Beschlussvorlage (Neufassung der Vergabeordnung der Stadt Pulheim)

Vorlage Nr.: 358/2018 Erstellt am: 14.11.2018 Aktenzeichen: I /100 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung nö. Sitzung Termin Haupt- und Finanzausschuss X 04.12.2018 Rat X 18.12.2018 Betreff Neufassung der Vergabeordnung der Stadt Pulheim Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ja X nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja X nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) € — im Haushalt des laufenden Jahres € — in den Haushalten der folgenden Jahre € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): ja nein Vorlage Nr.: 358/2018 . Seite 2 / 4 Beschlussvorschlag 1. Der HFA empfiehlt, der Rat beschließt beigefügte Neufassung der Vergabeordnung (Anlage 1) der Stadt Pulheim zum 01.01.2019. 2. Die Verwaltung wird beauftragt, die sich aus der anstehenden Änderung der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) ergebenden, rein redaktionellen Änderungen, nach Beschlussfassung einzuarbeiten. Erläuterungen Zu Ziffer 1. der Beschlussempfehlung: Das Vergaberecht hat sich in den letzten Jahren wesentlich geändert; so sind viele bisher durch Rechtsprechung entwickelte Grundsätze mittlerweile in vergaberechtliche Vorschriften eingeflossen. Das Land hat mit Runderlass des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung – 304-48.07.01/01-169/18 – die Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 25 Gemeindehaushaltsverordnung NRW (Kommunale Vergabegrundsätze) überarbeitet (Anlage 3) und damit auch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) als Nachfolgerin der Vergabe- und Vertragsordnung für Lieferungen und Leistungen als Anwendungssoll definiert. Nachfolgend werden die wesentlichen Änderungen der Neufassung der Vergabeordnung erläutert; als Anlage 2 ist eine Synopse `Vergabeordnung Stand 01.01.2016´ / `Vergabeordnung Stand 01.01.2019´ beigefügt. zu § 2: Durch die Umsetzung in den Kommunalen Vergabegrundsätzen ist die UVgO anstelle der VOL/A anzuwenden. Die Allgemeinen Vertragsbedingungen der VOL/B sollen zur Wahrung der Rechtssicherheit auch im Rahmen der UVgO weiterhin angewendet werden; dies vor dem Hintergrund, dass eine entsprechende Fassung der UVgO (noch) nicht existiert. Die Stadt Pulheim verwendet zur Abwicklung der Vergabe von Bauleistungen das Vergabe- und Vertragshandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes (VHB), für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen das Vergabehandbuch des Landes Nordrhein-Westfalen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (VHB NRW). Das Vergabehandbuch Bund ist durch die wesentlich größere Aktualität der Formulare und Umsetzung weiterer Änderungen rechtssicherer (und zudem kostenfrei) als das bisher verwendete Vergabehandbuch für die Durchführung von kommunalen Bauaufgaben in NRW (K-VHB NRW). Inhaltlich bestehen keine relevanten Unterschiede. zu § 3: Im Rahmen der Kommunalen Vergabegrundsätze sind für die Wahl der Vergabeart Auftragswerte angegeben. Diese sind zu den bisher angewendeten Werten (Ziffer 8 der bisherigen Vergabeordnung) unverändert. Hierzu wird auf die Beschlussvorlage 14/2012 (HFA am 31.01.2012, Rat am 07.02.2012) und die entsprechenden Mitteilungsvorlagen verwiesen. Zur sog. Direktvergabe wird auf die Erläuterung zu § 4 verwiesen. Zu § 4: Mit der Überarbeitung der Kommunalen Vergabegrundsätze hat das Land die sog. Direktvergabe bis zu einem Auftragswert von 5.000,- € ermöglicht. In diesem Rahmen sind lediglich die haushaltswirtschaftlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit maßgebend; insofern handelt es sich nicht um ein klassisches Vergabeverfahren. Gegenüber der bisherigen Regelung schlägt die Verwaltung vor, die Werte gegenüber der alten Vergabeordnung anzupas- Vorlage Nr.: 358/2018 . Seite 3 / 4 sen und moderat zu erhöhen. Betroffen sind hier vielfach kleinteilige Beauftragungen von Gütern; diese sind, wie bisher auch, durch entsprechende Begründungen zu dokumentieren. Durch die UVgO ist der Begriff der Freihändigen Vergabe aus der VOL durch den Begriff der Verhandlungsvergabe ersetzt worden. Im Bereich der VOB wird der Begriff jedoch weiterhin verwendet; insofern sind künftig beide Begriffe parallel aber nicht synonym anwendbar. Die Verwaltung schlägt vor, auf die Vorlage von Bieterlisten beim RPA für reine Lieferleistungen zu verzichten sowie in allen anderen Fällen einen Verzicht auf die Vorlage der Bieterlisten durch das RPA einzuräumen, was auch eine Entlastung des RPA darstellt. Sofern Vergaben mit dem Vergabemanagementsystem abgewickelt werden, besteht für das RPA grundsätzlich die Möglichkeit der Einsichtnahme vor Versand der Angebotsaufforderungen. zu § 5: In der Unterschwellenvergabeordnung (§ 49 UVgO) sind Aufträge über soziale und sonstige Dienstleistungen erstmalig im Unterschwellenbereich erwähnt und unterliegen damit vergaberechtlichen Grundsätzen. zu § 6: Gleiches gilt für die Freiberuflichen Leistungen (§ 50 UVgO). Betroffen sind insbesondere die Regelungen aus Ziffer 1.1.2., 1.1.3 und 2.7 der bisherigen Vergabeordnung; vor diesem Hintergrund ist die Einholung von Vergleichsangeboten für Architekten- und Ingenieurleistungen (Ziffer 2.7.1 der bisherigen Vergabeordnung) obsolet. Freiberufliche Leistungen, die überwiegend geistig schöpferischer Natur sind (z.B. Entwürfe und Planungsentwürfe für städtebaulich oder objektbaulich bedeutsame Maßnahmen), sind im Rahmen des Transparenzgebotes für die Vergabe öffentlicher Aufträge im Wege von Planungswettbewerben (§ 52 UVgO) zu betrachten. Hierfür gilt die Richtlinie für Planungswettbewerbe (RPW 2013 - Gem.RdErl. d. Ministeriums für Bauen, Wohnen, Stadtentwicklung und Verkehr - VI B 2 - B 1046 - 502.2 - u. d. Finanzministeriums - B 1046 -3- VI 2 - v. 15.5.2014) in der jeweils geltenden Fassung. zu § 7: Die Verwaltung schlägt vor, die Vergabe von Konzessionen in die Vergabeordnung aufzunehmen, da sich im Rahmen des Transparenzgebots Regelungen aus der Konzessionsvergabeverordnung (aus dem Oberschwellenvergaberecht) auch auf den Unterschwellenbereich auswirken. zu § 8: In Ziffer 7 der kommunalen Vergabegrundsätze wurde die Anwendung des Vergabeverfahrens mittels E-Mail für alle Fälle des § 38 Absatz 4 UVgO sowie analog für Bauleistungen in gleicher Weise ermöglicht. Die Verwaltung schlägt vor, dem nicht vollumfänglich zu folgen, da aufgrund der Wertgrenzen der kommunalen Vergabegrundsätze damit das EMailverfahren in Verbindung mit § 38 Absatz 4 Nr. 2 UVgO auch für Beschränkte Ausschreibungen nach der UVgO bis 100.000 € sowie bei Bauvergaben bis 1.000.000 € gelten würde. Im Falle der Abwicklung per E-Mail kommen § 7 Absatz 4, §§ 39 und 40 der Unterschwellenvergabeordnung und §§ 11a und 14 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A nicht zur Anwendung. Damit entfallen in diesen Fällen sowohl das Geheimverfahren als auch der Eröffnungstermin. Dies sind jedoch wesentliche Bestandteile einer Beschränkten Ausschreibung. Bei Freihändigen Vergaben und Verhandlungsvergaben oberhalb von 7.500 € schlägt die Verwaltung vor, die Anwendung des E-Mail-Verfahrens von der Zustimmung des RPA abhängig zu machen, da bei Verfahren in dieser Höhe unter dem Aspekt der Korruptionsverhütung bisher häufig eine Angebotsabgabe in verschlossenem Umschlag gefordert und eine Eröffnung im Beisein des RPA durchgeführt wurde. Im Rahmen der ordnungsgemäßen Vergabedokumentation ist die Wahl der Verfahrensart entsprechend zu hinterlegen und zu begründen. Vorlage Nr.: 358/2018 . Seite 4 / 4 Zu § 9: Die Verwaltung schlägt vor, die bisherige Regelung zur Entscheidung streitiger Fälle zwischen Verwaltung und RPA klarer zu fassen. Durch die Einrichtung der ZVS wird bei deren Beteiligung eine vergaberechtlich korrekte Abwicklung der Verfahren gewährleistet; daher verbleiben für abweichende Auffassungen zwischen Verwaltung und RPA lediglich Wirtschaftlichkeits- und Sparsamkeitserwägungen. Hierfür ist die Möglichkeit einer Prüfbeanstandung und die Aufnahme in den Rechnungsprüfungsbericht gegeben. Sofern das RPA von der Rechtmäßigkeit der Vergabeentscheidung nicht überzeugt ist, bleibt die Einholung der Entscheidung durch den HFA weiterhin eröffnet. zu Ziffer 2. der Beschlussempfehlung: In Ergänzung des 2. NKF-Weiterentwicklungsgesetzes soll u.a. die Gemeindehaushaltsverordnung überarbeitet werden. Nach dem vorliegenden ersten Entwurf bleiben die Regelungen zu Vergaben – bisher § 25 GemHVO – mit Ausnahme beabsichtigter redaktioneller Änderungen unverändert.