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Wir würden gerne weitermachen. Aber die Ansprüche an die Plattform passen nicht zum vollständig ehrenamtlichen Betrieb. Hintergründe und Ideen zur Rettung finden Sie in diesem Blogartikel.

Vorlage-Sammeldokument

Daten

Kommune
Leipzig
Dateiname
1000690.pdf
Größe
566 kB
Erstellt
24.07.14, 12:00
Aktualisiert
12.12.17, 10:35

Inhalt der Datei

Beschlussvorlage Nr. DS-00065/14 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Fachausschuss Finanzen 08.09.2014 Vorberatung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 09.09.2014 Vorberatung Ratsversammlung 17.09.2014 Bestätigung Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware (eRIS: DS V/3949) Beschluss: 1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die technischen und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach Umsetzung der Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt. 2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase aller Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht. 3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert. Entsprechende Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden. 4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen: 2015 - 363.400 € 2016 - 26.400 € ab 2017 - -43.600 € Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe von 363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel stehen unter dem Haushaltsvorbehalt. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Seite 1/3 Finanzielle Auswirkungen X wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt X X 2015 2016 1.100.11.1.2.01.01 1.100.11.1.6.01 1.100.11.1.2.02.10 1.100.11.1.2.02.42 363.400 26.400 Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von X bis wenn ja, Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführun g der Maßnahme Ergeb. HH Erträge zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) ab 2017 1.100.11.1.2.01.01 1.100.11.1.6.01 1.100.11.1.2.02.10 1.100.11.1.2.02.42 -43.600 Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat X nein wenn ja, Vorgesehener Stellenabbau: nein ja, Sachverhalt: siehe Anlage Anlagen: Seite 2/3 Beschlussdeckblatt eRIS Sachverhalt Aufwandsübersicht 2015 - 2018 Seite 3/3 BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Ratsversammlung vom 17.09.2014 zu 19.21 Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware (eRIS: DS V/3949) Vorlage: DS-00065/14 Beschluss: 1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die technischen und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach Umsetzung der Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt. 2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase aller Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht. 3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert. Entsprechende Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden. 4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen: 2015 - 363.400 € 2016 - 26.400 € ab 2017 - -43.600 € Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe von 363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel stehen unter dem Haushaltsvorbehalt. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Leipzig, den 18. September 2014 Seite: 1/1 RV Vorlage des Oberbürgermeisters Drucksache Nr. V/3949 öffentlich enthält nichtöffentliche Bestandteile nicht öffentlich Gremium FA Allgemeine Verwaltung FA Finanzen Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Neufassung vom       Austauschblatt vom       Eilbedürftig Beschluss der Ratsversammlung vom 17.09.2014 Aufhebung Änderung folgender Beschlüsse:       Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware Beschlussvorschlag Satzung tritt nach Bekanntmachung in Kraft 1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die technischen und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach Umsetzung der Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt. 2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase aller Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht. 3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert. Entsprechende Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden. 4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen: 2015 - 363.400 € 2016 - 26.400 € ab 2017 - -43.600 € Stadt Leipzig 01.5/014/07.04 Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe von 363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel stehen unter dem Haushaltsvorbehalt. Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, ▼ Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt Finanzhaushalt von bis Erträge             Aufwendungen 2015 2016       Einzahlungen             Auszahlungen Zu Lasten anderer OE Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Einsparungen wo veranschlagt ▼ PSP-Element       363.400 26.400 1.100.11.1.2.01.01 1.100.11.1.6.01 1.100.11.1.2.02.10 1.100.11.1.2.02.42                   Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten wirksam Höhe in EUR von nein bis wenn ja, ▼ Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt ▼ PSP-Element Ergeb. HH Erträge                         Ergeb. HH Aufwand                         Ergeb. HH Erträge                         Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) ab 2017       Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen -43.600       Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung:       Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Strategisches Ziel „Schaffung von Rahmenbedingungen für Arbeitsplätze“ Strategisches Ziel „Schaffung von Rahmenbedingungen für eine ausgeglichenere Altersstruktur. Das Handeln der Stadt richtet sich auf Kinder, Jugendliche und Familien mit Kindern aus.“ nein relevant relevant       Beschluss des Stadtrates Nr.       Sie verändert sich mit dieser Vorlage nicht und wird deshalb im Prüfkatalog nicht dargestellt. Stadt Leipzig 01.15/016/01.12 wenn ja, ▼ Vorgesehener Stellenabbau:       Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen erfolgte bereits mit folgendem Beschluss: Dienstberatung des Oberbürgermeisters, Drucksache-Nr.       1.100.11.1.2.01.01 1.100.11.1.6.01 1.100.11.1.2.02.10 1.100.11.1.2.02.42 nicht relevant nicht relevant Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014 Inhaltsverzeichnis 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 4 4.1 4.2 4.3 1 1.1 Beschreibung des Vorhabens................................................................................................................. 1 Ausgangslage......................................................................................................................................... 1 Ziel / Notwendigkeit................................................................................................................................. 1 Umsetzung.............................................................................................................................................. 2 Einführung und Nutzung des Verfahrens................................................................................................2 Einsatz in Eigenbetrieben....................................................................................................................... 3 Begründung der Notwendigkeit............................................................................................................... 3 Ablösung Großrechnerverfahren............................................................................................................ 3 Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft.....................................................................3 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1)........................................................3 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2).................................................................................4 Darstellung der Wirtschaftlichkeit........................................................................................................... 5 Finanzierung........................................................................................................................................... 5 Aktuelle Betriebsaufwendungen.............................................................................................................. 5 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1) .......................................................6 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2) ................................................................................7 Beschreibung des Vorhabens Ausgangslage Mit Beschluss der Vorlage „Ergebnisse der Organisationsuntersuchung zur IT-Wirtschaftlichkeit...“ (DS V/677, Pkt. 5.1 Ziff 5) in der DB OBM vom 22. Juni 2010 wurden das Hauptamt und das Personalamt beauftragt, die verschiedenen IT-Verfahren zusammenzufassen. Gegenwärtig sind im Hauptamt und im Personalamt diverse DV-Verfahren im Einsatz u. a. für Aufgaben der/des: • Personalabrechnung, • Personalmanagements, • Stellenmanagements, • Kindergeldabrechnung, • Personalaufwandsplanung, • Reisekostenmanagements. Da unterschiedliche Anwendungen verwendet werden, erfolgt die Datenerfassung teilweise mehrfach. Die Informationsflüsse sind durch Medienbrüche und zahlreiche Schnittstellen gekennzeichnet und deshalb sehr aufwendig. 1.2 Ziel / Notwendigkeit Die Notwendigkeit der Einführung ergibt sich aus den Feststellungen und Empfehlungen der durchgeführten Untersuchungen der KPMG und den daran anknüpfenden Aufträgen ( DS V/677, DB-OBM v. 22. Juni 2010) zur Erreichung der Ziele: • Ablösung von Einzelverfahren, • Optimierung von Prozessen, • Vermeidung von Medienbrüchen, • Abbau von Redundanzen (Datenqualität, -aktualität), • Verringerung von Schnittstellen, • Verringerung Daten-/Aktenhaltung in Papierform durch digitales Dokumentenmanagement und Archivierung, Seite 1/8 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig • • • 12. Mai 2014 Erhöhung von Datenschutz und Datensicherheit, Professionalisierung und Zentralisierung der dezentralen Betreuung/Betrieb, Schaffung einer Schnittstelle zu SAP und Anbindung von Cognos. Durch den Einsatz verschiedener DV-Verfahren müssen Daten mehrfach erfasst werden. Der Wegfall dieser Mehrfacherfassung (u. a. P&I Plus <->PAISY) reduziert den Anteil sich wiederholender, manueller Tätigkeit (zentrale Stammdatenerfassung). Auch sollen der Anteil der Eingabe und Übermittlung von personalwirtschaftlichen Formularen sowie an Ausdrucken reduziert und somit Bearbeitungswege und -zeit verkürzt werden (Reduzierung Hauspost; Postweg). Weiterhin ist die Einführung eines Mitarbeiterportals angedacht. Vorteile hierbei sind die jederzeitige Systemverfügbarkeit unabhängig von der Arbeitszeit der Personalabteilung und der in digitaler Form entstehende Arbeitsvorlauf sowie der im System ablaufende Arbeitsprozess. Auch ist vorstellbar, dass sich telefonische Anfragen verringern. Die so entstehenden Freiräume können durch die Sachbearbeiter/-innen für inhaltliche Arbeit genutzt werden. Den von der Rechtsprechung aktuell entwickelten Anforderungen an Personalauswahlverfahren z. B. kann derzeit nur ungenügend nachgekommen werden. => Verlagerung von Arbeit weg von „Fleißarbeit“ hin zu „Analyse & Bewertung“. Aufgrund der verschiedenen DV-Verfahren kommt es zu verzögerter Datenerfassung (z. B. P&I Plus → PAISY). Dies wiederum hat Auswirkungen auf die Datenaktualität aller Verfahren. Ein integriertes Verfahren basiert auf einem gemeinsamen Datenbestand. Durch verzögerungsfreie Datenerfassung steigt somit die Qualität und vor allem Aktualität von Auswertungen. Bestandteil eines solchen Verfahren kann auch die elektronische Zeiterfassung sein. Mit Einführung eines integrierten Verfahrens wird die softwaremäßige Grundlage geschaffen. Wegen der besonderen Bedeutung und Komplexität dieses Themas soll die Umsetzung in einem gesonderten Projekt erfolgen. 1.3 Umsetzung In Anlehnung an das Gutachten der KPMG wurde die stufenweise Einführung eines integrierten Verfahrens vorgesehen: • Ablösung Großrechnerverfahren • Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft (Organisationsuntersuchung) • Migration der vorhandenen Verfahren Personalabrechnung, Personalmanagement, Stellenmanagement und Reisekostenabrechnung • Integration zusätzlicher Prozesse, Erweiterung (Personalentwicklung, Seminarverwaltung, Bewerberverwaltung, Zeitwirtschaft, Self-Service). 1.4 Einführung und Nutzung des Verfahrens Die Lecos GmbH hat erheblichen Bedarf für ein modernes integriertes Personalmanagementsystem im kommunalen Bereich erkannt. Derzeit laufen Vorbereitungen, um ab 2014/2015 ein modernes integriertes Personalmanagementverfahren in Betrieb nehmen zu können. Dieses möchte die Lecos auch der Stadt Leipzig und deren Eigenbetrieben anbieten. Die Nutzung und Vergütung für das neue Personalverfahren soll in Form eines sogenannten ASPModells (Application Service Providing) stattfinden. Das bedeutet, dass die Lecos GmbH die Module des Verfahrens nutzungsfähig, einschließlich Fachbetreuung, bereitstellen wird und dass die Stadt Leipzig nicht investieren muss. Die Vergütung wird pro Monat für die bereitgestellten Module nach Fallzahl (bzw. nach Menge) berechnet. Zusätzliche Aufwendungen für Lizenzen und Softwarewartung fallen nicht an, da sie in den Modul- bzw. Fallpreisen eingeschlossen sind. Seite 2/8 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014 Bei der Aufstellung der Anforderungen an das neue integrierte Verfahren hat Lecos die Anforderungen umfassend betrachtet und aufgenommen. Das bedeutet zum Beispiel, dass das Verfahren grundsätzlich zur Kommunikation mit SAP (KM-D) in der Lage sein muss. Die Kommunikation mit SAP erfolgt über die Schnittstelle Kommunalmaster Doppik. Hieraus ergibt sich, dass das Personalmanagementverfahren unter die Vorschriften der DA 25/2012 „Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren“ fällt und diese bei der Einführung zu beachten ist. 1.5 Einsatz in Eigenbetrieben Die Einführung der integrierten Personalmanagementsoftware muss auch für die Eigenbetriebe geprüft werden. Durch die Nutzung eines einheitlichen Personalverfahrens kommt es zu einer Homogenisierung der IT-Verfahren und Arbeitsprozesse, was somit zu einer Optimierung des Gesamtprozesses führt. Grundsätzlich ist die Nutzung durch die Eigenbetriebe aufgrund der Mandantenfähigkeit einer modernen Personalmanagementsoftware ohne Probleme möglich. 2 2.1 Begründung der Notwendigkeit Ablösung Großrechnerverfahren In einem ersten Schritt wurde das Personalabrechnungsverfahren PAISY (Großrechnerverfahren) durch Übertragung auf eine neue Serverplattform migriert. Dies war notwendig, da der Betrieb von PAISY auf der Großrechnerplattform im Zuge der Einführung der Doppik und der damit verbundenen Ablösung des kameralen HKR-Verfahrens nicht mehr wirtschaftlich gewesen wäre. In diesem Zusammenhang werden bereits Betriebsaufwendungen i. H. v. rd. 800.000 € pro Jahr eingespart. 2.2 Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft Die Konsolidierung der vorhandenen Verfahren erfordert Anpassungen der Abläufe (u.a. Wegfall von Anzeigen, Wegfall der verfahrensspezifischen Stammdatenpflege). Seit Jahresbeginn erfolgt eine Prozessbetrachtung durch das Hauptamt. Im Rahmen dieser Prozessbetrachtung sollen die Auswirkungen auf die Aufbau- und Ablauforganisation untersucht, Geschäftsprozesse optimiert und ggf. vorhandene Einsparungspotenziale ermittelt werden. Die daraus resultierenden funktionalen Anforderungen sowie die definierten SOLL-Prozesse werden bei der Systemeinführung entsprechend umgesetzt. Die Untersuchung ist noch nicht abgeschlossen. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt zeichnen sich folgende erste Erkenntnisse ab: Die IT-Landschaft des Personalamtes ist sehr heterogen aufgestellt, was unter anderem zu einer mehrfachen aufwendigen Stammdatenhaltung führt. Wesentliche Teile des Arbeitsaufwandes der Personalwirtschaft bestehen im Verteilen und Anzeigen von Informationen. Eine Ursache dafür sind die unterschiedlichen genutzten IT-Systeme. Eine künftige integrierte Personalmanagementsoftware sollte ihre Stärken sowohl in der zentralen Stammdatenhaltung wie auch in der Aktualität haben. 2.3 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1) Die heute eingesetzten DV-Verfahren für Personalabrechnung (PAISY), Personalmanagement (P&I PLUS), Stellenmanagement (P&I PLUS) und Reisekostenabrechnung (eigene Lösung des Seite 3/8 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014 Hauptamtes) sind zunächst in das neue Verfahren über- und zusammenzuführen. Das führt zu einer Doppelbetriebsphase der Alt- und Neuverfahren von ca. 3 Monaten. Sie ist notwendig, um die Funktionsfähigkeit (vor allem Personalabrechnung) zu sichern. Mit dem Modul "Personalabrechnung" werden die derzeitigen Prozesse aus PAISY dargestellt und das Buchungsgeschäft abgewickelt. Im Zuge der Einführung sind diese Prozesse konzeptionell aufzuarbeiten und umzusetzen. Im Rahmen der Projektphase werden die technischen und organisatorischen Schnittstellen geprüft und ggf. angepasst. Für das Buchungsgeschäft sind die Schnittstellen des Kommunalmasters-Doppik und die DTAUS-Datei im sepafähigen xml-Format erforderlich. In das Projekt sind die Stadtkämmerei und die Stadtkasse einzubinden. Im Vorfeld ist zu prüfen, ob die derzeitigen Prozesse in SAP geändert und angepasst werden müssen. Die neuen Prozesse sind noch zu erarbeiten, z. B. Reisekostenabrechnung. Seitens der Softwarefirma ist eine Bestätigung zur Umsetzung der SAP-KommunalmasterSchnittstellen, insbesondere der KOAS-Schnittstelle (Kostenarten-/ Summenschnittstelle) für Personalabrechnungs-verfahren und die DTAUS-Datei (xml-Format) für die direkten Auszahlungen vorzulegen. Referenzen zum bereits ausgeführten Einsatz in SAP bzw. dem SAPKommunalmaster sind beizufügen. Die Abbildung der Prozesse der Personalabrechnung und des Personalmanagements muss vollständig in der Ergebnisrechnung und der Finanzrechnung in SAP umgesetzt werden und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Die kassenrechtlichen Bestimmungen müssen eingehalten werden. Die Prozesse der Personalwirtschaft und der Stellenwirtschaft werden zukünftig durch die Module Personalmanagement und Stellenmanagement abgebildet. Bei der Überführung in das neue Verfahren sind die Ergebnisse der derzeitigen Prozessbetrachtung zu berücksichtigen. Für den Bereich Reisekostenabrechnung existieren keine vergleichbaren Verfahren. 2.4 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2) Die unten genannten zusätzlichen Prozesse sind sehr komplex. Auch sind gegenwärtig keine vergleichbaren Verfahren im Einsatz. Es sind im Vorfeld die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen sowie die verschiedensten Beteiligungsrechte zu gewährleisten. Aus diesem Grund sollte die Ausbaustufe 2 in einem oder mehreren gesonderten Projekt/-en realisiert werden. Die hierfür geschätzten Aufwendungen sind unter Punkt 4.3 dargestellt. Die Erweiterung soll folgende Bereiche umfassen: • Personalentwicklung • Seminarverwaltung • Bewerberverwaltung • Zeitwirtschaft • Führungskräfteportal (Manager-Self-Service - MSS) ◦ Zugriff auf Auswertungen und Statistiken (z. B. Stellenplan, Stellenbesetzungsplan), ◦ Personaleinsatzplanung / Arbeitszeitmanagement, ◦ Zugriff auf Mitarbeiterdaten ◦ Genehmigungsprozesse • Mitarbeiterportal (Employee-Self-Service - ESS) ◦ Bereitstellung der Verdienstnachweise/Lohnsteuerbescheinigungen der Mitarbeiter/innen, ◦ Seminaranmeldung ◦ Einträge zur elektronischen Zeiterfassung, Seite 4/8 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014 ◦ Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen, ◦ Bereitstellung von Informationen Mit dem Begriff Mitarbeiterportal (ESS) bezeichnet man intranetbasierte An- und Abfragesysteme, die es Mitarbeitern ermöglichen, eigene Daten teilweise selbst zu verwalten und auf Informationen zuzugreifen. So können bspw. Anwesenheitszeiten elektronisch erfasst, Urlaubsanträge gestellt oder die eigene Adresse geändert werden. Auch die Beantragung der eigenen Dienstreise ist vorstellbar. In diesem Zusammenhang ist auch das s. g. Führungskräfteportal (MSS) zu nennen. Es ermöglicht den Führungskräften, auf spezielle Informationen und Funktionen (Genehmigungsverfahren für z. B. Urlaub, Seminare) zuzugreifen, Auswertungen und Statistiken abzurufen und vor allem zu analysieren. Die o. g. Funktionen sind browsergestützt im Intranet (analog VWI) erreichbar. 3 Darstellung der Wirtschaftlichkeit Die vorliegenden Fallpreise basieren auf der Berechnung eines Mandantenmodells, d. h., dem Einsatz bei mehreren Kunden der Lecos. Eine fallbezogene Abrechnung ist, insbesondere im Personalwesen, das übliche Lizenzierungsmodell. Beteiligt sich die Stadt Leipzig daran, dann profitiert sie einerseits vom Preisvorteil einer großen Menge ausgeschriebener Lizenzen und deren Wartung und andererseits dadurch, nicht eine eigene Systemumgebung und deren Kosten (inkl. Lizenzen) vollständig allein tragen zu müssen. Der Ausbau einer Systemumgebung für die Stadt allein ist in fast dem gleichem Umfang nötig wie für das Mandantenmodell. Daraus sind bereits Synergien im Infrastrukturbetrieb zu erkennen. Im Betriebsleistungsvertrag der Stadt Leipzig mit der Lecos GmbH ist festgelegt, dass vor Beginn eines Vergabeverfahrens von der Stadt bei der Lecos angefragt wird, inwieweit ein Verfahren eine Weitervermarktung an Dritte ermöglicht. In dem konkreten Fall hat die Lecos die Stadt angefragt, inwieweit Interesse an der Einführung eines Personalwesens besteht, da von Seiten Dritter die Anforderung an die Lecos gestellt wurden. Im Ergebnis dessen werden die Anforderungen und Mengengerüste der Stadt Leipzig in dem Vergabeverfahren berücksichtigt. Das von Lecos geplante und ausgeschriebene Lizenzvolumen beträgt das Mehrfache des von der Stadt Leipzig benötigten Volumens. Die Stadt Leipzig beabsichtigt die integrierte Personalmanagementsoftware der Lecos einzusetzen. Die Betrachtung und ggf. Vereinbarung eines modifizierten Finanzierungsmodells mit Lecos ist durchaus möglich. 4 Finanzierung 4.1 Aktuelle Betriebsaufwendungen Die Betriebsaufwendungen der aktuell im Einsatz befindlichen IT-Verfahren belaufen sich auf: Nr. Bezeichnung Aufwand/Jahr 1 PAISY Betriebsaufwendungen 228.100 2 PAISY Anwendungsentwicklung/-betreuung 478.600 Seite 5/8 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig Nr. Bezeichnung 3 4 12. Mai 2014 Aufwand/Jahr P&I Plus Betriebsaufwendungen • Personalverwaltung 51.200 • Stellenmanagement 17.200 Reisekostenmanagement 0 Summe 775.100 Bei der Personalabrechnungssoftware PAISY läuft 2014 der Wartungsvertrag aus. Bei einem entsprechenden Anschlussvertrag muss mit höherem Aufwand bei den Wartungsaufwendungen gerechnet werden. Im Rahmen des Reisekostenmanagements erfolgt gegenwärtig nur eine elektronische Stammdatenerfassung. Diese basiert auf einer Eigenentwicklung des Hauptamtes. Eine softwaremäßige Reisekostenabrechnung erfolgt nicht. Die Reisekosten werden gegenwärtig manuell abgerechnet. Zukünftig muss eine entsprechende Softwarelösung – Einzelverfahren oder Bestandteil eines integrierten Personalmanagementsystems – angeschafft werden. Eine Integration in ein Gesamtverfahren wäre optimal. Aufwand entsteht in jedem Fall. 4.2 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1) Derzeit werden von der Lecos Leistungen für PAISY Anwendungsentwicklung/-betreuung erbracht. 2013 belief sich diese Summe auf 478.600 €. Ein großer Anteil resultiert dabei aus Aufwänden für Lösungen, die bei der neuen Software bereits Bestandteil sind. Nach heutigem Kenntnisstand wird durch die Lecos eine mögliche Reduzierung dieser Aufwände von 50 bis 60 % unterstellt, da diese Leistungen zukünftig in den Fallpreisen enthalten sein werden. Auf Grundlage dieser Annahme und Lecos-Preisen (Fallpreise - Stand: 01.01.2014) wurden folgender jährlicher Aufwand für Betrieb geschätzt: Nr. Bezeichnung Fallpreis Aufwand/Jahr Gesamt 1 Personalabrechnung / Personalverwaltung/stammdaten inkl.: - Archivierung - Abrechnungsanalyse 2,83 376.100 2 Anwendungsentwicklung/-betreuung 240.000 3 Stellenmanagement 0,57 44.500 4 Nutzungspauschale bei 130 Arbeitsplätzen 8,24 13.000 Anteil Hauptamt 1.500 Anteil Personalamt 11.500 5 Aufwandsplanung/ -controlling 0,70 55.000 6 Reisekostenmanagement 0,58 2.900 673.600 57.900 Gesamt 731.500 Mehr-/Minderbedarf gegenüber Tabelle in 4.1 -43.600 Seite 6/8 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig Aufwand pro Amt Nr. Bezeichnung 1 Hauptamt 2 Personalamt 12. Mai 2014 Aufwand/Jahr 48.900 682.600 Summe 731.500 Das neue Verfahren besitzt die Funktionsbereiche Archiv, Abrechnungsanalyse und Reisekostenabrechnung (in o.g. Werten eingeschlossen), welche im Altverfahren nicht vorhanden sind. Würden diese Funktionen für die heutigen Fachverfahren beschafft, käme es bei Lizenzierung und Betrieb zu deutlichen Erhöhungen des Aufwandes, die auf die Summe der Tabelle in 4.1. aufzuschlagen wären. Trotz dieser zusätzlichen Funktionen stellt sich das neue Verfahren günstiger dar. Im laufenden Betrieb werden 43.600 € pro Jahr eingespart. Hinsichtlich des Aufwandes für die Anwendungsentwicklung/-betreuung handelt es sich um eine Schätzung – die Einsparung kann auch höher ausfallen. Außerdem ist beim Vergleich zu beachten, dass bei der Berechnung der heutigen Aufwendungen der geleistete Aufwand für Software-Lizenzierung nicht eingeschlossen ist. Der Wert für das neue Verfahren gemäß Tabelle in 4.2 schließt diesen Posten jedoch mit ein. In den Jahren 2015 und 2016 entsteht durch Doppelbetrieb, Einrichtung und Einstellung, Datenmigration, Projektmanagement, Schaffung von Schnittstellen, Schulung und Echtlaufunterstützung voraussichtlich ein einmaliger Aufwand von insgesamt 477 T€. Dieser Aufwand stellt sich wie folgt dar: Nr. Bezeichnung Aufwand 1 Doppelbetrieb 2 Einrichtung und Einstellung 3 Datenmigration 80.000 4 Projektmanagement 40.000 5 Schnittstellen 65.000 6 Schulung 55.000 7 Echtlaufunterstützung 35.000 77.000 125.000 Summe 4.3 Gesamt 477.000 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2) Das integrierte Personalmanagementverfahren stellt weitere Funktionsbereiche zur Verfügung (siehe Punkt 2.4 „Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2)“. Der Aufwand für die verfügbaren Erweiterungen stellt sich wie folgt dar: Nr. Bezeichnung Fallpreis Aufwand/Jahr Gesamt 1 Personalentwicklung 1,18 92.050 Seite 7/8 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig Nr. Bezeichnung Fallpreis 12. Mai 2014 Aufwand/Jahr 2 Seminarverwaltung 0,69 53.850 3 Bewerberverwaltung 0,69 16.600 4 Zeitwirtschaft 1,63 127.150 5 Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Basismodul - u. a. Urlaubsantragsverfahren/Reisekostenverfahren Gesamt 1,21 94.400 Modul Zeitwirtschaft 0,37 Modul Applikation - u. a. Beurteilungswesen/Controlling 1,12 28.900 87.400 Summe 500.350 Die genannten Funktionsbereiche sind i. d. R. auch einzeln nutzbar. Das Reisekostenmanagement stellt die eigentliche Programmfunktionalität für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen zur Verfügung. Es ist selbstständig nutzbar. Das Reisekostenverfahren baut auf diesem auf und stellt nur die Online-Funktionalität (Intranet) im Rahmen des Portals dar, wie z. B. die intranetbasierte Beantragung von Dienstreisen. Gleiches gilt für die Zeiterfassung. Bei voller Inanspruchnahme der Ausbaustufe 2 führt dies zu jährlichem Aufwand von 500T€. Im Fall einer teilweisen Nutzung entsteht nur der entsprechende Aufwand. Der Projektaufwand (Einrichtung; Einstellung, ggf. Datenmigration, Projektmanagement, Schnittstellen, Schulung und Echtlaufunterstützung) für die Ausbaustufe 2 kann zum heutigen Zeitpunkt noch nicht ermittelt werden. Seite 8/8 Aufwandsübersicht 2015 -2018 Ausbaustufe 1 Nutzungspauschale Personalabrechnung/ Personalverwaltung/ -stammdaten Stellenmanagement Kostenplanung Reisekosten Anwendungsentwicklung Summe 2014 2015 13.000 376.100 44.500 55.000 2.900 240.000 731.500 2016 13.000 376.100 44.500 55.000 2.900 240.000 731.500 330.000 77.000 407.000 70.000 775.100 1.138.500 0 363.400 279.300 17.200 478.600 775.100 Umstellungsaufwand Doppelbetrieb (PAISY; P&I Plus) Summe Summe Ausbaustufe 1 – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014 Ausbaustufe 2 Personalentwicklung Seminarverwaltung Bewerberverwaltung Zeitwirtschaft Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Basismodul Modul Zeitwirtschaft Module Applikation Summe 2017 13.000 376.100 44.500 55.000 2.900 240.000 731.500 2018 13.000 376.100 44.500 55.000 2.900 240.000 731.500 801.500 731.500 731.500 26.400 -43.600 -43.600 92.050 53.850 16.600 127.150 94.400 28.900 87.400 92.050 53.850 16.600 127.150 94.400 28.900 87.400 70.000 0 0 500.350 500.350 0 0 0 500.350 500.350 775.100 1.138.500 801.500 1.231.850 1.231.850 Ausbaustufe 2 – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014 Gesamt Anlage 1 Seite 1 Aufwandsübersicht 2015 -2018 Gesamt – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014 0 Seite 2 Anlage 1 363.400 26.400 456.750 456.750