Daten
Kommune
Leipzig
Dateiname
1000690.pdf
Größe
566 kB
Erstellt
24.07.14, 12:00
Aktualisiert
12.12.17, 10:35
Stichworte
Inhalt der Datei
Beschlussvorlage Nr. DS-00065/14
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium
Termin
Zuständigkeit
Fachausschuss Finanzen
08.09.2014
Vorberatung
Fachausschuss Allgemeine Verwaltung
09.09.2014
Vorberatung
Ratsversammlung
17.09.2014
Bestätigung
Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff
Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware
(eRIS: DS V/3949)
Beschluss:
1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die technischen
und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach Umsetzung der
Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt.
2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase aller
Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht.
3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert. Entsprechende
Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden.
4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen:
2015
- 363.400 €
2016
- 26.400 €
ab 2017 - -43.600 €
Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice
zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe von
363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel stehen unter
dem Haushaltsvorbehalt.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
nicht relevant
Seite 1/3
Finanzielle Auswirkungen
X
wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft
nein
Folgen bei Ablehnung
nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit
aktivierungspflichtig)?
Im Haushalt wirksam
Ergebnishaushalt
von
bis
Höhe in EUR
wo veranschlagt
Erträge
Aufwendungen
Finanzhaushalt
X
X
2015
2016
1.100.11.1.2.01.01
1.100.11.1.6.01
1.100.11.1.2.02.10
1.100.11.1.2.02.42
363.400
26.400
Einzahlungen
Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?
Folgekosten Einsparungen wirksam
Zu Lasten
anderer OE
nein
von
X
bis
wenn ja,
Höhe in EUR (jährlich)
wo veranschlagt
Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach
Durchführun
g
der
Maßnahme
Ergeb. HH Erträge
zu erwarten
Ergeb. HH Aufwand (ohne
Abschreibungen)
ab 2017
1.100.11.1.2.01.01
1.100.11.1.6.01
1.100.11.1.2.02.10
1.100.11.1.2.02.42
-43.600
Ergeb. HH Aufwand aus jährl.
Abschreibungen
Auswirkungen auf den Stellenplan
Beantragte Stellenerweiterung:
Beteiligung Personalrat
X
nein
wenn ja,
Vorgesehener Stellenabbau:
nein
ja,
Sachverhalt:
siehe Anlage
Anlagen:
Seite 2/3
Beschlussdeckblatt eRIS
Sachverhalt
Aufwandsübersicht 2015 - 2018
Seite 3/3
BESCHLUSSAUSFERTIGUNG
Ratsversammlung vom 17.09.2014
zu
19.21
Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten
Personalmanagementsoftware (eRIS: DS V/3949)
Vorlage: DS-00065/14
Beschluss:
1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die
technischen und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach
Umsetzung der Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt.
2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase
aller Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht.
3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert.
Entsprechende Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden.
4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen:
2015
- 363.400 €
2016
- 26.400 €
ab 2017 - -43.600 €
Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice
zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe
von 363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel
stehen unter dem Haushaltsvorbehalt.
Abstimmungsergebnis:
einstimmig angenommen
Leipzig, den 18. September 2014
Seite: 1/1
RV
Vorlage des Oberbürgermeisters
Drucksache Nr. V/3949
öffentlich
enthält nichtöffentliche Bestandteile
nicht öffentlich
Gremium
FA Allgemeine Verwaltung
FA Finanzen
Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung
Neufassung vom
Austauschblatt vom
Eilbedürftig
Beschluss der Ratsversammlung
vom 17.09.2014
Aufhebung
Änderung folgender Beschlüsse:
Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten
Personalmanagementsoftware
Beschlussvorschlag
Satzung tritt nach Bekanntmachung in Kraft
1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die
technischen und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach
Umsetzung der Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt.
2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase aller
Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht.
3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert. Entsprechende
Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden.
4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen:
2015
- 363.400 €
2016
- 26.400 €
ab 2017
- -43.600 €
Stadt Leipzig
01.5/014/07.04
Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice
zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe von
363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel stehen unter
dem Haushaltsvorbehalt.
Finanzielle Auswirkungen
nein
wenn ja, ▼
Kostengünstigere Alternativen geprüft
nein
ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung
nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition
(damit aktivierungspflichtig)?
nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Im Haushalt wirksam
Ergebnishaushalt
Finanzhaushalt
von
bis
Erträge
Aufwendungen
2015
2016
Einzahlungen
Auszahlungen
Zu Lasten
anderer OE
Nach
Durchführung
der
Maßnahme
zu erwarten
Einsparungen
wo veranschlagt
▼ PSP-Element
363.400
26.400
1.100.11.1.2.01.01
1.100.11.1.6.01
1.100.11.1.2.02.10
1.100.11.1.2.02.42
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?
Folgekosten
wirksam
Höhe in EUR
von
nein
bis
wenn ja, ▼
Höhe in EUR
(jährlich)
wo veranschlagt
▼ PSP-Element
Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
(ohne Abschreibungen)
ab 2017
Ergeb. HH Aufwand aus
jährl. Abschreibungen
-43.600
Auswirkungen auf den Stellenplan
Beantragte Stellenerweiterung:
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
Strategisches Ziel „Schaffung von Rahmenbedingungen für
Arbeitsplätze“
Strategisches Ziel „Schaffung von Rahmenbedingungen für eine
ausgeglichenere Altersstruktur.
Das Handeln der Stadt richtet sich auf Kinder, Jugendliche und
Familien mit Kindern aus.“
nein
relevant
relevant
Beschluss des Stadtrates Nr.
Sie verändert sich mit dieser Vorlage nicht und wird deshalb im Prüfkatalog nicht dargestellt.
Stadt Leipzig
01.15/016/01.12
wenn ja, ▼
Vorgesehener Stellenabbau:
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen
erfolgte bereits mit folgendem Beschluss:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters, Drucksache-Nr.
1.100.11.1.2.01.01
1.100.11.1.6.01
1.100.11.1.2.02.10
1.100.11.1.2.02.42
nicht relevant
nicht relevant
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
12. Mai 2014
Inhaltsverzeichnis
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2
2.1
2.2
2.3
2.4
3
4
4.1
4.2
4.3
1
1.1
Beschreibung des Vorhabens................................................................................................................. 1
Ausgangslage......................................................................................................................................... 1
Ziel / Notwendigkeit................................................................................................................................. 1
Umsetzung.............................................................................................................................................. 2
Einführung und Nutzung des Verfahrens................................................................................................2
Einsatz in Eigenbetrieben....................................................................................................................... 3
Begründung der Notwendigkeit............................................................................................................... 3
Ablösung Großrechnerverfahren............................................................................................................ 3
Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft.....................................................................3
Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1)........................................................3
Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2).................................................................................4
Darstellung der Wirtschaftlichkeit........................................................................................................... 5
Finanzierung........................................................................................................................................... 5
Aktuelle Betriebsaufwendungen.............................................................................................................. 5
Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1) .......................................................6
Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2) ................................................................................7
Beschreibung des Vorhabens
Ausgangslage
Mit Beschluss der Vorlage „Ergebnisse der Organisationsuntersuchung zur IT-Wirtschaftlichkeit...“
(DS V/677, Pkt. 5.1 Ziff 5) in der DB OBM vom 22. Juni 2010 wurden das Hauptamt und das
Personalamt beauftragt, die verschiedenen IT-Verfahren zusammenzufassen.
Gegenwärtig sind im Hauptamt und im Personalamt diverse DV-Verfahren im Einsatz u. a. für
Aufgaben der/des:
• Personalabrechnung,
• Personalmanagements,
• Stellenmanagements,
• Kindergeldabrechnung,
• Personalaufwandsplanung,
• Reisekostenmanagements.
Da unterschiedliche Anwendungen verwendet werden, erfolgt die Datenerfassung teilweise
mehrfach. Die Informationsflüsse sind durch Medienbrüche und zahlreiche Schnittstellen
gekennzeichnet und deshalb sehr aufwendig.
1.2
Ziel / Notwendigkeit
Die Notwendigkeit der Einführung ergibt sich aus den Feststellungen und Empfehlungen der
durchgeführten Untersuchungen der KPMG und den daran anknüpfenden Aufträgen ( DS V/677,
DB-OBM v. 22. Juni 2010) zur Erreichung der Ziele:
• Ablösung von Einzelverfahren,
• Optimierung von Prozessen,
• Vermeidung von Medienbrüchen,
• Abbau von Redundanzen (Datenqualität, -aktualität),
• Verringerung von Schnittstellen,
• Verringerung Daten-/Aktenhaltung in Papierform durch digitales Dokumentenmanagement
und Archivierung,
Seite 1/8
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
•
•
•
12. Mai 2014
Erhöhung von Datenschutz und Datensicherheit,
Professionalisierung und Zentralisierung der dezentralen Betreuung/Betrieb,
Schaffung einer Schnittstelle zu SAP und Anbindung von Cognos.
Durch den Einsatz verschiedener DV-Verfahren müssen Daten mehrfach erfasst werden. Der
Wegfall dieser Mehrfacherfassung (u. a. P&I Plus <->PAISY) reduziert den Anteil sich
wiederholender, manueller Tätigkeit (zentrale Stammdatenerfassung). Auch sollen der Anteil der
Eingabe und Übermittlung von personalwirtschaftlichen Formularen sowie an Ausdrucken
reduziert und somit Bearbeitungswege und -zeit verkürzt werden (Reduzierung Hauspost;
Postweg).
Weiterhin ist die Einführung eines Mitarbeiterportals angedacht. Vorteile hierbei sind die
jederzeitige Systemverfügbarkeit unabhängig von der Arbeitszeit der Personalabteilung und der in
digitaler Form entstehende Arbeitsvorlauf sowie der im System ablaufende Arbeitsprozess. Auch
ist vorstellbar, dass sich telefonische Anfragen verringern.
Die so entstehenden Freiräume können durch die Sachbearbeiter/-innen für inhaltliche Arbeit
genutzt werden. Den von der Rechtsprechung aktuell entwickelten Anforderungen an Personalauswahlverfahren z. B. kann derzeit nur ungenügend nachgekommen werden.
=> Verlagerung von Arbeit weg von „Fleißarbeit“ hin zu „Analyse & Bewertung“.
Aufgrund der verschiedenen DV-Verfahren kommt es zu verzögerter Datenerfassung (z. B. P&I
Plus → PAISY). Dies wiederum hat Auswirkungen auf die Datenaktualität aller Verfahren. Ein
integriertes Verfahren basiert auf einem gemeinsamen Datenbestand. Durch verzögerungsfreie
Datenerfassung steigt somit die Qualität und vor allem Aktualität von Auswertungen.
Bestandteil eines solchen Verfahren kann auch die elektronische Zeiterfassung sein. Mit
Einführung eines integrierten Verfahrens wird die softwaremäßige Grundlage geschaffen. Wegen
der besonderen Bedeutung und Komplexität dieses Themas soll die Umsetzung in einem
gesonderten Projekt erfolgen.
1.3
Umsetzung
In Anlehnung an das Gutachten der KPMG wurde die stufenweise Einführung eines integrierten
Verfahrens vorgesehen:
• Ablösung Großrechnerverfahren
• Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft (Organisationsuntersuchung)
• Migration der vorhandenen Verfahren Personalabrechnung, Personalmanagement,
Stellenmanagement und Reisekostenabrechnung
• Integration zusätzlicher Prozesse, Erweiterung (Personalentwicklung, Seminarverwaltung,
Bewerberverwaltung, Zeitwirtschaft, Self-Service).
1.4
Einführung und Nutzung des Verfahrens
Die Lecos GmbH hat erheblichen Bedarf für ein modernes integriertes Personalmanagementsystem im kommunalen Bereich erkannt. Derzeit laufen Vorbereitungen, um ab 2014/2015 ein
modernes integriertes Personalmanagementverfahren in Betrieb nehmen zu können. Dieses
möchte die Lecos auch der Stadt Leipzig und deren Eigenbetrieben anbieten.
Die Nutzung und Vergütung für das neue Personalverfahren soll in Form eines sogenannten ASPModells (Application Service Providing) stattfinden. Das bedeutet, dass die Lecos GmbH die
Module des Verfahrens nutzungsfähig, einschließlich Fachbetreuung, bereitstellen wird und dass
die Stadt Leipzig nicht investieren muss. Die Vergütung wird pro Monat für die bereitgestellten
Module nach Fallzahl (bzw. nach Menge) berechnet. Zusätzliche Aufwendungen für Lizenzen und
Softwarewartung fallen nicht an, da sie in den Modul- bzw. Fallpreisen eingeschlossen sind.
Seite 2/8
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
12. Mai 2014
Bei der Aufstellung der Anforderungen an das neue integrierte Verfahren hat Lecos die
Anforderungen umfassend betrachtet und aufgenommen. Das bedeutet zum Beispiel, dass das
Verfahren grundsätzlich zur Kommunikation mit SAP (KM-D) in der Lage sein muss.
Die Kommunikation mit SAP erfolgt über die Schnittstelle Kommunalmaster Doppik. Hieraus ergibt
sich, dass das Personalmanagementverfahren unter die Vorschriften der DA 25/2012
„Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren“ fällt und diese bei der Einführung zu
beachten ist.
1.5
Einsatz in Eigenbetrieben
Die Einführung der integrierten Personalmanagementsoftware muss auch für die Eigenbetriebe
geprüft werden. Durch die Nutzung eines einheitlichen Personalverfahrens kommt es zu einer
Homogenisierung der IT-Verfahren und Arbeitsprozesse, was somit zu einer Optimierung des
Gesamtprozesses führt. Grundsätzlich ist die Nutzung durch die Eigenbetriebe aufgrund der
Mandantenfähigkeit einer modernen Personalmanagementsoftware ohne Probleme möglich.
2
2.1
Begründung der Notwendigkeit
Ablösung Großrechnerverfahren
In einem ersten Schritt wurde das Personalabrechnungsverfahren PAISY (Großrechnerverfahren)
durch Übertragung auf eine neue Serverplattform migriert. Dies war notwendig, da der Betrieb von
PAISY auf der Großrechnerplattform im Zuge der Einführung der Doppik und der damit
verbundenen Ablösung des kameralen HKR-Verfahrens nicht mehr wirtschaftlich gewesen wäre.
In diesem Zusammenhang werden bereits Betriebsaufwendungen i. H. v. rd. 800.000 € pro Jahr
eingespart.
2.2
Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft
Die Konsolidierung der vorhandenen Verfahren erfordert Anpassungen der Abläufe (u.a. Wegfall
von Anzeigen, Wegfall der verfahrensspezifischen Stammdatenpflege). Seit Jahresbeginn erfolgt
eine Prozessbetrachtung durch das Hauptamt. Im Rahmen dieser Prozessbetrachtung sollen die
Auswirkungen auf die Aufbau- und Ablauforganisation untersucht, Geschäftsprozesse optimiert
und ggf. vorhandene Einsparungspotenziale ermittelt werden. Die daraus resultierenden
funktionalen Anforderungen sowie die definierten SOLL-Prozesse werden bei der
Systemeinführung entsprechend umgesetzt.
Die Untersuchung ist noch nicht abgeschlossen. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt zeichnen sich
folgende erste Erkenntnisse ab:
Die IT-Landschaft des Personalamtes ist sehr heterogen aufgestellt, was unter anderem zu einer
mehrfachen aufwendigen Stammdatenhaltung führt. Wesentliche Teile des Arbeitsaufwandes der
Personalwirtschaft bestehen im Verteilen und Anzeigen von Informationen. Eine Ursache dafür
sind die unterschiedlichen genutzten IT-Systeme. Eine künftige integrierte Personalmanagementsoftware sollte ihre Stärken sowohl in der zentralen Stammdatenhaltung wie auch in der Aktualität
haben.
2.3
Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1)
Die heute eingesetzten DV-Verfahren für Personalabrechnung (PAISY), Personalmanagement
(P&I PLUS), Stellenmanagement (P&I PLUS) und Reisekostenabrechnung (eigene Lösung des
Seite 3/8
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
12. Mai 2014
Hauptamtes) sind zunächst in das neue Verfahren über- und zusammenzuführen. Das führt zu
einer Doppelbetriebsphase der Alt- und Neuverfahren von ca. 3 Monaten. Sie ist notwendig, um
die Funktionsfähigkeit (vor allem Personalabrechnung) zu sichern.
Mit dem Modul "Personalabrechnung" werden die derzeitigen Prozesse aus PAISY dargestellt und
das Buchungsgeschäft abgewickelt. Im Zuge der Einführung sind diese Prozesse konzeptionell
aufzuarbeiten und umzusetzen. Im Rahmen der Projektphase werden die technischen und
organisatorischen Schnittstellen geprüft und ggf. angepasst. Für das Buchungsgeschäft sind die
Schnittstellen des Kommunalmasters-Doppik und die DTAUS-Datei im sepafähigen xml-Format
erforderlich. In das Projekt sind die Stadtkämmerei und die Stadtkasse einzubinden. Im Vorfeld ist
zu prüfen, ob die derzeitigen Prozesse in SAP geändert und angepasst werden müssen. Die
neuen Prozesse sind noch zu erarbeiten, z. B. Reisekostenabrechnung.
Seitens der Softwarefirma ist eine Bestätigung zur Umsetzung der SAP-KommunalmasterSchnittstellen, insbesondere der KOAS-Schnittstelle (Kostenarten-/ Summenschnittstelle) für
Personalabrechnungs-verfahren und die DTAUS-Datei (xml-Format) für die direkten Auszahlungen
vorzulegen. Referenzen zum bereits ausgeführten Einsatz in SAP bzw. dem SAPKommunalmaster sind beizufügen.
Die Abbildung der Prozesse der Personalabrechnung und des Personalmanagements muss
vollständig in der Ergebnisrechnung und der Finanzrechnung in SAP umgesetzt werden und den
Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Die kassenrechtlichen Bestimmungen müssen eingehalten werden.
Die Prozesse der Personalwirtschaft und der Stellenwirtschaft werden zukünftig durch die Module
Personalmanagement und Stellenmanagement abgebildet. Bei der Überführung in das neue
Verfahren sind die Ergebnisse der derzeitigen Prozessbetrachtung zu berücksichtigen. Für den
Bereich Reisekostenabrechnung existieren keine vergleichbaren Verfahren.
2.4
Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2)
Die unten genannten zusätzlichen Prozesse sind sehr komplex. Auch sind gegenwärtig keine
vergleichbaren Verfahren im Einsatz. Es sind im Vorfeld die notwendigen organisatorischen
Voraussetzungen zu schaffen sowie die verschiedensten Beteiligungsrechte zu gewährleisten. Aus
diesem Grund sollte die Ausbaustufe 2 in einem oder mehreren gesonderten Projekt/-en realisiert
werden. Die hierfür geschätzten Aufwendungen sind unter Punkt 4.3 dargestellt.
Die Erweiterung soll folgende Bereiche umfassen:
• Personalentwicklung
• Seminarverwaltung
• Bewerberverwaltung
• Zeitwirtschaft
• Führungskräfteportal (Manager-Self-Service - MSS)
◦ Zugriff auf Auswertungen und Statistiken (z. B. Stellenplan, Stellenbesetzungsplan),
◦ Personaleinsatzplanung / Arbeitszeitmanagement,
◦ Zugriff auf Mitarbeiterdaten
◦ Genehmigungsprozesse
•
Mitarbeiterportal (Employee-Self-Service - ESS)
◦ Bereitstellung der Verdienstnachweise/Lohnsteuerbescheinigungen der Mitarbeiter/innen,
◦ Seminaranmeldung
◦ Einträge zur elektronischen Zeiterfassung,
Seite 4/8
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
12. Mai 2014
◦ Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen,
◦ Bereitstellung von Informationen
Mit dem Begriff Mitarbeiterportal (ESS) bezeichnet man intranetbasierte An- und Abfragesysteme,
die es Mitarbeitern ermöglichen, eigene Daten teilweise selbst zu verwalten und auf Informationen
zuzugreifen. So können bspw. Anwesenheitszeiten elektronisch erfasst, Urlaubsanträge gestellt
oder die eigene Adresse geändert werden. Auch die Beantragung der eigenen Dienstreise ist
vorstellbar.
In diesem Zusammenhang ist auch das s. g. Führungskräfteportal (MSS) zu nennen. Es
ermöglicht den Führungskräften, auf spezielle Informationen und Funktionen
(Genehmigungsverfahren für z. B. Urlaub, Seminare) zuzugreifen, Auswertungen und Statistiken
abzurufen und vor allem zu analysieren. Die o. g. Funktionen sind browsergestützt im Intranet
(analog VWI) erreichbar.
3
Darstellung der Wirtschaftlichkeit
Die vorliegenden Fallpreise basieren auf der Berechnung eines Mandantenmodells, d. h., dem
Einsatz bei mehreren Kunden der Lecos. Eine fallbezogene Abrechnung ist, insbesondere im
Personalwesen, das übliche Lizenzierungsmodell. Beteiligt sich die Stadt Leipzig daran, dann
profitiert sie einerseits vom Preisvorteil einer großen Menge ausgeschriebener Lizenzen und
deren Wartung und andererseits dadurch, nicht eine eigene Systemumgebung und deren Kosten
(inkl. Lizenzen) vollständig allein tragen zu müssen. Der Ausbau einer Systemumgebung für die
Stadt allein ist in fast dem gleichem Umfang nötig wie für das Mandantenmodell. Daraus sind
bereits Synergien im Infrastrukturbetrieb zu erkennen.
Im Betriebsleistungsvertrag der Stadt Leipzig mit der Lecos GmbH ist festgelegt, dass vor Beginn
eines Vergabeverfahrens von der Stadt bei der Lecos angefragt wird, inwieweit ein Verfahren eine
Weitervermarktung an Dritte ermöglicht. In dem konkreten Fall hat die Lecos die Stadt angefragt,
inwieweit Interesse an der Einführung eines Personalwesens besteht, da von Seiten Dritter die
Anforderung an die Lecos gestellt wurden. Im Ergebnis dessen werden die Anforderungen und
Mengengerüste der Stadt Leipzig in dem Vergabeverfahren berücksichtigt. Das von Lecos
geplante und ausgeschriebene Lizenzvolumen beträgt das Mehrfache des von der Stadt Leipzig
benötigten Volumens.
Die Stadt Leipzig beabsichtigt die integrierte Personalmanagementsoftware der Lecos
einzusetzen.
Die Betrachtung und ggf. Vereinbarung eines modifizierten Finanzierungsmodells mit Lecos ist
durchaus möglich.
4
Finanzierung
4.1
Aktuelle Betriebsaufwendungen
Die Betriebsaufwendungen der aktuell im Einsatz befindlichen IT-Verfahren belaufen sich auf:
Nr. Bezeichnung
Aufwand/Jahr
1
PAISY Betriebsaufwendungen
228.100
2
PAISY Anwendungsentwicklung/-betreuung
478.600
Seite 5/8
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
Nr. Bezeichnung
3
4
12. Mai 2014
Aufwand/Jahr
P&I Plus Betriebsaufwendungen
•
Personalverwaltung
51.200
•
Stellenmanagement
17.200
Reisekostenmanagement
0
Summe
775.100
Bei der Personalabrechnungssoftware PAISY läuft 2014 der Wartungsvertrag aus. Bei einem
entsprechenden Anschlussvertrag muss mit höherem Aufwand bei den Wartungsaufwendungen
gerechnet werden.
Im Rahmen des Reisekostenmanagements erfolgt gegenwärtig nur eine elektronische Stammdatenerfassung. Diese basiert auf einer Eigenentwicklung des Hauptamtes. Eine softwaremäßige
Reisekostenabrechnung erfolgt nicht. Die Reisekosten werden gegenwärtig manuell abgerechnet.
Zukünftig muss eine entsprechende Softwarelösung – Einzelverfahren oder Bestandteil eines
integrierten Personalmanagementsystems – angeschafft werden. Eine Integration in ein Gesamtverfahren wäre optimal. Aufwand entsteht in jedem Fall.
4.2
Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1)
Derzeit werden von der Lecos Leistungen für PAISY Anwendungsentwicklung/-betreuung erbracht.
2013 belief sich diese Summe auf 478.600 €. Ein großer Anteil resultiert dabei aus Aufwänden für
Lösungen, die bei der neuen Software bereits Bestandteil sind. Nach heutigem Kenntnisstand wird
durch die Lecos eine mögliche Reduzierung dieser Aufwände von 50 bis 60 % unterstellt, da diese
Leistungen zukünftig in den Fallpreisen enthalten sein werden. Auf Grundlage dieser Annahme
und Lecos-Preisen (Fallpreise - Stand: 01.01.2014) wurden folgender jährlicher Aufwand für
Betrieb geschätzt:
Nr. Bezeichnung
Fallpreis Aufwand/Jahr Gesamt
1
Personalabrechnung / Personalverwaltung/stammdaten
inkl.:
- Archivierung
- Abrechnungsanalyse
2,83
376.100
2
Anwendungsentwicklung/-betreuung
240.000
3
Stellenmanagement
0,57
44.500
4
Nutzungspauschale bei 130 Arbeitsplätzen
8,24
13.000
Anteil Hauptamt
1.500
Anteil Personalamt
11.500
5
Aufwandsplanung/ -controlling
0,70
55.000
6
Reisekostenmanagement
0,58
2.900
673.600
57.900
Gesamt
731.500
Mehr-/Minderbedarf gegenüber Tabelle in 4.1
-43.600
Seite 6/8
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
Aufwand pro Amt
Nr. Bezeichnung
1
Hauptamt
2
Personalamt
12. Mai 2014
Aufwand/Jahr
48.900
682.600
Summe
731.500
Das neue Verfahren besitzt die Funktionsbereiche Archiv, Abrechnungsanalyse und Reisekostenabrechnung (in o.g. Werten eingeschlossen), welche im Altverfahren nicht vorhanden sind.
Würden diese Funktionen für die heutigen Fachverfahren beschafft, käme es bei Lizenzierung und
Betrieb zu deutlichen Erhöhungen des Aufwandes, die auf die Summe der Tabelle in 4.1. aufzuschlagen wären. Trotz dieser zusätzlichen Funktionen stellt sich das neue Verfahren günstiger dar.
Im laufenden Betrieb werden 43.600 € pro Jahr eingespart. Hinsichtlich des Aufwandes für die
Anwendungsentwicklung/-betreuung handelt es sich um eine Schätzung – die Einsparung kann
auch höher ausfallen. Außerdem ist beim Vergleich zu beachten, dass bei der Berechnung der
heutigen Aufwendungen der geleistete Aufwand für Software-Lizenzierung nicht eingeschlossen
ist. Der Wert für das neue Verfahren gemäß Tabelle in 4.2 schließt diesen Posten jedoch mit ein.
In den Jahren 2015 und 2016 entsteht durch Doppelbetrieb, Einrichtung und Einstellung,
Datenmigration, Projektmanagement, Schaffung von Schnittstellen, Schulung und
Echtlaufunterstützung voraussichtlich ein einmaliger Aufwand von insgesamt 477 T€.
Dieser Aufwand stellt sich wie folgt dar:
Nr. Bezeichnung
Aufwand
1
Doppelbetrieb
2
Einrichtung und Einstellung
3
Datenmigration
80.000
4
Projektmanagement
40.000
5
Schnittstellen
65.000
6
Schulung
55.000
7
Echtlaufunterstützung
35.000
77.000
125.000
Summe
4.3
Gesamt
477.000
Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2)
Das integrierte Personalmanagementverfahren stellt weitere Funktionsbereiche zur Verfügung
(siehe Punkt 2.4 „Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2)“. Der Aufwand für die
verfügbaren Erweiterungen stellt sich wie folgt dar:
Nr. Bezeichnung
Fallpreis Aufwand/Jahr Gesamt
1
Personalentwicklung
1,18
92.050
Seite 7/8
Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig
Nr. Bezeichnung
Fallpreis
12. Mai 2014
Aufwand/Jahr
2
Seminarverwaltung
0,69
53.850
3
Bewerberverwaltung
0,69
16.600
4
Zeitwirtschaft
1,63
127.150
5
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
Basismodul
- u. a.
Urlaubsantragsverfahren/Reisekostenverfahren
Gesamt
1,21
94.400
Modul Zeitwirtschaft
0,37
Modul Applikation
- u. a. Beurteilungswesen/Controlling
1,12
28.900
87.400
Summe
500.350
Die genannten Funktionsbereiche sind i. d. R. auch einzeln nutzbar. Das Reisekostenmanagement
stellt die eigentliche Programmfunktionalität für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen zur Verfügung. Es ist selbstständig nutzbar. Das Reisekostenverfahren baut auf diesem auf
und stellt nur die Online-Funktionalität (Intranet) im Rahmen des Portals dar, wie z. B. die
intranetbasierte Beantragung von Dienstreisen. Gleiches gilt für die Zeiterfassung.
Bei voller Inanspruchnahme der Ausbaustufe 2 führt dies zu jährlichem Aufwand von 500T€. Im
Fall einer teilweisen Nutzung entsteht nur der entsprechende Aufwand.
Der Projektaufwand (Einrichtung; Einstellung, ggf. Datenmigration, Projektmanagement,
Schnittstellen, Schulung und Echtlaufunterstützung) für die Ausbaustufe 2 kann zum heutigen
Zeitpunkt noch nicht ermittelt werden.
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Aufwandsübersicht
2015 -2018
Ausbaustufe 1
Nutzungspauschale
Personalabrechnung/ Personalverwaltung/ -stammdaten
Stellenmanagement
Kostenplanung
Reisekosten
Anwendungsentwicklung
Summe
2014
2015
13.000
376.100
44.500
55.000
2.900
240.000
731.500
2016
13.000
376.100
44.500
55.000
2.900
240.000
731.500
330.000
77.000
407.000
70.000
775.100
1.138.500
0
363.400
279.300
17.200
478.600
775.100
Umstellungsaufwand
Doppelbetrieb (PAISY; P&I Plus)
Summe
Summe
Ausbaustufe 1 – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014
Ausbaustufe 2
Personalentwicklung
Seminarverwaltung
Bewerberverwaltung
Zeitwirtschaft
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
Basismodul
Modul Zeitwirtschaft
Module Applikation
Summe
2017
13.000
376.100
44.500
55.000
2.900
240.000
731.500
2018
13.000
376.100
44.500
55.000
2.900
240.000
731.500
801.500
731.500
731.500
26.400
-43.600
-43.600
92.050
53.850
16.600
127.150
94.400
28.900
87.400
92.050
53.850
16.600
127.150
94.400
28.900
87.400
70.000
0
0
500.350
500.350
0
0
0
500.350
500.350
775.100
1.138.500
801.500
1.231.850
1.231.850
Ausbaustufe 2 – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014
Gesamt
Anlage 1
Seite 1
Aufwandsübersicht
2015 -2018
Gesamt – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014
0
Seite 2
Anlage 1
363.400
26.400
456.750
456.750