Beschlussvorlage (Vergabeordnung)

GEMEINDE WEILERSWIST DIE BÜRGERMEISTERIN BESCHLUSSVORLAGE Drucksachen Nr. V_95/2018 Geschäftszeichen AZ.: Termin Beschlusskontrolle: BM Betreff Vergabeordnung Adressat Rat der Gemeinde Weilerswist Beratungsfolge Rat der Gemeinde Weilerswist (X) öffentliche Sitzung () nichtöffentliche Sitzung 13.12.2018 () Anlage(n) BESCHLUSSVORSCHLAG: Es ist ein gemeinsames Anliegen von Rat und Verwaltungsleitung, auf der einen Seite eine ausreichende Transparenz bei den Ausschreibungs- und Vergabeverfahren sicherzustellen, auf der anderen Seite im Sinne des im § 75 Abs. 1 GO NRW festgelegten Grundsatz der wirtschaftlichen, effizienten und sparsamen Haushaltsführung, finanziellen Zusatzaufwand zu vermeiden und effizientes Verwaltungshandeln zu fördern. Der Rat der Gemeinde Weilerswist beschließt, in den Dialog mit der Verwaltungsleitung einzutreten und die aktuellen Vorgaben zu den Ausschreibungs- und Vergabeverfahren im Sinne des § 75 Abs. 1 GO NRW zu prüfen. Abstimmergebnis: PROBLEMBESCHREIBUNG/BEGRÜNDUNG: Mit der Umsetzung der Vergabeordnung sind verwaltungsseitig zu jeder Entscheidung teils umfangreiche Beschlussvorlage zu erstellen. Bei einer geschätzten mittleren Bearbeitungszeit von zwei Stunden je Beschlussvorlage und einem durchschnittlichen Personalkostenstundensatz von 62,70 Euro (Quelle: KGSt-Bericht Nr. 09/2018 (Kosten eines Arbeitsplatzes 2018/2019)) sind dies 125,40 Euro je Vorlage. In der Zeit vom Inkrafttreten der Zuständigkeits- und Vergabeordnung im Juni 2018 mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung im Vergleich zu der Vorgehensweise vor Inkrafttreten der Vergabeordnung 19 zusätzliche Vorlagen erarbeiten. Ebenso sind Kosten für zwei zusätzlich notwendige Sitzungen des Haupt-, Finanz- und Vergabeausschusses angefallen. Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Sitzung kostet verwaltungsseitig rd. 3.000 Euro. Mitte Juni bis Ende November 2018 sind durch die Umsetzung der Vergabeordnung zusätzliche Kosten in Höhe von ca. 8.400 Euro für die Erstellung von Vorlagen und zusätzliche Sitzungen entstanden. Vergabeordnung Seite 2 von 3 Der Rat hat den Beschluss zur aktuellen Vergabeordnung u.a. mit dem Ziel, mehr Transparenz im Vergabeverfahren zu erhalten, begründet. Die Voraussetzungen für die geforderte Transparenz sind bereits vom Gesetzgeber geschaffen worden, da Ratsmitglieder das Recht auf Akteneinsicht haben, auch auf Akteneinsicht in die Unterlagen und Dokumentation zu Ausschreibungs- und Vergabeverfahren. Des Weiteren legt der Rat laut § 6 Vergabeordnung fest, dass der Haupt-, Finanz- und Vergabeausschuss über Vergaben entscheidet und für diese Entscheidungen umfangreiche Unterlagen vorzulegen sind. Die rechtlichen Rahmenbedingungen legen die Verfahrensweisen zu Ausschreibungen und Vergaben fest, so dass nach dem Beschluss zu einem Leistungsverzeichnis der Rat keinen Einfluss auf die Vergabe nehmen darf, also seitens des Rates keine Entscheidungsfreiheit vorliegt. Im Sinne des im § 75 Abs. 1 GO NRW kodifizierten Grundsatzes der wirtschaftlichen, effizienten und sparsamen Haushaltsführung, empfiehlt die Verwaltungsleitung, die in der Vergabeordnung festgelegten Vorgehensweisen zu überdenken. Letztlich liegt es im Ermessen des Rates, durch Vorgaben zur Verfahrensweise finanziellen Zusatzaufwand zu vermeiden und effizientes Verwaltungshandeln zu fördern. Vergabeordnung Seite 3 von 3 HAUSHALTSWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Der Beschluss hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: wenn ja: ja nein € Finanzierungsbedarf gesamt: davon:  im Haushalt des laufenden Jahres €  in den Haushalten der folgenden Jahre - erstes Folgejahr € - zweites Folgejahr € - drittes Folgejahr € Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung: wenn ja: Produkt / Kostenstelle / Sachkonto: wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Demografie-Check durchgeführt ja nein nicht relevant 53919 Weilerswist, den 29.11.2018 Aufgestellt gez. Horst Mitunterzeichner gez. Horst Bürgermeisterin Beigeordneter Kämmerer (wenn Beschluss haushaltsrechtlich relevant)