Beschlussvorlage (Sachstand Personalentwicklungskonzept)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 659/2018 Az.: -10- Amt: - 10 BeschlAusf.: - - 102 - Datum: 20.11.2018 Kämmerer gez. KummertGnewuch Amtsleiter Dezernat 4 Dezernat 6 RPA Beratungsfolge Haupt-, Finanz- und Personalausschuss Betrifft: gez. Erner, Bürgermeister BM Termin 04.12.2018 Bemerkungen zur Kenntnis Sachstand Personalentwicklungskonzept Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den In Bezug auf die Mitteilung in der Ratssitzung vom 09.10.2018 sowie den Beschluss des Haupt-, Finanz- und Personalausschuss entsprechend der Vorlage 597/2017 ist nachstehend die beabsichtigte Umsetzung der konzeptionellen Weiterentwicklung der in der Stadtverwaltung der Stadt Erftstadt bereits implementierten und zukünftig beabsichtigten Personalentwicklungsmaßnahmen darzustellen: 1. Definition Personalentwicklung Für die konzeptionelle Weiterentwicklung der Personalentwicklung bedarf es an dieser Stelle zunächst der Definition einer zeitgemäßen Personalentwicklung. Die Personalentwicklung verfolgt das Ziel, das Leistungs- und Lernpotential der Beschäftigten zu erkennen, die Beschäftigten in ihrem Können zu fordern und zu fördern sowie ihren Willen bzw. Ihre Motivation zu erhalten und herauszufordern, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Hierbei sind die Interessen des Arbeitgebers an der effektiven Aufgabenerfüllung mit den Interessen der Beschäftigten soweit wie möglich in Übereinstimmung zu bringen. Auf der einen Seite erfordern gerade knappe finanzielle kommunale Ressourcen zahlreiche intensive Personalentwick- lungsmaßnahmen; auf der anderen Seite setzen die Haushaltskonsolidierungsbedingungen den Maßnahmen teilweise enge finanzielle Grenzen. Eine wesentliche Grundlage der Aufgabenerfüllung ist die Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten, so dass es sich insbesondere aus Gründen der Wirtschaftlichkeit rechnet, die Komponenten der Arbeitsfähigkeit in der Personalentwicklung aufzugreifen. „Je höher die Motivation, je höher die Kompetenz, je besser die Gesundheit, je besser die Arbeitsbedingungen und je positiver das Zusammenspiel aller vier Faktoren ist, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen Ihre Arbeitsfähigkeit nachhaltig verbessern können.“ (Prof. Dr. Juhani Ilmarinen) Es bedarf zur Bewältigung neuer Herausforderungen im Wandel der Zeit nicht zuletzt einer steten Evaluierung zum Zwecke der etwaigen Modifizierung und Erweiterung der gesetzten Ziele und entwickelten Personalentwicklungsmaßnahmen. Der erst in diesem Jahr erstellte und in der letzten Sitzung des Rates vom 09.10.2018 beschlossene Gleichstellungsplan der Stadtverwaltung Erftstadt ist bereits ein wesentliches, konzeptionelles Element der Personalentwicklung im Sinne einer lebensphasenorientierten Personalpolitik. Der Gleichstellungsplan basiert auf den in der Zusammenarbeit mit der Personalabteilung aktualisierten Personaldaten (Stand 15.07.2018). Zur Stadtverwaltung Erftstadt und den städtischen Eigenbetrieben zählten zum Stichtag insgesamt 796 Personen. Davon befinden sich 53 Beschäftigte in einer Ausbildung, in der Freizeitphase der Altersteilzeit oder sind beurlaubt. Weitere 16 Personen sind langzeiterkrankt. Die Altersstruktur stellt sich bei den derzeitigen Aktivbeschäftigten wie folgt dar: Vollendung 60. Lebensjahr/ 65. Lebensjahr 2013/ 2018 2014/ 2019 2015/ 2020 2016/ 2021 2017/ 2022 2018/ 2023 2019/ 2024 Gesamt: Personenanzahl 7 7 16 20 20 20 28 118 2. Aktuelle Personalentwicklungsmaßnahmen In der Stadtverwaltung Erftstadt werden mannigfaltige Personalentwicklungsinstrumente gelebt. Ich darf hier auf meine umfangreichen Ausführungen in der Vorlage 272/2017 verweisen und wie nachstehend ergänzen: Bereits zum Jahresbeginn trat die Dienstvereinbarung Telearbeit in Kraft, die zu einer Überprüfung der auf der Grundlage von Individualvereinbarungen bereits vorhandenen Telearbeitsplätze und des Abschlusses neuer Vereinbarungen führte. Die Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit ist im Dezember 2017 abgeschlossen worden und zum 01.06.2018 in Kraft getreten. Sie hat die bisherigen Regelungen zur gleitenden Ar-2- beitszeit abgelöst, um flexibel auf die sich ändernden Bedürfnisse der Stadtverwaltung und der den Mitarbeitenden eingehen zu können. Die Gleitzeit eröffnet den Beschäftigten die Möglichkeit zur eigenverantwortlichen Gestaltung ihrer Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Arbeitsschutzrichtlinien und dienstlicher Belange, wobei der Service für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Erreichbarkeit der Verwaltung unverändert eine hohe Priorität genießen. Hinsichtlich des Arbeitsschutzes ist aktuell mitzuteilen, dass dieser durch die Unfallkasse NRW am 16.04.2018 überprüft und aufgrund der zu 100% erreichten Punktzahl mit einem Geldbetrag in Höhe von 16.900,00 Euro prämiert wurde. Gemäß § 10 ArbSchG hat der Arbeitgeber die Maßnahmen zu treffen, die zur Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung der Beschäftigten erforderlich sind. Betriebliche Ersthelfer und Brandschutzhelfer/Evakuierungshelfer werden entsprechend der DGUV (= Deutsche gesetzliche Unfallversicherung) bei der Stadt Erftstadt ausgebildet. In 2017 wurden 200 Ersthelfer ausgebildet und 150 Brandschutzhelfer /Evakuierungshelfer. Ebenfalls werden Sicherheitsbeauftragte ausgebildet. Aktuell sind 72 Mitarbeiter/-innen zur / zum Sicherheitsbeauftragten bestellt. Weiterhin hat nach § 5 ArbSchG der Arbeitgeber durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die Gefährdungsbeurteilungen wurden für die verschiedenen Arten von Arbeitsplätzen bei der Stadt Erftstadt umfänglich erstellt und werden regelmäßig aktualisiert. Es sind insgesamt 114 Beurteilungen. Auch zukünftig wird in der Stadtverwaltung in allen Bereichen verstärkt ausgebildet, um dem demografischen Wandel entgegen zu steuern. Zum 01.01.2019 ist der Stand der Auszubildenden wie folgt: Verwaltungsbereich: 9 Verwaltungsfachangestellte 4 Bachelor of Laws KiTa-Bereich: 10 Anerkennungspraktikanten 7 Vorpraktikanten 14 PIA, praxisintegrierte Ausbildung zur/zum Erzieher/in Feuerwehr: 15 Brandmeisteranwärter 3 Notfallsanitäter Rohrleitungsbau: 1 Auszubildender. Die modulare Qualifizierung für den höheren Dienst haben im vergangenen Jahr 2 Beschäftigte erfolgreich abgeschlossen. Wie bereits angekündigt, konnte ein eintägiges Workshopseminar zum Thema Personalauswahl mit dem Ziel der Entwicklung eines Leitfadens für alle in der Stadtverwaltung mit der Personalauswahl befassten Beschäftigten mit Herrn Professor Dr. Andreas Gourmelon nunmehr für jeweils bis zu 16 Teilnehmern für den 31.01.2019 und 07.02.2019 terminiert werden. -3- Im Rahmen der Digitalisierung der Stadtverwaltung ist eine konzeptionelle Planung durch das Hauptamt eingeleitet, die alle Bereiche der Verwaltung ein- und über geeignete Workflowsysteme verbinden wird. In diesem Zusammenhang wird es eine Dienstvereinbarung im Interesse der Akzeptanz und Transparenz für die Beschäftigten geben. Es folgen mit den jeweiligen Maßnahmen bedarfsgerechte fachliche Begleitungen, Workshops und Seminare. In jedem Amt werden die fachspezifischen Fortbildungsangebote eruiert und in die Budgetplanungen abteilungsbezogen aufgenommen. Am Beispiel des Amtes für Familie, Jugend und Soziales möchte ich die fachbezogene Implementierung von Personalentwicklungsinstrumenten einmal exemplarisch auszuführen: Die Jugendhilfeplanerin nahm an einer zweijährigen Qualifizierungsmaßnahme teil und der Demografiebeauftragte absolvierte berufsbegleitend einen Master of Public Management. Im Allgemeinen Sozialen Dienst werden grundsätzlich für alle Neueinsteiger in diesem Aufgabenbereich bei der Stadt Erftstadt geschult (http://www.neu-im-asd.de/). Zudem gibt es hier laufende Qualifizierung in Modulen des Fachkonzeptes Ressourcen-, Lösungs- und Sozialraumorientierung sowie zum Kindesschutz auf Grundlage des Fachkonzeptes des Instituts für Stadtteilentwicklung, Sozialraumorientierte Arbeit und Beratung (ISSAB) der Uni Duisburg. Es existiert ein Einarbeitungskonzept für den ASD. Auch in der Verwaltungsabteilung (-511-) werden Qualifizierung und Fortbildungsmaßnahmen u.a. für neue Mitarbeitenden in fach- und arbeitsplatzbezogene Themen sowie bei gesetzlichen Veränderungen angeboten. Für die Kitaleitungen sind durch die Abteilung Kitabetreuung (-512-) Coaching und Qualifizierung von Kita-Leitungen gegeben. Mittels „Fit für Führung“ besteht eine Qualifizierung und Vorbereitung der zweiten (stellvertretende Leitungen) und dritten Reihe (Potentialmitarbeitende) für Leitungsstellen im Kita-Bereich. Auch in diesem Bereich ist ein Einarbeitungskonzept Kitas vorhanden. Diverse interne Fortbildungen zu Themen wie Schutzauftrag § 8a - standardmäßig für alle neuen Mitarbeitenden, in 2019 Elterngespräche, Sexueller Mißbrauch/Doktorspiele, Genogrammarbeit, Trans- und Interkulturelle Kinder u.A. werden angeboten. Im Jahr 2016 wurden Führungsgrundsätze für Kita-Leitungen und stellvertretende Kita-Leitung entwickelt und festgeschrieben. In 2016/2017 erfolgte eine Aktualisierung sämtlicher Stellenbeschreibungen im Kita-Bereich. Auch im Bereich Soziales, Abteilung 513, werden Qualifizierung und Fortbildungsmaßnahmen u.a. von neuen Mitarbeitenden in Fachthemen sowie bei gesetzlichen Veränderungen groß geschrieben und der Teamleitung Behinderten-, Senioren- und Pflegeberatung der Kurs „Fit für Führung“ ermöglicht. In der Abteilung Jugendarbeit/ -förderung (-514-) gab es einen Zertifikatskurs Jugendpflege, die Weiterbildungsreihe "Innovative Jugendförderung", ein Seminar: "Plötzlich Chefin" sowie ein Grundlagen- u. Aufbauseminar "Führungskompetenz". Die Qualifizierung der Einrichtungsbetreuer und Sozialarbeiter in der Abteilung Migration und Integration (-515-) erfolgte durch einen Case Management Basiskurs Einrichtungsbetreuer. Ein Basis- und ggf. Aufbaukurs Sozialarbeiter wird finanziert über ein Förderprogramm und startet im Jahr 2019. Weiterbildungen für Trainer/in für Berufsorientierung für Flüchtlinge sowie zum Integrationscoach werden mehreren Mitarbeitenden ermöglicht. Nicht zuletzt bestehen im Amt 51 Angebote der Gesundheitsförderung auf Grundlage des Tarifvertrags Sozial- und Erziehungsdienst für die Beschäftigten in diesem Bereich, regelmäßige Supervisionsangebote, insbesondere in den Bereichen mit intensiven und komplexen Kundenkontakten. Die Beschäftigten nehmen an Praxismessen der Hochschulen und Ausbildungsstellen teil. Es erfolgen eine umfassende Ausbildung von Berufspraktikanten und im Rahmen der Praxisintegrierten Ausbildung sowie Schul- und Ausbildungspraktika. 3. Umsetzung der Konzeption der Personalentwicklung -4- Die Amtsleitung des Haupt- und Personalamtes nahm im Hinblick auf den Auftrag der Politik im Mai 2018 an einem zweitägigen Workshop der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) zum Thema Erarbeitung und Aktualisierung eines Personalentwicklungskonzeptes teil. Unter dem Gesichtspunkt der Akzeptanz und Transparenz ist die verwaltungsinterne Erstellung eines Personalentwicklungskonzeptes vorzugswürdig und entspricht den Empfehlungen der KGSt. Erfahrungsgemäß bedarf es nach der KGSt für eine zukunftsfähige, erfolgreiche Personalentwicklung einer mittelgroßen kreisangehörigen Kommune eines Personaleinsatzes von einem Vollzeitäquivalent. Bereits jetzt obliegen die in der Gesamtverwaltung implementierten Personalentwicklungsinstrumente der Federführung und Koordination durch das Haupt- und Personalamt. Neben der Amtsleitung ist die Personalabteilungsleitung und auch die für die Ausbildungsleitung zuständige Personalsachbearbeiterin anteilig mit Tätigkeiten für die Personalentwicklung befasst. So erfolgt durch die Personalabteilung neben der Umsetzung und Evaluierung der vorhandenen Personalentwicklungsmaßnahmen für die Gesamtverwaltung auch ein regelmäßiger Austausch in der interkommunalen Zusammenarbeit mit den Vertretern des Rhein-Erft-Kreises. Wie bekannt ist, erfolgten in diesem Jahr erhebliche personelle Veränderungen in den Leitungsstellen des Personal- und Hauptamtes. Neben den erforderlichen Einarbeitungszeiten kam es zu zudem zu Langzeiterkrankungen in der Personalabteilung. Gleichzeitig trat zum 01.06.2018 unter erforderlicher Umstellung des Rathauses auf ein neues digitales Zeiterfassungs- und Workflowsystem die neue Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit in Kraft. Die Umstellung der Zeiterfassung hat ebenfalls Personalkapazitäten in erheblichem Umfang in der ersten Jahreshälfte eingebunden. Folglich gab es bis dato keine frei werdenden, personellen Kapazitäten für die Erstellung eines Personalentwicklungskonzeptes. Insbesondere zur Konzeptionierung und Weiterentwicklung der Personalentwicklung ist daher im Haushaltsplanentwurf für 2019 eine entsprechende Anmeldung zum Stellenplan erfolgt. Auf der Grundlage der bereits für den Gleichstellungsplan aktualisierten Daten wird die Beschäftigtenstruktur und die demografische Personalentwicklung der Stadtverwaltung durch die Personalabteilung gemeinsam mit dem Demografiebeauftragten der Stadt Erftstadt noch näher herauszustellen sein. Unter der Beteiligung des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten bedarf es einer Analyse der Stärken und Schwächen der vorhandenen Personalentwicklungsinstrumente durch die Lenkungsgruppe zur Konzeption der Personalentwicklung. Alsdann folgt voraussichtlich Anfang der zweiten Jahreshälfte 2019 ein Workshop durch eine Projektgruppe, bestehend aus Vertretern aus allen Ämtern der Stadtverwaltung, zur Formulierung der bestehenden und zukünftigen Herausforderungen, erreichbarer Ziele und umsetzbarer weiterer Maßnahmen. Auf der Grundlage der Ergebnisse des Workshops wird alsdann das Konzept durch die Lenkungsgruppe zu vervollständigen, mit dem Verwaltungsvorstand abschließend abzustimmen und nach erfolgter Beteiligung der erforderlichen Gremien zu beschließen sein. (Erner) -5-