Beschlussvorlage (Stellenplan)

GEMEINDE WEILERSWIST DIE BÜRGERMEISTERIN BESCHLUSSVORLAGE Drucksachen Nr. A_54/2018 1. Ergänzung Geschäftszeichen AZ.: Termin Beschlusskontrolle: FB 1 10 42 00/Ek. 30.06.2019 Betreff Stellenplan Adressat Rat der Gemeinde Weilerswist Beratungsfolge Rat der Gemeinde Weilerswist (X) öffentliche Sitzung () nichtöffentliche Sitzung 13.12.2018 () Anlage(n) BESCHLUSSVORSCHLAG: Zur Überprüfung und zukunftsorientierten Fortentwicklung der Organisationsstruktur der Gemeindeverwaltung Weilerswist wird ein externer Gutachter eingeschaltet. Die Bürgermeisterin wird beauftragt, die notwendigen Vorarbeiten in die Wege zu leiten, damit eine entsprechende Auftragsvergabe unmittelbar nach Rechtskraft des Haushalts 2019 erfolgen kann. Abstimmergebnis: PROBLEMBESCHREIBUNG/BEGRÜNDUNG: Mit Schreiben vom 07.11.2018 bittet die SPD-Fraktion im Rat der Gemeinde Weilerswist um Mitteilung, welche im Stellenplan 2018 eingeplanten Stellen derzeit nicht besetzt sind. Ferner bittet sie, im Hinblick auf die steigende Einwohnerzahl, um Auskunft, wie viele weitere Stellen in Zukunft benötigt werden. Der Gemeinderat hat den Stellenplan 2018 in seiner Sitzung am 12.04.2018 beschlossen. Mit Verfügung vom 11.07.2018 hat die Kommunalaufsicht des Kreises Euskirchen den Haushalt 2018 genehmigt und mitgeteilt, dass gegen den Stellenplan 2018 keine Bedenken bestehen. Derzeit sind folgende im Stellenplan 2018 eingeplante Stellen unbesetzt: 1. Vier Stellen im gemeindlichen Baubetriebshof Die Besetzung dieser Stellen soll erst nach Vorlage der Expertise zur zukünftigen Organisationsstruktur des Baubetriebshofes erfolgen. Vgl. Ratsbeschlüsse vom 12.04.2018 (TOP 12) und vom 17.05.2018 (TOP 6). 2. Stelle eines Bauingenieurs (Fachrichtung Verkehrswesen) Die Stelle wurde mit Beschluss des Rates vom 12.04.2018 (TOP 16) im Stellenplan eingerichtet. Stellenplan Seite 2 von 4 3. Stelle eines Wirtschaftsförderers Hierfür ist die Wiederbesetzung einer im Stellenplan 2018 bereits vorhandenen und zum 01.04.2018 freigewordenen Stelle vorgesehen (vgl. Mitteilung im Haupt- und Finanzausschuss vom 15.03.2018 [TOP 4]). 4. Stelle eines Sozialarbeiters / -pädagogen für die Erweiterung der Jugendarbeit Die Stelle wurde mit Beschluss des Rates vom 12.04.2018 (TOP 17) im Stellenplan eingerichtet. Die Besetzung dieser Stelle ist zum Teil erfolgt. Eine Mitarbeiterin, die bereits im Jugendbereich arbeitet, hat ihre Arbeitszeit aufgestockt. Ein anderer Teil wurde mit einer Mitarbeiterin besetzt, die im August 2018 ihre Elternzeit beendet hat und nun wieder (in Teilzeit) in der Jugendarbeit eingesetzt ist. 5. Halbe Stelle eines Mitarbeiters für die Betreuung des Projekts „Kinderfreundliche Kommune“ Die Stelle wurde mit Beschluss des Rates vom 12.04.2018 (TOP 16) i.V.m. dem Beschluss des Ausschusses für Bildung, Jugend und Soziales vom 26.04.2018 (TOP 5) im Stellenplan eingerichtet. Die restlichen Stellenanteile aus der Stelle zu 4. wurden mit dieser halben Stelle zu einer Vollzeitstelle zusammengefasst. Die Stellen zu 2., 3. und 5. wurden im September 2018 in der Tageszeitung und dem korrespondierenden Internetportal ausgeschrieben. Wie auf entsprechende Nachfrage zu den Stellen 2. und 3. in der Ratssitzung am 11.10.2018 bereits berichtet, sind jedoch hierauf keinerlei Bewerbungen eingegangen. Die Stellen 2. und 3. sind daraufhin über die Wirtschaftsförderung des Kreises Euskirchen auf der Karrieremesse „Nacht der Unternehmen“ am 06.11.2018 nochmals gezielt beworben worden. Parallel dazu wurden alle drei offenen Stellen auf den Internetportalen stellenmarkt.nrw und service.bund.de veröffentlicht. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Beschlussvorlage war die Bewerbungsfrist noch nicht abgelaufen. Zur Beantwortung der Frage, in welchen Bereichen der Verwaltung wie viele weitere Stellen in Zukunft benötigt werden, sollte, wie beim Baubetriebshof, auf die Expertise und die Erfahrungen externer Gutachter zurückgegriffen werden. Neben der besonderen Situation, die die Gemeinde Weilerswist mit der steigenden Einwohnerzahl hat, stehen auch noch andere Herausforderungen, wie die Digitalisierung, der budgetäre Druck und der demografische Wandel auf der Agenda. Diese Umstände führen dazu, dass zukünftig andere Anforderungen an eine zeitgemäße Verwaltung gestellt werden, als dies in der Vergangenheit der Fall war. Um die Frage nach dem zukünftigen Personalbedarf beantworten zu können, sind also auch andere Aspekte in die Betrachtung miteinzubeziehen. Aus diesem Grund wird vorgeschlagen, durch einen externen Gutachter eine umfassende Untersuchung durchzuführen, die dann auch Aspekte wie Prozessmanagement, Aufgabenkritik, Strukturoptimierung und Stellenbemessung in den Fokus nehmen kann. Dabei könnte eine zweistufige Vorgehensweise gewählt werden. In einem ersten Schritt würden im Rahmen einer Organisationsdiagnose unter Betrachtung der folgende Themenschwerpunkte Stärken und Schwächen analysiert:  Aufbau- und Ablauforganisation / Schnittstellen Stellenplan        Seite 3 von 4 Führung und Zusammenarbeit Kommunikation, Informationsfluss, Wissensmanagement Aus-, Fort- und Weiterbildung Sachmittel- und IT-Ausstattung Gebäude und Räume Gesundheit und Belastungsfaktoren Rahmenbedingungen und Trends Aus den Erkenntnissen der IST-Erfassung werden dann sog. „Sofortmaßnahmen“ abgeleitet. Dabei handelt es sich um Maßnahmen, die dem Grunde nach ohne weitere konzeptionelle Arbeiten aus Sicht der beteiligten Akteure umgesetzt werden könnten, wenn die Verantwortlichen dem zustimmen würden. Ebenso würden Ideen, Anregungen, Vorschlägen etc., die aber noch einer vertieften Untersuchung, weiterer Recherchen oder konzeptioneller Arbeiten bedürfen, zusammengestellt. In Schritt zwei werden auf der einen Seite die in Schritt eins herausgearbeiteten „Sofortmaßnahmen“ zur Umsetzung gebracht. Zum anderen werden die herausgearbeiteten Ideen, Anregungen, Vorschläge etc. im Hinblick auf ihre Dringlichkeit priorisiert, Maßnahmen zur Untersuchung definiert und Verantwortlichkeiten für die Verfolgung der Themen festgelegt. Die Erfahrungen aus dieser zweistufigen Vorgehensweise zeigen, dass  Problemfelder und Herausforderungen schnell identifiziert werden,  einfache umsetzbare Lösungsansätze erarbeitet werden können, die dann zu schnellen Erfolgen führen  für eine vertiefende Betrachtung in Schritt zwei nur die Themen herausgearbeitet werden, die von besonderer Relevanz sind,  durch die aktive Einbindung der Beteiligten eine hohe Akzeptanz des Projektes entsteht. Eine letzte umfassende Begutachtung der Organisationsstruktur der Gemeindeverwaltung Weilerswist wurde im Jahr 1998 (bzw. 1993) durchgeführt. Vor dem Hintergrund der seitdem eingetretenen Veränderungen, Stichworte: Neues Kommunales Finanzmanagement, Informations- und Kommunikationstechnik usw., und der o.g. Herausforderungen der Zukunft, wird vorgeschlagen, im nächsten Jahr eine Begutachtung der Organisationsstruktur der Gemeindeverwaltung in Auftrag zu geben. Hierfür werden Haushaltsmittel in Höhe von jeweils 50.000 € in den Jahren 2019 und 2020 veranschlagt. Stellenplan Seite 4 von 4 HAUSHALTSWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Der Beschluss hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: wenn ja: ja nein € Finanzierungsbedarf gesamt: davon:  im Haushalt des laufenden Jahres €  in den Haushalten der folgenden Jahre - erstes Folgejahr € - zweites Folgejahr € - drittes Folgejahr € Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung: wenn ja: Produkt / Kostenstelle / Sachkonto: wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Demografie-Check durchgeführt ja nein nicht relevant 53919 Weilerswist, den 17.11.2018 Aufgestellt Mitunterzeichner gez. Horst Bürgermeisterin gez. Strotkötter Beigeordneter gez. Eskes Kämmerer (wenn Beschluss haushaltsrechtlich relevant)