Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Stadttheater und Musikdirektion Beteiligte Dienststelle/n: Volkshochschule Aachen Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 46/47/0090/WP17 öffentlich 12.11.2018 E 46/47, E 42 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule Aachen vom 09.10.2018 (öffentlicher Teil). Beratungsfolge: Top: Datum Gremium Zuständigkeit 11.12.2018 Betriebsausschuss Theater und VHS Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule Aachen genehmigt die Niederschrift über den öffentlichen Teil der Sitzung des Betriebsausschusses vom 09.10.2018. Vorlage E 46/47/0090/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 23.11.2018 Seite: 1/2 Finanzielle Auswirkungen: Entf. Erläuterungen: Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule Aachen vom 09.10.2018 (öffentlicher Teil). Anlage: Öffentlicher Teil der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule Aachen vom 09.10.2018. Vorlage E 46/47/0090/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 23.11.2018 Seite: 2/2 Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Betriebsausschusses für das Theater und die VHS 8. November 2018 Sitzungstermin: Dienstag, 09.10.2018 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 20:05 Uhr Ort, Raum: Forum der VHS Aachen, Peterstraße 21-25, 52062 Aachen Anwesende: Ratsherr Josef Hubert Bruynswyck Ratsfrau Aida Beslagic-Lohe - entschuldigt - Ratsherr Manfred Bausch Herr Franz Derichs Als Vertreter für Frau Pitz Ratsfrau Maria Keller Ratsherr Hermann Josef Pilgram Ratsfrau Hildegard Pitz - entschuldigt - Ratsfrau Sibylle Reuß Bürgermeisterin Dr. Margrethe Schmeer Frau Ruth Crumbach-Trommler Frau Andrea Derichs als Vertreter für Frau Wilms Herr Matthias Fischer Herr Tobias Ruof Ratsherr Gunter von Hayn Frau Ruth Wilms - entschuldigt - Frau Ute Ketteniß - entschuldigt - Frau Stefanie Luczak Frau Erika Monnartz Frau Petra Perschon-Adamy - entschuldigt - Frau Margret Vallot - entschuldigt - von der Verwaltung: Frau Beigeordnete Susanne Schwier, Dez. IV Frau Dr. Beate Blüggel Frau Helma Höllermann Frau Karin Rautmann Frau Silvi Tyla Herr Guido Hotz Herr Lothar Lennartz Herr Paul Rode Herr Michael Schmitz-Aufterbeck als Schriftführer: Frau Christane Gielsdorf Frau Tatjana Neuwald Tagesordnung öffentlicher Teil: 1 Eröffnung der Sitzung 2 Zwischenbericht zum 30.06.2018 der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0104/WP17 3 Bericht über das Interreg-Projekt TREE (Training for intergrating REfugees in the Euregio) der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0102/WP17 4 Abschlussbericht des Projektes "NRWeltoffen" der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0101/WP17 5 Mitteilungen 6 Genehmigung der Niederschrift über die Sondersitzung des Betriebsausschusses für das Theater und die Volkshochschule Aachen vom 28.06.2018 (öffentlicher Teil). Vorlage: E 46/47/0082/WP17 7 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses für das Theater und die Volkshochschule Aachen vom 10.07.2018 (öffentlicher Teil). Vorlage: E 46/47/0084/WP17 8 Neuausschreibung der Stelle Verwaltungsdirektor/in des Stadttheaters Aachen Vorlage: E 46/47/0087/WP17 9 Optimierung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen Theater Vorlage: E 46/47/0088/WP17 10 Vorläufiger Wirtschaftsplan 2019/2020 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen Vorlage: E 46/47/0086/WP17 zu 1 Eröffnung der Sitzung Der Ausschussvorsitzende, Herr Bruynswyck begrüßt die Ausschussmitglieder, die Betriebsleitung von Theater und Musikdirektion Aachen und Volkshochschule Aachen, sowie die Gäste. Er stellt sicher, dass alle Ausschussmitglieder vollständige Unterlagen erhalten haben und eröffnet die Sitzung um 17:05. Herr von Hayn merkt zur Tagesordnung an, dass ihm mündliche Erläuterungen von Tagesordnungspunkten nicht für eine Entscheidungsfindung ausreichen würden. Im öffentlichen Teil beträfe dies, die Tagesordnungspunkte Ö8 und Ö9. Unverständlich sei ihm, warum der Tagesordnungspunkt NÖ 4 nicht im öffentlichen Teil der Sitzung behandelt würde. Der Ausschussvorsitzende unterrichtet die Mitglieder des Ausschusses darüber, dass der Tagesordnungspunkt NÖ4 personen-und firmenbezogene Daten beinhalten würde und mit diesen vertraulich umzugehen sei. Herr Pilgram bedauert, dass der Antrag der Grünen vom 25.09.2018 „ Wettbewerb Bushof“ nicht im Betriebsausschuss Theater und VHS behandelt würde. Das Thema sei auch für die VHS von Bedeutung. Zu dem Tagesordnungspunkte Ö8 und Ö9 hätte seine Fraktion sich ebenfalls schriftliche Unterlagen, zur vorbereitenden Diskussion gewünscht. Er bittet darum, transparenter mit den Themen zu verfahren. Frau Reuß schließt sich an und unterstreicht die Bedeutsamkeit schriftlicher Informationen, als Grundlage zur fraktionsinternen Auseinandersetzung mit den Themen. Sie bittet darum, trotz möglicher Vereinbarungen, transparent zu agieren. Frau Crumbach-Trommler bemängelt die Kommunikationswege. Sie empfinde es als Zumutung, ständig neue Informationen zu einer Sitzung zu erhalten. Frau Keller schließt sich den Vorrednern an und wünscht eine bessere Vorbereitung der Unterlagen. Der Ausschussvorsitzende Herr Bruynswyck bedankt sich für die Wortmeldungen. Sowohl er, als auch die Verwaltung seien sehr darum bemüht, Tagesordnungspunkte frühzeitig und formgetreu anzuzeigen. Manchmal ließen sich Nachträge nicht vermeiden. Er gibt zu bedenken, dass auch seitens der Politik Anträge 10-12 Tage vor der Sitzung gestellt werden, welche dann noch bearbeitet werden. zu 2 Zwischenbericht zum 30.06.2018 der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0104/WP17 Frau Tyla erläutert kurz den Zwischenbericht zum 30.06.2018 und weist darauf hin, dass ein negatives Betriebsergebnis zum 31.12.2018 prognostiziert wird, da die Höhe der Beamtenbesoldung und die Übernahme der tariflichen Erhöhungen 2018 mit FB 20 noch nicht abschließend geklärt werden konnte. Sie führt weiter aus, dass bei den Erträgen die Position Drittmittel nach unten korrigiert werden musste, da ein großes Alphaprojekt leider nicht bewilligt wurde und die Jugendintegrationskurse nicht in der geplanten Anzahl realisiert werden können. Frau Dr. Blüggel ergänzt, dass bundesweit nur 13 Alphaprojekte bewilligt wurden. In der anschließenden kurzen Diskussion äußert sich Herr Fischer verwundert, dass für die Übernahme der tariflichen Erhöhungen 2018 seitens FB 20 bisher keine Zusage erfolgt ist. Beschluss: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. Juni 2018 einstimmig zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. zu 3 Bericht über das Interreg-Projekt TREE (Training for intergrating REfugees in the Euregio) der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0102/WP17 Herr Strauch stellt das Interreg-Projekt TREE anhand einer Präsentation vor. Die Nachfrage von Frau Crumbach-Trommler, weshalb das Arbeitspaket Erprobung und Aufbau eines Übersetzerpools beim Projektpartner in Rheinland-Pfalz (Vulkaneifel) angesiedelt ist, wird von Herr Strauch mit der dort nicht ausreichenden Infrastruktur begründet. Frau Dr. Blüggel ergänzt hierzu, dass bei der Antragstellung des Projektes dieses Arbeitspaket aufgrund einer bereits vorliegenden Anfrage aus Rheinland-Pfalz mit aufgenommen werden sollte. Die Nachfrage von Herrn Fischer zum aktuellen Stand der Umsetzung des Projektes wird von Herrn Strauch erläutert. Herr Strauch berichtet kurz über die Kick-Off-Veranstaltung sowie über den Stand der Praxisanalyse. Er führt weiter aus, dass die erste Qualifizierung der Ehrenamtler für das Jahr 2019 geplant ist. In der anschließenden Diskussion äußert sich Frau Reuß verwundert, dass die Qualifizierung erst jetzt anläuft. Herr Bausch weist auf die lange Bearbeitungszeit von Bewilligungen des für Interreg-Projekte erforderlichen Eigenanteils in NRW hin. Frau Schwier ergänzt, dass es bereits seit 2015 das Projekt Aachener Hände des Sozialwerks Aachener Christen gibt. Hier werden Flüchtlinge nach der Entlassung aus der Obhut des Jugendamtes von „Paten“ begleitet. Sie führt weiter aus, dass mittlerweile bereits 100 Paten/innen geschult wurden. Beschluss: Der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule nimmt den Bericht zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. zu 4 Abschlussbericht des Projektes "NRWeltoffen" der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0101/WP17 Frau Distelrath stellt den Abschlussbericht des seit 2017 laufenden Projektes ´NRWeltoffen` vor. Die Nachfrage von Frau Reuß, ob da Projekt institutionalisiert werden kann, wird von Frau Dr. Blüggel mit dem Hinweis beantwortet, dass die Landeszentrale für politische Bildung in NRW eine mögliche Verlängerung des Projektes für ein Jahr in Aussicht gestellt hat. Herr Fischer dankt für die Präsentation der Projektergebnisse und fordert auf, das Handlungskonzept in der Verwaltung zu diskutieren. Dem Dank schließen sich Frau Keller und Herr Pilgram an. Abschließend schlägt Herr Pilgram die Präsentation im Rat der Stadt Aachen vor. Beschluss: Der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule nimmt den Bericht zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Die Präsentation wird in ALLRIS zur Verfügung gestellt. zu 5 Mitteilungen Frau Dr. Blüggel berichtet kurz über das Projekt „Strength of the Suburbs“ sowie die Kooperation der VHS mit dem Theater beim Theaterstück der „Kaufmann von Venedig“ und informiert über das 40-jährige Bestehen des College an der VHS. Sie führt weiter aus, dass statt eines Festes eine Projektwoche stattfindet. Zur Präsentation der Projektergebnisse am 12.10.2018 sind alle herzlich eingeladen. zu 6 Genehmigung der Niederschrift über die Sondersitzung des Betriebsausschusses für das Theater und die Volkshochschule Aachen vom 28.06.2018 (öffentlicher Teil). Vorlage: E 46/47/0082/WP17 Beschluss: Der Betriebsausschluss Theater und Volkshochschule Aachen genehmigt die Niederschrift über den öffentlichen Teil der Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 28.06.2018 einstimmig bei drei Enthaltungen aufgrund von Abwesenheit. zu 7 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses für das Theater und die Volkshochschule Aachen vom 10.07.2018 (öffentlicher Teil). Vorlage: E 46/47/0084/WP17 Beschluss: Der Betriebsausschluss Theater und Volkshochschule Aachen genehmigt die Niederschrift über den öffentlichen Teil der Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 10.07.2018 einstimmig bei vier Enthaltungen aufgrund von Abwesenheit. zu 8 Neuausschreibung der Stelle Verwaltungsdirektor/in des Stadttheaters Aachen Vorlage: E 46/47/0087/WP17 Die Beigeordnete Frau Schwier erkundigt sich, ob alle Ausschuss Mitglieder den Ausschreibungstext vollständig erhalten haben. Die Vorlage und zusätzliche Informationen seien durch Dez. V/ FB 11 an die Fraktionsbüros versandt worden, mit der Bitte um Rückmeldung bis zum 18.10.2018 an Frau Krott, FB 11.Da die Frist noch ausstünde, könne in der Sitzung auch noch kein Beschluss gefasst werden. Der Tagesordnungspunkt sei informativ angedacht. Die Bürgermeisterin Frau Dr. Schmeer erkundigt sich nach dem Prozedere des Neubesetzungs-verfahrens. Frau Beigeordnete Schwier berichtet, es sei das übliche Auswahlverfahren der Stadtverwaltung, Als Ergänzung in der Findungskommission sei ein Experte mit beratender Stimme vorgesehen, dessen Namen man nicht im öffentlichen Teil nennen wolle. Die Stellenausschreibung werde auch auf der Seite des Deutschen Bühnenvereins veröffentlicht. Frau Reuss bittet darum, weitere Informationen schriftlich einzureichen, sobald diese vorlägen und verweist in Hinsicht auf die Rückmeldefrist, auf die anstehenden Herbstferien. Frau Crumbach-Trommler findet den Ausschreibungstext zu lang. Sie würde dies mit der Fraktion kommunizieren und empfiehlt eine Kürzung des Textes. Herr Pilgram bedauert, dass vom FB 11 kein Mitarbeiter anwesend sei. Er hätte gerne die zeitlichen Abläufe und Vorgänge erläutert bekommen. Herr Fischer merkt an, dass der Ausschreibungstext ähnlich sei wie vorhergegangene, nur der benötigte Hochschulabschluss sei jetzt variabel. Er fragt, ob dieser bei der Stadt Aachen grundsätzlich nicht mehr zwingend erforderlich sei. Die Beigeordnete Frau Schwier erwartet, dass frühestens im Mai/ Juni 2019 mit der Neubesetzung der Stelle der Verwaltungsdirektion Theater zu rechnen sei.Sie werde Herrn Dr. Kremer bitten, schriftliche Erläuterungen, bezüglich der Jury zur Auswahl einer externen Begleitung an die Fraktionen zu senden. Herr Bruynswyck bittet die Mitglieder um Kontaktaufnahme mit den Fraktionsvorsitzenden und darum, Änderungswünsche und Ergänzungen zum Ausschreibungstext schriftlich an Frau Krott zu richten. Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. zu 9 Optimierung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen Theater Vorlage: E 46/47/0088/WP17 Herr Pilgram erkundigt sich, um welche Form der Optimierung es sich handeln würde. Ihm sei nicht klar, ob die Vorlage auf Preiserhöhungen, Zielvereinbarungen oder Überwachung und Budgetplanung abziele. Frau Reuß bemängelt ebenfalls fehlende Informationen. Die Vorlage sei unvollständig. Sie bittet ausdrücklich darum, die Politik als Entscheidungsträger stärker zu informieren und mit einzubeziehen, da diese Entscheidungen tragen müssten. Der Stand würde zur Kenntnis genommen, ein Beschluss könne nicht gefasst werden. Die Beigeordnete Frau Schwier berichtet, dass nähere Informationen im nicht öffentlichen Teil erörtert würden. Sie erinnert daran, dass auf Antrag der Groko im Hauptausschuss bereits über den Aspekt der externen Begleitung gesprochen worden sei. Aktuell ginge es um die Ausschreibung, die unter NÖ4 erörtert würde. Es sei noch nichts entschieden. Weitere Aspekte seien z.B. die Preiserhöhungen, für die es noch keine Evaluierung geben könne, da diese gerade erst in Kraft getreten seien. Der Ausschussvorsitzende Herr Bruynswyck erklärt, dass die Handlungsfelder in der Zielvereinbarung aufgestellt seien. Es seien bereits Gespräche geführt worden. In diesem Zusammenhang lobt er das Theater für die gute Arbeit und den erfolgreichen Start in die neue Spielzeit. Herr Schmitz-Aufterbeck merkt an, dass auch er dankbar für mehr Informationen seitens der Politik sei. Nicht alle Themen seien mit der Betriebsleitung kommuniziert worden. Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule Aachen nimmt die Ausführungen zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. zu 10 Vorläufiger Wirtschaftsplan 2019/2020 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen Vorlage: E 46/47/0086/WP17 Herr Lennartz weist auf die zusätzlichen Informationen hin, welche den Ausschussmitgliedern vorgelegt wurden. Die Aussage von FB 20, in Bezug auf die Fortschreibung sei nur teilweise richtig und erläutert die Vorlage wie folgt: Da die produktionsbedingte, personelle Besetzung durch Teilspielzeitbeschäftige zum Zeitpunkt der Aufstellung des vorläufigen Wirtschaftsplanes grundsätzlich noch nicht bekannt sei, könne insbesondere das eingeplante Budget für die Kontengruppe 41 nur durch Fortschreibung der Vorjahreswerte erfolgen, während das Budget für die Kontengruppe 42 von der Anzahl der Produktionen in der jeweiligen Spielzeit abhängt und daher als relativ konstanter Wert eingeplant werden kann. Nichtsdestotrotz lägen für die Beplanung dieser beiden Kontengruppen einige essenzielle Informationen erst zum Zeitpunkt der Erstellung des endgültigen Wirtschaftsplanes vor. Das Budget für die Kontengruppe 40 würde hingegen bereits im Rahmen des vorläufigen Wirtschaftsplanes für jede Spielzeit komplett neu kalkuliert. Bei Personalausfällen (z.B. durch Krankheit) muss dann auf Teilspielzeitbeschäftige bzw. selbständige Gäste zurückgegriffen werden, die auf der Kontengruppe 41 bzw. 42 gebucht werden. Als Deckung würden dann die entsprechenden Minderaufwendungen auf der Kontengruppe 40 dienen. Frau Dr. Schmeer erkundigt sich, wie das Defizit von ca. 55.000,00€ im Wirtschaftsplan vermieden werden soll. Herr Lennartz und Herr Hotz sind optimistisch, dass dieses Defizit im Wirtschaftsplan 2019/2020 nicht mehr vorhanden sein wird. Aktuell würde an Lösungen gearbeitet. Herr Pilgram bittet um Informationen zu der Vermögensplanung und Auskunft über Investitionsbedarf. Herr Schmitz-Aufterbeck berichtet, dass größere Investitionen im Bereich der Beleuchtung und langfristig auch für eine neue Bestuhlung des Hauses anstünden. Herr Hotz gibt an, dass das Budget nicht ausreichend sei. Die Bedarfsanmeldung läge bei 200.000,00€ – 250.000,00€. Derzeit arbeite man an langfristigen Lösungskonzepten, die nachhaltig wirken würden. Wichtig sei, handlungsfähig zu bleiben. Herr Bausch und Herr Fischer bitten darum, den Investitionsplan dem Betriebsausschuss vorzulegen und eine entsprechende Vorlage anzufertigen. Frau Reuß schließt sich an und und bittet darum die Zuständigkeiten im Bezug auf die zu erwartenden Kosten des Investionsplanes zu prüfen. Möglicherweise lägen teilweise auch bei E26 Zuständigkeiten. Herr von Hayn betont die Kontrollfunktion des Betriebsausschusses und bittet um mehr Informationen. Der Ausschussvorsitzende Herr Bruynswyck bedankt sich für die Wortmeldungen und weist darauf hin, dass der vorläufige Wirtschaftsplan als erste Information gedacht sei. Herr Schmitz-Aufterbeck bestätigt, dass feste Planung am Ende des Jahres in den Abschluss käme. Die Fortschreibung sei als obere Grenze zu verstehen. Erst nach der konkreten Planung der Spielzeit, können genaue Summen benannt werden. Die Bürgermeisterin Frau Dr. Schmeer erkundigt sich, ob es bezüglich der Landesförderung für besondere Projekte neue Erkenntnisse gäbe. Herr Schmitz-Aufterbeck berichtet, er sei am 10.10.2018 im Städtetag zu einem weiteren Gespräch. Grundsätzlich sei das Thema noch offen. Der Ausschussvorsitzende Herr Bruynswyck bittet um Abstimmung. Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen, den vorläufigen Wirtschaftsplan 2019/2020 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen festzustellen. Der Beschluss wird mehrheitlich, bei einer Gegenstimme gefasst.