüge der Betriebsleitung: EUR 84.669,49 Betriebsausschuss An den Betriebsausschuss wurden keine Tätigkeitsvergütungen gezahlt; sie erhielten vielmehr ein Sitzungsentgelt gem. § 1 EntschVO, welches jedoch von der Stadt Aachen gezahlt wird. Muttergesellschaft bei Konzernstruktur (§ 285 Nr. 14, 14a HGB) Muttergesellschaft ist die Stadt Aachen. Gesamthonorar des Abschlussprüfers (ohne USt) für das Geschäftsjahr 2017 (§ 285 Nr. 17 HGB) EUR Abschlussprüfungsleistungen GPA Sonstige Beratungsleistungen (u.a. IT Pauschale für DATEV eG: EUR 3.900.00) 12.500,00 1.000,00 6.900,00 ─────── 21.200,00 ═══════ Latente Steuern (§ 285 Nr. 29 HGB) Da bei der Volkshochschule wegen der Steuerbefreiung Steuern vom Einkommen und vom Ertrag nicht anfallen, ergeben sich auch keine latenten Steuern. Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Stichtag (§ 285 Nr. 33 HGB) Vorgänge von besonderer Bedeutung haben sich nach dem Ende des Wirtschaftsjahres nicht ergeben. Volkshochschule Aachen Aachen Anlage 3 14 Ergebnisverwendungsvorschlag (§ 18 Abs. 6 HGB) oder -beschluss (§ 285 Nr. 34 HGB) Das Jahresergebnis ist gem. § 14 (4) der Satzung der Volkshochschule Aachen über das Eigenkapital - Rücklagekapital zu verrechnen. Führt die Verrechnung des Jahresergebnisses unter Berücksichtigung des städtischen Zuschusses zu einer Kapitalmehrung, soll diese dem Betrieb belassen werden. Führt die vorgenannte Verrechnung des Jahresergebnisses zu einer Kapitalminderung gilt § 10 Abs. 6 der EigVO NRW. Aachen, den 26.06.2018 gez. Dr. Beate Blüggel Direktorin der Volkshochschule Aachen Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 1 Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 2 I. Aufgaben und Profil der Aachener Volkshochschule Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen Lebensbegleitendes Lernen ist unverzichtbar, um erfolgreich am gesellschaftlichen, kulturellen, technologischen und wirtschaftlichen Wandel teilzuhaben und diesen mitzugestalten. Als kommunales Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen unterstützt die Volkshochschule Aachen das lebensbegleitende Lernen. Sie bietet der Aachener Bevölkerung ein breit gefächertes und qualitativ hochwertiges allgemeines, berufliches, politisches und kulturelles Weiterbildungsangebot und erfüllt so eine unverzichtbare Aufgabe der öffentlichen Daseinsvorsorge. Unser Programm ist bedarfsgerecht und verlässlich. Wir reagieren mit ihm flexibel auf den aktuellen Bedarf und wecken dadurch neue Bildungsinteressen in wechselnden Kooperationen und Partnerschaften. Wir führen Projekte und Auftragsdienstleistungen für besondere Zielgruppen durch, soweit sie im Einklang mit unserem Selbst- und Aufgabenverständnis stehen. Wir sind offen für Menschen aller sozialen Schichten, Milieus, Nationalitäten, Religionen, kulturellen Orientierungen und Altersgruppen. Wir pflegen eine offene, barrierefreie Lernkultur, die an die unterschiedlichen Lernvoraussetzungen der Bevölkerung anschließt. Wir sind bestrebt, auch diejenigen Bevölkerungsgruppen zu erreichen, die aufgrund ihrer Lernbiografie den klassischen Bildungsinstitutionen distanziert gegenüberstehen. Als öffentlich verantwortetes Weiterbildungszentrum ist die Aachener Volkshochschule parteipolitisch und weltanschaulich unabhängig. Sie versteht sich als ein Forum, in dem die Bürgerinnen und Bürger mit Vertreterinnen und Vertretern von Parteien, Gewerkschaften und Verbänden, der Wissenschaft und der Zivilgesellschaft zusammenkommen und als ein Ort der reflektierten öffentlichen Meinungsbildung im Licht konkurrierender Perspektiven und im freien Spiel der Argumente. Sie ist · ein Standortfaktor für die Stadt Aachen, indem sie ein lebensbegleitendes, allgemeines, politisches, kulturelles und beruflich orientiertes Weiterbildungsangebot vorhält, · ein sozialintegratives Bildungszentrum, in welchem Menschen verschiedener Herkunft und unterschiedlicher Lebenssituation einander begegnen und sich miteinander verständigen können, · ein politisches Forum, in dem gesellschaftliche Teilhabe gefördert und zur Mitgestaltung ermuntert wird, wobei Themen auch kontrovers diskutiert werden, · ein individueller Erfahrungs- und Erlebnisraum, der Orientierung und Persönlichkeitsentwicklung ermöglicht, · Zukunftsfaktor, indem sie fremdsprachliche, kulturelle, technologische und mediale Kompetenzen vermittelt, · Non-profit-Unternehmen in Form einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung und unterliegt damit der Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns. Die Volkshochschule Aachen arbeitet eng mit Partnern aus dem Bildungssystem, der Kultur, der Wissenschaft, der Wirtschaft und der Verwaltung zusammen. Sie beteiligt sich aktiv an der Entwicklung einer kommunalen Bildungslandschaft, die offene Zugänge, zweite Bildungschancen und Übergänge zwischen den Bildungsbereichen ermöglicht. Teilnehmerorientierung ist die Basis unserer Unternehmenskultur: · Das Bildungsangebot wird transparent und verständlich dargestellt. · Differenzierte Beratungsleistungen orientieren sich an den Interessen der Ratsuchenden. · Die Vorkenntnisse und Interessen der Teilnehmenden werden berücksichtigt. · Die ausgewählten Veranstaltungsformate und Methoden ermöglichen aktive Beteiligung und fördern selbstständiges Weiterlernen. · Die Lernorganisationsformen und Unterrichtszeiten entsprechen den unterschiedlichen zeitlichen Möglichkeiten und Erwartungen unserer Kundinnen und Kunden. · Wohnortnahe Lernorte in den Stadtteilen sowie barrierefreie Räume sichern die Erreichbarkeit der Angebote. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 3 · · · · · Eine sozialverträgliche Preisgestaltung und zusätzliche Ermäßigungsregelungen erleichtern den Zugang. Anmeldezeiten und -arten orientieren sich an den Bedürfnissen unserer Kundinnen und Kunden. Ein professionelles Beschwerdemanagement nimmt die Anregungen und Beschwerden der Kundinnen und Kunden auf. Die Geschäftsbedingungen sind kundenfreundlich formuliert und werden öffentlich kommuniziert. Die Programm- und Serviceverantwortlichen sind für die Kundinnen und Kunden erkennbar und zuverlässig erreichbar. Die Volkshochschule Aachen arbeitet mit engagierten, fachlich und erwachsenenpädagogisch qualifizierten Dozentinnen und Dozenten zusammen. Diese sind wichtiger Faktor in der Qualität unseres Programmangebotes. Sie bekommen die für ihre Tätigkeit nötigen Unterrichtsmittel und Fortbildungsangebote, und sie werden zum regelmäßigen Austausch sowohl mit den planenden Pädagoginnen und Pädagogen als auch untereinander angeregt. Die Mitarbeitenden der Volkshochschule Aachen leben eine erfolgs- und leistungsorientierte Unternehmenskultur und sichern damit die Zukunftsfähigkeit der Organisation. Wir praktizieren auf allen Ebenen einen mitarbeiterbezogenen Führungsstil. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in ihren Fortbildungsinteressen und ihrer innerbetrieblichen Weiterentwicklung unterstützt. Die für das Programm Verantwortlichen haben eine eigene Budgetverantwortung und dadurch eigenverantwortliche Handlungsspielräume. Wir betreiben aktive Nachwuchsförderung und bauen die Möglichkeiten zur beruflichen Erstausbildung aus. Die Volkshochschule Aachen betreibt ihre Qualitätsentwicklung unter anderem auf der Basis des LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung) der Firma Con!flex. Ebenfalls sind wir als Trägerin zertifiziert für Maßnahmen der AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung). Wir verfolgen die Verbesserung unserer Angebots-, Organisations-, Service- und Ausstattungsqualität kontinuierlich. Wir bitten unsere Teilnehmenden, Dozenten und Dozentinnen und Kooperationspartner regelmäßig um Feedback und unterziehen uns externen Qualitätsüberprüfungen. Ein internes Berichts-, Kommunikations- und Beteiligungssystem ist die Grundlage für interne Veränderungs- und Optimierungsprozesse. Der durch Politik und Stadtverwaltung begleitete Reorganisationsprozess wird im Laufe des Berichtsjahres beendet. Nach der Evaluation der neuen Struktur des pädagogischen Bereichs im Jahr 2016 werden im Berichtszeitraum abschließend neue Zuordnungen einiger Produkte in den Programmbereichen vorgenommen. Die Verwaltungsabteilung ist zum Ende des Berichtsjahrs optimiert und neu strukturiert. Die Reorganisation der Volkshochschule ist zum 15.12.2017 abgeschlossen. Programmbereiche der Volkshochschule Aachen Offene Akademie Allgemeine Weiterbildung Geschichte und Zeitgeschehen Wege gegen das Vergessen Psychologie und Pädagogik Tanz Kunst und Kommunikation Kreativität Philosophie und Religion mit den Querschnittsaufgaben: Öffentlichkeitsarbeit Dozentenfortbildungen Zielgruppenangebote (Junge VHS, Angebote für Frauen, Angebote 60 plus) Ausstellungen Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 4 Beruf - Natur - Gesundheit Recht und Finanzen Arbeit und Leben Sternwarte Natur, Technik und Umwelt Gesundheit und Sport Deutsch für Deutsche Alphabetisierung und Elementarbildung Mathematik Selbsthilfe (AKIS) Berufliche Bildung, IT/Computeranwendungen und Wirtschaft Weiterbildungsberatung Projekt NRW Weltoffen Projekt Demokratie leben mit den Querschnittsaufgaben: Projektsteuerung Firmenkooperationen Sprachen Deutsch als Fremdsprache Englisch Weitere Sprachen mit der Querschnittsaufgabe: Prüfungen und Zertifikate College Schulabschlusslehrgänge mit der Querschnittsaufgabe: Kooperationen mit Schulen II. Wirtschaftsbericht 1. Aktuelle Entwicklungen Im Geschäftsjahr steigen im Vergleich zum Vorjahr sowohl die Umsatzerlöse als auch die betrieblichen Aufwendungen. Trotzdem kann ein positiver Jahresabschluss erreicht werden und die Volkshochschule ist in der Lage, wiederum Rücklagen zu bilden. Die Volkshochschule Aachen erbringt im Berichtszeitraum zwar keinen zusätzlichen Konsolidierungsbeitrag zum städtischen Haushalt, aber die Absenkung des Betriebskostenzuschusses für die Jahre 2012 bis 2014 mit 200 TEUR wird fortgeschrieben. Die Prognose in den Zwischenberichten zum 31.03., 30.06. und 30.09. deutet auf einen ausgeglichenen Jahresabschluss 2017 hin. Hinzuweisen ist darauf, dass die tariflichen Erhöhungen in 2017 (ab dem 1. Februar 2,35% und nachträglich auch für 2016 in Höhe von insgesamt 160 TEUR) in der zweiten Hälfte des Berichtszeitraumes durch eine Erhöhung des Betriebskostenzuschusses seitens der Stadt aufgefangen sind. Im Entwurf des Wirtschaftsplans 2017 ist ein Risikoportal in Höhe von 344 TEUR eingeplant. Dem gegenüber stehen eine Erhöhung des Landeszuschusses und ein Ausbau der Drittmittel. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 5 2. Geschäftsverlauf Das Jahresergebnis 2017 weist mit 3.755 TEUR einen um 43 TEUR höheren Jahresverlust gegenüber dem Vorjahr (mit 3.712 TEUR) aus. Dem gegenüber steht eine Steigerung bei den Umsatzerlösen, die zu einem erheblichen Anteil auf hinzugekommene Drittmittel und Landeszuweisungen zurückzuführen ist: die Kürzungen der Landesmittel aus früheren Jahren ist somit komplett zurückgenommen. Weitere kleinere Projekte werden akquiriert. Die Teilnehmendenentgelte gehen geringfügig zurück. Die Aufwandsseite erhöht sich um ca. 325 TEUR, wozu auch die tariflichen Erhöhungen beitragen. Das Risikoportal in Höhe von 344 TEUR kann geschlossen werden. Darüber hinaus schließt das Jahr mit einem Plus von 613 TEUR ab, das für den weiteren Rücklagenaufbau benötigt wird. Die Volkshochschule Aachen leistet seit Gründung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung bis heute einen Konsolidierungsbeitrag strukturell sukzessive in Höhe von 1,31 Mio EUR an die Stadt. Die Volkshochschule steht außerdem weiterhin vor der Aufgabe, weitere Drittmittel zu akquirieren, um das prognostizierte Jahresergebnis erreichen zu können und weitere Rücklagen aufzubauen. Sie beantragt in 2017 insgesamt 13 Projekte, davon können 10 Projekte durchgeführt werden. Die Ausgabensperre für die Volkshochschule wird weiterhin aufrechterhalten. Durch die Weiterentwicklung eines modularisierten Finanzierungskonzepts kann das Risikoportal für 2017 geschlossen werden. Ziel war und ist es, das Programmangebot der Volkshochschule Aachen, ihrem öffentlichen Auftrag und ihrem Selbstverständnis entsprechend, in seiner Vielfalt zu erhalten. Die Module im Einzelnen: 1. Geänderter Personaleinsatz im Zuge der Reorganisation 2. Effizientere Programmgestaltung 3. Einsparungen durch Stellenänderungen nach Verrentungen / Pensionierungen 4. Mehreinnahmen durch Drittmittel 5. Angebotserweiterung im Programmbereich Deutsch als Fremdsprache 6. Kooperationen mit städtischen Dienststellen / Aufgabenübertragung Der Vorteil dieses Modulsystems ist, dass nicht alle Module im gleichen Maße greifen müssen. Die Personalkosten steigen zwar, das ist aber in der Hauptsache zurückzuführen auf die tariflichen Steigerungen aus 2016 und 2017. Die Verrentung von zwei pädagogischen Mitarbeitenden wird durch Neueinstellung von jüngeren, und somit kostengünstigeren, Personen ersetzt. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 6 3. Darstellung der Lage des Eigenbetriebes A. Analyse der Ertragslage Die Ergebnisstruktur der beiden Geschäftsjahre 2017 und 2016 stellt sich wie folgt dar: 2017 TEUR % 2016 TEUR % Veränderung TEUR % ERGEBNISSTRUKTUR Umsatzerlöse 4.828 100,0 4.556 100,0 272 6,0 Gesamtleistung 4.828 100,0 4.556 100,0 272 6,0 Materialaufwand -2.086 -43,2 -1.938 -42,5 -148 7,6 2.742 56,8 2.618 57,5 124 4,7 Personalaufwand Abschreibungen Sonstige betriebliche Aufwendungen -4.949 -30 -102,5 -0,6 -4.775 -30 -104,8 -0,7 -174 0 3,6 0,0 -1.573 -32,6 -1.570 -34,5 -3 0,2 Betriebsergebnis -3.810 -78,9 -3.757 -82,5 -53 1,4 0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 55 1,1 45 1,0 10 22,2 -3.755 -77,8 -3.712 -81,5 -43 1,2 Rohergebnis Zinsaufwand Finanzergebnis Neutrales Ergebnis Jahresverlust Die Umsatzerlöse betragen laut G + V 2017 rd. 4.829 TEUR. In dieser Summe sind 1 TEUR Erstattungen Bankgebühren enthalten, die dem neutralen Ergebnis zugeordnet werden. Die sonstigen betrieblichen Erträge betragen laut G + V 2017 rd. 61 TEUR. In dieser Summe sind 34 TEUR Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen, 1 TEUR Spende, und 26 TEUR periodenfremde Erträge enthalten, die dem neutralen Ergebnis zugeordnet werden Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen betragen laut G + V 2017 rd. 1.580 TEUR. In dieser Summe sind Forderungsverluste i.H.v. 7 TEUR enthalten, die dem neutralen Ergebnis zugeordnet werden. Insgesamt wird im Jahr 2017 ein geringeres Betriebsergebnis als im Vorjahr erzielt. Die Umsatzerlöse erhöhen sich u. a. wegen mehr Drittmitteln um 272 TEUR. Der Materialaufwand erhöht sich um 148 TEUR, während sich die betrieblichen Aufwendungen um 177 TEUR (davon alleine für die tariflichen Erhöhungen ca. 160 TEUR) erhöhen. Der Jahresverlust erhöht sich im Vergleich zum Vorjahr um 43 TEUR. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 7 Zusammensetzung der Umsatzerlöse: 2017 EUR 2016 EUR 1.536.138,95 1.542.671,80 82.828,95 67.001,26 Landeszuweisungen 1.531.536,09 1.382.091,04 Drittmittel 1.637.445,10 1.516.399,98 2.679,03 2.172,40 37.962,60 46.703,55 4.828.590,72 4.557.040,03 Teilnehmendenentgelte Studienreisen Werbeeinnahmen Sonstige Umsatzerlöse Die Umsatzerlöse erhöhen sich um 272 TEUR. Die Drittmittel enthalten Erträge aus Zuwendungen für Projekte durch EU, Bund, Stadt und von sonstigen Fördermittelgebern. 2017 Angaben in EUR * Werbeeinnahmen sind in der Grafik wegen der kleinen Einheit nicht erkennbar Personalaufwand Die gesamten Aufwendungen für das Personal steigen im Vergleich zum Vorjahr um 174 TEUR. Die tariflichen Erhöhungen im Berichtszeitraum betragen 83 TEUR für die Beschäftigten. Die Steigerung ist u.a. zurückzuführen auf eine Zunahme der Beamtenbezüge, tariflichen Erhöhungen für die Beschäftigten, Mehraufwand in der Sozialversicherung und Beihilfen, s. Anlage 3, Seite 10. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 8 Personalentwicklung gem. § 24 Abs. 2 Ziff. 6 EigVO Entwicklung der Anzahl der Beschäftigten Aus der nachfolgenden Übersicht geht die in den Wirtschaftsjahren 2017 und 2016 (Stichtag jeweils 30. Juni) vorgesehene und tatsächliche Anzahl der Beschäftigten hervor Einsatzbereich Soll- Zahl der BeschäfIst-Zahl tigten der Beschäftigten 2017 2016 2017 Ist-Zahl der Beschäftigten, aufgeteilt nach Beschäftigungsgruppen 2016 2017 Beamte Kommunal Beschäftigte Betriebsleitung/ Leitungsbüro davon 2 2 2 2 --- 2 Vollzeitbeschäftigte Teilzeitbeschäftigte 2 2 2 2 ----- 2 Pädagogische Abteilung davon Vollzeitbeschäftigte Teilzeitbeschäftigte 48 47 47 47 --- 47 29 18 27 19 31 14 29 17 ----- 31 14 Vollzeitbeschäftigte befristet 0 0 0 0 --- 0 Teilzeitbeschäftigte befristet 1 1 2 1 --- 2 Verwaltungsabteilung davon Vollzeitbeschäftigte Teilzeitbeschäftigte 40 37 39 37 5 34 26 14 25 9 27 10 28 7 5 --- 22 10 Vollzeitbeschäftigte befristet 0 1 0 0 --- 0 Teilzeitbeschäftigte befristet 0 2 2 2 --- 2 Gesamt 90 86 88 86 5 83 Bemerkungen In der Darstellung der Beschäftigten sind per 30. Juni 2017 5 Beamte (per 30. Juni 2016 5 Beamte) enthalten. Anmerkung zu den Ist-Zahlen: Vollzeitbeschäftigte sind auch die Beschäftigten, die zwar eine feste Teilzeitstelle haben, jedoch durch Zuteilung in Projekten eine -befristete- Stundenaufstockung bekommen haben B. Analyse der Finanzlage Die Volkshochschule Aachen hat bis auf einige Wechselgeldkassen keine eigenen liquiden Mittel. Einzahlungen der Teilnehmenden bzw. Einnahmen durch Fördergelder Dritter (Land, Bund, EU) werden über ein eigenes Konto abgewickelt. Der Zugriff auf dieses Konto liegt bei der Stadtkasse Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 9 Aachen. Auszahlungen im Verhältnis zu fremden Dritten werden über die Stadtkasse Aachen (Verrechnungskonto) abgewickelt. Weitere Einzelheiten ergeben sich aufgrund der nachfolgenden Kapitalflussrechnung: Kapitalflussrechnung 2017 TEUR 2016 TEUR Periodenergebnis -3.755 -3.712 30 30 -43 -38 -482 -452 -85 135 -/+ Gewinn/Verlust aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens 0 -5 +/- Zinsaufwendungen / Zinserträge 0 0 -4.335 -4.042 0 5 Auszahlungen für Investitionen in das Sachanlagevermögen/immaterielle Anlagevermögen -32 -21 = Cashflow aus der Investitionstätigkeit -32 -16 + Zuschuss der Stadt Aachen (Zuführung Rücklagen) 4.368 4.058 - gezahlte Zinsen 0 0 = Cashflow aus der Finanzierungstätigkeit 4.368 4.058 Zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelfonds 1 0 + Finanzmittelfonds am Anfang der Periode 2 2 = Finanzmittelfonds am Ende der Periode 3 2 +/- Abschreibungen / Zuschreibungen auf Gegenstände des Anlagevermögens +/- Zu-/Abnahme der Rückstellungen +/- Ab-/Zunahme der Forderungen aus Lieferung und Leistung sowie anderer Aktiva (sofern keine Investitions- oder Finanzierungstätigkeit) -/+ Ab-/Zunahme der Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung sowie anderer Passiva (sofern keine Investitions- oder Finanzierungstätigkeit) = Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit + Einzahlungen aus Abgängen von Gegenständen des Sachanlagevermögens/immateriellen Anlagevermögens - Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 10 Da die Einnahmen und Ausgaben der Volkshochschule von der Stadt Aachen abgewickelt werden, ist davon auszugehen, dass trotz des geringen Bestandes an eigenen liquiden Mitteln die Zahlungsverpflichtungen des Eigenbetriebs jederzeit eingehalten werden können. C. Analyse der Vermögenslage Die Vermögensstruktur stellt sich wie folgt dar: VERMÖGENSSTRUKTUR Langfristig gebundenes Vermögen Anlagevermögen Immaterielle Vermögensgegenstände entgeltlich erworbene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte Sachanlagen Bauten auf fremden Grundstücken Betriebs- und Geschäftsausstattung Kurzfristig gebundenes Vermögen Umlaufvermögen Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände Forderungen - aus Lieferungen und Leistungen - gegen verbundene Unternehmen - an die Stadt Aachen sonstige Vermögensgegenstände Liquide Mittel Rechnungsabgrenzungsposten Gesamtvermögen 2017 TEUR % 2016 TEUR % 6 0,4 1 0,1 5 * 135 8,5 131 11,8 4 3,1 108 249 6,8 15,6 115 247 10,4 22,3 -7 2 -6,1 0,8 56 -3 422 11 486 1 487 -4 483 485 21,5 -75,0 72,4 316 1 1.005 ** 16 1.338 3 1.341 3 1.344 1.593 19,8 0,1 63,1 1,0 84,0 0,2 84,2 0,2 84,4 100,0 260 4 583 ** 5 852 2 854 7 861 1.108 23,5 0,4 52,5 0,5 76,9 0,2 77,1 0,6 ** 77,7 100,0 Veränderung TEUR % * * über 100 v. H. oder ohne Aussagewert ** Rundung Die Bilanzsumme erhöht sich gegenüber dem vorhergehenden Bilanzstichtag, und zwar um 485 TEUR (= 43,8%) auf 1.593 TEUR. Ursächlich hierfür war insbesondere Zunahme beim Umlaufvermögen (um 486 TEUR). Die Kennzahl „Anlagenintensität“ (Anteil des Sachanlagevermögens an der Bilanzsumme) liegt bei 15,2 % und hat sich im Vergleich zum Vorjahr (2016: 22,2 %) verringert. Anlagevermögen 57,0 50,0 57,0 -57,1 56,1 43,8 Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 11 Für die Darstellung der Änderungen im Bestand der wichtigsten Anlagen wird auf den Anhang, Anlage 3, Seiten 4-5 verwiesen. Die Kapitalstruktur zeichnet sich wie folgt ab: Kapitalstruktur 2017 TEUR % 2016 TEUR Veränderung TEUR % % 51 3,2 51 4,6 0 0,0 4.714 -3.755 959 295,9 -235,7 60,2 4.058 -3.712 346 366,2 -335,0 31,2 656 -43 613 16,2 1,2 * 1.010 63,4 397 35,8 613 * 193 ** 12,1 236 21,3 -43 -18,2 135 16 130 281 8,5 1,0 8,2 17,7 ** 185 ** 36 145 366 16,7 3,2 13,1 33,0 -50 -20 -15 -85 -27,0 -55,6 -10,3 -23,2 474 29,8 602 54,3 -128 -21,3 109 6,8 9,9 0 0,0 583 36,6 711 64,2 -128 -18,0 1.593 100,0 1.108 100,0 485 43,8 Langfristig verfügbares Kapital Eigenkapital Stammkapital Allgemeine Rücklage Jahresverlust Kurzfristig verfügbares Kapital Fremdkapital Sonstige Rückstellungen Verbindlichkeiten - aus Lieferungen und Leistungen - gegenüber verbundenen Unternehmen - sonstige Verbindlichkeiten Rechnungsabgrenzungsposten Gesamtkapital 109 ** * über 100 v. H. oder ohne Aussagewert ** Rundung Die Veränderung gegenüber dem Vorjahr (485 TEUR) ist zurückzuführen auf eine Zunahme beim Eigenkapital (613 TEUR) bei Abnahme der Verbindlichkeiten (85 TEUR) und Verminderung der sonstigen Rückstellungen (43 TEUR). Die Einzelheiten der Kapitalentwicklung des laufenden Geschäftsjahres sowie die Übersicht der Rückstellungen ist dem Anhang, Anlage 3, Seite 6 und 7 zu entnehmen. Es sind wieder Rücklagen in Höhe von 959 TEUR vorhanden. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 12 D. Kennzahlen Nutzungen der VHS 2017 2016 2.333 2.344 Kursteilnehmende Einzelbesucher von Vorträgen Einzelbesucher von Ausstellungen 25.686 6.277 2.122 25.622 8.620 3.620 Summe 34.085 37.932 durchgeführte Unterrichtstunden: 76.837 72.474 233 1.514 237 1.546 Kurse / Einzelveranstaltungen / Ausstellungen: Teilnehmende/Besucher: abgelegte Prüfungen: Schulabschlüsse Prüfungen Über das gesamte durchgeführte Volkshochschulangebot werden folgende quantitative Kennzahlen ermittelt, bezogen auf die Nutzung der Teilnehmenden (TN) an Kursen, Einzelveranstaltungen und Ausstellungen, und zwar die durchschnittliche Teilnehmendenzahl pro Veranstaltung (Ausstellungen ausgenommen) sowie die Einzelbesuche („Nutzungen“) in der Volkshochschule. 2017 2016 Durchschnitt TN je Kurs 12,0 12,1 Durchschnitt TN je Einzelveranstaltung 34,2 40,7 424,4 615,0 13,7 14,6 461.022 436.719 plus Einzelveranstaltungen 6.277 8.620 plus Ausstellungen 2.122 3.690 469.421 449.029 Durchschnitt TN je Ausstellung Durchschnitt TN je Veranstaltung (außer Ausstellungen) Besuche/Nutzungen TN je Unterrichtsstunde Summe der Einzelbesuche Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 13 Anzahl der Veranstaltungen insgesamt Anzahl der Teilnehmenden / Besuchenden insgesamt Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 14 Anzahl der Veranstaltungen je Produkt Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 15 Anzahl der durchgeführten Unterrichtsstunden je Produkt Hinweis: Im Produkt 23 Bildungsberatung werden die Beratungen für die DVV-Statistik nicht an dieser Stelle gezählt. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 16 Anzahl der durchgeführten Unterrichtsstunden insgesamt Anzahl der abgelegten Prüfungen insgesamt Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 17 III. Nachtragsbericht Feststellungen im Rahmen der Prüfung nach § 53 HGrG Die getroffenen Feststellungen werden in der Anlage 7 des Prüfungsberichtes dargestellt. Über die Feststellungen hinaus haben sich keine Besonderheiten ergeben, die für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung von Bedeutung sind. Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Schluss des Wirtschaftsjahres 2017 Vorgänge von besonderer Bedeutung nach Schluss der Wirtschaftsjahres 2017 haben sich nicht ergeben. IV. Prognosebericht Um die positive Entwicklung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Volkshochschule Aachen zu unterstützen, werden wir die Teilnehmenden- sowie die Drittmittelakquise intensivieren. · Der in 2014 angestoßene Reorganisationsprozess ist Ende 2017 mit einer veränderten Verwaltungsstruktur abgeschlossen. Hier sind drei Teams in zwei Sachgebiete aufgeteilt und neu strukturiert. Die Aufgaben der Verwaltung sind teilweise in die Programmbereiche verlagert (Honorarabwicklung) und in der neuen Verwaltungsstruktur neu zugeordnet, wobei die Optimierung von Abläufen Ziel ist. Die Struktur des pädagogischen Bereiches umfasst vier Programmbereiche o Allgemeine Weiterbildung, o Beruf – Natur – Gesundheit, o Sprachen und o College Die Verwaltung gliedert sich in zwei Sachgebiete o Finanzen und Kundenzentrum o Allgemeine Verwaltung und Infrastrukturelles Management Wiederbesetzungen für ausscheidendes Personal werden der neuen Struktur entsprechend maßvoll vorgenommen. · Es zeichnet sich für das Wirtschaftsjahr 2018 eine weiterhin positive Tendenz der finanziellen Lage der Volkshochschule ab. Der städtische Zuschuss enthält die tariflichen Erhöhungen bis einschließlich 2017. Die Kürzungen des Landeszuschusses sind komplett zurückgenommen. Das Risikoportal kann, auch wegen der strukturellen Veränderungen, weiter reduziert werden. Die Volkshochschule Aachen wird weiter darauf ausgerichtet sein, fehlende Mittel in Höhe des bestehenden Risikoportals durch zusätzliche Erträge bei den Teilnehmendenentgelten auszugleichen. Die Teilnehmendenentgelte sollen weiter stabilisiert werden. Die nun aufgebauten Rücklagen ermöglichen wieder notwendige Investitionen in Unterrichtsräume, die in den letzten Jahren nicht getätigt wurden. Auch die Einführung und der Ausbau digitaler Angebote (Verstärkung der Infrastruktur, Bereitstellung digitaler Unterrichtsmedien, Umstellung auf eine neue Website und Einführung von Online-Anmeldungen mit Warenkorbfunktion sowie z.B. eines Dokumentenmanagements) erfordern Investitionen. · Das modulare Finanzierungskonzept wird stetig weiterentwickelt, weil es immer notwendig sein wird, konsequent zusätzliche Finanzierungsquellen mit Hilfe von Projekten zu erschließen, um das Risikoportal weiter abzusenken. Das bedeutet u.a. o o o vermehrte Projektmittelakquisition und Kooperationen für Ausschreibungen, Intensivierung der Angebote zu Schulungen für die Stadtverwaltung und für Firmen, Erschließung neuer Zielgruppen. Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 18 · Die in 2018 verhandelten neuen Tarife für die Beschäftigten im öffentlichen Dienst für 2018 bis 2020 sind seitens der Stadt noch nicht abgesichert und es ist deshalb zurzeit noch unklar, ob diese den Etat der Volkshochschule zusätzlich belasten werden. · Die Volkshochschule nutzt, neben den ihr zugeordneten Gebäuden Peterstraße und Sandkaulbach, städtische Räumlichkeiten in Schulen. Letztere stehen oft nicht dauerhaft zur Verfügung, sondern werden seitens Stadtverwaltung und Politik immer wieder neu zugeordnet; es stellt für die Volkhochschule ein Risiko dar, wenn etablierter Unterrichtsraum an anderem Ort bereitgestellt bzw. nicht ersetzt wird. Für die Volkshochschule ist ein kontinuierliches Kursangebot am gleichen Ort wichtig, um ein verlässliches Angebot für die Bürgerinnen und Bürger anzubieten und eine langfristige Bindung von Teilnehmenden zu erzielen. · Die Volkshochschule Aachen arbeitet stetig weiter an dem Qualitätssicherungsprozess mit LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung, 2017 restestiert und mit einer Vereinbarung von Entwicklungszielen mit der Fa. Con!flex Qualitätstestierung GmbH für weitere vier Jahre abgeschlossen). Die Zusammenarbeit mit der Fachkundigen Stelle ZertPunkt, die Maßnahmen nach AZAV [SGB III und Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung] zertifiziert, wird weitergeführt. Die Volkshochschule ist dafür bis 2020 als Trägerin zertifiziert. Diese erfolgreich erlangten Testierungen sind wichtige Voraussetzungen für die Gewinnung von Teilnehmenden, für die Sicherung der Landeszuschüsse sowie für die Projektakquisition. Damit ist die Möglichkeit gegeben, den bisher erreichten hohen Qualitätsstand des Programms zu bewahren. V. Chancen und Risikobericht 1. Risikobericht Branchenspezifische Risiken Aufgabe der Volkshochschule als kommunales Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen ist es, ein Programmangebot für alle Bürgerinnen und Bürger vorzuhalten und als eigenbetriebsähnliche Einrichtung wirtschaftlich zu handeln. Jedoch ist die Nachfrage des Angebots einerseits an ein günstiges und bezahlbares Weiterbildungsangebot gekoppelt und andererseits auch abhängig von der wirtschaftlichen Entwicklung in der Stadt. Außerdem sind Ermäßigungsregelungen politisch gewünscht und Teil des Selbstverständnisses. Ertragsorientierte Risiken Der Ansatz bei den Erträgen ist mit 3,9% überschritten. Die Teilnehmendenentgelte liegen mit 2% über den geplanten Ansatz, die Drittmittel werden unterschritten mit 10%. Der Projektmarkt unterliegt immer wieder großen Schwankungen, der einzubringende Eigenanteil bei Projekten wird höher. Andererseits erhöhen sich die Landeszuschüsse um 12,9% zum Ansatz und die sonstigen Erträge verdoppeln sich um mehr als 123,9% (Grund hierfür sind auch Auflösung von Rückstellungen). Die Aufwendungen sinken im Vergleich zum Ansatz um ca. 3,2%. Dazu gehören die Personalkosten, bei denen tarifliche Erhöhungen für die Beschäftigten durch die Stadt bis einschließlich 2017 ausgeglichen sind. Durch Verrentung von Personal und Einstellung von jüngerem und deshalb kostengünstigerem Personal sinken dennoch die Aufwendungen. Außerdem findet weiterhin eine sehr sparsame Mittelbewirtschaftung statt, die jedoch auch dazu führt, dass notwendige Instandhaltungsarbeiten bzw. Anschaffungen nur sehr sparsam getätigt werden. Das Umfeld des Hauptgebäudes in der Peterstraße (Bushof) hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Es wird in den Medien als „Angstraum“ bezeichnet und von der Polizei aufgrund der hohen Zahl an kriminellen Handlungen von Kameras überwacht. Aussagen von potenziellen Teil- Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 19 nehmenden, die das Angebot der Volkshochschule wegen eines Unsicherheitsgefühls nicht wahrnehmen, häufen sich. Wenn diese Situation sich nicht ändert, kann auch das qualitativ hochwertige Angebot nicht die gewünschte Zahl an Teilnehmenden erreichen und es ist mit Einbrüchen bei den Teilnehmendenentgelten zu rechnen. Für das kommende Berichtsjahr wird die Volkshochschule den schulisch genutzten Raum in der Malmedyerstraße verlieren. Eine räumliche Verlagerung von Kursangeboten ist immer mit dem Risiko behaftet, dass die Teilnehmenden nicht folgen und mit einem Wegfall von Entgelten zu rechnen ist. Im kommenden Jahr 2018 werden erneute Anstrengungen notwendig sein, das Risikoportal zu schließen. Im Entwurf des Wirtschaftsplanes für 2018 wird davon ausgegangen, dass das Risikoportal wieder geschlossen werden kann, aber der Eigenbetrieb durch Drittmittelakquisition, Erhöhung von Teilnehmendenentgelten einerseits und Einsparungen durch Verrentung/Pensionierung von Beschäftigten andererseits seine Finanzierung weiterhin sicherstellt. Ein wichtiger Faktor zur Erreichung dieses Ziels liegt in der Erhöhung des Betriebskostenzuschusses um die tariflichen Erhöhungen. Der Qualitätssicherungsprozess wird weitergeführt. Finanzwirtschaftliche Risiken Wie bereits bei der Kapitalflussrechnung angemerkt, ist die Liquiditätssituation stabil, da die Einnahmen und Ausgaben der Volkshochschule von der Stadt Aachen abgewickelt werden. Hinzuweisen ist darauf, dass die Volkshochschule auf den städtischen Zuschuss angewiesen ist, nun wieder Rücklagen gebildet werden können und diese auch in der Höhe weiter zur Verfügung stehen sollten. 2. Chancenbericht Die Angebotspalette der Volkshochschule Aachen ist vielfältig und bietet immer wieder Möglichkeiten der Neu-Ausrichtung und Schwerpunktverlagerung. Die bedeutendste Herausforderung wird darin liegen, die Angebote für die bereits angekommenen und noch ankommenden Geflüchteten mit entsprechenden Kapazitäten, Räumen und fachkundigem Personal zu bewältigen. Durch das Qualitätsmanagement der Volkshochschule Aachen ist sichergestellt, dass ihr Angebot am Weiterbildungsmarkt höchste Ansprüche erfüllt. Die Einführung und der Ausbau digitaler Angebote, wie oben erwähnt, wird die Volkshochschule für die Zukunft gut aufstellen. 3. Gesamtaussage Risiken für die zukünftige Entwicklung liegen weiterhin in dem schwierigen Projektmittelmarkt und möglichen weiteren Konsolidierungsanforderungen für den Haushalt der Stadt Aachen. Für Erstgenanntes ist eine große interne Flexibilität Voraussetzung, um weitere Drittmittel einzuwerben. Nach Abschluss des Reorganisationsprozesses ist die Volkshochschule für die Zukunft finanziell solide aufgestellt. Die räumlichen Bedingungen, insbesondere in der Peterstraße, aber auch der Wegfall von schulisch genutzten Räumlichkeiten, stellen eine Herausforderung dar. Sie müssen sich verbessern, damit auch die mittelfristige Planung gesichert ist. VI. Risikoberichterstattung über die Verwendung von Finanzinstrumenten Durch den Status der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist laut EigVO NRW wirtschaftliches Handeln geboten, doch werden diverse Finanzinstrumente (Kredite, Wertpapiere) nur seitens der Trägerin, der Stadt Aachen, eingesetzt und der Eigenbetrieb kann ohne eigene Rechtspersönlichkeit diese nicht selbstständig verwenden. Zur Erfüllung des gesetzlichen Anspruches erstellt die Volkshochschule Aachen die satzungsgemäß vorgeschriebenen Zwischenberichte mit einer Jahresprognose, die vierteljährlich dem zuständigen Lagebericht 2017 (§ 25 EigVO NRW) Anlage 4 20 Betriebsausschuss „Theater und Volkshochschule“, der Stadtkämmerin und dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Kenntnis gebracht werden. Intern wird das Controlling durch monatliche Auswertungen begleitet. Für die Programmbereichsleitenden und für die Betriebsleitung werden die Auswertungen vierteljährlich und spezielle Auswertungen nach Bedarf erstellt. Vor dem Hintergrund des Qualitätsmanagements werden Ziele und Risiken für den Gesamtbetrieb sowie für die einzelnen Programmbereiche weiterhin auch innerhalb der halbjährlich stattfindenden Budgetfeedbackgespräche zwischen der Leitung, dem Finanzmanagement und den Programmbereichsleitenden nachgehalten. Dadurch können diese ständig bei Bedarf angepasst werden und so Eingang ins interne Controlling finden. VII. Bericht über Zweigniederlassungen Zweigniederlassungen werden von der Volkshochschule nicht unterhalten. Aachen, den 17. August 2018 gez.: Dr. Beate Blüggel Direktorin der Volkshochschule Anlage 5 1 Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers Wir haben den Jahresabschluss - bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang - unter Einbeziehung der Buchführung und den Lagebericht der Volkshochschule Aachen, Aachen, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2017 geprüft. Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften und den ergänzenden Bestimmungen der Betriebssatzung liegen in der Verantwortung der Betriebsleitung des Eigenbetriebs. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben. Wir haben unsere Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung vorgenommen. Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen werden die Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld des Eigenbetriebs sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt. Im Rahmen der Prüfung werden die Wirksamkeit des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems sowie Nachweise für die Angaben in Buchführung, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung umfasst die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen der Betriebsleitung sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet. Anlage 5 2 Unsere Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt. Nach unserer Beurteilung auf Grund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse entspricht der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Bestimmungen der Betriebssatzung und vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Eigenbetriebs. Der Lagebericht steht in Einklang mit dem Jahresabschluss, entspricht den gesetzlichen Vorschriften, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar. Die Volkshochschule Aachen ist auch zukünftig auf Zuschüsse der Stadt Aachen zur Abdeckung der Jahresverluste angewiesen. Die wirtschaftlichen Verhältnisse des Eigenbetriebes geben keinen Anlass zu wesentlichen Beanstandungen. Aachen, den 31. August 2018 Wirtschaftsprüfer Wirtschaftsprüfer Eine Verwendung des oben wiedergegebenen Bestätigungsvermerks außerhalb dieses Prüfungsberichts bedarf unserer vorherigen Zustimmung. Bei Veröffentlichung oder Weitergabe des Jahresabschlusses und/oder des Lageberichts in einer von der bestätigten Fassung abweichenden Form (einschließlich der Übersetzung in andere Sprachen) bedarf es zuvor unserer erneuten Stellungnahme, sofern hierbei unser Bestätigungsvermerk zitiert oder auf unsere Prüfung hingewiesen wird; auf § 328 HGB wird verwiesen. Anlage 6 1 Erweiterung des Prüfungsauftrags Feststellungen zur Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und zu den wirtschaftlichen Verhältnissen nach § 53 HGrG im Geschäftsjahr vom 01. Januar bis 31. Dezember 2017 gemäß IDW Prüfungsstandard PS 720 1.) Zur Prüfung nach § 53 HGrG hat der Abschlussprüfer die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungsorganisation anhand des folgenden Fragenkreises zu untersuchen und in seine Berichterstattung einzubeziehen. Fragenkreis 1: Tätigkeit von Überwachungsorganen und Geschäftsleitung sowie individualisierte Offenlegung der Organbezüge: a) Gibt es Geschäftsordnungen für die Organe und einen Geschäftsverteilungsplan für die Geschäftsleitung sowie ggf. für die Konzernleitung? Gibt es darüber hinaus schriftliche Weisungen des Überwachungsorgans zur Organisation für die Geschäfts- sowie ggf. für die Konzernleitung (Geschäftsanweisung)? Entsprechen diese Regelungen den Bedürfnissen des Unternehmens? Geschäftsordnungen bestehen für die Organe, während die Satzung die Zuständigkeiten der Betriebsleitung festlegt. Für die Bedürfnisse des Eigenbetriebes sind die Regelungen ausreichend und durch die Dienstanweisung für die Volkshochschule Aachen einschließlich der Geschäftsordnung zur Regelung der Geschäftsverteilung und Stellvertretung der Betriebsleistung sowie der Abteilungen (genannt Programmbereiche und Verwaltung) geregelt. Die Verteilung der Aufgaben im Geschäftsverteilungsplan, ebenso die Einbindung der Überwachungsorgane in die Entscheidungsprozesse der Betriebsleitung, ist sachgerecht. b) Wie viele Sitzungen der Organe und ihrer Ausschüsse haben stattgefunden und wurden Niederschriften hierüber erstellt? Im Geschäftsjahr haben mit Belangen für die VHS 2 Sitzungen des Stadtrates, 1 Sitzung des Finanzausschusses und 6 Sitzungen des Betriebsausschusses stattgefunden. Die Feststellung des Jahresabschlusses 2016 durch den Stadtrat fand in der Sitzung v. 22.11.2017 statt. Hierüber wurden entsprechende Niederschriften gefertigt. c) In welchen Aufsichtsräten und anderen Kontrollgremien i. S. d. § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG sind die einzelnen Mitglieder der Geschäftsleitung tätig? Frau Dr. Blüggel ist in der 12. Amtsperiode des WDR-Rundfunkrates in der Funktion des stellvertretenden Mitglieds tätig. Des weiteren ist Frau Dr. Blüggel im Vorstand des Landesverbandes als Gleichstellungsbeauftragte der Volkshochschulen in NRW für die Wahlperiode bis 2020, sowie im Vorstand des DVV und Gender und Diversity Ausschuss des DVV tätig. d) Wird die Vergütung der Organmitglieder (Geschäftsleitung, Überwachungsorgan) individualisiert im Anhang des Jahresabschlusses / Konzernabschlusses aufgeteilt nach Fixum, erfolgsbezogenen Komponenten und Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung ausgewiesen? Falls nein, wie wird dies begründet? Die Betriebsleitung steht im Anstellungsverhältnis, erfolgswirksame Komponenten existieren nicht. Die Mitglieder des Betriebsausschusses erhalten keine Vergütungen; sie erhalten ein Sitzungsentgelt gemäß § 1 EntschVO NRW. Anlage 6 2 2) Zur Prüfung nach § 53 HGrG hat der Abschlussprüfer die Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungsinstrumentariums anhand der folgenden Fragenkreise zu untersuchen und in seine Berichtserstattung einzubeziehen. Fragenkreis 2: a) Aufbau- und ablauforganisatorische Grundlagen Gibt es einen den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechenden Organisationsplan, aus dem Organisationsaufbau, Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten, aus dem Weisungsbefugnisse ersichtlich sind? Erfolgt dessen regelmäßige Überprüfung? Im Rahmen der Reorganisation der Volkshochschule Aachen fanden weitreichende Überprüfungen aller Bereiche statt, wie auch im Qualitätsnachweis (Selbstreport 2017) nach der Lernerorientierten Qualitätstestierung in der Weiterbildung (LQW) beschrieben. Ab dem 1. Juli 2015 wurden vier Programmbereiche gebildet und die Produkte neu zugeordnet: - Allgemeine Weiterbildung - Beruf-Natur-Gesundheit - Sprachen und - College. Im Laufe des Berichtsjahres wurden einige Produkte in den Programmbereichen neu zugeordnet (z.B. aus dem PB College zum PB Beruf-Natur-Gesundheit und zum PB Allgemeine Weiterbildung). Der Reorganisationsprozess für die Kernverwaltung startete in 2016 mit einer Bestandsaufnahme, um nach eingehender Analyse anschließend einen Optimierungsprozess einzuleiten. Im laufenden Jahr wurde u.a. die Implementierung der Ergebnisse aus dem Optimierungsprozess der Honorarabwicklung im Team Finanzen und Kundenzentrum vorgenommen. Die neue Struktur der Kernverwaltung mit 2 Verwaltungsteams - Finanzen und Kundenzentrum - Allgemeine Verwaltung / infrastrukturelles Management mit dem Querschnittsaufgabenbereich Qualitätsmanagement wurde in der Betriebsausschusssitzung am 14.12.2017 nach erfolgreichem Abschluss der Reorganisation der VHS vorgestellt und ab dem 15.12.2017 umgesetzt. Das Organigramm über den organisatorischen Aufbau der VHS wird regelmäßig aktualisiert und im Online-Handbuch der VHS allen Mitarbeiterinnen zur Verfügung gestellt. Im Übrigen entspricht die vorhandene Organisation des Eigenbetriebes der Größe des Unternehmens. b) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass nicht nach dem Organisationsplan verfahren wird? Es haben sich keine Anhaltspunkte dafür ergeben, dass nicht nach dem Organisationsplan verfahren wird. c) Hat die Geschäftsleitung Vorkehrungen zur Korruptionsprävention ergriffen und dokumentiert? Es finden regelmäßig Aufklärungen und Schulungen zur Korruptionsprävention statt. Die Vorkehrungen zur Korruptionsprävention ergeben sich aus den Einzelregelungen des in- Anlage 6 3 ternen Kontrollsystems, d.h. jährlich erfolgt u.a. über das städtische Intranet die Veröffentlichung der Richtlinien über die Annahme von Belohnungen und Geschenke durch Angehörige des öffentlichen Dienstes bei der Stadt Aachen. Gleiches gilt für die Verfahrensabläufe für VOL- und VOB-Ausschreibungen. Hier wurde zudem noch eine detaillierte „Ablaufbeschreibung für VOL-Ausschreibungen“ publiziert. Neben der städtischen Korruptionsbeauftragten (Leiterin des Rechtsamtes) ist der Fachbereich Rechnungsprüfung – FB 14 – der Stadt Aachen mit der Korruptionsprävention befasst. d) Gibt es geeignete Richtlinien bzw. Arbeitsanweisungen für wesentliche Entscheidungsprozesse (insbesondere Auftragsvergabe und Auftragsabwicklung, Personalwesen, Kreditaufnahme und Kreditgewährung)? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass diese nicht eingehalten werden? Die Befugnisse der Organe sind in der Satzung aufgeführt und werden auch eingehalten. Für Auftragsvergabe und Auftragsabwicklung gibt es die VOL und eine entsprechende Dienstanweisung. Für die Sachbearbeitung bestehen Dienstanweisungen, nach denen auch verfahren wird. Sie werden kontinuierlich aktualisiert bzw. überarbeitet. Siehe hierzu Fragenkreis 1 a) Abs. 3, es gilt die Dienstanweisung für die VHS mit Wirkung des 30.06.2016. e) Besteht eine ordnungsmäßige Dokumentation von Verträgen (z. B. Grundstücksverwaltung, EDV)? Es besteht eine ordnungsgemäße Dokumentation von Verträgen in Form von Aktenverwaltung und Projektverträgen bzw. Rahmenverträgen. Fragenkreis 3: Planungswesen, Rechnungswesen, Informationssystem und Controlling a) Entspricht das Planungswesen - auch im Hinblick auf Planungshorizont und Fortschreibung der Daten sowie auf sachliche und zeitliche Zusammenhänge von Projekten — den Bedürfnissen des Unternehmens? Der Planungsprozess ergibt sich aus der EigVO NRW. Folgende Planungsrechnungen werden erstellt: jährlicher Wirtschaftsplan (Erfolgs- und Vermögensplan, Stellenübersicht), 5-jähriger Finanzplan (mittelfristige Finanzplanung). Das Planungswesen entspricht den Bedürfnissen des Eigenbetriebs. b) Werden Planabweichungen systematisch untersucht? Die Planabweichungen werden grundsätzlich monatlich systematisch untersucht und in Gesprächen mit den Produktverantwortlichen rückgekoppelt. c) Entspricht das Rechnungswesen einschließlich der Kostenrechnung der Größe und den besonderen Anforderungen des Unternehmens? Das Rechnungswesen entspricht der Größe und den besonderen Anforderungen des Eigenbetriebs. d) Besteht ein funktionierendes Finanzmanagement, welches u. a, eine laufende Liquiditätskontrolle und eine Kreditüberwachung gewährleistet? Entfällt; der Eigenbetrieb hat keine eigenen liquiden Mittel; Kredite dürfen nicht aufgenommen werden, da die Finanzierung durch die Stadt Aachen erfolgt. Anlage 6 4 e) Gehört zu dem Finanzmanagement auch ein zentrales Cash-Management und haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die hierfür geltenden Regelungen nicht eingehalten worden sind? Entfällt; der Eigenbetrieb hat keine eigenen liquiden Mittel; Kredite dürfen nicht aufgenommen werden, da die Finanzierung durch die Stadt Aachen erfolgt. f) Ist sichergestellt, dass Entgelte vollständig und zeitnah in Rechnung gestellt werden? Ist durch das bestehende Mahnwesen gewährleistet, dass ausstehende Forderungen zeitnah und effektiv eingezogen werden? Entgelte werden grundsätzlich vollständig und zeitnah in Rechnung gestellt. Ist durch das bestehende Mahnwesen gewährleistet, dass ausstehende Forderungen zeitnah und effektiv eingezogen werden? Das Mahnverfahren für ausstehende Teilnehmerentgelte wird mit Hilfe der SQL-Version des VHS-Verwaltungsprogramms „Basys“ und des DATEV-Programms durchgeführt. Am Prüfungstag, dem 13. Juli 2018 bestanden noch offene Teilnehmerentgelte i. H. v. TEUR 7. g) Entspricht das Controlling den Anforderungen des Unternehmens und umfasst es alle wesentlichen Unternehmens-/Konzernbereiche? Das Controlling ist beim Finanzteam in der Verwaltungsabteilung angesiedelt und umfasst alle wesentlichen Unternehmensbereiche. h) Ermöglichen das Rechnungs- und Berichtswesen eine Steuerung und / oder Überwachung der Tochterunternehmen und der Unternehmen, an denen eine wesentliche Beteiligung besteht? Entfällt; Tochterunternehmen und wesentliche Unternehmensbeteiligungen bestehen nicht. Fragenkreis 4: Risikofrüherkennungssystem a) Hat die Geschäfts- / Konzernleitung nach Art und Umfang Frühwarnsignale definiert und Maßnahmen ergriffen, mit deren Hilfe bestandsgefährdende Risiken rechtzeitig erkannt werden können? Wie in den Vorjahren bilden insbesondere die im Rahmen des LQW (Lernorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung) erarbeiteten strategischen Ziele die Grundlage für das Risikomanagement. Die interne Risikoidentifikation erfolgt in einer Risikomatrix nach Produkten mit Abweichungskontrolle. Ergänzend hierzu erfolgt zum Quartalsende eine Auswertung der Kennzahlen Kurse, Teilnehmende, Unterrichtseinheiten jeweils im Dreijahresvergleich für jedes Produkt der VHS. Als Steuerungsunterstützung wird zusätzlich die Kennzahl Personal (Verwaltung/Hauptamtlich pädagogisch tätiges Personal)in das Verhältnis zu den erteilten Unterrichtsstunden gesetzt um den Einsatz der vorhandenen Personalressourcen darzustellen und ggf. zu optimieren. b) Reichen diese Maßnahmen aus und sind sie geeignet, ihren Zweck zu erfüllen? Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Maßnahmen nicht durchgeführt werden? Anlage 6 5 Ja, die Risikoeinschätzung war zutreffend. Wirtschaftspläne wurden weitgehend eingehalten. Es haben sich keine Anhaltspunkte ergeben, dass das Risikomanagement nicht funktioniert. c) Sind diese Maßnahmen ausreichend dokumentiert? Die Risikoidentifikation erfolgt durch die Produktverantwortlichen / Betriebsleitung in Zusammenarbeit mit dem Finanzcontrolling. Für das operative Risikomanagement wurde eine Matrix entwickelt, die zu einer einheitlichen; transparenten Darstellung der Risiken in den Produktbereichen führt. d) Werden diese Frühwarnsignale und Maßnahmen kontinuierlich und systematisch mit dem aktuellen Geschäftsumfeld sowie mit den Geschäftsprozessen und Funktionen abgestimmt und angepasst? Im Geschäftsjahr 2017 wurden die im Wirtschaftsplanentwurf enthaltenen Risiken vom Finanzcontrolling in diese Matrix eingepasst und mit den Produktbereichen abgestimmt. Die zukünftigen Bewertungen der Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadensbewertung werden von den Produktverantwortlichen selbst eingesetzt. Diese werden dann auch in den halbjährlichen (und bei Bedarf) Budgetgesprächen im Leitungsrat mit der Betriebsleitung, den Programmbereichsleitenden, der Verwaltungsleitung und der Finanzteamleitung erörtert und analysiert. Die monatlichen Auswertungen werden bei entsprechenden Abweichungen zu den Budgetvorgaben von dem Finanzcontrolling direkt mit den betreffenden Programmbereichen besprochen und finden Eingang in die halbjährlichen Budgetgespräche, gekoppelt mit den Qualitätszielen zwischen der Betriebsleitung und den Produktverantwortlichen. Für die Projekte finden neben dem direkten Controlling zum Finanzplan ebenfalls „Firstlevel-Prüfungen“ durch das Projektcontrolling statt, unter Berücksichtigung der betreffenden Förderrichtlinien und der einzelnen Finanzpläne. Bei einem Projekt erfolgte zudem eine Abschlussprüfung durch den Fachbereich „Rechnungsprüfung“. Fragenkreis 5: Finanzinstrumente, andere Termingeschäfte, Optionen und Derivate a) Hat die Geschäfts- / Konzernleitung den Geschäftsumfang zum Einsatz von Finanzierungsinstrumenten sowie von anderen Termingeschäften, Optionen und Derivaten schriftlich festgelegt? Dazu gehört: - Welche Produkte/Instrumente dürfen eingesetzt werden? - Mit welchen Partner dürfen die Produkte(Instrumente bis zu welchen Beträgen eingesetzt werden? - Wie werden die Bewertungseinheiten definiert und dokumentiert und in welchem Umfang dürfen offene Posten entstehen? - Sind die Hedge-Strategien beschrieben, z.B. ob bestimmte Strategien ausschließlich zulässig sind bzw. bestimmte Strategien nicht durchgeführt werden dürfen (z.B. antizipatives Hedging)? Entfällt; der Eigenbetrieb hat keine eigenen Liquiden Mittel und die gesamte Finanzierung erfolgt durch den Haushalt der Stadt Aachen. b) Werden Derivate zu anderen Zwecken eingesetzt als zur Optimierung von Kreditkonditionen und zur Risikobegrenzung? Anlage 6 6 Keine Anwendung c) Hat die Geschäfts- / Konzernleitung ein dem Geschäftsumfang entsprechende Instrumentarium zur Verfügung gestellt insbesondere in Bezug auf - Erfassung der Geschäfte - Beurteilung der Geschäfte zu der Risikoanalyse - Bewertung der Geschäfte zum Zweck der Rechnungslegung - Kontrolle der Geschäfte Keine Anwendung d) Gibt es eine Erfolgskontrolle für nicht der Risikoabsicherung (Hedging) dienende Derivatgeschäfte und werden Konsequenzen aufgrund der Risikoentwicklung gezogen? Keine Anwendung e) Hat die Geschäfts- / Konzernleitung angemessene Arbeitsanweisungen erlassen? Keine Anwendung f) Ist die unterjährige Unterrichtung der Geschäfts-/Konzernleitung im Hinblick auf die offenen Positionen, die Risikolage und die ggf. zu bildenden Versorgen geregelt? Keine Anwendung Fragenkreis 6: Interne Revision a) Gibt es eine den Bedürfnisse des Unternehmens / Konzerns entsprechende interne Revision / Konzernrevision? Besteht diese als eigenständige Stelle oder wird diese Funktion durch eine andere Stelle ggf. welche wahrgenommen? Für den Bereich der gesamten Stadtverwaltung, also auch für die VHS, ist als Interne Revision der Fachbereich Rechnungsprüfung – FB 14 – der Stadt Aachen installiert. Im Rahmen der Zertifizierung nach AZAV finden einerseits einmal jährlich interne Audits, durchgeführt vom Qualitätscontrolling, und andererseits einmal jährlich externe Audits durchgeführt von einer Prüferin der Fachkundigen Stelle „ZertPunkt“, für die betreffenden Maßnahmen statt. b) Wie ist die Anbindung der Internen Revision/Konzernleitung im Unternehmen? Besteht bei ihrer Tätigkeit die Gefahr von Interessenkonflikten? s.o. Nein, es besteht keine Gefahr von Interessenskonflikten, weil die durchführenden Projektleiter bzw. Programmbereichsleitenden und die Prüfer/innen nicht identisch sind. c) Welches waren die wesentlichen Tätigkeitsschwerpunkte der Internen Revision/Konzernrevision im Geschäftsjahr? Wurde auch geprüft, ob wesentlich miteinander unvereinbare Funktionen (z.B. Trennung von Anweisung und Vollzug) organisatorisch getrennt sind? Wann hat die Interne Revision das letzte Mal über Korruptionsprävention berichtet? Liegen hierüber schriftliche Revisionsberichte vor? Der Fachbereich Rechnungsprüfung - FB 14 – hat im abgelaufenen Geschäftsjahr 1 Projekt (Demokratie Leben) geprüft. Die Richtlinien über die Annahme von Belohnungen und Geschenken durch Angehörige des öffentlichen Dienstes bei der Stadt Aachen wurden am 16.11.2017 per Rundmail allen Mitarbeitenden der VHS zur Kenntnis gebracht. Anlage 6 7 d) Hat die Interne Revision ihre Prüfungsschwerpunkte mit dem Abschlussprüfer abgestimmt? s.o. e) Hat die Interne Revision / Konzernrevision bemerkenswerte Mängel aufgedeckt und um welche handelt es sich? Nein f) Welche Konsequenzen werden aus den Feststellungen und Empfehlungen der Internen Revision gezogen und wie kontrolliert die Interne Revision die Umsetzung ihrer Empfehlungen? s.o. 3) Zur Prüfung nach § 53 HGrG hat der Abschlussprüfer die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungstätigkeit anhand der folgenden Fragenkreise zu untersuchen und in seine Berichtserstattung einzubeziehen. Fragenkreis 7: Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Geschäftsanweisung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans a) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die vorherige Zustimmung des Überwachungsorgans zu zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften und Maßnahmen nicht eingeholt worden ist? Nein, solche Anhaltspunkte haben sich im Wesentlichen nicht ergeben. b) Wurde vor der Kreditgewährung an Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans die Zustimmung des Überwachungsorgans eingeholt? Es ist keine Kreditgewährung an Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans erfolgt. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass anstelle zustimmungsbedürftiger Maßnahmen ähnliche, aber nicht als zustimmungsbedürftig behandelte Maßnahmen vorgenommen worden sind (z. B. Zerlegung in Teilmaßnahmen)? Entfällt; solche Anhaltspunkte haben sich nicht ergeben. d) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Geschäfte und Maßnahmen nicht mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Geschäftsanweisung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans übereinstimmen? Es wurden keine wesentlichen Verstöße der Betriebsleitung gegen Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung und bindende Beschlüsse der Überwachungsorgane festgestellt; es wird jedoch auf die Feststellungen im Prüfungsbericht verwiesen. Anlage 6 8 Fragenkreis 8: Durchführung von Investitionen a) Werden Investitionen (in Sachanlagen, Beteiligungen, sonstige Finanzanlagen immaterielle Anlagewerte und Vorräte) angemessen geplant und vor Realisierung auf Rentabilität / Wirtschaftlichkeit, Finanzierbarkeit und Risiken geprüft? Investitionen wurden grundsätzlich angemessen geplant und vor ihrer Realisierung auf Wirtschaftlichkeit und Finanzierbarkeit geprüft und genehmigt. b) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Unterlagen / Erhebungen zur Preisermittlung nicht ausreichend waren, um ein Urteil über die Angemessenheit des Preises zu ermöglichen (z. B. bei Erwerb bzw. Veräußerung von Grundstücken oder Beteiligungen)? Größere Investitionen werden grundsätzlich durch ein geregeltes städtisches Vergabeverfahren öffentlich bzw. beschränkt ausgeschrieben unter Beteiligung der Bauverwaltung der Stadt Aachen (B 03), so dass ein Preisvergleich möglich ist. c) Werden Durchführung, Budgetierung und Veränderungen von Investitionen laufend überwacht und Abweichungen untersucht? Die Überwachung erfolgt durch eigenes Personal bzw. durch den Fachbereich Gebäudemanagement der Stadt Aachen (E 26). d) Haben sich bei abgeschlossenen Investitionen wesentliche Überschreitungen ergeben? Wenn ja, in welcher Höhe und aus welchen Gründen? Bei den abgeschlossenen Investitionen haben sich grundsätzlich keine Überschreitungen ergeben. e) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass Leasing- oder vergleichbare Verträge nach Ausschöpfung der Kreditlinien abgeschlossenen wurden? Es haben sich keine Anhaltspunkte hierfür ergeben. Fragenkreis 9: Vergaberegelungen a) Haben sich Anhaltspunkte für eindeutige Verstöße gegen Vergaberegelungen (z. B. VOB, VOL, VOF, EU-Regelungen) ergeben? Die Prüfung hat keine Anhaltspunkte für Verstöße gegen Vergaberegelungen ergeben. b) Werden für Geschäfte, die nicht den Vergaberegelungen unterliegen, Konkurrenzangebote (z. B. auch für Kapitalaufnahmen und Geldanlagen) eingeholt? Konkurrenzangebote werden grundsätzlich eingeholt. Fragenkreis 10: Berichterstattung an das Überwachungsorgan a) Wird dem Überwachungsorgan regelmäßig Bericht erstattet? Über wichtige Geschäftsvorgänge wird von der Geschäftsführung (Betriebsleitung), dem Betriebsausschuss und dem Stadtrat grundsätzlich regelmäßig berichtet. b) Vermitteln die Berichte einen zutreffenden Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens / Konzerns und in den wichtigsten Unternehmens- / Konzernbereichen? Anlage 6 9 Die Berichte sind im Hinblick auf die Größe des Eigenbetriebes ausreichend. c) Wurde das Überwachungsorgan über wesentliche Vorgänge angemessen und zeitnah Unterrichtet? Die Unterrichtung erfolgte grundsätzlich zeitnah. Liegen insbesondere ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen oder wesentliche Unterlassungen vor und wurde hierüber berichtet? Ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen und wesentliche Unterlassungen wurden nicht festgestellt. d) Zu welchen Themen hat die Geschäfts- / Konzernleitung dem Überwachungsorgan auf dessen besonderen Wunsch berichtet (§ 90 Abs. 3 AktG)? Entfällt, da es sich um Eigenbetrieb handelt. e) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Berichterstattung (z. B. nach § 90 AktG oder der unternehmensinternen Vorschriften) nicht in allen Fällen ausreichend war? Es gibt keine Anhaltspunkte dafür, dass die Berichtserstattung nicht in allen Fällen ausreichend war. d) Gibt es eine D&O-Versicherung? Nein; für alle Mitarbeiter der Stadt Aachen, also auch für den Betriebsleiter bzw. die Betriebsleiterin der VHS, ist jedoch eine Vermögenseigenschadenversicherung bei der GVVKommunalversicherung abgeschlossen. Wurde ein angemessener Selbstbehalt vereinbart? Wurden Inhalt und Konditionen der D&O-Versicherung mit dem Überwachungsorgan erörtert? Entfällt. Eine D&O-Versicherung wurde für die Vorstandsmitglieder und die Geschäftsleitung abgeschlossen. Ein Selbstbehalt wurde nicht vereinbart. Entfällt. g) Sofern Interessenkonflikte der Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans gemeldet wurden, ist dies unverzüglich dem Überwachungsorgan offen gelegt worden? Es liegen keine Anhaltspunkte für derartige Interessenkonflikte vor. 4) Zur Prüfung nach § 53 HGrG hat der Abschlussprüfer die Vermögens- und Finanzlage anhand der folgenden Fragenkreise zu untersuchen und in seine Berichtserstattung einzubeziehen. Anlage 6 10 Fragenkreis 11: Ungewöhnliche Bilanzposten und stille Reserven a) Besteht in wesentlichem Umfang offenkundig nicht betriebsnotwendiges Vermögen? Es besteht kein nicht betriebsnotwendiges Vermögen. b) Sind Bestände auffallend hoch oder niedrig? Es bestehen keine auffälligen Bestände. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die Vermögenslage durch im Vergleich zu den bilanziellen Werten erheblich höhere oder niedrigere Verkehrswerte der Vermögensgegenstände wesentlich beeinflusst wird? Es bestehen keine stillen Reserven. Fragenkreis 12: Finanzierung a) Wie setzt sich die Kapitalstruktur nach internen und externen Finanzierungsquellen zusammen? Die gesamte Finanzierung wird von der Stadt Aachen übernommen. Die Eigenkapitalquote konnte im Jahr 2017 aufgrund des Zuwendungsüberhanges auf nunmehr 63,4 % (i.V. 35,8 %) gesteigert werden. Wie sollen die am Abschlussstichtag bestehenden wesentlichen lnvestitionsverpflichtungen finanziert werden? Investitionen sind nur im Rahmen der Zuschussgewährung und der vorhandenen Rücklagen möglich. b) Wie ist die Finanzlage des Konzerns zu beurteilen, insbesondere hinsichtlich der Kreditaufnahmen wesentlicher Konzerngesellschaften? Der Eigenbetrieb als Teil des Konzerns „Stadt Aachen“ ist zwingend auf Zuschüsse der Stadt Aachen zur Abdeckung der Jahresverluste angewiesen. c) In welchem Umfang hat das Unternehmen Finanz- / Fördermittel einschließlich Garantien der öffentlichen Hand erhalten? Der Eigenbetrieb hat Fördermittel in Höhe von TEUR 3.168 erhalten (EU, Bund, Land NRW, Sonstige). Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass die damit verbundenen Verpflichtungen und Auflagen des Mittelgebers nicht beachtet wurden. Es haben sich keine dementsprechenden Anhaltspunkte ergeben. Anlage 6 11 Fragenkreis 13: Eigenkapitalausstattung und Gewinnverwendung a) Bestehen Finanzierungsprobleme aufgrund einer evtl. zu niedrigen Eigenkapitalausstattung? Der Eigenbetrieb verfügt bisher über eine geringe Eigenkapitalausstattung. Das Jahresergebnis in Höhe von TEUR 613 ist gem. § 14 (4) der Satzung der Volkshochschule Aachen über das Eigenkapital – Rücklagekapital zu verrechnen. Führt die Verrechnung des Jahresergebnisses unter Berücksichtigung des städtischen Zuschusses zu einer Kapitalmehrung, soll diese dem Betrieb belassen werden. b) Ist der Gewinnverwendungsvorschlag (Ausschüttungspolitik, Rücklagenbildung) mit der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens vereinbar? Es wurde ein Jahresverlust (TEUR 3.755) ermittelt, der aus den laufenden Zuschüssen finanziert wird. Fragenkreis 14: Rentabilität / Wirtschaftlichkeit a) Wie setzt sich das Betriebsergebnis des Unternehmens nach Segmenten zusammen? Das Betriebsergebnis (Jahresverlust) resultiert aus dem Gesamtbetrieb der Volkshochschule. b) Ist das Jahresergebnis entscheidend von einmaligen Vorgängen geprägt? Der Jahresverlust ist nicht von einmaligen Vorgängen geprägt. c) Haben sich Anhaltspunkte ergeben, dass wesentliche Kredit- oder andere Leistungsbeziehungen zwischen Konzerngesellschaften bzw. den Gesellschaften eindeutig zu unangemessenen Konditionen vorgenommen werden? Leistungsbeziehungen zwischen dem Eigenbetrieb und der Stadt Aachen werden überwiegend zu angemessenen Konditionen abgewickelt, jedoch liegen für die angemietete Räume der Stadt Aachen keine Mietverträge mit Regelungsinhalten vor, die ein Mietverhältnis üblicherweise betreffen. Vielmehr sind diese dauernden Duldungen aufgrund von Absprachen. d) Wurde die Konzessionsabgabe steuer- und preisrechtlich erwirtschaftet? Das Konzessionsabgaberecht ist für den Eigenbetrieb nicht anzuwenden. Fragenkreis 15: Verlustbringende Geschäfte und ihre Ursachen a) Gab es verlustbringende Geschäfte, die für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren, und was waren die Ursachen der Verluste? Die Volkhochschule hat eine öffentliche Aufgabe zu erfüllen und dient ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken (Satzung). Dadurch können nur Entgelte verlangt werde, die bedarfsgerecht sind, so dass Verluste immanent sind. b) Wurden Maßnahmen zeitnah ergriffen, um die Verluste zu begrenzen und um welche Maßnahmen handelt es sich? Hinweis auf Antwort zu Punkt a). Anlage 6 12 Fragenkreis 16: Ursachen des Jahresfehlbetrages und Maßnahmen zur Verbesserung der Ertragslage a) Was sind die Ursachen des Jahresfehlbetrages? Hinweis auf Antwort zu Punkt 15 a). b) Welche Maßnahmen wurden eingeleitet bzw. sind beabsichtigt, um die Ertragslage des Unternehmens zu verbessern? Die Volkshochschule schließt ihren Reorganisationsprozess zum 15.12.2017 ab. Nach der Umstrukturierung des pädagogischen Bereiches ist die Verwaltung neu strukturiert worden. Ziel ist eine strukturelle und finanzielle Basis und das Schließen des Risikoportals für die Sicherstellung der Zukunft. Im Wirtschaftsjahr 2018 zeichnet sich weiterhin eine positive Tendenz der finanziellen Lage der Volkshochschule ab. Der städtische Zuschuss enthält die tariflichen Erhöhungen bis einschließlich 2017. Die Kürzungen des Landeszuschusses sind komplett zurückgenommen. Das Risikoportal kann, auch wegen der strukturellen Veränderungen, weiter reduziert werden. Die Volkshochschule Aachen wird weiter darauf ausgerichtet sein, fehlende Mittel in Höhe des bestehenden Risikoportals durch zusätzliche Erträge bei den Teilnehmendenentgelten auszugleichen. Die Teilnehmendenentgelte sollen weiter stabilisiert werden. Die nun aufgebauten Rücklagen ermöglichen wieder notwendige Investitionen in Unterrichtsräume, die in den letzten Jahren nicht getätigt wurden. Außerdem werden weitere Förderprogramme im Rahmen des bundesweiten „Gesamtprogramms Sprache“ zur Integration von Flüchtlingen erwartet. Anlage 7.1 1 Rechtliche Verhältnisse (Punkt 1. bis 8.) 1. Rechtliche Verhältnisse Der Rat der Stadt Aachen hat mit Beschluss vom 13. Dezember 1995 und Wirkung ab 1. Januar 1996 die bis zu diesem Zeitpunkt als städtisches Amt geführte Volkshochschule in einen Eigenbetrieb nach Maßgabe der Bestimmungen des § 107 Abs. 2 GO NRW umgewandelt (Quasi-Eigenbetrieb). Die Volkshochschule der Stadt Aachen - VHS - ist eine städtische Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit, aber ohne wirtschaftliche Betätigung i.S.d. § 107 Abs. 1 GO NRW. Die wirtschaftliche Betätigung der Einrichtungen der Kommunen ohne eigene Rechtspersönlichkeit (Eigenbetriebe) ist Voraussetzung für die Anwendung der Eigenbetriebsverordnung NRW, EigVO NRW. Nach den genannten Vorschriften handelt es sich bei der VHS nicht um einen Eigenbetrieb i.S.d. § 1 EigVO NRW i.V.m. § 107 Abs. 1 GO NRW, sondern um einen Eigenbetrieb i.S.d. § 1 EigVO NRW i.V.m. § 107 Abs. 2 GO NRW, zwar ohne wirtschaftliche Betätigung, aber verwaltet nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten, soweit es mit dem öffentlichen Zweck vereinbar ist. Die VHS ist Sondervermögen der Stadt, § 97 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW. Des Weiteren wird die VHS geführt nach den Vorschriften des Ersten Gesetzes zur Ordnung und Förderung der Weiterbildung im Lande NRW (Weiterbildungsgesetz - WbG), der Gemeindeordnung NRW (GO NRW), der §§ 51 ff. der Abgabenordnung (AO). Nach § 21 EigVO NRW sind für den Eigenbetrieb anzuwenden die allgemeinen Vorschriften, die Ansatzvorschriften, die Vorschriften über die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bewertungsvorschriften und die Vorschriften über den Anhang für den Jahresabschluss der großen Kapitalgesellschaften im Dritten Buch des HGB, soweit sich aus der EigVO NRW nichts anderes ergibt. Nach § 26 EigVO NRW ergeben sich die Bekanntmachungsvorschriften. Bis zum 27. April 2016 galt die Satzung vom 8. Dezember 2004. Seit dem 28. April 2016 gilt die Satzung vom 6. April 2016. Das Stammkapital des Eigenbetriebes beträgt EUR 51.129,19. Vermögensträger ist die Stadt Aachen. Anlage 7.1 2 Nach § 2 der Satzung ist Gegenstand des Unternehmens die Erfüllung der Vorgaben durch das Weiterbildungsgesetz und die Satzung. Dazu gehört ein bedarfsgerechtes und flächendeckendes Weiterbildungsangebot in allen Sachbereichen des Weiterbildungsgesetzes. Die VHS hält ein ständig verfügbares und qualitativ hochwertiges Angebot unter Berücksichtigung der orts- und bevölkerungsspezifischen Bildungsbedürfnisse vor. Sie bietet Teilhabemöglichkeit für alle unter zumutbaren Bedingungen, insbesondere für durch Vorbildung und soziale Situation benachteiligte Gruppen. Das Geschäftsjahr/Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr. Nach § 3 der Satzung ist die Gemeinnützigkeit der VHS festgelegt, wonach der Betrieb ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken dient i.S.d. §§ 51 ff. der Abgabenordnung. Die Betriebsleitung (Direktor bzw. Direktorin) ist in § 4 der Satzung geregelt. Der Direktor bzw. die Direktorin der VHS ist Betriebsleiter bzw. Betriebsleiterin i.S. des § 2 EigVO NRW. Die mit dieser Stellung verbundenen Sonderrechte ergeben sich abschließend aus der Satzung und aus der Dienstanweisung, die der Oberbürgermeister am 30.06.2016 erlassen hat. Zur Betriebsleiterin war im Berichtsjahr Frau Dr. Beate Blüggel, Direktorin, bestellt. Die Vertreter des Betriebsleiters bzw. der Betriebsleiterin sind in § 4 Abs.2 der Satzung geregelt. Der Direktor bzw. die Direktorin der VHS hat zwei Stellvertreter bzw. Stellvertreterinnen. Für den pädagogischen Bereich wird eine Stellvertretung aus den Programmbereichen benannt, für die Verwaltung ist die Stellvertretung die Verwaltungsleitung. Die Befugnisse des Leitungsrates sind in § 15 Abs.1 der Satzung geregelt. Er hat beratende Funktion gegenüber dem Direktor bzw. der Direktorin der VHS und klärt Verfahrensfragen. Die Mitglieder des Leitungsrates sind der Direktor bzw. die Direktorin der VHS, die Programmbereichsleitenden und die Verwaltungsleitung, weitere Mitarbeitende können hinzugezogen werden. Die Aufgaben der Mitarbeiterkonferenz ergeben sich aus § 15 Abs.2 der Satzung. Sie berät zur Vorbereitung von Entscheidungen des Direktors bzw. der Direktorin und zur Koordinierung der Arbeit der VHS alle die VHS betreffenden Fragen von wesentlicher Bedeutung. Die Zuständigkeiten des Betriebsausschusses sind in § 7 der Satzung geregelt und werden seit dem 1. November 2004 vom „Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule“ wahrgenommen. Die Zusammensetzung des Ausschusses regelt der Rat der Stadt Aachen durch Beschluss. Die Mitglieder werden im Anhang zum Jahresabschluss genannt. Anlage 7.1 3 In § 8 der Satzung wird darauf hingewiesen, dass der Rat der Stadt Aachen über die Angelegenheiten, die ihm nach der Gemeindeordnung NRW, der Eigenbetriebsverordnung NRW und der Hauptsatzung vorbehalten sind, entscheidet. In § 9 der Satzung wird auf die gesetzliche Stellung des Oberbürgermeisters hingewiesen bzw. die Stellung des Beigeordneten bzw. der Beigeordneten festgelegt. Der Oberbürgermeister ist Dienstvorgesetzter des gesamten Personals einschließlich des Betriebsleiters bzw. der Betriebsleiterin der VHS. Die Interessen der VHS werden innerhalb der Stadtverwaltung von dem Beigeordneten bzw. der Beigeordneten für das Dezernat IV - Bildung und Kultur, Schule, Jugend und Sport, wahrgenommen. Der Beigeordnete bzw. die Beigeordnete ist Vorgesetzter der Betriebsleitung i.S. des § 1 Abs. 3 der „Dienstordnung der Stadt Aachen“, beschränkt auf Weisungen zur Erhaltung der Einheitlichkeit der Verwaltungsführung der VHS und der allgemeinen Verwaltung. Gemäß § 16 dient die Volkshochschulkonferenz der Mitwirkung der Teilnehmer und der Mitarbeiter der Volkshochschule an einer bedarfsgerechten Planung und Durchführung von Lehrveranstaltungen. Anlage 7.2 2. Entgeltordnung Gemäß § 19 der Satzung der VHS ist bestimmt, dass für die Teilnahme an Veranstaltungen der VHS in der Regel Entgelte erhoben werden. Es handelt sich um privatrechtliche Entgelte und nicht um öffentliche Gebühren. Die seit dem 1. August 1996 geltende und am 19. Juni 1996 vom Rat der Stadt Aachen beschlossene Entgeltordnung (zuletzt geändert durch Artikelsatzung zur Einführung des EURO am 26. September 2001) wurde durch Beschluss des Rates der Stadt Aachen vom 17. Januar 2007 durch eine neue Entgeltordnung mit Wirkung vom 1. Februar 2007 ersetzt. Gemäß § 5 der neuen Entgeltordnung ist die Höhe der Entgelte für Kurse und Lehrgänge festgesetzt, und zwar insbesondere: Je Unterrichtseinheit (= 45 Minuten) für die einzelnen Fachbereiche/Produkte EUR Alphabetisierung und Elementarbildung (Sockelbetrag) EUR 10,00 Sternwarte Gruppenführungen EUR 35,00 bis 100,00 Schulabschlüsse (Aufnahmegebühr) EUR 5,00 bis 10,00 0,50 bis 8,00 Die Kosten für die Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen mit auswärtiger Unterbringung, Studienfahrten und Studienreisen müssen mindestens durch entsprechende Einnahmen gedeckt sein. Für Diplom- und Zertifikatsprüfungen beträgt der Kostenanteil des Prüflings 60 % der Prüfungsentgelte, wenn der Prüfling zum Personenkreis nach § 4 Nr. 1 der Entgeltordnung gehört. Anlage 7.3 3. Honorarrichtlinie Mit Wirkung vom 1. Januar 2002, zuletzt geändert durch Verfügung vom 1. Januar 2008, wurden Honorarrichtlinien von der VHS erlassen. Es handelt sich um Regelungsbestimmungen einschl. der Festlegung von Vergütungen für freiberuflich selbständig tätige Lehrkräfte (Dozenten/innen und Referenten/innen). Mit Verfügung vom 15. März 2018 wurden durch die Betriebsleitung neue Honorarrichtlinien erlassen. Diese trat für alle Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Beratungen, die ab dem 7. März 2018 beginnen, mit sofortiger Wirkung in Kraft. Anlage 7.4 4. Steuerliche Verhältnisse Eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig, soweit sie einen Betrieb gewerblicher Art unterhält (§ 1 Abs. 1 Nr. 6 KStG i.V.m. § 4 Abs. 1 KStG). Ein Betrieb gewerblicher Art einer juristischen Person des öffentlichen Rechts ist jede Einrichtung, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen dient und die sich innerhalb der Gesamtbetätigung der juristischen Person des öffentlichen Rechts wirtschaftlich heraushebt. Zu den Betrieben gewerblicher Art einer Gebietskörperschaft zählt auch die Unterhaltung einer Volkshochschule, soweit die übrigen Voraussetzungen des § 4 KStG erfüllt sind. Im Rahmen der Bestimmungen des § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG in Verbindung mit §§ 51 bis 68 AO ist der Betrieb gewerblicher Art Volkshochschule Aachen, soweit er nach der Satzung und nach der tatsächlichen Geschäftsführung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken dient, von der Körperschaftsteuer befreit. Die Steuerbefreiung ist insoweit ausgeschlossen, als ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb unterhalten wird. Gemäß § 3 Nr. 6 GewStG besteht im vorstehenden Umfang Befreiung von der Gewerbesteuer. Nach der Bestimmung des § 4 Nr. 22 a) UStG sind Vorträge, Kurse und andere Veranstaltungen wissenschaftlicher oder belehrender Art, die von Volkshochschulen durchgeführt werden, von der Umsatzsteuer befreit, wenn die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden. Die Volkshochschule Aachen wird beim Finanzamt Aachen-Stadt unter der SteuerNr. 201/5903/3324 geführt und für Zwecke der Umsatzsteuer unter der Steuernummer der Stadt Aachen, Steuer-Nr. 201/5928/0108. Zuletzt mit Freistellungsbescheid vom 13. Februar 2018 hat das Finanzamt die Befreiung von der Körperschaftsteuer gem. § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG und von der Gewerbesteuer gem. § 3 Nr. 6 GewStG für das Jahr 2016 erteilt, da die Körperschaft ausschließlich und unmittelbar steuerbegünstigten, gemeinnützigen Zwecken i.S.d. §§ 51 ff. AO dient. Eine steuerliche Außenprüfung fand bei der Volkshochschule bisher nicht statt. Anlage 7.5 5. Überörtliche Prüfungen Die Zuschussgeber nehmen in regelmäßigen Zeitabständen nach Zuwendungsrichtlinien (z.B. Verwendungsnachweis) Überprüfungen vor. ihren Anlage 7.6 1 6. Wichtige Verträge Mietverträge - Aachen, Peterstraße, Couvenstraße (Schulungs-, Seminar- und Büroräume) SaGeBau Sanierungs- und Gewerbebau AG & Co. KG, Aachen, Mietvertrag vom 4. Juli 1996 und Nachtragsvertrag vom 20. Dezember 1996 für 10 Jahre vom 1. August 1996/1. Januar 1997 bis 31. Juli 2006 mit einmaligem Verlängerungsrecht für weitere 5 Jahre. Das Optionsrecht wurde in 2006 ausgeübt, so dass sich der Vertrag bis 31. Juli 2011 verlängert. Am 7. Juni 2011 wurde eine Nachtragsvereinbarung zum Mietvertrag abgeschlossen. Hiernach werden die Räume zu den bestehenden Konditionen weitervermietet. Der Vertrag kann mit einer Frist von 9 Monaten von beiden Vertragsparteien gekündigt werden. Die Kündigung muss spätestens bis zum dritten Werktag eines Monats - schriftlich - erfolgen und wird zum Ende des darauf folgenden neunten Monats wirksam. Durch Verkauf der Immobilie durch die Fa. SaGeBau Sanierungs- und Gewerbebau AG & Co. KG, Aachen, an die Fa. (AC) Aachener Immobiliengesellschaft mbH, Aachen, mit Wirkung zum 31. Dezember 2011, ist das bestehende Mietverhältnis auf den neuen Eigentümer übergegangen. Bis zum Ende der Prüfung war auskunftsgemäß von keiner Vertragspartei eine Kündigung ausgesprochen worden. - Aachen, Couvenstraße (Kellerräume) SaGeBau AG & Co. KG, Aachen, Mietvertrag vom 6. November 1974 bzw. 16. Mai 2007 unbefristet mit jährlichem bzw. einmonatigem Kündigungsrecht. Durch Verkauf der Immobilie durch die Fa. SaGeBau Sanierungs- und Gewerbebau AG & Co. KG, Aachen, an die Fa. (AC) Aachener Immobiliengesellschaft mbH, Aachen, mit Wirkung zum 31. Dezember 2011, ist das bestehende Mietverhältnis auf den neuen Eigentümer übergegangen. Bis zum Ende der Prüfung war auskunftsgemäß von keiner Vertragspartei eine Kündigung ausgesprochen worden. - Aachen, Hammerweg 4 (Turnhalle, Flur, kleiner Umkleideraum, Toiletten) Dorothee Geilenkirchen, Aachen, Hammerweg 4, Praxis für Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie, Untermietvereinbarung vom 20. Juni 2011 mit Wirkung vom 1. September 2011, zur Nutzung ruhiger Angebote, wie Yoga, progressive Muskelentspannung, autogenes Training, Pilates, Qi Gong, Taij-Chuan. Der Mietvertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, wenn nicht mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten vor Ablauf gekündigt wird. Bis zum Ende der Prüfung war auskunftsgemäß von keiner Vertragspartei eine Kündigung ausgesprochen worden. Anlage 7.6 2 Verwaltervertrag - Mieträume Aachen, Peterstraße, Couvenstraße SaGeBau AG, Vertrag vom 19. April 1982 über die Verwaltung, Instandhaltung, Instandsetzung und Betriebskostenverteilung. Die Teileigentumsrechte am Gebäude Peterstraße, Couvenstraße bestanden wie folgt: SaGeBau AG & Co. KG Stadt Aachen 553,04 / 1000 446,96 / 1000 Infolge der baulichen Verbundenheit der Gebäude und Anlagen und wegen der teilweisen gemeinschaftlichen Nutzung der Eigentümer wurde der genannte Vertrag abgeschlossen. Die Immobilie wurde mit Wirkung zum 31. Dezember 2011 von der Fa. SaGeBau Sanierungs- und Gewerbebau AG & Co. KG, Aachen, an die Fa. (AC) Aachener Immobiliengesellschaft mbH, Aachen, verkauft. Der vorgenannte Verwaltervertrag wird auskunftsgemäß nicht mehr angewandt und es wurde bisher kein neuer Vertrag abgeschlossen; jeweiliger Handlungsbedarf soll im Einzelfall behandelt und geregelt werden. Bewirtschaftungs- und Pachtvertrag - Cafeteria „Cafe Pause“ Aachen, Peterstraße Frau Sabine Elsen, Vertrag vom 10. Mai 2000 mit Wirkung vom 1. Juni 2000 für die Überlassung der Räumlichkeiten mit der Einrichtung. Der Vertrag läuft bis 31. Mai 2001, danach ist dieser unbefristet mit jährlichem Kündigungsrecht. - Cafeteria im Raum N 2, Aachen, Sandkaulbach Herr Winfried Janssen, Vertrag vom 27. Juli 2011 mit Wirkung vom 1. August 2011 für die Überlassung der Räumlichkeiten mit der Einrichtung. Der Vertrag gilt über einen Zeitraum von 1 Jahr. Er verlängert sich stillschweigend einmalig um 2 Jahre, wenn er nicht mindestens 3 Monate vor Vertragsablauf schriftlich gekündigt wird. Danach verlängert sich der Vertrag um jeweils 1 Jahr, wenn er nicht wiederum mindestens 3 Monate vor Vertragsablauf schriftlich gekündigt wird. Die Kündigung hat mittels eingeschriebenem Brief zu erfolgen. Die Möglichkeit der außerordentlichen Kündigung besteht entsprechend § 15 des Pachtvertrages. Der Vertrag endet automatisch ohne Kündigung, wenn die Stadt Aachen das Gebäude Sandkaulbach für die Belange der Volkshochschule nicht mehr zur Verfügung stellt. Anlage 7.6 3 Dienstleistungsverträge - Sicherheitsdienst Fa. Mario Klinkenberg Security e.K., Stolberg, Vertrag vom 26. Februar 2016 mit Wirkung vom 1. März 2016 für den Sicherheitsdienst im Gebäude Peterstraße 21-25 für die Dauer von 12 Monaten. Über diesen Termin hinaus verlängert sich der Vertrag um ein Jahr, wenn nicht eine der beiden Vertragsparteien spätestens 3 Monate vor Ablauf den Vertrag schriftlich kündigt. Anlage 7.7 7. Sitzungen: Rat der Stadt, Betriebsausschuss, Leitungsrat, Mitarbeiterkonferenz, Volkshochschulkonferenz (§§ 8, 9, 11, 12 und 24 der Satzung) Es fanden folgende Sitzungen im Geschäftsjahr statt: 2 Sitzung des Rates der Stadt für die Belange der VHS, 5 Sitzungen des Betriebsausschusses („Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule“) für die Belange der VHS, 25 Sitzungen des Leitungsrates, 12 Sitzungen der Mitarbeiterkonferenz, 1 Sitzung der Volkshochschulkonferenz. In der Sitzung des Betriebsausschusses vom 19. Oktober 2017 wurde der Jahresabschluss und der Lagebericht für das Kalenderjahr 2016 einstimmig zur Kenntnis genommen, weiterhin wurde die Entlastung der Betriebsleitung für das Wirtschaftsjahr 2016 gemäß § 5 EigVO NRW beschlossen In der Sitzung des Rates der Stadt Aachen vom 22. November 2017 wurde auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule einstimmig beschlossen, den geprüften Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2016 einschließlich des Lageberichtes 2016 festzustellen und das Jahresergebnis 2016 über das Eigenkapital - Rücklagenkapital zu verrechnen. Weiterhin wurde die Entlastung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule für das Wirtschaftsjahr 2016 gemäß § 4 EigVO NRW beschlossen. Anlage 7.8 1 8. Besonderheiten der Personalwirtschaft (Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen der Beamten der VHS) Für Pensionsverpflichtungen der Beamten sind nach der IDW-Stellungnahme zur Rechnungslegung: Bilanzierung und Bewertung von Pensionsverpflichtungen gegenüber Beamten und deren Hinterbliebenen (IDW RS HFA 23, verabschiedet am 24. April 2009), die die IDW-Stellungnahme HFA 1/1997 ersetzt hat, Rückstellungen zu bilden, soweit Beamte für ein Sondervermögen tätig sind. Danach wären Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten für Pensionsverpflichtungen für die in rechtlich unselbständigen Sondervermögen der Stadt Aachen tätigen Beamten zu bilden. Die §§ 249 und 253 HGB sowie der Artikel 28 EGHGB sind grundsätzlich anzuwenden. Für die Volkshochschule Aachen sind bzw. waren seit dem 1. Januar 1996 (Errichtung des Eigenbetriebes) 12 Beamte tätig. Als Pensionszusage gilt die erste Berufung in das Beamtenverhältnis. Für unmittelbare Pensionszusagen, die vor dem 1. Januar 1987 erteilt wurden (sog. Altzusagen), sowie für sämtliche mittelbaren und ähnlichen Pensionsverpflichtungen besteht ein Passivierungswahlrecht. Wird dieses Wahlrecht nicht ausgeübt, ist dieser Betrag im Anhang anzugeben. Bei Berufung in das Beamtenverhältnis nach den o.g. Fristen, ergibt sich eine Passivierungspflicht. Diese ist bei der VHS für 1 Beamtin gegeben. Die Unterscheidung zwischen unmittelbaren und mittelbaren Verpflichtungen ist für die Anwendung von Art. 28 EGHGB von Bedeutung. Unter „unmittelbaren Verpflichtungen“ sind solche zu verstehen, die ohne Zwischenschaltung eines anderen Rechtsträgers zwischen dem verpflichteten Betrieb und den Anspruchsberechtigten bestehen. Dabei handelt es sich insbesondere um Pensionsverpflichtungen auf Grund von (unmittelbaren) Zusagen. Unter mittelbaren Pensionsverpflichtungen sind solche zu verstehen, die zwar unmittelbar von einem anderen Rechtsträger erfüllt werden, für die das Trägerunternehmen aber einzustehen hat (Anm. 164 und 165 zu § 249 HGB, Beck’scher Bilanz-Kommentar, 6. Auflage 2006). Diese Versorgungsverpflichtungen sieht die vorgenannte Stellungnahme IDW RS HFA 23 (ehemals Nr. 1/1997) als originäre Pensionsverpflichtungen des Sondervermögens an, obwohl das Beamtenverhältnis unverändert im Verhältnis zur öffentlich-rechtlichen Gebietskörperschaft besteht. Wegen der wirtschaftlichen Zugehörigkeit der Verpflichtungen zum Geschäftsbetrieb des Sondervermögens gilt dies auch, Anlage 7.8 2 wenn intern abweichende Vereinbarungen bestehen. Sofern eine Vereinbarung vorliegt, nach der die juristische Person des öffentlichen Rechts das Sondervermögen gegen laufende Zahlungen von künftigen Versorgungsleistungen freistellt, ist dies bei der Bemessung der Pensionsrückstellung im Jahresabschluss des Sondervermögens mindernd zu berücksichtigen. Bei Vorliegen einer entsprechenden Freistellungsvereinbarung hat die juristische Person des öffentlichen Rechts die entsprechende originäre Pensionsverpflichtung zu passivieren. Die EigVO NRW enthält nunmehr in § 22 Abs. 3 eine eigenständige Vorschrift für die Behandlung von Pensionsrückstellungen für die bei den Eigenbetrieben beschäftigten Beamtinnen und Beamten. Hiernach sind grundsätzlich die Pensionsrückstellungen in der Bilanz des Eigenbetriebes auszuweisen, soweit die Gemeinde den Eigenbetrieb nicht gegen entsprechende Zahlungen von künftigen Versorgungsleistungen freistellt. Für die endgültige Umsetzung dieser Vorschrift wird eine Frist eingeräumt; sie ist spätestens ab dem Wirtschaftsjahr 2012 anzuwenden. Mit Datum vom 11. November 2010 hat die Volkshochschule Aachen mit der Stadt Aachen eine derartige Freistellungsvereinbarung abgeschlossen, und zwar rückwirkend ab 2009, so dass die bisher notwendigen Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen der Beamten der Volkshochschule Aachen nicht mehr gebildet werden müssen bzw. entsprechende Anhangangaben entfallen. Anlage 8 Technische und wirtschaftliche Grundlagen Die Stadt Aachen als Trägerin des Eigenbetriebes stellt diesem zur Erfüllung seiner gesetzlichen und satzungsmäßigen Aufgaben im Wesentlichen ihre Betriebsgebäude in der Peterstraße/Couvenstraße (Unterrichtsräume u.a.) sowie Sandkaulbach (Unterrichtsräume u.a.), Am Hangeweiher (Sternwarte) und Malmedyerstraße (Haus am See) zur Verfügung. Des Weiteren stehen der VHS weitere Unterrichtsräume und Turnhallen in verschiedenen städtischen Schulen zur Verfügung. Für die Überlassung der Nutzflächen verrechnet die Stadt mit der Volkshochschule (VHS) gemäß Schreiben vom 24. Juni 1999 eine kalkulatorische Miete von insgesamt EUR 477.000,00.