Beschlussvorlage (Haushaltsplanberatungen 2019; Angelegenheiten des Haupt-, Finanz- und Personalausschusses)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 542/2018 Az.: 20 Amt: - 20 BeschlAusf.: - - 20 - Datum: 20.11.2018 gez. Knips Kämmerer Kämmerer gez. Breetzmann Erster Beigeordneter Dezernat 4 gez. Hallstein, technische Beigeordnete Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM gez. Cöln Amtsleiter RPA Beratungsfolge Haupt-, Finanz- und Personalausschuss Betrifft: Termin 04.12.2018 Bemerkungen beschließend Haushaltsplanberatungen 2019; Angelegenheiten des Haupt-, Finanz- und Personalausschusses Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Die vorliegenden Produkte werden beschlossen. Begründung: Änderungen an der Haushaltssatzung gegenüber dem Entwurf sind nur unter strengsten Voraussetzungen möglich. Ein eventueller Mehraufwand müsste durch einen Minderaufwand an anderer Stelle kompensiert werden. Denn nur so wird das aufgestellte Haushaltssicherungskonzept einzuhalten sein. Den Stadtverordneten wurde der Haushaltsplanentwurf 2019 in der Ratssitzung am 09.10.2018 ausgehändigt. Erläuterungen des Amtes -10- zum zusätzlichen Personalbedarf: Haupt- und Personalamt Produkt 010111090 Personalverwaltung Die Mitarbeiterzahlen sind in den letzten Jahren kontinuierlich angestiegen, insbesondere im Bereich für Familie, Jugend und Soziales (einschließlich Kindertagesstätten), der Feuerwehr und auch zunehmend im technischen Bereich. Außerdem bildet die Stadt deutlich mehr aus. Dies gilt insbesondere auch in den Kindertagesstätten, um den wachsenden Personalbedarf mit eigenen Auszubildenden abdecken zu können. Zurzeit werden –die Praktikanten im Kita-Bereich mit eingerechnet- 70 Auszubildende beschäftigt. Dieser Zuwachs an Mitarbeiter/innen konnte nur zu einem Teil durch eine zusätzliche Stelle in 2018 aufgefangen werden. Die Aufgaben der Personalabteilung ändern sich sowohl in der Vertragssachbearbeitung als auch im Bereich der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung inhaltlich fortlaufend adäquat zu der Entwicklung am allgemeinen Arbeitsmarkt durch stetig steigende Anforderungen in der Qualität und Quantität der Tätigkeiten. Abteilungsleitung: Der Anteil der Sachbearbeitung der bisherigen Abteilungsleitung ist in den vergangenen Jahren um über 100 Fälle gestiegen und ist mit den Leitungsaufgaben nicht mehr vereinbar. Das umso mehr, da die Aufgaben der Abteilungsleitung durch Digitalisierung und Personalentwicklung inhaltlich intensiviert werden. Für eine revisionssichere und datensichere Personalverwaltung ist die Digitalisierung der Personalakte beabsichtigt, welche zudem die effiziente Nutzung von onlineBewerbungsverfahren ermöglicht. Die bereits in der Verwaltung implementierten Elemente der Personalentwicklung bedürfen einer zukunftsorientierten Konzeption unter Ausweitung auf weitere Maßnahmen entsprechend den Herausforderungen des Führungs- und Fachkräftemangels, der Diversität der Beschäftigten, des Anspruches auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance, eines alters- und leidensgerechten Arbeitsplatz etc.. Hier muss daher eine deutliche Entlastung von Sachbearbeitungsarbeiten erfolgen. Ausbildung: Die Sachbearbeitung und Ausbildungsleitung der Auszubildenden hat eine der Sachbearbeiterinnen übernommen, die derzeit mit 23,5 Wochenstunden teilzeitbeschäftigt ist. Auch die Betreuung der Auszubildenden hat sowohl quantitativ als auch qualitativ deutlich zugenommen. Aufgrund des wachsenden Personalbedarfs und der Arbeitsmarktlage wird es zunehmend wichtiger Auszubildende zu gewinnen und zu halten. Die Aufgaben der Ausbildungsleitung werden daher perspektivisch intensiviert und ausgeweitet, u.a. um die Aspekte: gezielte Aus- und Fortbildung im Rahmen von Bedarfsanalysen, effizientere Auswahlverfahren, Betreuung der Ausbilder/innen im Haus, Ausbildungsmarketing und Rekrutierung, Wissensmanagement, Begrüßungskultur, Begleitung, Telefonseminare, Azubi-Knigge, Ausbildung der Ausbilder (AdA-Lehrgang, Praxisprüferschulung, etc.), Erhöhung der Mitarbeiterbindung, insbesondere Nachwuchskräften, interkommunale Zusammenarbeit im Rhein-Erft-Kreis. Aufgrund der Sachnähe ist die Ausbildungsleitung in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung auch in die Tätigkeiten zur Personalentwicklung eingebunden. Das hat zur Folge, dass die Mitarbeiterin in anderen Bereichen der allgemeinen Vertragssachbearbeitung entlastet werden muss. Insgesamt ist davon auszugehen dass der dargestellte Bedarf mit einer weiteren Vollzeitkraft abzudecken ist. Gehaltsbuchhaltung: Der Zuwachs an Personal von über 100 Fällen in den vergangenen Jahren mit steigender Tendenz ist von den Mitarbeiterinnen der Gehaltsbuchhaltung nicht mehr adäquat zu bewältigen. Un-2- ter Berücksichtigung der bisherigen Fallzahlenverteilung entsprechen die zusätzlichen Fälle ca. einer halben Stelle. Auch in diesem Bereich der Personalsachbearbeitung sind zudem die Quantität und Qualität der Tätigkeiten innerhalb der einzelnen Fallbearbeitung durch die im Zusammenhang mit der allgemeinen Arbeitsmarktlage stehenden Anforderungen und durch zunehmenden Änderungen der Tarifvertrags- und Gesetzeslage steigend. Im Stellenplan für das Haushaltsjahr 2019 sollen daher insgesamt 1,5 weitere Stellen für die Sachbearbeitung in der Personalverwaltung (E 9b) eingerichtet werden. Produkt 010111030 Gleichstellungsstelle Zur Gewährleistung einer gesetzeskonformen Stellvertretung der Gleichstellungsbeauftragten ist die Einrichtung einer Stelle der stellvertretenden Gleichstellungsbeauftragten mit 2 Wochenstunden (S 11b entsprechend der Vergütung der Stelleninhaberin für ihre Haupttätigkeit im Amt 51) erforderlich. Produkt 010111050 Rechnungsprüfungsamt Im Rechnungsprüfungsamt ist die Stelle des bisherigen Prüfers mit der Besoldung A9 nach seinem Eintritt in den Ruhestand entsprechend der erfolgten Prüfung der Bewertungskommission auf der Grundlage der Begutachtung der KGSt für Stellenbewertungen nach A 11 anzuheben. Produkt 010111100 Finanzmanagement und Rechnungswesen Im Verwaltungsgliederungsplan zum 01.01.2018 wurde im Amt -20- eine der Amtsleitung unterstellte Stabsstelle „Haushalt, Controlling, Beteiligungs- und Fördermanagement“ eingerichtet. Diese Einrichtung einer zusätzlichen Organisationseinheit hat sich bewährt. Die quantitative wie qualitative Ausweitung der Haushaltsplanung, der Überwachung der Haushaltsausführung und des Controllings ist schon in Folge der Wiedereingliederung des ersten Eigenbetriebes in die Kernverwaltung deutlich spürbar. Hinzu kommen neue Aufgaben für die Kämmerei in Folge der Novellierung der Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand. Bei der Bewältigung helfen die Verlagerung der Aufgaben von der Abteilung -200- hin zu der neuen Organisationseinheit -20.1- und die damit beabsichtigte Verschlankung der Leitungsspanne der abgebenden Abteilung. Die zusätzlichen Aufgabenbereiche in der neuen Abteilung -201- wie das Beteiligungs- und das Fördermanagement sind im Aufbau und werden spätestens mit Einrichtung der dieser Abteilung zugeordneten neuen Stellen ausgebaut. Die Stabsstelle -20.1- soll daher in eine Abteilung -201- umgewandelt werden. Der Stelleninhaber war bis dato in die Besoldungsgruppe A11 eingruppiert. Nach der erfolgten Bewertung der Stelle ist eine Anhebung nach A 12 für die Stelle des Abteilungsleiters vorzuhalten. In Vertretung (Knips) -3-